כיצד להשתמש בניהול שולחנות לסידורי הושבה

ניהול שולחנות הוא פיצ'ר עוצמתי שעוזר לכם לארגן סידורי הושבה לאירוע שלכם. ניתן ליצור שולחנות עם מגבלות קיבולת, לשייך אורחים באמצעות גרירה ושחרור, ולאפשר לאורחים לראות את שיוך השולחן שלהם ישירות בהזמנה.

פיצ'ר זה נמצא כרגע ב-Beta וזמין לאירועים שבהם מופעלות הזמנות RSVP.

הפעלת ניהול שולחנות

לפני שתוכלו ליצור שולחנות, יש להפעיל את הפיצ'ר:

1. היכנסו ללוח הבקרה של האירוע בכתובת dashboard.fotify.app
2. בחרו את האירוע שלכם ולחצו על "RSVP" בסרגל הצד
3. עברו ללשונית "Details"
4. מצאו את "Table Management" במקטע הגדרות האירוע
5. העבירו למצב ON

לאחר ההפעלה, תופיע לשונית חדשה בשם "Tables" בניווט ה-RSVP שלכם.

יצירת שולחנות

הוספת שולחן חדש

1. לחצו על לשונית "Tables"
2. לחצו על "Create Table"
3. מלאו את פרטי השולחן:
   • Table Number - מספר ייחודי עבור השולחן (חובה)
   • Alias - שם ידידותי אופציונלי, כגון "VIP", "Family" או "Friends"
   • Capacity - מספר מושבים מקסימלי בשולחן זה
4. לחצו על "Create"

מאפייני שולחן

Property	Required	Description
Number	Yes	מזהה ייחודי (1, 2, 3 וכו')
Alias	No	שם ידידותי שמוצג לאורחים
Capacity	Yes	מספר מושבים מקסימלי זמין

עריכת שולחנות

כדי לערוך שולחן:

1. מצאו את כרטיס השולחן בלשונית Tables
2. לחצו על סמל Edit (עיפרון)
3. עדכנו את הפרטים
4. לחצו על "Save"

מחיקת שולחנות

1. לחצו על סמל Delete (פח) בכרטיס השולחן
2. אשרו את המחיקה

אם אורחים משויכים לשולחן, הם יועברו למאגר ה"לא משויכים".

שיוך אורחים לשולחנות

שימוש בגרירה ושחרור

הדרך הקלה ביותר לשייך אורחים היא באמצעות גרירה ושחרור:

1. מצאו אורחים במקטע "Unassigned" בחלק העליון
2. גררו כרטיס של אורח אל השולחן הרצוי
3. שחררו את האורח על כרטיס השולחן

השולחן יציג את התפוסה הנוכחית שלו (למשל, "6/8 seated").

שימוש בחלון השיוך (Assign Modal)

לשיוך מהיר יותר של מספר אורחים:

1. לחצו על כפתור "Assign" בכרטיס השולחן
2. חפשו אורחים לפי שם בחלון
3. לחצו על אורחים כדי לבחור אותם
4. לחצו על "Assign Selected"

הסרת שיוך

כדי לבטל שיוך של אורח משולחן:

1. מצאו את האורח בשולחן שאליו הוא משויך
2. גררו אותו בחזרה לאזור "Unassigned"
3. או לחצו על כפתור ה-X ליד שמו

ניהול שמות אורחים בודדים

כאשר אורחים מבצעים RSVP עם מספר אנשים בקבוצה שלהם (plus-ones), חשוב לדעת מי כל אדם לצורך שיוך לשולחנות. יש שתי דרכים לאסוף את השמות הללו:

אפשרות 1: המארגן ממלא מראש שמות

אם אתם כבר יודעים מי נמצא בקבוצה של כל אורח:

1. עברו ללשונית "Guests"
2. מצאו את האורח שיש לו מספר אנשים בקבוצה
3. לחצו על סמל Users (סמל אנשים) ליד שמו
4. הוסיפו שם פרטי ושם משפחה לכל אדם בקבוצה
5. לחצו על "Save"

זה שימושי כאשר כבר אספתם שמות בדרכים אחרות (שיחות טלפון, אימיילים וכו').

אפשרות 2: אורחים מספקים שמות במהלך ה-RSVP

אם לא תמלאו מראש שמות, האורחים יתבקשו לספק אותם כאשר הם מגיבים להזמנה:

1. האורח פותח את קישור ההזמנה האישי שלו
2. כאשר הוא מבצע RSVP עם מספר משתתפים, הוא מתבקש להזין את השם של כל אדם
3. השמות נשמרים אוטומטית ומופיעים בלוח הבקרה שלכם
4. לאחר מכן תוכלו לשייך כל אדם בעל שם לשולחנות

זוהי הגישה המומלצת, משום שהיא מבטיחה מידע מדויק ועדכני.

סמל Users ברשימת האורחים

בלשונית Guests תראו סמל Users (נראה כמו שני אנשים) עבור כל אורח שיש לו מספר משתתפים בקבוצה. לחיצה על סמל זה מאפשרת:

• לצפות בכל האנשים בעלי השמות בקבוצה
• להוסיף או לערוך שמות ידנית
• לראות אילו שמות הגיעו מהאורח לעומת שמות שמולאו מראש על ידכם

כיצד שמות עובדים

Scenario	What Happens
Organizer pre-fills names	השמות מופיעים מיד בלשונית Tables לצורך שיוך
Guest provides names during RSVP	השמות מסתנכרנים אוטומטית לאחר שהאורח מגיב
Names not provided	האורחים יופיעו כ-"Guest of [Primary Name]" בלשונית Tables
Mixed approach	תוכלו למלא מראש חלק מהשמות, והאורח ימלא את השאר במהלך ה-RSVP

טיפים לאיסוף שמות

• בחתונות, מומלץ לתת לאורחים להזין את השמות בעצמם כדי להימנע משגיאות כתיב
• באירועים ארגוניים, מלאו מראש מתוך מאגר העובדים שלכם
• מחזיק ה-RSVP הראשי תמיד נכלל אוטומטית
• ניתן לשייך כל אדם בעל שם לשולחנות שונים

התראות לאורחים לגבי שולחן

לאחר שתשייכו אורחים לשולחנות, הם יראו אוטומטית את שיוך השולחן שלהם בהזמנה.

