ゲストリストの管理方法

RSVPダッシュボードの「Guests」タブでは、イベント参加者の追加・管理・追跡を行います。ゲストを1人ずつ追加する場合でも、スプレッドシートから数百人分をインポートする場合でも、Fotifyならゲストリストを簡単に整理できます。

ゲストリストへのアクセス

dashboard.fotify.app でイベントダッシュボードを開きます
イベントを選択し、サイドバーの "RSVP" をクリックします
"Guests" タブをクリックします

まだRSVP招待状を作成していない場合は、先に RSVP招待状の作成方法をご確認ください。

返信ステータスとアクションボタン付きの、完全なゲストリストが表示されます。

Understanding the Guest List

Filtering Guests

All filtering lives in one filter bar at the top of the Guests tab. Every filter combines (AND), so you can stack them to answer precise questions like "VIPs who haven't answered and have a phone number."

Status is a set of chips, and it's multi-select — click as many as you like:

Chip	Shows
All	Every guest on your list (clears the status filter)
Accepted	Guests who confirmed they're attending
Declined	Guests who can't attend
Not Answered	Guests who haven't responded yet
Attended	Guests who checked in at the event (when QR attendance is enabled)

Because status is multi-select, you can show Accepted + Attended together (everyone who's coming) or Not Answered + Declined together (everyone still to chase). Each chip shows a live count.

More filters (the slider button) opens extra dimensions:

Source — Added by me (you added them) vs Self-registered (they signed up through a registration link)
Party size — Solo (just the one person) vs Group (2+ people with plus-ones)
Has email / Has phone — only guests you can actually email or message, handy right before a send

Every active filter shows as a removable chip on a summary row, with a Clear all button and a live "X of Y matching" count, so you always know exactly what slice you're looking at.

Guest Information Columns

The table displays key information for each guest:

Name - Guest's full name
Email - Email address (if provided)
Cellphone - Phone number for SMS/WhatsApp
Guests - Number of people in their party (including plus-ones)
Confirmed - How many people they confirmed are attending
Status - Their RSVP response (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Colored chips showing the guest tags applied to this guest. Click the + Add tag button on the row to attach or remove tags inline
Registered - When the guest was added or self-registered
Actions - Quick action buttons

Sorting and Searching

Search - Use the search bar to find guests by name, email, phone, or — when Collect Guest Names is on — a plus-one's name. If a plus-one matches, that invitation auto-expands and the matched name is highlighted
Sort - Click any column header to sort the list (e.g., by name, status)

Viewing Plus-One Names (when Guest Names is on)

When you've enabled Collect Guest Names (or Table Management, which includes it), parties of 2 or more show a chevron next to the main name. Click it to expand the row and reveal each plus-one as an indented sub-row beneath the main invitation:

Every named guest shows with a "+1" badge (or "Main guest" for the primary)
A pencil icon on each sub-row jumps straight to editing that specific name
If a party has fewer names than its declared size, you'll see a "N names not provided yet" placeholder with an Add names link
During search, rows containing a matching plus-one auto-expand so the match is visible at a glance — you can still collapse manually and your choice is remembered until you clear the search

Filtering & Tagging Guests

Fotify's tag system lets you label guests (e.g., "Family", "VIP", "Work") and filter on them. Full details live in the Guest Tags article; here's how tags show up in the guest list.

The tag filter row

The filter bar includes a Tags row. It contains:

A chip for every tag you've created (click to toggle it on/off as a filter)
A dashed "+ New tag" chip that opens the tag manager so you can create one inline
A "Manage tags" button on the right (rename colors, edit, or delete existing tags)
When two or more tag chips are active, an Any / All segmented toggle controls whether the filter matches guests with any of the selected tags or all of them

When a tag filter is active, the guest list only shows matching guests. Click the same chip again to remove that one tag, or use Clear all to reset every filter at once. Tag filters stack with the status chips, search, and the More filters dimensions.

Tagging guests inline

On any guest row (desktop table or mobile card), click the + Add tag button in the Tags column. A dropdown appears with every tag for the event; click to toggle, then Save. Existing tags on the guest show as colored chips next to the button.

