Jak používat centrum plánování: společný rozpočet, dodavatelé, rozhodnutí, dokumenty a seznam úkolů

Centrum plánování je místo, kde organizátoři akci plánují společně. Sídlí vedle seznamu hostů, pozvánky a fotogalerie, takže čísla, která ukazuje, jsou živá: náklady na hosta sledují vaše potvrzená RSVP a všichni, kdo akci pomáhají organizovat, vidí stejný rozpočet, stejné dodavatele i stejný seznam úkolů.

Má šest záložek, zobrazených jako řada tlačítek pod názvem stránky:

Přehled — rozpočet na jeden pohled: předpokládaný součet, zaplaceno, zbývá zaplatit, nejbližší splatné platby, kdo co platí a pokrok na seznamu úkolů.
Rozpočet — kategorie, položky rozpočtu, smluvní ceny a splátkový kalendář s termíny.
Dodavatelé — všichni, se kterými spolupracujete, jejich stav a čas jejich příjezdu v den akce.
Rozhodnutí — otázky s možnostmi, o kterých organizátoři hlasují a diskutují a které pak promění v položky rozpočtu.
Dokumenty — smlouvy, nabídky, faktury a inspirace propojené s dodavateli a položkami rozpočtu.
Seznam úkolů — úkoly s termíny a přiřazenými lidmi, založené ze šablony pro váš typ akce.

Centrum plánování je k dispozici od plánu Professional výš a u každé akce, která běží v rámci předplatného akcí. V ostatních plánech ho můžete otevřít a projít všechny záložky na ukázkových datech (zobrazí se štítek „Náhled s ukázkovými daty“), takže uvidíte, co umí, ještě než přejdete na vyšší plán.

Kdo ho může používat

Plný přístup do centra plánování má pořadatel akce a každý spolupracovník na události, který pozvánku přijal. Pár plánující svatbu, hostitel se spoluhostitelem i firemní tým mohou upravovat stejný rozpočet, hlasovat o stejných rozhodnutích a odškrtávat stejný seznam úkolů. Spolupracovníci také dostávají e-maily s připomínkami plateb a úkolů.

Hosté centrum plánování nikdy nevidí. Nic v něm není propojené s pozvánkou ani s fotoalbem.

Jak centrum plánování otevřít

Přihlaste se na dashboard.fotify.app.
Ujistěte se, že je v přepínači akcí v horní části stránky vybraná správná akce.
Klikněte v levém postranním panelu na Plánování (ikona peněženky). Centrum plánování se otevře na záložce Přehled.
Mezi záložkami se přepínáte kliknutím na Přehled, Rozpočet, Dodavatelé, Rozhodnutí, Dokumenty nebo Seznam úkolů pod názvem stránky. Červené číslo na záložce znamená, že něco vyžaduje pozornost: platby po splatnosti na Rozpočet, otevřená rozhodnutí na Rozhodnutí, úkoly po termínu na Seznam úkolů.

Vše, co v centru plánování upravujete, se otevírá v bočním panelu vpravo. Každý panel má dole tlačítka Zrušit a Uložit; bez uložení ho zavřete tlačítkem Zrušit nebo křížkem X v jeho rohu.

Krok 1: Nastavte si centrum plánování

Když u akce otevřete Plánování poprvé, uvidíte kartu Nastavte si centrum plánování.

V poli Šablona klikněte na jednu ze čtyř možností: Svatba, Párty / narozeniny, Firemní akce / konference nebo Jiná akce. Šablona založí kategorie rozpočtu, štítky plátců a seznam úkolů s termíny. Cokoli můžete později přejmenovat nebo odebrat.
V rozbalovací nabídce Měna vyberte měnu akce. Jedna měna na akci; částky se ukládají na haléře. Později ji můžete změnit v nastavení rozpočtu (viz „Změna měny, očekávaného počtu hostů, cíle a plátců“ níže).
Do pole Očekávaný počet hostů napište, kolik hostů čekáte. Toto číslo se používá pro náklady na hosta, dokud RSVP nepotvrdí počet hostů.
Volitelně zadejte Cíl rozpočtu. Přehled ukáže, jak daleko od něj jste.
Ponechte zaškrtnuté Přidat seznam úkolů ze šablony s termíny odvozenými ode dne akce, ať dostanete seznam úkolů s termíny odpočítanými zpětně od data akce.
Klikněte na Vytvořit centrum plánování. Centrum se otevře na záložce Přehled.

