Sådan bruger du planlægningshubben: fælles budget, leverandører, beslutninger, dokumenter og tjekliste

Planlægningshubben er stedet, hvor arrangørerne af et event planlægger det sammen. Den ligger lige ved siden af gæstelisten, invitationen og fotogalleriet, så tallene, den viser, altid er opdaterede: omkostninger pr. gæst følger jeres bekræftede RSVP'er, og alle, der hjælper med at arrangere eventet, ser det samme budget, de samme leverandører og den samme opgaveliste.

Den har seks faner, der vises som en række knapper under sidens titel:

Oversigt — budgettet på et øjeblik: forventet total, betalt, mangler at betale, næste betalinger, hvem der betaler hvad, og fremdrift på tjeklisten.
Budget — kategorier, budgetposter, aftalte priser og en betalingsplan med forfaldsdatoer.
Leverandører — alle, du samarbejder med, deres status og deres ankomsttid på dagen.
Beslutninger — spørgsmål med muligheder, som arrangørerne stemmer om og kommenterer, og derefter gør til budgetposter.
Dokumenter — kontrakter, tilbud, fakturaer og inspiration, knyttet til leverandører og budgetposter.
Tjekliste — opgaver med datoer og ansvarlige, oprettet fra en skabelon til din eventtype.

Planlægningshubben er tilgængelig fra Professional-planen og opefter samt på alle events, der kører under et eventabonnement. På andre planer kan du åbne den og gennemse alle faner med eksempeldata (mærkatet "Forhåndsvisning med eksempeldata" vises), så du kan se, hvad den kan, inden du opgraderer.

Hvem kan bruge den

Eventets arrangør og alle accepterede eventsamarbejdspartnere får fuld adgang til planlægningshubben. Et par, der planlægger et bryllup sammen, en vært og en medvært eller et firmateam kan alle redigere det samme budget, stemme om de samme beslutninger og krydse den samme tjekliste af. Samarbejdspartnere modtager også påmindelses-e-mails om betalinger og opgaver.

Gæster ser aldrig planlægningshubben. Intet i den er knyttet til invitationen eller fotoalbummet.

Sådan åbner du planlægningshubben

Log ind på dashboard.fotify.app.
Sørg for, at det rigtige event er valgt i eventvælgeren øverst på siden.
Klik på Planlægning i menuen til venstre (pungikonet). Planlægningshubben åbner på fanen Oversigt.
Skift fane ved at klikke på Oversigt, Budget, Leverandører, Beslutninger, Dokumenter eller Tjekliste under sidens titel. Et rødt tal på en fane betyder, at noget kræver din opmærksomhed: overskredne betalinger på Budget, åbne beslutninger på Beslutninger, overskredne opgaver på Tjekliste.

Alt, hvad du redigerer i planlægningshubben, åbner i et sidepanel til højre. Hvert panel har knapperne Annuller og Gem nederst; luk det uden at gemme med Annuller eller X i hjørnet.

Trin 1: Opsæt planlægningshubben

Første gang du åbner Planlægning for et event, ser du kortet Opsæt din planlægningshub.

Under Skabelon klikker du på en af de fire muligheder: Bryllup, Fest / fødselsdag, Firma / konference eller Andet event. Skabelonen opretter dine budgetkategorier, "hvem betaler"-mærkaterne og en tjekliste med datoer. Du kan omdøbe eller fjerne det hele senere.
I dropdownmenuen Valuta vælger du eventets valuta. Én valuta pr. event; beløb gemmes ned til øre. Du kan ændre den senere i budgetindstillingerne (se "Skift valuta, forventede gæster, mål og betalere" nedenfor).
I Forventede gæster skriver du, hvor mange gæster du forventer. Tallet bruges til omkostninger pr. gæst, indtil dine RSVP'er bekræfter et gæsteantal.
Skriv eventuelt et Budgetmål. Oversigten viser, hvor langt du er fra det.
Lad Tilføj skabelonens tjekliste med datoer i forhold til eventdagen være markeret for at få en opgaveliste dateret baglæns fra din eventdato.
Klik på Opret planlægningshub. Hubben åbner på fanen Oversigt.

