כיצד ליצור הזמנה דיגיטלית עם אישורי הגעה (RSVP)

מערכת ה-RSVP הדיגיטלית של Fotify מאפשרת לכם ליצור הזמנות יפות ולעקוב אחר תגובות האורחים — הכול במקום אחד. אין יותר הזמנות נייר או מעקב ידני — האורחים יכולים להשיב באופן מיידי מכל מכשיר.

מדריך זה ילווה אתכם ביצירת הזמנת ה-RSVP הראשונה שלכם.

לפני שמתחילים

תצטרכו:

אירוע קיים ב-Fotify (ראו How to Create Your First Event אם עדיין לא יצרתם אחד)
תאריך ושעת האירוע
מיקום/אולם האירוע
מועד אחרון לקבלת אישורי הגעה

שלב 1: גישה למדור ה-RSVP

היכנסו ללוח הבקרה של האירוע בכתובת dashboard.fotify.app
בחרו את האירוע שלכם מהרשימה
לחצו על "RSVP" בסרגל הצד השמאלי

אם עדיין לא הגדרתם RSVP, תופיע הודעה: "RSVP Not Set Up" עם הנחיות ליצירת ההזמנה.

שלב 2: הגדרת תאריך האירוע

תאריך האירוע נדרש כדי ליצור את ההזמנה. מלאו:

Day - בחרו את היום בחודש
Month - בחרו את החודש
Year - בחרו את השנה
Event Time - הגדירו מתי האירוע מתחיל

התאריך והשעה יוצגו באופן בולט בהזמנה הדיגיטלית, כך שהאורחים ידעו בדיוק מתי להגיע.

שלב 3: הגדרת מיקום האירוע

הזינו היכן יתקיים האירוע. זה יכול להיות:

שם מקום (לדוגמה, "The Grand Ballroom")
כתובת מלאה (לדוגמה, "123 Main Street, New York, NY")
נקודת ציון (לדוגמה, "Central Park, New York")

המיקום מופיע בהזמנה הדיגיטלית ומסייע לאורחים לדעת לאן להגיע. תוכלו להוסיף בהמשך הוראות הגעה מפורטות יותר בעת התאמת ההזמנה.

שלב 4: הגדרת המועד האחרון ל-RSVP

בחרו את התאריך שבו על האורחים להשיב עד אליו:

Day - בחרו את יום המועד האחרון
Month - בחרו את חודש המועד האחרון
Year - בחרו את שנת המועד האחרון

טיפים לבחירת מועד אחרון:

הגדירו אותו לפחות 1–2 שבועות לפני האירוע
עבור חתונות, מקובל לקבוע 4–6 שבועות לפני
השאירו לעצמכם מספיק זמן לסגירת קייטרינג, סידורי ישיבה וסידורים נוספים

לאחר שהמועד האחרון עובר, האורחים עדיין יוכלו לצפות בהזמנה אך לא יוכלו לשלוח תגובות חדשות.

שלב 5: יצירת ההזמנה

לאחר שמילאתם את כל השדות הנדרשים:

בדקו את תאריך האירוע, המיקום והמועד האחרון ל-RSVP
לחצו על הכפתור "Create Invitation"
ההזמנה הדיגיטלית שלכם מוכנה!

לאחר היצירה תועברו ללוח הבקרה של ה-RSVP.

לוח הבקרה של ה-RSVP

לאחר יצירת ההזמנה, תראו את לוח הבקרה של ה-RSVP עם כל מה שצריך כדי לנהל תגובות:

לשוניות בלוח הבקרה

Event Details - הצגה ועריכה של תאריך האירוע, המועד האחרון וסטטוס ההזמנה
Invitation - התאמה אישית של עיצוב ההזמנה ושיתופה עם האורחים
Guests - צפייה ברשימת האורחים המלאה ובתגובות שלהם
SMS - שליחת תזכורות בהודעות טקסט לאורחים

סטטיסטיקת תגובות

במבט אחד תראו ארבעה מדדים מרכזיים:

Confirmed Invitations - מספר האורחים שאישרו הגעה
Declined Invitations - מספר האורחים שאינם יכולים להגיע
Total Guests - מספר המוזמנים הכולל (כולל מלווים)
Total Confirmed Guests - מספר המשתתפים בפועל שמגיעים

הגדרות מהירות

מתוך לשונית Event Details תוכלו לבצע במהירות:

Change the RSVP Deadline - הארכה או קיצור של חלון הזמן למענה
Set Invitation Status - מעבר בין Active (מקבל תגובות) לבין Paused

מה הלאה?

