ईमेल आमंत्रण कैसे भेजें

अपने Fotify डैशबोर्ड से सीधे अपने मेहमानों को सुंदर डिज़ाइन वाले ईमेल आमंत्रण, सेव-द-डेट और रिमाइंडर भेजें। हर ईमेल का लुक और कंटेंट अपनी इमेज, संदेश, रंग और फ़ॉन्ट के साथ कस्टमाइज़ करें — फिर रियल टाइम में ओपन, क्लिक और प्रतिक्रियाएँ ट्रैक करें।

शुरू करें

1. dashboard.fotify.app पर अपने इवेंट डैशबोर्ड पर जाएँ
2. अपना इवेंट चुनें और साइडबार में "RSVP" पर क्लिक करें
3. "Email" टैब पर क्लिक करें

ईमेल भेजने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपने वैध ईमेल पते के साथ अपनी सूची में मेहमान जोड़े हैं।

ईमेल क्रेडिट खरीदना

ईमेल आमंत्रण क्रेडिट-आधारित सिस्टम का उपयोग करते हैं। भेजने से पहले आपको क्रेडिट खरीदने होंगे:

1. Email टैब में, आपको उपलब्ध क्रेडिट पैक दिखाई देंगे
2. एक पैक साइज़ चुनें और "Buy Credits" पर क्लिक करें
3. Stripe के जरिए चेकआउट पूरा करें
4. क्रेडिट तुरंत आपके इवेंट में जोड़ दिए जाते हैं

क्रेडिट प्रति-इवेंट होते हैं और इवेंट्स के बीच ट्रांसफर नहीं किए जा सकते। आप किसी भी समय और क्रेडिट खरीद सकते हैं।

ईमेल टेम्पलेट के प्रकार

Fotify तीन प्रकार के ईमेल प्रदान करता है, जिनमें से हर एक आपके इवेंट के अलग चरण के लिए डिज़ाइन किया गया है:

Save the Date

एक टीज़र घोषणा जो शुरुआती चरण में भेजी जाती है ताकि मेहमानों को पता चले कि आपका इवेंट आने वाला है। इसमें RSVP बटन शामिल नहीं होता — सिर्फ़ "औपचारिक आमंत्रण जल्द आ रहा है" जैसा संदेश होता है। इवेंट से कुछ हफ्ते या महीनों पहले भेजने के लिए बेहतरीन।

Invitation

पूरा इवेंट विवरण और RSVP बटन वाला मुख्य ईमेल, जो सीधे हर मेहमान के पर्सनलाइज़्ड RSVP पेज से लिंक होता है। प्रतिक्रियाएँ इकट्ठा करने के लिए यही प्राथमिक ईमेल है जिसे आप भेजेंगे।

Reminder

उन मेहमानों के लिए फ़ॉलो-अप जिन्होंने अभी तक जवाब नहीं दिया है। इसमें इवेंट तक कितने दिन बचे हैं यह दिखाने वाला काउंटडाउन बैज और यह नोटिस शामिल होता है कि उन्होंने जवाब नहीं दिया। यह सिर्फ़ उन मेहमानों को भेजा जाता है जिनकी RSVP स्थिति "Not Answered" होती है।

अपने ईमेल कस्टमाइज़ करना

एडिटर खोलने के लिए किसी भी टेम्पलेट कार्ड पर "Configure" पर क्लिक करें। आप इन चीज़ों को कस्टमाइज़ कर सकते हैं:

कंटेंट

फ़ील्ड	विवरण
Organizer Name	आपका नाम या संगठन (इवेंट विवरण में दिखाया जाता है)
Event Name	आपके इवेंट का नाम
Subject Line	कस्टम ईमेल सब्जेक्ट (डिफ़ॉल्ट के लिए खाली छोड़ें)
Title / Headline	मुख्य हेडलाइन टेक्स्ट (जैसे, "You're Invited!")
Custom Message	आपके मेहमानों के लिए एक व्यक्तिगत संदेश। URLs अपने आप क्लिक करने योग्य लिंक में बदल जाते हैं
Button Text	कस्टम CTA बटन टेक्स्ट (Save the Date के लिए उपलब्ध नहीं)
Reply-to Email	मेहमानों के रिप्लाई कहाँ जाएँ (डिफ़ॉल्ट रूप से आपके अकाउंट ईमेल पर)

