Hoe je aangepaste uploadformulieren maakt voor fotoinzendingen door gasten

Wil je meer verzamelen dan alleen foto’s van je gasten? Met aangepaste uploadformulieren kun je extra informatie verzamelen, zoals gastnamen, e-mailadressen, tafel­nummers of andere gegevens, wanneer gasten hun foto’s uploaden.

Deze functie is perfect voor:

• Contactgegevens verzamelen om het definitieve album met gasten te delen
• Tafel-/groepsindelingen bijhouden om foto’s te ordenen op zitplaats
• Feedback verzamelen over de eventervaring
• Fotowedstrijden organiseren waarbij gasten hun gegevens invullen

Stap 1: Schakel het uploadformulier in

Om een aangepast uploadformulier voor je event in te stellen:

1. Ga naar het dashboard van je event en klik op "Photos" in de zijbalk
2. Zoek de sectie "Form Responses" in het linkerpaneel
3. Klik op het tandwielpictogram om de formulierinstellingen te openen
4. Zet "Enable Upload Form" op AAN

Zodra dit is ingeschakeld, zien gasten je aangepaste formuliervelden wanneer zij de uploadpagina openen.

Stap 2: Voeg aangepaste formuliervelden toe

Na het inschakelen van het formulier kun je verschillende veldtypen toevoegen om diverse soorten informatie te verzamelen:

Beschikbare veldtypen

Veldtype	Meest geschikt voor	Voorbeeld
Text	Korte antwoorden	Naam, E-mail, Tafelnummers
Text Area	Langere antwoorden	Opmerkingen, Berichten, Feedback
Dropdown	Vooraf gedefinieerde keuzes	"Hoe ken je het bruidspaar?", "Welke eventdag?"
Checkbox	Ja/Nee-vragen	"Mijn foto’s openbaar delen?", "Stuur mij het album?"
Number	Numerieke waarden	Tafelnummer, Aantal gasten

Een veld toevoegen

1. Klik op "Add Field" en selecteer het veldtype
2. Voer een label in (wat gasten zien)
3. Voeg optioneel placeholdertekst toe als richtlijn
4. Vink "Required" aan als het veld verplicht is
5. Voeg bij dropdownvelden je opties toe

Je kunt per event tot 10 aangepaste velden toevoegen.

Stap 3: Configureer het formuliergedrag

Formulier verplicht vóór upload

Schakel "Require form before upload" in om ervoor te zorgen dat gasten het formulier invullen voordat zij foto’s selecteren. Zo weet je zeker dat je informatie ontvangt van elke gast die uploadt.

Wanneer dit is uitgeschakeld, verschijnt het formulier naast de fotoselectie; het is dan optioneel maar wel handig.

Eén reactie per apparaat

Schakel "One response per device" in om gasten te beperken tot één formulierinzending. Dit is handig voor:

• Dubbele inzendingen voorkomen
• Zorgen dat elke gast slechts één keer meedoet
• Wedstrijden organiseren met eerlijke deelname­limieten

Let op: Dit gebruikt browseropslag en kan worden omzeild door cookies te wissen of de incognitomodus te gebruiken.

Stap 4: Orden je velden

Gebruik de pijlen omhoog/omlaag bij elk veld om de volgorde te wijzigen. Overweeg om:

• De belangrijkste velden eerst te plaatsen (naam, e-mail)
• Optionele velden richting het einde te zetten
• Verwante velden bij elkaar te groeperen

De volgorde die je instelt is precies hoe gasten het formulier te zien krijgen.

Stap 5: Bekijk formulierreacties

Nadat gasten formulieren beginnen in te sturen, kun je alle reacties bekijken:

1. Ga naar de "Photos"-pagina van je event
2. Bekijk de sectie "Form Responses" met het totaal aantal reacties
3. Klik op "View All Responses" om de volledige tabel te bekijken

De responsetabel toont:

• Inzenddatum - Wanneer het formulier is ingestuurd
• Naam van de auteur - Als de gast zijn/haar naam heeft opgegeven
• Photos - Aantal foto’s dat met dat formulier is geüpload
• Response data - Alle waarden van de aangepaste velden

Reacties exporteren

Klik op "Export CSV" om alle formulierreacties als spreadsheet te downloaden. De CSV bevat:

• Alle waarden van de aangepaste velden
• Tijdstempels van inzendingen
• Aantal foto’s per reactie

De export ondersteunt speciale tekens (Hebreeuws, Chinees, enz.) voor internationale events.

