كيفية استخدام مركز التخطيط: ميزانية مشتركة ومورّدون وقرارات ومستندات وقائمة مهام

مركز التخطيط هو المكان الذي يخطّط فيه منظّمو الفعالية لها معًا. وهو يقع بجانب قائمة الضيوف والدعوة ومعرض الصور، لذا تبقى الأرقام التي يعرضها حيّة: التكاليف لكل ضيف تتبع ردود الحضور المؤكَّدة لديك، وكل من يساعد في تنظيم الفعالية يرى الميزانية نفسها والمورّدين أنفسهم وقائمة المهام نفسها.

يضم المركز ست علامات تبويب تظهر كصف من الأزرار أسفل عنوان الصفحة:

• نظرة عامة — الميزانية بلمحة واحدة: الإجمالي المتوقع، والمدفوع، والمتبقي للدفع، والدفعات المستحقة القادمة، ومن يدفع ماذا، والتقدّم في قائمة المهام.
• الميزانية — الفئات وبنود الميزانية والأسعار المتعاقد عليها وجدول دفعات بتواريخ استحقاق.
• المورّدون — كل من تعمل معه، وحالته، ووقت وصوله يوم الفعالية.
• القرارات — أسئلة بخيارات يصوّت عليها المنظّمون ويعلّقون عليها، ثم تتحوّل إلى بنود ميزانية.
• المستندات — العقود وعروض الأسعار والفواتير والإلهام، مرتبطة بالمورّدين وبنود الميزانية.
• قائمة المهام — مهام مؤرّخة لها مسؤولون، تُنشأ من قالب يناسب نوع فعاليتك.

مركز التخطيط متاح من خطة Professional فما فوق، وفي كل فعالية تعمل ضمن اشتراك فعاليات. وفي الخطط الأخرى يمكنك فتحه وتصفّح كل علامات التبويب ببيانات تجريبية (تظهر شارة "معاينة ببيانات تجريبية")، لترى ما يفعله قبل الترقية.

من يمكنه استخدامه

يحصل منظّم الفعالية وكل متعاون في الفعالية قَبِل الدعوة على وصول كامل إلى مركز التخطيط. فالعروسان اللذان يخطّطان لزفافهما معًا، أو مضيف ومضيف مشارك، أو فريق في شركة، يمكنهم جميعًا تعديل الميزانية نفسها، والتصويت على القرارات نفسها، وإنجاز المهام نفسها. كما يتلقّى المتعاونون رسائل تذكير الدفعات والمهام.

لا يرى الضيوف مركز التخطيط إطلاقًا. ولا شيء داخله مرتبط بالدعوة أو بألبوم الصور.

كيفية فتح مركز التخطيط

1. سجّل الدخول إلى dashboard.fotify.app.
2. تأكّد من اختيار الفعالية الصحيحة في مبدّل الفعاليات أعلى الصفحة.
3. انقر على التخطيط في الشريط الجانبي (أيقونة المحفظة). يُفتح مركز التخطيط على علامة التبويب نظرة عامة.
4. بدّل بين علامات التبويب بالنقر على نظرة عامة أو الميزانية أو المورّدون أو القرارات أو المستندات أو قائمة المهام أسفل عنوان الصفحة. ووجود رقم أحمر على علامة تبويب يعني أن شيئًا يحتاج إلى انتباهك: دفعات متأخرة في الميزانية، أو قرارات مفتوحة في القرارات، أو مهام متأخرة في قائمة المهام.

كل ما تعدّله في مركز التخطيط يُفتح في لوحة جانبية. وفي أسفل كل لوحة زر إلغاء وزر حفظ؛ أغلِقها من دون حفظ بزر إلغاء أو بعلامة X في زاويتها.

الخطوة 1: إعداد مركز التخطيط

في أول مرة تفتح فيها التخطيط لفعالية ما، تظهر لك بطاقة أعدّ مركز التخطيط الخاص بك.