Šablony zakládají tyto kategorie rozpočtu:

Šablona	Kategorie
Svatba	Místo konání, Catering a nápoje, Foto a video, Hudba a zábava, Květiny a dekorace, Oblečení a krása, Pozvánky a tiskoviny, Doprava, Půjčovné, Dort a dezerty, Prsteny a dary, Dárky pro hosty, Obřad a oddávající, Rezerva
Párty / narozeniny	Místo konání, Jídlo a pití, Hudba a zábava, Dekorace, Foto a video, Dort a dezerty, Pozvánky, Dárky a dary, Půjčovné, Rezerva
Firemní akce / konference	Místo konání, Catering, Technika a produkce, Řečníci a účinkující, Marketing a značení, Cestování a ubytování, Foto a video, Reklamní předměty a tisk, Personál, Registrace a technika, Rezerva
Jiná akce	Místo konání, Jídlo a pití, Zábava, Dekorace, Foto a video, Ostatní, Rezerva

Krok 2: Sestavte rozpočet

Klikněte na záložku Rozpočet. Každá kategorie je sbalitelný blok; kliknutím na její název položky rozpočtu rozbalíte nebo sbalíte.

Přidání položky rozpočtu

Rozbalte kategorii, do které náklad patří (například Místo konání).
Klikněte dole v kategorii na + Přidat položku rozpočtu. Otevře se panel Přidat položku rozpočtu.
Zadejte Název (například „Pronájem vily Aurora“).
Zkontrolujte nabídku Kategorie; pokud položka patří jinam, změňte ji.
Zadejte částku Odhad — váš tip, než budete mít nabídku.
Jakmile máte podepsanou nabídku, zadejte Smluvní cena. Po vyplnění nahradí odhad ve všech součtech.
U cateringu, otevřeného baru, půjčovného a všeho, co se počítá na osobu, zaškrtněte Toto je náklad na hosta. Zadané částky jsou pak na jednoho hosta a automaticky se vynásobí vaším počtem hostů (viz níže).
V poli Kdo platí vyberte jeden ze svých štítků plátců (například Partner 1, Partner 2, Společně), nebo ponechte Nepřiřazeno.
V poli Dodavatel vyberte dodavatele, který ji zajišťuje, nebo ponechte Bez dodavatele.
Přidejte Poznámky, pokud si k nabídce chcete něco zapamatovat.
Klikněte na Uložit.

Úprava a smazání položky rozpočtu

Pro úpravu klikněte na ikonu tužky vpravo u položky, změňte pole a klikněte na Uložit.
Pro smazání klikněte na ikonu koše vpravo u položky a potvrďte. Smazáním položky se smažou i její platby.

Předpoklad, zaplaceno a zbývá

Každá položka ukazuje Odhad, Smluvní a Zaplaceno; každá kategorie i Přehled je sčítají do:

Předpoklad — kolik bude položka stát: smluvní cena, pokud existuje, jinak odhad, vynásobený počtem hostů u položek na hosta. Předpoklad nikdy neklesne pod to, co jste už zaplatili.
Zaplaceno — součet plateb, které jste označili jako zaplacené.
Zbývá zaplatit — předpoklad minus zaplaceno.

Záložka Přehled porovnává předpokládaný součet s vaším cílem rozpočtu a rozděluje ho podle kategorií a podle plátců.

