プランニングハブの使い方：共有予算、業者、決定事項、書類、チェックリスト

プランニングハブは、イベントの主催者たちが一緒に準備を進める場所です。ゲストリスト、招待状、フォトギャラリーと同じイベントの中にあるため、表示される数字は常に最新です。ゲスト1人あたりの費用は確定した RSVP に連動し、イベントの運営に関わる全員が同じ予算、同じ業者、同じやることリストを見られます。

タブは6つあり、ページタイトルの下にボタンの列として表示されます。

概要 — 予算のひと目でわかるまとめ：予測合計、支払済み、未払い、次の支払い、支払担当の内訳、チェックリストの進み具合。
予算 — カテゴリー、予算項目、契約金額、期限付きの支払いスケジュール。
業者 — 一緒に動く相手と、そのステータス、当日の到着時間。
決定事項 — 選択肢付きの質問に主催者が投票・コメントし、決まったものを予算項目にします。
書類 — 契約書、見積書、請求書、参考資料を、業者や予算項目に紐づけて保管します。
チェックリスト — 担当者付きの日付入りタスク。イベントの種類に合ったテンプレートから作成されます。

プランニングハブは Professional プラン以上と、イベントサブスクリプションで運用するすべてのイベントでご利用いただけます。それ以外のプランでも、ハブを開いてサンプルデータですべてのタブをご覧いただけます（サンプルデータでプレビューのバッジが表示されます）ので、アップグレード前に内容を確認できます。

利用できる人

イベントの主催者と、承認されたイベント共同作業者全員が、プランニングハブをすべて利用できます。結婚式を準備するおふたり、ホストと共同ホスト、企業のチームが、同じ予算を編集し、同じ決定事項に投票し、同じチェックリストをチェックできます。共同作業者にも、支払いとタスクのリマインダーメールが届きます。

ゲストにプランニングハブが表示されることはありません。ハブの内容が招待状やフォトアルバムに出ることもありません。

プランニングハブの開き方

dashboard.fotify.app にサインインします。
ページ上部のイベント切り替えで、目的のイベントが選ばれていることを確認します。
左サイドバーの プランニング（財布のアイコン）をクリックします。プランニングハブが概要タブで開きます。
ページタイトルの下にある概要、予算、業者、決定事項、書類、チェックリスト をクリックしてタブを切り替えます。タブに赤い数字が付いている場合は、対応が必要なものがあります：予算は期限切れの支払い、決定事項 は検討中の決定事項、チェックリスト は期限切れのタスクです。

プランニングハブで編集するものは、すべて右側のサイドパネルで開きます。各パネルの下部には キャンセル と保存のボタンがあり、保存せずに閉じるには キャンセル か、隅の X を使います。

ステップ1：プランニングハブを設定する

イベントで初めて プランニング を開くと、プランニングハブを設定 のカードが表示されます。

テンプレート の下で、4つの選択肢から1つをクリックします：結婚式、パーティー・誕生日、企業・カンファレンス、その他のイベント。テンプレートによって、予算カテゴリー、支払担当のラベル、日付入りのチェックリストが作成されます。後からいつでも名前の変更や削除ができます。
通貨のドロップダウンで、イベントの通貨を選びます。1イベントにつき1通貨で、金額は最小通貨単位まで保存されます。後から予算の設定で変更できます（下記「通貨・予定ゲスト数・目標・支払担当者を変更する」を参照）。
予定ゲスト数 に、予定しているゲストの人数を入力します。この数字は、RSVP で人数が確定するまでゲスト1人あたりの費用の計算に使われます。
必要に応じて 予算目標 を入力します。概要に、目標との差が表示されます。
イベント当日から逆算した日付付きで、テンプレートのチェックリストを追加する にチェックを入れたままにすると、イベント日から逆算して日付が付いたやることリストが作成されます。
プランニングハブを作成 をクリックします。ハブが概要タブで開きます。