1. تحت القالب، انقر على أحد الخيارات الأربعة: زفاف أو حفلة / عيد ميلاد أو فعالية شركات / مؤتمر أو فعالية أخرى. يُنشئ القالب فئات ميزانيتك وتسميات من يدفع وقائمة مهام مؤرّخة. ويمكنك إعادة تسمية أي شيء أو إزالته لاحقًا.
2. من قائمة العملة، اختر عملة الفعالية. عملة واحدة لكل فعالية؛ وتُحفظ المبالغ حتى آخر كسر عشري. ويمكنك تغييرها لاحقًا من إعدادات الميزانية (انظر "تغيير العملة والضيوف المتوقعين والهدف والدافعين" أدناه).
3. في الضيوف المتوقعون، اكتب عدد الضيوف الذي تتوقعه. يُستخدم هذا الرقم للتكاليف لكل ضيف حتى تؤكّد ردود الحضور عدد الضيوف.
4. اكتب هدف الميزانية إن أردت. تعرض النظرة العامة مدى بُعدك عنه.
5. اترك خيار أضف قائمة مهام القالب، مؤرّخة بالنسبة إلى يوم الفعالية محدَّدًا للحصول على قائمة مهام مؤرّخة بالعدّ التنازلي من تاريخ فعاليتك.
6. انقر على إنشاء مركز التخطيط. يُفتح المركز على علامة التبويب نظرة عامة.

تُنشئ القوالب فئات الميزانية التالية:

القالب	الفئات
زفاف	المكان، الضيافة والمشروبات، التصوير والفيديو، الموسيقى والترفيه، الزهور والديكور، الأزياء والتجميل، الدعوات والمطبوعات، النقل، تأجير المعدات، الكعكة والحلويات، الخواتم والهدايا، هدايا الضيوف، المراسم ومقدّم المراسم، احتياطي
حفلة / عيد ميلاد	المكان، الطعام والمشروبات، الموسيقى والترفيه، الديكور، التصوير والفيديو، الكعكة والحلويات، الدعوات، هدايا الضيوف والهدايا، تأجير المعدات، احتياطي
فعالية شركات / مؤتمر	المكان، الضيافة، الصوتيات والإنتاج، المتحدثون والفنانون، التسويق واللافتات، السفر والإقامة، التصوير والفيديو، الهدايا الترويجية والطباعة، الطاقم، التسجيل والتقنية، احتياطي
فعالية أخرى	المكان، الطعام والمشروبات، الترفيه، الديكور، التصوير والفيديو، أخرى، احتياطي

الخطوة 2: بناء الميزانية

انقر على علامة التبويب الميزانية. كل فئة عبارة عن كتلة قابلة للطي؛ انقر على اسم الفئة لفتح بنود ميزانيتها أو طيّها.

إضافة بند ميزانية

1. افتح الفئة التي تنتمي إليها التكلفة (مثل المكان).
2. انقر على + إضافة بند ميزانية أسفل الفئة. تُفتح لوحة إضافة بند ميزانية.
3. اكتب الاسم (مثل "إيجار فيلا أورورا").
4. راجع قائمة الفئة؛ وغيّرها إذا كان البند ينتمي إلى مكان آخر.
5. اكتب المبلغ المقدَّر — أي تقديرك قبل الحصول على عرض سعر.
6. وبمجرد توقيع عرض السعر، اكتب السعر المتعاقد عليه. فعند تعبئته يحلّ محل التقدير في كل الإجماليات.
7. فعّل هذه تكلفة لكل ضيف للضيافة أو البار المفتوح أو تأجير المعدات أو أي شيء يُسعَّر لكل فرد. عندئذ تصبح المبالغ التي أدخلتها لكل ضيف وتُضرب تلقائيًا في عدد ضيوفك (انظر أدناه).
8. في من يدفع، اختر إحدى تسميات الدافعين لديك (مثل الشريك 1، الشريك 2، مشترك)، أو اترك غير معيّن.
9. في المورّد، اختر المورّد الذي يقدّم الخدمة، أو اترك بدون مورّد.
10. أضف ملاحظات إذا أردت تذكّر شيء بخصوص عرض السعر.
11. انقر على حفظ.

