Comment gérer votre liste d’invités

L’onglet Guests de votre tableau de bord RSVP est l’endroit où vous ajoutez, gérez et suivez l’ensemble des participants à votre événement. Que vous ajoutiez des invités un par un ou que vous en importiez des centaines depuis une feuille de calcul, Fotify vous permet de garder facilement votre liste d’invités bien organisée.

Accéder à la liste d’invités

Rendez-vous sur le tableau de bord de votre événement à l’adresse dashboard.fotify.app
Sélectionnez votre événement, puis cliquez sur "RSVP" dans la barre latérale
Cliquez sur l’onglet "Guests"

Si vous n’avez pas encore créé d’invitation RSVP, consultez d’abord Comment créer votre invitation RSVP.

Vous verrez votre liste complète d’invités, avec les statuts de réponse et des boutons d’action.

Comprendre la liste d’invités

Filtres de statut

Filtrez vos invités par statut de réponse à l’aide des onglets en haut :

Filtre	Description
All	Tous les invités de votre liste
Accepted	Invités ayant confirmé leur présence
Declined	Invités ne pouvant pas assister
Not Answered	Invités n’ayant pas encore répondu
Attended	Invités ayant été enregistrés à l’événement (lorsque la présence via QR est activée)

Colonnes d’informations sur les invités

Le tableau affiche les informations clés pour chaque invité :

Name - Nom complet de l’invité
Email - Adresse e-mail (si fournie)
Cellphone - Numéro de téléphone pour SMS/WhatsApp
Guests - Nombre de personnes dans leur groupe (y compris les accompagnants)
Confirmed - Nombre de personnes dont la présence a été confirmée
Status - Leur réponse RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
Actions - Boutons d’action rapides

Tri et recherche

Search - Utilisez la barre de recherche pour trouver des invités par nom ou par e-mail
Sort - Cliquez sur l’en-tête de n’importe quelle colonne pour trier la liste (par ex. par nom, par statut)

Ajouter des invités individuellement

Pour ajouter un seul invité :

Cliquez sur le bouton "Add Guest"
Renseignez les informations de l’invité :
- Name - Prénom de l’invité (obligatoire)
- Last Name - Nom de famille de l’invité
- Email - Adresse e-mail pour les invitations numériques
- Cellphone - Numéro de téléphone au format international avec + (ex. +14155551234)
- Number of Guests - Nombre de personnes dans leur groupe (par défaut : 1)
- SMS Language - Remplacer la langue par défaut pour les SMS de cet invité
Cliquez sur "Add Guest"

Format du numéro de téléphone

Pour que les fonctionnalités SMS et WhatsApp fonctionnent, les numéros de téléphone doivent être au format international E.164 :

Commencez par + suivi de l’indicatif du pays
Sans espaces, tirets ni parenthèses
Exemples : +14155551234 (États-Unis), +34612345678 (Espagne), +4915112345678 (Allemagne)

Importer plusieurs invités (téléversement CSV)

Pour les grandes listes d’invités, importez-les en une seule fois à l’aide d’un fichier CSV.

Comment importer

Cliquez sur "Upload Guest List"
Préparez votre fichier CSV au format requis (voir ci-dessous)
Glissez-déposez votre fichier, ou cliquez pour le sélectionner
Cliquez sur "Upload Guest List"

Format CSV

Votre fichier CSV doit inclure ces colonnes :

Colonne	Requis	Description
Name	Oui	Prénom de l’invité
LastName	Non	Nom de famille de l’invité (peut être vide)
Email	Non	Adresse e-mail (peut être vide)
Phone	Non	Téléphone au format E.164 avec + et indicatif pays
Guests	Non	Nombre de personnes dans le groupe (par défaut : 1)
SmsLocale	Non	Code de langue pour les SMS (en, es, fr, de, it, pt, etc.)

Exemple de CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,SmsLocale
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja
Ahmed,Hassan,ahmed@example.com,+201234567890,4,ar

Conseils pour l’import CSV

Cliquez sur "Download Example" pour obtenir un fichier modèle
L’e-mail et le téléphone sont facultatifs : laissez vide si vous ne les avez pas
Langues SMS prises en charge : en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da
Si SmsLocale est vide, l’invité reçoit les SMS dans la langue par défaut de votre événement

Boutons d’action des invités

Chaque ligne d’invité dispose de boutons d’action pour une gestion rapide :

Icône	Action	Description
Pencil	Edit	Modifier les informations de l’invité (nom, e-mail, téléphone, invités, statut)
Eye	View	Voir toutes les informations de l’invité sans effectuer de modifications
Copy	Copy Message	Copier l’invitation personnalisée avec le nom de l’invité et son lien RSVP unique
Envelope	Email	Ouvrir le client e-mail avec une invitation préremplie (si un e-mail est fourni)
WhatsApp	WhatsApp	Ouvrir WhatsApp Web avec un message prérempli (si un numéro est fourni)
Trash	Delete	Supprimer l’invité de la liste (confirmation requise)

Affichage mobile

Sur les appareils mobiles, les boutons d’action sont accessibles via un menu (trois points) en bas à droite de chaque carte d’invité.

Envoyer des invitations aux invités

Après avoir ajouté des invités, vous devez leur envoyer leurs liens RSVP personnalisés.