Počet hostů u položek na hosta

Počet hostů použitý pro náklady na hosta je:

Počet hostů potvrzených vašimi RSVP (přijaté a odbavené skupiny), pokud nějaké máte.
Jinak číslo z pole Očekávaný počet hostů ve vašem nastavení.

Jak RSVP přicházejí, předpokládaný součet se mění sám. Karta Počet hostů v Přehledu říká, zda jde o Potvrzeno přes RSVP, nebo Očekávaný (zatím žádná RSVP).

Přidání, přejmenování a smazání kategorie

Kategorii přidáte kliknutím na Přidat kategorii vpravo nahoře na záložce Rozpočet, zadáním pole Název kategorie a kliknutím na Uložit.
Přejmenujete ji kliknutím na ikonu tužky vedle názvu kategorie, změnou názvu a kliknutím na Uložit.
Smažete ji kliknutím na ikonu koše vedle názvu kategorie a potvrzením. Kategorii lze smazat, až když v ní nejsou žádné položky; nejprve je přesuňte nebo smažte.

Změna měny, očekávaného počtu hostů, cíle a plátců

Na záložce Rozpočet klikněte vpravo nahoře na Nastavení. Otevře se panel Nastavení.
Měnu změníte nahrazením třípísmenného kódu v poli Měna (například EUR, GBP, CZK). Částky se jen přeznačí, nepřepočítají se: položka za 1 000 zůstane 1 000 v nové měně.
Ve stejném panelu změníte i Očekávaný počet hostů nebo Cíl rozpočtu.
V sekci Plátci upravte jméno přímo na místě, kliknutím na ikonu koše plátce odeberte, nebo klikněte na + Přidat plátce a přidejte dalšího (až 8). Plátci jsou lidé nebo skupiny, kteří mohou náklad převzít: partneři, rodiny, firma.
Klikněte na Uložit.

Krok 3: Naplánujte platby a nechte si připomínat

Každá položka rozpočtu má vlastní splátkový kalendář.

Přidání platby

Na záložce Rozpočet klikněte na odkaz s platbami pod položkou (je na něm Žádné platby, 1 platba, 2 platby...). Platby dané položky se pod ní rozbalí.
Klikněte na + Přidat platbu. Otevře se panel Přidat platbu s názvem položky v záhlaví.
Zadejte Označení (Záloha, Druhá splátka, Doplatek...).
Zadejte Částka.
Vyberte Termín splatnosti. Je to kalendářní den v časovém pásmu vašeho místa konání. Všichni, kdo plánují, dostanou e-mail týden a den předem.
Pole Kdo platí přebírá plátce z položky; změňte ho, pokud tuto splátku platí někdo jiný.
Zaškrtněte Již zaplaceno, když zaznamenáváte platbu provedenou v minulosti.
Klikněte na Uložit.

Označení platby jako zaplacené

Zaškrtněte políčko před platbou. Částka Zaplaceno u položky i Přehled se okamžitě aktualizují. Odškrtnutím to vrátíte zpět.

Úprava a smazání platby

Klikněte na ikonu tužky vpravo u platby, chcete-li ji změnit, nebo na ikonu koše, chcete-li ji smazat (potvrďte dialog).

Připomínkové e-maily

Fotify posílá e-mail pořadateli a každému spolupracovníkovi, který pozvánku přijal:

týden před termínem nezaplacené platby a
den před jejím termínem.

Každá platba se připomíná nejvýše dvakrát. Označení platby jako zaplacené nebo změna jejího termínu připomínky vynuluje. E-mail obsahuje seznam všech plateb a úkolů, které mají termín, s odkazem zpět do centra plánování. Karta Další platby v Přehledu ukazuje stejný seznam; kliknutím na Otevřít rozpočet se z ní dostanete na záložku Rozpočet.

Krok 4: Mějte dodavatele na jednom místě

Klikněte na záložku Dodavatelé. Je to váš adresář všech, se kterými spolupracujete.