تعديل بند ميزانية أو حذفه

• للتعديل، انقر على أيقونة القلم في طرف البند، وغيّر الحقول، ثم انقر على حفظ.
• للحذف، انقر على أيقونة سلة المهملات في طرف البند وأكّد. وحذف بند يحذف دفعاته أيضًا.

المتوقع والمدفوع والمتبقي

يعرض كل بند مقدَّر ومتعاقد ومدفوع؛ وتجمعها كل فئة وصفحة النظرة العامة في:

• متوقع — ما سيكلّفه البند: السعر المتعاقد عليه إن وُجد، وإلا فالتقدير، مضروبًا في عدد الضيوف بالنسبة إلى البنود لكل ضيف. ولا يتوقع أي بند مبلغًا أقل مما دفعته بالفعل.
• مدفوع — مجموع الدفعات التي حدّدتها كمدفوعة.
• المتبقي — المتوقع ناقص المدفوع.

وتقارن علامة التبويب نظرة عامة الإجمالي المتوقع بهدف ميزانيتك، وتقسّمه حسب الفئة وحسب الدافع.

عدد الضيوف للبنود المحسوبة لكل ضيف

عدد الضيوف المستخدَم في التكاليف لكل ضيف هو:

1. عدد الضيوف الذين أكّدتهم ردود الحضور (الدعوات المقبولة والضيوف الذين سُجّل دخولهم)، عند توفّرها.
2. وإلا، فالرقم الموجود في الضيوف المتوقعون ضمن إعداداتك.

ومع وصول ردود الحضور، يتحرّك الإجمالي المتوقع من تلقاء نفسه. وتوضّح بطاقة عدد الضيوف في النظرة العامة ما إذا كان الرقم مؤكَّد من ردود الحضور أم متوقع (لا ردود حضور بعد).

إضافة فئة أو إعادة تسميتها أو حذفها

• للإضافة، انقر على إضافة فئة أعلى علامة التبويب الميزانية، واكتب اسم الفئة، ثم انقر على حفظ.
• لإعادة التسمية، انقر على أيقونة القلم بجانب اسم الفئة، وغيّر الاسم، ثم انقر على حفظ.
• للحذف، انقر على أيقونة سلة المهملات بجانب اسم الفئة وأكّد. ولا يمكن حذف فئة إلا بعد أن تخلو من البنود؛ فانقل بنودها أو احذفها أولًا.

تغيير العملة والضيوف المتوقعين والهدف والدافعين

1. في علامة التبويب الميزانية، انقر على الإعدادات في الأعلى. تُفتح لوحة الإعدادات.
2. لتغيير العملة، استبدل الرمز المكوّن من ثلاثة أحرف في العملة (مثل EUR أو GBP أو MXN). تُعاد تسمية المبالغ ولا تُحوَّل: فبند بقيمة 1,000 يبقى 1,000 بالعملة الجديدة.
3. غيّر الضيوف المتوقعون أو هدف الميزانية في اللوحة نفسها.
4. تحت الدافعون، عدّل اسمًا في مكانه، أو انقر على أيقونة سلة المهملات لإزالة أحدهم، أو انقر على + إضافة دافع لإضافة واحد (حتى 8). والدافعون هم الأشخاص أو الجهات الذين يمكنهم تحمّل تكلفة ما: الشريكان، العائلات، الشركة.
5. انقر على حفظ.

الخطوة 3: جدولة الدفعات وتلقّي التذكيرات

لكل بند ميزانية جدول دفعات خاص به.

