Hoe je Tafelbeheer gebruikt voor zitindelingen

Tafelbeheer is een krachtige functie die je helpt om de zitindeling voor je evenement te organiseren. Maak tafels met capaciteitslimieten, wijs gasten toe met slepen en neerzetten, en laat gasten hun tafeltoewijzing direct in hun uitnodiging zien.

Deze functie is momenteel in Beta en beschikbaar voor evenementen waarvoor RSVP-uitnodigingen zijn ingeschakeld.

Tafelbeheer inschakelen

Voordat je tafels kunt aanmaken, moet je de functie inschakelen:

Ga naar je evenementdashboard op dashboard.fotify.app
Selecteer je evenement en klik "RSVP" in de zijbalk
Ga naar het tabblad "Details"
Zoek "Table Management" in de sectie Evenementinstellingen
Zet het AAN

Zodra dit is ingeschakeld, verschijnt er een nieuw tabblad "Tables" in je RSVP-navigatie.

Tafels aanmaken

Een nieuwe tafel toevoegen

Klik op het tabblad "Tables"
Klik op "Create Table"
Vul de tafeldetails in:
- Table Number - Een uniek nummer voor de tafel (verplicht)
- Alias - Een optionele, herkenbare naam zoals "VIP", "Family" of "Friends"
- Capacity - Het maximumaantal plaatsen aan deze tafel
Klik op "Create"

Tafeigenschappen

Eigenschap	Verplicht	Beschrijving
Number	Ja	Unieke identificatie (1, 2, 3, enz.)
Alias	Nee	Herkenbare naam die aan gasten wordt getoond
Capacity	Ja	Maximaal aantal beschikbare plaatsen

Tafels bewerken

Om een tafel aan te passen:

Zoek de tafelkaart in het tabblad Tables
Klik op het pictogram Edit (potlood)
Werk de gegevens bij
Klik op "Save"

Tafels verwijderen

Klik op het pictogram Delete (prullenbak) op de tafelkaart
Bevestig het verwijderen

Als er gasten aan de tafel zijn toegewezen, worden ze verplaatst naar de niet-toegewezen pool.

Gasten aan tafels toewijzen

Slepen en neerzetten gebruiken

De eenvoudigste manier om gasten toe te wijzen is slepen en neerzetten:

Zoek gasten in de sectie "Unassigned" bovenaan
Sleep een gastenkaart naar de gewenste tafel
Laat de gast los op de tafelkaart

De tafel toont de huidige bezetting (bijv. "6/8 seated").

De Assign-modal gebruiken

Voor snellere toewijzing van meerdere gasten:

Klik op de knop "Assign" op een tafelkaart
Zoek in de modal naar gasten op naam
Klik op gasten om ze te selecteren
Klik op "Assign Selected"

Toewijzingen verwijderen

Om de toewijzing van een gast aan een tafel ongedaan te maken:

Zoek de gast in de tafel waaraan deze is toegewezen
Sleep de gast terug naar het gebied "Unassigned"
Of klik op de knop X naast de naam

Individuele gastnamen beheren

Wanneer gasten RSVP’en met meerdere personen in hun gezelschap (plus-ones), moet je weten wie elke persoon is voor de tafeltoewijzingen. Er zijn twee manieren om deze namen te verzamelen:

Optie 1: Organisator vult namen vooraf in

Als je al weet wie er in het gezelschap van elke gast zit:

Ga naar het tabblad "Guests"
Zoek de gast met meerdere personen in het gezelschap
Klik op het pictogram Users (pictogram met mensen) naast de naam
Voeg de voor- en achternaam toe voor elke persoon in het gezelschap
Klik op "Save"

Dit is handig wanneer je namen al op een andere manier hebt verzameld (telefoontjes, e-mails, enz.).

Optie 2: Gasten geven namen door tijdens RSVP

Als je geen namen vooraf invult, wordt gasten gevraagd deze op te geven wanneer zij reageren op hun uitnodiging:

De gast opent de persoonlijke uitnodigingslink
Wanneer de gast RSVP’t met meerdere aanwezigen, wordt gevraagd om de naam van elke persoon in te voeren
Namen worden automatisch opgeslagen en verschijnen in je dashboard
Daarna kun je elke genoemde persoon aan tafels toewijzen

Dit is de aanbevolen aanpak, omdat deze zorgt voor nauwkeurige, actuele informatie.

Het Users-pictogram in de gastenlijst

In het tabblad Guests zie je een pictogram Users (lijkt op twee personen) bij elke gast die meerdere aanwezigen in het gezelschap heeft. Klik op dit pictogram om:

Alle genoemde personen in het gezelschap te bekijken
Namen handmatig toe te voegen of te bewerken
Te zien welke namen door de gast zijn ingevuld versus door jou vooraf zijn ingevoerd

Hoe namen werken

Scenario	Wat gebeurt er
Organizer pre-fills names	Namen verschijnen direct in het tabblad Tables voor toewijzing
Guest provides names during RSVP	Namen synchroniseren automatisch nadat de gast heeft gereageerd
Names not provided	Gasten verschijnen als "Guest of [Primary Name]" in Tables
Mixed approach	Je kunt sommige namen vooraf invullen; de gast vult de rest tijdens RSVP in

Tips voor het verzamelen van namen

Voor bruiloften kun je gasten het beste hun eigen namen laten invullen om spelfouten te voorkomen
Voor zakelijke evenementen kun je vooraf invullen vanuit je werknemersdatabase
De primaire RSVP-houder wordt altijd automatisch meegenomen
Elke genoemde persoon kan aan verschillende tafels worden toegewezen

Tafelmeldingen voor gasten

Zodra je gasten aan tafels toewijst, zien ze hun tafeltoewijzing automatisch in hun uitnodiging.

