Comment créer des formulaires de téléversement personnalisés pour les envois de photos des invités

Vous souhaitez collecter plus que de simples photos de la part de vos invités ? Grâce aux formulaires de téléversement personnalisés, vous pouvez recueillir des informations supplémentaires comme le nom des invités, leurs adresses e-mail, leurs numéros de table ou toute donnée personnalisée au moment où ils téléversent leurs photos.

Cette fonctionnalité est parfaite pour :

• Collecter des informations de contact afin de partager l’album final avec les invités
• Suivre les attributions de table/groupe pour organiser les photos selon le plan de table
• Recueillir des retours sur l’expérience de l’événement
• Organiser des concours photo où les invités renseignent leurs informations

Étape 1 : Activer le formulaire de téléversement

Pour configurer un formulaire de téléversement personnalisé pour votre événement :

1. Accédez au tableau de bord de votre événement et cliquez sur "Photos" dans la barre latérale
2. Repérez la section "Form Responses" dans le panneau de gauche
3. Cliquez sur l’icône d’engrenage pour ouvrir les paramètres du formulaire
4. Basculez "Enable Upload Form" sur ON

Une fois activé, les invités verront vos champs de formulaire personnalisés lorsqu’ils accéderont à la page de téléversement.

Étape 2 : Ajouter des champs de formulaire personnalisés

Après avoir activé le formulaire, vous pouvez ajouter différents types de champs afin de collecter diverses informations :

Types de champs disponibles

Type de champ	Idéal pour	Exemple
Text	Réponses courtes	Nom, E-mail, Numéro de table
Text Area	Réponses plus longues	Commentaires, Messages, Retours
Dropdown	Choix prédéfinis	"Comment connaissez-vous le couple ?", "Quel jour de l’événement ?"
Checkbox	Questions Oui/Non	"Partager mes photos publiquement ?", "M’envoyer l’album ?"
Number	Valeurs numériques	Numéro de table, Nombre d’invités

Ajouter un champ

1. Cliquez sur "Add Field" et sélectionnez le type de champ
2. Saisissez un libellé (ce que les invités verront)
3. Ajoutez éventuellement un texte d’exemple pour guider la saisie
4. Cochez "Required" si le champ doit obligatoirement être renseigné
5. Pour les champs de type liste déroulante, ajoutez vos options

Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 champs personnalisés par événement.

Étape 3 : Configurer le comportement du formulaire

Exiger le formulaire avant le téléversement

Activez "Require form before upload" pour vous assurer que les invités remplissent le formulaire avant de sélectionner des photos. Cela garantit que vous collectez des informations auprès de chaque invité qui téléverse des photos.

Lorsqu’elle est désactivée, le formulaire apparaît à côté de la sélection des photos, ce qui le rend facultatif tout en restant pratique.

Une réponse par appareil

Activez "One response per device" pour limiter les invités à une seule soumission du formulaire. C’est utile pour :

• Empêcher les entrées en double
• S’assurer que chaque invité ne participe qu’une seule fois
• Organiser des concours avec des limites d’inscription équitables

Note : Cette option utilise le stockage du navigateur et peut être contournée en effaçant les cookies ou en utilisant le mode navigation privée.

Étape 4 : Organiser vos champs

Utilisez les flèches haut/bas sur chaque champ pour les réordonner. Pensez à placer :

• Les champs les plus importants en premier (nom, e-mail)
• Les champs facultatifs vers la fin
• Les champs liés regroupés ensemble

L’ordre que vous définissez correspond exactement à l’affichage du formulaire pour les invités.

Étape 5 : Consulter les réponses au formulaire

Une fois que les invités commencent à soumettre des formulaires, vous pouvez consulter toutes les réponses :

1. Accédez à la page "Photos" de votre événement
2. Repérez la section "Form Responses" indiquant le total des réponses
3. Cliquez sur "View All Responses" pour afficher le tableau complet

Le tableau des réponses affiche :

• Date de soumission - Quand le formulaire a été soumis
• Nom de l’auteur - Si l’invité a indiqué son nom
• Photos - Nombre de photos téléversées avec ce formulaire
• Données de réponse - Toutes les valeurs des champs personnalisés

Exporter les réponses

Cliquez sur "Export CSV" pour télécharger toutes les réponses du formulaire sous forme de feuille de calcul. Le CSV inclut :

• Toutes les valeurs des champs personnalisés
• Les horodatages de soumission
• Le nombre de photos par réponse

L’export prend en charge les caractères spéciaux (hébreu, chinois, etc.) pour les événements internationaux.