מה האורחים רואים

כאשר אורח פותח את ההזמנה שלו לאחר ששויך לשולחן:

• יוצג מספר השולחן שהוקצה לו
• אם הוא עדיין לא שויך, יוצג "To be announced"

מתי זה מופיע

מקטע שיוך השולחן יופיע בהזמנה של האורח רק כאשר:

• ניהול שולחנות מופעל עבור האירוע
• האורח אישר את ההזמנה (סטטוס ה-RSVP הוא Accepted או Attended)

ניתן לשנות את סדר המיקום שבו מופיע מקטע זה באמצעות הגדרות סדר המקטעים בלשונית Invitation.

צפייה בסטטיסטיקות הושבה

כותרת לשונית Tables מציגה סטטיסטיקות מרכזיות:

Stat	Description
Tables	מספר השולחנות הכולל שנוצרו
Capacity	סך כל המושבים בכל השולחנות
Seated	מספר האורחים ששויכו לשולחנות
Unseated	אורחים שעדיין נמצאים במאגר הלא-משויכים

השתמשו בנתונים הללו כדי לראות במהירות את התקדמות ההושבה שלכם.

ייצוא שיוכי שולחנות

ייצאו את סידור ההושבה המלא שלכם:

1. לחצו על "Export" בלשונית Tables
2. הורידו את קובץ ה-CSV עם כל שיוכי השולחנות
3. פתחו אותו ב-Excel או ב-Google Sheets

הייצוא כולל:

• מספר השולחן וה-Alias
• שמות האורחים המשויכים לכל שולחן
• קיבולת ותפוסה נוכחית

זה שימושי עבור:

• הדפסת כרטיסי הושבה
• שיתוף עם צוות המקום
• יצירת תרשימי הושבה פיזיים

טיפים לניהול שולחנות

תכנון הפריסה

• צרו את כל השולחנות לפני שמתחילים בשיוכים
• הגדירו קיבולות ריאליות בהתאם למקום
• השתמשו ב-Alias לזיהוי קל ("Bride's Family", "Groom's Family")

שיוך יעיל

• השתמשו בחיפוש כדי למצוא אורחים ספציפיים
• שייכו קבוצות משפחתיות יחד
• בדקו באופן קבוע את מספר הלא-משויכים כדי לוודא שאף אחד לא נשכח

לפני האירוע

• ודאו שכל האורחים שאישרו משויכים
• ייצאו ושתפו עם מתאמי המקום
• בדקו שוב שלא חורגים ממגבלות הקיבולת

שאלות נפוצות

ש: האם ניתן לשייך אורחים לפני שהם מבצעים RSVP? ת: כן, ניתן לשייך כל אורח ברשימה שלכם לשולחן ללא קשר לסטטוס ה-RSVP שלו.

ש: מה קורה אם חורגים מהקיבולת של שולחן? ת: המערכת מונעת שיוך של יותר אורחים מכפי שהקיבולת של השולחן מאפשרת.

ש: האם אורחים מאותו RSVP יכולים לשבת בשולחנות שונים? ת: כן! כאשר אתם מוסיפים שמות בודדים לאורחים בקבוצה, ניתן לשייך כל אדם לשולחנות שונים.

ש: האם האורחים יקבלו התראה כשאני משייך אותם לשולחן? ת: האורחים רואים את שיוך השולחן שלהם כשהם צופים בהזמנה. לא נשלחת התראה נפרדת.

ש: האם ניתן לשנות שיוכים לאחר תחילת האירוע? ת: כן, ניתן לשנות שיוכי שולחנות בכל עת מתוך לוח הבקרה.

ש: מה אם אורח דוחה לאחר שכבר שויך? ת: השיוך שלו נשאר אך לא יוצג מאחר שהוא דחה. ניתן להסיר אותו ידנית.

ש: האם יש מגבלה על מספר השולחנות שאפשר ליצור? ת: אין מגבלה על מספר השולחנות. צרו כמה שהמקום דורש.

ש: האם אפשר להדפיס תרשימי הושבה? ת: ייצאו את ה-CSV והשתמשו בו כדי ליצור תרשימי הושבה בכלי העיצוב המועדף עליכם או באפליקציית גיליון אלקטרוני.

ש: איך אוספים שמות עבור plus-ones? ת: יש לכם שתי אפשרויות: למלא מראש שמות באמצעות סמל Users בלשונית Guests, או לאפשר לאורחים להזין שמות בעצמם כשהם מבצעים RSVP. אם לא תמלאו מראש שמות, האורחים יתבקשו לספק אותם במהלך תגובת ה-RSVP שלהם.

ש: היכן נמצא סמל Users לניהול שמות אורחים? ת: בלשונית Guests, חפשו את הסמל עם שתי דמויות ליד כל שורת אורח. הוא מופיע עבור כל האורחים, ומאפשר לכם לנהל שמות בודדים בקבוצה שלהם.