प्लानिंग हब कैसे इस्तेमाल करें: साझा बजट, वेंडर, निर्णय, दस्तावेज़ और चेकलिस्ट

प्लानिंग हब वह जगह है जहाँ किसी इवेंट के आयोजक मिलकर उसकी प्लानिंग करते हैं। यह मेहमानों की सूची, निमंत्रण और फ़ोटो गैलरी के साथ ही रहता है, इसलिए इसमें दिखने वाले आंकड़े हमेशा ताज़ा रहते हैं: प्रति-मेहमान खर्च आपके पुष्ट RSVP के साथ बदलते हैं, और इवेंट आयोजित करने में मदद करने वाले सभी लोग एक ही बजट, एक ही वेंडर सूची और एक ही काम की सूची देखते हैं।

इसमें छह टैब हैं, जो पेज के शीर्षक के नीचे बटनों की एक पंक्ति के रूप में दिखते हैं:

• अवलोकन — एक नज़र में बजट: अनुमानित कुल, भुगतान, अभी बाकी, अगले देय भुगतान, कौन क्या देता है, और चेकलिस्ट की प्रगति।
• बजट — श्रेणियाँ, बजट लाइनें, अनुबंधित कीमतें और देय तारीखों वाली भुगतान योजना।
• वेंडर — वे सभी जिनके साथ आप काम करते हैं, उनकी स्थिति और इवेंट वाले दिन पहुँचने का समय।
• निर्णय — ऐसे सवाल जिनके विकल्पों पर आयोजक वोट और चर्चा करते हैं, और फिर उन्हें बजट लाइन में बदल देते हैं।
• दस्तावेज़ — अनुबंध, कोटेशन, चालान और प्रेरणा, जो वेंडर और बजट लाइनों से जुड़े होते हैं।
• चेकलिस्ट — तारीख वाले कार्य, जिन्हें किसी को सौंपा जाता है और जो आपके इवेंट के प्रकार के टेम्पलेट से तैयार होते हैं।

प्लानिंग हब Professional प्लान से ऊपर और इवेंट सदस्यता के तहत चलने वाले हर इवेंट पर उपलब्ध है। बाकी प्लान पर आप इसे खोलकर हर टैब सैंपल डेटा के साथ देख सकते हैं (तब "सैंपल डेटा के साथ प्रीव्यू" बैज दिखता है), ताकि अपग्रेड करने से पहले आप जान लें कि यह क्या करता है।

इसे कौन इस्तेमाल कर सकता है

इवेंट के आयोजक और हर स्वीकृत इवेंट सहयोगी को प्लानिंग हब की पूरी पहुँच मिलती है। मिलकर शादी की प्लानिंग करने वाले दो लोग, एक मेज़बान और सह-मेज़बान, या कोई कॉर्पोरेट टीम — सभी एक ही बजट संपादित कर सकते हैं, एक ही निर्णयों पर वोट दे सकते हैं और एक ही चेकलिस्ट पर निशान लगा सकते हैं। सहयोगियों को भुगतान और कार्य के रिमाइंडर ईमेल भी मिलते हैं।

मेहमान प्लानिंग हब कभी नहीं देखते। इसमें रखी कोई भी चीज़ निमंत्रण या फ़ोटो एल्बम से नहीं जुड़ती।

प्लानिंग हब कैसे खोलें

1. dashboard.fotify.app पर साइन इन करें।
2. देख लें कि पेज के ऊपर इवेंट स्विचर में सही इवेंट चुना हुआ है।
3. बाईं साइडबार में प्लानिंग (वॉलेट आइकन) पर क्लिक करें। प्लानिंग हब अवलोकन टैब पर खुलता है।
4. पेज के शीर्षक के नीचे अवलोकन, बजट, वेंडर, निर्णय, दस्तावेज़ या चेकलिस्ट पर क्लिक करके टैब बदलें। किसी टैब पर लाल अंक का मतलब है कि वहाँ कुछ ध्यान माँग रहा है: बजट पर विलंबित भुगतान, निर्णय पर खुले फ़ैसले, चेकलिस्ट पर विलंबित कार्य।