Skabelonerne opretter disse budgetkategorier:

Skabelon	Kategorier
Bryllup	Lokale, Catering og drikkevarer, Foto og video, Musik og underholdning, Blomster og pynt, Påklædning og styling, Invitationer og tryksager, Transport, Leje af udstyr, Kage og desserter, Ringe og gaver, Gæstegaver, Ceremoni og vielse, Buffer
Fest / fødselsdag	Lokale, Mad og drikke, Musik og underholdning, Dekoration, Foto og video, Kage og desserter, Invitationer, Gæstegaver, Leje af udstyr, Buffer
Firma / konference	Lokale, Catering, AV og produktion, Talere og optrædende, Markedsføring og skiltning, Rejse og overnatning, Foto og video, Merchandise og tryk, Personale, Tilmelding og teknik, Buffer
Andet event	Lokale, Mad og drikke, Underholdning, Dekoration, Foto og video, Andet, Buffer

Trin 2: Byg budgettet

Klik på fanen Budget. Hver kategori er en blok, der kan foldes sammen; klik på kategoriens navn for at folde dens budgetposter ud eller ind.

Tilføj en budgetpost

Fold den kategori ud, som udgiften hører til (for eksempel Lokale).
Klik på + Tilføj budgetpost nederst i kategorien. Panelet Tilføj budgetpost åbner.
Skriv et Navn (for eksempel "Leje af Villa Aurora").
Tjek dropdownmenuen Kategori; skift den, hvis posten hører til et andet sted.
Skriv beløbet under Estimeret — dit gæt, før du har et tilbud.
Når et tilbud er underskrevet, udfylder du Aftalt pris. Så snart den er udfyldt, erstatter den estimatet i alle totaler.
Sæt flueben i Dette er en omkostning pr. gæst ved catering, fri bar, udstyrsleje eller alt andet, der prissættes pr. gæst. Beløbene, du har indtastet, er så pr. gæst og ganges automatisk med dit gæsteantal (se nedenfor).
Under Hvem betaler vælger du en af dine betalere (for eksempel Partner 1, Partner 2, Fælles) eller lader den stå på Ikke tildelt.
Under Leverandør vælger du den leverandør, der leverer det, eller lader den stå på Ingen leverandør.
Tilføj Noter, hvis du vil huske noget om tilbuddet.
Klik på Gem.

Rediger eller slet en budgetpost

Klik på blyantikonet til højre for posten for at redigere den, ret felterne og klik på Gem.
Klik på skraldespandsikonet til højre for posten for at slette den, og bekræft. Når du sletter en post, slettes dens betalinger også.

Forventet, betalt og resterende

Hver post viser Estimeret, Aftalt og Betalt; hver kategori og Oversigten lægger dem sammen til:

Forventet — hvad posten kommer til at koste: den aftalte pris, hvis der er en, ellers estimatet, ganget med gæsteantallet for poster pr. gæst. En post kan aldrig forventes at lande under det, du allerede har betalt.
Betalt — summen af de betalinger, du har markeret som betalt.
Resterende — forventet minus betalt.

Fanen Oversigt sammenligner den forventede total med dit budgetmål og fordeler den pr. kategori og pr. betaler.

Gæsteantal for poster pr. gæst

Det gæsteantal, der bruges til omkostninger pr. gæst, er:

Antallet af gæster, der er bekræftet via dine RSVP'er (accepterede og ankomstregistrerede selskaber), når du har nogen.
Ellers tallet under Forventede gæster i dine indstillinger.

Efterhånden som RSVP'erne kommer ind, flytter den forventede total sig af sig selv. Kortet Gæsteantal på Oversigten fortæller, om tallet er Bekræftet via RSVP eller Forventet (ingen RSVP'er endnu).

Tilføj, omdøb eller slet en kategori

Klik på Tilføj kategori øverst til højre på fanen Budget for at tilføje en, skriv et Kategorinavn og klik på Gem.
Klik på blyantikonet ved siden af kategorinavnet for at omdøbe den, ret navnet og klik på Gem.
Klik på skraldespandsikonet ved siden af kategorinavnet for at slette den, og bekræft. En kategori kan først slettes, når den ikke har nogen poster; flyt eller slet dens poster først.

Skift valuta, forventede gæster, mål og betalere

Klik på Indstillinger øverst til højre på fanen Budget. Panelet Indstillinger åbner.
Skift valuta ved at erstatte koden på 3 bogstaver i Valuta (for eksempel EUR, GBP, MXN). Beløbene får blot en ny mærkat, de bliver ikke omregnet: en post på 1.000 er stadig 1.000 i den nye valuta.
Ret Forventede gæster eller Budgetmål i det samme panel.
Under Betalere kan du rette et navn direkte, klikke på skraldespandsikonet for at fjerne en eller klikke på + Tilføj betaler for at tilføje en (op til 8). Betalere er de personer eller grupper, der kan dække en udgift: partnere, familier, virksomheden.
Klik på Gem.