Bulk-tagging selected guests

To tag (or untag) many guests at once:

Select guests using the checkboxes on the left of each row
In the selection toolbar that appears, click "Apply tags"
Pick a mode — Add, Remove, or Replace
Tick the tags you want, then click the green Save button

Add attaches the selected tags to every guest, on top of their existing ones
Remove strips the selected tags from every guest
Replace wipes their current tags and sets exactly the selected list

ゲストを個別に追加する

1人のゲストを追加するには、次の手順を行います。

"Add Guest" ボタンをクリックします
ゲスト情報を入力します。
- Name - ゲストの名（必須）
- Last Name - ゲストの姓
- Email - デジタル招待用のメールアドレス
- Cellphone - + を含む国際形式の電話番号（例：+14155551234）
- Number of Guests - 同伴者を含む人数（初期値：1）
- SMS Language - このゲストに送るSMSの言語を、既定値から上書き
"Add Guest" をクリックします

電話番号の形式

SMSおよびWhatsApp機能を利用するには、電話番号を国際E.164形式にする必要があります。

国コードの前に + を付ける
スペース、ハイフン、括弧は使用しない
例：+14155551234（米国）、+34612345678（スペイン）、+4915112345678（ドイツ）

複数ゲストのインポート（CSVアップロード）

ゲスト数が多い場合は、CSVファイルを使って一括でインポートできます。

インポート方法

"Upload Guest List" をクリックします
必要な形式でCSVファイルを用意します（下記参照）
ファイルをドラッグ＆ドロップするか、クリックして選択します
"Upload Guest List" をクリックします

CSV形式

CSVファイルには、次の列が含まれている必要があります：

Column	Required	Description
Name	Yes	ゲストの名
LastName	No	ゲストの姓（空でも可）
Email	No	メールアドレス（空でも可）
Phone	No	+ と国番号を含む E.164 形式の電話番号
Guests	No	同伴者数（デフォルト：1）
Locale	No	SMSとメールの言語コード（en, es, fr, de, it, pt など）。後方互換性のため、`SmsLocale` と `MessagingLocale` も引き続き使用できます
Tags	No	このゲストに適用するタグ名。`\|`（パイプ）で区切ります。存在しないタグは自動作成されます
DisplayAlias	No	`Name + LastName` の代わりにメッセージ内で表示される表示名（例："Adam & Susan"、"The Smith Family"）。カップル、家族、グループに便利です
IsPlural	No	招待が複数人向けの場合に `true`（または `yes` / `1`）に設定し、対応言語でメッセージを複数形にします（スウェーデン語、スペイン語、フランス語、イタリア語、ポルトガル語、オランダ語、ポーランド語、アラビア語、ヘブライ語、デンマーク語）。デフォルトは `false` です

CSVの例

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

CSVインポートのヒント

"Download Example" をクリックしてテンプレートファイルを取得できます
Email と phone は任意です。わからない場合は空欄のままにしてください
対応しているメッセージ言語：en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Locale が空の場合、ゲストにはイベントのデフォルト言語でSMSとメールが送信されます
Tags 列：複数のタグは | で区切ります（例：Family|VIP）。イベント内にまだ存在しないタグ名は、デフォルトの色で自動的に作成されます。色は後から Manage tags で変更できます
DisplayAlias：設定すると、この名前がSMS、メール、RSVPページで使用されます（カスタムメッセージテンプレート内の {{FIRSTNAME}}、{{LASTNAME}}、{{FULLNAME}} も置き換えます）。空欄の場合は通常の Name + LastName が使用されます
IsPlural：2人称の単数／複数を区別する言語でのみ影響します。たとえばスウェーデン語では「"du är inbjuden"（単数）」が「"ni är inbjudna"（複数）」になります。英語、ドイツ語、ロシア語など、その区別がない言語ではこの項目は無視されます

Guest Action Buttons

Each guest row has action buttons for quick management:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Modify guest details (name, email, phone, guests, status)
Eye	View	See all guest information without making changes
Copy	Copy Message	Copy the personalized invitation message (guest's name + unique RSVP link, from your template)
Link	Copy Invite Link	Copy just the guest's RSVP link — no message text — ready to paste anywhere
Envelope	Email	Open email client with pre-filled invitation (if email provided)
WhatsApp	WhatsApp	Open WhatsApp Web with pre-filled message (if phone provided)
People	Manage Names	Add or edit plus-one names (shown when Guest Names or Table Management is on)
Trash	Delete	Remove guest from list (requires confirmation)

Copy Message vs. Copy Invite Link: Copy gives you the full personalized message (greeting + link + any template text), ideal for pasting into a chat. The Link icon copies only the bare URL, perfect for a calendar invite, an Instagram story, or anywhere a full message would be too much.

Mobile View

On mobile devices, action buttons are accessible through a menu (three dots) at the bottom right of each guest card.

Sending Invitations to Guests

After adding guests, you need to send them their personalized RSVP links.

