Comment utiliser le formulaire d’inscription (auto-inscription)

La fonctionnalité Formulaire d’inscription vous permet de créer un lien public unique que n’importe qui peut utiliser pour s’inscrire à votre événement. Au lieu d’ajouter chaque invité manuellement et d’envoyer des invitations personnalisées, vous pouvez partager un seul lien via les réseaux sociaux, e-mail ou des applications de messagerie.

C’est idéal pour :

• Les événements ouverts lorsque vous n’avez pas de liste d’invités prédéfinie
• Les grands rassemblements lorsque la gestion d’invitations individuelles est peu pratique
• Les événements informels lorsque des messages personnalisés ne sont pas nécessaires
• Les approches mixtes combinant des invitations personnalisées pour les proches et une inscription ouverte pour les autres

Activer le formulaire d’inscription

1. Accédez au tableau de bord de votre événement sur dashboard.fotify.app
2. Sélectionnez votre événement et cliquez sur "RSVP" dans la barre latérale
3. Cliquez sur l’onglet "Event Details"
4. Repérez la section "Registration Form"
5. Activez l’interrupteur pour l’activer

Une fois activée, Fotify génère une URL d’inscription publique unique pour votre événement.

Votre URL d’inscription

Lorsque vous activez le formulaire d’inscription, votre URL d’inscription s’affiche. C’est le lien que vous partagerez avec les invités potentiels.

Copier le lien

Cliquez sur l’icône Copy à côté de l’URL pour la copier dans votre presse-papiers. Vous pourrez ensuite la coller dans :

• Des publications sur les réseaux sociaux
• Des newsletters par e-mail
• WhatsApp ou d’autres applications de messagerie
• Votre site web ou votre page d’événement
• Des supports imprimés (envisagez d’utiliser un code QR)

Personnaliser le code de l’URL

Par défaut, Fotify génère un code aléatoire pour votre URL. Vous pouvez le personnaliser :

1. Cliquez sur l’icône Edit (crayon) à côté de l’URL
2. Saisissez le code de votre choix (4 à 20 caractères alphanumériques)
3. Le système affiche une coche s’il est disponible, ou un X s’il est déjà pris
4. Cliquez sur Save pour appliquer votre code personnalisé

Exemple : remplacez fotify.app/r/abc123xyz par fotify.app/r/smithwedding2026

Régénérer le code

Si vous devez invalider l’ancien lien (par exemple, s’il a été partagé trop largement) :

1. Cliquez sur l’icône Regenerate (actualisation)
2. Confirmez l’action
3. Un nouveau code est généré - l’ancien lien ne fonctionnera plus

Configurer les paramètres d’inscription

Personnalisez les informations que les invités doivent fournir lors de l’inscription.

Champs obligatoires

Choisissez les champs qui sont obligatoires pour l’inscription :

• Adresse e-mail - Activer/désactiver (recommandé pour l’envoi d’e-mails de confirmation)
• Numéro de téléphone - Activer/désactiver (utile si vous prévoyez d’envoyer des rappels par SMS)

Remarque : Le nom (prénom et nom) est toujours obligatoire pour l’inscription.

Nombre maximum d’invités supplémentaires

Contrôlez le nombre d’accompagnants que chaque personne inscrite peut amener :

• Définissez sur 0 si les invités ne peuvent s’inscrire que pour eux-mêmes
• Définissez sur 1-10 pour autoriser les invités à venir avec des personnes supplémentaires

Lorsque les invités s’inscrivent avec des accompagnants et que vous avez activé la Gestion des tables, ils seront invités à fournir les noms de chaque participant.

Message d’invitation personnalisé

Par défaut, la page d’inscription affiche le contenu d’invitation standard de votre événement. Cependant, comme les clés de modèle telles que {{FIRSTNAME}} ne fonctionnent pas sur les pages d’inscription (l’invité n’est pas encore inscrit), vous pouvez définir un message personnalisé distinct :

1. Repérez la section "Custom Invitation Message"
2. Rédigez votre message d’accueil pour la page d’inscription
3. Cliquez sur Save Content

Si ce champ est vide, le système utilise votre contenu d’invitation standard en supprimant les espaces réservés (placeholders) du modèle.

L’expérience des invités

Lorsqu’une personne visite votre lien d’inscription, voici ce qu’elle voit :

Page d’inscription

1. Détails de l’événement - Nom, date, heure et lieu de votre événement
2. Message d’invitation - Votre message d’accueil personnalisé ou par défaut
3. Formulaire d’inscription avec des champs pour :
   • Prénom (obligatoire)
   • Nom (obligatoire)
   • E-mail (si requis)
   • Numéro de téléphone (si requis)
   • Nombre d’invités supplémentaires (si autorisé)
   • Noms des invités supplémentaires (si les tables sont activées et que des accompagnants sont sélectionnés)
   • Tous les champs personnalisés que vous avez configurés

Après l’inscription

Après une inscription réussie :

1. L’invité voit un message de confirmation avec un lien vers son invitation personnelle
2. Si l’e-mail est activé, il reçoit un e-mail de confirmation avec son lien d’invitation
3. Il apparaît dans votre liste des invités avec un badge "Self-registered"
4. Son statut est défini sur Accepted (présence confirmée)

Gérer les invités auto-inscrits

Tous les invités auto-inscrits apparaissent dans votre liste des invités, aux côtés des invités ajoutés manuellement.