إضافة دفعة

1. في علامة التبويب الميزانية، انقر على رابط الدفعات أسفل البند (يُكتب فيه لا دفعات أو دفعة واحدة أو دفعتان...). عندها تنفتح دفعات ذلك البند تحته.
2. انقر على + إضافة دفعة. تُفتح لوحة إضافة دفعة وفي عنوانها اسم البند.
3. اكتب التسمية (عربون، قسط ثانٍ، المبلغ المتبقي...).
4. اكتب المبلغ.
5. اختر تاريخ الاستحقاق. وهو يوم تقويمي بالمنطقة الزمنية لمكان فعاليتك. ويصل كل من يخطّط بريد إلكتروني قبل أسبوع وقبل يوم.
6. تأخذ خانة من يدفع دافع البند افتراضيًا؛ غيّرها إذا كان شخص آخر يدفع هذا القسط.
7. فعّل مدفوعة بالفعل عند تسجيل دفعة سدّدتها في الماضي.
8. انقر على حفظ.

تحديد دفعة كمدفوعة

فعّل مربع الاختيار الذي يسبق الدفعة. يتحدّث مبلغ مدفوع للبند وتتحدّث النظرة العامة فورًا. وألغِ التحديد للتراجع.

تعديل دفعة أو حذفها

انقر على أيقونة القلم في طرف الدفعة لتغييرها، أو على أيقونة سلة المهملات لحذفها (مع تأكيد الرسالة).

رسائل التذكير

يرسل Fotify بريدًا إلكترونيًا إلى المنظّم وإلى كل متعاون قَبِل الدعوة:

• قبل أسبوع من استحقاق دفعة غير مدفوعة، و
• قبل يوم من استحقاقها.

ويُذكَّر بكل دفعة مرتين كحد أقصى. وتحديد الدفعة كمدفوعة، أو تغيير تاريخ استحقاقها، يعيد ضبط التذكيرات. وتسرد الرسالة كل دفعة ومهمة مستحقة، مع رابط يعيدك إلى مركز التخطيط. وتعرض بطاقة الدفعات القادمة في النظرة العامة القائمة نفسها؛ انقر فيها على فتح الميزانية للانتقال إلى علامة التبويب الميزانية.

الخطوة 4: اجمع مورّديك في مكان واحد

انقر على علامة التبويب المورّدون. إنها دليلك بكل من تعمل معه.

إضافة مورّد

1. انقر على إضافة مورّد في الأعلى. تُفتح لوحة إضافة مورّد.
2. اكتب الاسم للمورّد (مطلوب) والفئة (ضيافة، تصوير، زهور...).
3. اختر الحالة:
   • تم الاستفسار — تواصلتَ معه.
   • وصل عرض سعر — لديك سعر.
   • محجوز — العقد موقّع.
   • مدفوع — كل شيء مسدَّد.
4. عبّئ ما لديك من الشخص المسؤول والهاتف والبريد الإلكتروني والموقع الإلكتروني.
5. اضبط الوصول يوم الفعالية على تاريخ ووقت وصول المورّد المتوقع إلى الموقع، بالتوقيت المحلي للمكان. ويُطبَع ذلك في جدول اليوم.
6. أضف ملاحظات وانقر على حفظ.

تعديل مورّد أو تصفيته أو إزالته

• انقر على أيقونة القلم في بطاقة المورّد لتعديله، ثم على حفظ.
• استخدم قائمة تصفية حسب الحالة في الأعلى (كل الحالات، تم الاستفسار، وصل عرض سعر، محجوز، مدفوع) لتضييق القائمة.
• انقر على أيقونة سلة المهملات في بطاقة المورّد وأكّد لإزالته. وتبقى بنود الميزانية والمستندات المرتبطة به كما هي؛ لكنها تفقد الارتباط فقط.

يمكن ربط المورّدين ببنود الميزانية وخيارات القرارات والمستندات، بحيث ترى من أي بند ميزانية من الذي يقدّمه.

