Comment utiliser l'espace de planification : budget partagé, prestataires, décisions, documents et check-list

L'espace de planification est l'endroit où les organisateurs d'un événement le préparent ensemble. Il se trouve à côté de la liste d'invités, de l'invitation et de la galerie photo, si bien que les chiffres qu'il affiche sont à jour : les coûts par invité suivent vos RSVP confirmés, et toutes les personnes qui aident à organiser l'événement voient le même budget, les mêmes prestataires et la même liste de tâches.

Il comporte six onglets, affichés sous forme de boutons sous le titre de la page :

Vue d'ensemble — le budget d'un coup d'œil : total prévisionnel, payé, restant à payer, prochains paiements à échéance, qui paie quoi, et l'avancement de la check-list.
Budget — les catégories, les postes budgétaires, les prix contractuels et un échéancier de paiement.
Prestataires — toutes les personnes avec qui vous travaillez, leur statut et leur heure d'arrivée le jour J.
Décisions — des questions avec des options que les organisateurs votent et commentent, puis transforment en postes budgétaires.
Documents — contrats, devis, factures et inspirations, reliés aux prestataires et aux postes budgétaires.
Check-list — des tâches datées avec des personnes assignées, créées à partir d'un modèle correspondant à votre type d'événement.

L'espace de planification est disponible à partir du forfait Professional et sur tous les événements créés dans le cadre d'un abonnement événement. Sur les autres forfaits, vous pouvez l'ouvrir et parcourir chaque onglet avec des données d'exemple (un badge « Aperçu avec des données d'exemple » s'affiche), pour voir ce qu'il fait avant de passer à un forfait supérieur.

Qui peut l'utiliser

L'organisateur de l'événement et chaque collaborateur de l'événement ayant accepté l'invitation disposent d'un accès complet à l'espace de planification. Un couple qui prépare son mariage, un hôte et un co-hôte, ou une équipe en entreprise peuvent tous modifier le même budget, voter sur les mêmes décisions et cocher la même check-list. Les collaborateurs reçoivent également les e-mails de rappel des paiements et des tâches.

Les invités ne voient jamais l'espace de planification. Rien de ce qu'il contient n'est relié à l'invitation ni à l'album photo.

Comment ouvrir l'espace de planification

Connectez-vous à dashboard.fotify.app.
Vérifiez que le bon événement est sélectionné dans le sélecteur d'événement, en haut de la page.
Cliquez sur Planification dans la barre latérale de gauche (l'icône portefeuille). L'espace de planification s'ouvre sur l'onglet Vue d'ensemble.
Changez d'onglet en cliquant sur Vue d'ensemble, Budget, Prestataires, Décisions, Documents ou Check-list sous le titre de la page. Un nombre en rouge sur un onglet signale que quelque chose demande votre attention : des paiements en retard sur Budget, des décisions ouvertes sur Décisions, des tâches en retard sur Check-list.

Tout ce que vous modifiez dans l'espace de planification s'ouvre dans un panneau latéral à droite. Chaque panneau comporte en bas un bouton Annuler et un bouton Enregistrer ; fermez-le sans enregistrer avec Annuler ou la croix X dans son coin.

Étape 1 : configurer l'espace de planification

La première fois que vous ouvrez Planification pour un événement, vous voyez la carte Configurez votre espace de planification.

Sous Modèle, cliquez sur l'une des quatre options : Mariage, Fête / anniversaire, Entreprise / conférence ou Autre événement. Le modèle crée vos catégories de budget, les libellés « qui paie » et une check-list datée. Vous pourrez tout renommer ou supprimer plus tard.
Dans la liste déroulante Devise, choisissez la devise de l'événement. Une seule devise par événement ; les montants sont enregistrés au centime près. Vous pourrez la changer plus tard depuis les paramètres du budget (voir « Changer la devise, les invités attendus, l'objectif et les payeurs » plus bas).
Dans Invités attendus, saisissez le nombre d'invités que vous prévoyez. Ce nombre sert aux coûts par invité tant que vos RSVP n'ont pas confirmé un nombre d'invités.
Saisissez éventuellement un Objectif de budget. La vue d'ensemble vous montrera où vous en êtes par rapport à cet objectif.
Laissez l'option Ajouter la check-list du modèle, datée par rapport au jour de l'événement cochée pour obtenir une liste de tâches datée à rebours à partir de la date de votre événement.
Cliquez sur Créer l'espace de planification. L'espace s'ouvre sur l'onglet Vue d'ensemble.