Trin 3: Planlæg betalinger og få påmindelser

Hver budgetpost har sin egen betalingsplan.

Tilføj en betaling

Klik på betalingslinket under en post på fanen Budget (der står Ingen betalinger, 1 betaling, 2 betalinger...). Postens betalinger foldes ud nedenunder.
Klik på + Tilføj betaling. Panelet Tilføj betaling åbner med postens navn i titlen.
Skriv en Betegnelse (Depositum, Anden rate, Restbeløb...).
Skriv Beløb.
Vælg Forfaldsdato. Det er en kalenderdag i stedets tidszone. Alle, der planlægger med, får en e-mail en uge og en dag før.
Hvem betaler er som udgangspunkt postens betaler; skift den, hvis en anden betaler denne rate.
Sæt flueben i Allerede betalt, når du registrerer en betaling, du har foretaget tidligere.
Klik på Gem.

Markér en betaling som betalt

Sæt flueben i afkrydsningsfeltet foran betalingen. Postens Betalt-beløb og Oversigten opdateres med det samme. Fjern fluebenet for at fortryde.

Rediger eller slet en betaling

Klik på blyantikonet til højre for betalingen for at ændre den, eller på skraldespandsikonet for at slette den (bekræft dialogen).

Påmindelses-e-mails

Fotify sender en e-mail til arrangøren og alle accepterede samarbejdspartnere:

en uge før en ubetalt betaling forfalder, og
en dag før den forfalder.

Der mindes højst om hver betaling to gange. Når du markerer en betaling som betalt eller ændrer dens forfaldsdato, nulstilles påmindelserne. E-mailen lister hver betaling og opgave, der forfalder, med et link tilbage til planlægningshubben. Kortet Næste betalinger på Oversigten viser den samme liste; klik på Åbn budget der for at hoppe til fanen Budget.

Trin 4: Saml dine leverandører ét sted

Klik på fanen Leverandører. Den er dit kartotek over alle, du samarbejder med.

Tilføj en leverandør

Klik på Tilføj leverandør øverst til højre. Panelet Tilføj leverandør åbner.
Skriv leverandørens Navn (påkrævet) og en Kategori (catering, fotografi, blomster...).
Vælg en Status:
- Forespurgt — du har taget kontakt.
- Tilbud modtaget — du har en pris.
- Booket — kontrakten er underskrevet.
- Betalt — alt er afregnet.
Udfyld de oplysninger, du har, under Kontaktperson, Telefon, E-mail og Hjemmeside.
Sæt Ankomst på dagen til den dato og det tidspunkt, leverandøren forventes på stedet, i stedets lokale tid. Det står på køreplanen.
Tilføj Noter, og klik på Gem.

Rediger, filtrer eller fjern en leverandør

Klik på blyantikonet på et leverandørkort for at redigere det, og derefter på Gem.
Brug dropdownmenuen Filtrer efter status øverst (Alle statusser, Forespurgt, Tilbud modtaget, Booket, Betalt) for at indsnævre listen.
Klik på skraldespandsikonet på et leverandørkort, og bekræft for at fjerne det. Budgetposter og dokumenter, der er knyttet til leverandøren, bliver stående; de mister blot forbindelsen.

Leverandører kan knyttes til budgetposter, beslutningsmuligheder og dokumenter, så du fra enhver budgetpost kan se, hvem der leverer den.

Køreplan som PDF

Klik på Køreplan PDF øverst på fanen Leverandører for at downloade ét dokument med din invitations program og alle leverandørers ankomsttid og kontaktoplysninger, klar til at dele med stedet og dine leverandører. Knappen er deaktiveret, indtil du har mindst én leverandør.

Trin 5: Træf beslutningerne sammen på beslutningstavlen

Klik på fanen Beslutninger. Den er til de valg, I træffer som gruppe: hvilket lokale, band eller DJ, buffet eller serveret middag.

