Comment utiliser la vérification de présence

La page Vérification de présence est un outil dédié au personnel de sécurité et aux hôtes/hôtesses pour vérifier les invités à l’entrée de votre événement. Grâce au scan de QR codes ou à la recherche manuelle, vous pouvez confirmer rapidement l’identité des invités et suivre les arrivées.

Ce guide s’adresse au personnel de sécurité et aux équipes de l’événement utilisant la page de vérification à l’entrée de l’événement.

Configuration de la vérification de présence

Avant d’utiliser cette fonctionnalité, l’organisateur de l’événement doit l’activer dans les paramètres RSVP. Consultez la section Attendance Settings section dans le guide de personnalisation pour plus de détails.

Pour les organisateurs d’événements

1. Accédez à votre tableau de bord RSVP et cliquez sur l’onglet Invitation
2. Faites défiler jusqu’à Attendance Settings
3. Activez "QR Code Access" pour activer la vérification des invités
4. Définissez un mot de passe d’accès (minimum 6 caractères)
5. Cliquez sur "Copy Link" sous Security Staff Access pour obtenir l’URL de la page de vérification
6. Partagez le lien et le mot de passe avec votre équipe de sécurité

Accéder à la page de vérification

Pour le personnel de sécurité

1. Ouvrez le lien de vérification fourni par l’organisateur de l’événement
2. Saisissez le mot de passe d’accès qui vous a été communiqué
3. Cliquez sur "Verify Password"

Une fois connecté(e), vous verrez l’interface principale de vérification, avec un indicateur vert "Live" confirmant que vous êtes connecté(e).

Se déconnecter

Cliquez sur le bouton rouge "Logout" pour terminer votre session. Vous devrez saisir à nouveau le mot de passe pour accéder de nouveau à la page.

Comprendre l’interface

La page de vérification comporte deux fonctionnalités principales :

Start Scanning QR Code

Cliquez sur ce bouton bleu pour activer l’appareil photo de votre appareil et scanner les QR codes des invités.

Guest List

Cliquez sur le bouton violet "Guest List" pour afficher et rechercher tous les invités confirmés. Le nombre entre parenthèses indique combien d’invités figurent sur la liste.

Vérifier les invités avec des QR codes

La méthode la plus rapide pour vérifier les invités consiste à scanner leurs QR codes.

Comment scanner

1. Cliquez sur "Start Scanning QR Code"
2. Autorisez l’accès à l’appareil photo lorsque cela vous est demandé
3. Pointez l’appareil photo de votre appareil vers le QR code de l’invité
4. Le scanner détectera et lira automatiquement le code
5. Les informations de l’invité s’affichent à l’écran

Après le scan

Lorsqu’un QR code valide est scanné, vous verrez une carte verte avec :

• Nom de l’invité
• Statut (par ex., "Ready to attend")
• Confirmed Guests - Nombre de personnes dans son groupe
• Bouton "Mark as Attended" - Cliquez pour enregistrer son arrivée
• Bouton "Scan Another" - Passez à l’invité suivant

Fermer le scanner

Cliquez sur "Close Camera" pour arrêter le scan et revenir à l’écran principal.

Recherche manuelle d’invités

Si un invité n’a pas son QR code, vous pouvez le rechercher manuellement.

Rechercher des invités

1. Cliquez sur "Guest List" pour ouvrir le panneau des invités
2. Utilisez la barre de recherche pour trouver des invités par :
   • Nom
   • E-mail
   • Numéro de téléphone
3. La liste se filtre au fur et à mesure de votre saisie

Informations de la liste des invités

La liste affiche :

Column	Description
Name	Nom de l’invité
Status	Réponse RSVP (ACCEPTED, DECLINED, etc.)
Guests	Nombre de personnes dans son groupe

Cliquez sur un invité pour afficher ses détails et marquer sa présence.