テンプレートで作成される予算カテゴリーは次のとおりです。

テンプレート	カテゴリー
結婚式	会場、ケータリング・ドリンク、写真・動画、音楽・エンターテイメント、装花・装飾、衣装・ヘアメイク、招待状・ペーパーアイテム、交通、レンタル備品、ケーキ・デザート、指輪・ギフト、引き出物、挙式・司式者、予備費
パーティー・誕生日	会場、料理・ドリンク、音楽・エンターテイメント、装飾、写真・動画、ケーキ・デザート、招待状、引き出物・ギフト、レンタル備品、予備費
企業・カンファレンス	会場、ケータリング、音響映像・制作、登壇者・出演者、宣伝・サイン、出張・宿泊、写真・動画、ノベルティ・印刷物、スタッフ、受付・IT、予備費
その他のイベント	会場、料理・ドリンク、エンターテイメント、装飾、写真・動画、その他、予備費

ステップ2：予算を作る

予算タブをクリックします。各カテゴリーは開閉できるブロックになっていて、カテゴリー名をクリックすると予算項目が開いたり閉じたりします。

予算項目を追加する

その費用が属するカテゴリー（例：会場）を開きます。
カテゴリーの下部にある + 予算項目を追加 をクリックします。予算項目を追加 のパネルが開きます。
名称を入力します（例：「ヴィラ・アウローラ会場費」）。
カテゴリー のドロップダウンを確認し、別のカテゴリーに属する場合は変更します。
概算の金額、つまり見積もりが出る前の想定金額を入力します。
見積書に署名したら、契約金額 を入力します。入力すると、すべての合計で概算に代わって使われます。
ケータリング、フリードリンク、レンタル備品など1人あたりで価格が決まるものは、ゲスト1人あたりの費用 にチェックを入れます。入力した金額はゲスト1人あたりの金額として扱われ、人数を自動で掛けて計算されます（下記参照）。
支払担当 で、支払担当者のラベル（例：新郎、新婦、共同）から1つを選ぶか、未割り当て のままにします。
業者で、その費用を担当する業者を選ぶか、業者なし のままにします。
見積もりについて覚えておきたいことがあれば、メモに記入します。
保存をクリックします。

予算項目を編集・削除する

編集するには、項目の右にある 鉛筆アイコン をクリックして内容を変更し、保存をクリックします。
削除するには、項目の右にある ゴミ箱アイコン をクリックして確認します。項目を削除すると、その支払いも削除されます。

予測・支払済み・残り

各項目には概算、契約、支払済み が表示され、カテゴリーごと、そして概要では次のように合計されます。

予測 — その項目にかかる見込み額。契約金額があればその金額、なければ概算を使い、1人あたりの項目では人数を掛けます。すでに支払った金額を下回る予測にはなりません。
支払済み — 支払済みにした支払いの合計。
残り — 予測から支払済みを引いた金額。

概要タブでは、予測合計を予算目標と比べ、カテゴリー別・支払担当者別に分けて表示します。

1人あたりの項目に使われる人数

ゲスト1人あたりの費用に使われる人数は、次のとおりです。

RSVP で出席が確定したゲストの人数（出席回答と受付済みのグループ）。回答がある場合はこちらを使います。
回答がない場合は、設定の 予定ゲスト数 の数字。

RSVP が届くにつれて、予測合計は自動的に動きます。概要の人数カードには、RSVPで確定 か 予定人数（RSVPはまだありません） のどちらかが表示されます。

カテゴリーを追加・名称変更・削除する

追加するには、予算タブ右上の カテゴリーを追加 をクリックし、カテゴリー名 を入力して保存をクリックします。
名称を変更するには、カテゴリー名の横の 鉛筆アイコン をクリックして名前を変え、保存をクリックします。
削除するには、カテゴリー名の横の ゴミ箱アイコン をクリックして確認します。カテゴリーは項目がなくなってからでないと削除できません。先に項目を移動または削除してください。

