כיצד להשתמש באימות נוכחות

דף אימות הנוכחות הוא כלי ייעודי עבור צוותי אבטחה ומקבלי פנים, המאפשר לאמת אורחים בכניסה לאירוע. באמצעות סריקת קוד QR או חיפוש ידני, תוכלו לאשר במהירות את זהות האורח ולעקוב אחר מי שכבר הגיע.

מדריך זה מיועד לצוותי אבטחה ואנשי צוות האירוע המשתמשים בדף האימות בכניסה לאירוע.

הגדרת אימות נוכחות

לפני השימוש בתכונה זו, על מארגן/ת האירוע להפעיל אותה בהגדרות ה-RSVP. לפרטים, ראו את סעיף הגדרות נוכחות במדריך ההתאמה האישית.

עבור מארגני אירועים

1. היכנסו ללוח הבקרה של ה-RSVP ולחצו על לשונית Invitation
2. גללו אל Attendance Settings
3. הפעילו "QR Code Access" כדי להפעיל אימות אורחים
4. הגדירו סיסמת גישה (לפחות 6 תווים)
5. לחצו על "Copy Link" תחת Security Staff Access כדי לקבל את כתובת ה-URL של דף האימות
6. שתפו את הקישור והסיסמה עם צוות האבטחה שלכם

גישה לדף האימות

עבור צוותי אבטחה

1. פתחו את קישור האימות שנמסר על ידי מארגן/ת האירוע
2. הזינו את סיסמת הגישה שקיבלתם
3. לחצו על "Verify Password"

לאחר ההתחברות, תראו את ממשק האימות הראשי עם מחוון ירוק "Live" שמראה שאתם מחוברים.

יציאה

לחצו על הכפתור האדום "Logout" כדי לסיים את ההפעלה. כדי לגשת לדף שוב, יהיה עליכם להזין מחדש את הסיסמה.

הכרת הממשק

לדף האימות יש שתי תכונות עיקריות:

Start Scanning QR Code

לחצו על הכפתור הכחול הזה כדי להפעיל את מצלמת המכשיר ולסרוק קודי QR של אורחים.

Guest List

לחצו על הכפתור הסגול "Guest List" כדי לצפות בכל האורחים שאישרו הגעה ולחפש ביניהם. המספר בסוגריים מציג כמה אורחים נמצאים ברשימה.

אימות אורחים באמצעות קודי QR

הדרך המהירה ביותר לאמת אורחים היא סריקת קודי ה-QR שלהם.

כיצד לסרוק

1. לחצו על "Start Scanning QR Code"
2. אשרו גישה למצלמה כאשר תתבקשו
3. כוונו את מצלמת המכשיר אל קוד ה-QR של האורח
4. הסורק יזהה ויקרא את הקוד באופן אוטומטי
5. פרטי האורח יוצגו על המסך

לאחר הסריקה

כאשר נסרק קוד QR תקין, תראו כרטיס ירוק עם:

• שם האורח/ת
• סטטוס (לדוגמה, "Ready to attend")
• Confirmed Guests - מספר האנשים בקבוצתו/ה
• כפתור "Mark as Attended" - לחצו כדי לתעד את הגעתם
• כפתור "Scan Another" - המשך לאורח הבא

סגירת הסורק

לחצו על "Close Camera" כדי להפסיק את הסריקה ולחזור למסך הראשי.

חיפוש אורחים ידני

אם לאורח אין את קוד ה-QR שלו, תוכלו לאתר אותו ידנית.

חיפוש אורחים

1. לחצו על "Guest List" כדי לפתוח את חלונית האורחים
2. השתמשו בשורת החיפוש כדי למצוא אורחים לפי:
   • שם
   • אימייל
   • מספר טלפון
3. הרשימה תסתנן תוך כדי הקלדה

מידע ברשימת האורחים

הרשימה מציגה:

Column	Description
Name	שם האורח/ת
Status	תגובת ה-RSVP (ACCEPTED, DECLINED וכו')
Guests	מספר האנשים בקבוצה

לחצו על אורח/ת כדי לצפות בפרטים ולסמן נוכחות.