प्लानिंग हब में आप जो कुछ भी संपादित करते हैं, वह दाईं ओर एक साइड पैनल में खुलता है। हर पैनल के नीचे एक रद्द करें और एक सहेजें बटन होता है; बिना सहेजे बंद करने के लिए रद्द करें या कोने का X दबाएं।

चरण 1: प्लानिंग हब सेट अप करें

किसी इवेंट के लिए पहली बार प्लानिंग खोलने पर आपको अपना प्लानिंग हब सेट अप करें कार्ड दिखता है।

1. टेम्पलेट के नीचे चार में से एक विकल्प चुनें: शादी, पार्टी / जन्मदिन, कॉर्पोरेट / कॉन्फ़्रेंस या अन्य इवेंट। टेम्पलेट आपकी बजट श्रेणियाँ, "कौन भुगतान करता है" लेबल और तारीख वाली चेकलिस्ट तैयार कर देता है। बाद में आप कुछ भी बदल या हटा सकते हैं।
2. मुद्रा ड्रॉपडाउन में इवेंट की मुद्रा चुनें। हर इवेंट के लिए एक ही मुद्रा; राशियाँ पैसे तक सहेजी जाती हैं। इसे बाद में बजट सेटिंग्स से बदला जा सकता है (नीचे "मुद्रा, अपेक्षित मेहमान, लक्ष्य और भुगतानकर्ता बदलें" देखें)।
3. अपेक्षित मेहमान में लिखें कि आप कितने मेहमानों की उम्मीद करते हैं। जब तक RSVP से संख्या पक्की नहीं होती, तब तक प्रति-मेहमान खर्च के लिए यही संख्या इस्तेमाल होती है।
4. चाहें तो बजट लक्ष्य भी भरें। अवलोकन दिखाता है कि आप उससे कितनी दूर हैं।
5. इवेंट के दिन से पीछे की तारीखों वाली टेम्पलेट चेकलिस्ट जोड़ें को चुना हुआ रहने दें, ताकि आपको अपने इवेंट की तारीख से पीछे की ओर बनी काम की सूची मिले।
6. प्लानिंग हब बनाएं पर क्लिक करें। हब अवलोकन टैब पर खुल जाता है।

टेम्पलेट ये बजट श्रेणियाँ तैयार करते हैं:

टेम्पलेट	श्रेणियाँ
शादी	वेन्यू, कैटरिंग और पेय, फ़ोटो और वीडियो, संगीत और मनोरंजन, फूल और सजावट, पोशाक और सौंदर्य, निमंत्रण और स्टेशनरी, परिवहन, किराए का सामान, केक और मिठाइयाँ, अंगूठियाँ और उपहार, रिटर्न गिफ्ट, रस्में और पुरोहित, आकस्मिक खर्च
पार्टी / जन्मदिन	वेन्यू, खाना और पेय, संगीत और मनोरंजन, सजावट, फ़ोटो और वीडियो, केक और मिठाइयाँ, निमंत्रण, रिटर्न गिफ्ट और उपहार, किराए का सामान, आकस्मिक खर्च
कॉर्पोरेट / कॉन्फ़्रेंस	वेन्यू, कैटरिंग, AV और प्रोडक्शन, वक्ता और कलाकार, मार्केटिंग और साइनेज, यात्रा और ठहरने की व्यवस्था, फ़ोटो और वीडियो, स्वैग और प्रिंटिंग, स्टाफ़, रजिस्ट्रेशन और तकनीक, आकस्मिक खर्च
अन्य इवेंट	वेन्यू, खाना और पेय, मनोरंजन, सजावट, फ़ोटो और वीडियो, अन्य, आकस्मिक खर्च

चरण 2: बजट बनाएं

बजट टैब पर क्लिक करें। हर श्रेणी एक खुलने-बंद होने वाला ब्लॉक है; उसकी बजट लाइनें खोलने या बंद करने के लिए श्रेणी के नाम पर क्लिक करें।

