Application de planification d'événement
Un espace de planification partagé pour les personnes qui organisent un événement : un budget avec qui paie quoi, des e-mails de rappel avant chaque acompte, les prestataires et les contrats au même endroit, un tableau des décisions pour les grands choix et une check-list datée. Il se trouve à côté de votre invitation, de vos RSVP et de votre galerie photo, pour que les chiffres restent à jour.
Inclus dans les forfaits événement supérieurs et dans tous les abonnements événement. Découvrez-le avec des données d'exemple sur n'importe quel forfait.
Ce que vous obtenez
Six onglets qui partagent les mêmes chiffres, les mêmes prestataires et la même liste de tâches.
Des catégories issues d'un modèle, des estimations qui laissent place aux prix contractuels, et un échéancier sous chaque poste : acompte, versements, solde. Marquez un paiement comme réglé et tous les totaux bougent en même temps.
Attribuez un payeur à chaque poste et à chaque paiement : Partenaire 1, Partenaire 2, partagé, les familles, l'entreprise. Le traiteur, le bar et les locations se saisissent par personne et se multiplient par les invités qui ont réellement confirmé.
Lieu, traiteur, photographe, groupe : chacun avec une personne de contact, un téléphone, un e-mail et un site web, un statut de contacté à payé, et l'heure à laquelle il est attendu sur place. Relié aux postes budgétaires et aux documents qui le concernent.
Quel lieu, groupe ou DJ, buffet ou service à l'assiette. Mettez les options côte à côte avec un prix, des avantages et des inconvénients, votez, discutez dans le fil, puis choisissez. L'option retenue devient un poste budgétaire contractuel et son prestataire est réservé dans le même clic.
Déposez le contrat signé, le devis et la facture dans l'onglet Documents et reliez chacun à son prestataire et à son poste budgétaire. Quand un prestataire dit « comme convenu », l'accord est à deux clics.
Les modèles pour les mariages, les fêtes et les événements d'entreprise créent les tâches et les datent à rebours du jour J : réserver le lieu onze mois avant, confirmer les heures d'arrivée trois jours avant. Attribuez chaque tâche à quelqu'un et cochez-les ensemble.
Conçu pour
Dès que le budget est porté par plus d'une personne, l'espace garde tout le monde au même niveau d'information.
Répartissez le budget du mariage entre les partenaires et les parents, et gardez chaque date d'acompte au même endroit plutôt que dans deux boîtes mail.
Anniversaires, noces et célébrations organisés entre amis : des dépenses partagées, des prestataires partagés, une seule check-list.
Conférences et événements d'entreprise avec des postes audiovisuel, intervenants, traiteur et déplacements, les contrats joints et une feuille de route pour le jour J.
Un espace par événement, avec le client comme collaborateur sur le budget et les décisions, et les prestataires et les documents là où vous les avez laissés.
Dans Fotify
Configuré en une minute, puis planifiez à votre rythme.
Ouvrez Planification dans votre événement et choisissez Mariage, Fête / anniversaire, Entreprise / conférence ou Autre événement. Le modèle crée les catégories de budget, les payeurs et une check-list datée. Définissez la devise, vos invités attendus et un objectif.
Ajoutez un poste par dépense avec une estimation, un payeur et un prestataire. Quand un devis est signé, saisissez le prix contractuel et l'échéancier de paiement ; les postes par invité suivent votre nombre d'invités.
Ajoutez votre partenaire, votre famille ou votre équipe comme collaborateurs de l'événement. Ils voient et modifient le même espace, votent sur les décisions et reçoivent les rappels.
Une semaine et un jour avant chaque paiement, et la veille de chaque tâche, toutes les personnes qui organisent reçoivent un e-mail avec un lien vers l'espace. Cochez au fur et à mesure.
Dans Fotify
L'espace de planification n'est pas une application à part. Il lit le même événement que votre invitation, votre liste d'invités et votre galerie.
Invitez les personnes qui organisent avec vous. Les collaborateurs qui acceptent obtiennent le même accès à l'espace que l'organisateur.
Comment fonctionnent les collaborateursChaque RSVP accepté met à jour les postes par invité, pour que la ligne traiteur et le total prévisionnel n'aient jamais une semaine de retard.
Invitations numériques avec RSVPConnectez Claude, ChatGPT ou Gemini et demandez-lui d'ajouter un acompte, de lister ce qui est dû ce mois-ci ou de configurer l'espace pour vous.
Connecter un assistant IAQuestions
L'organisateur de l'événement et chaque collaborateur qui a accepté l'invitation. Les invités ne le voient jamais ; rien dans l'espace n'est relié à l'invitation ni à l'album photo.
L'espace de planification est inclus dans les forfaits événement ponctuels supérieurs et sur tous les événements créés dans le cadre d'un abonnement événement. Sur les autres forfaits, vous pouvez l'ouvrir et parcourir chaque onglet avec des données d'exemple. Consultez la page des tarifs pour les forfaits actuels.
Oui. Chaque événement dispose d'une liste de payeurs (jusqu'à huit). Attribuez-en un à chaque poste budgétaire, et un autre à un paiement précis si besoin. La vue d'ensemble affiche les totaux prévisionnel, payé et restant dû par payeur.
Cochez « Il s'agit d'un coût par invité » sur un poste et saisissez le prix par personne. Il est multiplié par les invités confirmés via vos RSVP, ou par vos invités attendus tant que vous n'en avez aucun, pour que le total prévisionnel évolue au fil des réponses.
Une semaine et un jour avant l'échéance d'un paiement non réglé, et la veille de l'échéance d'une tâche. Ils partent par e-mail à l'organisateur et à chaque collaborateur ayant accepté, dans leur propre langue.
Oui, depuis les paramètres du budget. Les montants sont réétiquetés, pas convertis : choisissez donc la devise avant de saisir vos devis si vous le pouvez.
Oui. L'onglet Budget exporte un CSV de tous les postes et un CSV séparé de tous les paiements, plus un récapitulatif PDF. L'onglet Prestataires exporte une feuille de route PDF avec votre programme et l'heure d'arrivée de chaque prestataire.
Créez votre événement, ouvrez Planification, choisissez un modèle et partagez-le avec les personnes qui organisent à vos côtés.
Gratuit pour commencer. Découvrez l'espace de planification avec des données d'exemple sur n'importe quel forfait.