इमेज

• Cover Image — ईमेल के सबसे ऊपर दिखाई जाने वाली हीरो इमेज। अपलोड एरिया पर क्लिक करें या फ़ाइल ड्रैग करके जोड़ें।
• Additional Images — ईमेल बॉडी में दिखाई जाने वाली अतिरिक्त इमेज। और जोड़ने के लिए + बटन पर क्लिक करें।

इमेज सुरक्षित क्लाउड स्टोरेज पर अपलोड की जाती हैं और लंबे समय तक मान्य URLs के साथ एम्बेड की जाती हैं ताकि वे सभी ईमेल क्लाइंट्स में भरोसेमंद तरीके से दिखें।

ईमेल स्टाइल (थीम)

अपने इवेंट की स्टाइल से मैच करने के लिए 8 विज़ुअल थीम्स में से चुनें:

थीम	किसके लिए बेहतर
Fotify Dark	मैजेंटा और गोल्ड एक्सेंट्स के साथ डिफ़ॉल्ट डार्क थीम
Elegant Ivory	शादियाँ और औपचारिक इवेंट्स — सेरिफ़ फ़ॉन्ट्स के साथ क्रीम टोन
Modern Slate	कॉर्पोरेट इवेंट्स — इंडिगो एक्सेंट्स के साथ डार्क नेवी
Romantic Rose	शादियाँ और रोमांटिक इवेंट्स — सेरिफ़ फ़ॉन्ट्स के साथ सॉफ्ट पिंक टोन
Garden Green	आउटडोर इवेंट्स — एमराल्ड एक्सेंट्स के साथ फ्रेश ग्रीन
Midnight Blue	गाला और शाम के इवेंट्स — वायलेट एक्सेंट्स के साथ डीप पर्पल
Warm Sunset	कैज़ुअल सेलिब्रेशंस — ऑरेंज एक्सेंट्स के साथ वॉर्म टोन
Minimal White	साफ़ और प्रोफेशनल — ब्लैक एक्सेंट्स के साथ व्हाइट

थीम चुनें और सेव करने से पहले कैसा लगेगा यह देखने के लिए एडिटर में "Preview" पर क्लिक करें।

प्रीव्यू और टेस्टिंग

प्रीव्यू

किसी भी टेम्पलेट कार्ड पर (या एडिटर के अंदर) "Preview" पर क्लिक करके देखें कि ईमेल बिल्कुल कैसा दिखाई देगा। प्रीव्यू आपके सेव किए गए कंटेंट, इमेज और चुनी हुई थीम का उपयोग करता है। अलग-अलग भाषाओं में प्रीव्यू देखने के लिए भाषा ड्रॉपडाउन का उपयोग करें।

टेस्ट ईमेल भेजें

अपने ईमेल पते पर एक टेस्ट ईमेल भेजने के लिए "Send Test" पर क्लिक करें। टेस्ट ईमेल:

• मुफ़्त होते हैं और क्रेडिट खर्च नहीं करते
• सब्जेक्ट लाइन में [TEST] प्रीफ़िक्स शामिल करते हैं
• सैंपल गेस्ट डेटा उपयोग करते हैं (जैसे, मेहमान के नाम के रूप में "John Doe")

पहली बार बल्क भेजने से पहले हमेशा टेस्ट भेजें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके इनबॉक्स में ईमेल सही दिख रहा है।

ईमेल भेजना

सभी मेहमानों को भेजें

1. "Send Emails" सेक्शन में, जिस ईमेल टाइप को आप भेजना चाहते हैं उसके बटन पर क्लिक करें (Save the Date, Invitation, या Reminders)
2. एक कन्फ़र्मेशन डायलॉग खुलेगा जिसमें दिखेगा कि कितने मेहमानों को ईमेल मिलेगा
3. वैकल्पिक रूप से, सिर्फ़ पेंडिंग RSVPs को टार्गेट करने के लिए "Send only to guests who haven't responded" चेक करें
4. जिन मेहमानों के लिए कोई विशेष भाषा सेट नहीं है, उनके लिए default language चुनें
5. "Send" पर क्लिक करें

ईमेल बैकग्राउंड में क्यू किए जाते हैं और भेजे जाते हैं। आप stats सेक्शन में डिलीवरी प्रोग्रेस मॉनिटर कर सकते हैं।