बजट लाइन जोड़ें

1. जिस श्रेणी में यह खर्च आता है उसे खोलें (उदाहरण के लिए वेन्यू)।
2. श्रेणी के नीचे + बजट लाइन जोड़ें पर क्लिक करें। बजट लाइन जोड़ें पैनल खुल जाता है।
3. एक नाम लिखें (उदाहरण के लिए "विला अरोरा किराया")।
4. श्रेणी ड्रॉपडाउन देख लें; अगर यह लाइन कहीं और की है तो उसे बदल दें।
5. अनुमान राशि लिखें — कोटेशन मिलने से पहले का आपका अंदाज़ा।
6. कोटेशन पर हस्ताक्षर होने के बाद अनुबंधित कीमत लिखें। भरते ही यह हर जोड़ में अनुमान की जगह ले लेती है।
7. कैटरिंग, ओपन बार, किराए के सामान या प्रति व्यक्ति कीमत वाली किसी भी चीज़ के लिए यह प्रति-मेहमान खर्च है चुनें। तब ऊपर भरी गई राशियाँ प्रति मेहमान मानी जाती हैं और आपकी मेहमान संख्या से अपने आप गुणा हो जाती हैं (नीचे देखें)।
8. कौन भुगतान करता है में अपने भुगतानकर्ता लेबलों में से एक चुनें (उदाहरण के लिए पार्टनर 1, पार्टनर 2, साझा), या तय नहीं रहने दें।
9. वेंडर में वह वेंडर चुनें जो इसे दे रहा है, या कोई वेंडर नहीं रहने दें।
10. कोटेशन के बारे में कुछ याद रखना हो तो नोट्स जोड़ें।
11. सहेजें पर क्लिक करें।

बजट लाइन संपादित करें या हटाएं

• संपादित करने के लिए लाइन के दाईं ओर बने पेंसिल आइकन पर क्लिक करें, फ़ील्ड बदलें और सहेजें दबाएं।
• हटाने के लिए लाइन के दाईं ओर बने कूड़ेदान आइकन पर क्लिक करें और पुष्टि करें। लाइन हटाने पर उसके भुगतान भी हट जाते हैं।

अनुमानित, भुगतान और बाकी

हर लाइन पर अनुमान, अनुबंधित और भुगतान दिखते हैं; हर श्रेणी और अवलोकन इन्हें जोड़कर दिखाते हैं:

• अनुमानित — इस लाइन पर कितना खर्च होगा: अनुबंधित कीमत हो तो वही, वरना अनुमान, और प्रति-मेहमान लाइनों के लिए मेहमान संख्या से गुणा। कोई भी लाइन आपके पहले किए गए भुगतान से कम अनुमान नहीं दिखाती।
• भुगतान — जिन भुगतानों को आपने हो गया चिह्नित किया है, उनका जोड़।
• अभी बाकी — अनुमानित में से भुगतान घटाकर।

अवलोकन टैब अनुमानित कुल की तुलना आपके बजट लक्ष्य से करता है और उसे श्रेणी तथा भुगतानकर्ता के अनुसार बाँटता है।

प्रति-मेहमान लाइनों के लिए मेहमान संख्या

प्रति-मेहमान खर्च के लिए जो संख्या इस्तेमाल होती है, वह है:

1. आपके RSVP से पुष्ट मेहमानों की संख्या (स्वीकृत और चेक-इन किए गए समूह), जब ऐसे मेहमान हों।
2. वरना आपकी सेटिंग्स की अपेक्षित मेहमान संख्या।

जैसे-जैसे RSVP आते हैं, अनुमानित कुल अपने आप बदलता रहता है। अवलोकन पर बना मेहमानों की संख्या कार्ड बताता है कि यह RSVP से पुष्ट है या अपेक्षित (अभी कोई RSVP नहीं)।

श्रेणी जोड़ें, नाम बदलें या हटाएं

• जोड़ने के लिए बजट टैब के ऊपर दाईं ओर श्रेणी जोड़ें पर क्लिक करें, श्रेणी का नाम लिखें और सहेजें दबाएं।
• नाम बदलने के लिए श्रेणी के नाम के पास बने पेंसिल आइकन पर क्लिक करें, नाम बदलें और सहेजें दबाएं।
• हटाने के लिए श्रेणी के नाम के पास बने कूड़ेदान आइकन पर क्लिक करें और पुष्टि करें। कोई श्रेणी तभी हटाई जा सकती है जब उसमें कोई लाइन न हो; पहले उसकी लाइनें कहीं और ले जाएं या हटाएं।

