Comprendre le nombre d’événements actifs

Votre abonnement Fotify vous permet d’exécuter plusieurs événements en même temps. Le nombre d’événements actifs détermine combien d’événements peuvent être en cours simultanément avec votre formule. Ce guide explique précisément ce qui est comptabilisé, ce qui ne l’est pas, et comment gérer vos emplacements efficacement.

Qu’est-ce qui compte comme un événement actif ?

Seuls les événements actuellement en cours d’utilisation sont pris en compte dans votre limite. Voici le détail :

Comptabilisé dans votre limite

Événements en direct — Événements actuellement en cours et qui acceptent des téléchargements de photos et de vidéos de la part des invités
Événements en pause — Événements temporairement mis en pause mais pas encore terminés. Ils occupent toujours un emplacement, car ils peuvent être repris à tout moment

N’est PAS comptabilisé (illimité)

Événements à venir — Événements que vous avez créés mais pas encore démarrés. Vous pouvez en préparer autant que nécessaire à l’avance
Événements terminés — Événements achevés. Les photos et vidéos restent accessibles selon la durée d’accès à la galerie

Limites d’événements actifs par formule

Formule	Limite d’événements actifs	Prix
Event Starter	3 événements simultanés	99 $/mois ou 999 $/an
Event Professional	6 événements simultanés	149 $/mois ou 1 499 $/an

Les deux formules incluent un nombre illimité d’événements à venir et terminés. Tous les événements actifs incluent automatiquement les fonctionnalités Premium.

Comment le comptage fonctionne en pratique

Voici un exemple pour une formule Event Starter (3 événements actifs) :

Emplacement	Événement	Statut	Comptabilisé ?
1	Mariage de Sarah	En direct	Oui
2	Gala d’entreprise	En pause	Oui
3	Fête d’anniversaire	En direct	Oui
—	Fête des fêtes (déc.)	À venir	Non
—	Conférence annuelle	À venir	Non
—	Retraite du mois dernier	Terminé	Non

Dans ce scénario, les 3 emplacements actifs sont utilisés. Pour démarrer un nouvel événement, vous devez d’abord terminer l’un des événements En direct ou En pause, ou passer à Event Professional.

Les invitations RSVP n’affectent pas votre nombre d’événements actifs

Remarque : Les invitations numériques et toutes les fonctionnalités RSVP sont disponibles tant que votre abonnement est actif. Si votre abonnement expire ou est annulé (après la période de grâce de 7 jours), les liens d’invitation cesseront de fonctionner, tout comme vos événements.

Détail important : les invitations numériques et les RSVPs sont indépendants de l’activation de l’événement. Vous pouvez :

Créer un événement à venir et configurer immédiatement l’invitation numérique
Envoyer des invitations et collecter les RSVPs des semaines ou des mois avant l’événement — cela ne démarre PAS votre événement et n’utilise pas d’emplacement actif
Activer l’événement le jour J pour ouvrir les téléchargements de photos et de vidéos — c’est seulement à ce moment-là qu’il compte comme actif

Cela signifie que vous pouvez avoir des dizaines d’événements à venir avec des liens d’invitation actifs collectant des RSVPs, tout en n’utilisant vos emplacements actifs que pour les événements réellement en cours.

Exemple de processus pour un lieu organisant 3 mariages par mois :

Semaine 1-4	Configurer les 3 événements de mariage, envoyer les invitations, collecter les RSVPs	0 emplacement actif utilisé
Samedi 1	Démarrer Mariage A	1 emplacement actif
Lundi	Terminer Mariage A	0 emplacement actif
Samedi 2	Démarrer Mariage B	1 emplacement actif
Lundi	Terminer Mariage B	0 emplacement actif
Samedi 3	Démarrer Mariage C	1 emplacement actif
Lundi	Terminer Mariage C	0 emplacement actif

Avec une simple formule Event Starter, vous pourriez gérer bien plus de 3 événements par mois tant qu’ils ne se chevauchent pas.

Pour plus de détails, consultez Comprendre la différence entre invitations et téléchargements de photos.

Nombre d’événements actifs avec les équipes

Si vous utilisez des abonnements d’équipe, la limite d’événements actifs est partagée par toute l’équipe :

Tous les membres de l’équipe créent des événements avec le même abonnement
Le nombre d’événements actifs se cumule pour l’ensemble des membres
Exemple : Avec Event Starter (3 actifs), si le Membre A a 2 événements actifs et le Membre B en a 1, les 3 emplacements sont utilisés

Les Propriétaires d’équipe et les Admins peuvent voir le nombre actuel d’événements actifs dans Équipe > Abonnement.