通貨・予定ゲスト数・目標・支払担当者を変更する

予算タブの右上にある設定をクリックします。設定のパネルが開きます。
通貨を変更するには、通貨の3文字のコードを書き換えます（例：EUR、GBP、MXN）。金額は換算されず表示だけが変わるため、1,000 の項目は新しい通貨でも 1,000 のままです。
同じパネルで 予定ゲスト数 や 予算目標 も変更できます。
支払担当者 では、名前をその場で編集したり、ゴミ箱アイコン で削除したり、+ 支払担当者を追加 で追加したりできます（最大8人）。支払担当者とは、費用を負担する人やグループのことです：パートナー、ご家族、会社など。
保存をクリックします。

ステップ3：支払いを登録してリマインダーを受け取る

予算項目には、それぞれ支払いスケジュールがあります。

支払いを追加する

予算タブで、項目の下にある 支払い のリンク（支払いなし、支払い1件、支払い2件...と表示されます）をクリックします。その項目の支払いが下に展開されます。
+ 支払いを追加 をクリックします。項目名がタイトルに入った 支払いを追加 のパネルが開きます。
ラベル を入力します（内金、中間金、残金...）。
金額を入力します。
支払期限 を選びます。会場のタイムゾーンでの日付です。1週間前と前日に、計画メンバー全員にメールが届きます。
支払担当 には項目の担当者が初期表示されます。この回だけ別の人が払う場合は変更してください。
過去に済ませた支払いを記録する場合は、支払済み にチェックを入れます。
保存をクリックします。

支払いを支払済みにする

支払いの前にある チェックボックス にチェックを入れます。項目の 支払済み の金額と概要がすぐに更新されます。チェックを外せば元に戻ります。

支払いを編集・削除する

支払いの右にある 鉛筆アイコン をクリックすると変更でき、ゴミ箱アイコン をクリックして確認すると削除できます。

リマインダーメール

Fotify は、主催者と承認済みの共同作業者全員に次のメールを送ります。

未払いの支払いの期限の 1週間前
その前日

1件の支払いにつき、リマインダーは最大2回です。支払済みにするか、支払期限を変更すると、リマインダーはリセットされます。メールには期限を迎える支払いとタスクが一覧で入り、プランニングハブへのリンクが付きます。概要の 次の支払い カードにも同じ一覧が表示され、そこから 予算を開く をクリックすると予算タブに移動できます。

ステップ4：業者を1か所にまとめる

業者タブをクリックします。一緒に動く相手をまとめたリストです。

業者を追加する

右上の 業者を追加 をクリックします。業者を追加 のパネルが開きます。
業者の名称（必須）と カテゴリー（ケータリング、写真、装花...）を入力します。
ステータス を選びます。
- 問い合わせ済み — 連絡を取った段階。
- 見積取得 — 金額がわかった段階。
- 予約確定 — 契約を締結した段階。
- 支払済み — 支払いまで完了した段階。
わかっている範囲で 担当者、電話番号、メールアドレス、ウェブサイト を入力します。
当日の到着時間 に、業者が現地に到着する予定の日時を会場の現地時間で設定します。当日進行表に印刷されます。
メモを追加して保存をクリックします。

業者を編集・絞り込み・削除する

業者カードの 鉛筆アイコン をクリックして編集し、保存をクリックします。
上部の ステータスで絞り込む のドロップダウン（すべてのステータス、問い合わせ済み、見積取得、予約確定、支払済み）でリストを絞り込めます。
業者カードの ゴミ箱アイコン をクリックして確認すると削除できます。紐づいていた予算項目や書類は残り、リンクだけが外れます。

業者は予算項目、決定事項の選択肢、書類と紐づけられるので、どの予算項目からでも担当する業者がわかります。

当日進行表PDF

業者タブの上部にある 当日進行表PDF をクリックすると、招待状のスケジュールと全業者の到着時間・連絡先をまとめた1つの書類をダウンロードできます。会場や業者にそのまま共有できます。業者が1件も登録されていない間、このボタンは無効になっています。

ステップ5：決定事項ボードでみんなで決める

決定事項 タブをクリックします。どの会場にするか、バンドかDJか、ビュッフェかコースかなど、みんなで決める選択のためのタブです。

決定事項を作る

右上の 新しい決定事項 をクリックします。新しい決定事項 のパネルが開きます。
質問（例：「どの会場を予約しますか？」）を入力し、必要に応じて背景も記入します。
選択肢1、選択肢2... を入力します。各選択肢にはタイトル、金額、メリット、デメリット、リンク、業者を設定できます。増やすには 選択肢を追加 をクリックします（最大10件）。
保存をクリックします。決定事項が 検討中 としてリストに表示されます。

