So verwenden Sie die Tischverwaltung für Sitzpläne

Mit der Tischverwaltung können Sie die Sitzordnung für Ihre Veranstaltung organisieren. Alle Ihre Gäste werden automatisch geladen, sobald Sie den Tab „Tische“ öffnen — farbcodiert nach RSVP-Status — sodass Sie sofort mit der Planung beginnen können. Erstellen Sie Tische, ziehen Sie Gäste per Drag-and-drop, um Plätze zuzuweisen, bearbeiten Sie Namen direkt vor Ort, und lassen Sie Gäste ihre Zuweisung direkt in ihrer Einladung sehen. Bei mehrteiligen Veranstaltungen können Sie sogar mehrere unabhängige Sitzplatzanordnungen führen — zum Beispiel einen Plan für einen Bootsausflug und einen weiteren für das Dinner.

Tischverwaltung aktivieren

Bevor Sie Tische erstellen können, müssen Sie die Funktion aktivieren:

1. Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
2. Wählen Sie Ihre Veranstaltung aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf "RSVP"
3. Öffnen Sie den Tab "Details"
4. Suchen Sie im Abschnitt „Event-Einstellungen“ nach "Tischverwaltung"
5. Schalten Sie die Option EIN

Nach der Aktivierung erscheint in Ihrer RSVP-Navigation ein neuer Tab "Tische".

Hinweis: Das Aktivieren der Tischverwaltung schaltet automatisch Gastnamen erfassen ein (und sperrt es auf „Ein“), damit jede teilnehmende Person für die Sitzplanung identifiziert werden kann. Wenn Sie nur die Teilnehmerliste benötigen und keinen Sitzplan, verwenden Sie Gastnamen erfassen allein — Sie können Tische später weiterhin aktivieren, ohne dass Daten verloren gehen.

Tische erstellen

Einen neuen Tisch hinzufügen

1. Klicken Sie auf den Tab "Tische"
2. Klicken Sie auf "Tisch erstellen"
3. Füllen Sie die Tischdetails aus:
   • Tischnummer - Eine eindeutige Nummer für den Tisch (erforderlich)
   • Alias - Ein optionaler, freundlicher Name wie "VIP", "Familie" oder "Freunde"
   • Kapazität - Maximale Anzahl an Plätzen an diesem Tisch
4. Klicken Sie auf "Erstellen"

Tischeigenschaften

Eigenschaft	Erforderlich	Beschreibung
Nummer	Ja	Eindeutige Kennung (1, 2, 3 usw.)
Alias	Nein	Freundlicher Name, der Gästen angezeigt wird
Kapazität	Ja	Maximale Anzahl verfügbarer Plätze

Tische bearbeiten

So ändern Sie einen Tisch:

1. Suchen Sie die Tischkarte im Tab „Tische“
2. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Stift)
3. Aktualisieren Sie die Details
4. Klicken Sie auf "Speichern"

Tische umbenennen

Der Alias ist der freundliche Name, den Ihre Gäste anstelle einer reinen Nummer sehen — ideal, um Tische nach Booten, Familien oder Themen zu benennen. Zwei Wege, ihn festzulegen:

• Bearbeiten-Dialog — klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Stift) auf der Tischkarte (oder am ausgewählten Tisch in der Seitenleiste der Karte) und tragen Sie das Feld Alias ein.
• Direkt auf der Karte — doppelklicken Sie auf einen beliebigen Tisch auf dem Lageplan und geben Sie den Namen direkt ein. Enter speichert, Escape bricht ab. Kein Dialog nötig.

Tische löschen

1. Klicken Sie auf das Symbol Löschen (Papierkorb) auf der Tischkarte
2. Bestätigen Sie das Löschen

Wenn Gästen der Tisch zugewiesen ist, werden sie in den Pool „Nicht zugewiesen“ verschoben.

Gäste Tischen zuweisen

Automatisches Laden der Gäste

Wenn Sie den Tab „Tische“ öffnen, werden alle Ihre Gäste automatisch geladen — keine manuelle Einrichtung erforderlich. Gäste werden aus Ihrer RSVP-Liste erstellt:

• Zugesagt/Teilgenommen — werden mit ihrer bestätigten Gruppengröße geladen
• Ausstehend (noch nicht geantwortet) — werden mit der eingeladenen Anzahl geladen, damit Sie im Voraus planen können
• Abgesagt — werden als einzelner Eintrag angezeigt, damit Sie den vollständigen Überblick behalten

Das bedeutet, Sie können Tische jederzeit aktivieren — sogar nachdem alle Gäste bereits zugesagt haben — und alle erscheinen sofort.

Farbcodierter RSVP-Status

Jedes Gäste-Element ist farbcodiert, damit Sie den RSVP-Status auf einen Blick erkennen:

• 🟢 Grün — Zugesagt / Teilgenommen
• 🔵 Blau — Ausstehend (noch nicht geantwortet)
• 🔴 Rot (abgeblendet) — Abgesagt

Verwenden Sie die Filter-Chips oberhalb der Gästeliste, um nur einen bestimmten Status anzuzeigen. Klicken Sie zum Beispiel auf den grünen Chip, um beim Zuweisen von Tischen nur bestätigte Gäste zu sehen.

Anzeige von Plus-Ones

Gäste mit unbenannten Begleitpersonen werden mit dem Namen des Hauptgasts plus einer Nummer angezeigt:

• Maria G. — der Hauptgast
• Maria G. x2 — zweite Person in Marias Gruppe
• Maria G. x3 — dritte Person

Sobald Sie echte Namen eingetragen haben, werden diese normal angezeigt (z. B. "Carlos R.").