לאחר שיצרתם הזמנה בסיסית, תוכלו:

Customize your invitation - להוסיף תמונות, צבעים, מוזיקה, לוח זמנים, רשימת מתנות ועוד הרבה יותר
הוספת מידע לאורחים - הוספת קוד לבוש, לינה, תחבורה ושאלות נפוצות
שיתוף עם אורחים - שליחה באמצעות קישור, אימייל, SMS או קוד QR
מעקב אחר תגובות - מעקב אחר מי מגיע, מי לא יכול להגיע ומי עדיין לא השיב

ראו את המדריך המלא שלנו: How to Customize Your RSVP Invitation לכל אפשרויות ההתאמה האישית.

שאלות נפוצות

ש: האם אפשר לערוך את התאריך, המיקום או המועד האחרון לאחר יצירת ההזמנה? ת: כן! תוכלו לעדכן את הפרטים האלה בכל עת דרך הגדרות ה-RSVP. אורחים שכבר השיבו יראו את המידע המעודכן.

ש: האם צריך להגדיר RSVP לפני שמשתמשים בשיתוף תמונות? ת: לא, RSVP ושיתוף תמונות הם פיצ'רים נפרדים. תוכלו להשתמש באחד מהם, בשני, או בשניהם — בהתאם לצרכי האירוע.

ש: מה קורה אם אורח מנסה לאשר הגעה אחרי המועד האחרון? ת: לאחר המועד האחרון, האורחים עדיין יכולים לצפות בהזמנה אך טופס התגובה יהיה מושבת. אם צריך, תוכלו להאריך את המועד האחרון.

ש: האם אפשר לקבוע מועדי RSVP שונים לקבוצות אורחים שונות? ת: כרגע יש מועד RSVP אחד לכל אירוע. באירועים מורכבים, מומלץ לשקול יצירת אירועים נפרדים עבור קבוצות אורחים שונות.

ש: האם ההזמנה הדיגיטלית מותאמת לנייד? ת: כן! ההזמנה נראית מצוין בטלפונים, טאבלטים ומחשבים. האורחים יכולים להשיב מכל מכשיר.

ש: האם האורחים צריכים ליצור חשבון כדי לאשר הגעה? ת: אין צורך בחשבון. האורחים פשוט מזינים את שמם ואת התשובה — זה מהיר וקל.

ש: האם אפשר לראות מי צפה בהזמנה לעומת מי השיב? ת: לוח הבקרה של ה-RSVP מציג סטטיסטיקת תגובות, כולל סך התגובות, מי מגיע, מי לא מגיע ומי עדיין לא השיב.

ש: מה אם עדיין איני יודע/ת את שעת האירוע המדויקת? ת: תוכלו להזין שעה משוערת ולעדכן אותה בהמשך לאחר שתיקבע סופית. ההזמנה תציג באופן אוטומטי את השעה המעודכנת.

ש: האם אפשר ליצור הזמנה ללא מיקום פיזי? ת: כן, שדה המיקום גמיש. עבור אירועים וירטואליים תוכלו להזין "Online Event" או "Virtual" ולהוסיף בהמשך קישורי מפגש בפרטי ההזמנה.

ש: איך שולחים את ההזמנה לאורחים? ת: לאחר יצירת ההזמנה תקבלו קישור לשיתוף. שלחו אותו בהודעת טקסט, באימייל, ברשתות חברתיות, או הוסיפו קוד QR לחומרים מודפסים.