व्यक्तिगत मेहमानों को भेजें

Guest Email Status टेबल में, हर मेहमान की पंक्ति उपलब्ध send actions दिखाती है:

• Send icon (pink) — इस मेहमान को एक आमंत्रण भेजें
• Bell icon (blue) — इस मेहमान को रिमाइंडर भेजें (सिर्फ़ non-answered मेहमानों के लिए)

किसी मेहमान को दोबारा भेजें

स्पैम रोकने के लिए, हर मेहमान को प्रति टेम्पलेट टाइप एक मैनुअल resend मिल सकता है। शुरुआती send और एक resend के बाद, उस मेहमान के लिए आगे भेजना ब्लॉक कर दिया जाता है।

ईमेल सांख्यिकी

stats सेक्शन रियल-टाइम मेट्रिक्स दिखाता है:

मेट्रिक	विवरण
Guests with Email	कुल मेहमान जिनके पास ईमेल पता है
Sent	ईमेल जो सफलतापूर्वक क्यू किए गए और भेजे गए
Delivered	ईमेल जो प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स तक पहुँचे होने की पुष्टि के साथ डिलीवर हुए
Opened	प्राप्तकर्ता द्वारा खोले गए ईमेल (open tracking आवश्यक)
Clicked	वे प्राप्तकर्ता जिन्होंने RSVP बटन पर क्लिक किया
Failed	वे ईमेल जो बाउंस हुए या डिलीवर नहीं हो पाए

Credits Bar

stats के नीचे, credits bar दिखाता है:

• X / Y used — आपके कुल क्रेडिट में से आपने कितने क्रेडिट खर्च किए
• Z remaining — अभी उपलब्ध बचे हुए क्रेडिट

ओपन और क्लिक ट्रैकिंग पर एक नोट

ओपन और क्लिक ट्रैकिंग ऐसी तकनीकों पर निर्भर करती है जो 100% सटीक नहीं होतीं:

• Open tracking एक छोटी अदृश्य इमेज (tracking pixel) का उपयोग करता है। कुछ ईमेल क्लाइंट डिफ़ॉल्ट रूप से इमेज ब्लॉक करते हैं (जैसे, Outlook desktop, कई कॉर्पोरेट ईमेल सिस्टम), इसलिए कुछ ओपन ट्रैक नहीं हो पाते। इसके विपरीत, Apple Mail Privacy Protection जैसे कुछ क्लाइंट बैकग्राउंड में अपने आप इमेज लोड कर देते हैं, जिससे open count बढ़ सकता है।
• Click tracking लिंक को ट्रैकिंग सर्वर के माध्यम से रूट करके काम करता है। यह आम तौर पर भरोसेमंद है, लेकिन कुछ सुरक्षा-केंद्रित ईमेल क्लाइंट या कॉर्पोरेट फ़ायरवॉल लिंक को अपने आप pre-fetch कर सकते हैं, जिससे गलत क्लिक रजिस्टर हो सकते हैं।

इसलिए, ओपन और क्लिक मेट्रिक्स को सटीक गिनती के बजाय दिशात्मक संकेतक मानें। Delivered count सबसे भरोसेमंद मेट्रिक है — यदि ईमेल डिलीवर हुआ है, तो मेहमान को वह प्राप्त हुआ है, भले ही open ट्रैक न हुआ हो।

Guest Email Status टेबल

यह टेबल हर मेहमान और उसकी ईमेल स्थिति दिखाती है। किसी विशेष मेहमान को ढूँढने के लिए टेबल के ऊपर दिए गए टूल्स का उपयोग करें:

खोज

सूची को तुरंत फ़िल्टर करने के लिए नाम या ईमेल पता टाइप करें।

फ़िल्टर्स

• RSVP Status — Pending, Accepted, Declined, या Attended के आधार पर फ़िल्टर करें
• Email Status — Has Email, No Email, Sent, Not Sent, Delivered, Opened, या Bounced के आधार पर फ़िल्टर करें
• रीसेट करने के लिए "Clear filters" पर क्लिक करें

टेबल कॉलम

कॉलम	विवरण
Name	मेहमान का पूरा नाम
Email	ईमेल पता (या अगर नहीं है तो "No email")
RSVP	वर्तमान प्रतिक्रिया: Pending (gray), Accepted (green), Declined (red), Attended (green)
Save Date	save-the-date ईमेल की डिलीवरी स्थिति
Invitation	invitation ईमेल की डिलीवरी स्थिति
Reminder	reminder ईमेल की डिलीवरी स्थिति
Actions	योग्य मेहमानों के लिए send/reminder बटन

