So verwenden Sie die Tischverwaltung für Sitzordnungen

Mit der Tischverwaltung können Sie die Sitzordnung für Ihre Veranstaltung organisieren. Alle Ihre Gäste werden automatisch geladen, sobald Sie den Tab „Tische“ öffnen — farblich nach RSVP-Status gekennzeichnet — sodass Sie sofort mit der Planung beginnen können. Erstellen Sie Tische, ziehen Sie Gäste per Drag-and-drop zur Sitzplatzzuweisung, bearbeiten Sie Namen direkt vor Ort und lassen Sie Gäste ihre Zuweisung direkt in ihrer Einladung sehen.

Tischverwaltung aktivieren

Bevor Sie Tische erstellen können, müssen Sie die Funktion aktivieren:

Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
Wählen Sie Ihr Event aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf „RSVP“
Wechseln Sie zum Tab „Details“
Suchen Sie im Abschnitt „Event-Einstellungen“ nach „Tischverwaltung“
Schalten Sie sie EIN

Nach der Aktivierung erscheint ein neuer Tab „Tische“ in Ihrer RSVP-Navigation.

Hinweis: Wenn Sie die Tischverwaltung aktivieren, wird Gästennamen erfassen automatisch eingeschaltet (und bleibt gesperrt aktiviert), damit jede teilnehmende Person für die Sitzordnung identifiziert werden kann. Wenn Sie nur die Teilnehmerliste und keinen Sitzplan benötigen, verwenden Sie Gästennamen erfassen allein — Sie können Tische später weiterhin aktivieren, ohne dass Daten verloren gehen.

Tische erstellen

Einen neuen Tisch hinzufügen

Klicken Sie auf den Tab „Tische“
Klicken Sie auf „Tisch erstellen“
Füllen Sie die Tischdetails aus:
- Tischnummer - Eine eindeutige Nummer für den Tisch (erforderlich)
- Alias - Ein optionaler, leicht verständlicher Name wie „VIP“, „Familie“ oder „Freunde“
- Kapazität - Maximale Anzahl an Sitzplätzen an diesem Tisch
Klicken Sie auf „Erstellen“

Tischeigenschaften

Eigenschaft	Erforderlich	Beschreibung
Nummer	Ja	Eindeutige Kennung (1, 2, 3, usw.)
Alias	Nein	Freundlicher Name, der Gästen angezeigt wird
Kapazität	Ja	Maximal verfügbare Sitzplätze

Tische bearbeiten

So ändern Sie einen Tisch:

Suchen Sie die Tischkarte im Tab „Tische“
Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Stift)
Aktualisieren Sie die Details
Klicken Sie auf „Speichern“

Tische löschen

Klicken Sie auf das Symbol Löschen (Papierkorb) auf der Tischkarte
Bestätigen Sie das Löschen

Wenn Gäste dem Tisch zugewiesen sind, werden sie in den Pool „Nicht zugewiesen“ verschoben.

Gäste Tischen zuweisen

Automatisches Laden der Gäste

Wenn Sie den Tab „Tische“ öffnen, werden alle Ihre Gäste automatisch geladen — keine manuelle Einrichtung erforderlich. Gäste werden aus Ihrer RSVP-Liste erstellt:

Zugesagte/Teilgenommene Gäste — geladen mit ihrer bestätigten Gruppengröße
Ausstehende Gäste (noch nicht geantwortet) — geladen mit der eingeladenen Anzahl, damit Sie im Voraus planen können
Abgesagte Gäste — als einzelner Eintrag angezeigt, damit Sie den vollständigen Überblick behalten

Das bedeutet: Sie können Tische jederzeit aktivieren — sogar nachdem alle Gäste bereits geantwortet haben — und alle erscheinen sofort.

