So verwenden Sie die Tischverwaltung für Sitzplatzanordnungen

Mit der Tischverwaltung können Sie die Sitzordnung für Ihre Veranstaltung organisieren — über ihre eigene Seating-Seite im Dashboard. Alle Ihre Gäste werden automatisch geladen, sobald Sie sie öffnen — farbcodiert nach RSVP-Status —, sodass Sie sofort mit der Planung beginnen können. Erstellen Sie Tische (bis hin zu wie vielen Stühlen auf jeder Seite), ziehen Sie Gäste per Drag-and-drop, um Plätze zuzuweisen, oder lassen Sie den Auto-Platzierungs-Assistenten alle in einem Rutsch platzieren. Zeichnen Sie Ihr Layout über ein Foto des echten Grundrisses Ihrer Location nach, behalten Sie die Sitzplatzprobleme-Leiste im Blick, während sich RSVPs ändern, und teilen Sie eine Finde-deinen-Platz-Seite, die Gäste am Eingang öffnen können. Mehrteilige Veranstaltungen können sogar mehrere unabhängige Sitzplatzanordnungen führen — zum Beispiel einen Plan für einen Bootsausflug und einen weiteren für das Dinner.

Sie müssen weder eine RSVP noch eine digitale Einladung im Voraus einrichten — Seating funktioniert vollständig eigenständig und verbindet sich automatisch, sobald Sie später eine Einladung hinzufügen.

Die Seating-Seite öffnen

Es gibt nichts zu aktivieren — Seating steht immer zur Verfügung:

1. Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
2. Wählen Sie Ihre Veranstaltung aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf "Seating"

Das ist alles. Die Seite funktioniert auch, wenn Sie noch keine Einladung erstellt oder RSVP für die Veranstaltung aktiviert haben.

Hinweis: Wir empfehlen, Gastnamen erfassen aktiviert zu lassen (bei neuen Einladungen standardmäßig AN), damit jede teilnehmende Person für die Sitzplanung namentlich identifiziert werden kann. Es handelt sich um eine Empfehlung, nicht um eine Voraussetzung — auch mit deaktivierten Namen funktioniert Seating, und Begleitpersonen erscheinen als nummerierte Platzhalter (z. B. „Maria G. x2“), die Sie selbst umbenennen können.

Tische erstellen

Einen neuen Tisch hinzufügen

1. Öffnen Sie die Seite "Seating"
2. Klicken Sie auf "Tisch erstellen"
3. Füllen Sie die Tischdetails aus:
   • Tischnummer - Eine eindeutige Nummer für den Tisch (erforderlich)
   • Alias - Ein optionaler, freundlicher Name wie "VIP", "Familie" oder "Freunde"
   • Kapazität - Maximale Anzahl an Plätzen an diesem Tisch
4. Klicken Sie auf "Erstellen"

Das Erstellen Ihres ersten Tisches schaltet Seating für die Veranstaltung außerdem automatisch ein — kein separater Schalter, an den Sie denken müssen.

Tischvorlagen — einmal erstellen, überall wiederverwenden

Wenn Sie immer wieder denselben Tisch aufbauen — einen Ehrentisch mit Stühlen auf einer Seite, einen Zehnertisch mit zwei reservierten Plätzen — speichern Sie ihn als Vorlage und bauen Sie ihn nie wieder von Grund auf:

• Eine Vorlage speichern — wählen Sie einen beliebigen Tisch auf dem Lageplan aus, klicken Sie in der Seitenleiste auf "Save as template" und geben Sie ihr einen Namen (z. B. „Ehrentisch“). Die Vorlage erfasst Form, Größe, Kapazität und das vollständige Stuhllayout des Tisches, einschließlich reservierter Plätze.
• Aus einer Vorlage erstellen — beim nächsten Klick auf "Create Table" erscheinen Ihre Vorlagen als Chips oben im Dialog. Wählen Sie eine aus, und der neue Tisch entsteht mit diesem Bauplan; wählen Sie "Blank table" für den regulären Ablauf.

Vorlagen gehören zu Ihrem Konto, nicht zu einer einzelnen Veranstaltung — bauen Sie Ihre Standardtische einmal und verwenden Sie sie bei jeder Veranstaltung erneut. Das Bearbeiten oder Löschen einer Vorlage wirkt sich nie auf Tische aus, die bereits daraus erstellt wurden (fahren Sie mit der Maus über einen Vorlagen-Chip und klicken Sie auf das ×, um ihn zu löschen).

Tischeigenschaften

Eigenschaft	Erforderlich	Beschreibung
Nummer	Ja	Eindeutige Kennung (1, 2, 3 usw.)
Alias	Nein	Freundlicher Name, der Gästen angezeigt wird
Kapazität	Ja	Maximale Anzahl verfügbarer Plätze

Tische bearbeiten

So ändern Sie einen Tisch:

1. Suchen Sie die Tischkarte in der Rasteransicht der Seating-Seite
2. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Stift)
3. Aktualisieren Sie die Details
4. Klicken Sie auf "Speichern"

Tische umbenennen

Der Alias ist der freundliche Name, den Ihre Gäste anstelle einer reinen Nummer sehen — ideal, um Tische nach Booten, Familien oder Themen zu benennen. Zwei Wege, ihn festzulegen:

• Bearbeiten-Dialog — klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Stift) auf der Tischkarte (oder am ausgewählten Tisch in der Seitenleiste der Karte) und tragen Sie das Feld Alias ein.
• Direkt auf der Karte — doppelklicken Sie auf einen beliebigen Tisch auf dem Lageplan und geben Sie den Namen direkt ein. Enter speichert, Escape bricht ab. Kein Dialog nötig.

Tische löschen

1. Klicken Sie auf das Symbol Löschen (Papierkorb) auf der Tischkarte
2. Bestätigen Sie das Löschen

Wenn Gästen der Tisch zugewiesen ist, werden sie in den Pool „Nicht zugewiesen“ verschoben.

Gäste Tischen zuweisen

Automatisches Laden der Gäste

Wenn Sie die Seating-Seite öffnen, werden alle Ihre Gäste automatisch geladen — keine manuelle Einrichtung erforderlich. Gäste werden aus Ihrer Gästeliste erstellt:

• Zugesagt/Teilgenommen — werden mit ihrer bestätigten Gruppengröße geladen
• Ausstehend (noch nicht geantwortet) — werden mit der eingeladenen Anzahl geladen, damit Sie im Voraus planen können
• Abgesagt — werden als einzelner Eintrag angezeigt, damit Sie den vollständigen Überblick behalten

Das bedeutet, Sie können jederzeit mit dem Sitzen beginnen — sogar nachdem alle Gäste bereits zugesagt haben — und alle erscheinen sofort.

Gäste von der Seating-Seite aus hinzufügen

Sie fangen bei null an? Sie müssen die Seite dafür nicht verlassen:

• Klicken Sie im Panel „Nicht zugewiesen“ auf "Add Guest", um eine Person (mit ihrer Gruppengröße) direkt hinzuzufügen — sie wird in Ihrer Gästeliste angelegt und erscheint sofort als nicht zugewiesener Chip.
• Für Kontaktdaten, Tags oder Tabellen-Importe nutzen Sie den Link "Manage guest list" unter dem Panel, der Sie zur Guests-Seite führt.

Farbcodierter RSVP-Status

Jedes Gäste-Element ist farbcodiert, damit Sie den RSVP-Status auf einen Blick erkennen:

• 🟢 Grün — Zugesagt / Teilgenommen
• 🔵 Blau — Ausstehend (noch nicht geantwortet)
• 🔴 Rot (abgeblendet) — Abgesagt oder kommt nicht

Die Farbe gilt pro Person, nicht pro Einladung. Wenn eine Gruppe mit weniger Personen zusagt, als sie eingeladen wurde — eine Einladung für drei, die als „nur ich“ zurückkommt —, werden nur die Personen grün, die der Gast tatsächlich bestätigt hat. Die anderen werden rot, damit Sie auf einen Blick sehen, welche Plätze wirklich belegt sind. Sie bleiben in der Gruppe, sodass nichts von dem verloren geht, was Sie eingerichtet haben, und ein ihnen zugewiesener Platz bleibt reserviert, bis Sie die Zuweisung aufheben (klicken Sie auf den Chip → "Vom Tisch entfernen") oder sie aus der Gruppe löschen. Erhöht der Gast später erneut die Anzahl, kommen dieselben Personen wieder als bestätigt zurück — Namen und Plätze bleiben erhalten.

Verwenden Sie die Filter-Chips oberhalb der Gästeliste, um nur einen bestimmten Status anzuzeigen. Klicken Sie zum Beispiel auf den grünen Chip, um beim Zuweisen von Tischen nur bestätigte Gäste zu sehen.