Les modèles créent ces catégories de budget :

Modèle	Catégories
Mariage	Lieu, Traiteur et boissons, Photo et vidéo, Musique et animation, Fleurs et décoration, Tenues et beauté, Invitations et papeterie, Transport, Location de matériel, Gâteau et desserts, Alliances et cadeaux, Cadeaux invités, Cérémonie et officiant, Imprévus
Fête / anniversaire	Lieu, Nourriture et boissons, Musique et animation, Décoration, Photo et vidéo, Gâteau et desserts, Invitations, Cadeaux invités, Location de matériel, Imprévus
Entreprise / conférence	Lieu, Traiteur, Audiovisuel et production, Intervenants et artistes, Marketing et signalétique, Déplacements et hébergement, Photo et vidéo, Goodies et impression, Personnel, Inscriptions et technique, Imprévus
Autre événement	Lieu, Nourriture et boissons, Animation, Décoration, Photo et vidéo, Autre, Imprévus

Étape 2 : construire le budget

Cliquez sur l'onglet Budget. Chaque catégorie est un bloc repliable ; cliquez sur le nom d'une catégorie pour déplier ou replier ses postes budgétaires.

Ajouter un poste budgétaire

Dépliez la catégorie à laquelle la dépense appartient (par exemple Lieu).
Cliquez sur + Ajouter un poste budgétaire en bas de la catégorie. Le panneau Ajouter un poste budgétaire s'ouvre.
Saisissez un Nom (par exemple « Location de la Villa Aurora »).
Vérifiez la liste déroulante Catégorie ; changez-la si le poste appartient ailleurs.
Saisissez le montant Estimé — votre estimation avant d'avoir un devis.
Une fois le devis signé, saisissez le Prix contractuel. Dès qu'il est rempli, il remplace l'estimation dans tous les totaux.
Cochez Il s'agit d'un coût par invité pour le traiteur, le bar, la location de matériel ou toute dépense facturée par personne. Les montants que vous avez saisis sont alors par invité et sont multipliés automatiquement par votre nombre d'invités (voir plus bas).
Dans Qui paie, choisissez l'un de vos libellés de payeur (par exemple Partenaire 1, Partenaire 2, Partagé), ou laissez Non attribué.
Dans Prestataire, choisissez le prestataire qui fournit la prestation, ou laissez Aucun prestataire.
Ajoutez des Notes si vous voulez vous souvenir d'un détail du devis.
Cliquez sur Enregistrer.

Modifier ou supprimer un poste budgétaire

Pour modifier, cliquez sur l'icône crayon à droite du poste, changez les champs et cliquez sur Enregistrer.
Pour supprimer, cliquez sur l'icône corbeille à droite du poste et confirmez. Supprimer un poste supprime aussi ses paiements.

Prévisionnel, payé et restant dû

Chaque poste affiche Estimé, Contractuel et Payé ; chaque catégorie et la vue d'ensemble les additionnent en :

Prévisionnel — ce que le poste va coûter : le prix contractuel s'il existe, sinon l'estimation, multiplié par le nombre d'invités pour les postes par invité. Un poste ne peut jamais être prévu en dessous de ce que vous avez déjà payé.
Payé — la somme des paiements que vous avez marqués comme payés.
Restant à payer — le prévisionnel moins le payé.

L'onglet Vue d'ensemble compare le total prévisionnel à votre objectif de budget et le répartit par catégorie et par payeur.

