Como usar a Gestão de Mesas para disposições de lugares

A Gestão de Mesas é uma funcionalidade poderosa que ajuda a organizar a disposição de lugares do seu evento. Crie mesas com limites de capacidade, atribua convidados com arrastar e largar e permita que os convidados vejam a sua mesa diretamente no convite.

Esta funcionalidade encontra-se atualmente em Beta e está disponível para eventos com convites de RSVP ativados.

Ativar a Gestão de Mesas

Antes de poder criar mesas, precisa de ativar a funcionalidade:

1. Aceda ao painel do seu evento em dashboard.fotify.app
2. Selecione o seu evento e clique em "RSVP" na barra lateral
3. Aceda ao separador "Details"
4. Encontre "Table Management" na secção de Definições do Evento
5. Ative a opção (ON)

Depois de ativada, surgirá um novo separador "Tables" na navegação de RSVP.

Criar Mesas

Adicionar uma nova mesa

1. Clique no separador "Tables"
2. Clique em "Create Table"
3. Preencha os detalhes da mesa:
   • Table Number - Um número único para a mesa (obrigatório)
   • Alias - Um nome amigável opcional, como "VIP", "Family" ou "Friends"
   • Capacity - Número máximo de lugares nesta mesa
4. Clique em "Create"

Propriedades da mesa

Property	Required	Description
Number	Yes	Identificador único (1, 2, 3, etc.)
Alias	No	Nome amigável apresentado aos convidados
Capacity	Yes	Máximo de lugares disponíveis

Editar mesas

Para alterar uma mesa:

1. Localize o cartão da mesa no separador Tables
2. Clique no ícone Edit (lápis)
3. Atualize os detalhes
4. Clique em "Save"

Eliminar mesas

1. Clique no ícone Delete (caixote do lixo) no cartão da mesa
2. Confirme a eliminação

Se existirem convidados atribuídos à mesa, eles serão movidos para a lista de não atribuídos.

Atribuir convidados às mesas

Usar arrastar e largar

A forma mais simples de atribuir convidados é arrastar e largar:

1. Encontre os convidados na secção "Unassigned" no topo
2. Arraste o cartão do convidado para a mesa pretendida
3. Largue o convidado no cartão da mesa

A mesa mostrará a ocupação atual (por exemplo, "6/8 seated").

Usar a janela modal de atribuição

Para uma atribuição mais rápida de vários convidados:

1. Clique no botão "Assign" no cartão de uma mesa
2. Pesquise convidados pelo nome na modal
3. Clique nos convidados para os selecionar
4. Clique em "Assign Selected"

Remover atribuições

Para remover a atribuição de um convidado de uma mesa:

1. Encontre o convidado na mesa a que está atribuído
2. Arraste-o de volta para a área "Unassigned"
3. Ou clique no botão X junto ao nome

Gerir nomes individuais de convidados

Quando os convidados confirmam presença (RSVP) com várias pessoas no seu grupo (plus-ones), precisa de saber quem é cada pessoa para as atribuições de mesa. Existem duas formas de recolher estes nomes:

Opção 1: O organizador preenche previamente os nomes

Se já sabe quem faz parte do grupo de cada convidado:

1. Aceda ao separador "Guests"
2. Encontre o convidado com várias pessoas no grupo
3. Clique no ícone Users (ícone de pessoas) junto ao nome
4. Adicione o primeiro e último nome de cada pessoa do grupo
5. Clique em "Save"

Isto é útil quando já recolheu os nomes por outros meios (chamadas telefónicas, e-mails, etc.).

Opção 2: Os convidados fornecem os nomes durante o RSVP

Se não preencher previamente os nomes, os convidados terão de os indicar quando responderem ao convite:

1. O convidado abre o link do seu convite personalizado
2. Ao confirmar presença com vários participantes, é-lhe pedido que introduza o nome de cada pessoa
3. Os nomes são guardados automaticamente e aparecem no seu painel
4. Depois, pode atribuir cada pessoa identificada às mesas

Esta é a abordagem recomendada, pois garante informação correta e atualizada.