Anzeige von Plus-Ones

Gäste mit unbenannten Begleitpersonen werden mit dem Namen des Hauptgasts plus einer Nummer angezeigt:

• Maria G. — der Hauptgast
• Maria G. x2 — zweite Person in Marias Gruppe
• Maria G. x3 — dritte Person

Sobald Sie echte Namen eingetragen haben, werden diese normal angezeigt (z. B. "Carlos R.").

Drag-and-drop verwenden

Am einfachsten weisen Sie Gäste per Drag-and-drop zu:

1. Suchen Sie Gäste im Abschnitt "Nicht zugewiesen" links
2. Ziehen Sie ein Gäste-Element auf den gewünschten Tisch
3. Lassen Sie den Gast auf der Tischkarte los

Der Tisch zeigt seine aktuelle Belegung an (z. B. "6/8").

Das Zuweisungs-Modal verwenden

Klicken Sie auf einen beliebigen Gastnamen, um das Zuweisungs-Modal zu öffnen. Dort können Sie:

1. Den Namen bearbeiten — Vor- und Nachnamen direkt ändern (ideal, um "Gast 2" in einen echten Namen umzubenennen)
2. Sehen, zu wem die Person gehört — bei Begleitpersonen zeigt das Modal "Gast von [Name des Hauptgasts]"
3. Einen Tisch auswählen — wählen Sie aus der Tischliste unten
4. Klicken Sie auf Save, um Änderungen zu bestätigen, oder auf Cancel, um sie zu verwerfen

Zuweisungen entfernen

So entfernen Sie die Tischzuweisung eines Gasts:

1. Suchen Sie den Gast an seinem zugewiesenen Tisch
2. Ziehen Sie ihn zurück in den Bereich "Nicht zugewiesen"
3. Oder klicken Sie auf den Gastnamen und wählen Sie im Modal "Vom Tisch entfernen"

Auto-Platzierung

Hundert Gäste von Hand zu platzieren ist der unangenehmste Teil der Eventplanung — lassen Sie deshalb den Auto-Platzierungs-Assistenten den ersten Durchgang übernehmen. Klicken Sie oben auf der Seating-Seite auf die Schaltfläche "Automatisch platzieren", um ihn zu öffnen.

Was der Assistent garantiert

Wie auch immer Sie ihn konfigurieren, manche Regeln gelten immer:

• Gruppen bleiben zusammen — ein Gast und seine Begleitpersonen landen immer am selben Tisch; kann kein Tisch die ganze Gruppe aufnehmen, wird niemand aus ihr platziert, und der Assistent teilt Ihnen das mit.
• Abgesagte Gäste werden nie platziert.
• Reservierte Stühle bleiben frei — reservierte Plätze werden nie an Gäste vergeben.
• Nichts geschieht ohne Vorschau — der Assistent zeigt Ihnen immer den vollständigen Plan (wer an welchen Tisch kommt, wer nicht passt), bevor Sie auf Anwenden klicken.

Optionen

• Gäste mit demselben Tag zusammensetzen (standardmäßig aktiviert) — Gäste, die einen Gästetag teilen, werden an denselben Tischen gruppiert. Taggen Sie Ihre Gruppen („Familie der Braut“, „Arbeitskollegen“, „Tischtennisclub“), und der Assistent hält sie zusammen.
• Gäste, die bereits einen Tisch haben, dort belassen (standardmäßig aktiviert) — schalten Sie diese Option aus, damit der Assistent bestehende Zuweisungen für eine bessere Passform neu verteilen kann.
• Auch Gäste platzieren, die noch nicht geantwortet haben (standardmäßig deaktiviert) — normalerweise werden nur bestätigte Gäste platziert.

Es ist ein Gespräch

Ein Klick auf "Automatisch platzieren" öffnet den Assistenten im Dashboard mit einem vorbereiteten Briefing für Ihre Veranstaltung — wie viele Gäste noch einen Tisch brauchen, die oben genannten Regeln —, sodass Sie es einfach absenden oder vorher bearbeiten können. Von da an ist es ein Chat: Der Assistent führt einen Testlauf durch, zeigt Ihnen, wer wo sitzen würde und wer nicht passt, und wendet den Plan erst an, wenn Sie bestätigen. Alles, was sich über das Formular nicht ausdrücken lässt, sagen Sie einfach:

„Setze die Familie der Braut zusammen, halte Ana García von Luis Pérez fern und lass Tisch 3 leer.“

Der Assistent verwendet dieselben Sitzplatz-Tools wie das Dashboard (er kann auf Wunsch auch einzelne Gäste verschieben oder Tische erstellen), stets mit einer Bestätigungskarte, bevor er etwas ändert. Von ihm platzierte Gäste landen an ihren Tischen ohne bestimmte Stuhlnummer — feinjustieren Sie einzelne Stühle danach auf der Karte, wenn Ihnen die genaue Position wichtig ist.

Ihren Veranstaltungsort mit der Karte gestalten

Neben der Listenansicht können Sie in der Kartenansicht Tische auf einem 2D-Grundriss anordnen, der Ihrem realen Veranstaltungsort entspricht. Wechseln Sie oben auf der Seating-Seite über den Schalter zwischen Raster und Karte.

Was Sie auf der Karte tun können

• Tische platzieren — überall auf dem Plan per Drag-and-drop.
• Tischformen auswählen — Rund, Quadratisch, Rechteckig oder Oval.
• Das Stuhllayout anpassen — Stühle pro Seite an rechteckigen Tischen festlegen (auch einseitige Ehrentische), die Stühle eines runden Tisches nur auf den vorderen Bogen begrenzen und Stühle reservieren für DJ, Fotograf oder einen Hochstuhl.
• Über Ihrem echten Grundriss nachzeichnen — laden Sie ein Foto oder einen Scan des Location-Plans als Hintergrundebene hoch und bauen Sie den Sitzplan direkt darüber.
• Tische direkt umbenennen — doppelklicken Sie auf einen Tisch, um seinen Namen direkt auf der Karte einzugeben.
• Größe ändern und drehen — jeden Tisch passend zum Venue-Layout.
• Gäste auf bestimmte Stühle setzen — jeder Tisch rendert die passende Anzahl Stühle; legen Sie einen Gast auf einem Stuhl ab, um ihn dort zu fixieren.
• Möbel und Struktur hinzufügen — Wände, Türen, Fenster, Bühne, DJ-Pult, Tanzfläche, Bar, Buffet, Geschenketisch, Kuchentisch, Fotobox, WC und Freitext-Labels.
• Mehrfachauswahl und Ausrichten — Shift-Klick oder Rahmenauswahl; dann als Gruppe verschieben, drehen, ausrichten, verteilen, sperren, duplizieren oder löschen.
• Rückgängig / Wiederholen — jede Layout-Änderung mit ⌘Z / ⌘⇧Z.
• Intelligente Hilfslinien — pinke Ausrichtungslinien lassen ein Objekt an Kanten oder Mittelpunkten von Nachbarn einrasten.
• Elemente sperren — damit sie beim Feintuning nicht verrutschen.
• Auto-Save — hält alles synchron; ein Saving / Saved-Indikator befindet sich in der Toolbar.
• Export — Layout als PNG, SVG, druckfertiges PDF, Tischkarten pro Tisch oder CSV.
• Vollbild — für konzentriertes Planen während des Aufbaus.

Einen Tisch platzieren

Neue Tische starten im Panel Unplaced auf der rechten Seite der Karte.

1. Klicken Sie in der Toolbar auf "Add table", um einen zu erstellen (oder verwenden Sie den bestehenden Ablauf Create Table).
2. Suchen Sie den Tisch im Panel Unplaced rechts.
3. Klicken und ziehen Sie den Tisch an eine beliebige Stelle auf den Plan.
4. Verwenden Sie die markenfarbigen Griffe am ausgewählten Tisch, um die Größe zu ändern (unten rechts) oder ihn zu drehen (oben).

Um einen Tisch von der Karte zu entfernen, ohne ihn zu löschen, wählen Sie den Tisch aus und klicken Sie auf "Unplace" — er wandert zurück in das Panel „Unplaced“.

Form, Größe und Rotation ändern

Klicken Sie auf einen Tisch, um in der rechten Seitenleiste Folgendes anzupassen:

• Shape — Rund, Quadratisch, Rechteckig oder Oval. Beim Wechseln der Form wird auf eine sinnvolle Standardgröße zurückgesetzt.
• Size — ziehen Sie die W/H-Schieberegler oder verwenden Sie den Größen-Griff direkt am Tisch.
• Rotation — ziehen Sie den Schieberegler oder verwenden Sie den Rotationsgriff über dem Tisch.

