Hoe u uw gastenlijst beheert

Het tabblad Gasten in uw RSVP-dashboard is de plek waar u al uw eventdeelnemers toevoegt, beheert en opvolgt. Of u nu gasten één voor één toevoegt of honderden importeert vanuit een spreadsheet: Fotify maakt het eenvoudig om uw gastenlijst overzichtelijk te houden.

Toegang tot de gastenlijst

1. Ga naar uw eventdashboard op dashboard.fotify.app
2. Selecteer uw event en klik "RSVP" in de zijbalk
3. Klik op het tabblad "Gasten"

Als u nog geen RSVP-uitnodiging hebt gemaakt, bekijk dan eerst How to Create Your RSVP Invitation.

U ziet uw volledige gastenlijst met responsstatussen en actieknoppen.

De gastenlijst begrijpen

Statusfilters

Filter uw gasten op responsstatus via de tabs bovenaan:

Filter	Beschrijving
Alle	Elke gast op uw lijst
Geaccepteerd	Gasten die hebben bevestigd dat ze aanwezig zijn
Geweigerd	Gasten die niet kunnen komen
Niet beantwoord	Gasten die nog niet hebben gereageerd
Aanwezig	Gasten die op het event zijn ingecheckt (wanneer QR-aanwezigheid is ingeschakeld)

Kolommen met gastinformatie

De tabel toont belangrijke informatie per gast:

• Naam - Volledige naam van de gast
• E-mail - E-mailadres (indien opgegeven)
• Mobiele telefoon - Telefoonnummer voor sms/WhatsApp
• Gasten - Aantal personen in hun gezelschap (inclusief plus-ones)
• Bevestigd - Hoeveel personen ze hebben bevestigd dat aanwezig zijn
• Status - Hun RSVP-reactie (Geaccepteerd, Geweigerd, Niet beantwoord)
• Acties - Snelle actieknoppen

Sorteren en zoeken

• Zoeken - Gebruik de zoekbalk om gasten te vinden op naam of e-mail
• Sorteren - Klik op een kolomkop om de lijst te sorteren (bijv. op naam, status)

Gasten individueel toevoegen

Om één gast toe te voegen:

1. Klik op de knop "Gast toevoegen"
2. Vul de gastgegevens in:
   • Naam - Voornaam van de gast (verplicht)
   • Achternaam - Achternaam van de gast
   • E-mail - E-mailadres voor digitale uitnodigingen
   • Mobiele telefoon - Telefoonnummer in internationaal formaat met + (bijv. +14155551234)
   • Aantal gasten - Hoeveel personen in het gezelschap (standaard: 1)
   • SMS-taal - Overschrijf de standaardtaal voor de sms-berichten van deze gast
3. Klik op "Gast toevoegen"

Telefoonnummerindeling

Om sms- en WhatsApp-functies te laten werken, moeten telefoonnummers in internationaal E.164-formaat staan:

• Begin met + gevolgd door de landcode
• Geen spaties, streepjes of haakjes
• Voorbeelden: +14155551234 (VS), +34612345678 (Spanje), +4915112345678 (Duitsland)

Meerdere gasten importeren (CSV-upload)

Voor grote gastenlijsten kunt u alles in één keer importeren met een CSV-bestand.

Importeren

1. Klik op "Gastenlijst uploaden"
2. Maak uw CSV-bestand klaar in het vereiste formaat (zie hieronder)
3. Sleep uw bestand erin, of klik om het te selecteren
4. Klik op "Gastenlijst uploaden"

CSV-formaat

Uw CSV-bestand moet deze kolommen bevatten:

Kolom	Vereist	Beschrijving
Name	Ja	Voornaam van de gast
LastName	Nee	Achternaam van de gast (mag leeg zijn)
Email	Nee	E-mailadres (mag leeg zijn)
Phone	Nee	Telefoon in E.164-formaat met + en landcode
Guests	Nee	Aantal gasten in het gezelschap (standaard: 1)
SmsLocale	Nee	Taalcode voor sms (en, es, fr, de, it, pt, etc.)

Voorbeeld-CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,SmsLocale
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja
Ahmed,Hassan,ahmed@example.com,+201234567890,4,ar

Tips voor CSV-import

• Klik op "Download Example" om een sjabloonbestand te krijgen
• E-mail en telefoon zijn optioneel — laat leeg als u ze niet hebt
• Ondersteunde sms-talen: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da
• Als SmsLocale leeg is, ontvangt de gast sms-berichten in de standaardtaal van uw event

Actieknoppen voor gasten

Elke gastenrij heeft actieknoppen voor snel beheer:

Pictogram	Actie	Beschrijving
Potlood	Bewerken	Wijzig gastgegevens (naam, e-mail, telefoon, gasten, status)
Oog	Bekijken	Bekijk alle gastinformatie zonder wijzigingen aan te brengen
Kopiëren	Bericht kopiëren	Kopieer gepersonaliseerde uitnodiging met de naam van de gast en unieke RSVP-link
Envelop	E-mail	Open e-mailclient met vooraf ingevulde uitnodiging (als e-mail is opgegeven)
WhatsApp	WhatsApp	Open WhatsApp Web met vooraf ingevuld bericht (als telefoonnummer is opgegeven)
Prullenbak	Verwijderen	Verwijder gast uit de lijst (vereist bevestiging)

Mobiele weergave

Op mobiele apparaten zijn de actieknoppen toegankelijk via een menu (drie puntjes) rechtsonder op elke gastenkaart.

Uitnodigingen naar gasten versturen

Na het toevoegen van gasten moet u hun gepersonaliseerde RSVP-links versturen.

