E-mailuitnodigingen versturen

Verstuur prachtig vormgegeven e-mailuitnodigingen, save-the-dates en herinneringen rechtstreeks vanuit je Fotify-dashboard naar je gasten. Pas de uitstraling en inhoud van elke e-mail aan met je eigen afbeeldingen, berichten, kleuren en lettertypen — en volg openingen, klikken en reacties in realtime.

Aan de slag

Ga naar je evenementdashboard op dashboard.fotify.app
Selecteer je evenement en klik op "RSVP" in de zijbalk
Klik op het tabblad "Email"

Voordat je e-mails verstuurt, zorg ervoor dat je gasten aan je lijst hebt toegevoegd met geldige e-mailadressen.

E-mailcredits kopen

E-mailuitnodigingen werken met een creditsysteem. Je moet credits kopen voordat je kunt verzenden:

In het tabblad Email zie je de beschikbare creditpakketten
Kies een pakketgrootte en klik op "Buy Credits"
Rond het afrekenen af via Stripe
De credits worden direct aan je evenement toegevoegd

Credits zijn per evenement en niet overdraagbaar tussen evenementen. Je kunt op elk moment extra credits kopen.

Soorten e-mailsjablonen

Fotify biedt drie e-mailtypen, elk ontworpen voor een andere fase van je evenement:

Save the Date

Een korte aankondiging die je vroeg verstuurt om gasten te laten weten dat je evenement eraan komt. Er is geen RSVP-knop inbegrepen — alleen een bericht in de trant van "de formele uitnodiging volgt binnenkort". Perfect om weken of maanden vóór het evenement te versturen.

Uitnodiging

De hoofdmail met alle evenementdetails en een RSVP-knop die rechtstreeks linkt naar de persoonlijke RSVP-pagina van elke gast. Dit is de belangrijkste e-mail die je verstuurt om reacties te verzamelen.

Herinnering

Een opvolgbericht voor gasten die nog niet hebben gereageerd. Bevat een aftelbadge die laat zien hoeveel dagen het nog is tot het evenement en een melding dat er nog geen reactie is ontvangen. Wordt alleen verzonden naar gasten met de RSVP-status "Not Answered".

Je e-mails aanpassen

Klik op "Configure" op een sjabloonkaart om de editor te openen. Je kunt het volgende aanpassen:

Inhoud

Veld	Beschrijving
Organizer Name	Je naam of organisatie (wordt getoond in de evenementdetails)
Event Name	De naam van je evenement
Subject Line	Aangepast e-mailonderwerp (laat leeg voor de standaardinstelling)
Title / Headline	De belangrijkste koptekst (bijv. "You're Invited!")
Custom Message	Een persoonlijk bericht aan je gasten. URL's worden automatisch omgezet in klikbare links
Button Text	Aangepaste CTA-knoptekst (niet beschikbaar voor Save the Date)
Reply-to Email	Waar antwoorden van gasten naartoe gaan (standaard je account-e-mailadres)

Afbeeldingen

Cover Image — Een hero-afbeelding die bovenaan de e-mail wordt weergegeven. Klik op het uploadgedeelte of sleep een bestand om er een toe te voegen.
Additional Images — Extra afbeeldingen die in de body van de e-mail worden weergegeven. Klik op de knop + om meer toe te voegen.

Afbeeldingen worden geüpload naar veilige cloudopslag en ingevoegd met lang geldige URL's, zodat ze betrouwbaar worden weergegeven in alle e-mailclients.

E-mailstijl (thema)

Kies uit 8 visuele thema's die passen bij de stijl van je evenement:

Thema	Meest geschikt voor
Fotify Dark	Standaard donker thema met magenta- en goudaccenten
Elegant Ivory	Bruiloften en formele evenementen — crèmetinten met serif-lettertypen
Modern Slate	Zakelijke evenementen — donker marineblauw met indigo-accenten
Romantic Rose	Bruiloften en romantische evenementen — zachte roze tinten met serif-lettertypen
Garden Green	Buitenevenementen — fris groen met smaragdaccenten
Midnight Blue	Gala's en avondevenementen — diep paars met violetaccenten
Warm Sunset	Informele vieringen — warme tinten met oranje accenten
Minimal White	Strak en professioneel — wit met zwarte accenten

Selecteer een thema en klik op "Preview" in de editor om te zien hoe het eruitziet voordat je opslaat.