Individuelle Stuhllayouts

Standardmäßig verteilen sich die Stühle automatisch um jeden Tisch — runde und ovale Tische verteilen sie gleichmäßig am Umfang, Rechtecke teilen sie auf die vier Seiten auf. Der Abschnitt Chair layout in der Tisch-Seitenleiste gibt Ihnen die Kontrolle, wenn der Standard nicht zur Realität passt:

• Stühle pro Seite (Rechteck / Quadrat) — aktivieren Sie "Stühle pro Seite anpassen" und legen Sie genau fest, wie viele Stühle oben, rechts, unten und links stehen. Die Kapazität des Tisches folgt automatisch der Summe. So bauen Sie:
  • einen Ehrentisch — alle Stühle auf einer Seite, dem Raum zugewandt (z. B. oben: 6, überall sonst 0; drehen Sie den Tisch so, dass er zur Tanzfläche zeigt),
  • eine Bankettreihe ohne Stühle an den kurzen Enden,
  • jedes asymmetrische Layout, das Ihre Location Ihnen vorgibt.
• Sitzbogen (Rund / Oval) — wählen Sie Full circle, Three-quarter, Half (front) oder Quarter. Ein Halbkreis hält alle Stühle auf dem vorderen Bogen — perfekt für einen Sweetheart-Tisch oder jeden runden Tisch, der an einer Wand steht. Die Stühle zentrieren sich auf der „12-Uhr-Position“ des Tisches, drehen Sie den Tisch also, um den Bogen auszurichten.
• Reservierte Plätze — klicken Sie in der Sitzliste der Seitenleiste bei einem leeren Platz auf das Lesezeichen-Symbol, um ihn zu reservieren, und geben Sie direkt in der Zeile eine Bezeichnung ein („DJ“, „Fotograf“, „Hochstuhl“). Reservierte Stühle werden auf der Karte ausgegraut dargestellt, können nie an einen Gast vergeben werden (ein auf ihn gezogener Gast zielt einfach auf den nächsten freien Stuhl) und sind von der Gästekapazität des Tisches ausgeschlossen — ein Tisch mit 10 Stühlen und 2 reservierten Plätzen zählt überall als 8 verfügbare Plätze: bei der Belegungsanzeige, der Statistikleiste, den Kapazitätsprüfungen und den Exporten. Klicken Sie erneut auf das Lesezeichen, um den Platz wieder freizugeben.

Wenn Sie ein Layout unter Gästen verkleinern, die bereits bestimmte Stuhlnummern belegen, werden ihre Plätze sauber zurückgesetzt — sie bleiben am Tisch und werden automatisch in die verbleibenden freien Stühle eingefüllt, nichts geht verloren. Das manuelle Ändern der Tischkapazität hebt eine Stühle-pro-Seite-Fixierung auf (die Reservierungen bleiben erhalten).

Grundriss-Hintergrund

Statt den Raum aus dem Gedächtnis zu planen, legen Sie den echten Grundriss der Location unter den Plan und zeichnen Sie ihn nach:

1. Klicken Sie in der Karten-Toolbar auf "Grundriss" und wählen Sie "Grundriss des Veranstaltungsorts hochladen" (JPEG, PNG oder WebP, bis 15 MB — ein Handyfoto des ausgedruckten Location-Plans reicht völlig).
2. Das Bild erscheint als gesperrte, halbtransparente Hintergrundebene unter allem anderen.
3. Nutzen Sie die Schieberegler im selben Menü, um Deckkraft, Größe und Position anzupassen, bis die Wände des Plans mit Ihrer Canvas übereinstimmen, und platzieren Sie dann Tische und Elemente direkt darüber.

Jede Sitzplatzanordnung behält ihren eigenen Grundriss, sodass der Boots-Plan und der Dinner-Plan jeweils ihren eigenen Raum zeigen können. Der Hintergrund ist eine reine Planungshilfe für Organisatoren: Gäste sehen ihn nie, und er ist nicht in Bild- oder Druckexporten enthalten (Ihre Tische, Elemente und Beschriftungen hingegen schon). "Replace floor plan" tauscht das Bild aus; "Remove floor plan" löscht es, ohne etwas von dem zu verändern, was Sie platziert haben.

Venue-Elemente hinzufügen

Klicken Sie in der Toolbar auf "Add element", um das Menü für Venue-Elemente zu öffnen. Die Elemente sind in zwei Gruppen aufgeteilt, damit Sie schnell finden, was Sie brauchen:

Structural — für das Grundgerüst des Raums:

• Wall — eine konfigurierbare Leiste. Ziehen Sie einen der Endpunkt-Griffe, um Länge und Winkel in einem Schritt zu ändern; das gegenüberliegende Ende bleibt verankert.
• Door und Window — schmale, gestrichelte Öffnungen, um Eingänge und Sichtachsen zu markieren.
• Dance floor — eine weiche, halbtransparente Fläche unter den Tischen, die visuell nicht konkurriert.
• Label — bearbeitbare Freitext-Anmerkung. Doppelklicken Sie auf ein Label, um den Text zu bearbeiten.

Furniture — für alles, was auf dem Boden steht:

• Stage, DJ booth, Bar, Buffet, Gift table, Cake table, Photo booth, Restroom.

Jeder Elementtyp hat eine eigene Farbe, Standardgröße und z-order, sodass neu hinzugefügte Elemente automatisch auf der richtigen Ebene landen — ohne manuelles Nachjustieren. Nach dem Platzieren klicken Sie auf ein Element, um die rechte Seitenleiste zu öffnen: Passen Sie Größenregler, Rotation, Textlabel (falls zutreffend) oder den Sperrstatus an.

Tipp: Wände sind speziell — statt eines Größen-Griffs haben sie an jedem Ende einen runden Griff. Ziehen Sie ein Ende, um die Wand gleichzeitig umzuformen und zu drehen. Halten Sie beim Ziehen Shift, um das weiche Rotations-Einrasten zu umgehen und präzise zu justieren.

Gäste auf der Karte platzieren

Jeder Tisch rendert abhängig von Kapazität und Form die passende Anzahl Stühle — runde und ovale Tische verteilen Stühle gleichmäßig am Rand, rechteckige und quadratische Tische teilen Stühle auf die vier Seiten auf. Jeder Stuhl zeigt die Initialen des sitzenden Gasts sowie den Vornamen als kleine Beschriftung außerhalb des Stuhls (voller Name per Hover).

So setzen Sie einen Gast aus der Seitenleiste:

1. Suchen Sie die Person im Panel Unassigned links. Die Liste unterstützt entprellte Suche, Statusfilter (Accepted / Pending / Declined) und Tag-Filterung nach allen von Ihnen definierten Gästetags.
2. Klicken und ziehen Sie den Namen des Gasts.
3. Sobald Sie sich einem Tisch nähern, wird der nächste Stuhl grün hervorgehoben — loslassen, um die Person dort zu platzieren. Wenn Sie auf den Tischkörper (nicht auf einen bestimmten Stuhl) ablegen, wählt das System automatisch den nächsten freien Platz.

So verschieben Sie einen Gast zwischen Stühlen (gleicher oder anderer Tisch):

Ziehen Sie den Gast direkt von seinem aktuellen Stuhl auf den Zielstuhl — Sie müssen ihn nicht zuerst „absetzen“. Wenn der Zielstuhl bereits belegt ist, wird diese Person an demselben Tisch auf „kein spezifischer Sitzplatz“ verschoben, damit die Zuweisung nicht verloren geht.

So nehmen Sie einen Gast vom Sitzplatz:

• Ziehen Sie ihn vom Stuhl in einen leeren Bereich der Canvas, oder
• Klicken Sie auf den Tisch, um die Seitenleiste zu öffnen, suchen Sie die Zeile für diesen Sitzplatz und klicken Sie auf die Schaltfläche ×. Der Gast kehrt in das Panel „Unassigned“ zurück.

Abwärtskompatibilität: Gäste, die zugewiesen wurden, bevor das Pro-Sitzplatz-Feature verfügbar war (noch kein spezifischer Sitzplatz), werden automatisch in die verbleibenden freien Stühle in der Reihenfolge „Hauptgast zuerst, dann RSVP-Reihenfolge“ eingefüllt. Sie werden genau wie platzierte Gäste dargestellt; wenn Sie sie auf einen Stuhl ziehen, wird die Zuweisung fest übernommen.

Das Unassigned-Panel filtern

Das Unassigned-Panel enthält serverseitige Suche und Filter — praktisch, wenn eine Veranstaltung Hunderte Gäste umfasst:

• Search box ist immer sichtbar. Die Eingabe wird entprellt (~250 ms), bevor der Server abgefragt wird.
• Status chips — All / Accepted / Pending / Declined, jeweils mit Live-Zählwerten.
• Tag chips — einer pro von Ihnen definiertem Gästetag, in der jeweiligen Tag-Farbe. Aktivieren Sie beliebige Kombinationen, um auf Gäste zu filtern, die mindestens einen der ausgewählten Tags tragen. Tag-Indikatoren (kleine farbige Punkte) werden außerdem inline in den Gastzeilen angezeigt, damit Sie getaggte Gäste sofort erkennen.
• Ein kleines × erscheint rechts im Suchfeld, sobald ein Filter aktiv ist — damit löschen Sie alles mit einem Klick.