Nombre d'invités pour les postes par invité

Le nombre d'invités utilisé pour les coûts par invité est :

Le nombre d'invités confirmés par vos RSVP (groupes acceptés et enregistrés à l'entrée), dès que vous en avez.
Sinon, le nombre Invités attendus de vos paramètres.

À mesure que les RSVP arrivent, le total prévisionnel évolue tout seul. La carte Nombre d'invités de la vue d'ensemble indique s'il est Confirmé par les RSVP ou Attendu (aucun RSVP pour l'instant).

Ajouter, renommer ou supprimer une catégorie

Pour en ajouter une, cliquez sur Ajouter une catégorie en haut à droite de l'onglet Budget, saisissez le Nom de la catégorie et cliquez sur Enregistrer.
Pour en renommer une, cliquez sur l'icône crayon à côté du nom de la catégorie, changez le nom et cliquez sur Enregistrer.
Pour en supprimer une, cliquez sur l'icône corbeille à côté du nom de la catégorie et confirmez. Une catégorie ne peut être supprimée que si elle ne contient plus de postes ; déplacez ou supprimez d'abord ses postes.

Changer la devise, les invités attendus, l'objectif et les payeurs

Dans l'onglet Budget, cliquez sur Paramètres en haut à droite. Le panneau Paramètres s'ouvre.
Pour changer la devise, remplacez le code à 3 lettres dans Devise (par exemple EUR, GBP, MXN). Les montants sont réétiquetés, pas convertis : un poste de 1 000 reste 1 000 dans la nouvelle devise.
Modifiez Invités attendus ou l'Objectif de budget dans le même panneau.
Sous Payeurs, modifiez un nom directement, cliquez sur l'icône corbeille pour en retirer un, ou cliquez sur + Ajouter un payeur pour en ajouter un (jusqu'à 8). Les payeurs sont les personnes ou les groupes qui peuvent prendre une dépense en charge : les partenaires, les familles, l'entreprise.
Cliquez sur Enregistrer.

Étape 3 : programmer les paiements et recevoir les rappels

Chaque poste budgétaire a son propre échéancier de paiement.

Ajouter un paiement

Dans l'onglet Budget, cliquez sur le lien des paiements sous un poste (il indique Aucun paiement, 1 paiement, 2 paiements...). Les paiements de ce poste se déplient en dessous.
Cliquez sur + Ajouter un paiement. Le panneau Ajouter un paiement s'ouvre avec le nom du poste dans son titre.
Saisissez un Libellé (Acompte, Deuxième versement, Solde...).
Saisissez le Montant.
Choisissez l'Échéance. C'est un jour du calendrier dans le fuseau horaire de votre lieu. Toutes les personnes qui organisent reçoivent un e-mail une semaine et un jour avant.
Qui paie reprend par défaut le payeur du poste ; changez-le si quelqu'un d'autre règle ce versement.
Cochez Déjà payé lorsque vous enregistrez un paiement effectué dans le passé.
Cliquez sur Enregistrer.

Marquer un paiement comme payé

Cochez la case devant le paiement. Le montant Payé du poste et la vue d'ensemble se mettent à jour immédiatement. Décochez-la pour annuler.

Modifier ou supprimer un paiement

Cliquez sur l'icône crayon à droite du paiement pour le modifier, ou sur l'icône corbeille pour le supprimer (confirmez dans la boîte de dialogue).

Les e-mails de rappel

Fotify envoie un e-mail à l'organisateur et à chaque collaborateur ayant accepté :

une semaine avant l'échéance d'un paiement non réglé, et
un jour avant cette échéance.

Chaque paiement fait l'objet de deux rappels au maximum. Marquer un paiement comme payé, ou changer son échéance, réinitialise les rappels. L'e-mail liste chaque paiement et chaque tâche à échéance, avec un lien de retour vers l'espace de planification. La carte Prochains paiements de la vue d'ensemble affiche la même liste ; cliquez sur Ouvrir le budget pour aller directement à l'onglet Budget.