Přidání dodavatele

Klikněte vpravo nahoře na Přidat dodavatele. Otevře se panel Přidat dodavatele.
Zadejte Název dodavatele (povinné) a Kategorie (catering, fotografie, květiny...).
Vyberte Stav:
- Poptáno — oslovili jste je.
- Nabídka — máte cenu.
- Rezervováno — smlouva je podepsaná.
- Zaplaceno — vše je vyrovnáno.
Vyplňte Kontaktní osoba, Telefon, E-mail a Web, které máte.
Nastavte Příjezd v den akce na datum a čas, kdy má dodavatel dorazit na místo, v místním čase místa konání. Tiskne se do harmonogramu dne.
Přidejte Poznámky a klikněte na Uložit.

Úprava, filtrování a odebrání dodavatele

Kliknutím na ikonu tužky na kartě dodavatele ho upravíte, pak klikněte na Uložit.
Nabídkou Filtrovat podle stavu nahoře (Všechny stavy, Poptáno, Nabídka, Rezervováno, Zaplaceno) seznam zúžíte.
Kliknutím na ikonu koše na kartě dodavatele a potvrzením ho odeberete. Položky rozpočtu a dokumenty, které na něj byly navázané, zůstávají; jen ztratí propojení.

Dodavatele lze propojit s položkami rozpočtu, možnostmi rozhodnutí i dokumenty, takže z každé položky rozpočtu vidíte, kdo ji zajišťuje.

Harmonogram dne PDF

Kliknutím na Harmonogram dne PDF nahoře na záložce Dodavatelé stáhnete jeden dokument s programem z vaší pozvánky a s časem příjezdu i kontaktními údaji každého dodavatele, připravený ke sdílení s místem konání a s dodavateli. Tlačítko je neaktivní, dokud nemáte alespoň jednoho dodavatele.

Krok 5: Rozhodujte společně na nástěnce rozhodnutí

Klikněte na záložku Rozhodnutí. Je pro volby, které děláte jako skupina: které místo konání, kapela nebo DJ, bufet nebo servírovaná večeře.

Vytvoření rozhodnutí

Klikněte vpravo nahoře na Nové rozhodnutí. Otevře se panel Nové rozhodnutí.
Zadejte Otázka (například „Které místo konání máme rezervovat?“) a volitelně něco do pole Souvislosti.
Vyplňte Možnost 1, Možnost 2 a tak dále: každá možnost má název, Cena, Klady, Zápory, Odkaz a Dodavatel. Kliknutím na Přidat možnost přidáte další (až 10).
Klikněte na Uložit. Rozhodnutí se objeví v seznamu jako Otevřené.

Hlasování a diskuse

Kliknutím na kartu rozhodnutí ji otevřete.
Klikněte na Hlasovat pod možností, které dáváte přednost. V jednom rozhodnutí můžete hlasovat pro jednu možnost; kliknutím na Zrušit hlas ho vezmete zpět nebo dáte jiné možnosti. Karta ukazuje, kolik hlasů každá možnost má, a u té vaší Hlasovali jste.
Sjeďte dolů k sekci Diskuse, napište text do pole Přidat komentář a klikněte na Odeslat. Autor komentáře a pořadatel ho mohou smazat ikonou koše.
Kliknutím na Přidat možnost uvnitř rozhodnutí přidáte možnosti i později, kliknutím na ikonu koše vedle možnosti ji odeberete.

Výběr vítěze

Otevřete rozhodnutí a klikněte na Vybrat pod vítěznou možností. Otevře se potvrzení Vybrat „...“.
V poli Přidat do rozpočtu jako vyberte kategorii rozpočtu, aby vznikla smluvní položka rozpočtu za cenu dané možnosti, propojená s jejím dodavatelem. Dodavatel se zároveň označí jako Rezervováno. Zvolte Nepřidávat položku rozpočtu, pokud chcete volbu jen zaznamenat.
Klikněte na Potvrdit výběr. Rozhodnutí se přesune do skupiny Rozhodnuto a zobrazí Vybráno: ....