Tags auf der Karte hervorheben

Tag-Chips erfüllen einen doppelten Zweck: Solange ein Tag-Filter aktiv ist, leuchten platzierte Gäste mit diesem Tag auf der Karte auf — ihre Stühle erhalten einen Ring in der Tag-Farbe, während alle anderen abgeblendet werden. Taggen Sie Ihre Gäste (zum Beispiel einen Tag pro Bus, Boot oder Team), und ein Klick beantwortet die Frage „Wer sitzt wo“ für den gesamten Lageplan. Mehr dazu, wie Sie Tags erstellen und zuweisen, finden Sie unter Gästetags.

Die Liste paginiert automatisch beim Scrollen, sodass selbst Events mit tausenden Gästen sofort laden.

Kartensteuerung

Control	What it does
Drag empty canvas	Verschiebt den Grundriss (Pan)
Shift + drag empty canvas	Rahmenauswahl für alles innerhalb des Rechtecks
Ctrl/⌘ + scroll	Zoomt um den Cursor herum hinein und heraus
Grid toggle	Zeigt oder verbirgt das Ausrichtungsraster
Snap toggle	Lässt Tische und Elemente beim Ziehen am Raster einrasten
Fit view (F)	Rahmt automatisch alles ein, was Sie platziert haben
Zoom 100% (0)	Setzt den Zoom auf 100% zurück
Fullscreen	Erweitert die Karte auf den gesamten Bildschirm für den Aufbautag
Shift-click an item	Fügt ein Element zur Auswahl hinzu oder entfernt es aus der aktuellen Auswahl
Drag a selected item	Verschiebt die gesamte Auswahl gemeinsam
Double-click a table	Benennt den Tisch direkt um
Delete / Backspace	Verschiebt ausgewählte Tische zurück auf den Parkplatz und löscht ausgewählte Venue-Elemente
Escape	Hebt die Auswahl auf / schließt offene Menüs

Tipp: Wenn Sie einen Tisch im Vollbildmodus hinzufügen oder bearbeiten, öffnet sich der Dialog direkt über der Karte — Sie verlassen den Vollbildmodus dabei nicht.

Mehrere Sitzplatzanordnungen

Manche Veranstaltungen brauchen mehr als einen Sitzplan. Eine Feier mit Bootsausflug und anschließendem Dinner, eine Konferenz mit Workshop-Session und Gala, eine Hochzeit mit einem Plan für den Trauungsbus und einem für den Empfang — in all diesen Fällen sitzen dieselben Gäste zu unterschiedlichen Zeitpunkten an unterschiedlichen Plätzen.

Je nach Veranstaltungstyp können Sie zusätzliche Sitzplatzanordnungen erstellen — jede davon ein vollständig unabhängiger Plan:

• Eigene Tische (Nummern können sich über Anordnungen hinweg wiederholen — „Tisch 1“ kann auf beiden Plänen existieren)
• Eigener Lageplan — Wände, Tanzfläche, Beschriftungen und Möbel sind pro Anordnung getrennt
• Eigene Sitzplatzzuweisungen — derselbe Gast kann in jeder Anordnung an einem anderen Tisch sitzen

Anordnungen wechseln und verwalten

Oben auf der Seating-Seite sehen Sie einen Chip für Hauptsitzordnung sowie einen weiteren pro zusätzlicher Anordnung:

1. Klicken Sie auf einen Chip, um zu wechseln — Raster, Karte, Statistiken und die Liste „Nicht zugewiesen“ passen sich automatisch an.
2. Klicken Sie auf „Neue Anordnung“ und vergeben Sie einen Namen (z. B. „Bootsausflug“), um eine zu erstellen — Sie können bis zu 5 hinzufügen.
3. Nutzen Sie am aktiven Chip den Stift, um umzubenennen, oder den Papierkorb, um eine Anordnung zu löschen. Beim Löschen werden die Tische und Sitzplatzzuweisungen dieses Plans entfernt; Ihre Hauptsitzordnung bleibt davon unberührt.

Was Gäste sehen

Gäste sehen jede Anordnung, in der sie einen Platz haben, nacheinander aufgeführt in ihrer Einladung und mit dem von Ihnen gewählten Anordnungsnamen versehen — ein Gast, der zuerst am Bootsausflug und danach am Dinner teilnimmt, sieht also beide, in der Reihenfolge, in der die Chips auf Ihrer Seating-Seite erscheinen:

Bootsausflug — Havfruen Dinner — Tisch 4

Wenn jemand in einem der Pläne noch keinen Platz hat, zeigt diese Anordnung für ihn „Wird noch bekannt gegeben“ an, während die anderen normal angezeigt werden. Veranstaltungen mit nur einem Plan sehen genau wie zuvor aus — keine Anordnungs-Überschrift, nur der Tisch.

Der Schalter „Table Assignments“ deckt alle Anordnungen gleichzeitig ab: Zuweisungen vor Gästen verbergen verbirgt jede Anordnung, sodass zusätzliche Pläne, die reine Logistik sind (Busse, Schichten, Personal), intern bleiben.

Hinweis: Mehrere Sitzplatzanordnungen sind bei ausgewählten Veranstaltungstypen verfügbar. Wenn Sie die Anordnungs-Chips auf Ihrer Seating-Seite nicht sehen, verwendet Ihre aktuelle Veranstaltung nur die einzelne Hauptsitzordnung.

Mit mehreren Elementen arbeiten

Müssen Sie eine Reihe von Tischen ausrichten oder eine Gruppe als Einheit verschieben? Die Karte unterstützt vollständige Mehrfachauswahl.

Mehrere Elemente auswählen

• Shift-Klick auf einen Tisch oder ein Venue-Element, um es zur aktuellen Auswahl hinzuzufügen oder daraus zu entfernen.
• Shift + Ziehen auf der leeren Canvas zeichnet einen Auswahlrahmen — alles innerhalb des Rahmens wird ausgewählt.
• Ctrl/⌘ + A wählt alle nicht gesperrten Elemente auf der Karte aus.

Wenn mehr als ein Element ausgewählt ist, erscheint eine Auswahl-Toolbar, die die Anzahl sowie Schaltflächen für Sammelaktionen anzeigt. Ausgewählte Elemente erhalten eine farbige Kontur, damit Sie die Gruppierung leicht erkennen.

Sammelaktionen

Wenn zwei oder mehr Elemente ausgewählt sind, bietet die Auswahl-Toolbar:

• Align — links, horizontal zentriert, rechts, oben, vertikal zentriert, unten.
• Distribute — gleichmäßiger horizontaler oder vertikaler Abstand (mindestens drei Elemente erforderlich).
• Bring forward / Send backward — z-order anpassen, nützlich, um Möbel unter Labels oder hinter einer Tanzfläche zu schichten.
• Lock / Unlock — gesperrte Elemente können erst nach dem Entsperren bewegt oder skaliert werden.
• Duplicate — dupliziert die ausgewählten Venue-Elemente mit einem kleinen Versatz (Tische werden nicht geklont, um Nummernkollisionen zu vermeiden).
• Delete — entfernt ausgewählte Elemente; ausgewählte Tische werden in das Panel „Unplaced“ verschoben statt gelöscht.

Ziehen Sie ein beliebiges ausgewähltes Element, um die gesamte Gruppe gemeinsam zu bewegen; das Einrasten an Smart-Guides wird vom primären Element unter Ihrem Cursor gesteuert.

Tastenkürzel & Rückgängig

Die Karte ist für Power-User mit Fokus auf Tastaturbedienung gebaut. Alles unten ist auch über die Toolbar erreichbar.

Shortcut	What it does
Ctrl/⌘ + Z	Macht die letzte Layout-Änderung rückgängig
Ctrl/⌘ + Shift + Z or Ctrl/⌘ + Y	Wiederholen
Ctrl/⌘ + A	Wählt alle nicht gesperrten Elemente aus
Ctrl/⌘ + D	Dupliziert die ausgewählten Venue-Elemente
Arrow keys	Verschiebt die Auswahl um 1 px
Shift + Arrow keys	Verschiebt um 10 px
R / Shift + R	Dreht die Auswahl um +15° oder −15°
[ / ]	Nach hinten / Nach vorn (z-order)
L	Auswahl sperren / entsperren
F	Fit view — rahmt alles ein, was Sie platziert haben
0	Setzt den Zoom auf 100% zurück
Delete / Backspace	Auswahl entfernen
Escape	Auswahl aufheben und jedes offene Menü schließen

Weiches Rotations-Einrasten

Freies Drehen (über den Rotationsgriff eines Tischs oder Elements) rastet bei 0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° ein, wenn Sie innerhalb von 5° an diesen Zielwerten sind. Halten Sie beim Drehen Shift, um das Einrasten zu umgehen, wenn Sie einen präzisen, schrägen Winkel benötigen.