Stap 6: Beheer reacties

Een reactie verwijderen

Om een formulierreactie te verwijderen:

1. Ga naar de pagina met formulierreacties
2. Klik op het prullenbakpictogram in de rij die je wilt verwijderen
3. Bevestig het verwijderen in het waarschuwingsvenster

Let op: Het verwijderen van een formulierreactie verwijdert de bijbehorende foto’s niet. Foto’s blijven in je galerij.

Wat gasten zien

Wanneer gasten je QR-code scannen of de uploadlink openen:

1. Als "Require before upload" AAN staat: Het formulier verschijnt eerst en gasten moeten dit invullen voordat zij foto’s kunnen selecteren
2. Als "Require before upload" UIT staat: Het formulier verschijnt naast de velden voor auteursnaam en bericht

Gasten vullen het formulier één keer per uploadsessie in. Als zij meerdere batches uploaden, hoeven zij het formulier slechts één keer in te vullen (hun foto’s worden gekoppeld aan hun eerste reactie).

Veelvoorkomende toepassingen

Foto’s verzamelen op een bruiloft

Maak velden voor:

• Naam gast (text, required)
• E-mail (text, required) - om het definitieve album te versturen
• Relatie tot het bruidspaar (dropdown): "Familie van de bruid", "Familie van de bruidegom", "Vrienden van de bruid", "Vrienden van de bruidegom", "Collega", "Overig"
• Tafelnummer (number)

Zakelijk event

Maak velden voor:

• Volledige naam (text, required)
• Bedrijf (text)
• Afdeling (dropdown)
• "Mogen we je foto’s gebruiken voor marketing?" (checkbox)

Verjaardagsfeest

Maak velden voor:

• Je naam (text, required)
• Favoriete herinnering met [birthday person] (text area)
• "Voeg mij toe aan de groepschat" (checkbox)

Fotowedstrijd

Maak velden voor:

• Naam fotograaf (text, required)
• E-mail (text, required)
• Fototitel/-beschrijving (text area)
• "Ik ga akkoord met de wedstrijdvoorwaarden" (checkbox, required)

Tips voor betere formulierreacties

1. Houd het kort - Gasten zijn op een event, niet bezig met het invullen van een enquête. 2-4 velden werken het best.

2. Maak contactgegevens verplicht - Als je het album later wilt delen, maak e-mail of telefoon verplicht.

3. Gebruik dropdowns voor consistentie - Vooraf gedefinieerde opties zijn makkelijker te sorteren en analyseren dan vrije-tekstreacties.

4. Leg uit waarom je het vraagt - Gebruik placeholdertekst zoals "We e-mailen je de alblink" om invullen aan te moedigen.

5. Test vóór het event - Scan je QR-code en vul het formulier zelf in om de ervaring te controleren.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik een formulierreactie na inzending bewerken? A: Formulierreacties kunnen na inzending niet worden bewerkt. Gasten moeten dan een nieuwe reactie insturen.

V: Zijn formulierreacties gekoppeld aan specifieke foto’s? A: Ja, elke formulierreactie is via een sessie-ID gekoppeld aan de foto’s die in die sessie zijn geüpload. Op de reactiepagina zie je hoeveel foto’s aan elke reactie zijn gekoppeld.

V: Kunnen gasten de formulierreacties van andere gasten zien? A: Nee, formulierreacties zijn alleen zichtbaar voor de eventorganisator in het dashboard.

V: Wat gebeurt er als een gast foto’s uploadt maar het formulier niet invult? A: Als "Require before upload" UIT staat, kunnen gasten uploaden zonder het formulier in te vullen. Hun foto’s verschijnen nog steeds in je galerij, maar zonder bijbehorende formuliergegevens.

V: Kan ik een formulier toevoegen aan een bestaand event? A: Ja! Je kunt het uploadformulier op elk moment inschakelen en configureren, zelfs nadat je event al is gestart.

V: Is er een limiet aan hoeveel reacties ik kan verzamelen? A: Nee, er is geen limiet aan het aantal formulierreacties per event.

V: Kan ik dit gebruiken voor niet-fotodoeleinden (alleen enquêtes)? A: Hoewel het is ontworpen voor foto-uploads, kun je "Require before upload" inschakelen om informatie te verzamelen voordat gasten het uploadscherm openen. Gasten moeten echter nog steeds de uploadflow doorlopen.

V: Werken formulierreacties met de Live Carousel? A: Formulierreacties staan los van de carousel. Foto’s die met formulieren worden geüpload verschijnen op de carousel net als alle andere foto’s.