Drag-and-drop verwenden

Am einfachsten weisen Sie Gäste per Drag-and-drop zu:

1. Suchen Sie Gäste im Abschnitt "Nicht zugewiesen" links
2. Ziehen Sie ein Gäste-Element auf den gewünschten Tisch
3. Lassen Sie den Gast auf der Tischkarte los

Der Tisch zeigt seine aktuelle Belegung an (z. B. "6/8").

Das Zuweisungs-Modal verwenden

Klicken Sie auf einen beliebigen Gastnamen, um das Zuweisungs-Modal zu öffnen. Dort können Sie:

1. Den Namen bearbeiten — Vor- und Nachnamen direkt ändern (ideal, um "Gast 2" in einen echten Namen umzubenennen)
2. Sehen, zu wem die Person gehört — bei Begleitpersonen zeigt das Modal "Gast von [Name des Hauptgasts]"
3. Einen Tisch auswählen — wählen Sie aus der Tischliste unten
4. Klicken Sie auf Save, um Änderungen zu bestätigen, oder auf Cancel, um sie zu verwerfen

Zuweisungen entfernen

So entfernen Sie die Tischzuweisung eines Gasts:

1. Suchen Sie den Gast an seinem zugewiesenen Tisch
2. Ziehen Sie ihn zurück in den Bereich "Nicht zugewiesen"
3. Oder klicken Sie auf den Gastnamen und wählen Sie im Modal "Vom Tisch entfernen"

Ihren Veranstaltungsort mit der Karte gestalten

Neben der Listenansicht können Sie in der Kartenansicht Tische auf einem 2D-Grundriss anordnen, der Ihrem realen Veranstaltungsort entspricht. Wechseln Sie oben im Tab „Tische“ über den Schalter zwischen Raster und Karte.

Was Sie auf der Karte tun können

• Tische platzieren — per Drag-and-drop überall auf dem Plan.
• Tischformen auswählen — Rund, Quadratisch, Rechteckig oder Oval.
• Tische direkt umbenennen — doppelklicken Sie auf einen Tisch, um seinen Namen direkt auf der Karte einzugeben.
• Größe ändern und drehen — jeden Tisch passend zum Venue-Layout.
• Gäste auf bestimmte Stühle setzen — jeder Tisch rendert die passende Anzahl Stühle; legen Sie einen Gast auf einem Stuhl ab, um ihn dort zu fixieren.
• Möbel und Struktur hinzufügen — Wände, Türen, Fenster, Bühne, DJ-Pult, Tanzfläche, Bar, Buffet, Geschenketisch, Kuchentisch, Fotobox, WC und Freitext-Labels.
• Mehrfachauswahl und Ausrichten — Shift-Klick oder Rahmenauswahl; dann als Gruppe verschieben, drehen, ausrichten, verteilen, sperren, duplizieren oder löschen.
• Rückgängig / Wiederholen — jede Layout-Änderung mit ⌘Z / ⌘⇧Z.
• Intelligente Hilfslinien — pinke Ausrichtungslinien lassen ein Objekt an Kanten oder Mittelpunkten von Nachbarn einrasten.
• Elemente sperren — damit sie beim Feintuning nicht verrutschen.
• Auto-Save — hält alles synchron; ein Saving / Saved-Indikator befindet sich in der Toolbar.
• Export — Layout als PNG, SVG, druckfertiges PDF, Tischkarten pro Tisch oder CSV.
• Vollbild — für konzentriertes Planen während des Aufbaus.

Einen Tisch platzieren

Neue Tische starten im Panel Unplaced auf der rechten Seite der Karte.

1. Klicken Sie in der Toolbar auf "Add table", um einen zu erstellen (oder verwenden Sie den bestehenden Ablauf Create Table).
2. Suchen Sie den Tisch im Panel Unplaced rechts.
3. Klicken und ziehen Sie den Tisch an eine beliebige Stelle auf den Plan.
4. Verwenden Sie die markenfarbigen Griffe am ausgewählten Tisch, um die Größe zu ändern (unten rechts) oder ihn zu drehen (oben).

Um einen Tisch von der Karte zu entfernen, ohne ihn zu löschen, wählen Sie den Tisch aus und klicken Sie auf "Unplace" — er wandert zurück in das Panel „Unplaced“.

Form, Größe und Rotation ändern

Klicken Sie auf einen Tisch, um in der rechten Seitenleiste Folgendes anzupassen:

• Shape — Rund, Quadratisch, Rechteckig oder Oval. Beim Wechseln der Form wird auf eine sinnvolle Standardgröße zurückgesetzt.
• Size — ziehen Sie die W/H-Schieberegler oder verwenden Sie den Größen-Griff direkt am Tisch.
• Rotation — ziehen Sie den Schieberegler oder verwenden Sie den Rotationsgriff über dem Tisch.

Venue-Elemente hinzufügen

Klicken Sie in der Toolbar auf "Add element", um das Menü für Venue-Elemente zu öffnen. Die Elemente sind in zwei Gruppen aufgeteilt, damit Sie schnell finden, was Sie brauchen:

Structural — für das Grundgerüst des Raums:

• Wall — eine konfigurierbare Leiste. Ziehen Sie einen der Endpunkt-Griffe, um Länge und Winkel in einem Schritt zu ändern; das gegenüberliegende Ende bleibt verankert.
• Door und Window — schmale, gestrichelte Öffnungen, um Eingänge und Sichtachsen zu markieren.
• Dance floor — eine weiche, halbtransparente Fläche unter den Tischen, die visuell nicht konkurriert.
• Label — bearbeitbare Freitext-Anmerkung. Doppelklicken Sie auf ein Label, um den Text zu bearbeiten.

Furniture — für alles, was auf dem Boden steht:

• Stage, DJ booth, Bar, Buffet, Gift table, Cake table, Photo booth, Restroom.