Smart Guides

Wenn Sie ein einzelnes Objekt ziehen, erscheinen pinke gestrichelte Ausrichtungslinien, sobald dessen Mittelpunkt oder Kanten mit einem Nachbarelement fluchten. Das Objekt rastet außerdem innerhalb eines kleinen Schwellenwerts magnetisch ein, sodass saubere Reihen und Spalten in Sekunden entstehen. (Smart Guides sind nur aktiv, wenn Snap to grid ausgeschaltet ist — beide Systeme unterstützen unterschiedliche Layout-Stile.)

Autosave-Indikator

Ein kleines Element in der Toolbar zeigt jederzeit den Speicherstatus — Saved (grün), Saving… (gelb mit Spinner) oder Offline — retrying (rot), wenn die Verbindung abbricht. Änderungen werden entprellt und in Batches gesendet; ein Fehler wird nach 5 Sekunden automatisch erneut versucht.

Einzelne Gastnamen verwalten

Wenn Gäste mit mehreren Personen in ihrer Gruppe (Begleitpersonen) zusagen, müssen Sie wissen, wer jede einzelne Person ist, um Tische zuzuweisen. Es gibt drei Möglichkeiten, Namen zu verwalten:

Namen direkt auf der Seating-Seite bearbeiten

Der schnellste Weg — klicken Sie auf der Seating-Seite auf ein Gäste-Element, um das Zuweisungs-Modal zu öffnen, und benennen Sie die Person direkt um:

1. Klicken Sie auf ein Gäste-Element (z. B. "Maria G. x2")
2. Das Modal zeigt die Namensfelder bereits vorausgefüllt — bei Begleitpersonen außerdem "Gast von [Name des Hauptgasts]"
3. Geben Sie den echten Namen ein und klicken Sie auf Save

Das ist ideal, wenn Sie gerade Tische zuweisen und dabei gleichzeitig Namen ergänzen möchten.

Organisator trägt Namen vorab auf der Guests-Seite ein

Wenn Sie bereits wissen, wer zur Gruppe gehört:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf "Guests"
2. Suchen Sie den Gast mit mehreren Personen in der Gruppe
3. Klicken Sie auf das Symbol Users (Personen-Symbol) neben dem Namen
4. Tragen Sie für jede Person der Gruppe Vor- und Nachnamen ein
5. Klicken Sie auf "Save"

Gäste geben Namen während der RSVP an

Wenn Sie keine Namen vorab eintragen, werden Gäste beim Antworten auf ihre Einladung darum gebeten:

1. Der Gast öffnet seinen personalisierten Einladungslink
2. Wenn er mit mehreren Teilnehmenden zusagt, wird er aufgefordert, den Namen jeder Person einzugeben
3. Die Namen werden automatisch gespeichert und erscheinen in Ihrem Dashboard

Das funktioniert immer dann, wenn Gastnamen erfassen aktiviert ist — was bei neuen Einladungen standardmäßig der Fall ist. Wenn Sie die Funktion deaktiviert haben, werden Gäste nur nach ihrer Gruppengröße gefragt, und ihre Begleitpersonen erscheinen als nummerierte Platzhalter, die Sie auf der Seating-Seite umbenennen können.

So funktionieren Namen

Szenario	Was passiert
Namen noch nicht angegeben	Wird auf der Seating-Seite als "Maria G. x2", "Maria G. x3" angezeigt
Organisator bearbeitet auf der Seating-Seite	Name wird sofort auf dem Element aktualisiert, und auf der Guests-Seite
Organisator trägt auf der Guests-Seite vorab ein	Namen erscheinen auf der Seating-Seite zur Zuweisung
Gast gibt Namen während der RSVP an	Namen synchronisieren automatisch nach der Antwort
Gast reicht erneut eine RSVP ein, nachdem Sie ihn umbenannt haben	Ihre Version bleibt erhalten — eine spätere Übermittlung überschreibt einen von Ihnen korrigierten Namen nie

Wo auch immer Sie einen Namen eingeben, es ist derselbe Name: Wenn Sie die Hauptperson auf der Seating-Seite bearbeiten, aktualisiert das die Guests-Seite (und die an sie gesendeten E-Mails), und wenn Sie sie auf der Guests-Seite bearbeiten, aktualisiert das den Sitzplan. Es gibt keine zweite Kopie, die synchron gehalten werden muss.

Tipps zum Erfassen von Namen

• Bei Hochzeiten lassen Sie Gäste ihre Namen selbst angeben, um Rechtschreibfehler zu vermeiden
• Bei Firmenevents tragen Sie Namen vorab aus Ihrer Mitarbeiterdatenbank ein oder bearbeiten Sie sie direkt auf der Seating-Seite
• Der primäre RSVP-Inhaber ist immer automatisch enthalten
• Jede benannte Person kann unterschiedlichen Tischen zugewiesen werden

Benachrichtigungen zu Gästetischen

Sobald Sie Gäste Tischen zuweisen, sehen diese ihre Tischzuweisung automatisch in ihrer Einladung.

Was Gäste sehen

Wenn ein Gast seine Einladung öffnet, nachdem er einem Tisch zugewiesen wurde:

• Der zugewiesene Tisch wird angezeigt — über den Alias, falls Sie ihm einen gegeben haben („Havfruen“, „Der Eichentisch“), sonst über seine Nummer
• Jede Person in der Gruppe wird mit ihrem eigenen Tisch aufgeführt, damit eine Familie sehen kann, dass sie zusammensitzt
• Wenn die Veranstaltung mehrere Sitzplatzanordnungen hat, erscheint jede als eigener, beschrifteter Block
• Wenn noch keine Zuweisung erfolgt ist, sehen sie „Wird noch bekannt gegeben“

Wann es angezeigt wird

Der Abschnitt zur Tischzuweisung erscheint in der Einladung des Gastes nur, wenn:

• Der Schalter „Table Assignments“ auf „Shown on the invitation“ gesetzt ist (siehe unten)
• Der Gast die Einladung angenommen hat (RSVP-Status ist Angenommen oder Teilgenommen)

Sie können die Position dieses Abschnitts über die Einstellungen zur Abschnittsreihenfolge im Tab „Einladung“ ändern.

Tischzuweisungen anzeigen oder ausblenden

Manchmal möchten Sie die Sitzordnung nur für sich selbst organisieren — um den Raum zu planen, Pläne auszudrucken oder den Veranstaltungsort zu informieren — ohne den Gästen zu zeigen, wo sie sitzen. Ein einziger Schalter steuert das:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Invitation“ und wechseln Sie zum Tab „Details“
2. Suchen Sie in den Event-Einstellungen nach „Table Assignments“
3. Stellen Sie den Schalter auf „Shown on the invitation“ oder „Hidden from guests“

Wenn die Zuweisungen ausgeblendet sind:

• Sie behalten vollen Zugriff auf die Seating-Seite, den Lageplan, Sitzplatzzuweisungen und alle Exporte
• Gäste sehen ihren zugewiesenen Tisch niemals in ihrer Einladung — der Tischabschnitt wird vollständig entfernt und nicht als „Wird noch bekannt gegeben“ angezeigt

Stellen Sie den Schalter jederzeit zurück, um Gästen die Zuweisungen wieder anzuzeigen — das Ausblenden verändert Ihre Sitzpläne nie.

Sitzplatz-Finder

Gäste am Eingang sollten nicht nach einem ausgedruckten Plan suchen müssen. Jede Veranstaltung erhält eine öffentliche „Finde deinen Platz“-Seite: Gäste öffnen sie, geben ihren Namen ein und sehen sofort ihren Tisch.

Die Seite teilen

Klicken Sie auf der Seating-Seite auf "Sitzplatz-Finder-Link", um die URL der Seite zu kopieren — hinterlegen Sie sie hinter einem QR-Code auf dem Willkommensschild, teilen Sie sie im Event-Gruppenchat oder platzieren Sie sie neben dem Foto-Upload-QR-Code, den Gäste ohnehin schon scannen. Nutzt Ihre Veranstaltung eine eigene Domain, verwendet der Link diese automatisch.

Ausschalten

Möchten Sie lieber keine durchsuchbare Liste anbieten? Schalten Sie den Schalter "Sitzplatz-Finder für Gäste" neben dem Link um. Die Seite teilt Gästen dann mit, dass die Sitzordnung noch nicht veröffentlicht ist, während die Einladung jedes einzelnen Gastes weiterhin dessen Tisch anzeigt. Der Schalter ist standardmäßig aktiviert, und ein verbundener KI-Assistent kann ihn für Sie umlegen.

