איך ליצור הזמנה דיגיטלית עם אישורי הגעה (RSVP)

מערכת ה-RSVP הדיגיטלית של Fotify מאפשרת לכם ליצור הזמנות יפהפיות ולעקוב אחר תגובות האורחים במקום אחד. בלי הזמנות נייר ובלי מעקב ידני — האורחים יכולים להשיב באופן מיידי מכל מכשיר.

המדריך הזה ילווה אתכם ביצירת הזמנת ה-RSVP הראשונה שלכם.

לפני שמתחילים

תצטרכו:

אירוע קיים ב-Fotify (ראו How to Create Your First Event אם עדיין לא יצרתם אחד)
תאריך ושעת האירוע
מיקום/אולם האירוע
תאריך יעד לקבלת תשובות (דדליין)

שלב 1: גישה לאזור ה-RSVP

היכנסו ללוח הבקרה של האירוע שלכם ב-dashboard.fotify.app
בחרו את האירוע שלכם מהרשימה
לחצו על "RSVP" בסרגל הצד השמאלי

אם עדיין לא הגדרתם RSVP, תראו הודעה: "RSVP Not Set Up" יחד עם הנחיות ליצירת ההזמנה.

שלב 2: הגדרת תאריך האירוע

תאריך האירוע הוא שדה חובה לצורך יצירת ההזמנה. מלאו:

Day - בחרו את היום בחודש
Month - בחרו את החודש
Year - בחרו את השנה
Event Time - הגדירו מתי האירוע מתחיל

התאריך והשעה יוצגו בצורה בולטת בהזמנה הדיגיטלית, כדי שהאורחים ידעו בדיוק מתי להגיע.

שלב 3: הגדרת מיקום האירוע

הזינו היכן האירוע יתקיים. זה יכול להיות:

שם של מקום/אולם (למשל, "The Grand Ballroom")
כתובת מלאה (למשל, "123 Main Street, New York, NY")
נקודת ציון (למשל, "Central Park, New York")

המיקום מופיע בהזמנה הדיגיטלית ועוזר לאורחים לדעת לאן להגיע. תוכלו להוסיף הנחיות מפורטות יותר בהמשך, בעת התאמה אישית של ההזמנה.

שלב 4: הגדרת דדליין ל-RSVP

בחרו את התאריך שבו האורחים חייבים להשיב עד אליו:

Day - בחרו את יום הדדליין
Month - בחרו את חודש הדדליין
Year - בחרו את שנת הדדליין

טיפים לבחירת דדליין:

הגדירו אותו לפחות 1–2 שבועות לפני האירוע
לחתונות מקובל לקבוע 4–6 שבועות מראש
השאירו לעצמכם מספיק זמן לסגירת קייטרינג, סידורי הושבה וסידורים נוספים

לאחר שהדדליין חולף, האורחים עדיין יוכלו לצפות בהזמנה — אך לא יוכלו לשלוח תגובות חדשות.

שלב 5: יצירת ההזמנה

לאחר שמילאתם את כל השדות הנדרשים:

עברו שוב על תאריך האירוע, המיקום ודדליין ה-RSVP
לחצו על כפתור "Create Invitation"
ההזמנה הדיגיטלית שלכם מוכנה!

לאחר היצירה תועברו ללוח הבקרה של ה-RSVP.

לוח הבקרה של ה-RSVP

לאחר יצירת ההזמנה, תראו את לוח הבקרה של ה-RSVP עם כל מה שצריך כדי לנהל תגובות:

לשוניות בלוח הבקרה

Event Details - צפייה ועריכה של תאריך האירוע, הדדליין וסטטוס ההזמנה
Invitation - התאמת עיצוב ההזמנה ושיתופה עם אורחים
Guests - צפייה ברשימת האורחים המלאה ובתגובות שלהם
SMS - שליחת תזכורות בהודעות טקסט לאורחים

סטטיסטיקת תגובות

במבט אחד תראו ארבעה מדדים מרכזיים:

Confirmed Invitations - מספר האורחים שאישרו הגעה
Declined Invitations - מספר האורחים שלא יכולים להגיע
Total Guests - מספר האנשים הכולל שהוזמנו (כולל מלווים)
Total Confirmed Guests - מספר המשתתפים בפועל שהולכים להגיע

הגדרות מהירות

מלשונית Event Details תוכלו במהירות:

Change the RSVP Deadline - להאריך או לקצר את חלון הזמן למענה
Set Invitation Status - לעבור בין Active (מקבל תגובות) לבין Paused

מה השלב הבא?