Jeder Elementtyp hat eine eigene Farbe, Standardgröße und z-order, sodass neu hinzugefügte Elemente automatisch auf der richtigen Ebene landen — ohne manuelles Nachjustieren. Nach dem Platzieren klicken Sie auf ein Element, um die rechte Seitenleiste zu öffnen: Passen Sie Größenregler, Rotation, Textlabel (falls zutreffend) oder den Sperrstatus an.

Tipp: Wände sind speziell — statt eines Größen-Griffs haben sie an jedem Ende einen runden Griff. Ziehen Sie ein Ende, um die Wand gleichzeitig umzuformen und zu drehen. Halten Sie beim Ziehen Shift, um das weiche Rotations-Einrasten zu umgehen und präzise zu justieren.

Gäste auf der Karte platzieren

Jeder Tisch rendert abhängig von Kapazität und Form die passende Anzahl Stühle — runde und ovale Tische verteilen Stühle gleichmäßig am Rand, rechteckige und quadratische Tische teilen Stühle auf die vier Seiten auf. Jeder Stuhl zeigt die Initialen des sitzenden Gasts sowie den Vornamen als kleine Beschriftung außerhalb des Stuhls (voller Name per Hover).

So setzen Sie einen Gast aus der Seitenleiste:

1. Suchen Sie die Person im Panel Unassigned links. Die Liste unterstützt entprellte Suche, Statusfilter (Accepted / Pending / Declined) und Tag-Filterung nach allen von Ihnen definierten Gästetags.
2. Klicken und ziehen Sie den Namen des Gasts.
3. Sobald Sie sich einem Tisch nähern, wird der nächste Stuhl grün hervorgehoben — loslassen, um die Person dort zu platzieren. Wenn Sie auf den Tischkörper (nicht auf einen bestimmten Stuhl) ablegen, wählt das System automatisch den nächsten freien Platz.

So verschieben Sie einen Gast zwischen Stühlen (gleicher oder anderer Tisch):

Ziehen Sie den Gast direkt von seinem aktuellen Stuhl auf den Zielstuhl — Sie müssen ihn nicht zuerst „absetzen“. Wenn der Zielstuhl bereits belegt ist, wird diese Person an demselben Tisch auf „kein spezifischer Sitzplatz“ verschoben, damit die Zuweisung nicht verloren geht.

So nehmen Sie einen Gast vom Sitzplatz:

• Ziehen Sie ihn vom Stuhl in einen leeren Bereich der Canvas, oder
• Klicken Sie auf den Tisch, um die Seitenleiste zu öffnen, suchen Sie die Zeile für diesen Sitzplatz und klicken Sie auf die Schaltfläche ×. Der Gast kehrt in das Panel „Unassigned“ zurück.

Abwärtskompatibilität: Gäste, die zugewiesen wurden, bevor das Pro-Sitzplatz-Feature verfügbar war (noch kein spezifischer Sitzplatz), werden automatisch in die verbleibenden freien Stühle in der Reihenfolge „Hauptgast zuerst, dann RSVP-Reihenfolge“ eingefüllt. Sie werden genau wie platzierte Gäste dargestellt; wenn Sie sie auf einen Stuhl ziehen, wird die Zuweisung fest übernommen.

Das Unassigned-Panel filtern

Das Unassigned-Panel enthält serverseitige Suche und Filter — praktisch, wenn eine Veranstaltung Hunderte Gäste umfasst:

• Search box ist immer sichtbar. Die Eingabe wird entprellt (~250 ms), bevor der Server abgefragt wird.
• Status chips — All / Accepted / Pending / Declined, jeweils mit Live-Zählwerten.
• Tag chips — einer pro von Ihnen definiertem Gästetag, in der jeweiligen Tag-Farbe. Aktivieren Sie beliebige Kombinationen, um auf Gäste zu filtern, die mindestens einen der ausgewählten Tags tragen. Tag-Indikatoren (kleine farbige Punkte) werden außerdem inline in den Gastzeilen angezeigt, damit Sie getaggte Gäste sofort erkennen.
• Ein kleines × erscheint rechts im Suchfeld, sobald ein Filter aktiv ist — damit löschen Sie alles mit einem Klick.

Tags auf der Karte hervorheben

Tag-Chips erfüllen einen doppelten Zweck: Solange ein Tag-Filter aktiv ist, leuchten platzierte Gäste mit diesem Tag auf der Karte auf — ihre Stühle erhalten einen Ring in der Tag-Farbe, während alle anderen abgeblendet werden. Taggen Sie Ihre Gäste (zum Beispiel einen Tag pro Bus, Boot oder Team), und ein Klick beantwortet die Frage „Wer sitzt wo“ für den gesamten Lageplan. Mehr dazu, wie Sie Tags erstellen und zuweisen, finden Sie unter Gästetags.

Die Liste paginiert automatisch beim Scrollen, sodass selbst Events mit tausenden Gästen sofort laden.

Kartensteuerung

Control	What it does
Drag empty canvas	Verschiebt den Grundriss (Pan)
Shift + drag empty canvas	Rahmenauswahl für alles innerhalb des Rechtecks
Ctrl/⌘ + scroll	Zoomt um den Cursor herum hinein und heraus
Grid toggle	Zeigt oder verbirgt das Ausrichtungsraster
Snap toggle	Lässt Tische und Elemente beim Ziehen am Raster einrasten
Fit view (F)	Rahmt automatisch alles ein, was Sie platziert haben
Zoom 100% (0)	Setzt den Zoom auf 100% zurück
Fullscreen	Erweitert die Karte auf den gesamten Bildschirm für den Aufbautag
Shift-click an item	Fügt ein Element zur Auswahl hinzu oder entfernt es aus der aktuellen Auswahl
Drag a selected item	Verschiebt die gesamte Auswahl gemeinsam
Double-click a table	Benennt den Tisch direkt um
Delete / Backspace	Verschiebt ausgewählte Tische zurück auf den Parkplatz und löscht ausgewählte Venue-Elemente
Escape	Hebt die Auswahl auf / schließt offene Menüs

Tipp: Wenn Sie einen Tisch im Vollbildmodus hinzufügen oder bearbeiten, öffnet sich der Dialog direkt über der Karte — Sie verlassen den Vollbildmodus dabei nicht.