So funktioniert es für Gäste

1. Der Gast öffnet die Seite auf seinem Handy und sieht den Namen Ihrer Veranstaltung.
2. Er gibt seinen Namen ein (ein paar Buchstaben genügen), und passende Gäste erscheinen mit ihrer Tischnummer („Tisch 4“). Tisch-Aliasse sind Ihre Planungsbezeichnungen und bleiben für Sie privat.
3. Begleitpersonen, die noch nicht benannt wurden, sind unter dem Namen des Hauptgasts auffindbar („Marta Ruiz x2“).

Datenschutz von Anfang an

Die Seite zeigt nur Namen und Tische — nie Kontaktdaten, RSVP-Status oder die vollständige Gästeliste, und es gibt keine Möglichkeit, die Liste zu durchstöbern. Sie durchsucht nur Ihren Hauptsitzplan (den, den Gäste in ihrer Einladung sehen), und sie funktioniert nur, solange Tischzuweisungen den Gästen angezeigt werden: Steht der Schalter „Table Assignments“ auf „Hidden“, teilt die Seite höflich mit, dass die Sitzordnung noch nicht veröffentlicht ist — egal, was jemand eingibt. Schalten Sie den Schalter um, sobald Sie bereit sind, und die Seite beginnt zu antworten.

Sitzplatz-Statistiken anzeigen

Die Kopfzeile der Seating-Seite zeigt wichtige Statistiken:

Stat	Beschreibung
Tische	Gesamtzahl der erstellten Tische
Kapazität	Gesamtzahl der für Gäste verfügbaren Plätze über alle Tische (reservierte Stühle zählen nicht mit)
Platziert	Anzahl der Gäste, die Tischen zugewiesen sind
Nicht platziert	Gäste, die noch im Pool „Nicht zugewiesen“ sind

Nutzen Sie diese Werte, um den Fortschritt Ihrer Sitzplanung schnell zu überblicken.

Sitzplatzprobleme

RSVPs verändern sich weiter, nachdem Sie den Plan erstellt haben — jemand sagt ab, nachdem er platziert wurde, späte Zusagen stapeln sich unplatziert. Die Sitzplatzprobleme-Leiste über den Sitzplan-Ansichten beobachtet genau das, live, und wird gelb, sobald etwas Aufmerksamkeit braucht. Klicken Sie darauf, um die Details aufzuklappen:

• Abgesagte Gäste, die noch einen Platz belegen — jeder einzelne mit seinem Tisch aufgeführt und mit einer Ein-Klick-Schaltfläche "Vom Tisch entfernen", um den Platz freizugeben.
• Bestätigte Gäste ohne Platz — eine Anzahl plus, wie viele freie Plätze Ihnen noch bleiben; "In der Gästeliste anzeigen" springt direkt zur gefilterten Liste, damit Sie sie platzieren können.
• Überbuchte Tische — jeder Tisch mit mehr Gästen als verfügbaren Plätzen (das kann passieren, wenn Sie Stühle reservieren oder einen Tisch verkleinern, nachdem Personen bereits platziert wurden).

Ist alles in Ordnung, wird die Leiste grün und teilt Ihnen einfach mit, wie viele freie Plätze noch übrig sind. Es gibt nichts zu konfigurieren — alles wird aus den bereits auf der Seite vorhandenen Daten berechnet.

Tischzuweisungen exportieren

Klicken Sie in der Karten-Toolbar auf Export, um das Export-Menü zu öffnen. Es stehen sechs Formate zur Verfügung, jeweils optimiert für einen anderen Anwendungsfall:

Option	Was Sie erhalten
Print map	Öffnet die komplette Venue-Karte in einem neuen Tab, formatiert für A3 quer, mit einer Print-Schaltfläche und einem automatisch ausgelösten Druckdialog. Ideal zum Aufhängen hinter dem Empfang oder für das Venue-Team.
Print table cards	Erstellt eine Karte pro Tisch im Format A4 hochkant und listet die Gäste dieses Tischs nach Sitzplatznummer auf — auch reservierte Stühle werden mit ihrer Bezeichnung aufgeführt, damit das Venue-Team weiß, dass sie beabsichtigt sind. Legen Sie sie auf jeden Tisch, damit Gäste ihren Platz finden.
Print escort list	Eine alphabetische „Finde deinen Platz“-Liste — eine Zeile pro platziertem Gast mit seinem Tisch, in einem übersichtlichen zweispaltigen A4-Layout. Hängen Sie sie am Eingang aus oder geben Sie sie an, wer die Gäste begrüßt.
PNG image	2× Retina-PNG der gesamten Karte, weißer Hintergrund, ohne Transparenz. Gut zum Einbetten in E-Mails, Präsentationen oder zum Teilen über WhatsApp.
SVG file	Vektorkopie der Karte — beliebig skalierbar, perfekt für sehr große Ausdrucke oder zur Bearbeitung in Illustrator.
CSV (seating)	Tabelle mit einer Zeile pro Gast: Tischnummer, Alias, verfügbare Kapazität, Sitzplatznummer (beginnend bei 1), Vor- und Nachname sowie ob die Person der Haupt-RSVP-Inhaber ist — plus eine Zeile pro reserviertem Platz. Öffnet in Excel / Google Sheets.

Alle Exporte berücksichtigen das aktuelle Layout — platzierte Tische, Venue-Elemente und die sitzplatzgenauen Zuweisungen. Das Rastermuster (und der Grundriss-Hintergrund) wird bei Bild- und Druckexporten entfernt, damit die Druckseite sauber bleibt. Wenn die Canvas leer ist, zeigt das Export-Menü eine freundliche Meldung, statt eine leere Datei zu erzeugen.

Tipps für die Tischverwaltung

Layout planen

• Erstellen Sie alle Tische, bevor Sie mit den Zuweisungen beginnen
• Setzen Sie realistische Kapazitäten basierend auf Ihrem Veranstaltungsort
• Verwenden Sie Aliasse zur einfachen Identifikation ("Familie der Braut", "Familie des Bräutigams")

Effizient zuweisen

• Nutzen Sie die Suchfunktion, um bestimmte Gäste zu finden
• Weisen Sie Familiengruppen gemeinsam zu
• Prüfen Sie regelmäßig die Anzahl „Nicht zugewiesen“, damit niemand übersehen wird

Vor der Veranstaltung

• Vergewissern Sie sich, dass alle zugesagten Gäste zugewiesen sind
• Exportieren Sie die Daten und teilen Sie sie mit den Venue-Koordinatoren
• Prüfen Sie, dass Kapazitätsgrenzen nicht überschritten werden

Häufig gestellte Fragen

F: Muss ich vor der Nutzung von Seating eine RSVP oder Einladung einrichten? A: Nein. Die Seating-Seite funktioniert vollständig eigenständig — öffnen Sie sie über die Seitenleiste, fügen Sie Gäste direkt dort hinzu (oder importieren Sie sie auf der Guests-Seite) und beginnen Sie mit dem Erstellen von Tischen. Wenn Sie später eine digitale Einladung erstellen und RSVP aktivieren, werden dieselbe Gästeliste und Sitzordnung automatisch übernommen.

F: Kann ich Gäste zuweisen, bevor sie zugesagt haben? A: Ja! Alle Gäste — angenommen, ausstehend und abgelehnt — werden automatisch geladen. Ausstehende Gäste werden blau angezeigt, damit Sie im Voraus planen können.

F: Was passiert, wenn ich die Kapazität eines Tisches überschreite? A: Das System verhindert, dass Sie mehr Gäste zuweisen, als die Kapazität des Tisches erlaubt.

F: Ich habe geändert, wie viele Gäste eine Einladung umfasst. Warum hat die Seating-Seite das nicht übernommen? A: Seating hält genau einen Sitzplatz pro Gast der Einladung vor. Erhöhen Sie die Gästeanzahl, kommen neue unbenannte Platzhalter hinzu („Guest 2“, „Guest 3“); senken Sie sie, werden diese Platzhalter wieder entfernt — beim nächsten Öffnen der Seating-Seite sehen Sie einen Hinweis, wie viele leere Sitzplätze dabei freigegeben wurden.

Die Gästeanzahl unter die Zahl der auf der Einladung tatsächlich aufgeführten Personen zu senken, wird dagegen abgelehnt. Hat jemand in dieser Gruppe bereits einen Namen, einen Tisch, einen Sitzplatz oder einen Check-in am Empfang, löschen wir diese Person nicht, nur damit die Zahl passt — Sie erhalten stattdessen eine Meldung, die nennt, wer im Weg steht. Entfernen Sie diese Person zuerst aus der Gruppe (öffnen Sie die Einladung auf der Guests-Seite → People / Manage Names) und senken Sie danach die Gästeanzahl. Ist die Person bereits platziert, werden Sie beim Entfernen um Bestätigung gebeten, da dadurch auch ihr Sitzplatz freigegeben wird.

