Cómo usar la Gestión de Mesas para la asignación de asientos

La Gestión de Mesas es una función potente que te ayuda a organizar la asignación de asientos para tu evento. Crea mesas con límites de capacidad, asigna invitados mediante arrastrar y soltar, y permite que los invitados vean su mesa asignada directamente en su invitación.

Actualmente, esta función está en Beta y está disponible para eventos con invitaciones de RSVP habilitadas.

Habilitar la Gestión de Mesas

Antes de poder crear mesas, necesitas habilitar la función:

Ve al panel de tu evento en dashboard.fotify.app
Selecciona tu evento y haz clic en "RSVP" en la barra lateral
Ve a la pestaña "Details"
Busca "Table Management" en la sección de Configuración del evento
Actívalo en ON

Una vez habilitado, aparecerá una nueva pestaña "Tables" en tu navegación de RSVP.

Crear mesas

Añadir una nueva mesa

Haz clic en la pestaña "Tables"
Haz clic en "Create Table"
Completa los detalles de la mesa:
- Table Number - Un número único para la mesa (obligatorio)
- Alias - Un nombre opcional y fácil de reconocer como "VIP", "Family" o "Friends"
- Capacity - Número máximo de asientos en esta mesa
Haz clic en "Create"

Propiedades de la mesa

Property	Required	Description
Number	Yes	Identificador único (1, 2, 3, etc.)
Alias	No	Nombre visible para los invitados
Capacity	Yes	Máximo de asientos disponibles

Editar mesas

Para modificar una mesa:

Busca la tarjeta de la mesa en la pestaña Tables
Haz clic en el icono Edit (lápiz)
Actualiza los detalles
Haz clic en "Save"

Eliminar mesas

Haz clic en el icono Delete (papelera) en la tarjeta de la mesa
Confirma la eliminación

Si hay invitados asignados a la mesa, se moverán al grupo de no asignados.

Asignar invitados a mesas

Usar arrastrar y soltar

La forma más sencilla de asignar invitados es arrastrar y soltar:

Busca a los invitados en la sección "Unassigned" en la parte superior
Arrastra la tarjeta de un invitado a la mesa deseada
Suelta el invitado sobre la tarjeta de la mesa

La mesa mostrará su ocupación actual (por ejemplo, "6/8 seated").

Usar el modal de asignación

Para asignar más rápido a varios invitados:

Haz clic en el botón "Assign" en una tarjeta de mesa
Busca invitados por nombre en el modal
Haz clic en los invitados para seleccionarlos
Haz clic en "Assign Selected"

Quitar asignaciones

Para desasignar a un invitado de una mesa:

Encuentra al invitado en su mesa asignada
Arrástralo de vuelta al área "Unassigned"
O haz clic en el botón X junto a su nombre

Gestionar nombres individuales de invitados

Cuando los invitados confirman su asistencia (RSVP) con varias personas en su grupo (acompañantes), necesitas saber quién es cada persona para asignar mesas. Hay dos formas de recopilar estos nombres:

Opción 1: El organizador completa previamente los nombres

Si ya sabes quiénes componen el grupo de cada invitado:

Ve a la pestaña "Guests"
Busca al invitado que tiene varias personas en su grupo
Haz clic en el icono Users (icono de personas) junto a su nombre
Añade el nombre y apellido de cada persona del grupo
Haz clic en "Save"

Esto es útil cuando ya has recopilado los nombres por otros medios (llamadas telefónicas, correos electrónicos, etc.).

Opción 2: Los invitados proporcionan los nombres durante el RSVP

Si no completas previamente los nombres, se les pedirá a los invitados que los proporcionen cuando respondan a su invitación:

El invitado abre su enlace de invitación personalizado
Cuando confirma su asistencia con varios asistentes, se le solicita que introduzca el nombre de cada persona
Los nombres se guardan automáticamente y aparecen en tu panel
Después, puedes asignar a cada persona con nombre a mesas

Este es el enfoque recomendado, ya que garantiza información precisa y actualizada.

El icono Users en la lista de invitados

En la pestaña Guests, verás un icono Users (parece dos personas) para cualquier invitado que tenga varios asistentes en su grupo. Haz clic en este icono para:

Ver a todas las personas con nombre dentro del grupo
Añadir o editar nombres manualmente
Ver qué nombres provienen del invitado vs. los que completaste previamente

Cómo funcionan los nombres

Scenario	What Happens
Organizer pre-fills names	Los nombres aparecen inmediatamente en la pestaña Tables para asignarlos
Guest provides names during RSVP	Los nombres se sincronizan automáticamente después de que el invitado responda
Names not provided	Los invitados aparecen como "Guest of [Primary Name]" en Tables
Mixed approach	Puedes completar previamente algunos y el invitado completa el resto durante el RSVP

Consejos para recopilar nombres

Para bodas, permite que los invitados proporcionen sus propios nombres para evitar errores ortográficos
Para eventos corporativos, completa previamente desde tu base de datos de empleados
La persona principal que responde el RSVP siempre se incluye automáticamente
Cada persona con nombre puede asignarse a mesas diferentes

Notificaciones de mesa para invitados

Una vez que asignas invitados a mesas, verán automáticamente su mesa asignada en su invitación.

