Hoe je je digitale RSVP-uitnodiging maakt

Met het digitale RSVP-systeem van Fotify maak je prachtige uitnodigingen en houd je gastreacties allemaal op één plek bij. Geen papieren uitnodigingen of handmatig bijhouden meer — gasten kunnen direct reageren vanaf elk apparaat.

Deze handleiding helpt je stap voor stap bij het maken van je eerste RSVP-uitnodiging.

Voordat je begint

Je hebt nodig:

Een bestaand Fotify-evenement (bekijk Hoe je je eerste evenement maakt als je er nog geen hebt gemaakt)
Je evenementdatum en -tijd
Je evenementlocatie/locatie
Een deadline waarop je reacties nodig hebt

Stap 1: Ga naar de RSVP-sectie

Ga naar je evenementdashboard op dashboard.fotify.app
Selecteer je evenement in de lijst
Klik op "RSVP" in de linkerzijbalk

Als je RSVP nog niet hebt ingesteld, zie je een melding: "RSVP Not Set Up" met instructies om je uitnodiging te maken.

Stap 2: Stel je evenementdatum in

De evenementdatum is vereist om je uitnodiging te maken. Vul het volgende in:

Dag - Selecteer de dag van de maand
Maand - Selecteer de maand
Jaar - Selecteer het jaar
Evenementtijd - Stel in wanneer je evenement begint

Deze datum en tijd worden prominent weergegeven op je digitale uitnodiging, zodat gasten precies weten wanneer ze moeten aankomen.

Stap 3: Stel je evenementlocatie in

Voer in waar je evenement plaatsvindt. Dit kan zijn:

Een locatienaam (bijv. "The Grand Ballroom")
Een volledig adres (bijv. "123 Main Street, New York, NY")
Een herkenningspunt (bijv. "Central Park, New York")

De locatie verschijnt op je digitale uitnodiging en helpt gasten te weten waar ze naartoe moeten. Je kunt later meer gedetailleerde aanwijzingen toevoegen wanneer je je uitnodiging aanpast.

Stap 4: Stel je RSVP-deadline in

Kies de datum waarop gasten uiterlijk moeten reageren:

Dag - Selecteer de dag van de deadline
Maand - Selecteer de maand van de deadline
Jaar - Selecteer het jaar van de deadline

Tips voor het kiezen van een deadline:

Stel deze minstens 1–2 weken vóór je evenement in
Voor bruiloften is 4–6 weken vooraf gebruikelijk
Zorg dat je genoeg tijd hebt om catering, tafelindeling en andere regelingen definitief te maken

Nadat de deadline is verstreken, kunnen gasten de uitnodiging nog steeds bekijken, maar ze kunnen geen nieuwe reacties meer indienen.

Stap 5: Maak je uitnodiging

Zodra je alle verplichte velden hebt ingevuld:

Controleer je evenementdatum, locatie en RSVP-deadline
Klik op de knop "Create Invitation"
Je digitale uitnodiging is nu klaar!

Na het aanmaken ga je naar het RSVP-dashboard.

Je RSVP-dashboard

Zodra je uitnodiging is aangemaakt, zie je het RSVP-dashboard met alles wat je nodig hebt om reacties te beheren:

Dashboardtabbladen

Event Details - Bekijk en bewerk je evenementdatum, deadline en uitnodigingsstatus
Invitation - Pas het ontwerp van je uitnodiging aan en deel deze met gasten
Guests - Bekijk de volledige gastenlijst en hun reacties
SMS - Stuur sms-herinneringen naar gasten

Responsstatistieken

In één oogopslag zie je vier belangrijke cijfers:

Confirmed Invitations - Aantal gasten dat ja heeft gezegd
Declined Invitations - Aantal gasten dat niet kan komen
Total Guests - Totaal aantal uitgenodigde personen (inclusief plus-ones)
Total Confirmed Guests - Werkelijk aantal aanwezige personen

Snelle instellingen

Vanaf het tabblad Event Details kun je snel:

Change the RSVP Deadline - Het reactievenster verlengen of verkorten
Set Invitation Status - Wisselen tussen Active (reacties accepteren) of Paused

Wat nu?

Na het maken van je basisuitnodiging kun je:

Je uitnodiging aanpassen - Afbeeldingen, kleuren, muziek, programma, cadeaulijst en nog veel meer toevoegen
Gastinformatie toevoegen - Voeg dresscode, accommodatie, vervoer en veelgestelde vragen toe
Delen met gasten - Versturen via link, e-mail, sms of QR-code
Reacties bijhouden - Volg wie er komt, wie niet kan en wie nog niet heeft gereageerd

Bekijk onze complete gids Hoe je je RSVP-uitnodiging aanpast voor alle aanpassingsmogelijkheden.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik de datum, locatie of deadline aanpassen nadat ik de uitnodiging heb gemaakt? A: Ja! Je kunt deze gegevens op elk moment bijwerken via de RSVP-instellingen. Gasten die al hebben gereageerd, zien de bijgewerkte informatie.

V: Moet ik RSVP instellen voordat ik fotodeling kan gebruiken? A: Nee, RSVP en fotodeling zijn onafhankelijke functies. Je kunt één van beide gebruiken, of allebei, afhankelijk van wat je nodig hebt voor je evenement.

V: Wat gebeurt er als een gast probeert te RSVP’en na de deadline? A: Na de deadline kunnen gasten de uitnodiging nog wel bekijken, maar het reactieformulier wordt uitgeschakeld. Je kunt de deadline indien nodig verlengen.

V: Kan ik verschillende RSVP-deadlines hebben voor verschillende gastgroepen? A: Op dit moment is er één RSVP-deadline per evenement. Voor complexere evenementen kun je overwegen aparte evenementen aan te maken voor verschillende gastgroepen.

V: Is de digitale uitnodiging mobielvriendelijk? A: Ja! De uitnodiging ziet er goed uit op telefoons, tablets en computers. Gasten kunnen vanaf elk apparaat reageren.

V: Moeten gasten een account aanmaken om te RSVP’en? A: Er is geen account nodig. Gasten voeren simpelweg hun naam en reactie in — snel en eenvoudig.

V: Kan ik zien wie de uitnodiging heeft bekeken versus wie heeft gereageerd? A: Het RSVP-dashboard toont responsstatistieken, waaronder het totaal aantal reacties, aanwezig, niet aanwezig en openstaande reacties.

V: Wat als ik de exacte aanvangstijd nog niet weet? A: Je kunt een geschatte tijd invullen en deze later aanpassen zodra alles definitief is. De uitnodiging toont automatisch de bijgewerkte tijd.

V: Kan ik een uitnodiging maken zonder fysieke locatie? A: Ja, het locatieveld is flexibel. Voor virtuele evenementen kun je "Online Event" of "Virtual" invullen en later vergaderlinks toevoegen in de uitnodigingsdetails.

V: Hoe stuur ik de uitnodiging naar mijn gasten? A: Na het maken van de uitnodiging ontvang je een deelbare link. Verstuur deze via sms, e-mail, social media, of voeg een QR-code toe aan gedrukt materiaal.