Как использовать управление столами для рассадки гостей

Управление столами — это мощная функция, которая помогает вам организовать рассадку гостей на мероприятии. Создавайте столы с ограничениями по вместимости, назначайте гостей с помощью перетаскивания (drag-and-drop) и позволяйте гостям видеть свой стол прямо в приглашении.

Сейчас эта функция находится в Beta и доступна для мероприятий, где включены RSVP-приглашения.

Включение управления столами

Прежде чем вы сможете создавать столы, необходимо включить функцию:

Перейдите в панель управления вашим мероприятием на dashboard.fotify.app
Выберите мероприятие и нажмите "RSVP" в боковом меню
Перейдите на вкладку "Details"
Найдите "Table Management" в разделе настроек мероприятия (Event Settings)
Переключите в положение ON

После включения в навигации RSVP появится новая вкладка "Tables".

Создание столов

Добавление нового стола

Откройте вкладку "Tables"
Нажмите "Create Table"
Заполните данные стола:
- Table Number - Уникальный номер стола (обязательно)
- Alias - Необязательное понятное название, например "VIP", "Family" или "Friends"
- Capacity - Максимальное количество мест за этим столом
Нажмите "Create"

Свойства стола

Property	Required	Description
Number	Yes	Уникальный идентификатор (1, 2, 3 и т. д.)
Alias	No	Понятное название, отображаемое гостям
Capacity	Yes	Максимальное количество доступных мест

Редактирование столов

Чтобы изменить стол:

Найдите карточку стола на вкладке Tables
Нажмите значок Edit (карандаш)
Обновите данные
Нажмите "Save"

Удаление столов

Нажмите значок Delete (корзина) на карточке стола
Подтвердите удаление

Если к столу были назначены гости, они будут перемещены в пул неназначенных.

Назначение гостей за столы

Использование перетаскивания (drag-and-drop)

Самый простой способ назначать гостей — перетаскивание:

Найдите гостей в разделе "Unassigned" в верхней части
Перетащите карточку гостя к нужному столу
Отпустите гостя на карточке стола

На столе будет отображаться текущая заполненность (например, "6/8 seated").

Использование модального окна Assign

Для более быстрого назначения нескольких гостей:

Нажмите кнопку "Assign" на карточке стола
Найдите гостей по имени в модальном окне
Нажмите на гостей, чтобы выбрать их
Нажмите "Assign Selected"

Удаление назначений

Чтобы снять гостя со стола:

Найдите гостя в его назначенном столе
Перетащите его обратно в область "Unassigned"
Или нажмите кнопку X рядом с его именем

Управление именами отдельных гостей

Когда гости подтверждают участие (RSVP) сразу за несколько человек в своей группе (plus-ones), важно понимать, кто именно входит в эту группу для рассадки. Есть два способа собрать эти имена:

Вариант 1: Организатор заполняет имена заранее

Если вы уже знаете, кто входит в группу каждого гостя:

Перейдите на вкладку "Guests"
Найдите гостя, у которого в группе несколько человек
Нажмите значок Users (иконка людей) рядом с его именем
Добавьте имя и фамилию для каждого человека в группе
Нажмите "Save"

Это полезно, если вы уже собрали имена другими способами (звонки, письма и т. д.).

Вариант 2: Гости указывают имена во время RSVP

Если вы не заполняете имена заранее, гостей попросят указать их при ответе на приглашение:

Гость открывает свою персональную ссылку на приглашение
Когда он подтверждает RSVP для нескольких участников, ему предлагается ввести имя каждого человека
Имена автоматически сохраняются и появляются в вашей панели
Затем вы можете назначить каждого указанного человека за столы

Это рекомендуемый подход, так как он обеспечивает точную и актуальную информацию.

Значок Users в списке гостей

На вкладке Guests вы увидите значок Users (выглядит как два человека) у любого гостя, у которого в группе несколько участников. Нажмите этот значок, чтобы:

Просмотреть всех указанных людей в группе
Добавить или отредактировать имена вручную
Увидеть, какие имена добавлены гостем, а какие — заранее заполнены вами

Как работают имена

Scenario	What Happens
Organizer pre-fills names	Имена сразу появляются на вкладке Tables для назначения
Guest provides names during RSVP	Имена синхронизируются автоматически после ответа гостя
Names not provided	Гости отображаются как "Guest of [Primary Name]" на вкладке Tables
Mixed approach	Вы можете заполнить часть, а остальное гость добавит во время RSVP

Советы по сбору имён

Для свадеб лучше позволить гостям указывать имена самостоятельно, чтобы избежать ошибок в написании
Для корпоративных мероприятий можно заранее заполнить данные из вашей базы сотрудников
Основной отвечающий по RSVP всегда включается автоматически
Каждый указанный человек может быть назначен за разные столы

Уведомления гостей о столе

После того как вы назначите гостей за столы, они автоматически увидят свой стол в приглашении.