Opret en beslutning

Klik på Ny beslutning øverst til højre. Panelet Ny beslutning åbner.
Skriv Spørgsmål (for eksempel "Hvilket lokale skal vi booke?") og eventuelt lidt Kontekst.
Udfyld Mulighed 1, Mulighed 2 og så videre: hver mulighed har en titel, en Pris, Fordele, Ulemper, et Link og en Leverandør. Klik på Tilføj mulighed for flere (op til 10).
Klik på Gem. Beslutningen vises på listen som Åben.

Stem og diskuter

Klik på et beslutningskort for at åbne det.
Klik på Stem under den mulighed, du foretrækker. Du kan stemme på én mulighed pr. beslutning; klik på Fjern stemme for at trække din stemme tilbage eller stemme på en anden mulighed. Kortet viser, hvor mange stemmer hver mulighed har, og Du har stemt på din.
Rul ned til Diskussion nederst, skriv i Tilføj en kommentar, og klik på Send. Kommentarens forfatter og arrangøren kan slette den med dens skraldespandsikon.
Klik på Tilføj mulighed inde i beslutningen for at tilføje muligheder senere, eller på skraldespandsikonet ved siden af en mulighed for at fjerne den.

Vælg vinderen

Åbn beslutningen, og klik på Vælg under den vindende mulighed. Bekræftelsen Vælg "..." åbner.
Under Tilføj til budgettet som vælger du en budgetkategori for at oprette en aftalt budgetpost til mulighedens pris, knyttet til dens leverandør. Leverandøren markeres som Booket samtidig. Vælg Tilføj ikke en budgetpost, hvis du kun vil registrere valget.
Klik på Bekræft valg. Beslutningen flytter til gruppen Besluttet og viser Valgt: ....

Hvis du skifter mening, kan du åbne beslutningen og klikke på Genåbn. Den budgetpost, den oprettede, bliver stående; slet den fra fanen Budget, hvis du ikke længere har brug for den. Vil du slette en beslutning helt, åbner du den og klikker på skraldespandsikonet i panelets øverste linje.

Trin 6: Gem kontrakter, tilbud og inspiration

Klik på fanen Dokumenter.

Upload et dokument

Træk filer over på området Træk filer hertil, eller klik for at uploade, klik på det for at vælge filer, eller klik på Upload øverst til højre.
Accepterede filer: PDF, billeder, Word, Excel og tekst, op til 25 MB pr. fil. En besked bekræfter Dokumenter uploadet.
Hvert event har en lagerplads til planlægningsdokumenter, der afhænger af dets plan; bjælken øverst på fanen viser, hvor meget der er brugt.

Markér et dokument

Klik på blyantikonet på dokumentet. Panelet Rediger dokument åbner.
Skift Filnavn, hvis du vil.
Vælg en Type: Kontrakt, Tilbud, Faktura, Inspiration eller Andet.
Knyt det til en Leverandør og en Budgetpost, så den underskrevne kontrakt ligger ved siden af den post, den hører til.
Klik på Gem.

Download, filtrer eller slet

Klik på Download på et dokument for at åbne et kortvarigt link til den originale fil. Filerne er private for arrangørerne.
Brug dropdownmenuen Filtrer efter type øverst for kun at vise kontrakter, tilbud, fakturaer, inspiration eller andre filer.
Klik på skraldespandsikonet, og bekræft for at slette et dokument.

Dokumenter slettes sammen med eventets øvrige filer, når galleriets adgangsperiode udløber.

Trin 7: Arbejd med tjeklisten

Klik på fanen Tjekliste. Opgaverne er grupperet i Overskredet, Denne uge, Senere og Ingen dato, med en fremdriftslinje øverst, hvor der for eksempel står 3 af 12 udført.

Fuldfør en opgave

Sæt flueben i afkrydsningsfeltet foran opgaven. Fuldførte opgaver flytter ud af listen; sæt flueben i Vis udførte øverst for at se dem i gruppen Udført, og fjern fluebenet på en opgave for at åbne den igen.

Tilføj en opgave

Klik på Tilføj opgave øverst til højre. Panelet Tilføj opgave åbner.
Skriv titlen under Opgave.
Vælg en Forfaldsdato (valgfrit), og tilføj Noter.
Under Tildelt til vælger du arrangøren eller en accepteret samarbejdspartner, eller lader den stå på Ikke tildelt.
Klik på Gem.

Klik på blyantikonet på en opgave for at redigere den, eller på skraldespandsikonet for at slette den.