O ícone Users na lista de convidados

No separador Guests, verá um ícone Users (parece duas pessoas) para qualquer convidado que tenha vários participantes no seu grupo. Clique neste ícone para:

• Ver todos os indivíduos identificados no grupo
• Adicionar ou editar nomes manualmente
• Ver que nomes foram fornecidos pelo convidado vs. preenchidos por si

Como funcionam os nomes

Scenario	What Happens
Organizer pre-fills names	Os nomes aparecem imediatamente no separador Tables para atribuição
Guest provides names during RSVP	Os nomes sincronizam automaticamente após o convidado responder
Names not provided	Os convidados aparecem como "Guest of [Primary Name]" no separador Tables
Mixed approach	Pode preencher alguns e o convidado preenche os restantes durante o RSVP

Dicas para recolha de nomes

• Para casamentos, deixe os convidados fornecerem os seus próprios nomes para evitar erros de ortografia
• Para eventos corporativos, preencha previamente a partir da sua base de dados de colaboradores
• O titular principal do RSVP é sempre incluído automaticamente
• Cada pessoa identificada pode ser atribuída a mesas diferentes

Notificações de mesa para convidados

Depois de atribuir convidados às mesas, eles verão automaticamente a atribuição de mesa no seu convite.

O que os convidados veem

Quando um convidado abre o seu convite após ter sido atribuído a uma mesa:

• É apresentado o número da mesa atribuída
• Se ainda não estiver atribuído, vê "To be announced"

Quando aparece

A secção de atribuição de mesa aparece no convite do convidado apenas quando:

• A gestão de mesas está ativada para o evento
• O convidado aceitou o convite (o estado de RSVP é Accepted ou Attended)

Pode reordenar onde esta secção aparece utilizando as Section Order settings no separador Invitation.

Ver estatísticas de lugares

O cabeçalho do separador Tables mostra estatísticas importantes:

Stat	Description
Tables	Número total de mesas criadas
Capacity	Total de lugares em todas as mesas
Seated	Número de convidados atribuídos a mesas
Unseated	Convidados ainda na lista de não atribuídos

Use estas estatísticas para ver rapidamente o progresso da atribuição de lugares.

Exportar atribuições de mesas

Exporte a sua disposição completa de lugares:

1. Clique em "Export" no separador Tables
2. Transfira o ficheiro CSV com todas as atribuições de mesa
3. Abra no Excel ou no Google Sheets

A exportação inclui:

• Número da mesa e alias
• Nomes dos convidados atribuídos a cada mesa
• Capacidade e ocupação atual

Isto é útil para:

• Imprimir marcadores de lugar
• Partilhar com a equipa do local
• Criar mapas de lugares físicos

Dicas para a Gestão de Mesas

Planear o layout

• Crie todas as mesas antes de começar as atribuições
• Defina capacidades realistas com base no seu local
• Use aliases para identificação fácil ("Bride's Family", "Groom's Family")

Atribuição eficiente

• Utilize a funcionalidade de pesquisa para encontrar convidados específicos
• Atribua grupos familiares em conjunto
• Verifique regularmente a contagem de não atribuídos para garantir que ninguém fica de fora

Antes do evento

• Verifique se todos os convidados que aceitaram estão atribuídos
• Exporte e partilhe com os coordenadores do local
• Confirme que os limites de capacidade não são excedidos

Perguntas frequentes

Q: Posso atribuir convidados antes de confirmarem presença (RSVP)? A: Sim, pode atribuir qualquer convidado da sua lista a uma mesa, independentemente do estado do RSVP.

Q: O que acontece se eu exceder a capacidade de uma mesa? A: O sistema impede que atribua mais convidados do que a capacidade da mesa permite.

Q: Convidados do mesmo RSVP podem sentar-se em mesas diferentes? A: Sim! Quando adiciona nomes individuais para os convidados de um grupo, cada pessoa pode ser atribuída a mesas diferentes.

Q: Os convidados serão notificados quando eu os atribuir a uma mesa? A: Os convidados veem a atribuição de mesa quando consultam o seu convite. Não é enviada uma notificação separada.

Q: Posso alterar atribuições depois do evento começar? A: Sim, pode modificar as atribuições de mesa a qualquer momento a partir do painel.

Q: E se um convidado recusar depois de já ter sido atribuído? A: A atribuição mantém-se, mas não será apresentada, uma vez que o convidado recusou. Pode removê-la manualmente.

Q: Existe um limite para o número de mesas que posso criar? A: Não há limite para o número de mesas. Crie tantas quantas o local exigir.

Q: Posso imprimir mapas de lugares? A: Exporte o CSV e utilize-o para criar mapas de lugares na sua ferramenta de design preferida ou numa aplicação de folha de cálculo.

Q: Como recolho nomes para plus-ones? A: Tem duas opções: preencher previamente os nomes através do ícone Users no separador Guests, ou permitir que os convidados introduzam os nomes quando confirmam presença. Se não preencher previamente os nomes, os convidados serão solicitados a fornecê-los durante a resposta de RSVP.

Q: Onde está o ícone Users para gerir nomes de convidados? A: No separador Guests, procure o ícone com duas silhuetas de pessoas ao lado de cada linha de convidado. Ele aparece para todos os convidados, permitindo-lhe gerir nomes individuais no seu grupo.