جدول يوم الفعالية (PDF)

انقر على جدول يوم الفعالية (PDF) أعلى علامة التبويب المورّدون لتنزيل مستند واحد يضم برنامج دعوتك ووقت وصول كل مورّد وبيانات الاتصال به، جاهزًا لمشاركته مع المكان ومع مورّديك. ويبقى الزر غير مفعّل حتى يكون لديك مورّد واحد على الأقل.

الخطوة 5: قرّروا معًا على لوحة القرارات

انقر على علامة التبويب القرارات. وهي مخصّصة للاختيارات التي تتخذونها كمجموعة: أي مكان، فرقة أم دي جي، بوفيه أم عشاء يُقدَّم على الطاولات.

إنشاء قرار

1. انقر على قرار جديد في الأعلى. تُفتح لوحة قرار جديد.
2. اكتب السؤال (مثل "أي مكان ينبغي أن نحجز؟")، واكتب بعض السياق إن أردت.
3. عبّئ الخيار 1 والخيار 2 وهكذا: لكل خيار عنوان والسعر والمزايا والعيوب والرابط والمورّد. وانقر على إضافة خيار لمزيد من الخيارات (حتى 10).
4. انقر على حفظ. يظهر القرار في القائمة بحالة مفتوح.

التصويت والنقاش

1. انقر على بطاقة القرار لفتحها.
2. انقر على تصويت تحت الخيار الذي تفضّله. يمكنك التصويت لخيار واحد في كل قرار؛ وانقر على إزالة التصويت للتراجع أو للتصويت لخيار آخر. وتعرض البطاقة عدد الأصوات لكل خيار وتضع لقد صوّتَ على خيارك.
3. انزل إلى النقاش في الأسفل، واكتب في أضف تعليقًا، ثم انقر على نشر. ويمكن لكاتب التعليق وللمنظّم حذفه عبر أيقونة سلة المهملات الخاصة به.
4. انقر على إضافة خيار داخل القرار لإضافة خيارات لاحقًا، أو على أيقونة سلة المهملات بجانب خيار لإزالته.

اختيار الفائز

1. افتح القرار وانقر على اختيار تحت الخيار الفائز. يُفتح تأكيد اختيار "...".
2. تحت أضِف إلى الميزانية باعتباره، اختر فئة ميزانية لإنشاء بند ميزانية متعاقد عليه بسعر الخيار ومرتبط بمورّده. ويُحدَّد المورّد في الوقت نفسه كـمحجوز. واختر لا تُضِف بند ميزانية إذا كنت تريد تسجيل الاختيار فقط.
3. انقر على تأكيد الاختيار. ينتقل القرار إلى مجموعة تم البتّ فيها ويعرض المختار: ....

ولتغيير رأيك، افتح القرار وانقر على إعادة الفتح. ويبقى بند الميزانية الذي أنشأه؛ احذفه من علامة التبويب الميزانية إن لم تعد بحاجة إليه. ولحذف قرار بالكامل، افتحه وانقر على أيقونة سلة المهملات في رأس اللوحة.

الخطوة 6: احفظ العقود وعروض الأسعار والإلهام

انقر على علامة التبويب المستندات.

رفع مستند

1. اسحب الملفات إلى منطقة أفلِت الملفات هنا أو انقر للرفع، أو انقر عليها لاختيار الملفات، أو انقر على رفع في الأعلى.
2. الملفات المقبولة: PDF وصور وWord وExcel ونصوص، حتى 25 ميجابايت لكل ملف. ويؤكّد إشعار منبثق تم رفع المستندات.
3. لكل فعالية حصة تخزين لمستندات التخطيط تعتمد على خطتها؛ ويعرض الشريط أعلى علامة التبويب حجم المستخدَم منها.