मुद्रा, अपेक्षित मेहमान, लक्ष्य और भुगतानकर्ता बदलें

1. बजट टैब पर ऊपर दाईं ओर सेटिंग्स पर क्लिक करें। सेटिंग्स पैनल खुल जाता है।
2. मुद्रा बदलने के लिए मुद्रा में 3 अक्षरों वाला कोड बदल दें (उदाहरण के लिए EUR, GBP, MXN)। राशियों का सिर्फ़ लेबल बदलता है, रूपांतरण नहीं होता: 1,000 वाली लाइन नई मुद्रा में भी 1,000 ही रहती है।
3. इसी पैनल में अपेक्षित मेहमान या बजट लक्ष्य बदलें।
4. भुगतानकर्ता के नीचे किसी नाम को वहीं संपादित करें, हटाने के लिए कूड़ेदान आइकन दबाएं, या जोड़ने के लिए + भुगतानकर्ता जोड़ें दबाएं (8 तक)। भुगतानकर्ता वे लोग या समूह हैं जो खर्च उठा सकते हैं: जीवनसाथी, परिवार, कंपनी।
5. सहेजें पर क्लिक करें।

चरण 3: भुगतान निर्धारित करें और रिमाइंडर पाएं

हर बजट लाइन की अपनी भुगतान योजना होती है।

भुगतान जोड़ें

1. बजट टैब पर किसी लाइन के नीचे बने भुगतान लिंक पर क्लिक करें (उस पर कोई भुगतान नहीं, 1 भुगतान, 2 भुगतान... लिखा होता है)। उस लाइन के भुगतान नीचे खुल जाते हैं।
2. + भुगतान जोड़ें पर क्लिक करें। भुगतान जोड़ें पैनल उस लाइन के नाम के साथ खुलता है।
3. एक लेबल लिखें (एडवांस, दूसरी किस्त, अंतिम भुगतान...)।
4. राशि लिखें।
5. देय तारीख चुनें। यह आपके वेन्यू के समय क्षेत्र के हिसाब से एक कैलेंडर दिन है। प्लानिंग में शामिल सभी लोगों को एक हफ़्ता और एक दिन पहले ईमेल मिलता है।
6. कौन भुगतान करता है में डिफ़ॉल्ट रूप से लाइन का भुगतानकर्ता आता है; अगर यह किस्त कोई और दे रहा है तो बदल दें।
7. पहले किया गया कोई भुगतान दर्ज कर रहे हों तो पहले ही भुगतान हो चुका चुनें।
8. सहेजें पर क्लिक करें।

भुगतान को हो गया चिह्नित करें

भुगतान के आगे बने चेकबॉक्स पर निशान लगाएं। लाइन की भुगतान राशि और अवलोकन तुरंत अपडेट हो जाते हैं। निशान हटाकर इसे पलटा जा सकता है।

भुगतान संपादित करें या हटाएं

बदलने के लिए भुगतान के दाईं ओर बने पेंसिल आइकन पर क्लिक करें, या हटाने के लिए कूड़ेदान आइकन (डायलॉग में पुष्टि करें)।

रिमाइंडर ईमेल

Fotify आयोजक और हर स्वीकृत सहयोगी को ईमेल भेजता है:

• किसी बकाया भुगतान की देय तारीख से एक हफ़्ता पहले, और
• एक दिन पहले।

हर भुगतान के लिए ज़्यादा से ज़्यादा दो रिमाइंडर जाते हैं। भुगतान को हो गया चिह्नित करने या उसकी देय तारीख बदलने पर रिमाइंडर रीसेट हो जाते हैं। ईमेल में देय हर भुगतान और कार्य की सूची होती है, साथ में प्लानिंग हब का लिंक। अवलोकन पर बना अगले भुगतान कार्ड वही सूची दिखाता है; वहाँ बजट खोलें दबाकर सीधे बजट टैब पर जाएँ।

