Cómo crear tu invitación digital con confirmación de asistencia (RSVP)

El sistema digital de RSVP de Fotify te permite crear invitaciones bonitas y hacer seguimiento de las respuestas de tus invitados, todo en un solo lugar. Olvídate de las invitaciones en papel o del seguimiento manual: los invitados pueden responder al instante desde cualquier dispositivo.

Esta guía te acompaña paso a paso para crear tu primera invitación con RSVP.

Antes de empezar

Necesitarás:

Un evento de Fotify existente (consulta Cómo crear tu primer evento si aún no has creado uno)
La fecha y hora de tu evento
La ubicación/lugar del evento
Una fecha límite para recibir las respuestas

Paso 1: Accede a la sección de RSVP

Ve al panel de tu evento en dashboard.fotify.app
Selecciona tu evento de la lista
Haz clic en "RSVP" en la barra lateral izquierda

Si todavía no has configurado el RSVP, verás un mensaje: "RSVP Not Set Up" con instrucciones para crear tu invitación.

Paso 2: Establece la fecha de tu evento

La fecha del evento es obligatoria para crear tu invitación. Completa:

Día - Selecciona el día del mes
Mes - Selecciona el mes
Año - Selecciona el año
Hora del evento - Indica a qué hora empieza tu evento

Esta fecha y hora se mostrarán de forma destacada en tu invitación digital para que los invitados sepan exactamente cuándo llegar.

Paso 3: Establece la ubicación de tu evento

Introduce dónde tendrá lugar tu evento. Esto puede ser:

El nombre de un lugar (p. ej., "The Grand Ballroom")
Una dirección completa (p. ej., "123 Main Street, New York, NY")
Un punto de referencia (p. ej., "Central Park, New York")

La ubicación aparece en tu invitación digital y ayuda a los invitados a saber a dónde ir. Más adelante podrás añadir indicaciones más detalladas al personalizar tu invitación.

Paso 4: Establece la fecha límite de RSVP

Elige la fecha para la que los invitados deben responder:

Día - Selecciona el día límite
Mes - Selecciona el mes límite
Año - Selecciona el año límite

Consejos para elegir una fecha límite:

Establécela al menos 1–2 semanas antes del evento
Para bodas, lo habitual es 4–6 semanas antes
Date tiempo suficiente para cerrar catering, distribución de mesas y otros preparativos

Una vez pasada la fecha límite, los invitados podrán seguir viendo la invitación, pero no podrán enviar nuevas respuestas.

Paso 5: Crea tu invitación

Una vez completados todos los campos obligatorios:

Revisa la fecha del evento, la ubicación y la fecha límite de RSVP
Haz clic en el botón "Create Invitation"
¡Tu invitación digital ya está lista!

Después de crearla, se te llevará al panel de RSVP.

Tu panel de RSVP

Una vez creada tu invitación, verás el panel de RSVP con todo lo necesario para gestionar las respuestas:

Pestañas del panel

Event Details - Consulta y edita la fecha del evento, la fecha límite y el estado de la invitación
Invitation - Personaliza el diseño de tu invitación y compártela con los invitados
Guests - Consulta la lista completa de invitados y sus respuestas
SMS - Envía recordatorios por mensaje de texto a los invitados

Estadísticas de respuestas

De un vistazo, verás cuatro métricas clave:

Confirmed Invitations - Número de invitados que han dicho que sí
Declined Invitations - Número de invitados que no pueden asistir
Total Guests - Número total de personas invitadas (incluyendo acompañantes)
Total Confirmed Guests - Recuento real de personas que asistirán

Ajustes rápidos

Desde la pestaña Event Details, puedes rápidamente:

Change the RSVP Deadline - Ampliar o acortar el plazo de respuesta
Set Invitation Status - Cambiar entre Active (aceptando respuestas) o Paused

¿Qué sigue?

Después de crear tu invitación básica, puedes:

Personalizar tu invitación - Añadir imágenes, colores, música, itinerario, lista de regalos y mucho más
Añadir información para los invitados - Incluir código de vestimenta, alojamiento, transporte y preguntas frecuentes
Compartir con los invitados - Enviar mediante enlace, email, SMS o código QR
Hacer seguimiento de las respuestas - Supervisar quién viene, quién no puede asistir y quién aún no ha respondido

Consulta nuestra guía completa: Cómo personalizar tu invitación con RSVP para ver todas las opciones de personalización.

Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo editar la fecha, la ubicación o la fecha límite después de crear la invitación? R: ¡Sí! Puedes actualizar estos datos en cualquier momento desde la configuración de RSVP. Los invitados que ya hayan respondido verán la información actualizada.

P: ¿Necesito configurar RSVP antes de usar el uso compartido de fotos? R: No, RSVP y el uso compartido de fotos son funciones independientes. Puedes usar una, la otra o ambas, según las necesidades de tu evento.

P: ¿Qué pasa si un invitado intenta confirmar asistencia después de la fecha límite? R: Después de la fecha límite, los invitados pueden seguir viendo la invitación, pero el formulario de respuesta estará deshabilitado. Si lo necesitas, puedes ampliar la fecha límite.

P: ¿Puedo tener diferentes fechas límite de RSVP para distintos grupos de invitados? R: Actualmente, hay una única fecha límite de RSVP por evento. Para eventos complejos, considera crear eventos separados para distintos grupos de invitados.

P: ¿La invitación digital está optimizada para móviles? R: Sí. La invitación se ve muy bien en teléfonos, tablets y ordenadores. Los invitados pueden responder desde cualquier dispositivo.

P: ¿Los invitados necesitan crear una cuenta para confirmar asistencia? R: No se requiere cuenta. Los invitados solo deben introducir su nombre y su respuesta: es rápido y sencillo.

P: ¿Puedo ver quién ha visto la invitación frente a quién ha respondido? R: El panel de RSVP muestra estadísticas de respuestas, incluido el total de respuestas, asistentes, no asistentes y respuestas pendientes.

P: ¿Qué pasa si todavía no conozco la hora exacta del evento? R: Puedes introducir una hora aproximada y actualizarla más adelante cuando esté confirmada. La invitación mostrará automáticamente la hora actualizada.

P: ¿Puedo crear una invitación sin una ubicación física? R: Sí, el campo de ubicación es flexible. Para eventos virtuales, puedes introducir "Online Event" o "Virtual" y añadir enlaces de reunión más adelante en los detalles de la invitación.

P: ¿Cómo envío la invitación a mis invitados? R: Después de crear la invitación, obtendrás un enlace para compartir. Envíalo por mensaje de texto, email, redes sociales o incluye un código QR en materiales impresos.