Presentamos Table Management: simplifica la asignación de asientos de tu evento
Planificar la distribución de asientos para bodas, cenas corporativas o cualquier evento con asientos puede ser una de las tareas que más tiempo consumen para los organizadores. Por eso nos entusiasma presentar Table Management, una nueva función que hace que organizar los asientos de tu evento sea tan simple como arrastrar y soltar.
El reto de asignar asientos en eventos
Todo organizador conoce la lucha: hojas de cálculo con nombres de invitados, notas adhesivas sobre diagramas en papel, idas y venidas interminables sobre quién se sienta dónde. Los métodos tradicionales son propensos a errores, consumen mucho tiempo y son difíciles de actualizar cuando surgen cambios de última hora.
Table Management de Fotify resuelve estos problemas integrando la asignación de asientos directamente en tu flujo de trabajo de RSVP.
Cómo funciona Table Management
Crea tus mesas
Empieza configurando digitalmente el plano de tu recinto:
- Añade mesas con números únicos y nombres descriptivos opcionales ('Mesa VIP', 'Mesa Familia')
- Establece límites de capacidad para no sobreasignar nunca
- Reordena las mesas para que coincidan con el plano de tu recinto
Asigna invitados con arrastrar y soltar
La interfaz intuitiva hace que asignar sea muy fácil:
- Ve a todos los invitados sin asignar en un solo lugar
- Arrastra las tarjetas de invitados a sus mesas designadas
- Observa cómo los conteos de capacidad se actualizan en tiempo real
- Busca y filtra para encontrar invitados específicos rápidamente
Registra nombres de forma individual
Para invitados que traen acompañantes, ahora puedes llevar el control de cada persona de forma individual:
- Pon nombre a cada persona del grupo de un invitado
- Asigna a miembros de la familia a mesas diferentes si es necesario
- Lleva el control de quién asistirá realmente
Notificación automática a invitados
Aquí es donde ocurre la magia: en cuanto asignes a un invitado a una mesa, verá su asignación directamente en su invitación digital. Sin correos separados ni confusión en la entrada.
Los invitados que aún no han sido asignados verán un amistoso 'Por anunciarse', para que sepan que estás trabajando en ello.
Funciones clave
Vista general visual de asientos
La pestaña Mesas te ofrece una vista panorámica de toda tu asignación de asientos:
- Barra de estadísticas con el total de mesas, capacidad, sentados y no asignados
- Tarjetas de mesa que muestran la ocupación de un vistazo
- Etiquetas de invitados que indican quién está asignado a cada lugar
Gestión inteligente de capacidad
No vuelvas a preocuparte por sobrecargar una mesa:
- Define la capacidad máxima de cada mesa
- Indicadores visuales muestran cuándo las mesas están completas
- Evita asignaciones que excedan los límites
Reasignación sencilla
Los planes cambian, y tu organización de asientos también puede hacerlo:
- Arrastra invitados entre mesas
- Mueve invitados de vuelta a sin asignar con un clic
- Actualiza asignaciones en cualquier momento, incluso durante el evento
Exportación para proveedores
Comparte tu plan de asientos con los coordinadores del recinto:
- Exporta las asignaciones completas a CSV
- Imprime tarjetas de lugar a partir de los datos
- Crea planos de asientos físicos
Perfecto para todo tipo de eventos con asientos asignados
Bodas
Table management brilla en las bodas, donde la asignación es crucial:
- Separa a las familias de la novia y el novio
- Crea una mesa principal para el cortejo nupcial
- Gestiona requisitos dietéticos por mesa
- Maneja con soltura los cambios de RSVP de última hora
Eventos corporativos
Para cenas de empresa y galas:
- Organiza por departamento o equipo
- Crea mesas VIP y ejecutivas
- Gestiona estratégicamente la ubicación de clientes
- Exporta para el personal del evento
Celebraciones sociales
Cenas de cumpleaños, aniversarios y eventos de hitos:
- Mantén unidos a los grupos de amigos
- Adapta la dinámica familiar
- Equilibra la composición de las mesas
Primeros pasos
Table Management está actualmente en Beta y disponible para todos los eventos con invitaciones RSVP habilitadas.
Cómo habilitarlo
- Ve a la sección RSVP de tu evento
- Abre la pestaña Detalles
- Activa 'Table Management'
- Empieza a crear mesas en la nueva pestaña Mesas
Consejos pro
- Crea todas las mesas primero antes de comenzar las asignaciones
- Usa alias como 'VIP' o 'Familia' para tu referencia (los invitados solo ven los números de mesa)
- Exporta con regularidad para compartir actualizaciones con tu recinto
- Revisa el recuento de no asignados para asegurarte de que todos tengan asiento
Qué sigue
Esto es solo el comienzo para Table Management. Ya estamos planificando mejoras:
- Diseñador visual de planos de asientos
- Sugerencias automáticas de asientos
- Seguimiento de restricciones dietéticas por mesa
- Integración con herramientas populares de planificación de lugares
Empieza a organizar hoy
Table Management ya está disponible en tu panel de Fotify. Si estás planificando un evento con asientos, habilita la función y descubre lo simple que puede ser la asignación de asientos.
Empieza con Table Management y elimina el estrés de la asignación de asientos.
¿Tienes comentarios sobre Table Management? ¡Nos encantaría escucharte! Esta función está en Beta, y tu opinión nos ayuda a hacerla aún mejor.
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