投票して話し合う

決定事項のカードをクリックして開きます。
気に入った選択肢の下にある 投票する をクリックします。1つの決定事項につき1票です。投票を取り消す をクリックすれば取り消せますし、別の選択肢に投票し直すこともできます。カードには各選択肢の得票数と、自分が投票したものに 投票済み が表示されます。
下の ディスカッション までスクロールし、コメントを追加 に入力して投稿をクリックします。コメントは、投稿した本人と主催者が ゴミ箱アイコン で削除できます。
後から選択肢を足すには決定事項の中の 選択肢を追加 を、選択肢を減らすにはその横の ゴミ箱アイコン をクリックします。

決定する

決定事項を開き、選ぶ選択肢の下にある これに決定 をクリックします。「...」に決定 の確認画面が開きます。
予算に追加するカテゴリー で予算カテゴリーを選ぶと、その選択肢の金額で契約済みの予算項目が作成され、業者と紐づきます。同時に業者は 予約確定 になります。選択を記録するだけでよい場合は 予算項目を追加しない を選びます。
決定を確定する をクリックします。決定事項は 決定済み のグループに移り、決定：... と表示されます。

考えが変わった場合は、決定事項を開いて 再検討する をクリックします。作成された予算項目はそのまま残るので、不要であれば予算タブから削除してください。決定事項ごと削除するには、開いてパネルのヘッダーにある ゴミ箱アイコン をクリックします。

ステップ6：契約書・見積書・参考資料を保管する

書類タブをクリックします。

書類をアップロードする

ここにファイルをドロップ、またはクリックしてアップロード のエリアにファイルをドラッグするか、クリックしてファイルを選ぶか、右上の アップロード をクリックします。
対応ファイル：PDF、画像、Word、Excel、テキスト（1ファイル25MBまで）。完了すると 書類をアップロードしました のトーストが表示されます。
プランニング書類に使える保存容量はイベントのプランによって決まります。使用状況はタブ上部のバーで確認できます。

書類に情報を付ける

書類の 鉛筆アイコン をクリックします。書類を編集 のパネルが開きます。
必要であれば ファイル名 を変更します。
種類を選びます：契約書、見積書、請求書、参考資料、その他。
業者と 予算項目 に紐づけると、締結した契約書が対応する項目のそばに並びます。
保存をクリックします。

ダウンロード・絞り込み・削除

書類の ダウンロード をクリックすると、元のファイルへの短時間だけ有効なリンクが開きます。ファイルは主催者だけが閲覧できます。
上部の 種類で絞り込む のドロップダウンで、契約書、見積書、請求書、参考資料、その他だけを表示できます。
ゴミ箱アイコン をクリックして確認すると、書類を削除できます。

書類は、ギャラリーの閲覧期間が終わるときに、イベントの他のファイルと一緒に削除されます。

ステップ7：チェックリストを進める

チェックリスト タブをクリックします。タスクは 期限切れ、今週、それ以降、日付なし に分かれ、上部の進捗バーには例えば 12件中3件完了 のように表示されます。

タスクを完了する

タスクの前にある チェックボックス にチェックを入れます。完了したタスクはリストから外れます。上部の 完了したタスクを表示 にチェックを入れると完了グループで確認でき、チェックを外せばタスクを元に戻せます。

タスクを追加する

右上の タスクを追加 をクリックします。タスクを追加 のパネルが開きます。
タスク のタイトルを入力します。
期限（任意）を選び、メモを追加します。
担当者 で、主催者または承認済みの共同作業者を選ぶか、未割り当て のままにします。
保存をクリックします。

タスクの 鉛筆アイコン をクリックすると編集でき、ゴミ箱アイコン をクリックすると削除できます。

テンプレートのタスクを追加する

チェックリストタブ上部のドロップダウンで、テンプレートを選びます：結婚式、パーティー・誕生日、企業・カンファレンス、その他のイベント。
テンプレートのタスクを追加 をクリックします。まだ持っていないタスクだけが追加され、その件数がトーストで表示されます。