Mehrere Sitzplatzanordnungen

Manche Veranstaltungen brauchen mehr als einen Sitzplan. Eine Feier mit Bootsausflug und anschließendem Dinner, eine Konferenz mit Workshop-Session und Gala, eine Hochzeit mit einem Plan für den Trauungsbus und einem für den Empfang — in all diesen Fällen sitzen dieselben Gäste zu unterschiedlichen Zeitpunkten an unterschiedlichen Plätzen.

Je nach Veranstaltungstyp können Sie zusätzliche Sitzplatzanordnungen erstellen — jede davon ein vollständig unabhängiger Plan:

• Eigene Tische (Nummern können sich über Anordnungen hinweg wiederholen — „Tisch 1“ kann auf beiden Plänen existieren)
• Eigener Lageplan — Wände, Tanzfläche, Beschriftungen und Möbel sind pro Anordnung getrennt
• Eigene Sitzplatzzuweisungen — derselbe Gast kann in jeder Anordnung an einem anderen Tisch sitzen

Anordnungen wechseln und verwalten

Oben im Tab „Tische“ sehen Sie einen Chip für Hauptsitzordnung sowie einen weiteren pro zusätzlicher Anordnung:

1. Klicken Sie auf einen Chip, um zu wechseln — Raster, Karte, Statistiken und die Liste „Nicht zugewiesen“ passen sich automatisch an.
2. Klicken Sie auf „Neue Anordnung“ und vergeben Sie einen Namen (z. B. „Bootsausflug“), um eine zu erstellen — Sie können bis zu 5 hinzufügen.
3. Nutzen Sie am aktiven Chip den Stift, um umzubenennen, oder den Papierkorb, um eine Anordnung zu löschen. Beim Löschen werden die Tische und Sitzplatzzuweisungen dieses Plans entfernt; Ihre Hauptsitzordnung bleibt davon unberührt.

Was Gäste sehen

Gäste sehen in ihrer Einladung ausschließlich die Zuweisung der Hauptsitzordnung. Zusätzliche Anordnungen sind interne Planungswerkzeuge für Sie und Ihren Veranstaltungsort — ideal, wenn die zusätzlichen Pläne Logistik betreffen (Busse, Boote, Schichten), die Gäste nicht sehen müssen. Und denken Sie daran: Sie können auch die Hauptsitzordnung vor Gästen verbergen.

Hinweis: Mehrere Sitzplatzanordnungen sind bei ausgewählten Veranstaltungstypen verfügbar. Wenn Sie die Anordnungs-Chips in Ihrem Tab „Tische“ nicht sehen, verwendet Ihre aktuelle Veranstaltung nur die einzelne Hauptsitzordnung.

Mit mehreren Elementen arbeiten

Müssen Sie eine Reihe von Tischen ausrichten oder eine Gruppe als Einheit verschieben? Die Karte unterstützt vollständige Mehrfachauswahl.

Mehrere Elemente auswählen

• Shift-Klick auf einen Tisch oder ein Venue-Element, um es zur aktuellen Auswahl hinzuzufügen oder daraus zu entfernen.
• Shift + Ziehen auf der leeren Canvas zeichnet einen Auswahlrahmen — alles innerhalb des Rahmens wird ausgewählt.
• Ctrl/⌘ + A wählt alle nicht gesperrten Elemente auf der Karte aus.

Wenn mehr als ein Element ausgewählt ist, erscheint eine Auswahl-Toolbar, die die Anzahl sowie Schaltflächen für Sammelaktionen anzeigt. Ausgewählte Elemente erhalten eine farbige Kontur, damit Sie die Gruppierung leicht erkennen.

Sammelaktionen

Wenn zwei oder mehr Elemente ausgewählt sind, bietet die Auswahl-Toolbar:

• Align — links, horizontal zentriert, rechts, oben, vertikal zentriert, unten.
• Distribute — gleichmäßiger horizontaler oder vertikaler Abstand (mindestens drei Elemente erforderlich).
• Bring forward / Send backward — z-order anpassen, nützlich, um Möbel unter Labels oder hinter einer Tanzfläche zu schichten.
• Lock / Unlock — gesperrte Elemente können erst nach dem Entsperren bewegt oder skaliert werden.
• Duplicate — dupliziert die ausgewählten Venue-Elemente mit einem kleinen Versatz (Tische werden nicht geklont, um Nummernkollisionen zu vermeiden).
• Delete — entfernt ausgewählte Elemente; ausgewählte Tische werden in das Panel „Unplaced“ verschoben statt gelöscht.

Ziehen Sie ein beliebiges ausgewähltes Element, um die gesamte Gruppe gemeinsam zu bewegen; das Einrasten an Smart-Guides wird vom primären Element unter Ihrem Cursor gesteuert.

Tastenkürzel & Rückgängig

Die Karte ist für Power-User mit Fokus auf Tastaturbedienung gebaut. Alles unten ist auch über die Toolbar erreichbar.