Option 1: Copy and Paste

Click the Copy icon for a guest
The personalized message (with their name and unique link) is copied
Paste into email, text message, or messaging app of your choice

Option 1b: Copy Just the Link

Click the Link icon for a guest
Only the bare RSVP link is copied — no message text
Paste it into a calendar invite, an Instagram story, a group chat, or anywhere a full message would be overkill

Option 2: WhatsApp Direct

Click the WhatsApp icon (only visible for guests with phone numbers)
WhatsApp Web opens with a pre-filled invitation message
Send the message directly

WhatsApp Tracking

Guests you've messaged on WhatsApp will have a subtle green background
This helps you track who has received their invitation
Use "Reset All Sent" to clear this tracking history and start fresh

ゲストリストのエクスポート

Guestsタブのツールバーで "Download" をクリックし、形式を選択します：並べ替えや編集をするなら Excel (.xlsx)、他のツールへのインポート用なら CSV (.csv)、そのまま印刷できるドキュメントなら PDF (.pdf) です。

エクスポートには、現在適用中のフィルターと並べ替え順がそのまま反映されます。 ゲストテーブルに現在表示されている内容が、そのままファイルに出力されます — 行も順序も同じです。そのため 承認済みのVIP や 電話番号のない自己登録ゲスト だけをダウンロードすることもできます。全ゲストが必要な場合は、先に Clear all をクリックしてください。

ファイル名にはイベント名とエクスポート日が使われるため（例：my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx）、何度ダウンロードしても互いに上書きされることはありません。

Excelとしてダウンロード（スプレッドシート向けにおすすめ）

"Download" → Excel (.xlsx) をクリックします
Guests シートには、すべてのゲスト情報、回答、登録フォームのカスタムフィールド（役職、所属、食事制限など）がそれぞれ独立した列として、さらに Tags 列も含まれます。ヘッダー行は固定され、列フィルターもあらかじめ有効になっているため、任意の条件ですぐに並べ替え・絞り込みができます
2枚目の Summary シートには、招待総数、承認済み、辞退済み、未回答、出席済み、確定ゲスト数など、回答状況の統計がひと目でわかるようにまとめられています
お使いのコンピューターの地域設定に関係なく、Excel、Google スプレッドシート、Numbers で正しく開けます

CSVとしてダウンロード

"Download" → CSV (.csv) をクリックします
ファイルには、すべてのゲスト情報、回答、カスタムフィールドの値、そして Tags 列（タグ名を | 区切りで記載 — インポート時と同じ形式なので、データを往復させることができます）が含まれます
Collect Guest Names が有効な場合、CSVには Guests の直後に Plus Ones 列も追加され、メイン以外の各ゲストが | 区切りで記載されます（例：John Doe | Jane Doe | Kid Smith）。名前収集がオフの場合はこの列は省略されるため、この機能を使わないイベントでもCSVの構成は一定に保たれます。同じ列はExcelエクスポートにも含まれます
Excelで開いたときにすべてが1つの列にまとまってしまう場合は、代わりに Excel (.xlsx) 形式を使用してください — こちらは地域のリスト区切り設定の影響を受けません

PDFとしてダウンロード

"Download" → PDF (.pdf) をクリックします
イベント名、日付、回答状況のサマリーを含む、整形されたPDFが生成されます
PDFには、すべてのゲスト詳細が見やすい表形式で含まれ、各ゲストのタグ名をカンマ区切りで示す Tags 列もあります

注：カスタム登録フィールド（役職、所属など）は、PDFの固定レイアウトには含まれません — これらの列が必要な場合は Excel または CSV 形式をダウンロードしてください。

Collect Guest Names が有効な場合、PDFには以下も含まれます：

メインの招待の下に、各同伴ゲストごとの インデントされたサブ行 が表示され、それぞれの個別の名前が記載されます

Table Management も有効な場合は、各サブ行に新しい Table 列としてその人物の割り当てテーブルも表示されます。

これにより、PDFは次のような用途に最適です：

会場や受付スタッフ用にゲストリストを印刷する
スプレッドシートを使わない業者（ケータリング業者、イベントプランナーなど）と共有する
イベント当日の紙のバックアップとして持っておく
テーブルの割り当てをひと目で確認する

Managing Guest Responses

Editing a Response

If a guest contacts you to change their RSVP:

Click the Edit (pencil) icon for that guest
Update their status (Accepted, Declined)
Adjust the number of confirmed guests if needed
Save changes

Viewing Response Details

Click the View (eye) icon to see:

Full guest information
Their RSVP response
Any comments they submitted
Custom field responses

Deleting Guests

To remove a guest:

Click the Delete (trash) icon
Confirm the deletion

To delete multiple guests:

Select guests using the checkboxes
Click "Delete all (X)" to remove selected guests

Acting on a filtered list across pages? When more guests match your filters than fit on the current page, the selection toolbar shows a "Select all N matching" button. It selects every matching guest across all pages, so bulk Apply tags or delete acts on the whole filtered set, not just the page you can see.