تصنيف مستند

1. انقر على أيقونة القلم في المستند. تُفتح لوحة تعديل المستند.
2. غيّر اسم الملف إن أردت.
3. اختر النوع: عقد أو عرض سعر أو فاتورة أو إلهام أو أخرى.
4. اربطه بـالمورّد وبـبند الميزانية، حتى يجلس العقد الموقّع بجانب البند الذي يخصّه.
5. انقر على حفظ.

التنزيل أو التصفية أو الحذف

• انقر على تنزيل في مستند لفتح رابط قصير الأجل إلى الملف الأصلي. والملفات خاصة بالمنظّمين وحدهم.
• استخدم قائمة تصفية حسب النوع في الأعلى لعرض العقود أو عروض الأسعار أو الفواتير أو الإلهام أو الملفات الأخرى فقط.
• انقر على أيقونة سلة المهملات وأكّد لحذف مستند.

وتُحذف المستندات مع بقية ملفات الفعالية عند انتهاء فترة الوصول إلى المعرض.

الخطوة 7: اعمل على قائمة المهام

انقر على علامة التبويب قائمة المهام. المهام مصنّفة إلى متأخرة وهذا الأسبوع ولاحقًا وبدون تاريخ، مع شريط تقدّم في الأعلى يُكتب فيه مثلًا 3 من 12 مكتملة.

إكمال مهمة

فعّل مربع الاختيار الذي يسبق المهمة. تخرج المهام المكتملة من القائمة؛ فعّل عرض المكتملة في الأعلى لرؤيتها ضمن مجموعة مكتملة، وألغِ تحديد مهمة لإعادة فتحها.

إضافة مهمة

1. انقر على إضافة مهمة في الأعلى. تُفتح لوحة إضافة مهمة.
2. اكتب عنوان المهمة.
3. اختر تاريخ الاستحقاق (اختياري) وأضف ملاحظات.
4. في مُسندة إلى، اختر المنظّم أو أي متعاون قَبِل الدعوة، أو اترك غير مُسندة.
5. انقر على حفظ.

انقر على أيقونة القلم في مهمة لتعديلها، أو على أيقونة سلة المهملات لحذفها.

إضافة مهام القالب

1. من القائمة أعلى علامة التبويب قائمة المهام، اختر قالبًا: زفاف أو حفلة / عيد ميلاد أو فعالية شركات / مؤتمر أو فعالية أخرى.
2. انقر على إضافة مهام القالب. تُضاف فقط المهام التي لا تملكها بعد، ويخبرك إشعار منبثق بعددها.

ومهام القالب مؤرّخة بالعدّ التنازلي من يوم فعاليتك: فقالب الزفاف مثلًا يضع "حجز المكان" قبل 11 شهرًا، و"تأكيد أوقات الوصول مع جميع المورّدين" قبل 3 أيام.

ويصل كل من يخطّط بريد إلكتروني قبل يوم من موعد استحقاق المهمة.

التصدير

أعلى علامة التبويب الميزانية:

• انقر على CSV لتنزيل كل بند ميزانية بفئته ومورّده ودافعه ومبالغه: المقدَّر والمتعاقد عليه والمتوقع والمدفوع والمتبقي.
• انقر على CSV الدفعات لتنزيل كل دفعة مجدولة ومدفوعة بتاريخ استحقاقها وحالتها.
• انقر على PDF لتنزيل ملخّص ميزانية قابل للطباعة ومصنّف حسب الفئة.

وأعلى علامة التبويب المورّدون، انقر على جدول يوم الفعالية (PDF) للحصول على جدول اليوم الموصوف أعلاه.

استخدام مركز التخطيط من مساعد ذكاء اصطناعي

إذا كنت قد ربطت مساعد ذكاء اصطناعي مثل Claude أو ChatGPT بـ Fotify، فبإمكانه تنفيذ معظم ما سبق نيابة عنك:

• إعداد مركز التخطيط من قالب، وتغيير عملته وضيوفه المتوقعين وهدف ميزانيته ودافعيه؛
• قراءة نظرة عامة على الميزانية والميزانية الكاملة؛
• إضافة بنود الميزانية وتحديثها وحذفها، وإضافة الدفعات أو تحديثها (بما في ذلك تحديدها كمدفوعة)؛
• عرض المورّدين وإضافتهم وتحديثهم؛
• عرض القرارات، وإنشاء قرارات جديدة بخياراتها، واختيار الفائز (مع بند ميزانية أو بدونه)؛
• عرض مهام قائمة المهام وإضافتها وتحديثها (بما في ذلك إكمالها).