Shortcut	What it does
Ctrl/⌘ + Z	Macht die letzte Layout-Änderung rückgängig
Ctrl/⌘ + Shift + Z or Ctrl/⌘ + Y	Wiederholen
Ctrl/⌘ + A	Wählt alle nicht gesperrten Elemente aus
Ctrl/⌘ + D	Dupliziert die ausgewählten Venue-Elemente
Arrow keys	Verschiebt die Auswahl um 1 px
Shift + Arrow keys	Verschiebt um 10 px
R / Shift + R	Dreht die Auswahl um +15° oder −15°
[ / ]	Nach hinten / Nach vorn (z-order)
L	Auswahl sperren / entsperren
F	Fit view — rahmt alles ein, was Sie platziert haben
0	Setzt den Zoom auf 100% zurück
Delete / Backspace	Auswahl entfernen
Escape	Auswahl aufheben und jedes offene Menü schließen

Weiches Rotations-Einrasten

Freies Drehen (über den Rotationsgriff eines Tischs oder Elements) rastet bei 0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° ein, wenn Sie innerhalb von 5° an diesen Zielwerten sind. Halten Sie beim Drehen Shift, um das Einrasten zu umgehen, wenn Sie einen präzisen, schrägen Winkel benötigen.

Smart Guides

Wenn Sie ein einzelnes Objekt ziehen, erscheinen pinke gestrichelte Ausrichtungslinien, sobald dessen Mittelpunkt oder Kanten mit einem Nachbarelement fluchten. Das Objekt rastet außerdem innerhalb eines kleinen Schwellenwerts magnetisch ein, sodass saubere Reihen und Spalten in Sekunden entstehen. (Smart Guides sind nur aktiv, wenn Snap to grid ausgeschaltet ist — beide Systeme unterstützen unterschiedliche Layout-Stile.)

Autosave-Indikator

Ein kleines Element in der Toolbar zeigt jederzeit den Speicherstatus — Saved (grün), Saving… (gelb mit Spinner) oder Offline — retrying (rot), wenn die Verbindung abbricht. Änderungen werden entprellt und in Batches gesendet; ein Fehler wird nach 5 Sekunden automatisch erneut versucht.

Einzelne Gastnamen verwalten

Wenn Gäste mit mehreren Personen in ihrer Gruppe (Begleitpersonen) zusagen, müssen Sie wissen, wer jede einzelne Person ist, um Tische zuzuweisen. Es gibt drei Möglichkeiten, Namen zu verwalten:

Option 1: Namen direkt im Tab „Tische“ bearbeiten

Der schnellste Weg — klicken Sie im Tab „Tische“ auf ein Gäste-Element, um das Zuweisungs-Modal zu öffnen, und benennen Sie die Person direkt um:

1. Klicken Sie auf ein Gäste-Element (z. B. "Maria G. x2")
2. Das Modal zeigt die Namensfelder bereits vorausgefüllt — bei Begleitpersonen außerdem "Gast von [Name des Hauptgasts]"
3. Geben Sie den echten Namen ein und klicken Sie auf Save

Das ist ideal, wenn Sie gerade Tische zuweisen und dabei gleichzeitig Namen ergänzen möchten.

Option 2: Organisator trägt Namen vorab im Tab „Gäste“ ein

Wenn Sie bereits wissen, wer zur Gruppe gehört:

1. Öffnen Sie den Tab "Gäste"
2. Suchen Sie den Gast mit mehreren Personen in der Gruppe
3. Klicken Sie auf das Symbol Users (Personen-Symbol) neben dem Namen
4. Tragen Sie für jede Person der Gruppe Vor- und Nachnamen ein
5. Klicken Sie auf "Save"

Option 3: Gäste geben Namen während der RSVP an

Wenn Sie keine Namen vorab eintragen, werden Gäste beim Antworten auf ihre Einladung darum gebeten:

1. Der Gast öffnet seinen personalisierten Einladungslink
2. Wenn er mit mehreren Teilnehmenden zusagt, wird er aufgefordert, den Namen jeder Person einzugeben
3. Die Namen werden automatisch gespeichert und erscheinen in Ihrem Dashboard

Das passiert automatisch — Gastnamen erfassen wird für Sie aktiviert, sobald die Tischverwaltung eingeschaltet ist.

So funktionieren Namen

Szenario	Was passiert
Namen noch nicht angegeben	Wird im Tab „Tische“ als "Maria G. x2", "Maria G. x3" angezeigt
Organisator bearbeitet im Tab „Tische“	Name wird sofort auf dem Element aktualisiert
Organisator trägt im Tab „Gäste“ vorab ein	Namen erscheinen im Tab „Tische“ zur Zuweisung
Gast gibt Namen während der RSVP an	Namen synchronisieren automatisch nach der Antwort

Tipps zum Erfassen von Namen

• Bei Hochzeiten lassen Sie Gäste ihre Namen selbst angeben, um Rechtschreibfehler zu vermeiden
• Bei Firmenevents tragen Sie Namen vorab aus Ihrer Mitarbeiterdatenbank ein oder bearbeiten Sie sie direkt im Tab „Tische“
• Der primäre RSVP-Inhaber ist immer automatisch enthalten
• Jede benannte Person kann unterschiedlichen Tischen zugewiesen werden

Benachrichtigungen zu Gästetischen

Sobald Sie Gäste Tischen zuweisen, sehen diese ihre Tischzuweisung automatisch in ihrer Einladung.

Was Gäste sehen

Wenn ein Gast seine Einladung öffnet, nachdem er einem Tisch zugewiesen wurde:

• Die zugewiesene Tischnummer wird angezeigt
• Wenn noch keine Zuweisung erfolgt ist, sehen sie „Wird noch bekannt gegeben“

Wann es angezeigt wird

Der Abschnitt zur Tischzuweisung erscheint in der Einladung des Gastes nur, wenn:

• Die Tischverwaltung für die Veranstaltung aktiviert ist
• Der Gast die Einladung angenommen hat (RSVP-Status ist Angenommen oder Teilgenommen)
• Tischzuweisungen vor Gästen ausblenden deaktiviert ist (standardmäßig ist dies deaktiviert)

Sie können die Position dieses Abschnitts über die Einstellungen zur Abschnittsreihenfolge im Tab „Einladung“ ändern.