Email Status आइकॉन

• Clock — Pending या queued
• Send arrow — provider को भेजा गया
• Green check — Delivered
• Purple envelope — Opened
• Blue pointer — Clicked
• Red X — Bounced या failed
• Red ban — Spam complaint

बहुभाषी सपोर्ट

ईमेल आमंत्रण 17 भाषाओं का सपोर्ट करते हैं: English, Spanish, French, German, Italian, Portuguese, Dutch, Polish, Russian, Turkish, Arabic, Hebrew, Hindi, Japanese, Korean, Chinese, और Danish।

भाषा चयन कैसे काम करता है

1. guest list में हर मेहमान के लिए messaging locale सेट किया जा सकता है (मेहमान जोड़ते या एडिट करते समय संपादन योग्य)
2. भेजते समय, मेहमानों को उनकी विशेष locale में ईमेल मिलता है
3. जिन मेहमानों के लिए locale सेट नहीं है, उन्हें आपके द्वारा send time पर चुनी गई default language में ईमेल मिलता है

Arabic और Hebrew ईमेल अपने आप right-to-left (RTL) में रेंडर होते हैं।

Unsubscribe और Opt-Out

हर ईमेल के फ़ूटर में एक unsubscribe लिंक होता है। जब कोई मेहमान उस पर क्लिक करता है:

• उन्हें तुरंत उस इवेंट के सभी ईमेल से unsubscribe कर दिया जाता है
• आपकी guest list में उनका स्टेटस opted out के रूप में दिखता है
• इस इवेंट के लिए उस पते पर आगे कोई ईमेल नहीं भेजा जा सकता

आपको opt-outs का सम्मान करना होगा। unsubscribe सिस्टम को बायपास करने की कोशिश करने पर आपकी ईमेल सुविधा अक्षम की जा सकती है।

सर्वोत्तम प्रथाएँ

भेजने से पहले

• फ़ॉर्मैटिंग, इमेज और लिंक जांचने के लिए हमेशा पहले टेस्ट ईमेल भेजें
• Organizer name और event name सेट करें — ये ईमेल में प्रमुखता से दिखाई देते हैं
• कवर इमेज अपलोड करें — इमेज वाले ईमेल में एंगेजमेंट अधिक होता है
• अपने इवेंट की स्टाइल और औपचारिकता से मेल खाने वाली थीम चुनें

ईमेल का समय तय करना

• इवेंट से हफ्तों या महीनों पहले Save the Date भेजें
• इवेंट से 3–6 हफ्ते पहले Invitations भेजें
• गैर-प्रतिक्रिया देने वालों को इवेंट से 1–2 हफ्ते पहले Reminders भेजें
• पहले ही जवाब दे चुके मेहमानों को ईमेल से बचने के लिए "Send only to non-answered" टॉगल का उपयोग करें

प्रतिक्रियाओं का प्रबंधन

• एंगेजमेंट समझने के लिए Opened और Clicked stats पर नज़र रखें
• जिन मेहमानों को ईमेल मिला लेकिन उन्होंने खोला नहीं, उनसे फ़ॉलो-अप करें (हो सकता है उन्होंने मिस कर दिया हो)
• RSVP स्थिति या ईमेल डिलीवरी स्थिति के आधार पर मेहमानों को जल्दी ढूँढने के लिए filters का उपयोग करें
• bounced ईमेल देखें — इससे गलत ईमेल पते का संकेत मिल सकता है

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

Q: ईमेल क्रेडिट की लागत कितनी है? A: ईमेल क्रेडिट अलग-अलग कीमतों पर पैक्स में बेचे जाते हैं। नवीनतम प्राइसिंग और पैक साइज़ के लिए अपने इवेंट डैशबोर्ड में Email टैब देखें।

Q: क्या मैं क्रेडिट खरीदे बिना ईमेल भेज सकता/सकती हूँ? A: टेस्ट ईमेल मुफ़्त होते हैं और क्रेडिट की आवश्यकता नहीं होती। हालांकि, वास्तविक मेहमानों को भेजने के लिए खरीदे गए क्रेडिट आवश्यक हैं।