Étape 6 : Gérer les réponses

Supprimer une réponse

Pour supprimer une réponse au formulaire :

1. Accédez à la page des réponses au formulaire
2. Cliquez sur l’icône de corbeille sur la ligne que vous souhaitez supprimer
3. Confirmez la suppression dans la boîte de dialogue d’avertissement

Note : La suppression d’une réponse au formulaire ne supprime pas les photos associées. Les photos restent dans votre galerie.

Ce que voient les invités

Lorsque les invités scannent votre QR code ou ouvrent le lien de téléversement :

1. Si "Require before upload" est sur ON : le formulaire apparaît en premier et les invités doivent le remplir avant de sélectionner des photos
2. Si "Require before upload" est sur OFF : le formulaire apparaît à côté des champs nom de l’auteur et message

Les invités remplissent le formulaire une fois par session de téléversement. S’ils téléversent plusieurs lots, ils ne complètent le formulaire qu’une seule fois (leurs photos sont liées à leur réponse initiale).

Cas d’usage courants

Collecte de photos de mariage

Créez des champs pour :

• Nom de l’invité (text, required)
• E-mail (text, required) - pour envoyer l’album final
• Lien avec le couple (dropdown) : "Famille de la mariée", "Famille du marié", "Amis de la mariée", "Amis du marié", "Collègue", "Autre"
• Numéro de table (number)

Événement d’entreprise

Créez des champs pour :

• Nom complet (text, required)
• Entreprise (text)
• Département (dropdown)
• "Pouvons-nous utiliser vos photos à des fins marketing ?" (checkbox)

Fête d’anniversaire

Créez des champs pour :

• Votre nom (text, required)
• Souvenir préféré avec [birthday person] (text area)
• "Ajoutez-moi au groupe de discussion" (checkbox)

Concours photo

Créez des champs pour :

• Nom du photographe (text, required)
• E-mail (text, required)
• Titre/description de la photo (text area)
• "J’accepte les conditions du concours" (checkbox, required)

Conseils pour obtenir de meilleures réponses au formulaire

1. Restez concis - Les invités sont à un événement, pas en train de remplir un sondage. 2 à 4 champs fonctionnent le mieux.

2. Rendez les informations de contact obligatoires - Si vous souhaitez partager l’album plus tard, rendez l’e-mail ou le téléphone obligatoire.

3. Utilisez des listes déroulantes pour la cohérence - Les options prédéfinies sont plus faciles à trier et à analyser que des réponses en texte libre.

4. Expliquez pourquoi vous posez la question - Utilisez un texte d’exemple comme "Nous vous enverrons le lien de l’album par e-mail" pour encourager la saisie.

5. Testez avant l’événement - Scannez votre QR code et remplissez vous-même le formulaire pour vérifier l’expérience.

Foire aux questions

Q : Puis-je modifier une réponse au formulaire après l’envoi ? A : Les réponses au formulaire ne peuvent pas être modifiées après l’envoi. Les invités devront soumettre une nouvelle réponse.

Q : Les réponses au formulaire sont-elles liées à des photos spécifiques ? A : Oui, chaque réponse au formulaire est liée aux photos téléversées au cours de cette session via un ID de session. La page des réponses indique combien de photos sont associées à chaque réponse.

Q : Les invités peuvent-ils voir les réponses des autres invités ? A : Non, les réponses au formulaire ne sont visibles que par l’organisateur de l’événement dans le tableau de bord.

Q : Que se passe-t-il si un invité téléverse des photos sans remplir le formulaire ? A : Si "Require before upload" est sur OFF, les invités peuvent téléverser des photos sans remplir le formulaire. Leurs photos apparaîtront tout de même dans votre galerie, mais sans données de formulaire associées.

Q : Puis-je ajouter un formulaire à un événement existant ? A : Oui ! Vous pouvez activer et configurer le formulaire de téléversement à tout moment, même après le début de votre événement.

Q : Y a-t-il une limite au nombre de réponses que je peux collecter ? A : Non, il n’y a pas de limite au nombre de réponses au formulaire par événement.

Q : Puis-je utiliser cela à des fins non liées aux photos (uniquement des sondages) ? A : Bien que conçu pour le téléversement de photos, vous pouvez activer "Require before upload" pour collecter des informations avant que les invités n’accèdent à l’écran de téléversement. Cependant, les invités doivent tout de même suivre le flux de téléversement.

Q : Les réponses au formulaire fonctionnent-elles avec le Live Carousel ? A : Les réponses au formulaire sont distinctes du carrousel. Les photos téléversées avec des formulaires apparaissent dans le carrousel comme toutes les autres photos.