לאחר יצירת ההזמנה הבסיסית, תוכלו:

Customize your invitation - להוסיף תמונות, צבעים, מוזיקה, לוח זמנים, רשימת מתנות ועוד הרבה
Add guest information - להוסיף קוד לבוש, לינה, תחבורה ושאלות נפוצות
Share with guests - לשתף באמצעות קישור, אימייל, SMS או קוד QR
Track responses - לעקוב מי מגיע, מי לא יכול להגיע ומי עדיין לא השיב

ראו את המדריך המלא שלנו: How to Customize Your RSVP Invitation לכל אפשרויות ההתאמה האישית.

שאלות נפוצות

ש: האם אפשר לערוך את התאריך, המיקום או הדדליין אחרי יצירת ההזמנה? ת: כן! אפשר לעדכן את הפרטים האלה בכל עת דרך הגדרות ה-RSVP. אורחים שכבר השיבו יראו את המידע המעודכן.

ש: האם צריך להגדיר RSVP לפני שימוש בשיתוף תמונות? ת: לא, RSVP ושיתוף תמונות הם פיצ'רים נפרדים. תוכלו להשתמש באחד מהם, בשני, או בשניהם — בהתאם לצרכי האירוע.

ש: מה קורה אם אורח מנסה לאשר הגעה אחרי הדדליין? ת: לאחר הדדליין, האורחים עדיין יכולים לצפות בהזמנה, אך טופס התגובה יהיה מושבת. אם צריך, תוכלו להאריך את הדדליין.

ש: האם אפשר לקבוע דדליינים שונים ל-RSVP עבור קבוצות אורחים שונות? ת: כרגע יש דדליין אחד ל-RSVP לכל אירוע. עבור אירועים מורכבים, שקלו ליצור אירועים נפרדים עבור קבוצות אורחים שונות.

ש: האם ההזמנה הדיגיטלית מותאמת לנייד? ת: כן! ההזמנה נראית מצוין בטלפונים, טאבלטים ומחשבים. האורחים יכולים להשיב מכל מכשיר.

ש: האם האורחים צריכים ליצור חשבון כדי לאשר הגעה? ת: אין צורך בחשבון. האורחים פשוט מזינים את שמם ואת התשובה — זה מהיר וקל.

ש: האם אפשר לראות מי צפה בהזמנה לעומת מי שהשיב? ת: לוח הבקרה של ה-RSVP מציג סטטיסטיקת תגובות, כולל סך התגובות, מי מגיע, מי לא מגיע ותגובות ממתינות.

ש: מה אם עדיין אינני יודע/ת את שעת האירוע המדויקת? ת: תוכלו להזין שעה משוערת ולעדכן אותה מאוחר יותר לאחר שהכול נסגר. ההזמנה תציג באופן אוטומטי את השעה המעודכנת.

ש: האם אפשר ליצור הזמנה בלי מיקום פיזי? ת: כן, שדה המיקום גמיש. לאירועים וירטואליים תוכלו להזין "Online Event" או "Virtual" ולהוסיף קישורי פגישה בפרטי ההזמנה בהמשך.

ש: איך שולחים את ההזמנה לאורחים? ת: לאחר יצירת ההזמנה תקבלו קישור לשיתוף. שלחו אותו בהודעת טקסט, אימייל, ברשתות חברתיות, או הוסיפו קוד QR לחומרים מודפסים.

המחירים עשויים להשתנות בהתאם למדינה ולמטבע שלכם. ניתן לראות את המחירים העדכניים ביותר בעמוד pricing page.