Présentation de Table Management : simplifiez les plans de table de vos événements

Planifier les plans de table pour des mariages, des dîners d’entreprise ou tout événement avec places assises peut être l’une des tâches les plus chronophages pour les organisateurs. C’est pourquoi nous sommes ravis de présenter Table Management – une nouvelle fonctionnalité qui rend l’organisation du placement de vos invités aussi simple que du glisser-déposer.

Le défi des plans de table

Tous les organisateurs d’événements connaissent la galère : des feuilles de calcul avec des noms d’invités, des post-its sur des schémas papier, d’interminables allers-retours pour savoir qui s’assoit où. Les méthodes traditionnelles sont sujettes aux erreurs, prennent du temps et sont difficiles à mettre à jour en cas de changements de dernière minute.

Table Management de Fotify résout ces problèmes en intégrant le placement directement dans votre flux RSVP.

Comment fonctionne Table Management

Créez vos tables

Commencez par configurer numériquement le plan de votre lieu :

• Ajoutez des tables avec des numéros uniques et des noms conviviaux facultatifs (« Table VIP », « Table famille »)
• Définissez des limites de capacité pour ne jamais surcharger
• Réorganisez les tables pour refléter l’agencement de votre lieu

Attribuez les invités par glisser-déposer

L’interface intuitive rend l’attribution simple :

1. Voyez tous les invités non affectés au même endroit
2. Faites glisser les cartes invité vers leurs tables désignées
3. Voyez les compteurs de capacité se mettre à jour en temps réel
4. Recherchez et filtrez pour trouver rapidement des invités précis

Suivez les noms individuellement

Pour les invités venant avec des accompagnants, vous pouvez désormais suivre chaque personne individuellement :

• Nommez chaque personne du groupe d’un invité
• Attribuez des membres de la famille à différentes tables si nécessaire
• Suivez qui sera effectivement présent

Notification automatique des invités

C’est là que la magie opère : dès que vous attribuez un invité à une table, il voit son affectation directement dans son invitation numérique. Pas d’e-mails séparés, pas de confusion à l’entrée.

Les invités qui n’ont pas encore été affectés voient un message amical « À venir », pour qu’ils sachent que vous y travaillez.

Fonctionnalités clés

Vue d’ensemble visuelle du plan de table

L’onglet Tables vous offre une vue d’ensemble de tout votre plan de table :

• Barre de statistiques indiquant le total de tables, la capacité, les invités assignés et non assignés
• Cartes de table affichant l’occupation en un coup d’œil
• Étiquettes d’invités montrant qui est affecté où

Gestion intelligente de la capacité

Ne vous souciez plus de surcharger une table :

• Définissez une capacité maximale pour chaque table
• Des indicateurs visuels signalent quand les tables sont pleines
• Empêche les attributions dépassant les limites

Réattribution facilitée

Les plans changent, et votre placement aussi :

• Faites glisser des invités d’une table à l’autre
• Renvoyez des invités en non affectés en un clic
• Mettez à jour les attributions à tout moment, même pendant l’événement

Export pour les prestataires

Partagez votre plan de table avec les coordinateurs du lieu :

• Exportez les attributions complètes en CSV
• Imprimez des marque-places à partir des données
• Créez des plans de table physiques

Parfait pour tous les événements avec places assises

Mariages

Table Management excelle pour les mariages où le placement est crucial :

• Séparez les familles des mariés
• Créez une table d’honneur pour le cortège
• Gérez les exigences alimentaires par table
• Gérez avec souplesse les changements de RSVP de dernière minute

Événements d’entreprise

Pour les dîners d’entreprise et les galas :

• Organisez par département ou par équipe
• Créez des tables VIP et pour les dirigeants
• Gérez le placement des clients de manière stratégique
• Export pour l’équipe événementielle

Célébrations privées

Dîners d’anniversaire, anniversaires de mariage et événements marquants :

• Gardez les groupes d’amis ensemble
• Tenez compte des dynamiques familiales
• Équilibrez la composition des tables

Pour commencer

Table Management est actuellement en Bêta et disponible pour tous les événements avec invitations RSVP activées.

Comment l’activer

1. Allez dans la section RSVP de votre événement
2. Ouvrez l’onglet Détails
3. Activez « Table Management »
4. Commencez à créer des tables dans le nouvel onglet Tables

Astuces de pro

• Créez d’abord toutes les tables avant de commencer les attributions
• Utilisez des alias comme « VIP » ou « Famille » pour votre référence (les invités ne voient que les numéros de table)
• Exportez régulièrement pour partager les mises à jour avec votre lieu de réception
• Vérifiez le nombre de non affectés pour vous assurer que chacun a une place

Et ensuite

Ce n’est que le début pour Table Management. Nous prévoyons déjà des améliorations :

• Concepteur visuel de plans de table
• Suggestions d’attribution automatiques
• Suivi des restrictions alimentaires par table
• Intégration avec des outils de planification de lieux populaires

Commencez à organiser dès aujourd’hui

Table Management est dès maintenant disponible dans votre tableau de bord Fotify. Si vous préparez un événement avec places assises, activez la fonctionnalité et découvrez à quel point les plans de table peuvent être simples.

Commencez avec Table Management et retirez le stress du placement des invités.

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Vous avez des retours sur Table Management ? Nous serions ravis de vous lire ! Cette fonctionnalité est en Bêta, et vos commentaires nous aident à l’améliorer encore.