ゲストリスト管理のヒント

イベント前

招待を送る前に、ゲストを全員追加しておきましょう
電話番号が国際形式になっているかを再確認しましょう
大規模なリストはCSVインポートを使うと時間を節約できます
海外ゲストには適切なSMS言語を設定しましょう

返信の追跡

Not Answered フィルターを定期的に確認してフォローアップしましょう
WhatsAppのトラッキングで、招待を受け取った人を把握できます
進捗確認のため、定期的にリストをエクスポートしましょう

フォローアップ

未返信のゲストには、CopyまたはWhatsAppボタンでリマインドを送信しましょう
一括リマインドには SMS機能の利用もご検討ください

Frequently Asked Questions

Q: Is there a limit to how many guests I can add? A: Guest limits depend on your Fotify plan. Check your plan details for specific limits.

Q: Can I add guests after sending invitations? A: Yes! You can add new guests at any time. Just remember to send them their invitation link.

Q: What happens if I delete a guest who already responded? A: Their response is permanently removed. If they try to use their old RSVP link, it will no longer work.

Q: Can I change a guest's RSVP status manually? A: Yes, use the Edit button to manually update any guest's status, such as when they call to confirm instead of using the online form.

Q: Why can't I see the WhatsApp button for some guests? A: The WhatsApp button only appears for guests who have a phone number saved. Add their phone number to enable this feature.

Q: What's the difference between "Guests" and "Confirmed" columns? A: "Guests" is how many people you invited in that party. "Confirmed" is how many the guest said are actually attending when they responded.

Q: Can I import guests from Google Contacts or another app? A: Export your contacts as a CSV file from your contact app, then format it to match Fotify's CSV requirements and import it.

Q: What's the difference between the CSV and PDF export? A: CSV is best for spreadsheet work — editing, filtering, and importing into other tools. PDF is a formatted, printable document with your event header and summary stats, ideal for sharing with vendors or printing for door staff at the event.

Q: Does the PDF include table assignments and plus-one names? A: Plus-one names appear as indented sub-rows beneath the main invitation whenever Collect Guest Names is enabled. When Table Management is also on, the PDF adds a Table column showing each person's individual seat assignment.

Q: Can I search by a plus-one's name? A: Yes — when Collect Guest Names is on, the search bar matches plus-one names too. The matching invitation auto-expands so you can see which party member matched, with that name highlighted. This is handy when a guest contacts you and you only remember the name of who's coming with them, not the main invitee.

Q: Does the CSV export include plus-one names? A: When Collect Guest Names is enabled, the CSV adds a Plus Ones column right after Guests, listing each non-main party member pipe-separated. When name capture is off, the column is omitted so the CSV shape stays consistent.

Q: How do I know which guests I've already sent invitations to? A: Guests contacted via WhatsApp show a green background. For other methods, consider using the SMS Language or a notes system to track.

Q: Can guests RSVP without being added to the list first? A: For personalized invitations, guests must be added to your list first to receive their unique RSVP link. However, if you enable the Registration Form feature, guests can self-register using a public link - they'll be automatically added to your guest list when they complete the form.

Q: What happens if I upload a CSV with duplicate guests? A: The system will notify you of duplicates. You can choose to skip them or update existing entries.

Q: Can I import guests with tags already applied? A: Yes. Add a Tags column to your CSV with pipe-separated tag names (e.g., Family|VIP). Any tag that doesn't already exist for the event is created automatically with a default color. Full workflow: see the Guest Tags article.

Q: Are tags included when I export guests? A: Yes — both the CSV export (pipe-separated names) and the PDF export (comma-separated list in a Tags column) include every tag applied to the guest. You can re-import the CSV to restore tags.

Q: How do I tag many guests at once? A: Use the checkboxes to select the guests you want, then click "Apply tags" in the selection toolbar. You can Add, Remove, or Replace tags across all selected guests in one click.

Q: Can I filter by more than one status at once? A: Yes. The status filter is multi-select — click as many chips as you want. For example, select Accepted + Attended to see everyone who's coming, or Not Answered + Declined to see everyone still to chase. Status combines with tags, search, and the More filters dimensions.

Q: How do I copy just a guest's link without the whole message? A: Click the Link icon in the Actions column. It copies only the bare RSVP URL — no greeting or template text — so you can paste it into a calendar invite, story, or chat. The regular Copy icon still copies the full personalized message.

Q: Can I filter by whether a guest has an email or phone? A: Yes. Open More filters and toggle Has email or Has phone. This is handy right before an email or WhatsApp send, so you only look at guests you can actually reach.

Q: Can I tell self-registered guests apart from ones I added? A: Yes. In More filters, set Source to Self-registered (signed up through a registration link) or Added by me.

Q: Does the CSV/PDF export only include the guests I've filtered to? A: Yes — exports respect your active filters, so the file contains exactly what the list is showing. Click Clear all first if you want to export everyone.