Farblich gekennzeichneter RSVP-Status

Jeder Gäste-Chip ist farblich markiert, damit Sie den RSVP-Status auf einen Blick erkennen:

🟢 Grün — Zugesagt / Teilgenommen
🔵 Blau — Ausstehend (noch nicht geantwortet)
🔴 Rot (abgedunkelt) — Abgesagt

Verwenden Sie die Filter-Pills oberhalb der Gästeliste, um nur einen bestimmten Status anzuzeigen. Klicken Sie zum Beispiel auf die grüne Pill, um beim Zuweisen nur bestätigte Gäste zu sehen.

Plus-One-Anzeige

Gäste mit unbenannten Begleitpersonen werden mit dem Namen des Hauptgastes plus einer Nummer angezeigt:

Maria G. — der Hauptgast
Maria G. x2 — zweite Person in Marias Gruppe
Maria G. x3 — dritte Person

Sobald Sie echte Namen eintragen, werden sie normal angezeigt (z. B. „Carlos R.“).

Drag-and-drop verwenden

Am einfachsten weisen Sie Gäste per Drag-and-drop zu:

Suchen Sie Gäste im Bereich „Nicht zugewiesen“ auf der linken Seite
Ziehen Sie einen Gäste-Chip an den gewünschten Tisch
Lassen Sie den Gast auf der Tischkarte fallen

Der Tisch zeigt seine aktuelle Belegung an (z. B. „6/8“).

Zuweisungs-Modal verwenden

Klicken Sie auf einen beliebigen Gastnamen, um das Zuweisungs-Modal zu öffnen. Dort können Sie:

Den Namen bearbeiten — Vor- und Nachnamen direkt ändern (ideal, um „Gast 2“ in einen echten Namen umzubenennen)
Sehen, zu wem die Person gehört — bei Begleitpersonen zeigt das Modal „Gast von [Name des Hauptgastes]“
Einen Tisch auswählen — wählen Sie aus der Tischliste unten
Klicken Sie auf Speichern, um Änderungen zu bestätigen, oder auf Abbrechen, um sie zu verwerfen

Zuweisungen entfernen

So heben Sie die Zuweisung eines Gastes auf:

Suchen Sie den Gast an seinem zugewiesenen Tisch
Ziehen Sie ihn zurück in den Bereich „Nicht zugewiesen“
Oder klicken Sie auf den Gastnamen und wählen Sie im Modal „Vom Tisch entfernen“

Ihre Location mit der Karte gestalten

Neben der Listenansicht können Sie in der Kartenansicht Tische auf einem 2D-Grundriss anordnen, der Ihrer echten Location entspricht. Wechseln Sie über den Schalter oben im Tab „Tische“ zwischen Grid und Map.

Was Sie auf der Karte tun können

Tische platzieren per Drag-and-drop überall auf der Fläche.
Tischformen auswählen — Rund, Quadrat, Rechteck oder Oval.
Größe und Rotation jedes Tisches anpassen, um das Layout Ihrer Location nachzubilden.
Wände hinzufügen, um Räume, Trennwände oder Bühnenbereiche zu markieren.
Labels hinzufügen für Orientierungspunkte wie „Tanzfläche“, „Bar“ oder „Bühne“.
Gäste platzieren, indem Sie sie aus dem Panel direkt auf einen Tisch ziehen.
Vollbild nutzen, um am Aufbautag ohne Ablenkungen zu planen.

Einen Tisch platzieren

Neue Tische starten im Panel Unplaced auf der rechten Seite der Karte.

Klicken Sie in der Toolbar auf „Add table“, um einen zu erstellen (oder verwenden Sie den bestehenden Create Table-Ablauf).
Suchen Sie ihn im Panel Unplaced rechts.
Klicken und ziehen Sie den Tisch an eine beliebige Stelle auf die Fläche.
Verwenden Sie die markenfarbenen Griffe am ausgewählten Tisch, um die Größe zu ändern (unten rechts) oder zu drehen (oben).

Um einen Tisch von der Karte zu entfernen, ohne ihn zu löschen, wählen Sie den Tisch aus und klicken Sie auf „Unplace“ — er wird zurück in das Unplaced-Panel verschoben.