Marquer les invités comme présents

Lorsque vous vérifiez un invité (via scan QR ou recherche manuelle) :

1. Consultez ses informations sur la carte de confirmation verte
2. Confirmez le nombre d’invités dans son groupe
3. Cliquez sur "Mark as Attended" pour enregistrer son arrivée

L’invité est désormais marqué comme présent dans le système, et l’organisateur peut le voir dans son tableau de bord.

Scanner d’autres invités

Après avoir marqué la présence, cliquez sur "Scan Another" pour traiter rapidement l’invité suivant dans la file d’attente.

Activité récente

En bas de l’écran, vous verrez un journal Recent Activity affichant :

• Nom de l’invité
• Statut de vérification
• Horodatage

Cela vous aide à suivre les check-ins récents et à vérifier que vous avez correctement traité les invités.

Conseils pour le jour de l’événement

Avant l’événement

• Testez la page de vérification et l’appareil photo de votre appareil
• Assurez-vous d’un bon éclairage à l’entrée pour le scan des QR codes
• Gardez le mot de passe enregistré et prêt à l’emploi
• Chargez complètement votre appareil

Pendant l’événement

• Gardez la page ouverte : l’indicateur "Live" montre que vous êtes connecté(e)
• Utilisez le scan QR pour aller plus vite lorsque c’est possible
• Repassez à la recherche manuelle lorsque les invités ne retrouvent pas leur QR code
• Vérifiez le nombre d’invités pour confirmer la taille du groupe

Gestion des problèmes

• Invité introuvable : Demandez-lui d’épeler son nom ou de fournir son e-mail
• Le QR code ne se scanne pas : Essayez plutôt la recherche manuelle
• Mauvais nombre d’invités : Vérifiez avec l’invité avant de marquer la présence
• Connexion perdue : Actualisez la page et reconnectez-vous

Foire aux questions

Q : Où les invités obtiennent-ils leur QR code ? R : Les invités reçoivent un QR code unique lorsqu’ils confirment leur présence (RSVP). Il est inclus dans leur confirmation et est accessible depuis leur lien RSVP.

Q : Que faire si un invité se présente alors qu’il n’est pas sur la liste ? R : Il se peut qu’il n’ait pas répondu (RSVP) ou qu’il soit un +1. Vérifiez avec l’organisateur de l’événement ou demandez à l’invité de répondre sur place si possible.

Q : Plusieurs membres du personnel peuvent-ils utiliser la page de vérification en même temps ? R : Oui, plusieurs appareils peuvent être connectés avec le même mot de passe. C’est utile pour les événements avec plusieurs entrées.

Q : Est-ce que cela fonctionne hors ligne ? R : Non, une connexion Internet est requise pour vérifier les invités et enregistrer la présence. L’indicateur "Live" confirme que vous êtes connecté(e).

Q : Que se passe-t-il si je marque le mauvais invité comme présent ? R : Contactez l’organisateur de l’événement : il/elle peut consulter et gérer les enregistrements de présence depuis son tableau de bord.

Q : Puis-je voir qui est déjà arrivé ? R : L’organisateur peut voir le statut de présence dans son tableau de bord. La page de vérification affiche votre journal d’activité récente.

Q : Ai-je besoin d’une application spéciale ? R : Non, la page de vérification fonctionne dans n’importe quel navigateur mobile. Aucune installation d’application n’est nécessaire.

Q : Que faire si l’appareil photo ne s’ouvre pas ? R : Vérifiez que vous avez accordé les autorisations d’appareil photo dans les paramètres de votre navigateur. Essayez d’actualiser la page ou d’utiliser un autre navigateur.

Q : Les invités peuvent-ils être enregistrés plus d’une fois ? R : Le système suit la présence ; ainsi, si vous rescanez un invité, il indiquera qu’il a déjà été marqué comme présent.

Q : À quoi correspond le nombre "Confirmed Guests" ? R : Il indique combien de personnes l’invité a déclaré venir (y compris lui/elle-même et d’éventuels +1).