اطلب منه مثلًا: "أضف عربونًا بقيمة 2,000 دولار مستحقًا في 1 أكتوبر إلى بند المكان"، أو "ما الدفعات المستحقة هذا الشهر؟"، أو "حوّل الميزانية إلى اليورو". أما رفع المستندات والتصويت على القرارات فيتمّان في لوحة التحكم.

الأسئلة الشائعة

س: أي الخطط تتضمّن مركز التخطيط؟ ج: هو مشمول من خطة Professional فما فوق، وفي كل فعالية تُنشأ ضمن اشتراك فعاليات. ويمكن للخطط الأخرى فتح المركز وتصفّحه ببيانات تجريبية، وتربط بطاقة الترقية بالخطة التي تفتحه.

س: هل يمكن لشريكي تعديل الميزانية أيضًا؟ ج: نعم. ادعُه بصفته متعاونًا في الفعالية. فالمتعاونون الذين قبلوا الدعوة يملكون في مركز التخطيط الوصول نفسه الذي تملكه، ويتلقّون رسائل التذكير.

س: هل يمكنني تغيير العملة بعد إعداد المركز؟ ج: نعم. في علامة التبويب الميزانية انقر على الإعدادات، واستبدل الرمز المكوّن من ثلاثة أحرف في العملة، ثم انقر على حفظ. ويعمل أي رمز عملة وفق معيار ISO (EUR، GBP، ARS، MXN، ILS...). وتحتفظ المبالغ الحالية بأرقامها ولا يتغيّر سوى اسم العملة، لذا غيّرها قبل إدخال عروض أسعارك إن أمكن.

س: لماذا تغيّر إجماليّ المتوقع من تلقاء نفسه؟ ج: لأن البنود المحسوبة لكل ضيف تُضرب في عدد ضيوفك المؤكَّد. فعندما يقبل مزيد من الضيوف الدعوة، ترتفع الضيافة وغيرها من التكاليف لكل ضيف تبعًا لذلك. وتوضّح بطاقة عدد الضيوف في النظرة العامة ما إذا كان الرقم آتيًا من ردود الحضور أم من ضيوفك المتوقعين.

س: متى تُرسَل رسائل التذكير؟ ج: قبل أسبوع وقبل يوم من تاريخ استحقاق أي دفعة غير مدفوعة، وقبل يوم من تاريخ استحقاق أي مهمة. وتصل التذكيرات إلى المنظّم وإلى كل متعاون قَبِل الدعوة، كل بلغته.

س: هل يرى الضيوف أيًّا من هذا؟ ج: لا. مركز التخطيط مرئي لمنظّمي الفعالية وحدهم.

س: ماذا يحدث للمستندات عند انتهاء الفعالية؟ ج: تُحذف مع صور الفعالية عند انتهاء فترة الوصول إلى المعرض في خطتك. فنزّل قبل ذلك كل ما تريد الاحتفاظ به.

س: هل يمكنني تصدير الميزانية إلى جدول بيانات؟ ج: نعم. في علامة التبويب الميزانية انقر على CSV لكل البنود أو على CSV الدفعات لكل الدفعات، وعلى PDF للحصول على ملخّص قابل للطباعة.

س: لماذا زر جدول يوم الفعالية (PDF) غير مفعّل؟ ج: لأنه يحتاج إلى مورّد واحد على الأقل. أضف أول مورّد لديك في علامة التبويب المورّدون ليصبح الزر متاحًا.