Form, Größe und Rotation ändern

Klicken Sie auf einen Tisch, um die rechte Seitenleiste zu öffnen, und passen Sie Folgendes an:

Shape — wählen Sie Rund, Quadrat, Rechteck oder Oval. Beim Wechseln der Form wird auf eine sinnvolle Standardgröße zurückgesetzt.
Size — ziehen Sie die W/H-Regler oder greifen Sie den Größen-Handle direkt am Tisch.
Rotation — ziehen Sie den Regler oder verwenden Sie den Rotationsgriff oberhalb des Tisches.

Wände hinzufügen

Wände sind konfigurierbare Rechtecke, die sich zum Umranden der Struktur Ihrer Location eignen.

Klicken Sie in der Toolbar auf „Add wall“ — eine neue Wand erscheint in der Mitte der sichtbaren Arbeitsfläche.
Ziehen Sie sie an die gewünschte Position.
Wählen Sie sie aus, um Length (die Länge) und den Regler Thickness anzupassen.
Drehen Sie sie für diagonale Wände oder Winkel.

Labels hinzufügen

Labels sind bearbeitbare Textanmerkungen.

Klicken Sie in der Toolbar auf „Add label“ — das Label erscheint mit Standardtext und wechselt sofort in den Bearbeitungsmodus.
Geben Sie den Bereichsnamen ein (z. B. „Tanzfläche“, „Bar“, „Buffet“).
Drücken Sie Enter oder klicken Sie außerhalb, um zu speichern.
Doppelklicken Sie auf ein bestehendes Label, um es erneut zu bearbeiten, oder ändern Sie den Text über die rechte Seitenleiste.
Passen Sie Größe und Rotation wie bei Tischen an.

Gäste auf der Karte platzieren

Das linke Panel listet alle nicht zugewiesenen Gäste auf.

Klicken und ziehen Sie einen Gastnamen aus dem linken Panel.
Bewegen Sie ihn über den Zieltisch — er wird grün hervorgehoben, wenn die Platzierung gültig ist.
Lassen Sie los, um den Gast zuzuweisen. Ein Toast informiert Sie, wenn der Tisch seine maximale Kapazität erreicht hat.

So entfernen Sie einen Gast vom Tisch:

Klicken Sie auf den Tisch auf der Karte, um die Seitenleiste zu öffnen.
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Gast, den Sie entfernen möchten.
Klicken Sie auf das ×, das neben dem Namen erscheint. Die Person wird sofort zurück in das Panel für nicht zugewiesene Gäste verschoben.

Kartensteuerung

Steuerung	Funktion
Leere Fläche ziehen	Verschiebt den Grundriss
Ctrl + scroll	Zoomt um den Cursor herum hinein und heraus
Grid toggle	Zeigt oder verbirgt das Ausrichtungsraster
Snap toggle	Richtet Tische und Elemente beim Ziehen am Raster aus
Fit view	Rahmen passt sich automatisch an alles Platzierte an
Fullscreen	Erweitert die Karte für den Aufbautag auf den ganzen Bildschirm
Delete / Backspace	Löscht die ausgewählte Wand oder das ausgewählte Label
Escape	Hebt die Auswahl auf

Tipp: Wenn Sie einen Tisch im Vollbildmodus hinzufügen, kehren Sie automatisch zum Dashboard zurück, damit Sie den Namen und die Kapazität des Tisches eintragen können.

Einzelne Gästennamen verwalten

Wenn Gäste mit mehreren Personen in ihrer Gruppe zusagen (Begleitpersonen), müssen Sie wissen, wer jede einzelne Person ist, um Tische zuzuweisen. Es gibt drei Möglichkeiten, Namen zu verwalten:

Option 1: Namen direkt im Tab „Tische“ bearbeiten

Am schnellsten: Klicken Sie im Tab „Tische“ auf einen beliebigen Gäste-Chip, um das Zuweisungs-Modal zu öffnen, und benennen Sie die Person direkt um:

Klicken Sie auf einen Gäste-Chip (z. B. „Maria G. x2“)
Das Modal zeigt die Namensfelder vorausgefüllt — bei Begleitpersonen zeigt es außerdem „Gast von [Name des Hauptgastes]“
Geben Sie den echten Namen ein und klicken Sie auf Speichern

Das ist ideal, wenn Sie Tische zuweisen und gleichzeitig Namen ergänzen möchten.