Étape 4 : réunir vos prestataires au même endroit

Cliquez sur l'onglet Prestataires. C'est votre annuaire de toutes les personnes avec qui vous travaillez.

Ajouter un prestataire

Cliquez sur Ajouter un prestataire en haut à droite. Le panneau Ajouter un prestataire s'ouvre.
Saisissez le Nom du prestataire (obligatoire) et une Catégorie (traiteur, photographie, fleurs...).
Choisissez un Statut :
- Contacté — vous l'avez sollicité.
- Devis reçu — vous avez un prix.
- Réservé — le contrat est signé.
- Payé — tout est réglé.
Renseignez la Personne de contact, le Téléphone, l'E-mail et le Site web dont vous disposez.
Réglez Arrivée le jour J sur la date et l'heure auxquelles le prestataire est attendu sur place, à l'heure locale du lieu. Cette information figure sur la feuille de route.
Ajoutez des Notes et cliquez sur Enregistrer.

Modifier, filtrer ou retirer un prestataire

Cliquez sur l'icône crayon d'une fiche prestataire pour la modifier, puis sur Enregistrer.
Utilisez la liste déroulante Filtrer par statut en haut (Tous les statuts, Contacté, Devis reçu, Réservé, Payé) pour restreindre la liste.
Cliquez sur l'icône corbeille d'une fiche prestataire et confirmez pour le retirer. Les postes budgétaires et les documents qui lui étaient reliés sont conservés ; ils perdent simplement le lien.

Les prestataires peuvent être reliés à des postes budgétaires, à des options de décision et à des documents : depuis n'importe quel poste budgétaire, vous voyez donc qui fournit la prestation.

Feuille de route PDF

Cliquez sur Feuille de route PDF en haut de l'onglet Prestataires pour télécharger un document réunissant le programme de votre invitation et l'heure d'arrivée ainsi que les coordonnées de chaque prestataire, prêt à partager avec le lieu et vos prestataires. Le bouton est désactivé tant que vous n'avez pas au moins un prestataire.

Étape 5 : décider ensemble sur le tableau des décisions

Cliquez sur l'onglet Décisions. Il est fait pour les choix que vous prenez en groupe : quel lieu, groupe ou DJ, buffet ou dîner servi à l'assiette.

Créer une décision

Cliquez sur Nouvelle décision en haut à droite. Le panneau Nouvelle décision s'ouvre.
Saisissez la Question (par exemple « Quel lieu devrions-nous réserver ? ») et, éventuellement, un peu de Contexte.
Remplissez l'Option 1, l'Option 2 et ainsi de suite : chaque option a un titre, un Prix, des Avantages, des Inconvénients, un Lien et un Prestataire. Cliquez sur Ajouter une option pour en ajouter d'autres (jusqu'à 10).
Cliquez sur Enregistrer. La décision apparaît dans la liste avec le statut Ouverte.

Voter et discuter

Cliquez sur une carte de décision pour l'ouvrir.
Cliquez sur Voter sous l'option que vous préférez. Vous pouvez voter pour une seule option par décision ; cliquez sur Retirer mon vote pour revenir en arrière ou voter pour une autre option. La carte indique combien de voix chaque option a reçues et affiche Vous avez voté sur la vôtre.
Descendez jusqu'à Discussion en bas, écrivez dans Ajouter un commentaire et cliquez sur Publier. L'auteur d'un commentaire et l'organisateur peuvent le supprimer avec son icône corbeille.
Cliquez sur Ajouter une option à l'intérieur de la décision pour ajouter des options plus tard, ou sur l'icône corbeille à côté d'une option pour la retirer.

Choisir l'option retenue

Ouvrez la décision et cliquez sur Choisir sous l'option gagnante. La confirmation Choisir « ... » s'ouvre.
Sous Ajouter au budget en tant que, choisissez une catégorie de budget pour créer un poste budgétaire au prix contractuel de l'option, relié à son prestataire. Le prestataire est marqué Réservé au même moment. Choisissez Ne pas ajouter de poste budgétaire si vous voulez seulement enregistrer le choix.
Cliquez sur Confirmer le choix. La décision rejoint le groupe Décidées et affiche Choisi : ....