Identifier les invités auto-inscrits

Les invités auto-inscrits affichent un badge "Self-registered" dans la liste des invités, ce qui permet de les distinguer facilement des invités que vous avez invités personnellement.

Modifier les inscriptions

Vous pouvez modifier les invités auto-inscrits comme n’importe quel autre invité :

1. Accédez à l’onglet Guests
2. Repérez l’invité et cliquez sur l’icône Edit (crayon)
3. Modifiez ses informations si nécessaire
4. Enregistrez les modifications

Suivi des réponses

Les invités auto-inscrits :

• Commencent avec le statut Accepted (ils ont confirmé en s’inscrivant)
• Peuvent toujours accéder à leur lien d’invitation pour consulter les détails de l’événement
• Peuvent être affectés à des tables si la Gestion des tables est activée

Combiner avec des invitations personnalisées

Vous pouvez utiliser les deux approches simultanément :

1. Ajouter manuellement les proches - La famille et les amis proches reçoivent des invitations personnalisées avec leur nom
2. Partager le lien d’inscription - Pour les collègues, les connaissances, ou les annonces publiques

Les deux types d’invités apparaissent dans la même liste d’invités, ce qui simplifie la gestion.

Quand utiliser quelle approche

Approche	Idéal pour
Invitations personnalisées	Famille proche, cortège, invités VIP
Formulaire d’inscription	Collègues, réseau élargi, annonces sur les réseaux sociaux
Les deux	La plupart des événements - personnaliser pour les invités clés, ouvrir pour les autres

Conseils pour réussir

Avant de partager le lien

• Configurez votre message d’invitation personnalisé pour la page d’inscription
• Configurez les champs obligatoires
• Testez vous-même le processus d’inscription

Partager votre lien

• Ajoutez-le dans les signatures d’e-mail à l’approche de l’événement
• Partagez-le sur les réseaux sociaux avec les détails de l’événement
• Créez un code QR renvoyant vers la page d’inscription
• Ajoutez-le aux annonces d’événement numériques

Gérer la capacité

• Définissez le Maximum additional guests en fonction de la capacité du lieu
• Surveillez régulièrement les inscriptions dans votre liste des invités
• Désactivez le formulaire d’inscription lorsque vous avez atteint la capacité maximale

Confirmations par e-mail

Lorsque vous exigez des adresses e-mail, les invités inscrits reçoivent automatiquement des e-mails de confirmation comprenant :

• La confirmation de leur inscription
• Un lien vers leur page d’invitation personnelle
• Les détails de l’événement qu’ils peuvent ajouter à leur calendrier

Questions fréquemment posées

Q: Puis-je utiliser à la fois des invitations personnalisées et le formulaire d’inscription ? A: Oui ! Vous pouvez ajouter certains invités manuellement avec des invitations personnalisées, tout en partageant le lien d’inscription public pour les autres.

Q: Les invités auto-inscrits reçoivent-ils une invitation personnalisée ? A: Oui, après leur inscription, ils reçoivent un lien vers leur propre page d’invitation, qui affiche leur nom et tous les détails de l’événement.

Q: Puis-je limiter le nombre de personnes pouvant s’inscrire ? A: Il n’y a pas de limite stricte au nombre d’inscriptions, mais vous pouvez désactiver le formulaire d’inscription à tout moment pour arrêter d’accepter de nouvelles inscriptions.

Q: Que se passe-t-il si quelqu’un s’inscrit avec un e-mail déjà présent dans ma liste d’invités ? A: Le système empêche les inscriptions en double. Si l’e-mail est déjà enregistré, la personne verra un message indiquant qu’elle est déjà dans la liste des invités.

Q: Puis-je exiger des invités qu’ils indiquent des restrictions alimentaires ou d’autres informations personnalisées ? A: Oui ! Tous les champs de formulaire personnalisés que vous avez configurés apparaîtront sur le formulaire d’inscription.

Q: Les clés de modèle comme {{FIRSTNAME}} fonctionneront-elles sur la page d’inscription ? A: Non, puisque l’invité n’est pas encore inscrit, son nom n’est pas connu. Utilisez le champ Custom Invitation Message pour rédiger un message d’accueil sans espaces réservés de personnalisation.

Q: Les invités peuvent-ils modifier leur inscription après l’envoi ? A: Les invités peuvent accéder à leur page d’invitation via le lien contenu dans leur e-mail de confirmation pour consulter les détails, mais pour modifier leurs informations, ils doivent vous contacter.

Q: Y a-t-il une protection anti-spam sur le formulaire d’inscription ? A: Oui, le formulaire d’inscription inclut une protection contre les bots (vérification Turnstile) afin d’empêcher les envois automatisés de spam.

Q: Puis-je voir quand chaque invité s’est inscrit ? A: Oui, les horodatages d’inscription sont suivis dans votre tableau de bord.

Q: Que faire si je dois invalider le lien d’inscription ? A: Cliquez sur le bouton Regenerate pour créer un nouveau lien. L’ancien lien cessera immédiatement de fonctionner, mais les invités déjà inscrits conservent leur place.