Option 2: Als Organisator/in Namen im Tab „Gäste“ vorab eintragen

Wenn Sie bereits wissen, wer zur jeweiligen Gruppe gehört:

Gehen Sie zum Tab „Gäste“
Suchen Sie den Gast mit mehreren Personen in der Gruppe
Klicken Sie auf das Users-Symbol (Personen-Symbol) neben dem Namen
Tragen Sie für jede Person in der Gruppe Vor- und Nachnamen ein
Klicken Sie auf „Speichern“

Option 3: Gäste geben Namen während des RSVPs an

Wenn Sie Namen nicht vorab eintragen, werden Gäste beim Antworten auf ihre Einladung gebeten, diese anzugeben:

Der Gast öffnet seinen personalisierten Einladungslink
Wenn er mit mehreren Teilnehmenden zusagt, wird er aufgefordert, den Namen jeder Person einzugeben
Die Namen werden automatisch gespeichert und erscheinen in Ihrem Dashboard

Das passiert automatisch — Gästennamen erfassen wird für Sie eingeschaltet, sobald die Tischverwaltung aktiviert ist.

So funktionieren Namen

Szenario	Was passiert
Namen noch nicht angegeben	Wird im Tab „Tische“ als „Maria G. x2“, „Maria G. x3“ angezeigt
Organisator/in bearbeitet im Tab „Tische“	Name aktualisiert sich sofort auf dem Chip
Organisator/in trägt im Tab „Gäste“ vorab ein	Namen erscheinen im Tab „Tische“ zur Zuweisung
Gast gibt Namen während des RSVPs an	Namen synchronisieren automatisch nach der Antwort

Tipps zur Namensabfrage

Bei Hochzeiten ist es oft am besten, die Gäste ihre Namen selbst eintragen zu lassen, um Schreibfehler zu vermeiden
Bei Firmenevents können Sie aus Ihrer Mitarbeiterdatenbank vorab ausfüllen oder direkt im Tab „Tische“ bearbeiten
Die primäre RSVP-Person ist immer automatisch enthalten
Jede benannte Person kann unterschiedlichen Tischen zugewiesen werden

Tischzuweisungen für Gäste

Sobald Sie Gäste Tischen zuweisen, sehen sie ihre Tischzuweisung automatisch in ihrer Einladung.

Was Gäste sehen

Wenn ein Gast seine Einladung öffnet, nachdem er einem Tisch zugewiesen wurde:

Die zugewiesene Tischnummer wird angezeigt
Wenn noch nicht zugewiesen, sieht er „Wird noch bekannt gegeben“

Wann es erscheint

Der Abschnitt zur Tischzuweisung erscheint in der Einladung des Gastes nur, wenn:

Tischverwaltung für das Event aktiviert ist
Der Gast die Einladung angenommen hat (RSVP-Status ist Zugesagt oder Teilgenommen)

Sie können die Position dieses Abschnitts über die Einstellungen zur Reihenfolge der Abschnitte im Tab „Einladung“ ändern.

Sitzplatz-Statistiken anzeigen

Die Kopfzeile des Tabs „Tische“ zeigt wichtige Statistiken:

Statistik	Beschreibung
Tische	Gesamtzahl der erstellten Tische
Kapazität	Gesamtsitze über alle Tische hinweg
Platziert	Anzahl der Gästen, die Tischen zugewiesen sind
Nicht platziert	Gäste, die noch im Pool „Nicht zugewiesen“ sind

Nutzen Sie diese Statistiken, um Ihren Fortschritt bei der Sitzordnung schnell zu überblicken.