Voorbeeld bekijken en testen

Voorbeeld

Klik op "Preview" op een sjabloonkaart (of in de editor) om precies te zien hoe de e-mail eruit zal zien. De preview gebruikt je opgeslagen inhoud, afbeeldingen en het geselecteerde thema. Gebruik de taaldropdown om een voorbeeld in verschillende talen te bekijken.

Testmail versturen

Klik op "Send Test" om een testmail naar je eigen e-mailadres te sturen. Testmails:

Zijn gratis en verbruiken geen credits
Bevatten een [TEST]-prefix in de onderwerpregel
Gebruiken voorbeeldgastgegevens (bijv. "John Doe" als gastnaam)

Stuur altijd een test voordat je voor het eerst in bulk verzendt, om te controleren of de e-mail er goed uitziet in je inbox.

E-mails versturen

Naar alle gasten sturen

Klik in de sectie "Send Emails" op de knop voor het e-mailtype dat je wilt versturen (Save the Date, Invitation of Reminders)
Er opent een bevestigingsvenster dat laat zien hoeveel gasten de e-mail zullen ontvangen
Vink optioneel "Send only to guests who haven't responded" aan om alleen openstaande RSVP's te benaderen
Selecteer de standaardtaal voor gasten bij wie geen specifieke taal is ingesteld
Klik op "Send"

E-mails worden in de wachtrij gezet en op de achtergrond verzonden. Je kunt de verzendvoortgang volgen in de statistiekensectie.

Naar individuele gasten sturen

In de tabel Guest Email Status toont elke gastenrij de beschikbare verzendacties:

Send icon (roze) — Stuur een uitnodiging naar deze gast
Bell icon (blauw) — Stuur een herinnering naar deze gast (alleen voor gasten zonder antwoord)

Opnieuw verzenden naar een gast

Elke gast kan per sjabloontype één keer handmatig opnieuw worden aangeschreven om spam te voorkomen. Na de eerste verzending en één herverzending worden verdere verzendingen voor die gast geblokkeerd.

E-mailstatistieken

De statistiekensectie toont realtime metrics:

Metric	Beschrijving
Guests with Email	Totaal aantal gasten met een e-mailadres
Sent	E-mails die succesvol in de wachtrij zijn gezet en verzonden
Delivered	E-mails waarvan is bevestigd dat ze zijn afgeleverd in de inbox van de ontvanger
Opened	E-mails die door de ontvanger zijn geopend (vereist open-tracking)
Clicked	Ontvangers die op de RSVP-knop hebben geklikt
Failed	E-mails die zijn gebounced of niet konden worden afgeleverd

Creditsbalk

Onder de statistieken toont de creditsbalk:

X / Y used — Hoeveel credits je hebt verbruikt van je totaal
Z remaining — Credits die nog beschikbaar zijn

Opmerking over open- en kliktracking

Open- en kliktracking is gebaseerd op technieken die niet 100% nauwkeurig zijn:

Open tracking gebruikt een heel kleine onzichtbare afbeelding (trackingpixel). Sommige e-mailclients blokkeren afbeeldingen standaard (bijv. Outlook desktop, veel zakelijke e-mailsystemen), waardoor opens mogelijk niet worden gemeten. Omgekeerd laden sommige clients, zoals Apple Mail Privacy Protection, afbeeldingen automatisch op de achtergrond, wat het aantal opens kan opblazen.
Click tracking werkt door links via een trackingserver te leiden. Dit is over het algemeen betrouwbaar, maar sommige beveiligingsgerichte e-mailclients of bedrijfsfirewalls kunnen links automatisch vooraf ophalen, wat onterecht klikken kan registreren.