テンプレートのタスクは、イベント当日から逆算して日付が付きます。たとえば結婚式のテンプレートでは、「会場を予約する」は11か月前、「すべての業者と当日の到着時間を確認する」は3日前になります。

タスクの期限の前日には、計画メンバー全員にメールが届きます。

エクスポート

予算タブの右上では次のことができます。

CSV をクリックすると、すべての予算項目を、カテゴリー、業者、支払担当、概算、契約金額、予測、支払済み、残りの金額とあわせてダウンロードできます。
支払いCSV をクリックすると、予定と支払済みのすべての支払いを、期限とステータスとあわせてダウンロードできます。
PDF をクリックすると、カテゴリー別にまとめた印刷用の予算サマリーをダウンロードできます。

業者タブの上部で 当日進行表PDF をクリックすると、上で説明した当日用の進行表を取得できます。

AIアシスタントからプランニングハブを使う

Claude や ChatGPT などの AIアシスタントを Fotify に接続していれば、上記のほとんどをアシスタントに任せられます。

テンプレートからプランニングハブを設定し、通貨、予定ゲスト数、予算目標、支払担当者を変更する
予算の概要と予算全体を読み取る
予算項目の追加・更新・削除、支払いの追加・更新（支払済みにすることも含む）
業者の一覧表示・追加・更新
決定事項の一覧表示、選択肢付きの新規作成、決定（予算項目を作る／作らないの指定も可能）
チェックリストのタスクの一覧表示・追加・更新（完了にすることも含む）

たとえば「会場の項目に10月1日期限の20万円の内金を追加して」「今月期限の支払いは？」「予算をユーロに切り替えて」のように頼めます。書類のアップロードと決定事項への投票は、ダッシュボードで行います。

よくある質問

Q: プランニングハブはどのプランに含まれますか？ A: Professional プラン以上と、イベントサブスクリプションで作成したすべてのイベントに含まれます。それ以外のプランでもハブを開いてサンプルデータで内容を確認でき、アップグレードのカードから、この機能を使えるプランに移動できます。

Q: パートナーも予算を編集できますか？ A: はい。イベント共同作業者として招待してください。承認された共同作業者は、プランニングハブであなたと同じ操作ができ、リマインダーメールも受け取ります。

Q: ハブを設定した後で通貨を変更できますか？ A: はい。予算タブで設定をクリックし、通貨の3文字のコードを書き換えて保存をクリックします。ISO の通貨コードであれば利用できます（EUR、GBP、ARS、MXN、ILS...）。既存の金額は数字がそのままで表示の通貨だけが変わるため、できれば見積もりを入力する前に変更してください。

Q: 予測合計が勝手に変わったのはなぜですか？ A: 1人あたりの項目には、確定した人数が掛けられているためです。招待状への出席回答が増えると、ケータリングなど1人あたりの費用もその分増えます。概要の人数カードで、その数字が RSVP からのものか、予定ゲスト数からのものかを確認できます。

Q: リマインダーメールはいつ送られますか？ A: 未払いの支払いは期限の1週間前と前日、タスクは期限の前日です。主催者と承認済みの共同作業者全員に、それぞれの言語で届きます。

Q: ゲストにこの内容は見えますか？ A: いいえ。プランニングハブは、イベントの主催者にだけ表示されます。

Q: イベントが終わったら書類はどうなりますか？ A: プランのギャラリー閲覧期間が終わるときに、イベントの写真と一緒に削除されます。残しておきたいものは、それまでにダウンロードしてください。

Q: 予算を表計算ソフトに書き出せますか？ A: はい。予算タブで、すべての項目は CSV、すべての支払いは 支払いCSV、印刷用のまとめは PDF をクリックしてください。

Q: 当日進行表PDFのボタンが押せないのはなぜですか？ A: 業者が1件以上必要です。業者タブで最初の業者を追加すると、ボタンが使えるようになります。