Tischzuweisungen exportieren

Exportieren Sie Ihre vollständige Sitzordnung:

Klicken Sie im Tab „Tische“ auf „Export“
Laden Sie die CSV-Datei mit allen Tischzuweisungen herunter
Öffnen Sie sie in Excel oder Google Sheets

Der Export enthält:

Tischnummer und Alias
Den Tischen zugewiesene Gästennamen
Kapazität und aktuelle Belegung

Das ist hilfreich für:

Das Drucken von Platzkarten
Das Teilen mit dem Location-Team
Das Erstellen physischer Sitzpläne

Tipps zur Tischverwaltung

Layout planen

Erstellen Sie alle Tische, bevor Sie mit den Zuweisungen beginnen
Legen Sie realistische Kapazitäten basierend auf Ihrer Location fest
Verwenden Sie Aliase zur einfacheren Identifikation („Familie der Braut“, „Familie des Bräutigams“)

Effizient zuweisen

Nutzen Sie die Suchfunktion, um bestimmte Gäste zu finden
Weisen Sie Familiengruppen gemeinsam zu
Prüfen Sie die Anzahl „Nicht zugewiesen“ regelmäßig, damit niemand übersehen wird

Vor dem Event

Stellen Sie sicher, dass alle zugesagten Gäste zugewiesen sind
Exportieren Sie die Daten und teilen Sie sie mit den Location-Koordinatoren
Prüfen Sie doppelt, dass Kapazitätsgrenzen nicht überschritten werden

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich Gäste zuweisen, bevor sie RSVPen? A: Ja! Alle Gäste — zugesagt, ausstehend und abgesagt — werden automatisch geladen. Ausstehende Gäste erscheinen in Blau, damit Sie im Voraus planen können.

F: Was passiert, wenn ich die Kapazität eines Tisches überschreite? A: Das System verhindert, dass Sie mehr Gäste zuweisen, als die Kapazität des Tisches erlaubt.

F: Können Gäste aus derselben RSVP an unterschiedlichen Tischen sitzen? A: Ja! Wenn Sie individuelle Namen für Personen in einer Gruppe hinzufügen, kann jede Person unterschiedlichen Tischen zugewiesen werden.

F: Werden Gäste benachrichtigt, wenn ich sie einem Tisch zuweise? A: Gäste sehen ihre Tischzuweisung, wenn sie ihre Einladung aufrufen. Es wird keine separate Benachrichtigung gesendet.

F: Kann ich Zuweisungen ändern, nachdem das Event begonnen hat? A: Ja, Sie können Tischzuweisungen jederzeit im Dashboard ändern.

F: Was passiert, wenn ein Gast nach der Zuweisung absagt? A: Sein Chip wird rot (Status: abgesagt). Die Zuweisung bleibt bestehen, wird dem Gast jedoch nicht angezeigt. Sie können die Zuweisung aufheben, um den Platz freizugeben.

F: Gibt es ein Limit für die Anzahl der Tische, die ich erstellen kann? A: Es gibt kein Limit für die Anzahl der Tische. Erstellen Sie so viele, wie Ihre Location benötigt.

F: Kann ich Sitzpläne drucken? A: Exportieren Sie die CSV und verwenden Sie sie, um Sitzpläne in Ihrem bevorzugten Designtool oder einer Tabellenkalkulation zu erstellen.

F: Wie sammle ich Namen für Begleitpersonen? A: Drei Optionen: (1) Klicken Sie den Begleitpersonen-Chip direkt im Tab „Tische“ an, um ihn umzubenennen, (2) tragen Sie Namen vorab über das Users-Symbol im Tab „Gäste“ ein, oder (3) lassen Sie Gäste die Namen selbst beim RSVP eingeben. Unbenannte Begleitpersonen werden als „Maria G. x2“ angezeigt, sodass Sie immer wissen, zu wem sie gehören.