Что видят гости

Когда гость открывает своё приглашение после назначения за стол:

Отображается номер назначенного стола
Если стол ещё не назначен, отображается "To be announced"

Когда это появляется

Раздел с номером стола появляется в приглашении гостя только если:

Для мероприятия включено управление столами
Гость принял приглашение (статус RSVP — Accepted или Attended)

Вы можете изменить, где будет отображаться этот раздел, с помощью настроек Section Order settings на вкладке Invitation.

Просмотр статистики рассадки

В заголовке вкладки Tables отображаются ключевые показатели:

Stat	Description
Tables	Общее количество созданных столов
Capacity	Общее количество мест на всех столах
Seated	Количество гостей, назначенных за столы
Unseated	Гости, которые всё ещё находятся в пуле неназначенных

Используйте эти показатели, чтобы быстро оценивать прогресс рассадки.

Экспорт назначений по столам

Экспортируйте полную схему рассадки:

Нажмите "Export" на вкладке Tables
Скачайте CSV-файл со всеми назначениями по столам
Откройте его в Excel или Google Sheets

Экспорт включает:

Номер стола и alias
Имена гостей, назначенных за каждый стол
Вместимость и текущую заполненность

Это полезно для:

Печати карточек рассадки
Передачи информации персоналу площадки
Создания физической схемы рассадки

Советы по управлению столами

Планирование схемы

Создайте все столы до начала назначений
Установите реалистичную вместимость с учётом площадки
Используйте alias для простого распознавания ("Bride's Family", "Groom's Family")

Эффективное назначение

Используйте поиск, чтобы находить конкретных гостей
Назначайте семьи вместе
Регулярно проверяйте количество неназначенных, чтобы никого не пропустить

Перед мероприятием

Проверьте, что все принявшие приглашение гости назначены
Экспортируйте данные и поделитесь ими с координаторами площадки
Убедитесь, что лимиты вместимости не превышены

Часто задаваемые вопросы

Q: Могу ли я назначать гостей до того, как они ответят RSVP? A: Да, вы можете назначить любого гостя из вашего списка за стол независимо от его статуса RSVP.

Q: Что произойдёт, если я превышу вместимость стола? A: Система не позволит назначить больше гостей, чем позволяет вместимость стола.

Q: Могут ли гости из одного RSVP сидеть за разными столами? A: Да! Когда вы добавляете отдельные имена для гостей в группе, каждого человека можно назначить за разные столы.

Q: Будут ли гости уведомлены, когда я назначу их за стол? A: Гости видят свой стол, когда просматривают приглашение. Отдельное уведомление не отправляется.

Q: Могу ли я изменить назначения после начала мероприятия? A: Да, вы можете изменять назначения по столам в любое время из панели управления.

Q: Что если гость откажется после того, как его назначили за стол? A: Назначение сохранится, но не будет отображаться, так как гость отказался. Вы можете удалить его вручную.

Q: Есть ли ограничение на количество столов, которые можно создать? A: Ограничений по количеству столов нет. Создавайте столько, сколько требуется вашей площадке.

Q: Могу ли я распечатать схемы рассадки? A: Экспортируйте CSV и используйте его для создания схем рассадки в удобном вам инструменте дизайна или в табличном редакторе.

Q: Как собрать имена для plus-ones? A: У вас есть два варианта: заранее заполнить имена через значок Users на вкладке Guests или позволить гостям ввести имена самостоятельно во время RSVP. Если вы не заполняете имена заранее, гостям будет предложено указать их при ответе на RSVP.

Q: Где находится значок Users для управления именами гостей? A: На вкладке Guests ищите значок с силуэтами двух людей рядом с каждой строкой гостя. Он отображается для всех гостей и позволяет управлять отдельными именами в их группе.