रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म का उपयोग कैसे करें (सेल्फ-रजिस्ट्रेशन)
रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म फ़ीचर आपको एक ही सार्वजनिक लिंक बनाने देता है, जिसे कोई भी व्यक्ति आपके इवेंट के लिए रजिस्टर करने हेतु उपयोग कर सकता है। हर मेहमान को अलग-अलग जोड़ने और व्यक्तिगत निमंत्रण भेजने के बजाय, आप एक लिंक सोशल मीडिया, ईमेल, या मैसेजिंग ऐप्स के माध्यम से साझा कर सकते हैं।
यह इनके लिए बिल्कुल उपयुक्त है:
- ओपन इवेंट्स जहाँ आपके पास पहले से तय मेहमानों की सूची नहीं होती
- बड़े आयोजन जहाँ व्यक्तिगत निमंत्रण संभालना व्यावहारिक नहीं होता
- कैज़ुअल इवेंट्स जहाँ व्यक्तिगत संदेश ज़रूरी नहीं होते
- मिक्स्ड अप्रोच जहाँ करीबी लोगों के लिए व्यक्तिगत निमंत्रण और बाकी के लिए ओपन रजिस्ट्रेशन का संयोजन किया जाता है
रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म सक्षम करना
- dashboard.fotify.app पर अपने इवेंट डैशबोर्ड पर जाएँ
- अपना इवेंट चुनें और साइडबार में "RSVP" पर क्लिक करें
- "Event Details" टैब पर क्लिक करें
- "Registration Form" सेक्शन ढूँढें
- इसे सक्षम करने के लिए स्विच टॉगल करें
सक्षम होने के बाद, Fotify आपके इवेंट के लिए एक यूनिक सार्वजनिक रजिस्ट्रेशन URL जनरेट करता है।
आपका रजिस्ट्रेशन URL
जब आप रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म सक्षम करते हैं, तो आपको आपका रजिस्ट्रेशन URL प्रदर्शित दिखाई देगा। यही वह लिंक है जिसे आप संभावित मेहमानों के साथ साझा करेंगे।
लिंक कॉपी करें
URL के पास मौजूद Copy आइकन पर क्लिक करके इसे अपने क्लिपबोर्ड में कॉपी करें। इसके बाद आप इसे यहाँ पेस्ट कर सकते हैं:
- सोशल मीडिया पोस्ट
- ईमेल न्यूज़लेटर
- WhatsApp या अन्य मैसेजिंग ऐप्स
- आपकी वेबसाइट या इवेंट पेज
- प्रिंटेड सामग्री (QR कोड का उपयोग करने पर विचार करें)
URL कोड कस्टमाइज़ करें
डिफ़ॉल्ट रूप से, Fotify आपके URL के लिए एक रैंडम कोड जनरेट करता है। आप इसे कस्टमाइज़ कर सकते हैं:
- URL के पास मौजूद Edit (पेंसिल) आइकन पर क्लिक करें
- अपना पसंदीदा कोड दर्ज करें (4-20 अल्फ़ान्यूमेरिक कैरेक्टर्स)
- उपलब्ध होने पर सिस्टम एक चेकमार्क दिखाता है, और पहले से लिया हुआ होने पर X दिखाता है
- अपना कस्टम कोड लागू करने के लिए Save पर क्लिक करें
उदाहरण: fotify.app/r/abc123xyz को fotify.app/r/smithwedding2026 में बदलें
कोड फिर से जनरेट करें
यदि आपको पुराने लिंक को अमान्य (invalidate) करना हो (उदाहरण के लिए, यदि वह बहुत अधिक लोगों तक साझा हो गया हो):
- Regenerate (रिफ्रेश) आइकन पर क्लिक करें
- कार्रवाई की पुष्टि करें
- एक नया कोड जनरेट हो जाएगा - पुराना लिंक अब काम नहीं करेगा