चरण 4: अपने वेंडर एक ही जगह रखें

वेंडर टैब पर क्लिक करें। यह उन सबकी डायरेक्टरी है जिनके साथ आप काम करते हैं।

वेंडर जोड़ें

1. ऊपर दाईं ओर वेंडर जोड़ें पर क्लिक करें। वेंडर जोड़ें पैनल खुल जाता है।
2. वेंडर का नाम (ज़रूरी) और एक श्रेणी (कैटरिंग, फ़ोटोग्राफ़ी, फूल...) लिखें।
3. एक स्थिति चुनें:
   • पूछताछ की — आपने संपर्क कर लिया है।
   • कोटेशन मिला — आपके पास कीमत है।
   • बुक किया — अनुबंध पर हस्ताक्षर हो चुके हैं।
   • भुगतान हुआ — सब चुकता हो चुका है।
4. आपके पास जो हो वह संपर्क व्यक्ति, फ़ोन, ईमेल और वेबसाइट भरें।
5. इवेंट के दिन पहुँचने का समय में वह तारीख और समय रखें जब वेंडर के मौके पर पहुँचने की उम्मीद है, वेन्यू के स्थानीय समय में। यह रन शीट पर छपता है।
6. नोट्स जोड़ें और सहेजें पर क्लिक करें।

वेंडर संपादित करें, फ़िल्टर करें या हटाएं

• वेंडर कार्ड पर बने पेंसिल आइकन से उसे संपादित करें, फिर सहेजें दबाएं।
• सूची छोटी करने के लिए ऊपर बने स्थिति से फ़िल्टर करें ड्रॉपडाउन (सभी स्थितियाँ, पूछताछ की, कोटेशन मिला, बुक किया, भुगतान हुआ) का इस्तेमाल करें।
• हटाने के लिए वेंडर कार्ड पर बने कूड़ेदान आइकन पर क्लिक करके पुष्टि करें। उससे जुड़ी बजट लाइनें और दस्तावेज़ बने रहते हैं; बस उनका जुड़ाव हट जाता है।

वेंडर को बजट लाइनों, निर्णय विकल्पों और दस्तावेज़ों से जोड़ा जा सकता है, इसलिए किसी भी बजट लाइन से आप देख सकते हैं कि उसे कौन दे रहा है।

रन शीट PDF

वेंडर टैब के ऊपर रन शीट PDF पर क्लिक करके एक ऐसा दस्तावेज़ डाउनलोड करें जिसमें आपके निमंत्रण का कार्यक्रम और हर वेंडर के पहुँचने का समय व संपर्क विवरण हों — वेन्यू और अपने वेंडर के साथ साझा करने के लिए तैयार। जब तक आपके पास कम से कम एक वेंडर न हो, यह बटन निष्क्रिय रहता है।

चरण 5: निर्णय बोर्ड पर मिलकर फ़ैसला करें

निर्णय टैब पर क्लिक करें। यह उन चुनावों के लिए है जो आप समूह में करते हैं: कौन-सा वेन्यू, बैंड या DJ, बुफ़े या प्लेटेड डिनर।

एक निर्णय बनाएं

1. ऊपर दाईं ओर नया निर्णय पर क्लिक करें। नया निर्णय पैनल खुल जाता है।
2. सवाल लिखें (उदाहरण के लिए "हमें कौन-सा वेन्यू बुक करना चाहिए?") और चाहें तो थोड़ा संदर्भ भी।
3. विकल्प 1, विकल्प 2 वगैरह भरें: हर विकल्प में एक शीर्षक, कीमत, फ़ायदे, नुकसान, एक लिंक और एक वेंडर होता है। और जोड़ने के लिए विकल्प जोड़ें दबाएं (10 तक)।
4. सहेजें पर क्लिक करें। निर्णय सूची में खुला के रूप में दिखने लगता है।