Pokud si to rozmyslíte, otevřete rozhodnutí a klikněte na Znovu otevřít. Položka rozpočtu, kterou vytvořilo, zůstává; pokud ji už nepotřebujete, smažte ji na záložce Rozpočet. Celé rozhodnutí smažete tak, že ho otevřete a kliknete na ikonu koše v záhlaví panelu.

Krok 6: Ukládejte smlouvy, nabídky a inspiraci

Klikněte na záložku Dokumenty.

Nahrání dokumentu

Přetáhněte soubory na plochu Přetáhněte sem soubory nebo klikněte pro nahrání, kliknutím na ni soubory vyberte, nebo klikněte vpravo nahoře na Nahrát.
Přijímané soubory: PDF, obrázky, Word, Excel a text, každý až 25 MB. Hlášení potvrdí Dokumenty nahrány.
Každá akce má na plánovací dokumenty úložný limit podle svého plánu; pruh nahoře na záložce ukazuje, kolik je využito.

Označení dokumentu

Klikněte u dokumentu na ikonu tužky. Otevře se panel Upravit dokument.
Pokud chcete, změňte Název souboru.
Vyberte Typ: Smlouva, Nabídka, Faktura, Inspirace nebo Ostatní.
Propojte ho s polem Dodavatel a Položka rozpočtu, aby podepsaná smlouva ležela u položky, ke které patří.
Klikněte na Uložit.

Stažení, filtrování a smazání

Kliknutím na Stáhnout u dokumentu otevřete krátkodobě platný odkaz na původní soubor. Soubory jsou soukromé, přístupné jen organizátorům.
Nabídkou Filtrovat podle typu nahoře zobrazíte jen smlouvy, nabídky, faktury, inspiraci nebo ostatní soubory.
Kliknutím na ikonu koše a potvrzením dokument smažete.

Dokumenty se smažou spolu s ostatními soubory akce, jakmile skončí období přístupu do galerie.

Krok 7: Pracujte se seznamem úkolů

Klikněte na záložku Seznam úkolů. Úkoly jsou rozdělené na Po termínu, Tento týden, Později a Bez termínu, s ukazatelem pokroku nahoře, na kterém stojí například Hotovo 3 z 12.

Dokončení úkolu

Zaškrtněte políčko před úkolem. Dokončené úkoly ze seznamu zmizí; zaškrtnutím Zobrazit hotové nahoře je uvidíte ve skupině Hotovo a odškrtnutím úkolu ho znovu otevřete.

Přidání úkolu

Klikněte vpravo nahoře na Přidat úkol. Otevře se panel Přidat úkol.
Zadejte název do pole Úkol.
Vyberte Termín splatnosti (nepovinné) a přidejte Poznámky.
V poli Přiřazeno vyberte pořadatele nebo kteréhokoli spolupracovníka, který pozvánku přijal, případně ponechte Nepřiřazeno.
Klikněte na Uložit.

Kliknutím na ikonu tužky u úkolu ho upravíte, kliknutím na ikonu koše ho smažete.

Přidání úkolů ze šablony

V nabídce nahoře na záložce Seznam úkolů vyberte šablonu: Svatba, Párty / narozeniny, Firemní akce / konference nebo Jiná akce.
Klikněte na Přidat úkoly ze šablony. Přidají se jen úkoly, které ještě nemáte, a hlášení vám řekne kolik.

Úkoly ze šablony mají termíny odpočítané zpětně ode dne vaší akce: svatební šablona například dává „Rezervovat místo konání“ 11 měsíců předem a „Potvrdit časy příjezdu se všemi dodavateli“ 3 dny před akcí.

Všichni, kdo plánují, dostanou e-mail den před termínem úkolu.