रजिस्ट्रेशन सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करना
रजिस्ट्रेशन के समय मेहमानों से कौन-सी जानकारी लेना अनिवार्य है, इसे कस्टमाइज़ करें।
आवश्यक फ़ील्ड्स
रजिस्ट्रेशन के लिए कौन-से फ़ील्ड अनिवार्य होंगे, चुनें:
- Email address - ऑन/ऑफ़ टॉगल करें (कन्फ़र्मेशन ईमेल भेजने के लिए अनुशंसित)
- Phone number - ऑन/ऑफ़ टॉगल करें (यदि आप SMS रिमाइंडर्स भेजने की योजना रखते हैं तो उपयोगी)
Note: रजिस्ट्रेशन के लिए नाम (पहला और अंतिम) हमेशा आवश्यक होता है।
अधिकतम अतिरिक्त मेहमान
यह नियंत्रित करें कि प्रत्येक रजिस्ट्रेंट कितने प्लस-वन ला सकता/सकती है:
- यदि मेहमान केवल स्वयं को रजिस्टर कर सकते हैं, तो 0 सेट करें
- अतिरिक्त लोगों को लाने की अनुमति देने के लिए 1-10 सेट करें
जब मेहमान प्लस-वन के साथ रजिस्टर करते हैं और आपने Table Management सक्षम किया हुआ है, तो उनसे प्रत्येक उपस्थित व्यक्ति का नाम देने के लिए कहा जाएगा।
कस्टम इन्विटेशन संदेश
डिफ़ॉल्ट रूप से, रजिस्ट्रेशन पेज आपके इवेंट की स्टैंडर्ड इन्विटेशन सामग्री दिखाता है। हालांकि, क्योंकि {{FIRSTNAME}} जैसी टेम्प्लेट कीज़ रजिस्ट्रेशन पेज पर काम नहीं करतीं (मेहमान ने अभी तक रजिस्टर नहीं किया होता), आप अलग से एक कस्टम संदेश सेट कर सकते हैं:
- "Custom Invitation Message" सेक्शन ढूँढें
- रजिस्ट्रेशन पेज के लिए अपना स्वागत संदेश लिखें
- Save Content पर क्लिक करें
यदि इसे खाली छोड़ दिया जाए, तो सिस्टम आपकी स्टैंडर्ड इन्विटेशन सामग्री का उपयोग करता है, लेकिन टेम्प्लेट प्लेसहोल्डर्स हटाकर।
मेहमान का अनुभव
जब कोई आपके रजिस्ट्रेशन लिंक पर जाता है, तो वह यह देखता है:
रजिस्ट्रेशन पेज
- इवेंट विवरण - आपके इवेंट का नाम, तारीख, समय, और स्थान
- निमंत्रण संदेश - आपका कस्टम या डिफ़ॉल्ट स्वागत संदेश
- रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म जिनमें ये फ़ील्ड्स होते हैं:
- पहला नाम (आवश्यक)
- अंतिम नाम (आवश्यक)
- Email (यदि आवश्यक)
- Phone number (यदि आवश्यक)
- अतिरिक्त मेहमानों की संख्या (यदि अनुमति हो)
- अतिरिक्त मेहमानों के नाम (यदि Tables सक्षम हैं और प्लस-वन चुने गए हैं)
- आपके द्वारा कॉन्फ़िगर किए गए कोई भी कस्टम फ़ॉर्म फ़ील्ड्स
रजिस्ट्रेशन के बाद
सफलतापूर्वक रजिस्टर करने के बाद:
- मेहमान को उनकी व्यक्तिगत इन्विटेशन के लिंक के साथ एक कन्फ़र्मेशन संदेश दिखाई देता है
- यदि ईमेल सक्षम है, तो उन्हें उनके इन्विटेशन लिंक के साथ एक कन्फ़र्मेशन ईमेल मिलता है
- वे आपकी Guest List में "Self-registered" बैज के साथ दिखाई देते हैं
- उनकी स्थिति Accepted पर सेट हो जाती है (उपस्थिति की पुष्टि)
सेल्फ-रजिस्टर किए गए मेहमानों को मैनेज करना
