Présentation de l’auto‑inscription des invités : un lien unique pour tous les RSVP de votre événement

Gérer les RSVP d’événements signifiait traditionnellement deux approches : ajouter minutieusement chaque invité à la main et envoyer des invitations personnalisées, ou utiliser des outils externes qui ne s’intègrent pas à votre gestion d’événement. Aujourd’hui, nous sommes ravis d’annoncer le Formulaire d’inscription — une fonctionnalité qui vous offre le meilleur des deux mondes.

Le défi traditionnel du RSVP

Le système de RSVP personnalisé de Fotify est puissant : chaque invité reçoit un lien unique avec son nom prérempli, ce qui rend le suivi des réponses simple et personnalisé. Mais qu’en est‑il des situations où la personnalisation n’est pas pratique ?

• Événements ouverts où vous ne connaissez pas la liste des invités à l’avance
• Grands rassemblements où ajouter manuellement 500 invités n’est pas envisageable
• Événements communautaires promus sur les réseaux sociaux
• Rencontres d’entreprise où vous souhaitez que les employés s’auto‑inscrivent
• Événements mixtes où les proches reçoivent des invitations personnelles, mais les collègues peuvent s’auto‑inscrire

Le Formulaire d’inscription résout ces défis avec élégance.

Comment ça marche

Un seul lien, un nombre illimité d’invités

Activez le Formulaire d’inscription dans l’onglet Détails de l’événement, et Fotify génère une URL publique unique pour votre événement. Toute personne disposant de ce lien peut s’inscrire elle‑même — aucun ajout préalable n’est nécessaire.

Partagez‑le partout :

• Publiez‑le sur les réseaux sociaux
• Ajoutez‑le à vos newsletters par e‑mail
• Ajoutez‑le à votre site web ou votre page d’événement
• Imprimez‑le sur des flyers avec un QR code
• Envoyez‑le dans des conversations de groupe

Un parcours d’inscription intelligent

Lorsque les invités ouvrent votre lien d’inscription, ils voient :

1. Les détails de votre événement — nom, date, heure et lieu
2. Votre message d’invitation — un accueil personnalisé ou le contenu standard de votre invitation
3. Un formulaire d’inscription simple — pour recueillir leurs informations

Après l’inscription, les invités reçoivent une confirmation avec un lien vers leur page d’invitation personnelle — comprenant tous les détails de votre événement, l’itinéraire, la carte du lieu, et plus encore.

Personnalisez l’expérience

Vous contrôlez les informations demandées aux invités :

• Toujours requis : prénom et nom
• En option : adresse e‑mail et numéro de téléphone
• Invités supplémentaires (plus‑ones) : autorisez de 0 à 10 personnes supplémentaires par inscription
• Champs personnalisés : toutes les questions supplémentaires que vous avez configurées apparaissent dans le formulaire

Si vous avez activé la Gestion des tables, les invités qui viennent avec des accompagnants sont invités à fournir le nom de chaque participant — idéal pour le plan de table.

Le meilleur des deux mondes

C’est là que le Formulaire d’inscription brille : vous pouvez utiliser les deux approches simultanément.

Exemple de stratégie mixte

Vous préparez un mariage ? Voici une approche courante :

1. Famille proche et cortège — Ajoutez‑les manuellement avec des invitations personnalisées incluant leurs noms
2. Collègues et réseau élargi — Partagez le lien d’inscription sur les réseaux sociaux ou dans une annonce interne

Les deux types d’invités apparaissent dans une liste unifiée. Les personnes auto‑inscrites sont marquées d’un badge pour que vous puissiez les identifier facilement.

De la flexibilité quand vous en avez besoin

Commencez par des invitations personnalisées pour les invités que vous connaissez, puis activez le Formulaire d’inscription quand vous souhaitez ouvrir plus largement. Ou faites l’inverse : démarrez avec une inscription ouverte, puis désactivez‑la une fois la capacité atteinte.

Fonctionnalités clés

URL personnalisable

Vous ne voulez pas d’un code aléatoire dans votre lien ? Personnalisez‑le :

• Par défaut : fotify.app/r/abc123xyz
• Personnalisé : fotify.app/r/smithwedding2026

Le système vérifie la disponibilité en temps réel pendant la saisie.

