Comment utiliser la gestion des tables pour les plans de table

La gestion des tables est une fonctionnalité puissante qui vous aide à organiser le plan de table de votre événement. Créez des tables avec des limites de capacité, assignez des invités par glisser-déposer, et permettez aux invités de voir leur table directement dans leur invitation.

Cette fonctionnalité est actuellement en bêta et disponible pour les événements avec des invitations RSVP activées.

Activer la gestion des tables

Avant de pouvoir créer des tables, vous devez activer la fonctionnalité :

Accédez au tableau de bord de votre événement sur dashboard.fotify.app
Sélectionnez votre événement et cliquez sur "RSVP" dans la barre latérale
Allez dans l’onglet "Details"
Recherchez "Table Management" dans la section des paramètres de l’événement
Activez-le sur ON

Une fois activée, un nouvel onglet "Tables" apparaîtra dans votre navigation RSVP.

Créer des tables

Ajouter une nouvelle table

Cliquez sur l’onglet "Tables"
Cliquez sur "Create Table"
Renseignez les informations de la table :
- Table Number - Un numéro unique pour la table (obligatoire)
- Alias - Un nom convivial optionnel, comme "VIP", "Family" ou "Friends"
- Capacity - Nombre maximum de places à cette table
Cliquez sur "Create"

Propriétés de la table

Propriété	Requis	Description
Number	Oui	Identifiant unique (1, 2, 3, etc.)
Alias	Non	Nom convivial affiché aux invités
Capacity	Oui	Nombre maximal de places disponibles

Modifier des tables

Pour modifier une table :

Trouvez la carte de la table dans l’onglet Tables
Cliquez sur l’icône Edit (crayon)
Mettez à jour les informations
Cliquez sur "Save"

Supprimer des tables

Cliquez sur l’icône Delete (corbeille) sur la carte de la table
Confirmez la suppression

Si des invités sont assignés à cette table, ils seront déplacés vers le groupe non assigné.

Assigner des invités aux tables

Utiliser le glisser-déposer

Le moyen le plus simple d’assigner des invités est le glisser-déposer :

Trouvez les invités dans la section "Unassigned" en haut
Faites glisser la carte d’un invité vers la table souhaitée
Déposez l’invité sur la carte de la table

La table affichera son occupation actuelle (par ex. "6/8 seated").

Utiliser la fenêtre d’assignation

Pour assigner plus rapidement plusieurs invités :

Cliquez sur le bouton "Assign" sur une carte de table
Recherchez des invités par nom dans la fenêtre
Cliquez sur les invités pour les sélectionner
Cliquez sur "Assign Selected"

Retirer des assignations

Pour retirer l’assignation d’un invité d’une table :

Trouvez l’invité dans sa table assignée
Faites-le glisser vers la zone "Unassigned"
Ou cliquez sur le bouton X à côté de son nom

Gérer les noms des invités individuellement

Lorsque les invités confirment leur présence (RSVP) avec plusieurs personnes dans leur groupe (plus-un), vous devez savoir qui est chaque personne pour l’assignation aux tables. Il existe deux façons de collecter ces noms :

Option 1 : l’organisateur pré-remplit les noms

Si vous savez déjà qui fait partie du groupe de chaque invité :

Allez dans l’onglet "Guests"
Trouvez l’invité qui a plusieurs personnes dans son groupe
Cliquez sur l’icône Users (icône de personnes) à côté de son nom
Ajoutez le prénom et le nom pour chaque personne du groupe
Cliquez sur "Save"

C’est utile lorsque vous avez déjà collecté les noms par d’autres moyens (appels, e-mails, etc.).

Option 2 : les invités fournissent les noms pendant le RSVP

Si vous ne pré-remplissez pas les noms, les invités seront invités à les fournir lorsqu’ils répondent à leur invitation :

L’invité ouvre son lien d’invitation personnalisé
Lorsqu’il répond avec plusieurs participants, il est invité à saisir le nom de chaque personne
Les noms sont enregistrés automatiquement et apparaissent dans votre tableau de bord
Vous pouvez ensuite assigner chaque personne nommée à des tables

C’est l’approche recommandée, car elle garantit des informations exactes et à jour.