सभी सेल्फ-रजिस्टर्ड मेहमान आपकी Guest List में मैन्युअली जोड़े गए मेहमानों के साथ दिखाई देते हैं।
सेल्फ-रजिस्टर्ड मेहमानों की पहचान
सेल्फ-रजिस्टर्ड मेहमानों के नाम के साथ गेस्ट लिस्ट में "Self-registered" बैज दिखाई देता है, जिससे उन्हें उन मेहमानों से अलग पहचानना आसान होता है जिन्हें आपने व्यक्तिगत रूप से आमंत्रित किया था।
रजिस्ट्रेशन संपादित करना
आप सेल्फ-रजिस्टर्ड मेहमानों को भी किसी अन्य मेहमान की तरह ही एडिट कर सकते हैं:
- Guests टैब पर जाएँ
- मेहमान ढूँढें और Edit (पेंसिल) आइकन पर क्लिक करें
- आवश्यकतानुसार उनका विवरण बदलें
- बदलाव सेव करें
प्रतिक्रिया ट्रैकिंग
सेल्फ-रजिस्टर्ड मेहमान:
- Accepted स्टेटस से शुरू होते हैं (उन्होंने रजिस्टर करके पुष्टि की)
- इवेंट विवरण देखने के लिए अपने इन्विटेशन लिंक का उपयोग कर सकते हैं
- यदि Table Management सक्षम है, तो उन्हें टेबल्स पर असाइन किया जा सकता है
व्यक्तिगत निमंत्रण के साथ संयोजन
आप दोनों तरीकों का एक साथ उपयोग कर सकते हैं:
- करीबी संपर्कों को मैन्युअली जोड़ें - परिवार और करीबी दोस्तों को उनके नामों के साथ व्यक्तिगत निमंत्रण मिलता है
- रजिस्ट्रेशन लिंक साझा करें - सहकर्मियों, परिचितों, या सार्वजनिक घोषणाओं के लिए
दोनों प्रकार के मेहमान एक ही गेस्ट लिस्ट में दिखाई देते हैं, जिससे मैनेजमेंट आसान रहता है।
कब कौन-सा उपयोग करें
| तरीका | किसके लिए सबसे अच्छा |
|---|---|
| Personalized invitations | करीबी परिवार, वेडिंग पार्टी, VIP मेहमान |
| Registration form | सहकर्मी, विस्तृत नेटवर्क, सोशल मीडिया घोषणाएँ |
| Both | अधिकांश इवेंट्स - मुख्य मेहमानों के लिए पर्सनलाइज़ करें, बाकी के लिए ओपन रखें |
सफलता के लिए सुझाव
लिंक साझा करने से पहले
- रजिस्ट्रेशन पेज के लिए अपना कस्टम इन्विटेशन संदेश सेट करें
- कौन-से फ़ील्ड्स आवश्यक होंगे, कॉन्फ़िगर करें
- रजिस्ट्रेशन प्रक्रिया को स्वयं टेस्ट करें
अपना लिंक साझा करना
- इवेंट तक के समय में इसे ईमेल सिग्नेचर में शामिल करें
- इवेंट विवरण के साथ सोशल मीडिया पर साझा करें
- रजिस्ट्रेशन पेज से लिंक करने वाला QR कोड बनाएं
- डिजिटल इवेंट घोषणाओं में जोड़ें
क्षमता प्रबंधन
- वेन्यू क्षमता के अनुसार Maximum additional guests सेट करें
- अपनी Guest List में नियमित रूप से रजिस्ट्रेशन मॉनिटर करें
- क्षमता पूरी हो जाने पर रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म अक्षम कर दें
ईमेल कन्फ़र्मेशन
जब आप ईमेल एड्रेस अनिवार्य करते हैं, तो रजिस्टर्ड मेहमानों को अपने आप कन्फ़र्मेशन ईमेल मिलते हैं, जिनमें शामिल होता है:
- उनके रजिस्ट्रेशन की पुष्टि
- उनकी व्यक्तिगत इन्विटेशन पेज का लिंक
- इवेंट विवरण, जिसे वे अपने कैलेंडर में जोड़ सकते हैं
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
