अपनी RSVP डिजिटल आमंत्रण कैसे बनाएं

Fotify की डिजिटल RSVP प्रणाली आपको सुंदर आमंत्रण बनाने और अतिथियों की प्रतिक्रियाओं को एक ही जगह पर ट्रैक करने देती है। अब न पेपर आमंत्रण की जरूरत, न मैनुअल ट्रैकिंग—अतिथि किसी भी डिवाइस से तुरंत जवाब दे सकते हैं।

यह गाइड आपको अपना पहला RSVP आमंत्रण बनाने की प्रक्रिया बताती है।

शुरू करने से पहले

आपको चाहिए:

एक मौजूदा Fotify इवेंट (यदि आपने अभी तक नहीं बनाया है, तो How to Create Your First Event देखें)
आपके इवेंट की तारीख और समय
आपके इवेंट का स्थान/वेन्‍यू
वह अंतिम तिथि (डेडलाइन) जब तक आपको प्रतिक्रियाएँ चाहिए

चरण 1: RSVP सेक्शन तक पहुँचें

dashboard.fotify.app पर अपने इवेंट डैशबोर्ड पर जाएँ
सूची में से अपना इवेंट चुनें
बाएँ साइडबार में "RSVP" पर क्लिक करें

यदि आपने अभी RSVP सेट अप नहीं किया है, तो आपको यह संदेश दिखेगा: "RSVP Not Set Up" और आपके आमंत्रण बनाने के लिए निर्देश दिए जाएँगे।

चरण 2: अपने इवेंट की तारीख सेट करें

आमंत्रण बनाने के लिए इवेंट की तारीख आवश्यक है। इनमें जानकारी भरें:

Day - महीने का दिन चुनें
Month - महीना चुनें
Year - वर्ष चुनें
Event Time - आपके इवेंट के शुरू होने का समय सेट करें

यह तारीख और समय आपके डिजिटल आमंत्रण पर प्रमुख रूप से दिखाया जाएगा, ताकि अतिथियों को ठीक-ठीक पता रहे कि कब पहुँचना है।

चरण 3: अपने इवेंट का स्थान सेट करें

वह स्थान दर्ज करें जहाँ आपका इवेंट होगा। यह हो सकता है:

किसी वेन्‍यू का नाम (उदा., "The Grand Ballroom")
पूरा पता (उदा., "123 Main Street, New York, NY")
कोई पहचानने योग्य स्थान/लैंडमार्क (उदा., "Central Park, New York")

स्थान आपके डिजिटल आमंत्रण पर दिखाई देता है और अतिथियों को यह समझने में मदद करता है कि कहाँ जाना है। आप बाद में आमंत्रण को कस्टमाइज़ करते समय अधिक विस्तृत निर्देश जोड़ सकते हैं।

चरण 4: अपनी RSVP डेडलाइन सेट करें

वह तारीख चुनें जिसके भीतर अतिथियों को जवाब देना होगा:

Day - डेडलाइन का दिन चुनें
Month - डेडलाइन का महीना चुनें
Year - डेडलाइन का वर्ष चुनें

डेडलाइन चुनने के लिए सुझाव:

इसे अपने इवेंट से कम से कम 1-2 सप्ताह पहले रखें
शादियों के लिए, 4-6 सप्ताह पहले रखना सामान्य है
कैटरिंग, बैठने की व्यवस्था, और अन्य तैयारियों को अंतिम रूप देने के लिए अपने पास पर्याप्त समय रखें

डेडलाइन गुजरने के बाद, अतिथि आमंत्रण देख तो सकते हैं, लेकिन नई प्रतिक्रियाएँ सबमिट नहीं कर पाएँगे।

चरण 5: अपना आमंत्रण बनाएँ

सभी आवश्यक फ़ील्ड भर लेने के बाद:

अपनी इवेंट तारीख, स्थान, और RSVP डेडलाइन की समीक्षा करें
"Create Invitation" बटन पर क्लिक करें
आपका डिजिटल आमंत्रण अब तैयार है!

बनने के बाद, आपको RSVP डैशबोर्ड पर ले जाया जाएगा।

आपका RSVP डैशबोर्ड

एक बार आपका आमंत्रण बन जाने के बाद, आपको RSVP डैशबोर्ड दिखाई देगा, जहाँ प्रतिक्रियाएँ मैनेज करने के लिए आपकी जरूरत की हर चीज़ होगी:

डैशबोर्ड टैब

Event Details - अपनी इवेंट तारीख, डेडलाइन, और आमंत्रण की स्थिति देखें और संपादित करें
Invitation - अपने आमंत्रण का डिज़ाइन कस्टमाइज़ करें और इसे अतिथियों के साथ साझा करें
Guests - अतिथियों की पूरी सूची और उनकी प्रतिक्रियाएँ देखें
SMS - अतिथियों को टेक्स्ट मैसेज रिमाइंडर भेजें

प्रतिक्रिया आँकड़े

एक नज़र में, आपको चार प्रमुख मेट्रिक्स दिखाई देंगे:

Confirmed Invitations - उन अतिथियों की संख्या जिन्होंने हाँ कहा
Declined Invitations - उन अतिथियों की संख्या जो आ नहीं सकते
Total Guests - आमंत्रित कुल लोगों की संख्या (plus-ones सहित)
Total Confirmed Guests - उपस्थित होने वाले लोगों की वास्तविक कुल संख्या

क्विक सेटिंग्स

Event Details टैब से, आप जल्दी से:

Change the RSVP Deadline - प्रतिक्रिया की अवधि बढ़ाएँ या घटाएँ
Set Invitation Status - Active (प्रतिक्रियाएँ स्वीकार करना) या Paused के बीच स्विच करें

आगे क्या?