Behandel open- en klikmetrics daarom als richtinggevende indicatoren en niet als exacte aantallen. Het aantal afleveringen (Delivered) is de meest betrouwbare metric — als een e-mail is afgeleverd, heeft de gast deze ontvangen, zelfs als de open niet is gemeten.

Tabel met e-mailstatus van gasten

De tabel toont elke gast en diens e-mailstatus. Gebruik de tools boven de tabel om specifieke gasten te vinden:

Zoeken

Typ een naam of e-mailadres om de lijst direct te filteren.

Filters

RSVP Status — Filter op Pending, Accepted, Declined of Attended
Email Status — Filter op Has Email, No Email, Sent, Not Sent, Delivered, Opened of Bounced
Klik op "Clear filters" om te resetten

Tabelkolommen

Kolom	Beschrijving
Name	Volledige naam van de gast
Email	E-mailadres (of "No email" als het ontbreekt)
RSVP	Huidige reactie: Pending (grijs), Accepted (groen), Declined (rood), Attended (groen)
Save Date	Afleverstatus van de save-the-date e-mail
Invitation	Afleverstatus van de uitnodigingsmail
Reminder	Afleverstatus van de herinneringsmail
Actions	Verzend-/herinneringsknoppen voor in aanmerking komende gasten

Pictogrammen voor e-mailstatus

Clock — In behandeling of in de wachtrij
Send arrow — Naar provider verzonden
Green check — Afgeleverd
Purple envelope — Geopend
Blue pointer — Aangeklikt
Red X — Gebounced of mislukt
Red ban — Spamklacht

Ondersteuning voor meerdere talen

E-mailuitnodigingen ondersteunen 17 talen: Engels, Spaans, Frans, Duits, Italiaans, Portugees, Nederlands, Pools, Russisch, Turks, Arabisch, Hebreeuws, Hindi, Japans, Koreaans, Chinees en Deens.

Zo werkt taalselectie

Voor elke gast kan in de gastenlijst een messaging locale worden ingesteld (aanpasbaar bij het toevoegen of bewerken van een gast)
Bij het verzenden ontvangen gasten e-mails in hun specifieke locale
Gasten zonder ingestelde locale ontvangen de e-mail in de standaardtaal die je op het moment van verzenden selecteert

E-mails in het Arabisch en Hebreeuws worden automatisch van rechts naar links (RTL) weergegeven.

Afmelden en opt-out

Elke e-mail bevat onderaan een afmeldlink. Wanneer een gast daarop klikt:

Wordt deze direct afgemeld voor alle evenementmails voor dat evenement
Wordt de status in je gastenlijst weergegeven als opted out
Kunnen er voor dit evenement geen verdere e-mails naar dat adres worden verstuurd

Je moet opt-outs respecteren. Pogingen om het afmeldsysteem te omzeilen kunnen ertoe leiden dat de e-mailfunctie voor je account wordt uitgeschakeld.

Best practices

Voor het verzenden

Verstuur altijd eerst een testmail om opmaak, afbeeldingen en links te controleren
Stel organizer name en event name in — deze zijn prominent zichtbaar in de e-mail
Upload een cover image — e-mails met afbeeldingen zorgen voor meer betrokkenheid
Kies een thema dat past bij de stijl en formaliteit van je evenement

Je e-mails timen

Verstuur Save the Date weken of maanden vóór het evenement
Verstuur Invitations 3–6 weken vóór het evenement
Verstuur Reminders 1–2 weken vóór het evenement naar gasten die niet hebben gereageerd
Gebruik de schakelaar "Send only to non-answered" om te voorkomen dat je gasten e-mailt die al hebben gereageerd

Reacties beheren

Houd de statistieken Opened en Clicked in de gaten om betrokkenheid te peilen
Volg op bij gasten die wel hebben ontvangen maar niet hebben geopend (mogelijk hebben ze het gemist)
Gebruik filters om snel gasten te vinden op RSVP-status of e-mailafleverstatus
Controleer op bounced e-mails — dit kan wijzen op onjuiste e-mailadressen

Veelgestelde vragen

V: Hoeveel kosten e-mailcredits? A: E-mailcredits worden verkocht in pakketten met verschillende prijzen. Bekijk het tabblad Email in je evenementdashboard voor de actuele prijzen en pakketgroottes.