Q: अगर भेजते समय बीच में क्रेडिट खत्म हो जाएँ तो क्या होगा? A: क्रेडिट समाप्त होने पर बल्क सेंड रुक जाता है। जो ईमेल पहले से क्यू हो चुके हैं वे फिर भी डिलीवर हो जाएंगे। आप और क्रेडिट खरीदकर बाकी मेहमानों को भेज सकते हैं।

Q: क्या मैं थीम्स से आगे ईमेल डिज़ाइन को कस्टमाइज़ कर सकता/सकती हूँ? A: आप कंटेंट (title, message, images, CTA text, subject line) कस्टमाइज़ कर सकते हैं और 8 विज़ुअल थीम्स में से चुन सकते हैं। सभी ईमेल क्लाइंट्स में भरोसेमंद रेंडरिंग सुनिश्चित करने के लिए ईमेल लेआउट स्ट्रक्चर फिक्स्ड है।

Q: मुझे open/click tracking क्यों नहीं दिख रहा? A: open और click tracking को आपके ईमेल provider की domain settings में सक्षम करना आवश्यक है। इसे सक्षम करने में मदद चाहिए तो support से संपर्क करें। यह भी ध्यान रखें कि कुछ ईमेल क्लाइंट tracking pixels ब्लॉक करते हैं या लिंक pre-fetch करते हैं, इसलिए ये मेट्रिक्स अनुमानित हैं — ऊपर Statistics सेक्शन में दिए गए tracking disclaimer को देखें।

Q: अगर कोई ईमेल बाउंस हो जाए तो क्या होता है? A: Hard bounces (अमान्य ईमेल पते) ट्रैक किए जाते हैं और मेहमान को फ़्लैग किया जाता है। Soft bounces (अस्थायी समस्याएँ जैसे मेलबॉक्स भर जाना) रीट्राई पर ठीक हो सकते हैं।

Q: क्या कोई मेहमान एक ही ईमेल टाइप दो बार प्राप्त कर सकता है? A: हर मेहमान प्रति टेम्पलेट टाइप एक initial send के साथ एक manual resend प्राप्त कर सकता है। इससे स्पैम रोकने में मदद मिलती है और आपकी sender reputation सुरक्षित रहती है।

Q: क्या ईमेल RSVP सिस्टम के साथ काम करते हैं? A: हाँ। Invitation और reminder ईमेल में एक personalized RSVP बटन होता है जो सीधे हर मेहमान के व्यक्तिगत RSVP पेज से लिंक होता है। जब मेहमान लिंक के जरिए जवाब देता है, तो आपका डैशबोर्ड रियल टाइम में उसकी स्थिति अपडेट कर देता है।

Q: क्या मैं सिर्फ़ उन मेहमानों को भेज सकता/सकती हूँ जिन्होंने जवाब नहीं दिया? A: हाँ। बल्क ईमेल भेजते समय, कन्फ़र्मेशन डायलॉग में "Send only to guests who haven't responded" विकल्प चुनें। यह सभी ईमेल टाइप्स के लिए काम करता है, सिर्फ़ reminders के लिए नहीं।

Q: कौन-कौन सी भाषाएँ समर्थित हैं? A: 17 भाषाएँ: English, Spanish, French, German, Italian, Portuguese, Dutch, Polish, Russian, Turkish, Arabic, Hebrew, Hindi, Japanese, Korean, Chinese, और Danish। Arabic और Hebrew अपने आप right-to-left रेंडर होती हैं।

Q: मेरी ईमेल सुविधा क्यों अक्षम कर दी गई? A: यदि आपके ईमेल की सामग्री हमारे automated moderation system द्वारा (स्पैम, आपत्तिजनक सामग्री, या नीति उल्लंघन के लिए) फ़्लैग की जाती है, तो फीचर अस्थायी रूप से अक्षम कर दिया जाता है। समस्या हल करने के लिए support@fotify.app से संपर्क करें।

Q: क्या ईमेल क्रेडिट रिफंडेबल हैं? A: ईमेल क्रेडिट non-refundable हैं और इवेंट्स के बीच non-transferable हैं। विवरण के लिए हमारी Refund Policy देखें।

आपके देश और मुद्रा के अनुसार प्राइसिंग बदल सकती है। नवीनतम प्राइसिंग pricing page पर देखें।