Option 1 : Copier et coller

Cliquez sur l’icône Copy pour un invité
Le message personnalisé (avec son nom et son lien unique) est copié
Collez-le dans l’e-mail, le SMS ou l’application de messagerie de votre choix

Option 2 : WhatsApp Direct

Cliquez sur l’icône WhatsApp (visible uniquement pour les invités ayant un numéro de téléphone)
WhatsApp Web s’ouvre avec un message d’invitation prérempli
Envoyez le message directement

Suivi WhatsApp

Les invités à qui vous avez envoyé un message sur WhatsApp auront un fond vert discret
Cela vous aide à suivre qui a reçu son invitation
Utilisez "Reset All Sent" pour effacer cet historique de suivi et repartir de zéro

Exporter votre liste d’invités

Téléchargez votre liste complète d’invités au format CSV :

Cliquez sur "Download CSV" en haut à droite
Le fichier inclut toutes les informations des invités et leurs réponses
Ouvrez-le dans Excel, Google Sheets ou toute application de tableur

C’est utile pour :

Créer des plans de table
Partager la liste avec des prestataires (traiteurs, lieu)
Sauvegarder vos données d’invités
Analyser les taux de réponse

Gérer les réponses des invités

Modifier une réponse

Si un invité vous contacte pour modifier son RSVP :

Cliquez sur l’icône Edit (crayon) pour cet invité
Mettez à jour son statut (Accepted, Declined)
Ajustez si nécessaire le nombre d’invités confirmés
Enregistrez les modifications

Consulter les détails de réponse

Cliquez sur l’icône View (œil) pour voir :

Les informations complètes de l’invité
Sa réponse RSVP
Les commentaires qu’il a envoyés
Les réponses aux champs personnalisés

Supprimer des invités

Pour supprimer un invité :

Cliquez sur l’icône Delete (poubelle)
Confirmez la suppression

Pour supprimer plusieurs invités :

Sélectionnez des invités à l’aide des cases à cocher
Cliquez sur "Delete all (X)" pour supprimer les invités sélectionnés

Conseils pour gérer la liste d’invités

Avant votre événement

Ajoutez tous les invités avant d’envoyer les invitations
Vérifiez soigneusement que les numéros de téléphone sont au format international
Utilisez l’import CSV pour les grandes listes afin de gagner du temps
Définissez la langue SMS appropriée pour les invités internationaux

Suivre les réponses

Consultez régulièrement le filtre Not Answered pour relancer
Utilisez le suivi WhatsApp pour voir qui a reçu les invitations
Exportez la liste périodiquement pour suivre l’avancement

Relancer

Pour les invités qui n’ont pas répondu, utilisez les boutons Copy ou WhatsApp pour envoyer des rappels
Envisagez d’utiliser la fonctionnalité SMS pour des relances en masse

Foire aux questions

Q : Y a-t-il une limite au nombre d’invités que je peux ajouter ? R : Les limites d’invités dépendent de votre forfait Fotify. Consultez les détails de votre forfait pour connaître les limites spécifiques.

Q : Puis-je ajouter des invités après l’envoi des invitations ? R : Oui ! Vous pouvez ajouter de nouveaux invités à tout moment. Pensez simplement à leur envoyer leur lien d’invitation.

Q : Que se passe-t-il si je supprime un invité qui a déjà répondu ? R : Sa réponse est supprimée définitivement. S’il essaie d’utiliser son ancien lien de RSVP, il ne fonctionnera plus.

Q : Puis-je modifier manuellement le statut de RSVP d’un invité ? R : Oui, utilisez le bouton Edit pour mettre à jour manuellement le statut de n’importe quel invité, par exemple lorsqu’il vous appelle pour confirmer au lieu d’utiliser le formulaire en ligne.

Q : Pourquoi ne vois-je pas le bouton WhatsApp pour certains invités ? R : Le bouton WhatsApp n’apparaît que pour les invités dont un numéro de téléphone est enregistré. Ajoutez leur numéro de téléphone pour activer cette fonctionnalité.

Q : Quelle est la différence entre les colonnes « Guests » et « Confirmed » ? R : « Guests » correspond au nombre de personnes que vous avez invitées dans ce groupe. « Confirmed » correspond au nombre de personnes que l’invité indique comme réellement présentes lorsqu’il répond.

Q : Puis-je importer des invités depuis Google Contacts ou une autre application ? R : Exportez vos contacts au format CSV depuis votre application de contacts, puis mettez-le en forme pour qu’il corresponde aux exigences CSV de Fotify et importez-le.

Q : Comment savoir à quels invités j’ai déjà envoyé des invitations ? R : Les invités contactés via WhatsApp apparaissent avec un fond vert. Pour les autres méthodes, pensez à utiliser la SMS Language ou un système de notes pour assurer le suivi.

Q : Les invités peuvent-ils répondre (RSVP) sans être d’abord ajoutés à la liste ? R : Pour les invitations personnalisées, les invités doivent d’abord être ajoutés à votre liste afin de recevoir leur lien RSVP unique. Toutefois, si vous activez la fonctionnalité Registration Form feature, les invités peuvent s’inscrire eux-mêmes via un lien public : ils seront automatiquement ajoutés à votre liste d’invités lorsqu’ils auront rempli le formulaire.

Q : Que se passe-t-il si je téléverse un CSV contenant des invités en double ? R : Le système vous signalera les doublons. Vous pourrez choisir de les ignorer ou de mettre à jour les entrées existantes.