Tischzuweisungen vor Gästen ausblenden

Manchmal möchten Sie die Sitzordnung nur für sich selbst organisieren — um den Raum zu planen, Pläne auszudrucken oder den Veranstaltungsort zu informieren — ohne den Gästen zu zeigen, wo sie sitzen. Genau das ist möglich:

1. Gehen Sie zum Tab „Details“ im RSVP-Bereich Ihrer Veranstaltung
2. Suchen Sie in den Veranstaltungseinstellungen nach „Tischverwaltung“
3. Wenn die Tischverwaltung aktiviert ist, schalten Sie „Tischzuweisungen vor Gästen ausblenden“ auf EIN

Wenn diese Option aktiviert ist:

• Sie behalten vollen Zugriff auf den Tab „Tische“, den Lageplan, Sitzplatzzuweisungen und alle Exporte
• Gäste sehen ihren zugewiesenen Tisch niemals in ihrer Einladung — der Tischabschnitt wird vollständig entfernt und nicht als „Wird noch bekannt gegeben“ angezeigt

Deaktivieren Sie die Option jederzeit wieder, um die Zuweisungen für Gäste erneut sichtbar zu machen.

Sitzplatz-Statistiken anzeigen

Die Kopfzeile des Tabs „Tische“ zeigt wichtige Statistiken:

Stat	Beschreibung
Tische	Gesamtzahl der erstellten Tische
Kapazität	Gesamtzahl der Sitzplätze über alle Tische
Platziert	Anzahl der Gäste, die Tischen zugewiesen sind
Nicht platziert	Gäste, die noch im Pool „Nicht zugewiesen“ sind

Nutzen Sie diese Werte, um den Fortschritt Ihrer Sitzplanung schnell zu überblicken.

Tischzuweisungen exportieren

Klicken Sie in der Karten-Toolbar auf Export, um das Export-Menü zu öffnen. Es stehen fünf Formate zur Verfügung, jeweils optimiert für einen anderen Anwendungsfall:

Option	Was Sie erhalten
Print map	Öffnet die komplette Venue-Karte in einem neuen Tab, formatiert für A3 quer, mit einer Print-Schaltfläche und einem automatisch ausgelösten Druckdialog. Ideal zum Aufhängen hinter dem Empfang oder für das Venue-Team.
Print table cards	Erstellt eine Karte pro Tisch im Format A4 hochkant und listet die Gäste dieses Tischs nach Sitzplatznummer auf. Legen Sie sie auf jeden Tisch, damit Gäste ihren Platz finden.
PNG image	2× Retina-PNG der gesamten Karte, weißer Hintergrund, ohne Transparenz. Gut zum Einbetten in E-Mails, Präsentationen oder zum Teilen über WhatsApp.
SVG file	Vektorkopie der Karte — beliebig skalierbar, perfekt für sehr große Ausdrucke oder zur Bearbeitung in Illustrator.
CSV (seating)	Tabelle mit einer Zeile pro Gast: Tischnummer, Alias, Kapazität, Sitzplatznummer (1-basiert), Vor- und Nachname sowie ob die Person der Haupt-RSVP-Inhaber ist. Öffnet in Excel / Google Sheets.

Alle Exporte berücksichtigen das aktuelle Layout — platzierte Tische, Venue-Elemente und die Sitzplatz-zu-Sitzplatz-Zuweisungen. Das Rastermuster wird bei Bild- und Druckexporten entfernt, damit die Druckseite sauber bleibt. Wenn die Canvas leer ist, zeigt das Export-Menü eine freundliche Meldung, statt eine leere Datei zu erzeugen.

Tipps für die Tischverwaltung

Layout planen

• Erstellen Sie alle Tische, bevor Sie mit den Zuweisungen beginnen
• Setzen Sie realistische Kapazitäten basierend auf Ihrem Veranstaltungsort
• Verwenden Sie Aliasse zur einfachen Identifikation ("Familie der Braut", "Familie des Bräutigams")

Effizient zuweisen

• Nutzen Sie die Suchfunktion, um bestimmte Gäste zu finden
• Weisen Sie Familiengruppen gemeinsam zu
• Prüfen Sie regelmäßig die Anzahl „Nicht zugewiesen“, damit niemand übersehen wird

Vor der Veranstaltung

• Vergewissern Sie sich, dass alle zugesagten Gäste zugewiesen sind
• Exportieren Sie die Daten und teilen Sie sie mit den Venue-Koordinatoren
• Prüfen Sie, dass Kapazitätsgrenzen nicht überschritten werden

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich Gäste zuweisen, bevor sie zugesagt haben? A: Ja! Alle Gäste — angenommen, ausstehend und abgelehnt — werden automatisch geladen. Ausstehende Gäste werden blau angezeigt, damit Sie im Voraus planen können.

F: Was passiert, wenn ich die Kapazität eines Tisches überschreite? A: Das System verhindert, dass Sie mehr Gäste zuweisen, als die Kapazität des Tisches erlaubt.

F: Können Gäste derselben RSVP-Gruppe an verschiedenen Tischen sitzen? A: Ja! Wenn Sie für Gäste in einer Gruppe individuelle Namen hinzufügen, kann jede Person verschiedenen Tischen zugewiesen werden.

F: Werden Gäste benachrichtigt, wenn ich sie einem Tisch zuweise? A: Gäste sehen ihre Tischzuweisung, wenn sie ihre Einladung ansehen. Es wird keine separate Benachrichtigung gesendet.