F: Meine Gästeliste und meine Seating-Seite zeigen unterschiedliche Personenzahlen. Was stimmt? A: Sie zählen unterschiedliche Dinge. Die Guests-Seite zählt Einladungen und ihre Gästeanzahl; die Seating-Seite zählt zu platzierende Personen — ein Chip pro Gast, plus alle, die Sie oder Ihre Gäste zusätzlich benannt haben. Eine Einladung für 2 Gäste, deren Gäste 3 Teilnehmende benannt haben, zeigt also 1 Einladung / 2 Gäste auf der Guests-Seite und 3 Chips auf der Seating-Seite. Öffnen Sie die Einladung auf der Guests-Seite, um ihre Gruppe zu sehen und beide Zahlen abzugleichen.

F: Ich habe meine Gäste umbenannt, aber die alten Namen kommen immer wieder zurück. Warum? A: Das sollten sie nicht — die Guests-Seite und die Seating-Seite bearbeiten dieselben Namen, sodass eine Korrektur an einer der beiden Stellen überall übernommen wird, und ein Gast, der seine RSVP erneut einreicht, kann einen von Ihnen korrigierten Namen nicht mehr ersetzen. Wenn Sie Personen schon vor dieser Änderung umbenannt haben, öffnen Sie den Gast und speichern Sie den richtigen Namen noch einmal — danach bleibt er bestehen.

F: Können Gäste derselben RSVP-Gruppe an verschiedenen Tischen sitzen? A: Ja! Wenn Sie für Gäste in einer Gruppe individuelle Namen hinzufügen, kann jede Person verschiedenen Tischen zugewiesen werden.

F: Werden Gäste benachrichtigt, wenn ich sie einem Tisch zuweise? A: Gäste sehen ihre Tischzuweisung, wenn sie ihre Einladung ansehen. Es wird keine separate Benachrichtigung gesendet.

F: Kann ich die Tischverwaltung verwenden, ohne Gästen die Zuweisungen anzuzeigen? A: Ja. Stellen Sie im Tab Details des Bereichs Invitation den Schalter „Table Assignments“ auf „Hidden from guests“. Sie behalten die vollständige Seating-Seite, den Lageplan und die Exporte für Ihre eigene Planung, aber Gäste sehen ihren Tisch niemals in der Einladung — der Tischabschnitt wird vollständig ausgeblendet. Stellen Sie den Schalter um, sobald Sie die Sitzordnung freigeben möchten.

F: Kann ich für verschiedene Teile meiner Veranstaltung unterschiedliche Sitzordnungen verwenden (z. B. einen Bootsausflug und ein Dinner)? A: Ja — erstellen Sie eine zusätzliche Sitzplatzanordnung. Jede Anordnung hat eigene Tische, einen eigenen Lageplan und eigene Sitzplatzzuweisungen, sodass derselbe Gast in jeder Anordnung an einem anderen Ort sitzen kann. Nutzen Sie die Chips oben auf der Seating-Seite, um zwischen ihnen zu wechseln. Verfügbar bei ausgewählten Veranstaltungstypen, mit bis zu 5 zusätzlichen Anordnungen.

F: Welche Sitzplatzanordnung sehen meine Gäste? A: Alle. Jede Anordnung, in der ein Gast einen Platz hat, erscheint in seiner Einladung, beschriftet mit dem von Ihnen vergebenen Namen („Bootsausflug“, „Dinner“), in derselben Reihenfolge wie die Chips auf Ihrer Seating-Seite. Um einen Plan intern zu halten, stellen Sie den Schalter „Table Assignments“ auf „Hidden from guests“ — das verbirgt alle Anordnungen gleichzeitig.

F: Wie benenne ich einen Tisch mit meinem eigenen Namen, wie einem Boots- oder Familiennamen, um? A: Doppelklicken Sie auf den Tisch auf dem Lageplan und geben Sie den Namen direkt dort ein (Enter speichert, Escape bricht ab). Sie können auch auf das Symbol Bearbeiten (Stift) klicken und das Feld Alias ausfüllen. Der Name erscheint als „#3 · Neptune“ auf der Karte und ist das, was Gäste in ihrer Einladung sehen.

F: Kann ich sehen, wo alle Gäste mit einem bestimmten Tag sitzen? A: Ja — klicken Sie auf den Chip dieses Tags im Panel „Nicht zugewiesen“ der Karte. Neben dem Filtern der Seitenleiste hebt die Karte jeden platzierten Gast mit diesem Tag hervor (deren Stühle erhalten einen Ring in der Tag-Farbe) und blendet alle anderen ab.

F: Kann ich Zuweisungen ändern, nachdem die Veranstaltung begonnen hat? A: Ja, Sie können Tischzuweisungen jederzeit über das Dashboard ändern.

F: Was passiert, wenn ein Gast nach der Zuweisung absagt? A: Der Chip wird rot (Status „Abgelehnt“). Die Zuweisung bleibt bestehen, wird dem Gast jedoch nicht angezeigt. Sie können die Zuweisung aufheben, um den Platz freizugeben.

F: Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Tische, die ich erstellen kann? A: Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Tische. Erstellen Sie so viele, wie Ihr Veranstaltungsort benötigt.

F: Kann ich Sitzpläne ausdrucken? A: Ja — das Menü Exportieren der Karte bietet spezielle Druckoptionen. Karte drucken sendet den Raumplan im A3-Querformat an den Drucker (ideal zum Aufhängen am Veranstaltungsort), und Tischkarten drucken erstellt für jeden Tisch eine Seite, auf der jeder Gast nach Sitzplatznummer aufgeführt ist, damit das Veranstaltungspersonal sie auf die einzelnen Tische legen kann. Sie können außerdem als PNG, SVG oder CSV exportieren.

F: Wie erfasse ich Namen für Begleitpersonen? A: Es gibt drei Optionen: (1) Klicken Sie direkt auf der Seating-Seite auf den Chip der Begleitperson, um sie umzubenennen, (2) füllen Sie Namen über das Benutzer-Symbol auf der Guests-Seite vorab aus oder (3) lassen Sie Gäste die Namen selbst eingeben, wenn sie zusagen. Unbenannte Begleitpersonen werden als „Maria G. x2“ angezeigt, sodass Sie immer wissen, zu welchem Gast sie gehören.

F: Ich habe erst mit Seating begonnen, nachdem Gäste bereits zugesagt hatten. Wo sind meine Gäste? A: Alle Gäste werden automatisch geladen, wenn Sie die Seating-Seite öffnen — auch wenn sie zugesagt haben, bevor Sie Tische erstellt haben. Es ist keine manuelle Synchronisierung erforderlich. Wenn Sie bereits vorher Gastnamen erfassen verwendet haben, bleiben die erfassten individuellen Namen der Begleitpersonen erhalten und erscheinen als nicht zugewiesene Chips, die Sie platzieren können.

F: Was bedeuten die Farben? A: Gäste-Chips sind nach RSVP-Status farbcodiert: Grün = angenommen, Blau = ausstehend (nicht beantwortet), Rot = abgelehnt oder kommt nicht. Die Farbe gilt pro Person, sodass innerhalb einer zusagenden Gruppe nur die vom Gast bestätigten Personen grün sind. Sie können mit den Auswahlfeldern oberhalb der Gästeliste nach Status filtern.

F: Kann ich Gästenamen auf der Seating-Seite bearbeiten? A: Ja! Klicken Sie auf einen beliebigen Gäste-Chip, um das Modal zu öffnen, in dem Sie Vor- und Nachname ändern können. Bei Begleitpersonen zeigt das Modal außerdem an, zu wem sie gehören (z. B. „Gast von Maria Garcia“).

F: Wie wechsle ich zwischen Listenansicht und Lageplan? A: Verwenden Sie den Umschalter Raster / Karte oben auf der Seating-Seite. Beide Ansichten verwenden dieselben Daten — Zuweisungen und Änderungen, die in einer Ansicht vorgenommen werden, erscheinen sofort in der anderen.

F: Muss ich Tische auf der Karte platzieren? A: Nein. Die Karte ist optional. Sie können weiterhin die Rasteransicht verwenden, wenn Sie nur eine Liste benötigen und keinen visuellen Raumplan möchten. Tische, die Sie erstellen, bleiben im Bereich Nicht platziert der Karte, bis Sie sie auf die Fläche ziehen.