Wat gasten zien

Wanneer een gast de uitnodiging opent nadat die aan een tafel is toegewezen:

Het toegewezen tafelnummer wordt weergegeven
Als er nog geen toewijzing is, zien ze "To be announced"

Wanneer het verschijnt

De sectie met tafeltoewijzing verschijnt alleen in de uitnodiging van de gast wanneer:

Tafelbeheer is ingeschakeld voor het evenement
De gast de uitnodiging heeft geaccepteerd (RSVP-status is Accepted of Attended)

Je kunt de volgorde van waar deze sectie verschijnt aanpassen via de Section Order settings in het tabblad Invitation.

Zitplaatsstatistieken bekijken

De header van het tabblad Tables toont belangrijke statistieken:

Stat	Beschrijving
Tables	Totaal aantal aangemaakte tafels
Capacity	Totaal aantal plaatsen over alle tafels
Seated	Aantal gasten dat aan tafels is toegewezen
Unseated	Gasten die nog in de niet-toegewezen pool zitten

Gebruik deze statistieken om snel je voortgang met de zitindeling te bekijken.

Tafeltoewijzingen exporteren

Exporteer je volledige zitindeling:

Klik op "Export" in het tabblad Tables
Download het CSV-bestand met alle tafeltoewijzingen
Open het in Excel of Google Sheets

De export bevat:

Tafelnummer en alias
Gastnamen die aan elke tafel zijn toegewezen
Capaciteit en huidige bezetting

Dit is handig voor:

Het printen van plaatskaartjes
Delen met het personeel van de locatie
Het maken van fysieke zitplannen

Tips voor Tafelbeheer

Je indeling plannen

Maak alle tafels aan voordat je begint met toewijzen
Stel realistische capaciteiten in op basis van je locatie
Gebruik aliassen voor eenvoudige herkenning ("Bride's Family", "Groom's Family")

Efficiënt toewijzen

Gebruik de zoekfunctie om specifieke gasten te vinden
Wijs familiegroepen samen toe
Controleer regelmatig het aantal niet-toegewezen gasten om te zorgen dat niemand wordt vergeten

Vóór het evenement

Controleer of alle geaccepteerde gasten zijn toegewezen
Exporteer en deel met locatiecoördinatoren
Controleer nogmaals of capaciteitslimieten niet worden overschreden

Veelgestelde vragen

V: Kan ik gasten toewijzen voordat ze RSVP’en? A: Ja, je kunt elke gast op je lijst aan een tafel toewijzen, ongeacht de RSVP-status.

V: Wat gebeurt er als ik de capaciteit van een tafel overschrijd? A: Het systeem voorkomt dat je meer gasten toewijst dan de capaciteit van de tafel toestaat.

V: Kunnen gasten uit dezelfde RSVP aan verschillende tafels zitten? A: Ja! Wanneer je individuele namen toevoegt voor gasten in een gezelschap, kan elke persoon aan verschillende tafels worden toegewezen.

V: Krijgen gasten een melding wanneer ik ze aan een tafel toewijs? A: Gasten zien hun tafeltoewijzing wanneer ze hun uitnodiging bekijken. Er wordt geen aparte melding verstuurd.

V: Kan ik toewijzingen wijzigen nadat het evenement is begonnen? A: Ja, je kunt tafeltoewijzingen op elk moment aanpassen vanuit het dashboard.

V: Wat als een gast afzegt nadat die is toegewezen? A: De toewijzing blijft bestaan, maar wordt niet getoond omdat de gast heeft afgewezen. Je kunt de toewijzing handmatig verwijderen.

V: Is er een limiet aan het aantal tafels dat ik kan aanmaken? A: Er is geen limiet aan het aantal tafels. Maak er zoveel als je locatie nodig heeft.

V: Kan ik zitplannen printen? A: Exporteer de CSV en gebruik deze om zitplannen te maken in de ontwerptool of spreadsheetapplicatie van je voorkeur.

V: Hoe verzamel ik namen voor plus-ones? A: Je hebt twee opties: namen vooraf invullen via het Users-pictogram in het tabblad Guests, of gasten de namen zelf laten invoeren wanneer ze RSVP’en. Als je geen namen vooraf invult, worden gasten tijdens hun RSVP-reactie gevraagd deze door te geven.

V: Waar staat het Users-pictogram om gastnamen te beheren? A: In het tabblad Guests kijk je naast elke gastenrij naar het pictogram met twee persoonssilhouetten. Het verschijnt bij alle gasten en stelt je in staat om de individuele namen binnen hun gezelschap te beheren.