Exporty

Vpravo nahoře na záložce Rozpočet:

Kliknutím na CSV stáhnete všechny položky rozpočtu s kategorií, dodavatelem, plátcem a s odhadovanou, smluvní, předpokládanou, zaplacenou a zbývající částkou.
Kliknutím na Platby CSV stáhnete všechny naplánované i zaplacené platby s termínem a stavem.
Kliknutím na PDF stáhnete tisknutelné shrnutí rozpočtu seskupené podle kategorií.

Nahoře na záložce Dodavatelé klikněte na Harmonogram dne PDF a získáte harmonogram dne popsaný výše.

Používání centra plánování z AI asistenta

Pokud jste k Fotify připojili AI asistenta, jako je Claude nebo ChatGPT, umí za vás většinu výše uvedeného:

nastavit centrum plánování ze šablony a změnit jeho měnu, očekávaný počet hostů, cíl rozpočtu a plátce;
přečíst přehled rozpočtu i celý rozpočet;
přidávat, upravovat a mazat položky rozpočtu a přidávat či upravovat platby (včetně jejich označení jako zaplacené);
vypisovat, přidávat a upravovat dodavatele;
vypisovat rozhodnutí, vytvářet nová i s možnostmi a vybírat vítěze (s položkou rozpočtu, nebo bez ní);
vypisovat, přidávat a upravovat úkoly ze seznamu úkolů (včetně jejich dokončení).

Požádejte ho třeba: „přidej k položce za místo konání zálohu 2 000 Kč splatnou 1. října“, „které platby jsou splatné tento měsíc?“ nebo „přepni rozpočet na eura“. Nahrávání dokumentů a hlasování o rozhodnutích se dělá v ovládacím panelu.

Často kladené otázky

Q: Které plány centrum plánování obsahují? A: Je součástí plánu Professional a vyšších a každé akce vytvořené v rámci předplatného akcí. Ostatní plány mohou centrum otevřít a projít si ho na ukázkových datech a karta s nabídkou upgradu odkazuje na plán, který ho odemkne.

Q: Může rozpočet upravovat i můj partner? A: Ano. Pozvěte ho jako spolupracovníka na události. Spolupracovníci, kteří pozvánku přijali, mají v centru plánování stejný přístup jako vy a dostávají připomínkové e-maily.

Q: Můžu změnit měnu i po nastavení centra? A: Ano. Na záložce Rozpočet klikněte na Nastavení, nahraďte třípísmenný kód v poli Měna a klikněte na Uložit. Funguje jakýkoli kód měny podle ISO (EUR, GBP, CZK, PLN, ILS...). Stávající částky si ponechají svá čísla a jen se přeznačí, takže pokud to jde, změňte ji dřív, než zadáte nabídky.

Q: Proč se předpokládaný součet změnil sám? A: Položky na hosta se násobí vaším potvrzeným počtem hostů. Když pozvánku přijme víc hostů, catering a další náklady na hosta tomu odpovídajícím způsobem narostou. Karta Počet hostů v Přehledu ukazuje, jestli číslo pochází z RSVP, nebo z vašeho očekávaného počtu hostů.

Q: Kdy se posílají připomínkové e-maily? A: Týden a den před termínem nezaplacené platby a den před termínem úkolu. Připomínky chodí pořadateli a každému spolupracovníkovi, který pozvánku přijal, v jeho vlastním jazyce.

Q: Vidí z toho něco hosté? A: Ne. Centrum plánování je viditelné pouze pro organizátory akce.

Q: Co se stane s dokumenty po skončení akce? A: Odstraní se spolu s fotkami akce, jakmile skončí období přístupu do galerie ve vašem plánu. Co si chcete nechat, stáhněte si do té doby.

Q: Můžu rozpočet exportovat do tabulky? A: Ano. Na záložce Rozpočet klikněte na CSV pro všechny položky nebo na Platby CSV pro všechny platby, plus na PDF pro tisknutelné shrnutí.

Q: Proč je tlačítko Harmonogram dne PDF neaktivní? A: Potřebuje alespoň jednoho dodavatele. Přidejte na záložce Dodavatelé svého prvního dodavatele a tlačítko se zpřístupní.