Protection contre le spam

Le formulaire d’inscription intègre la vérification Turnstile pour empêcher les robots et les envois automatisés de spam, afin que vous ne receviez que de vraies inscriptions.

Confirmations par e‑mail

Lorsque vous exigez une adresse e‑mail, les inscrits reçoivent automatiquement un e‑mail de confirmation avec :

• La confirmation de leur inscription
• Un lien vers leur page d’invitation personnelle
• Tous les détails de votre événement

Mises à jour instantanées de la liste d’invités

Les invités auto‑inscrits apparaissent immédiatement dans votre liste d’invités avec :

• Un statut Accepté (ils ont confirmé en s’inscrivant)
• Un badge Auto‑inscrit pour une identification facile
• Toutes les informations qu’ils ont fournies

Gestion du lien

Besoin d’invalider l’ancien lien ? Cliquez sur Régénérer pour en créer un nouveau instantanément. Les personnes déjà inscrites conservent leur place, mais les nouvelles inscriptions nécessitent le nouveau lien.

Cas d’usage idéaux

Événements d’entreprise

Fête de fin d’année ? Réunion plénière ? Célébration d’équipe ?

1. Activez le Formulaire d’inscription
2. Partagez le lien dans un e‑mail adressé à toute l’entreprise
3. Regardez les employés s’auto‑inscrire
4. Exportez la liste d’invités pour la restauration et la logistique

Rassemblements communautaires

Vous organisez une fête de quartier, une rencontre de club ou une célébration communautaire ?

1. Créez votre événement avec tous les détails
2. Partagez le lien d’inscription sur les tableaux communautaires et les réseaux sociaux
3. Laissez les personnes intéressées s’inscrire elles‑mêmes
4. Utilisez les invités supplémentaires pour tenir compte des familles

Événements hybrides

Pour les événements mêlant invités VIP et participation ouverte :

1. Ajoutez les VIP manuellement avec des invitations personnalisées
2. Partagez le lien d’inscription pour le grand public
3. Gérez tout le monde dans une liste d’invités unifiée
4. Attribuez des tables selon les besoins

Ajouts de dernière minute

Même si vous utilisez principalement des invitations personnalisées, gardez le Formulaire d’inscription en secours :

• Un invité a perdu son lien ? Donnez‑lui l’URL d’inscription
• Un ami veut venir avec quelqu’un de plus ? Partagez le lien d’inscription
• Besoin d’ajouter quelqu’un le jour J ? Il peut s’auto‑inscrire

Pour démarrer

La fonctionnalité Formulaire d’inscription est disponible dès maintenant pour tous les événements avec invitations RSVP.

Comment l’activer

1. Allez dans la section RSVP de votre événement
2. Ouvrez l’onglet Détails de l’événement
3. Trouvez la section Formulaire d’inscription
4. Activez l’option

Votre lien d’inscription apparaît immédiatement. Personnalisez le code de l’URL, configurez les champs requis et commencez à le partager.

Conseils d’expert

• Testez d’abord — Inscrivez‑vous pour vivre l’expérience côté invité
• Rédigez votre message personnalisé — Un accueil spécialement pour la page d’inscription
• Réglez les invités supplémentaires avec soin — 0 pour un comptage strict, 1 à 10 pour plus de flexibilité
• Surveillez les inscriptions — Consultez votre liste d’invités régulièrement, surtout après un large partage
• Désactivez quand c’est complet — Coupez le Formulaire d’inscription une fois la capacité atteinte

Et la suite

Ce n’est qu’un début pour le Formulaire d’inscription. Nous planifions déjà des améliorations :

• Limites d’inscription et fermeture automatique
• Gestion de liste d’attente
• Flux d’approbation pour les événements sélectifs
• Intégration avec des systèmes de billetterie

Commencez à accepter des inscriptions dès aujourd’hui

Le Formulaire d’inscription est disponible dès maintenant dans votre tableau de bord Fotify. Que vous planifiiez un événement communautaire ouvert ou que vous souhaitiez un filet de sécurité pour vos invitations personnalisées, activez la fonctionnalité et simplifiez votre processus de RSVP.

Commencer avec le Formulaire d’inscription et découvrez à quel point l’inscription à un événement peut être simple.

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Des retours sur le Formulaire d’inscription ? Nous serions ravis de vous lire ! Vos commentaires nous aident à rendre Fotify encore meilleur pour les organisateurs d’événements partout dans le monde.