Tilføj skabelonopgaver

I dropdownmenuen øverst på fanen Tjekliste vælger du en skabelon: Bryllup, Fest / fødselsdag, Firma / konference eller Andet event.
Klik på Tilføj skabelonopgaver. Kun opgaver, du ikke allerede har, tilføjes, og en besked fortæller dig hvor mange.

Skabelonopgaverne dateres baglæns fra din eventdag: bryllupsskabelonen placerer for eksempel "Book lokalet" 11 måneder før og "Bekræft ankomsttider med alle leverandører" 3 dage før.

Alle, der planlægger med, får en e-mail dagen før en opgave forfalder.

Eksport

Øverst til højre på fanen Budget:

Klik på CSV for at downloade hver budgetpost med dens kategori, leverandør, betaler samt estimerede, aftalte, forventede, betalte og resterende beløb.
Klik på Betalinger CSV for at downloade hver planlagt og betalt betaling med dens forfaldsdato og status.
Klik på PDF for at downloade en printvenlig budgetoversigt grupperet efter kategori.

Øverst på fanen Leverandører klikker du på Køreplan PDF for køreplanen til dagen, som er beskrevet ovenfor.

Brug planlægningshubben fra en AI-assistent

Hvis du har forbundet en AI-assistent som Claude eller ChatGPT til Fotify, kan den gøre det meste af ovenstående for dig:

opsætte planlægningshubben fra en skabelon og ændre dens valuta, forventede gæster, budgetmål og betalere;
læse budgetoversigten og hele budgettet;
tilføje, opdatere og slette budgetposter samt tilføje eller opdatere betalinger (inklusive at markere dem som betalt);
vise, tilføje og opdatere leverandører;
vise beslutninger, oprette nye med deres muligheder og vælge vinderen (med eller uden en budgetpost);
vise, tilføje og opdatere opgaver på tjeklisten (inklusive at fuldføre dem).

Bed den for eksempel om at "tilføje et depositum på 2.000 kr. med forfald 1. oktober til posten for lokalet", "hvilke betalinger forfalder denne måned?" eller "skift budgettet til euro". Upload af dokumenter og afstemninger om beslutninger sker i dashboardet.

Ofte stillede spørgsmål

Q: Hvilke planer indeholder planlægningshubben? A: Den er inkluderet fra Professional-planen og opefter samt på alle events, der oprettes under et eventabonnement. Andre planer kan åbne hubben og gennemse den med eksempeldata, og opgraderingskortet linker til den plan, der låser den op.

Q: Kan min partner også redigere budgettet? A: Ja. Inviter vedkommende som eventsamarbejdspartner. Accepterede samarbejdspartnere har samme adgang som dig i planlægningshubben og modtager påmindelses-e-mailene.

Q: Kan jeg ændre valutaen, efter hubben er sat op? A: Ja. Klik på Indstillinger på fanen Budget, erstat koden på 3 bogstaver i Valuta, og klik på Gem. Enhver ISO-valutakode virker (EUR, GBP, ARS, MXN, ILS...). Eksisterende beløb beholder deres tal og får blot en ny mærkat, så skift den om muligt, før du indtaster dine tilbud.

Q: Hvorfor ændrede min forventede total sig af sig selv? A: Poster pr. gæst ganges med dit bekræftede gæsteantal. Når flere gæster takker ja til invitationen, stiger catering og andre omkostninger pr. gæst tilsvarende. Kortet Gæsteantal på Oversigten viser, om tallet kommer fra RSVP'er eller fra dine forventede gæster.

Q: Hvornår sendes påmindelses-e-mails? A: En uge og en dag før en ubetalt betalings forfaldsdato, og dagen før en opgaves forfaldsdato. Påmindelserne går til arrangøren og alle accepterede samarbejdspartnere, på deres eget sprog.

Q: Ser gæsterne noget af det her? A: Nej. Planlægningshubben er kun synlig for eventets arrangører.

Q: Hvad sker der med dokumenterne, når eventet er slut? A: De fjernes sammen med eventets billeder, når galleriets adgangsperiode på din plan udløber. Download det, du vil beholde, inden da.

Q: Kan jeg eksportere budgettet til et regneark? A: Ja. Klik på CSV på fanen Budget for alle poster eller på Betalinger CSV for alle betalinger, plus PDF for en printvenlig oversigt.

Q: Hvorfor er knappen Køreplan PDF deaktiveret? A: Den kræver mindst én leverandør. Tilføj din første leverandør på fanen Leverandører, så bliver knappen tilgængelig.