वोट दें और चर्चा करें

1. किसी निर्णय कार्ड पर क्लिक करके उसे खोलें।
2. जो विकल्प आपको बेहतर लगे, उसके नीचे वोट दें पर क्लिक करें। हर निर्णय में आप एक ही विकल्प को वोट दे सकते हैं; वापस लेने के लिए वोट हटाएं दबाएं या किसी दूसरे विकल्प को वोट दें। कार्ड दिखाता है कि किस विकल्प को कितने वोट मिले, और आपके वाले पर आपने वोट दिया लिखा होता है।
3. नीचे चर्चा तक जाएँ, टिप्पणी जोड़ें में लिखें और पोस्ट करें दबाएं। टिप्पणी लिखने वाला और आयोजक उसे कूड़ेदान आइकन से हटा सकते हैं।
4. बाद में विकल्प जोड़ने के लिए निर्णय के अंदर विकल्प जोड़ें दबाएं, या किसी विकल्प को हटाने के लिए उसके पास बना कूड़ेदान आइकन दबाएं।

जीतने वाला विकल्प चुनें

1. निर्णय खोलें और जीतने वाले विकल्प के नीचे चुनें पर क्लिक करें। "..." चुनें पुष्टि खुल जाती है।
2. बजट में इस श्रेणी के तहत जोड़ें के नीचे एक बजट श्रेणी चुनें, ताकि उस विकल्प की कीमत पर एक अनुबंधित बजट लाइन बने जो उसके वेंडर से जुड़ी हो। उसी समय वेंडर बुक किया चिह्नित हो जाता है। अगर आप सिर्फ़ चुनाव दर्ज करना चाहते हैं तो बजट लाइन न जोड़ें चुनें।
3. चुनाव पक्का करें पर क्लिक करें। निर्णय तय हो गया समूह में चला जाता है और चुना गया: ... दिखाता है।

मन बदलने पर निर्णय खोलें और फिर से खोलें दबाएं। उससे बनी बजट लाइन बनी रहती है; ज़रूरत न हो तो उसे बजट टैब से हटा दें। पूरा निर्णय हटाने के लिए उसे खोलें और पैनल के शीर्ष पर बने कूड़ेदान आइकन पर क्लिक करें।

चरण 6: अनुबंध, कोटेशन और प्रेरणा सहेजें

दस्तावेज़ टैब पर क्लिक करें।

दस्तावेज़ अपलोड करें

1. फ़ाइलों को फ़ाइलें यहाँ छोड़ें या अपलोड करने के लिए क्लिक करें वाले हिस्से पर खींचकर छोड़ें, या फ़ाइलें चुनने के लिए उस पर क्लिक करें, या ऊपर दाईं ओर अपलोड दबाएं।
2. स्वीकार की जाने वाली फ़ाइलें: PDF, इमेज, Word, Excel और टेक्स्ट, हर एक 25 MB तक। एक टोस्ट दस्तावेज़ अपलोड हो गए की पुष्टि करता है।
3. हर इवेंट के प्लानिंग दस्तावेज़ों के लिए उसके प्लान के हिसाब से स्टोरेज मिलता है; टैब के ऊपर बना बार दिखाता है कि कितना इस्तेमाल हुआ है।

दस्तावेज़ पर टैग लगाएं

1. दस्तावेज़ पर बने पेंसिल आइकन पर क्लिक करें। दस्तावेज़ संपादित करें पैनल खुल जाता है।
2. चाहें तो फ़ाइल का नाम बदल दें।
3. एक प्रकार चुनें: अनुबंध, कोटेशन, चालान, प्रेरणा या अन्य।
4. इसे किसी वेंडर और किसी बजट लाइन से जोड़ें, ताकि हस्ताक्षरित अनुबंध उसी लाइन के पास रहे जिससे वह जुड़ा है।
5. सहेजें पर क्लिक करें।

डाउनलोड करें, फ़िल्टर करें या हटाएं

• किसी दस्तावेज़ पर डाउनलोड दबाकर मूल फ़ाइल का थोड़ी देर चलने वाला लिंक खोलें। फ़ाइलें सिर्फ़ आयोजकों के लिए निजी रहती हैं।
• सिर्फ़ अनुबंध, कोटेशन, चालान, प्रेरणा या दूसरी फ़ाइलें दिखाने के लिए ऊपर बने प्रकार से फ़िल्टर करें ड्रॉपडाउन का इस्तेमाल करें।
• दस्तावेज़ हटाने के लिए कूड़ेदान आइकन पर क्लिक करके पुष्टि करें।