V: Kan ik e-mails versturen zonder credits te kopen? A: Testmails zijn gratis en vereisen geen credits. Het versturen naar echte gasten vereist echter gekochte credits.

V: Wat gebeurt er als mijn credits halverwege een verzending op zijn? A: De bulkverzending stopt zodra de credits op zijn. E-mails die al in de wachtrij stonden, worden nog steeds afgeleverd. Je kunt extra credits kopen en vervolgens naar de resterende gasten verzenden.

V: Kan ik het e-mailontwerp verder aanpassen dan de thema's? A: Je kunt de inhoud aanpassen (titel, bericht, afbeeldingen, CTA-tekst, onderwerpregel) en kiezen uit 8 visuele thema's. De structuur van de e-maillayout staat vast om betrouwbare weergave in alle e-mailclients te garanderen.

V: Waarom zie ik geen open-/kliktracking? A: Open- en kliktracking moet worden ingeschakeld in de domeininstellingen van je e-mailprovider. Neem contact op met support als je hulp nodig hebt om dit in te schakelen. Houd er ook rekening mee dat sommige e-mailclients trackingpixels blokkeren of links vooraf ophalen, waardoor deze metrics benaderingen zijn — zie de trackingdisclaimer in de sectie Statistieken hierboven.

V: Wat gebeurt er als een e-mail bouncet? A: Hard bounces (ongeldige e-mailadressen) worden bijgehouden en de gast wordt gemarkeerd. Soft bounces (tijdelijke problemen zoals een volle mailbox) kunnen bij een nieuwe poging alsnog worden opgelost.

V: Kan een gast hetzelfde e-mailtype twee keer ontvangen? A: Elke gast kan per sjabloontype één initiële verzending plus één handmatige herverzending ontvangen. Dit voorkomt spam en beschermt je verzendreputatie.

V: Werken e-mails samen met het RSVP-systeem? A: Ja. Uitnodigings- en herinneringsmails bevatten een gepersonaliseerde RSVP-knop die rechtstreeks linkt naar de individuele RSVP-pagina van elke gast. Wanneer een gast via die link reageert, wordt de status in je dashboard in realtime bijgewerkt.

V: Kan ik alleen sturen naar gasten die nog niet hebben gereageerd? A: Ja. Vink bij het in bulk versturen de optie "Send only to guests who haven't responded" aan in het bevestigingsvenster. Dit werkt voor alle e-mailtypen, niet alleen voor herinneringen.

V: Welke talen worden ondersteund? A: 17 talen: Engels, Spaans, Frans, Duits, Italiaans, Portugees, Nederlands, Pools, Russisch, Turks, Arabisch, Hebreeuws, Hindi, Japans, Koreaans, Chinees en Deens. Arabisch en Hebreeuws worden automatisch van rechts naar links weergegeven.

V: Waarom is mijn e-mailfunctie uitgeschakeld? A: Als de inhoud van je e-mails wordt gemarkeerd door ons geautomatiseerde moderatiesysteem (voor spam, aanstootgevende inhoud of beleidschendingen), wordt de functie tijdelijk uitgeschakeld. Neem contact op met support@fotify.app om het probleem op te lossen.

V: Zijn e-mailcredits restitueerbaar? A: E-mailcredits zijn niet-restitueerbaar en niet overdraagbaar tussen evenementen. Zie ons Refund Policy voor meer informatie.

Prijzen kunnen variëren afhankelijk van je land en valuta. Bekijk de actuele prijzen op de pricing page.