Q: क्या मैं व्यक्तिगत निमंत्रण और रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म दोनों का उपयोग कर सकता/सकती हूँ? A: हाँ! आप कुछ मेहमानों को व्यक्तिगत निमंत्रण के साथ मैन्युअली जोड़ सकते हैं, और बाकी के लिए सार्वजनिक रजिस्ट्रेशन लिंक भी साझा कर सकते हैं।
Q: क्या सेल्फ-रजिस्टर्ड मेहमानों को व्यक्तिगत निमंत्रण मिलता है? A: हाँ, रजिस्टर करने के बाद उन्हें उनके अपने इन्विटेशन पेज का लिंक मिलता है, जिसमें उनका नाम और सभी इवेंट विवरण दिखते हैं।
Q: क्या मैं सीमित कर सकता/सकती हूँ कि कितने लोग रजिस्टर कर सकते हैं? A: रजिस्ट्रेशन की कोई तय (हार्ड) सीमा नहीं है, लेकिन आप नए रजिस्ट्रेशन रोकने के लिए किसी भी समय रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म अक्षम कर सकते हैं।
Q: अगर कोई उसी ईमेल के साथ रजिस्टर करता है जो पहले से मेरी गेस्ट लिस्ट में है, तो क्या होगा? A: सिस्टम डुप्लिकेट रजिस्ट्रेशन को रोकता है। यदि ईमेल पहले से रजिस्टर्ड है, तो उन्हें एक संदेश दिखाई देगा कि वे पहले से गेस्ट लिस्ट में हैं।
Q: क्या मैं मेहमानों से डाइटरी रेस्ट्रिक्शंस या अन्य कस्टम जानकारी देने को कह सकता/सकती हूँ? A: हाँ! आपके द्वारा कॉन्फ़िगर किए गए कोई भी custom form fields रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म पर दिखाई देंगे।
Q: क्या {{FIRSTNAME}} जैसी टेम्प्लेट कीज़ रजिस्ट्रेशन पेज पर काम करेंगी? A: नहीं, क्योंकि मेहमान ने अभी तक रजिस्टर नहीं किया होता, इसलिए उनका नाम ज्ञात नहीं होता। पर्सनलाइज़ेशन प्लेसहोल्डर्स के बिना स्वागत संदेश लिखने के लिए Custom Invitation Message फ़ील्ड का उपयोग करें।
Q: क्या मेहमान सबमिट करने के बाद अपना रजिस्ट्रेशन एडिट कर सकते हैं? A: मेहमान अपने कन्फ़र्मेशन ईमेल में दिए लिंक का उपयोग करके अपना इन्विटेशन पेज खोलकर विवरण देख सकते हैं, लेकिन अपनी जानकारी बदलने के लिए उन्हें आपसे संपर्क करना चाहिए।
Q: क्या रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म में स्पैम प्रोटेक्शन है? A: हाँ, रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म में बॉट प्रोटेक्शन (Turnstile verification) शामिल है, ताकि ऑटोमेटेड स्पैम सबमिशन्स को रोका जा सके।
Q: क्या मैं देख सकता/सकती हूँ कि प्रत्येक मेहमान ने कब रजिस्टर किया? A: हाँ, आपके डैशबोर्ड में रजिस्ट्रेशन टाइमस्टैम्प्स ट्रैक किए जाते हैं।
Q: अगर मुझे रजिस्ट्रेशन लिंक को अमान्य करना हो, तो क्या करूँ? A: नया लिंक बनाने के लिए Regenerate बटन पर क्लिक करें। पुराना लिंक तुरंत काम करना बंद कर देगा, लेकिन जो मेहमान पहले से रजिस्टर हो चुके हैं, उनकी एंट्री बनी रहेगी।
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