F: Welche Tischformen sind verfügbar? A: Rund, quadratisch, rechteckig und oval. Wählen Sie die Form, die zu Ihrem Veranstaltungsort passt. Bei Rechtecken und Quadraten können Sie zusätzlich festlegen, wie viele Stühle auf jeder Seite stehen; runde und ovale Tische können ihre Stühle auf einem Teilbogen an der Vorderseite behalten.

F: Wie erstelle ich einen Ehrentisch mit Stühlen nur auf einer Seite? A: Erstellen Sie einen rechteckigen Tisch, öffnen Sie seine Seitenleiste, aktivieren Sie "Stühle pro Seite anpassen" und tragen Sie die Stuhlzahl für die obere Seite ein, mit 0 auf den anderen drei. Drehen Sie den Tisch so, dass die Stühle zum Raum zeigen. Speichern Sie ihn als Vorlage, wenn Sie ihn wieder brauchen.

F: Kann ich einen Stuhl für den DJ, den Fotografen oder einen Hochstuhl sperren? A: Ja — öffnen Sie die Seitenleiste des Tisches, klicken Sie bei einem leeren Platz auf das Lesezeichen-Symbol und geben Sie eine Bezeichnung ein. Reservierte Plätze können nie Gästen zugewiesen werden, zählen nicht zur verfügbaren Kapazität des Tisches und erscheinen mit ihrer Bezeichnung auf der Karte, den Tischkarten und im CSV-Export.

F: Kann Fotify meine Gäste automatisch platzieren? A: Ja — klicken Sie auf der Seating-Seite auf "Automatisch platzieren". Der Assistent platziert alle noch nicht zugewiesenen Gäste: Gruppen bleiben immer zusammen, Gäste mit demselben Tag werden zusammengesetzt, abgesagte Gäste werden übersprungen und reservierte Stühle bleiben frei. Sie können auch Anweisungen in natürlicher Sprache eingeben („Ana nicht neben Luis“) und den vollständigen Plan prüfen, bevor Sie ihn anwenden. Nichts wird gespeichert, bevor Sie auf Anwenden klicken.

F: Kann ich den echten Grundriss meiner Location hinter den Sitzplan legen? A: Ja — klicken Sie in der Karten-Toolbar auf "Grundriss" und laden Sie ein Foto oder einen Scan hoch (JPEG/PNG/WebP, bis 15 MB). Er wird zu einer gesperrten, halbtransparenten Hintergrundebene, die Sie skalieren, verschieben und abblenden können, um den Raum nachzuzeichnen statt ihn aus dem Gedächtnis nachzubauen. Gäste sehen ihn nie, und er ist von Exporten ausgeschlossen.

F: Wie finden Gäste vor Ort ihren Tisch? A: Auf drei sich ergänzende Arten: Der Tisch erscheint in ihrer Einladung, sobald die Zuweisungen angezeigt werden; der Export "Print escort list" liefert eine alphabetische „Finde deinen Platz“-Liste für den Eingang; und die öffentliche Finde-deinen-Platz-Seite lässt Gäste ihren Namen am Handy eingeben und sofort ihren Tisch sehen. Kopieren Sie den Link mit der Schaltfläche "Sitzplatz-Finder-Link" auf der Seating-Seite.

F: Warum zeigt ein Tisch weniger verfügbare Plätze als seine Kapazität? A: Er hat reservierte Stühle. Ein Tisch mit 10 Stühlen und 2 reservierten Plätzen bietet Gästen 8 Plätze, und jeder Zähler (Belegungsanzeige, Statistikleiste, Kapazitätsprüfungen und Exporte) verwendet diese verfügbare Zahl.

F: Sind Wände und Beschriftungen für meine Gäste sichtbar? A: Nein. Wände und Beschriftungen sind nur Planungshilfen für Organisatoren. Gäste sehen weiterhin ihre zugewiesene Tischnummer in ihrer Einladung, genau wie in der Rasteransicht.

F: Kann ich einen Gast von einem Stuhl auf einen anderen ziehen? A: Ja — drücken Sie auf den Stuhl des Gastes (Sie sehen seine Initialen darin) und ziehen Sie ihn auf einen beliebigen anderen Stuhl, am selben Tisch oder an einem anderen. Wenn der Zielstuhl bereits besetzt ist, wird die vorhandene Person an demselben Tisch auf „kein bestimmter Sitzplatz“ gesetzt, sodass nichts unbemerkt überschrieben wird. Wenn Sie einen Gast auf die leere Arbeitsfläche ziehen, wird er vollständig von seinem Tisch entfernt.

F: Wie lösche ich ein Element des Veranstaltungsorts? A: Klicken Sie auf das Element (Wand, Beschriftung, Bühne, Bar, beliebig) und klicken Sie dann entweder in der rechten Seitenleiste auf die Papierkorb-Schaltfläche oder drücken Sie Entf / Rücktaste auf Ihrer Tastatur. Um mehrere Elemente auf einmal zu löschen, wählen Sie sie per Auswahlrahmen aus und drücken Sie Entf.

F: Kann ich einen Fehler rückgängig machen? A: Ja — drücken Sie Ctrl/⌘ + Z zum Rückgängigmachen und Ctrl/⌘ + Shift + Z (oder Ctrl/⌘ + Y) zum Wiederholen. Die Symbolleiste enthält außerdem eigene Schaltflächen für Rückgängig / Wiederholen. Der Verlauf umfasst die letzten 50 Layout-Aktionen.

F: Wie funktionieren Sitzplatzzuweisungen pro Platz? A: Jeder Tisch zeigt die richtige Anzahl von Stühlen rundherum an. Ziehen Sie einen Gast in die Nähe eines Stuhls, und dieser Stuhl leuchtet grün auf — lassen Sie los, um den Gast dort zu platzieren. Gäste werden mit Initialen im Stuhl und ihrem Vornamen als kleine Beschriftung außerhalb angezeigt (vollständiger Name beim Darüberfahren). Ziehen Sie den Gast stattdessen auf den Tischkörper, wählt das System den nächsten freien Sitzplatz aus.

F: Meine Veranstaltung hat Hunderte von Gästen — bleibt die Seitenleiste trotzdem nutzbar? A: Ja. Die Liste nicht zugewiesener Gäste wird serverseitig paginiert (50 pro Seite, Laden beim Scrollen) und bietet entprellte Suche sowie serverseitige Filterung nach Status und Tag. Selbst Veranstaltungen mit über 1000 Gästen bleiben schnell, da immer nur der sichtbare Bereich gerendert wird.

F: Wie füge ich eine Bühne, Bar oder Tanzfläche hinzu? A: Klicken Sie in der Symbolleiste auf Element hinzufügen. Das Menü listet jedes Element des Veranstaltungsorts auf — Wände, Türen, Fenster, Tanzfläche, Beschriftung sowie Möbel (Bühne, DJ-Pult, Bar, Buffet, Geschenktisch, Kuchentisch, Fotobox, Toilette). Jeder Typ wird mit eigener Farbe und Standardgröße geliefert, damit er auf der richtigen Ebene platziert wird.

F: Wie verhindere ich, dass sich Elemente bewegen, während ich am Rest des Layouts arbeite? A: Wählen Sie das/die Element(e) aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf die Schaltfläche Sperren (oder drücken Sie L). Gesperrte Elemente können nicht gezogen, in der Größe geändert oder gedreht werden. Klicken Sie erneut auf das Schloss-Symbol (oder drücken Sie L), um die Sperre aufzuheben.

F: Elemente rasten ständig in ungewöhnlichen Winkeln ein — kann ich frei drehen? A: Der Drehgriff rastet bei 0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° ein, wenn er sich innerhalb von 5° dieser Werte befindet. Halten Sie Shift gedrückt, während Sie den Drehgriff ziehen, um das Einrasten zu umgehen und frei zu drehen.

F: Ich sehe die Änderungen, die ich gerade vorgenommen habe, nicht — wurden sie gespeichert? A: Jede Änderung wird automatisch gespeichert. Achten Sie zur Bestätigung auf die Anzeige Gespeichert / Speichern… / Offline in der Symbolleiste. Wenn die Netzwerkverbindung unterbrochen wird, wird die Anzeige rot und der Speichervorgang wird nach 5 Sekunden erneut versucht — keine Arbeit geht verloren.

F: Funktioniert die Karte im Vollbildmodus? A: Ja. Klicken Sie in der Karten-Symbolleiste auf die Schaltfläche Vollbild, um die Arbeitsfläche auf den gesamten Bildschirm zu erweitern — hilfreich für die Planung auf einem großen Monitor oder Projektor während der Einrichtung des Veranstaltungsorts. Wenn Sie im Vollbildmodus einen Tisch hinzufügen oder bearbeiten, öffnet sich der Dialog direkt über der Karte, sodass Sie den Vollbildmodus während der Arbeit nie verlassen müssen.