Sub-Events & Special Treatments: Multi-Track RSVPs for Real-World Events

Většina akcí v reálném světě není jediný okamžik. Svatba je obřad a hostina, často s uvítací večeří večer předem a brunchem ráno poté. Konference je hlavní program, VIP networkingová večeře a workshopový track, do kterého mají přístup jen někteří účastníci. Významné narozeniny jsou rodinné setkání a poté otevřená afterparty o půlnoci.

Po léta se pořadatelé snažili jedním RSVP pokrýt všechno — neohrabaná přepínací tlačítka „přijdete také na brunch?“, samostatné Google Formuláře na afterparty, screenshoty hotelových skupinových kódů posílané přes WhatsApp. Nic z toho se nedá škálovat a data končí na pěti různých místech.

Dnes vydáváme dva nové stavební bloky v pozvánkovém systému Fotify: sub-události a speciální výhody. Společně vám umožní modelovat akce tak, jak skutečně probíhají — více částí, odlišná přístupová pravidla pro každého hosta, skutečné benefity pro ty, kdo cestují.

Pokud už používáte Fotify pro sdílení svatebních fotek nebo digitální pozvánky s RSVP, novinka žije přímo v té samé pozvánce. Žádný nový nástroj, žádný oddělený seznam hostů.

Beta: Tato funkce se postupně zavádí v betě u placených a předplacených akcí. Rychle iterujeme na základě zpětné vazby pořadatelů — dejte nám vědět, co byste chtěli dál.

What sub-events solve

Sub‑událost je dílčí zážitek uvnitř vaší hlavní akce. