Hoe u het Registratieformulier gebruikt (zelfregistratie)

Met de functie Registratieformulier kunt u één openbare link aanmaken die iedereen kan gebruiken om zich voor uw evenement te registreren. In plaats van elke gast handmatig toe te voegen en gepersonaliseerde uitnodigingen te versturen, kunt u één link delen via social media, e-mail of berichtenapps.

Dit is perfect voor:

Open evenementen waarbij u geen vooraf opgestelde gastenlijst heeft
Grote bijeenkomsten waarbij het beheren van individuele uitnodigingen onpraktisch is
Informele evenementen waarbij gepersonaliseerde berichten niet nodig zijn
Gemengde aanpakken waarbij u gepersonaliseerde uitnodigingen voor naaste contacten combineert met open registratie voor anderen

Het Registratieformulier inschakelen

Ga naar uw evenementdashboard via dashboard.fotify.app
Selecteer uw evenement en klik op "RSVP" in de zijbalk
Klik op het tabblad "Event Details"
Zoek de sectie "Registration Form"
Zet de schakelaar aan om het in te schakelen

Zodra dit is ingeschakeld, genereert Fotify een unieke openbare registratie-URL voor uw evenement.

Uw registratie-URL

Wanneer u het Registratieformulier inschakelt, ziet u uw registratie-URL weergegeven. Dit is de link die u met potentiële gasten deelt.

De link kopiëren

Klik op het Kopiëren-pictogram naast de URL om deze naar uw klembord te kopiëren. U kunt de link daarna plakken in:

Berichten op social media
E-mailnieuwsbrieven
WhatsApp of andere berichtenapps
Uw website of evenementpagina
Drukwerk (overweeg het gebruik van een QR-code)

De URL-code aanpassen

Standaard genereert Fotify een willekeurige code voor uw URL. U kunt deze aanpassen:

Klik op het Bewerken- (potlood) pictogram naast de URL
Voer uw gewenste code in (4-20 alfanumerieke tekens)
Het systeem toont een vinkje als deze beschikbaar is, of een X als deze al in gebruik is
Klik op Save om uw aangepaste code toe te passen

Voorbeeld: Wijzig fotify.app/r/abc123xyz naar fotify.app/r/smithwedding2026

De code opnieuw genereren

Als u de oude link ongeldig wilt maken (bijvoorbeeld als deze te breed is gedeeld):

Klik op het Regenerate- (vernieuwen) pictogram
Bevestig de actie
Er wordt een nieuwe code gegenereerd - de oude link werkt niet meer

Registratie-instellingen configureren

Pas aan welke informatie gasten moeten invullen bij de registratie.

Verplichte velden

Kies welke velden verplicht zijn voor registratie:

E-mailadres - Aan/uit (aanbevolen voor het versturen van bevestigingsmails)
Telefoonnummer - Aan/uit (handig als u SMS-herinneringen wilt sturen)

Let op: Naam (voor- en achternaam) is altijd verplicht voor registratie.

Maximaal aantal extra gasten

Bepaal hoeveel introducés (plus-ones) elke registrant kan meenemen:

Stel in op 0 als gasten alleen zichzelf kunnen registreren
Stel in op 1-10 om gasten toe te staan extra personen mee te nemen

Wanneer gasten zich registreren met introducés en u Tafelbeheer heeft ingeschakeld, worden ze gevraagd de namen van elke aanwezige op te geven.

Aangepast uitnodigingsbericht

Standaard toont de registratiepagina de standaard uitnodigingstekst van uw evenement. Omdat sjabloonsleutels zoals {{FIRSTNAME}} niet werken op registratiepagina’s (de gast is nog niet geregistreerd), kunt u een apart aangepast bericht instellen:

Zoek de sectie "Custom Invitation Message"
Schrijf uw welkomstbericht voor de registratiepagina
Klik op Save Content

Als dit leeg blijft, gebruikt het systeem uw standaard uitnodigingstekst waarbij sjabloonplaatsaanduidingen worden verwijderd.

De ervaring van de gast

Wanneer iemand uw registratielink bezoekt, ziet diegene het volgende:

Registratiepagina

Evenementdetails - Naam, datum, tijd en locatie van uw evenement
Uitnodigingsbericht - Uw aangepaste of standaard welkomstbericht
Registratieformulier met velden voor:
- Voornaam (verplicht)
- Achternaam (verplicht)
- E-mail (indien verplicht)
- Telefoonnummer (indien verplicht)
- Aantal extra gasten (indien toegestaan)
- Namen van extra gasten (als Tafelbeheer is ingeschakeld en introducés zijn geselecteerd)
- Eventuele aangepaste formuliervelden die u heeft ingesteld

Na registratie

Na een succesvolle registratie:

Ziet de gast een bevestigingsbericht met een link naar de persoonlijke uitnodiging
Als e-mail is ingeschakeld, ontvangt de gast een bevestigingsmail met de uitnodigingslink
Verschijnt de gast in uw Gastenlijst met een badge "Self-registered"
Wordt de status ingesteld op Accepted (aanwezigheid bevestigd)

Zelfgeregistreerde gasten beheren

Alle zelfgeregistreerde gasten verschijnen in uw Gastenlijst naast gasten die u handmatig heeft toegevoegd.

Zelfgeregistreerde gasten herkennen

Zelfgeregistreerde gasten tonen een "Self-registered"-badge in de gastenlijst, waardoor u ze eenvoudig kunt onderscheiden van gasten die u persoonlijk heeft uitgenodigd.

Registraties bewerken

U kunt zelfgeregistreerde gasten net als elke andere gast bewerken:

Ga naar het tabblad Guests
Zoek de gast en klik op het Bewerken- (potlood) pictogram
Pas de gegevens aan waar nodig
Sla de wijzigingen op

Antwoord-/status-tracking

Zelfgeregistreerde gasten:

Starten met de status Accepted (zij hebben bevestigd door te registreren)
Kunnen nog steeds via hun uitnodigingslink de evenementdetails bekijken
Kunnen aan tafels worden toegewezen als Tafelbeheer is ingeschakeld

Combineren met gepersonaliseerde uitnodigingen

U kunt beide aanpakken tegelijk gebruiken:

Voeg naaste contacten handmatig toe - Familie en goede vrienden ontvangen gepersonaliseerde uitnodigingen met hun naam
Deel de registratielink - Voor collega’s, kennissen of openbare aankondigingen

Beide soorten gasten verschijnen in dezelfde gastenlijst, wat het beheer eenvoudig maakt.

Wanneer gebruikt u welke

Aanpak	Beste voor
Gepersonaliseerde uitnodigingen	Naaste familie, bruids-/feestgezelschap, VIP-gasten
Registratieformulier	Collega’s, breder netwerk, aankondigingen op social media
Beide	De meeste evenementen - personaliseer voor belangrijke gasten, open registratie voor anderen

Tips voor succes

Voordat u de link deelt

Stel uw aangepaste uitnodigingsbericht voor de registratiepagina in
Configureer welke velden verplicht zijn
Test het registratieproces zelf

Uw link delen

Voeg de link toe aan e-mailhandtekeningen in aanloop naar het evenement
Deel op social media met evenementdetails
Maak een QR-code die naar de registratiepagina linkt
Voeg toe aan digitale evenementaankondigingen

Capaciteit beheren

Stel Maximum additional guests in op basis van de capaciteit van de locatie
Controleer registraties regelmatig in uw Gastenlijst
Schakel het Registratieformulier uit wanneer u de capaciteit heeft bereikt

E-mailbevestigingen

Wanneer u e-mailadressen vereist, ontvangen geregistreerde gasten automatisch bevestigingsmails met:

Bevestiging van hun registratie
Link naar hun persoonlijke uitnodigingspagina
Evenementdetails die ze aan hun agenda kunnen toevoegen

Veelgestelde vragen

V: Kan ik zowel gepersonaliseerde uitnodigingen als het registratieformulier gebruiken? A: Ja! U kunt sommige gasten handmatig toevoegen met gepersonaliseerde uitnodigingen en daarnaast de openbare registratielink delen voor anderen.

V: Krijgen zelfgeregistreerde gasten een gepersonaliseerde uitnodiging? A: Ja, na registratie ontvangen ze een link naar hun eigen uitnodigingspagina, waarop hun naam en alle evenementdetails staan.

V: Kan ik beperken hoeveel mensen zich kunnen registreren? A: Er is geen harde limiet op registraties, maar u kunt het Registratieformulier op elk moment uitschakelen om nieuwe registraties te stoppen.

V: Wat gebeurt er als iemand zich registreert met een e-mailadres dat al in mijn gastenlijst staat? A: Het systeem voorkomt dubbele registraties. Als het e-mailadres al geregistreerd is, ziet de persoon een melding dat diegene al op de gastenlijst staat.

V: Kan ik gasten verplichten dieetwensen of andere aangepaste informatie door te geven? A: Ja! Alle aangepaste formuliervelden die u heeft ingesteld, verschijnen op het registratieformulier.

V: Werken de sjabloonsleutels zoals {{FIRSTNAME}} op de registratiepagina? A: Nee, omdat de gast nog niet geregistreerd is en de naam dus niet bekend is. Gebruik het veld Custom Invitation Message om een welkomstbericht te schrijven zonder personalisatie-placeholders.

V: Kunnen gasten hun registratie bewerken nadat ze deze hebben ingediend? A: Gasten kunnen via de link in hun bevestigingsmail hun uitnodigingspagina openen om details te bekijken, maar om hun gegevens te wijzigen, moeten ze contact met u opnemen.

V: Is er spambescherming op het registratieformulier? A: Ja, het registratieformulier bevat botbescherming (Turnstile verification) om geautomatiseerde spam-inzendingen te voorkomen.

V: Kan ik zien wanneer elke gast zich heeft geregistreerd? A: Ja, registratietijdstempels worden bijgehouden in uw dashboard.

V: Wat als ik de registratielink ongeldig moet maken? A: Klik op de knop Regenerate om een nieuwe link aan te maken. De oude link stopt onmiddellijk met werken, maar reeds geregistreerde gasten behouden hun plek.