Table Management का उपयोग करके बैठने की व्यवस्था कैसे करें

Table Management एक शक्तिशाली फीचर है जो आपके इवेंट के लिए बैठने की व्यवस्था व्यवस्थित करने में मदद करता है। क्षमता सीमा के साथ टेबल बनाएं, ड्रैग-एंड-ड्रॉप से मेहमान असाइन करें, और मेहमानों को उनकी टेबल असाइनमेंट सीधे उनके निमंत्रण में दिखने दें।

यह फीचर वर्तमान में Beta में है और RSVP invitations सक्षम वाले इवेंट्स के लिए उपलब्ध है।

Table Management सक्षम करना

टेबल बनाने से पहले, आपको यह फीचर सक्षम करना होगा:

1. dashboard.fotify.app पर अपने इवेंट डैशबोर्ड पर जाएं
2. अपना इवेंट चुनें और साइडबार में "RSVP" पर क्लिक करें
3. "Details" टैब पर जाएं
4. Event Settings सेक्शन में "Table Management" ढूंढें
5. इसे ON टॉगल करें

सक्षम होने के बाद, आपकी RSVP नेविगेशन में एक नया "Tables" टैब दिखाई देगा।

टेबल बनाना

नई टेबल जोड़ना

1. "Tables" टैब पर क्लिक करें
2. "Create Table" पर क्लिक करें
3. टेबल का विवरण भरें:
   • Table Number - टेबल के लिए एक यूनिक नंबर (आवश्यक)
   • Alias - "VIP", "Family", या "Friends" जैसा एक वैकल्पिक, फ्रेंडली नाम
   • Capacity - इस टेबल पर सीटों की अधिकतम संख्या
4. "Create" पर क्लिक करें

टेबल प्रॉपर्टीज़

Property	Required	Description
Number	Yes	यूनिक आइडेंटिफ़ायर (1, 2, 3, आदि)
Alias	No	मेहमानों को दिखाया जाने वाला फ्रेंडली नाम
Capacity	Yes	उपलब्ध अधिकतम सीटें

टेबल संपादित करना

टेबल में बदलाव करने के लिए:

1. Tables टैब में टेबल कार्ड ढूंढें
2. Edit (pencil) आइकन पर क्लिक करें
3. विवरण अपडेट करें
4. "Save" पर क्लिक करें

टेबल हटाना

1. टेबल कार्ड पर Delete (trash) आइकन पर क्लिक करें
2. डिलीट की पुष्टि करें

यदि मेहमान उस टेबल पर असाइन हैं, तो उन्हें unassigned pool में स्थानांतरित कर दिया जाएगा।

मेहमानों को टेबल पर असाइन करना

Drag and Drop का उपयोग

मेहमानों को असाइन करने का सबसे आसान तरीका ड्रैग-एंड-ड्रॉप है:

1. ऊपर की "Unassigned" सेक्शन में मेहमान ढूंढें
2. किसी मेहमान कार्ड को इच्छित टेबल पर ड्रैग करें
3. मेहमान को टेबल कार्ड पर ड्रॉप करें

टेबल अपनी वर्तमान occupancy दिखाएगी (उदा., "6/8 seated")।

Assign Modal का उपयोग

एक साथ कई मेहमानों को तेज़ी से असाइन करने के लिए:

1. टेबल कार्ड पर "Assign" बटन पर क्लिक करें
2. मोडल में नाम से मेहमान खोजें
3. चयन करने के लिए मेहमानों पर क्लिक करें
4. "Assign Selected" पर क्लिक करें

असाइनमेंट हटाना

किसी मेहमान को टेबल से unassign करने के लिए:

1. उनके असाइन किए गए टेबल में मेहमान को ढूंढें
2. उन्हें वापस "Unassigned" एरिया में ड्रैग करें
3. या उनके नाम के पास X बटन पर क्लिक करें

व्यक्तिगत मेहमान नाम प्रबंधित करना

जब मेहमान RSVP में अपने समूह (plus-ones) के साथ कई लोगों के लिए जवाब देते हैं, तो टेबल असाइनमेंट के लिए यह जानना ज़रूरी होता है कि हर व्यक्ति कौन है। इन नामों को एकत्र करने के दो तरीके हैं:

Option 1: Organizer पहले से नाम भरता है

यदि आपको पहले से पता है कि हर मेहमान के समूह में कौन-कौन हैं:

1. "Guests" टैब पर जाएं
2. ऐसे मेहमान को ढूंढें जिनके समूह में कई लोग हैं
3. उनके नाम के पास Users आइकन (people icon) पर क्लिक करें
4. समूह में प्रत्येक व्यक्ति का first और last name जोड़ें
5. "Save" पर क्लिक करें

यह तब उपयोगी है जब आपने पहले ही अन्य तरीकों (फोन कॉल, ईमेल आदि) से नाम इकट्ठा कर लिए हों।

Option 2: मेहमान RSVP के दौरान नाम प्रदान करते हैं

यदि आप नाम पहले से नहीं भरते हैं, तो मेहमानों से उनके निमंत्रण का जवाब देते समय नाम देने के लिए कहा जाएगा:

1. मेहमान अपना personalized invitation link खोलता है
2. जब वे multiple attendees के साथ RSVP करते हैं, तो उन्हें हर व्यक्ति का नाम दर्ज करने के लिए प्रॉम्प्ट किया जाता है
3. नाम अपने-आप सेव हो जाते हैं और आपके डैशबोर्ड में दिखाई देते हैं
4. इसके बाद आप प्रत्येक नामित व्यक्ति को टेबल पर असाइन कर सकते हैं

यह अनुशंसित तरीका है क्योंकि इससे सटीक, अप-टू-डेट जानकारी सुनिश्चित होती है।

Guest List में Users आइकन

Guests टैब में, किसी भी ऐसे मेहमान के लिए आपको Users आइकन (दो लोगों जैसा) दिखाई देगा जिनके समूह में multiple attendees हैं। इस आइकन पर क्लिक करके आप:

• समूह में सभी नामित व्यक्तियों को देख सकते हैं
• नाम मैन्युअली जोड़ या एडिट कर सकते हैं
• देख सकते हैं कि कौन-से नाम मेहमान से आए बनाम आपके द्वारा pre-fill किए गए

Names कैसे काम करते हैं

Scenario	What Happens
Organizer pre-fills names	नाम तुरंत Tables टैब में असाइनमेंट के लिए दिखाई देते हैं
Guest provides names during RSVP	मेहमान के जवाब देने के बाद नाम अपने-आप सिंक हो जाते हैं
Names not provided	Tables में मेहमान "Guest of [Primary Name]" के रूप में दिखते हैं
Mixed approach	आप कुछ नाम pre-fill कर सकते हैं, बाकी मेहमान RSVP के दौरान भर देता है

Name Collection के लिए टिप्स

• शादियों के लिए, स्पेलिंग गलतियों से बचने हेतु मेहमानों को अपने नाम खुद देने दें
• कॉर्पोरेट इवेंट्स के लिए, अपनी employee database से pre-fill करें
• primary RSVP holder हमेशा अपने-आप शामिल होता है
• प्रत्येक नामित व्यक्ति को अलग-अलग टेबल पर असाइन किया जा सकता है

मेहमान टेबल नोटिफिकेशन्स

जब आप मेहमानों को टेबल पर असाइन कर देते हैं, तो वे अपने निमंत्रण में अपनी टेबल असाइनमेंट अपने-आप देखेंगे।

मेहमान क्या देखते हैं

जब कोई मेहमान टेबल पर असाइन होने के बाद अपना निमंत्रण खोलता है:

• उनकी असाइन की गई टेबल नंबर दिखाई देती है
• यदि अभी असाइन नहीं किया गया है, तो उन्हें "To be announced" दिखता है

यह कब दिखाई देता है

टेबल असाइनमेंट सेक्शन मेहमान के निमंत्रण में केवल तब दिखाई देता है जब:

• इवेंट के लिए table management सक्षम हो
• मेहमान ने निमंत्रण स्वीकार किया हो (RSVP status Accepted या Attended हो)

Invitation टैब में Section Order settings का उपयोग करके आप इस सेक्शन का स्थान बदल सकते हैं।

बैठने के आँकड़े देखना

Tables टैब हेडर प्रमुख आँकड़े दिखाता है:

Stat	Description
Tables	बनाई गई टेबल्स की कुल संख्या
Capacity	सभी टेबल्स में कुल सीटें
Seated	टेबल्स पर असाइन किए गए मेहमानों की संख्या
Unseated	वे मेहमान जो अभी भी unassigned pool में हैं

इन आँकड़ों का उपयोग करके आप अपनी seating प्रगति जल्दी देख सकते हैं।

टेबल असाइनमेंट्स एक्सपोर्ट करना

अपनी पूरी seating arrangement एक्सपोर्ट करें:

1. Tables टैब में "Export" पर क्लिक करें
2. सभी टेबल असाइनमेंट्स के साथ CSV फ़ाइल डाउनलोड करें
3. Excel या Google Sheets में खोलें

एक्सपोर्ट में शामिल होता है:

• टेबल नंबर और alias
• प्रत्येक टेबल पर असाइन किए गए मेहमानों के नाम
• capacity और current occupancy

यह इसके लिए उपयोगी है:

• place cards प्रिंट करना
• venue staff के साथ साझा करना
• भौतिक seating charts बनाना

Table Management के लिए टिप्स

अपना लेआउट प्लान करना

• असाइनमेंट शुरू करने से पहले सभी टेबल्स बना लें
• अपने venue के अनुसार यथार्थवादी capacities सेट करें
• आसान पहचान के लिए aliases का उपयोग करें ("Bride's Family", "Groom's Family")

प्रभावी असाइनमेंट

• विशिष्ट मेहमानों को ढूंढने के लिए search फीचर का उपयोग करें
• परिवार समूहों को साथ में असाइन करें
• नियमित रूप से unassigned count देखें ताकि कोई छूट न जाए

इवेंट से पहले

• सत्यापित करें कि सभी accepted मेहमान असाइन किए गए हैं
• एक्सपोर्ट करके venue coordinators के साथ साझा करें
• दोबारा जांचें कि capacity limits पार नहीं हो रही हैं

Frequently Asked Questions

Q: क्या मैं मेहमानों को RSVP करने से पहले असाइन कर सकता/सकती हूँ? A: हाँ, आप अपनी सूची में किसी भी मेहमान को उनके RSVP status की परवाह किए बिना टेबल पर असाइन कर सकते/सकती हैं।

Q: अगर मैं किसी टेबल की capacity से अधिक कर दूँ तो क्या होगा? A: सिस्टम आपको टेबल की capacity से अधिक मेहमान असाइन करने से रोकता है।

Q: क्या एक ही RSVP वाले मेहमान अलग-अलग टेबल पर बैठ सकते हैं? A: हाँ! जब आप किसी समूह में मेहमानों के individual names जोड़ देते हैं, तो प्रत्येक व्यक्ति को अलग-अलग टेबल पर असाइन किया जा सकता है।

Q: क्या जब मैं मेहमानों को टेबल पर असाइन करता/करती हूँ, तो उन्हें नोटिफाई किया जाएगा? A: मेहमान अपना टेबल असाइनमेंट तब देखते हैं जब वे अपना निमंत्रण देखते हैं। कोई अलग नोटिफिकेशन नहीं भेजा जाता।

Q: क्या मैं इवेंट शुरू होने के बाद असाइनमेंट बदल सकता/सकती हूँ? A: हाँ, आप डैशबोर्ड से किसी भी समय टेबल असाइनमेंट्स में बदलाव कर सकते/सकती हैं।

Q: अगर कोई मेहमान असाइन होने के बाद declines कर दे तो क्या होगा? A: उनका असाइनमेंट बना रहता है, लेकिन क्योंकि उन्होंने decline किया है, इसलिए यह दिखाया नहीं जाएगा। आप उन्हें मैन्युअली हटा सकते/सकती हैं।

Q: मैं कितनी टेबल्स बना सकता/सकती हूँ—क्या कोई सीमा है? A: टेबल्स की संख्या पर कोई सीमा नहीं है। अपने venue की आवश्यकता के अनुसार जितनी चाहें उतनी टेबल्स बनाएं।

Q: क्या मैं seating charts प्रिंट कर सकता/सकती हूँ? A: CSV एक्सपोर्ट करें और अपने पसंदीदा design tool या spreadsheet application में इसका उपयोग करके seating charts बनाएं।

Q: मैं plus-ones के नाम कैसे एकत्र करूँ? A: आपके पास दो विकल्प हैं: Guests टैब में Users आइकन का उपयोग करके नाम pre-fill करें, या मेहमानों को RSVP करते समय खुद नाम दर्ज करने दें। यदि आप नाम pre-fill नहीं करते हैं, तो RSVP response के दौरान मेहमानों से नाम देने के लिए कहा जाएगा।

Q: मेहमान नाम प्रबंधित करने के लिए Users आइकन कहाँ है? A: Guests टैब में, हर guest row के पास दो लोगों की silhouettes वाला आइकन देखें। यह सभी मेहमानों के लिए दिखाई देता है, जिससे आप उनके समूह में individual names प्रबंधित कर सकते/सकती हैं।