Lo que ven los invitados

Cuando un invitado abre su invitación después de haber sido asignado a una mesa:

Se muestra el número de su mesa asignada
Si aún no está asignado, verá "To be announced"

Cuándo aparece

La sección de asignación de mesa aparece en la invitación del invitado solo cuando:

La gestión de mesas está habilitada para el evento
El invitado ha aceptado la invitación (el estado de RSVP es Accepted o Attended)

Puedes reordenar dónde aparece esta sección mediante la configuración de orden de secciones en la pestaña Invitation.

Ver estadísticas de asientos

El encabezado de la pestaña Tables muestra estadísticas clave:

Stat	Description
Tables	Número total de mesas creadas
Capacity	Total de asientos entre todas las mesas
Seated	Número de invitados asignados a mesas
Unseated	Invitados que siguen en el grupo de no asignados

Usa estas estadísticas para ver rápidamente tu progreso de asignación.

Exportar asignaciones de mesa

Exporta tu asignación de asientos completa:

Haz clic en "Export" en la pestaña Tables
Descarga el archivo CSV con todas las asignaciones de mesa
Ábrelo en Excel o Google Sheets

La exportación incluye:

Número de mesa y alias
Nombres de invitados asignados a cada mesa
Capacidad y ocupación actual

Esto es útil para:

Imprimir tarjetas de lugar
Compartir con el personal del lugar
Crear planos físicos de asientos

Consejos para la Gestión de Mesas

Planificar tu distribución

Crea todas las mesas antes de empezar las asignaciones
Establece capacidades realistas según tu lugar
Usa alias para identificarlas fácilmente ("Bride's Family", "Groom's Family")

Asignación eficiente

Usa la función de búsqueda para encontrar invitados específicos
Asigna a los grupos familiares juntos
Revisa regularmente el recuento de no asignados para asegurarte de que no se olvida nadie

Antes del evento

Verifica que todos los invitados que aceptaron estén asignados
Exporta y comparte con los coordinadores del lugar
Comprueba que no se excedan los límites de capacidad

Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo asignar invitados antes de que confirmen (RSVP)? R: Sí, puedes asignar a una mesa a cualquier invitado de tu lista, independientemente de su estado de RSVP.

P: ¿Qué ocurre si supero la capacidad de una mesa? R: El sistema evita que asignes más invitados de los que permite la capacidad de la mesa.

P: ¿Los invitados del mismo RSVP pueden sentarse en mesas diferentes? R: ¡Sí! Cuando añades nombres individuales para los invitados de un grupo, cada persona puede asignarse a mesas diferentes.

P: ¿Se notificará a los invitados cuando los asigne a una mesa? R: Los invitados ven su mesa asignada cuando consultan su invitación. No se envía ninguna notificación aparte.

P: ¿Puedo cambiar asignaciones después de que empiece el evento? R: Sí, puedes modificar las asignaciones de mesa en cualquier momento desde el panel.

P: ¿Qué pasa si un invitado rechaza después de haber sido asignado? R: Su asignación permanece, pero no se mostrará porque rechazó. Puedes quitarla manualmente.

P: ¿Hay un límite de cuántas mesas puedo crear? R: No hay límite en el número de mesas. Crea tantas como requiera tu lugar.

P: ¿Puedo imprimir planos de asientos? R: Exporta el CSV y úsalo para crear planos de asientos en tu herramienta de diseño o aplicación de hojas de cálculo preferida.

P: ¿Cómo recopilo los nombres de los acompañantes? R: Tienes dos opciones: completar previamente los nombres usando el icono Users en la pestaña Guests, o permitir que los invitados introduzcan los nombres ellos mismos cuando respondan al RSVP. Si no completas previamente los nombres, se les solicitará que los proporcionen durante su respuesta de RSVP.

P: ¿Dónde está el icono Users para gestionar nombres de invitados? R: En la pestaña Guests, busca el icono con dos siluetas de personas junto a cada fila de invitado. Aparece para todos los invitados, lo que te permite gestionar los nombres individuales dentro de su grupo.