Pour revenir sur votre choix, ouvrez la décision et cliquez sur Rouvrir. Le poste budgétaire créé est conservé ; supprimez-le depuis l'onglet Budget si vous n'en avez plus besoin. Pour supprimer entièrement une décision, ouvrez-la et cliquez sur l'icône corbeille dans l'en-tête du panneau.

Étape 6 : stocker les contrats, les devis et les inspirations

Cliquez sur l'onglet Documents.

Téléverser un document

Faites glisser des fichiers sur la zone Déposez des fichiers ici ou cliquez pour téléverser, ou cliquez dessus pour choisir des fichiers, ou cliquez sur Téléverser en haut à droite.
Fichiers acceptés : PDF, images, Word, Excel et texte, jusqu'à 25 Mo chacun. Une notification confirme Documents téléversés.
Chaque événement dispose d'un espace de stockage pour les documents de planification qui dépend de son forfait ; la barre en haut de l'onglet indique la quantité utilisée.

Classer un document

Cliquez sur l'icône crayon du document. Le panneau Modifier le document s'ouvre.
Changez le Nom du fichier si vous le souhaitez.
Choisissez un Type : Contrat, Devis, Facture, Inspiration ou Autre.
Reliez-le à un Prestataire et à un Poste budgétaire, pour que le contrat signé se trouve à côté du poste auquel il appartient.
Cliquez sur Enregistrer.

Télécharger, filtrer ou supprimer

Cliquez sur Télécharger sur un document pour ouvrir un lien à durée limitée vers le fichier d'origine. Les fichiers sont réservés aux organisateurs.
Utilisez la liste déroulante Filtrer par type en haut pour n'afficher que les contrats, les devis, les factures, les inspirations ou les autres fichiers.
Cliquez sur l'icône corbeille et confirmez pour supprimer un document.

Les documents sont supprimés en même temps que les autres fichiers de l'événement, à la fin de la période d'accès à la galerie.

Étape 7 : avancer sur la check-list

Cliquez sur l'onglet Check-list. Les tâches sont regroupées en En retard, Cette semaine, Plus tard et Sans date, avec en haut une barre de progression qui indique par exemple 3 sur 12 terminées.

Terminer une tâche

Cochez la case devant la tâche. Les tâches terminées sortent de la liste ; cochez Afficher les tâches terminées en haut pour les voir dans un groupe Terminées, et décochez une tâche pour la rouvrir.

Ajouter une tâche

Cliquez sur Ajouter une tâche en haut à droite. Le panneau Ajouter une tâche s'ouvre.
Saisissez le titre de la Tâche.
Choisissez une Échéance (facultative) et ajoutez des Notes.
Dans Assignée à, choisissez l'organisateur ou n'importe quel collaborateur ayant accepté, ou laissez Non assignée.
Cliquez sur Enregistrer.

Cliquez sur l'icône crayon d'une tâche pour la modifier, ou sur l'icône corbeille pour la supprimer.

Ajouter les tâches d'un modèle

Dans la liste déroulante en haut de l'onglet Check-list, choisissez un modèle : Mariage, Fête / anniversaire, Entreprise / conférence ou Autre événement.
Cliquez sur Ajouter les tâches du modèle. Seules les tâches que vous n'avez pas déjà sont ajoutées, et une notification vous indique combien.

Les tâches des modèles sont datées à rebours à partir du jour de votre événement : le modèle mariage place par exemple « Réserver le lieu » 11 mois avant et « Confirmer les heures d'arrivée avec tous les prestataires » 3 jours avant.

Toutes les personnes qui organisent reçoivent un e-mail la veille de l'échéance d'une tâche.

Exportations

En haut à droite de l'onglet Budget :

Cliquez sur CSV pour télécharger tous les postes budgétaires avec leur catégorie, leur prestataire, leur payeur et leurs montants estimé, contractuel, prévisionnel, payé et restant dû.
Cliquez sur CSV des paiements pour télécharger tous les paiements programmés et réglés avec leur échéance et leur statut.
Cliquez sur PDF pour télécharger un récapitulatif de budget imprimable, groupé par catégorie.