F: Kann ich die Tischverwaltung verwenden, ohne Gästen die Zuweisungen anzuzeigen? A: Ja. Aktivieren Sie im Tab Details unter „Tischverwaltung“ die Option „Tischzuweisungen vor Gästen ausblenden“. Sie behalten den vollständigen Tab „Tische“, den Lageplan und die Exporte für Ihre eigene Planung, aber Gäste sehen ihren Tisch niemals in der Einladung — der Tischabschnitt wird vollständig ausgeblendet. Deaktivieren Sie die Option, sobald Sie die Sitzordnung freigeben möchten.

F: Kann ich für verschiedene Teile meiner Veranstaltung unterschiedliche Sitzordnungen verwenden (z. B. einen Bootsausflug und ein Dinner)? A: Ja — erstellen Sie eine zusätzliche Sitzplatzanordnung. Jede Anordnung hat eigene Tische, einen eigenen Lageplan und eigene Sitzplatzzuweisungen, sodass derselbe Gast in jeder Anordnung an einem anderen Ort sitzen kann. Nutzen Sie die Chips oben im Tab „Tische“, um zwischen ihnen zu wechseln. Verfügbar bei ausgewählten Veranstaltungstypen, mit bis zu 5 zusätzlichen Anordnungen.

F: Welche Sitzplatzanordnung sehen meine Gäste? A: Nur die Hauptsitzordnung erscheint in den Gästeeinladungen. Zusätzliche Anordnungen sind interne Planungswerkzeuge — Gäste sehen sie nie.

F: Wie benenne ich einen Tisch mit meinem eigenen Namen, wie einem Boots- oder Familiennamen, um? A: Doppelklicken Sie auf den Tisch auf dem Lageplan und geben Sie den Namen direkt dort ein (Enter speichert, Escape bricht ab). Sie können auch auf das Symbol Bearbeiten (Stift) klicken und das Feld Alias ausfüllen. Der Name erscheint als „#3 · Neptune“ auf der Karte und ist das, was Gäste in ihrer Einladung sehen.

F: Kann ich sehen, wo alle Gäste mit einem bestimmten Tag sitzen? A: Ja — klicken Sie auf den Chip dieses Tags im Panel „Nicht zugewiesen“ der Karte. Neben dem Filtern der Seitenleiste hebt die Karte jeden platzierten Gast mit diesem Tag hervor (deren Stühle erhalten einen Ring in der Tag-Farbe) und blendet alle anderen ab.

F: Kann ich Zuweisungen ändern, nachdem die Veranstaltung begonnen hat? A: Ja, Sie können Tischzuweisungen jederzeit über das Dashboard ändern.

F: Was passiert, wenn ein Gast nach der Zuweisung absagt? A: Der Chip wird rot (Status „Abgelehnt“). Die Zuweisung bleibt bestehen, wird dem Gast jedoch nicht angezeigt. Sie können die Zuweisung aufheben, um den Platz freizugeben.

F: Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Tische, die ich erstellen kann? A: Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Tische. Erstellen Sie so viele, wie Ihr Veranstaltungsort benötigt.

F: Kann ich Sitzpläne ausdrucken? A: Ja — das Menü Exportieren der Karte bietet spezielle Druckoptionen. Karte drucken sendet den Raumplan im A3-Querformat an den Drucker (ideal zum Aufhängen am Veranstaltungsort), und Tischkarten drucken erstellt für jeden Tisch eine Seite, auf der jeder Gast nach Sitzplatznummer aufgeführt ist, damit das Veranstaltungspersonal sie auf die einzelnen Tische legen kann. Sie können außerdem als PNG, SVG oder CSV exportieren.

F: Wie erfasse ich Namen für Begleitpersonen? A: Es gibt drei Optionen: (1) Klicken Sie direkt im Tab „Tische“ auf den Chip der Begleitperson, um sie umzubenennen, (2) füllen Sie Namen über das Benutzer-Symbol im Tab „Gäste“ vorab aus oder (3) lassen Sie Gäste die Namen selbst eingeben, wenn sie zusagen. Unbenannte Begleitpersonen werden als „Maria G. x2“ angezeigt, sodass Sie immer wissen, zu welchem Gast sie gehören.

F: Ich habe Tische aktiviert, nachdem Gäste bereits zugesagt hatten. Wo sind meine Gäste? A: Alle Gäste werden automatisch geladen, wenn Sie den Tab „Tische“ öffnen — auch wenn sie zugesagt haben, bevor Sie Tische aktiviert haben. Es ist keine manuelle Synchronisierung erforderlich. Wenn Sie bereits vor dem Aktivieren der Tische Gästenamen erfassen verwendet haben, bleiben die erfassten individuellen Namen der Begleitpersonen erhalten und erscheinen als nicht zugewiesene Chips, die Sie platzieren können.

F: Was bedeuten die Farben? A: Gäste-Chips sind nach RSVP-Status farbcodiert: Grün = angenommen, Blau = ausstehend (nicht beantwortet), Rot = abgelehnt. Sie können mit den Auswahlfeldern oberhalb der Gästeliste nach Status filtern.

F: Kann ich Gästenamen im Tab „Tische“ bearbeiten? A: Ja! Klicken Sie auf einen beliebigen Gäste-Chip, um das Modal zu öffnen, in dem Sie Vor- und Nachname ändern können. Bei Begleitpersonen zeigt das Modal außerdem an, zu wem sie gehören (z. B. „Gast von Maria Garcia“).

F: Wie wechsle ich zwischen Listenansicht und Lageplan? A: Verwenden Sie den Umschalter Raster / Karte oben im Tab „Tische“. Beide Ansichten verwenden dieselben Daten — Zuweisungen und Änderungen, die in einer Ansicht vorgenommen werden, erscheinen sofort in der anderen.

