Как управлять списком гостей
Вкладка Guests (Гости) в вашей панели RSVP — это место, где вы добавляете, управляете и отслеживаете всех участников мероприятия. Добавляете ли вы гостей по одному или импортируете сотни из таблицы, Fotify помогает легко поддерживать порядок в списке гостей.
Доступ к списку гостей
- Перейдите в панель управления мероприятием на dashboard.fotify.app
- Выберите своё мероприятие и нажмите "RSVP" в боковом меню
- Откройте вкладку "Guests"
Если вы ещё не создали RSVP-приглашение, сначала ознакомьтесь с разделом How to Create Your RSVP Invitation.
Вы увидите полный список гостей со статусами ответов и кнопками действий.
Понимание списка гостей
Фильтры статуса
Фильтруйте гостей по статусу ответа с помощью вкладок в верхней части:
| Фильтр | Описание |
|---|---|
| All | Все гости в вашем списке |
| Accepted | Гости, подтвердившие участие |
| Declined | Гости, которые не смогут прийти |
| Not Answered | Гости, которые ещё не ответили |
| Attended | Гости, отметившиеся на мероприятии (когда включена QR-регистрация) |
Колонки с информацией о гостях
Таблица отображает ключевую информацию по каждому гостю:
- Name - Имя и фамилия гостя
- Email - Адрес электронной почты (если указан)
- Cellphone - Номер телефона для SMS/WhatsApp
- Guests - Количество человек в группе (включая +1)
- Confirmed - Сколько человек подтвердили участие
- Status - Ответ RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
- Actions - Кнопки быстрых действий
Сортировка и поиск
- Search - Используйте строку поиска, чтобы найти гостей по имени или email
- Sort - Нажмите на заголовок любого столбца, чтобы отсортировать список (например, по имени или статусу)
Добавление гостей по одному
Чтобы добавить одного гостя:
- Нажмите кнопку "Add Guest"
- Заполните данные гостя:
- Name - Имя гостя (обязательно)
- Last Name - Фамилия гостя
- Email - Адрес email для цифровых приглашений
- Cellphone - Номер телефона в международном формате с + (например, +14155551234)
- Number of Guests - Сколько человек в группе (по умолчанию: 1)
- SMS Language - Переопределить язык по умолчанию для SMS-сообщений этого гостя
- Нажмите "Add Guest"
Формат номера телефона
Чтобы работали функции SMS и WhatsApp, номера телефонов должны быть в международном формате E.164:
- Начинаются с +, затем код страны
- Без пробелов, дефисов и скобок
- Примеры: +14155551234 (США), +34612345678 (Испания), +4915112345678 (Германия)
Импорт нескольких гостей (загрузка CSV)
Для больших списков гостей импортируйте всех сразу с помощью CSV-файла.
Как импортировать
- Нажмите "Upload Guest List"
- Подготовьте CSV-файл в требуемом формате (см. ниже)
- Перетащите файл в область загрузки или нажмите, чтобы выбрать его
- Нажмите "Upload Guest List"
Формат CSV
Ваш CSV-файл должен содержать следующие колонки:
| Колонка | Обязательно | Описание |
|---|---|---|
| Name | Да | Имя гостя |
| LastName | Нет | Фамилия гостя (может быть пустой) |
| Нет | Email-адрес (может быть пустым) | |
| Phone | Нет | Телефон в формате E.164 с + и кодом страны |
| Guests | Нет | Количество гостей в группе (по умолчанию: 1) |
| SmsLocale | Нет | Код языка для SMS (en, es, fr, de, it, pt и т. д.) |
Пример CSV
Name,LastName,Email,Phone,Guests,SmsLocale
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja
Ahmed,Hassan,ahmed@example.com,+201234567890,4,ar
Советы по импорту CSV
- Нажмите "Download Example", чтобы получить файл-шаблон
- Email и телефон необязательны — оставьте пустыми, если их нет
- Поддерживаемые языки SMS: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da
- Если поле SmsLocale пустое, гость получит SMS на языке мероприятия по умолчанию
Кнопки действий для гостей
В каждой строке гостя есть кнопки для быстрого управления:
| Иконка | Действие | Описание |
|---|---|---|
| Pencil | Edit | Изменить данные гостя (имя, email, телефон, количество гостей, статус) |
| Eye | View | Просмотреть всю информацию о госте без внесения изменений |
| Copy | Copy Message | Скопировать персонализированное приглашение с именем гостя и уникальной ссылкой RSVP |
| Envelope | Открыть почтовый клиент с заранее заполненным приглашением (если указан email) | |
| Открыть WhatsApp Web с заранее заполненным сообщением (если указан телефон) | ||
| Trash | Delete | Удалить гостя из списка (требуется подтверждение) |
Мобильный вид
На мобильных устройствах кнопки действий доступны через меню (три точки) в правом нижнем углу карточки гостя.
Отправка приглашений гостям
После добавления гостей вам нужно отправить им персональные ссылки RSVP.