Optie 1: Kopiëren en plakken

1. Klik op het Kopiëren-pictogram bij een gast
2. Het gepersonaliseerde bericht (met hun naam en unieke link) wordt gekopieerd
3. Plak het in e-mail, sms of een berichtenapp naar keuze

Optie 2: Direct via WhatsApp

1. Klik op het WhatsApp-pictogram (alleen zichtbaar voor gasten met een telefoonnummer)
2. WhatsApp Web opent met een vooraf ingevuld uitnodigingsbericht
3. Verstuur het bericht direct

WhatsApp-tracking

• Gasten die u via WhatsApp hebt bericht, krijgen een subtiele groene achtergrond
• Zo kunt u bijhouden wie de uitnodiging heeft ontvangen
• Gebruik "Reset All Sent" om deze trackinggeschiedenis te wissen en opnieuw te beginnen

Uw gastenlijst exporteren

Download uw volledige gastenlijst als CSV-bestand:

1. Klik rechtsboven op "Download CSV"
2. Het bestand bevat alle gastinformatie en hun reacties
3. Open het in Excel, Google Sheets of een andere spreadsheetapplicatie

Dit is handig voor:

• Het maken van tafelschikkingen
• Het delen van de lijst met leveranciers (catering, locatie)
• Het maken van een back-up van uw gastgegevens
• Het analyseren van responspercentages

Gastreacties beheren

Een reactie bewerken

Als een gast contact met u opneemt om hun RSVP te wijzigen:

1. Klik op het Bewerken-pictogram (potlood) bij die gast
2. Werk de status bij (Geaccepteerd, Geweigerd)
3. Pas indien nodig het aantal bevestigde gasten aan
4. Sla de wijzigingen op

Reactiedetails bekijken

Klik op het Bekijken-pictogram (oog) om te zien:

• Volledige gastinformatie
• Hun RSVP-reactie
• Eventuele opmerkingen die ze hebben ingediend
• Reacties op aangepaste velden

Gasten verwijderen

Om een gast te verwijderen:

1. Klik op het Verwijderen-pictogram (prullenbak)
2. Bevestig het verwijderen

Om meerdere gasten te verwijderen:

• Selecteer gasten via de selectievakjes
• Klik op "Delete all (X)" om de geselecteerde gasten te verwijderen

Tips voor het beheren van de gastenlijst

Vóór uw event

• Voeg alle gasten toe voordat u uitnodigingen verstuurt
• Controleer dubbel of telefoonnummers in internationaal formaat staan
• Gebruik CSV-import voor grote lijsten om tijd te besparen
• Stel de juiste sms-taal in voor internationale gasten

Reacties opvolgen

• Controleer regelmatig de filter Niet beantwoord om opvolging te doen
• Gebruik WhatsApp-tracking om te zien wie uitnodigingen heeft ontvangen
• Exporteer de lijst regelmatig om de voortgang bij te houden

Herinneringen sturen

• Voor gasten die nog niet hebben gereageerd, gebruikt u de knoppen Kopiëren of WhatsApp om herinneringen te versturen
• Overweeg de SMS feature te gebruiken voor bulkherinneringen

Veelgestelde vragen

V: Is er een limiet aan het aantal gasten dat ik kan toevoegen? A: De gastenlimieten zijn afhankelijk van uw Fotify-abonnement. Controleer uw abonnementsdetails voor de specifieke limieten.

V: Kan ik gasten toevoegen nadat ik uitnodigingen heb verstuurd? A: Ja! U kunt op elk moment nieuwe gasten toevoegen. Vergeet alleen niet om hun uitnodigingslink te versturen.

V: Wat gebeurt er als ik een gast verwijder die al heeft gereageerd? A: Hun reactie wordt permanent verwijderd. Als ze proberen hun oude RSVP-link te gebruiken, werkt deze niet meer.

V: Kan ik de RSVP-status van een gast handmatig wijzigen? A: Ja, gebruik de knop Bewerken om de status van een gast handmatig bij te werken, bijvoorbeeld wanneer iemand telefonisch bevestigt in plaats van via het online formulier.

V: Waarom zie ik de WhatsApp-knop niet bij sommige gasten? A: De WhatsApp-knop verschijnt alleen voor gasten bij wie een telefoonnummer is opgeslagen. Voeg hun telefoonnummer toe om deze functie in te schakelen.

V: Wat is het verschil tussen de kolommen "Gasten" en "Bevestigd"? A: "Gasten" is hoeveel personen u voor dat gezelschap hebt uitgenodigd. "Bevestigd" is hoeveel personen de gast heeft aangegeven dat daadwerkelijk aanwezig zullen zijn bij hun reactie.

V: Kan ik gasten importeren vanuit Google Contacten of een andere app? A: Exporteer uw contacten als een CSV-bestand vanuit uw contactenapp en formatteer het vervolgens zodat het overeenkomt met de CSV-vereisten van Fotify. Daarna kunt u het importeren.

V: Hoe weet ik welke gasten ik al een uitnodiging heb gestuurd? A: Gasten die u via WhatsApp hebt gecontacteerd, krijgen een groene achtergrond. Voor andere methoden kunt u overwegen om de SMS-taal of een notitiesysteem te gebruiken om dit bij te houden.

V: Kunnen gasten RSVP’en zonder eerst aan de lijst te zijn toegevoegd? A: Nee, gasten moeten aan uw lijst worden toegevoegd om hun unieke RSVP-link te ontvangen. Elke link is gepersonaliseerd om reacties nauwkeurig te kunnen volgen.

V: Wat gebeurt er als ik een CSV upload met dubbele gasten? A: Het systeem meldt u dat er duplicaten zijn. U kunt ervoor kiezen om ze over te slaan of bestaande vermeldingen bij te werken.