L’icône Users dans la liste des invités

Dans l’onglet Guests, vous verrez une icône Users (qui ressemble à deux personnes) pour tout invité dont le groupe comporte plusieurs participants. Cliquez sur cette icône pour :

Afficher toutes les personnes nommées du groupe
Ajouter ou modifier les noms manuellement
Voir quels noms proviennent de l’invité vs. ceux pré-remplis par vous

Fonctionnement des noms

Scénario	Ce qui se passe
L’organisateur pré-remplit les noms	Les noms apparaissent immédiatement dans l’onglet Tables pour l’assignation
L’invité fournit les noms pendant le RSVP	Les noms se synchronisent automatiquement après la réponse de l’invité
Noms non fournis	Les invités apparaissent comme "Guest of [Primary Name]" dans Tables
Approche mixte	Vous pouvez en pré-remplir certains, l’invité complète le reste pendant le RSVP

Conseils pour collecter les noms

Pour les mariages, laissez les invités fournir leurs propres noms afin d’éviter les erreurs d’orthographe
Pour les événements d’entreprise, pré-remplissez depuis votre base de données d’employés
Le titulaire principal du RSVP est toujours inclus automatiquement
Chaque personne nommée peut être assignée à des tables différentes

Notifications de table pour les invités

Une fois que vous assignez les invités à des tables, ils verront automatiquement leur table dans leur invitation.

Ce que voient les invités

Lorsqu’un invité ouvre son invitation après avoir été assigné à une table :

Le numéro de sa table assignée s’affiche
S’il n’est pas encore assigné, il voit "To be announced"

Quand cela apparaît

La section d’assignation de table apparaît dans l’invitation de l’invité uniquement lorsque :

La gestion des tables est activée pour l’événement
L’invité a accepté l’invitation (le statut RSVP est Accepted ou Attended)

Vous pouvez réorganiser l’emplacement de cette section à l’aide des paramètres d’ordre des sections dans l’onglet Invitation.

Consulter les statistiques de placement

L’en-tête de l’onglet Tables affiche des statistiques clés :

Stat	Description
Tables	Nombre total de tables créées
Capacity	Total des places sur l’ensemble des tables
Seated	Nombre d’invités assignés aux tables
Unseated	Invités encore dans le groupe non assigné

Utilisez ces statistiques pour voir rapidement votre avancement.

Exporter les assignations de tables

Exportez l’intégralité de votre plan de table :

Cliquez sur "Export" dans l’onglet Tables
Téléchargez le fichier CSV contenant toutes les assignations
Ouvrez-le dans Excel ou Google Sheets

L’export inclut :

Le numéro de table et l’alias
Les noms des invités assignés à chaque table
La capacité et l’occupation actuelle

C’est utile pour :

Imprimer des cartons de placement
Partager avec le personnel du lieu
Créer des plans de table physiques

Conseils pour la gestion des tables

Planifier votre disposition

Créez toutes les tables avant de commencer les assignations
Définissez des capacités réalistes en fonction de votre lieu
Utilisez des alias pour une identification facile ("Bride's Family", "Groom's Family")

Assignation efficace

Utilisez la recherche pour trouver des invités spécifiques
Assignez les groupes familiaux ensemble
Vérifiez régulièrement le nombre de personnes non assignées afin de vous assurer que personne n’a été oublié

Avant l’événement

Vérifiez que tous les invités ayant accepté sont assignés
Exportez et partagez avec les coordinateurs du lieu
Vérifiez que les limites de capacité ne sont pas dépassées

Questions fréquentes

Q: Can I assign guests before they RSVP? A: Oui, vous pouvez assigner n’importe quel invité de votre liste à une table, quel que soit son statut RSVP.

Q: What happens if I exceed a table's capacity? A: Le système vous empêche d’assigner plus d’invités que la capacité de la table ne le permet.

Q: Can guests from the same RSVP sit at different tables? A: Oui ! Lorsque vous ajoutez des noms individuels pour les invités d’un même groupe, chaque personne peut être assignée à des tables différentes.

Q: Will guests be notified when I assign them to a table? A: Les invités voient leur table lorsqu’ils consultent leur invitation. Aucune notification séparée n’est envoyée.

Q: Can I change assignments after the event starts? A: Oui, vous pouvez modifier les assignations de tables à tout moment depuis le tableau de bord.

Q: What if a guest declines after being assigned? A: Son assignation reste enregistrée, mais ne sera pas affichée puisqu’il a refusé. Vous pouvez le retirer manuellement.

Q: Is there a limit to how many tables I can create? A: Il n’y a pas de limite au nombre de tables. Créez-en autant que nécessaire pour votre lieu.

Q: Can I print seating charts? A: Exportez le CSV et utilisez-le pour créer des plans de table dans l’outil de conception ou le tableur de votre choix.

Q: How do I collect names for plus-ones? A: Vous avez deux options : pré-remplir les noms via l’icône Users dans l’onglet Guests, ou laisser les invités saisir eux-mêmes les noms lorsqu’ils répondent (RSVP). Si vous ne pré-remplissez pas les noms, les invités seront invités à les fournir pendant leur réponse RSVP.

Q: Where is the Users icon to manage guest names? A: Dans l’onglet Guests, recherchez l’icône avec deux silhouettes à côté de chaque ligne d’invité. Elle apparaît pour tous les invités et vous permet de gérer les noms individuels de leur groupe.