Вариант 1: Скопировать и вставить
- Нажмите значок Copy для нужного гостя
- Персонализированное сообщение (с именем и уникальной ссылкой) будет скопировано
- Вставьте его в email, SMS или мессенджер на ваш выбор
Вариант 2: Отправка напрямую через WhatsApp
- Нажмите значок WhatsApp (виден только для гостей с указанным номером телефона)
- Откроется WhatsApp Web с заранее заполненным текстом приглашения
- Отправьте сообщение напрямую
Отслеживание WhatsApp
- У гостей, которым вы написали в WhatsApp, будет едва заметный зелёный фон
- Это помогает отслеживать, кто уже получил приглашение
- Используйте "Reset All Sent", чтобы очистить историю отслеживания и начать заново
Экспорт списка гостей
Скачайте полный список гостей в формате CSV:
- Нажмите "Download CSV" в правом верхнем углу
- Файл включает всю информацию о гостях и их ответы
- Откройте файл в Excel, Google Sheets или любой программе для таблиц
Это полезно для:
- Создания схем рассадки
- Передачи списка подрядчикам (кейтеринг, площадка)
- Резервного копирования данных гостей
- Анализа доли ответов
Управление ответами гостей
Редактирование ответа
Если гость связывается с вами, чтобы изменить свой RSVP:
- Нажмите значок Edit (карандаш) напротив этого гостя
- Обновите статус (Accepted, Declined)
- При необходимости измените количество подтверждённых гостей
- Сохраните изменения
Просмотр деталей ответа
Нажмите значок View (глаз), чтобы увидеть:
- Полную информацию о госте
- Его ответ RSVP
- Любые комментарии, которые он оставил
- Ответы в пользовательских полях
Удаление гостей
Чтобы удалить гостя:
- Нажмите значок Delete (корзина)
- Подтвердите удаление
Чтобы удалить несколько гостей:
- Выберите гостей с помощью чекбоксов
- Нажмите "Delete all (X)", чтобы удалить выбранных гостей
Советы по управлению списком гостей
До мероприятия
- Добавьте всех гостей перед отправкой приглашений
- Перепроверьте, что номера телефонов указаны в международном формате
- Используйте импорт CSV для больших списков, чтобы сэкономить время
- Установите подходящий язык SMS для иностранных гостей
Отслеживание ответов
- Регулярно проверяйте фильтр Not Answered, чтобы вовремя напоминать
- Используйте отслеживание WhatsApp, чтобы видеть, кто получил приглашение
- Периодически экспортируйте список, чтобы отслеживать прогресс
Напоминания
- Для гостей, которые не ответили, используйте кнопки Copy или WhatsApp, чтобы отправить напоминание
- Рассмотрите возможность использования SMS feature для массовых напоминаний
Часто задаваемые вопросы
В: Есть ли ограничение на то, сколько гостей я могу добавить? О: Лимиты по гостям зависят от вашего тарифа Fotify. Проверьте детали вашего тарифа, чтобы узнать конкретные ограничения.
В: Могу ли я добавить гостей после отправки приглашений? О: Да! Вы можете добавлять новых гостей в любое время. Просто не забудьте отправить им ссылку на приглашение.
В: Что произойдёт, если я удалю гостя, который уже ответил? О: Его ответ будет удалён безвозвратно. Если он попытается использовать старую ссылку для RSVP, она больше не будет работать.
В: Могу ли я вручную изменить статус RSVP гостя? О: Да, используйте кнопку Edit, чтобы вручную обновить статус любого гостя — например, если он подтвердил участие по телефону вместо онлайн-формы.
В: Почему я не вижу кнопку WhatsApp для некоторых гостей? О: Кнопка WhatsApp отображается только для гостей, у которых сохранён номер телефона. Добавьте номер телефона, чтобы включить эту функцию.
В: В чём разница между столбцами "Guests" и "Confirmed"? О: "Guests" — это сколько человек вы пригласили в составе этой группы. "Confirmed" — это сколько людей, по словам гостя, действительно придут, когда он ответил.
В: Могу ли я импортировать гостей из Google Contacts или другого приложения? О: Экспортируйте контакты в CSV-файл из вашего приложения контактов, затем приведите файл к требованиям CSV Fotify и импортируйте его.
В: Как узнать, каким гостям я уже отправил приглашения? О: Гости, с которыми связались через WhatsApp, отображаются с зелёным фоном. Для других способов отправки рассмотрите вариант использования SMS Language или системы заметок для отслеживания.
В: Могут ли гости ответить (RSVP), не будучи сначала добавленными в список? О: Для персонализированных приглашений гостей нужно сначала добавить в ваш список, чтобы они получили уникальную ссылку RSVP. Однако если вы включите функцию Registration Form feature, гости смогут самостоятельно зарегистрироваться по публичной ссылке — они будут автоматически добавлены в ваш список гостей после заполнения формы.
В: Что произойдёт, если я загружу CSV с дублирующимися гостями? О: Система уведомит вас о дублях. Вы сможете выбрать — пропустить их или обновить существующие записи.
Была ли эта статья полезной?