Hoe u aanwezigheidsverificatie gebruikt

De pagina Aanwezigheidsverificatie is een speciaal hulpmiddel voor beveiligingsmedewerkers en gastvrouwen/-heren om gasten bij de ingang van uw evenement te verifiëren. Met QR-codescanning of handmatig opzoeken kunt u snel de identiteit van een gast bevestigen en bijhouden wie er is aangekomen.

Deze handleiding is bedoeld voor beveiligingsmedewerkers en evenementpersoneel die de verificatiepagina gebruiken bij de ingang van het evenement.

Aanwezigheidsverificatie instellen

Voordat u deze functie kunt gebruiken, moet de organisator van het evenement deze inschakelen in de RSVP-instellingen. Zie het gedeelte Attendance Settings in de aanpassingshandleiding voor meer informatie.

Voor evenementorganisatoren

Ga naar uw RSVP-dashboard en klik op het tabblad Invitation
Scrol naar Attendance Settings
Schakel "QR Code Access" in om gastverificatie te activeren
Stel een toegangswachtwoord in (minimaal 6 tekens)
Klik op "Copy Link" onder Security Staff Access om de URL van de verificatiepagina te kopiëren
Deel de link en het wachtwoord met uw beveiligingsteam

De verificatiepagina openen

Voor beveiligingsmedewerkers

Open de verificatielink die u van de organisator van het evenement hebt ontvangen
Voer het toegangswachtwoord in dat u hebt gekregen
Klik op "Verify Password"

Na het inloggen ziet u de hoofdinterface voor verificatie met een groene "Live"-indicator die aangeeft dat u verbonden bent.

Uitloggen

Klik op de rode knop "Logout" om uw sessie te beëindigen. U moet het wachtwoord opnieuw invoeren om de pagina weer te openen.

De interface begrijpen

De verificatiepagina heeft twee hoofdfuncties:

Start Scanning QR Code

Klik op deze blauwe knop om de camera van uw apparaat te activeren en QR-codes van gasten te scannen.

Guest List

Klik op de paarse knop "Guest List" om alle bevestigde gasten te bekijken en te doorzoeken. Het getal tussen haakjes laat zien hoeveel gasten er op de lijst staan.

Gasten verifiëren met QR-codes

De snelste manier om gasten te verifiëren is door hun QR-codes te scannen.

Hoe u scant

Klik op "Start Scanning QR Code"
Sta cameratoegang toe wanneer daarom wordt gevraagd
Richt de camera van uw apparaat op de QR-code van de gast
De scanner detecteert en leest de code automatisch
Gastinformatie verschijnt op het scherm

Na het scannen

Wanneer een geldige QR-code is gescand, ziet u een groene kaart met:

Naam van de gast
Status (bijv. "Ready to attend")
Confirmed Guests - Aantal personen in hun gezelschap
"Mark as Attended"-knop - Klik om hun aankomst te registreren
"Scan Another"-knop - Ga door naar de volgende gast

De scanner sluiten

Klik op "Close Camera" om te stoppen met scannen en terug te gaan naar het hoofdscherm.

Gast handmatig opzoeken

Als een gast zijn/haar QR-code niet heeft, kunt u deze handmatig opzoeken.

Gasten zoeken

Klik op "Guest List" om het gastenpaneel te openen
Gebruik de zoekbalk om gasten te vinden op:
- Naam
- E-mail
- Telefoonnummer
De lijst wordt gefilterd terwijl u typt

Informatie in de gastenlijst

De lijst toont:

Column	Description
Name	Naam van de gast
Status	RSVP-antwoord (ACCEPTED, DECLINED, enz.)
Guests	Aantal personen in hun gezelschap

Klik op een gast om de details te bekijken en de aanwezigheid te registreren.

Gasten als aanwezig markeren

Wanneer u een gast verifieert (via QR-scan of handmatig opzoeken):

Controleer hun informatie op de groene bevestigingskaart
Bevestig het aantal gasten in hun gezelschap
Klik op "Mark as Attended" om hun aankomst te registreren

De gast is nu in het systeem als aanwezig gemarkeerd en de organisator kan dit in het dashboard zien.

Meer gasten scannen

Klik na het registreren van de aanwezigheid op "Scan Another" om snel de volgende gast in de rij te verwerken.

Recente activiteit

Onderaan het scherm ziet u een logboek Recent Activity met:

Naam van de gast
Verificatiestatus
Tijdstempel

Dit helpt u om recente check-ins bij te houden en te controleren of u gasten correct hebt verwerkt.

Tips voor de eventdag

Vóór het evenement

Test de verificatiepagina en de camera van uw apparaat
Zorg voor goede verlichting bij de ingang voor het scannen van QR-codes
Zorg dat u het wachtwoord opgeslagen hebt en direct bij de hand hebt
Laad uw apparaat volledig op

Tijdens het evenement

Houd de pagina open - de "Live"-indicator laat zien dat u verbonden bent
Gebruik waar mogelijk QR-scanning voor snelheid
Gebruik handmatig opzoeken wanneer gasten hun QR-code niet kunnen vinden
Controleer het aantal gasten om de grootte van het gezelschap te verifiëren

Problemen oplossen

Gast niet gevonden: Vraag de gast om de naam te spellen of het e-mailadres te geven
QR-code scant niet: Probeer in plaats daarvan handmatig opzoeken
Onjuist aantal gasten: Verifieer dit met de gast voordat u de aanwezigheid markeert
Verbinding verbroken: Vernieuw de pagina en log opnieuw in

Veelgestelde vragen

V: Waar krijgen gasten hun QR-codes? A: Gasten ontvangen een unieke QR-code wanneer zij RSVP'en. Deze staat in hun bevestiging en is toegankelijk via hun RSVP-link.

V: Wat als er een gast verschijnt die niet op de lijst staat? A: Mogelijk heeft deze persoon niet gereserveerd (RSVP) of is het een plus-one. Stem dit af met de organisator of vraag de gast om, indien mogelijk, ter plekke te RSVP'en.

V: Kunnen meerdere medewerkers de verificatiepagina tegelijk gebruiken? A: Ja, meerdere apparaten kunnen met hetzelfde wachtwoord ingelogd zijn. Dit is handig bij evenementen met meerdere ingangen.

V: Werkt dit offline? A: Nee, er is een internetverbinding nodig om gasten te verifiëren en aanwezigheid te registreren. De "Live"-indicator bevestigt dat u verbonden bent.

V: Wat gebeurt er als ik per ongeluk de verkeerde gast als aanwezig markeer? A: Neem contact op met de organisator van het evenement; die kan aanwezigheidsregistraties bekijken en beheren vanuit het dashboard.

V: Kan ik zien wie er al is aangekomen? A: De organisator kan de aanwezigheidsstatus in het dashboard zien. De verificatiepagina toont uw logboek met recente activiteit.

V: Heb ik een speciale app nodig? A: Nee, de verificatiepagina werkt in elke mobiele browser. Er is geen app-installatie nodig.

V: Wat als de camera niet wil openen? A: Controleer of u cameramachtigingen hebt toegestaan in de instellingen van uw browser. Probeer de pagina te vernieuwen of gebruik een andere browser.

V: Kunnen gasten meer dan één keer worden ingecheckt? A: Het systeem houdt aanwezigheid bij, dus bij opnieuw scannen ziet u dat de gast al als aanwezig is gemarkeerd.

V: Wat betekent het aantal "Confirmed Guests"? A: Dit geeft aan met hoeveel personen de gast heeft aangegeven te komen (inclusief zichzelf en eventuele plus-ones).