F: Ich habe Tische aktiviert, nachdem Gäste bereits RSVPed haben. Wo sind meine Gäste? A: Alle Gäste werden automatisch geladen, wenn Sie den Tab „Tische“ öffnen — auch wenn sie bereits vor dem Aktivieren der Tische ge-RSVPed haben. Kein manueller Sync erforderlich. Wenn Sie Gästennamen erfassen bereits vor dem Aktivieren der Tische verwendet haben, bleiben die erfassten individuellen Namen der Begleitpersonen erhalten und erscheinen als nicht zugewiesene Chips, bereit zum Platzieren.

F: Was bedeuten die Farben? A: Gäste-Chips sind nach RSVP-Status farblich gekennzeichnet: grün = zugesagt, blau = ausstehend (nicht geantwortet), rot = abgesagt. Sie können nach Status filtern, indem Sie die Pills oberhalb der Gästeliste verwenden.

F: Kann ich Gästennamen im Tab „Tische“ bearbeiten? A: Ja! Klicken Sie auf einen beliebigen Gäste-Chip, um das Modal zu öffnen, in dem Sie Vor- und Nachnamen ändern können. Bei Begleitpersonen zeigt das Modal außerdem, zu wem sie gehören (z. B. „Gast von Maria Garcia“).

F: Wie wechsle ich zwischen der Listenansicht und der Location-Karte? A: Verwenden Sie den Umschalter Grid / Map oben im Tab „Tische“. Beide Ansichten nutzen dieselben Daten — Zuweisungen und Änderungen aus der einen Ansicht erscheinen sofort in der anderen.

F: Muss ich Tische auf der Karte platzieren? A: Nein. Die Karte ist optional. Sie können weiterhin die Grid-Ansicht verwenden, wenn Sie nur eine Liste benötigen und keinen visuellen Grundriss. Tische, die Sie erstellen, bleiben im Panel Unplaced der Karte, bis Sie sie auf die Fläche ziehen.

F: Welche Tischformen sind verfügbar? A: Rund, Quadrat, Rechteck und Oval. Wählen Sie die Form, die zu Ihrer Location passt — die Form ist rein visuell und beeinflusst die Kapazitätsregeln nicht.

F: Sind Wände und Labels für meine Gäste sichtbar? A: Nein. Wände und Labels sind Planungshilfen nur für Organisator/innen. Gäste sehen weiterhin ihre zugewiesene Tischnummer in ihrer Einladung — genau wie in der Grid-Ansicht.

F: Kann ich auf der Karte einen Gast von einem Tisch zu einem anderen ziehen? A: Derzeit ziehen Sie Gäste aus dem linken Panel Unassigned auf einen Tisch, um sie zu platzieren, und verwenden die ×-Schaltfläche in der Tisch-Seitenleiste, um sie zu entfernen (sie kehren in das Unassigned-Panel zurück). Um jemanden zwischen zwei Tischen zu verschieben, entfernen Sie ihn zuerst und ziehen Sie ihn dann auf den neuen Tisch.

F: Wie lösche ich eine Wand oder ein Label? A: Klicken Sie auf die Wand oder das Label und klicken Sie dann entweder auf die Papierkorb-Schaltfläche in der rechten Seitenleiste oder drücken Sie auf Ihrer Tastatur Delete / Backspace.

F: Funktioniert die Karte im Vollbild? A: Ja. Klicken Sie in der Karten-Toolbar auf die Schaltfläche Fullscreen, um die Arbeitsfläche auf den gesamten Bildschirm zu erweitern — hilfreich für die Planung auf einem großen Monitor oder Projektor während des Location-Aufbaus. Wenn Sie im Vollbildmodus einen neuen Tisch hinzufügen, kehren Sie kurz zum Dashboard zurück, damit der Dialog zum Erstellen eines Tisches sichtbar ist. Anschließend können Sie wieder in den Vollbildmodus wechseln.