En haut de l'onglet Prestataires, cliquez sur Feuille de route PDF pour obtenir la feuille de route du jour J décrite plus haut.

Utiliser l'espace de planification depuis un assistant IA

Si vous avez connecté un assistant IA comme Claude ou ChatGPT à Fotify, il peut faire l'essentiel de ce qui précède à votre place :

configurer l'espace de planification à partir d'un modèle, et changer sa devise, ses invités attendus, son objectif de budget et ses payeurs ;
lire la vue d'ensemble du budget et le budget complet ;
ajouter, modifier et supprimer des postes budgétaires, et ajouter ou modifier des paiements (y compris les marquer comme payés) ;
lister, ajouter et modifier des prestataires ;
lister les décisions, en créer de nouvelles avec leurs options, et choisir l'option retenue (avec ou sans poste budgétaire) ;
lister, ajouter et modifier les tâches de la check-list (y compris les terminer).

Demandez-lui par exemple « ajoute un acompte de 2 000 € dû le 1er octobre sur le poste du lieu », « quels paiements sont dus ce mois-ci ? » ou « passe le budget en euros ». Le téléversement de documents et le vote sur les décisions se font dans le tableau de bord.

Questions fréquentes

Q : Quels forfaits incluent l'espace de planification ? R : Il est inclus à partir du forfait Professional et sur tous les événements créés dans le cadre d'un abonnement événement. Les autres forfaits peuvent ouvrir l'espace et le parcourir avec des données d'exemple, et la carte de mise à niveau renvoie vers le forfait qui le débloque.

Q : Mon partenaire peut-il aussi modifier le budget ? R : Oui. Invitez-le comme collaborateur de l'événement. Les collaborateurs ayant accepté ont le même accès que vous à l'espace de planification et reçoivent les e-mails de rappel.

Q : Puis-je changer la devise après avoir configuré l'espace ? R : Oui. Dans l'onglet Budget, cliquez sur Paramètres, remplacez le code à 3 lettres dans Devise et cliquez sur Enregistrer. N'importe quel code devise ISO fonctionne (EUR, GBP, ARS, MXN, ILS...). Les montants existants conservent leurs chiffres et sont seulement réétiquetés : changez-la donc avant de saisir vos devis si vous le pouvez.

Q : Pourquoi mon total prévisionnel a-t-il changé tout seul ? R : Les postes par invité sont multipliés par votre nombre d'invités confirmé. Quand d'autres invités acceptent l'invitation, le traiteur et les autres coûts par invité augmentent en conséquence. La carte Nombre d'invités de la vue d'ensemble indique si le nombre vient des RSVP ou de vos invités attendus.

Q : Quand les e-mails de rappel sont-ils envoyés ? R : Une semaine et un jour avant l'échéance d'un paiement non réglé, et la veille de l'échéance d'une tâche. Les rappels partent à l'organisateur et à chaque collaborateur ayant accepté, dans leur propre langue.

Q : Les invités voient-ils quoi que ce soit de tout cela ? R : Non. L'espace de planification n'est visible que par les organisateurs de l'événement.

Q : Que deviennent les documents à la fin de l'événement ? R : Ils sont supprimés en même temps que les photos de l'événement, à la fin de la période d'accès à la galerie de votre forfait. Téléchargez ce que vous souhaitez conserver avant cette date.

Q : Puis-je exporter le budget vers un tableur ? R : Oui. Dans l'onglet Budget, cliquez sur CSV pour tous les postes ou sur CSV des paiements pour tous les paiements, et sur PDF pour un récapitulatif imprimable.

Q : Pourquoi le bouton Feuille de route PDF est-il désactivé ? R : Il lui faut au moins un prestataire. Ajoutez votre premier prestataire dans l'onglet Prestataires et le bouton devient disponible.