Comment créer votre invitation numérique avec RSVP

Le système RSVP numérique de Fotify vous permet de créer de magnifiques invitations et de suivre les réponses des invités, le tout au même endroit. Fini les invitations papier ou le suivi manuel : les invités peuvent répondre instantanément depuis n’importe quel appareil.

Ce guide vous accompagne dans la création de votre première invitation RSVP.

Avant de commencer

Vous aurez besoin de :

Un événement Fotify existant (consultez Comment créer votre premier événement si vous n’en avez pas encore créé un)
La date et l’heure de votre événement
Le lieu/la salle de votre événement
Une date limite à laquelle vous devez recevoir les réponses

Étape 1 : Accéder à la section RSVP

Accédez au tableau de bord de votre événement sur dashboard.fotify.app
Sélectionnez votre événement dans la liste
Cliquez sur "RSVP" dans la barre latérale de gauche

Si vous n’avez pas encore configuré le RSVP, vous verrez un message : "RSVP Not Set Up" avec des instructions pour créer votre invitation.

Étape 2 : Définir la date de votre événement

La date de l’événement est obligatoire pour créer votre invitation. Renseignez :

Day - Sélectionnez le jour du mois
Month - Sélectionnez le mois
Year - Sélectionnez l’année
Event Time - Définissez l’heure de début de votre événement

Cette date et cette heure seront affichées de manière bien visible sur votre invitation numérique afin que les invités sachent exactement quand arriver.

Étape 3 : Définir le lieu de votre événement

Saisissez l’endroit où votre événement aura lieu. Cela peut être :

Un nom de lieu (par ex., "The Grand Ballroom")
Une adresse complète (par ex., "123 Main Street, New York, NY")
Un point de repère (par ex., "Central Park, New York")

Le lieu apparaît sur votre invitation numérique et aide les invités à savoir où se rendre. Vous pourrez ajouter des indications plus détaillées plus tard, lors de la personnalisation de votre invitation.

Étape 4 : Définir votre date limite de RSVP

Choisissez la date avant laquelle les invités doivent répondre :

Day - Sélectionnez le jour de la date limite
Month - Sélectionnez le mois de la date limite
Year - Sélectionnez l’année de la date limite

Conseils pour choisir une date limite :

Fixez-la au moins 1 à 2 semaines avant votre événement
Pour les mariages, 4 à 6 semaines avant est courant
Prévoyez suffisamment de temps pour finaliser le traiteur, le plan de table et les autres préparatifs

Une fois la date limite dépassée, les invités peuvent toujours consulter l’invitation, mais ne pourront plus envoyer de nouvelles réponses.

Étape 5 : Créer votre invitation

Une fois tous les champs obligatoires renseignés :

Vérifiez la date de votre événement, le lieu et la date limite de RSVP
Cliquez sur le bouton "Create Invitation"
Votre invitation numérique est maintenant prête !

Après la création, vous serez redirigé(e) vers le tableau de bord RSVP.

Votre tableau de bord RSVP

Une fois votre invitation créée, vous verrez le tableau de bord RSVP avec tout le nécessaire pour gérer les réponses :

Onglets du tableau de bord

Event Details - Consultez et modifiez la date de votre événement, la date limite et le statut de l’invitation
Invitation - Personnalisez le design de votre invitation et partagez-la avec vos invités
Guests - Consultez la liste complète des invités et leurs réponses
SMS - Envoyez des rappels par SMS aux invités

Statistiques des réponses

En un coup d’œil, vous verrez quatre indicateurs clés :

Confirmed Invitations - Nombre d’invités ayant répondu oui
Declined Invitations - Nombre d’invités ne pouvant pas assister
Total Guests - Nombre total de personnes invitées (y compris les accompagnants)
Total Confirmed Guests - Nombre réel de personnes présentes

Paramètres rapides

Depuis l’onglet Event Details, vous pouvez rapidement :

Change the RSVP Deadline - Prolonger ou raccourcir la période de réponse
Set Invitation Status - Passer entre Active (accepte les réponses) et Paused

Et ensuite ?

Après avoir créé votre invitation de base, vous pouvez :

Personnaliser votre invitation - Ajouter des images, des couleurs, de la musique, un programme, une liste de cadeaux et bien plus encore
Ajouter des informations pour les invités - Inclure le dress code, l’hébergement, le transport et une FAQ
Partager avec les invités - Envoyer via un lien, par e-mail, par SMS ou via un QR code
Suivre les réponses - Voir qui vient, qui ne peut pas venir et qui n’a pas encore répondu

Consultez notre guide complet Comment personnaliser votre invitation RSVP pour découvrir toutes les options de personnalisation.

Foire aux questions

Q : Puis-je modifier la date, le lieu ou la date limite après avoir créé l’invitation ? R : Oui ! Vous pouvez mettre à jour ces informations à tout moment depuis les paramètres RSVP. Les invités ayant déjà répondu verront les informations mises à jour.

Q : Dois-je configurer le RSVP avant d’utiliser le partage de photos ? R : Non, le RSVP et le partage de photos sont des fonctionnalités indépendantes. Vous pouvez utiliser l’une, l’autre, ou les deux selon les besoins de votre événement.

Q : Que se passe-t-il si un invité essaie de répondre après la date limite ? R : Après la date limite, les invités peuvent toujours consulter l’invitation, mais le formulaire de réponse sera désactivé. Vous pouvez prolonger la date limite si nécessaire.

Q : Puis-je avoir des dates limites de RSVP différentes selon les groupes d’invités ? R : Actuellement, il y a une seule date limite de RSVP par événement. Pour des événements plus complexes, envisagez de créer des événements distincts pour différents groupes d’invités.

Q : L’invitation numérique est-elle adaptée aux mobiles ? R : Oui ! L’invitation s’affiche parfaitement sur téléphone, tablette et ordinateur. Les invités peuvent répondre depuis n’importe quel appareil.

Q : Les invités doivent-ils créer un compte pour répondre ? R : Aucun compte n’est requis. Les invités saisissent simplement leur nom et leur réponse : c’est rapide et simple.

Q : Puis-je voir qui a consulté l’invitation par rapport à qui a répondu ? R : Le tableau de bord RSVP affiche des statistiques de réponse, notamment le total des réponses, les présents, les absents et les réponses en attente.

Q : Et si je ne connais pas encore l’heure exacte de mon événement ? R : Vous pouvez saisir une heure approximative et la mettre à jour plus tard une fois qu’elle est définie. L’invitation affichera automatiquement l’heure mise à jour.

Q : Puis-je créer une invitation sans lieu physique ? R : Oui, le champ du lieu est flexible. Pour les événements virtuels, vous pouvez saisir "Online Event" ou "Virtual" et ajouter les liens de réunion plus tard dans les détails de l’invitation.

Q : Comment envoyer l’invitation à mes invités ? R : Après avoir créé l’invitation, vous obtiendrez un lien partageable. Envoyez-le par SMS, e-mail, sur les réseaux sociaux, ou incluez un QR code sur des supports imprimés.

Les tarifs peuvent varier selon votre pays et votre devise. Consultez les tarifs les plus récents sur la page des tarifs.