Gérer vos emplacements actifs

Libérer un emplacement

Lorsque vous devez démarrer un nouvel événement mais que vous avez atteint votre limite :

Accédez à votre tableau de bord Fotify
Trouvez un événement En direct ou En pause qui est terminé
Cliquez sur Terminer l’événement pour le marquer comme terminé
L’emplacement est immédiatement libéré pour un nouvel événement

Lorsque vous êtes à la limite

Si vous essayez de démarrer un événement qui dépasserait votre limite d’événements actifs, vous verrez un message indiquant :

Votre nombre actuel d’événements actifs
Le maximum de votre formule
Quels événements utilisent actuellement vos emplacements

Passer à une formule supérieure pour plus d’emplacements

Si vous avez régulièrement besoin de plus d’emplacements actifs :

Allez dans Abonnements dans votre tableau de bord
Cliquez sur Mettre à niveau la formule
Passez de Event Starter (3) à Event Professional (6)
La mise à niveau prend effet immédiatement

Conseils pour une gestion efficace des événements

Terminez les événements rapidement — Une fois l’événement terminé et que vous avez récupéré toutes les photos dont vous avez besoin, marquez-le comme Terminé pour libérer l’emplacement
Utilisez les événements à venir pour la préparation — Configurez tout (invitations, identité visuelle, paramètres) tant que l’événement est À venir. Il n’utilise un emplacement qu’une fois démarré
Échelonnez vos événements — Si les événements ne se chevauchent pas, vous pouvez en gérer beaucoup plus par mois que ne le laisse penser votre limite d’événements actifs
Mettez en pause de façon stratégique — La mise en pause compte toujours comme actif. Si vous avez fini de collecter des photos, terminez plutôt l’événement
Combinez avec des événements à achat unique — Les événements achetés à l’unité ne comptent pas dans la limite de votre abonnement. Utilisez-les pour une capacité supplémentaire occasionnelle

Foire aux questions

Q : Qu’est-ce qui compte comme un événement « actif » dans mon abonnement ? A : Seuls les événements En direct (actuellement en cours) et En pause comptent dans votre limite d’événements actifs. Les événements À venir et Terminés sont illimités.

Q : Les invitations RSVP comptent-elles dans ma limite d’événements actifs ? A : Non. Vous pouvez envoyer des invitations et collecter des RSVPs sur des événements À venir sans utiliser d’emplacement actif. Seul le démarrage de l’événement (activation des téléchargements de photos) compte.

Q : Combien d’événements puis-je créer avec un abonnement ? A : Vous pouvez créer un nombre illimité d’événements. La limite s’applique uniquement au nombre d’événements pouvant être En direct ou En pause en même temps (3 pour Starter, 6 pour Professional).

Q : Que se passe-t-il lorsque je termine un événement ? A : L’emplacement actif est immédiatement libéré. Les photos de vos invités restent accessibles selon la durée d’accès à la galerie, et l’événement passe au statut Terminé.

Q : Puis-je avoir plus d’événements que ma limite d’événements actifs ? A : Oui ! Vous pouvez créer un nombre illimité d’événements À venir et avoir un nombre illimité d’événements Terminés. Seul le nombre d’événements actifs simultanément (En direct + En pause) est limité. Vous pouvez également acheter des événements à l’unité qui ne comptent pas dans la limite de votre abonnement.

Q : La limite d’événements actifs est-elle par membre ou par équipe ? A : Par équipe. Si votre abonnement d’équipe autorise 3 événements actifs, cela correspond à 3 au total pour l’ensemble des membres combinés.

Q : Que se passe-t-il si je suis à ma limite et que je dois démarrer un nouvel événement en urgence ? A : Vous pouvez soit terminer un événement existant pour libérer un emplacement, mettre à niveau votre formule pour obtenir plus d’emplacements, soit acheter un événement à l’unité qui ne comptera pas dans la limite de votre abonnement.

Q : Mettre un événement en pause libère-t-il un emplacement ? A : Non. Les événements En pause comptent toujours comme actifs, car ils peuvent être repris à tout moment. Pour libérer un emplacement, vous devez terminer l’événement.