סימון אורחים כהגיעו

כאשר אתם מאמתים אורח (באמצעות סריקת QR או חיפוש ידני):

1. בדקו את המידע שלו/ה בכרטיס האישור הירוק
2. ודאו את מספר האורחים בקבוצה
3. לחצו על "Mark as Attended" כדי לתעד את הגעתם

האורח/ת מסומן/ת כעת כהגיע/ה במערכת, והמארגן/ת יוכל/תוכל לראות זאת בלוח הבקרה.

סריקת אורחים נוספים

לאחר סימון הנוכחות, לחצו על "Scan Another" כדי לעבד במהירות את האורח הבא בתור.

פעילות אחרונה

בתחתית המסך תראו יומן Recent Activity המציג:

• שם האורח/ת
• סטטוס האימות
• חותמת זמן

הדבר מסייע לעקוב אחר צ'ק-אין אחרון ולוודא שטיפלתם באורחים בצורה נכונה.

טיפים ליום האירוע

לפני האירוע

• בדקו את דף האימות ואת מצלמת המכשיר
• ודאו תאורה טובה בכניסה לצורך סריקת QR
• שמרו את הסיסמה בהישג יד והכינו אותה מראש
• טענו את המכשיר במלואו

במהלך האירוע

• השאירו את הדף פתוח — מחוון "Live" מציג שאתם מחוברים
• השתמשו בסריקת QR למהירות כאשר ניתן
• עברו לחיפוש ידני כאשר אורחים לא מצליחים למצוא את קוד ה-QR שלהם
• בדקו את מספר האורחים כדי לוודא את גודל הקבוצה

טיפול בתקלות

• אורח לא נמצא: בקשו ממנו לאיית את שמו או לספק את האימייל שלו
• קוד ה-QR לא נסרק: נסו במקום זאת חיפוש ידני
• מספר אורחים שגוי: ודאו מול האורח לפני סימון הנוכחות
• חיבור אבד: רעננו את הדף והתחברו שוב

שאלות נפוצות

ש: היכן האורחים מקבלים את קודי ה-QR שלהם? ת: האורחים מקבלים קוד QR ייחודי בעת ביצוע RSVP. הוא כלול באישור שלהם וניתן לגשת אליו דרך קישור ה-RSVP שלהם.

ש: מה קורה אם מגיע אורח שאינו מופיע ברשימה? ת: ייתכן שהוא לא ביצע RSVP או שהוא אורח נוסף (plus-one). בדקו עם מארגן/ת האירוע או בקשו מהאורח לבצע RSVP במקום, אם הדבר אפשרי.

ש: האם כמה אנשי צוות יכולים להשתמש בדף האימות במקביל? ת: כן, ניתן להתחבר ממספר מכשירים עם אותה סיסמה. הדבר שימושי לאירועים עם מספר כניסות.

ש: האם זה עובד ללא חיבור אינטרנט? ת: לא, נדרש חיבור לאינטרנט כדי לאמת אורחים ולתעד נוכחות. מחוון "Live" מאשר שאתם מחוברים.

ש: מה קורה אם סימנתי בטעות את האורח הלא נכון כהגיע? ת: פנו למארגן/ת האירוע — הוא/היא יכולים לצפות ולנהל רשומות נוכחות דרך לוח הבקרה שלהם.

ש: האם ניתן לראות מי כבר הגיע? ת: המארגן/ת יכולים לראות את סטטוס הנוכחות בלוח הבקרה. דף האימות מציג את יומן הפעילות האחרונה שלכם.

ש: האם צריך אפליקציה מיוחדת? ת: לא, דף האימות עובד בכל דפדפן נייד. אין צורך בהתקנת אפליקציה.

ש: מה אם המצלמה לא נפתחת? ת: בדקו שנתתם הרשאות מצלמה בהגדרות הדפדפן. נסו לרענן את הדף או להשתמש בדפדפן אחר.

ש: האם ניתן לבצע צ'ק-אין לאורחים יותר מפעם אחת? ת: המערכת עוקבת אחר הנוכחות, ולכן סריקה חוזרת של אורח תציג שהוא כבר סומן כהגיע.

ש: מהו מספר "Confirmed Guests"? ת: זה מציג כמה אנשים האורח/ת אמר/ה שיגיעו (כולל הוא/היא וכל אורחים נוספים).