गैलरी एक्सेस की अवधि खत्म होने पर ये दस्तावेज़ इवेंट की बाकी फ़ाइलों के साथ हटा दिए जाते हैं।

चरण 7: चेकलिस्ट पर काम करें

चेकलिस्ट टैब पर क्लिक करें। कार्य विलंबित, इस हफ़्ते, बाद में और कोई तारीख नहीं में बँटे होते हैं, और ऊपर एक प्रगति बार होता है जिस पर, उदाहरण के लिए, 12 में से 3 पूरे लिखा रहता है।

कोई कार्य पूरा करें

कार्य के आगे बने चेकबॉक्स पर निशान लगाएं। पूरे हुए कार्य सूची से हट जाते हैं; उन्हें पूरे हुए समूह में देखने के लिए ऊपर पूरे हुए दिखाएं चुनें, और किसी कार्य का निशान हटाकर उसे फिर से खोलें।

कार्य जोड़ें

1. ऊपर दाईं ओर कार्य जोड़ें पर क्लिक करें। कार्य जोड़ें पैनल खुल जाता है।
2. कार्य का शीर्षक लिखें।
3. एक देय तारीख चुनें (वैकल्पिक) और नोट्स जोड़ें।
4. किसे सौंपा गया में आयोजक या किसी स्वीकृत सहयोगी को चुनें, या तय नहीं रहने दें।
5. सहेजें पर क्लिक करें।

किसी कार्य को संपादित करने के लिए उस पर बने पेंसिल आइकन पर, और हटाने के लिए कूड़ेदान आइकन पर क्लिक करें।

टेम्पलेट कार्य जोड़ें

1. चेकलिस्ट टैब के ऊपर बने ड्रॉपडाउन में एक टेम्पलेट चुनें: शादी, पार्टी / जन्मदिन, कॉर्पोरेट / कॉन्फ़्रेंस या अन्य इवेंट।
2. टेम्पलेट कार्य जोड़ें पर क्लिक करें। सिर्फ़ वही कार्य जुड़ते हैं जो पहले से आपके पास नहीं हैं, और एक टोस्ट बताता है कि कितने जुड़े।

टेम्पलेट कार्यों की तारीखें आपके इवेंट के दिन से पीछे की ओर बनती हैं: जैसे शादी वाला टेम्पलेट "वेन्यू बुक करें" को 11 महीने पहले और "सभी वेंडर के साथ पहुँचने का समय पक्का करें" को 3 दिन पहले रखता है।

कार्य की देय तारीख से एक दिन पहले प्लानिंग में शामिल सभी लोगों को ईमेल मिलता है।

एक्सपोर्ट

बजट टैब के ऊपर दाईं ओर:

• हर बजट लाइन को उसकी श्रेणी, वेंडर, भुगतानकर्ता, अनुमान, अनुबंधित, अनुमानित, भुगतान और बाकी राशि के साथ डाउनलोड करने के लिए CSV पर क्लिक करें।
• हर निर्धारित और हो चुके भुगतान को उसकी देय तारीख और स्थिति के साथ डाउनलोड करने के लिए भुगतान CSV पर क्लिक करें।
• श्रेणी के अनुसार बँटा, प्रिंट करने लायक बजट सारांश डाउनलोड करने के लिए PDF पर क्लिक करें।

वेंडर टैब के ऊपर, ऊपर बताई गई दिन वाली रन शीट के लिए रन शीट PDF पर क्लिक करें।

AI असिस्टेंट से प्लानिंग हब चलाना

अगर आपने Claude या ChatGPT जैसा कोई AI असिस्टेंट Fotify से जोड़ा है, तो वह ऊपर बताई ज़्यादातर चीज़ें आपके लिए कर सकता है:

• टेम्पलेट से प्लानिंग हब सेट अप करना, और उसकी मुद्रा, अपेक्षित मेहमान, बजट लक्ष्य और भुगतानकर्ता बदलना;
• बजट का अवलोकन और पूरा बजट पढ़ना;
• बजट लाइनें जोड़ना, बदलना और हटाना, और भुगतान जोड़ना या बदलना (उन्हें हो गया चिह्नित करना भी);
• वेंडर की सूची देखना, वेंडर जोड़ना और बदलना;
• निर्णय देखना, विकल्पों के साथ नए निर्णय बनाना, और जीतने वाला विकल्प चुनना (बजट लाइन के साथ या बिना);
• चेकलिस्ट के कार्य देखना, जोड़ना और बदलना (उन्हें पूरा करना भी)।

उससे कहकर देखें, जैसे "वेन्यू लाइन में 1 अक्टूबर को देय 2,000 डॉलर का एडवांस जोड़ो", "इस महीने कौन-से भुगतान देय हैं?" या "बजट को यूरो में बदल दो"। दस्तावेज़ अपलोड करना और निर्णयों पर वोट देना डैशबोर्ड में ही होता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

Q: प्लानिंग हब किन प्लान में शामिल है? A: यह Professional प्लान से ऊपर और इवेंट सदस्यता के तहत बने हर इवेंट में शामिल है। बाकी प्लान पर हब खोलकर सैंपल डेटा के साथ देखा जा सकता है, और अपग्रेड कार्ड उसी प्लान की ओर ले जाता है जो इसे खोलता है।

Q: क्या मेरा साथी भी बजट संपादित कर सकता है? A: हाँ। उन्हें इवेंट सहयोगी के रूप में आमंत्रित करें। स्वीकृत सहयोगियों को प्लानिंग हब में आपके जितनी ही पहुँच मिलती है और उन्हें रिमाइंडर ईमेल भी जाते हैं।

Q: क्या हब सेट अप करने के बाद मुद्रा बदली जा सकती है? A: हाँ। बजट टैब पर सेटिंग्स दबाएं, मुद्रा में 3 अक्षरों वाला कोड बदलें और सहेजें दबाएं। कोई भी ISO मुद्रा कोड चलता है (EUR, GBP, ARS, MXN, ILS...)। पहले से भरी राशियों के अंक वही रहते हैं, सिर्फ़ उनका लेबल बदलता है — इसलिए हो सके तो कोटेशन भरने से पहले इसे बदल लें।

Q: मेरा अनुमानित कुल अपने आप क्यों बदल गया? A: प्रति-मेहमान लाइनें आपकी पुष्ट मेहमान संख्या से गुणा होती हैं। जब और मेहमान निमंत्रण स्वीकार करते हैं, तो कैटरिंग और दूसरे प्रति-मेहमान खर्च उसी हिसाब से बढ़ते हैं। अवलोकन पर बना मेहमानों की संख्या कार्ड दिखाता है कि यह संख्या RSVP से आई है या आपके अपेक्षित मेहमानों से।

Q: रिमाइंडर ईमेल कब भेजे जाते हैं? A: किसी बकाया भुगतान की देय तारीख से एक हफ़्ता और एक दिन पहले, और किसी कार्य की देय तारीख से एक दिन पहले। रिमाइंडर आयोजक और हर स्वीकृत सहयोगी को, उनकी अपनी भाषा में जाते हैं।

Q: क्या मेहमान इसमें से कुछ देखते हैं? A: नहीं। प्लानिंग हब सिर्फ़ इवेंट के आयोजकों को दिखता है।

Q: इवेंट खत्म होने पर दस्तावेज़ों का क्या होता है? A: आपके प्लान की गैलरी एक्सेस अवधि खत्म होने पर वे इवेंट की फ़ोटो के साथ हटा दिए जाते हैं। जो रखना हो, उससे पहले डाउनलोड कर लें।

Q: क्या मैं बजट को स्प्रेडशीट में एक्सपोर्ट कर सकता हूँ? A: हाँ। बजट टैब पर सभी लाइनों के लिए CSV, सभी भुगतानों के लिए भुगतान CSV, और प्रिंट करने लायक सारांश के लिए PDF दबाएं।

Q: रन शीट PDF वाला बटन निष्क्रिय क्यों है? A: इसके लिए कम से कम एक वेंडर चाहिए। वेंडर टैब पर अपना पहला वेंडर जोड़ें और बटन चालू हो जाएगा।