F: Muss ich Tische auf der Karte platzieren? A: Nein. Die Karte ist optional. Sie können weiterhin die Rasteransicht verwenden, wenn Sie nur eine Liste benötigen und keinen visuellen Raumplan möchten. Tische, die Sie erstellen, bleiben im Bereich Nicht platziert der Karte, bis Sie sie auf die Fläche ziehen.

F: Welche Tischformen sind verfügbar? A: Rund, quadratisch, rechteckig und oval. Wählen Sie die Form, die zu Ihrem Veranstaltungsort passt — die Form ist rein visuell und hat keinen Einfluss auf Kapazitätsregeln.

F: Sind Wände und Beschriftungen für meine Gäste sichtbar? A: Nein. Wände und Beschriftungen sind nur Planungshilfen für Organisatoren. Gäste sehen weiterhin ihre zugewiesene Tischnummer in ihrer Einladung, genau wie in der Rasteransicht.

F: Kann ich einen Gast von einem Stuhl auf einen anderen ziehen? A: Ja — drücken Sie auf den Stuhl des Gastes (Sie sehen seine Initialen darin) und ziehen Sie ihn auf einen beliebigen anderen Stuhl, am selben Tisch oder an einem anderen. Wenn der Zielstuhl bereits besetzt ist, wird die vorhandene Person an demselben Tisch auf „kein bestimmter Sitzplatz“ gesetzt, sodass nichts unbemerkt überschrieben wird. Wenn Sie einen Gast auf die leere Arbeitsfläche ziehen, wird er vollständig von seinem Tisch entfernt.

F: Wie lösche ich ein Element des Veranstaltungsorts? A: Klicken Sie auf das Element (Wand, Beschriftung, Bühne, Bar, beliebig) und klicken Sie dann entweder in der rechten Seitenleiste auf die Papierkorb-Schaltfläche oder drücken Sie Entf / Rücktaste auf Ihrer Tastatur. Um mehrere Elemente auf einmal zu löschen, wählen Sie sie per Auswahlrahmen aus und drücken Sie Entf.

F: Kann ich einen Fehler rückgängig machen? A: Ja — drücken Sie Ctrl/⌘ + Z zum Rückgängigmachen und Ctrl/⌘ + Shift + Z (oder Ctrl/⌘ + Y) zum Wiederholen. Die Symbolleiste enthält außerdem eigene Schaltflächen für Rückgängig / Wiederholen. Der Verlauf umfasst die letzten 50 Layout-Aktionen.

F: Wie funktionieren Sitzplatzzuweisungen pro Platz? A: Jeder Tisch zeigt die richtige Anzahl von Stühlen rundherum an. Ziehen Sie einen Gast in die Nähe eines Stuhls, und dieser Stuhl leuchtet grün auf — lassen Sie los, um den Gast dort zu platzieren. Gäste werden mit Initialen im Stuhl und ihrem Vornamen als kleine Beschriftung außerhalb angezeigt (vollständiger Name beim Darüberfahren). Ziehen Sie den Gast stattdessen auf den Tischkörper, wählt das System den nächsten freien Sitzplatz aus.

F: Meine Veranstaltung hat Hunderte von Gästen — bleibt die Seitenleiste trotzdem nutzbar? A: Ja. Die Liste nicht zugewiesener Gäste wird serverseitig paginiert (50 pro Seite, Laden beim Scrollen) und bietet entprellte Suche sowie serverseitige Filterung nach Status und Tag. Selbst Veranstaltungen mit über 1000 Gästen bleiben schnell, da immer nur der sichtbare Bereich gerendert wird.

F: Wie füge ich eine Bühne, Bar oder Tanzfläche hinzu? A: Klicken Sie in der Symbolleiste auf Element hinzufügen. Das Menü listet jedes Element des Veranstaltungsorts auf — Wände, Türen, Fenster, Tanzfläche, Beschriftung sowie Möbel (Bühne, DJ-Pult, Bar, Buffet, Geschenktisch, Kuchentisch, Fotobox, Toilette). Jeder Typ wird mit eigener Farbe und Standardgröße geliefert, damit er auf der richtigen Ebene platziert wird.

F: Wie verhindere ich, dass sich Elemente bewegen, während ich am Rest des Layouts arbeite? A: Wählen Sie das/die Element(e) aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf die Schaltfläche Sperren (oder drücken Sie L). Gesperrte Elemente können nicht gezogen, in der Größe geändert oder gedreht werden. Klicken Sie erneut auf das Schloss-Symbol (oder drücken Sie L), um die Sperre aufzuheben.

F: Elemente rasten ständig in ungewöhnlichen Winkeln ein — kann ich frei drehen? A: Der Drehgriff rastet bei 0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° ein, wenn er sich innerhalb von 5° dieser Werte befindet. Halten Sie Shift gedrückt, während Sie den Drehgriff ziehen, um das Einrasten zu umgehen und frei zu drehen.

F: Ich sehe die Änderungen, die ich gerade vorgenommen habe, nicht — wurden sie gespeichert? A: Jede Änderung wird automatisch gespeichert. Achten Sie zur Bestätigung auf die Anzeige Gespeichert / Speichern… / Offline in der Symbolleiste. Wenn die Netzwerkverbindung unterbrochen wird, wird die Anzeige rot und der Speichervorgang wird nach 5 Sekunden erneut versucht — keine Arbeit geht verloren.

F: Funktioniert die Karte im Vollbildmodus? A: Ja. Klicken Sie in der Karten-Symbolleiste auf die Schaltfläche Vollbild, um die Arbeitsfläche auf den gesamten Bildschirm zu erweitern — hilfreich für die Planung auf einem großen Monitor oder Projektor während der Einrichtung des Veranstaltungsorts. Wenn Sie im Vollbildmodus einen Tisch hinzufügen oder bearbeiten, öffnet sich der Dialog direkt über der Karte, sodass Sie den Vollbildmodus während der Arbeit nie verlassen müssen.