अपना बेसिक आमंत्रण बनाने के बाद, आप:

Customize your invitation - इमेज, रंग, संगीत, कार्यक्रम (itinerary), गिफ्ट रजिस्ट्री, और बहुत कुछ जोड़ें
Add guest information - ड्रेस कोड, ठहरने की व्यवस्था, परिवहन, और FAQs शामिल करें
Share with guests - लिंक, ईमेल, SMS या QR कोड के माध्यम से भेजें
Track responses - देखें कौन आ रहा है, कौन नहीं आ सकता, और किसने अभी तक जवाब नहीं दिया है

सभी कस्टमाइज़ेशन विकल्पों के लिए हमारी पूरी गाइड How to Customize Your RSVP Invitation देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

Q: क्या मैं आमंत्रण बनाने के बाद तारीख, स्थान, या डेडलाइन संपादित कर सकता/सकती हूँ? A: हाँ! आप RSVP सेटिंग्स से इन विवरणों को कभी भी अपडेट कर सकते हैं। जिन अतिथियों ने पहले ही जवाब दे दिया है, उन्हें भी अपडेट की गई जानकारी दिखाई देगी।

Q: क्या फोटो शेयरिंग इस्तेमाल करने से पहले RSVP सेट अप करना जरूरी है? A: नहीं, RSVP और फोटो शेयरिंग स्वतंत्र फीचर्स हैं। आप अपने इवेंट की जरूरत के अनुसार इनमें से एक, दूसरा, या दोनों का उपयोग कर सकते हैं।

Q: अगर कोई अतिथि डेडलाइन के बाद RSVP करने की कोशिश करे तो क्या होगा? A: डेडलाइन के बाद, अतिथि आमंत्रण देख सकते हैं, लेकिन प्रतिक्रिया फ़ॉर्म निष्क्रिय (disabled) हो जाएगा। जरूरत होने पर आप डेडलाइन बढ़ा सकते हैं।

Q: क्या मैं अलग-अलग अतिथि समूहों के लिए अलग-अलग RSVP डेडलाइन रख सकता/सकती हूँ? A: वर्तमान में, प्रति इवेंट एक ही RSVP डेडलाइन होती है। जटिल इवेंट्स के लिए, अलग-अलग अतिथि समूहों हेतु अलग इवेंट बनाने पर विचार करें।

Q: क्या डिजिटल आमंत्रण मोबाइल-फ्रेंडली है? A: हाँ! यह आमंत्रण फोन, टैबलेट, और कंप्यूटर पर शानदार दिखता है। अतिथि किसी भी डिवाइस से जवाब दे सकते हैं।

Q: क्या RSVP करने के लिए अतिथियों को अकाउंट बनाना होगा? A: अकाउंट की जरूरत नहीं है। अतिथि बस अपना नाम और प्रतिक्रिया दर्ज करते हैं—यह तेज़ और आसान है।

Q: क्या मैं यह देख सकता/सकती हूँ कि किसने आमंत्रण देखा है बनाम किसने जवाब दिया है? A: RSVP डैशबोर्ड में प्रतिक्रिया आँकड़े दिखते हैं, जिनमें कुल प्रतिक्रियाएँ, उपस्थित, अनुपस्थित, और लंबित प्रतिक्रियाएँ शामिल हैं।

Q: अगर मुझे अभी अपने इवेंट का सटीक समय नहीं पता है तो क्या करूँ? A: आप अनुमानित समय दर्ज कर सकते हैं और बाद में अंतिम होने पर अपडेट कर सकते हैं। आमंत्रण अपने आप अपडेट किया गया समय दिखाएगा।

Q: क्या मैं बिना किसी भौतिक स्थान के भी आमंत्रण बना सकता/सकती हूँ? A: हाँ, स्थान वाला फ़ील्ड लचीला है। वर्चुअल इवेंट्स के लिए, आप "Online Event" या "Virtual" दर्ज कर सकते हैं और बाद में आमंत्रण विवरण में मीटिंग लिंक जोड़ सकते हैं।

Q: मैं अपने अतिथियों को आमंत्रण कैसे भेजूँ? A: आमंत्रण बनाने के बाद, आपको एक शेयर करने योग्य लिंक मिलेगा। इसे टेक्स्ट, ईमेल, सोशल मीडिया के जरिए भेजें, या प्रिंटेड सामग्री पर QR कोड शामिल करें।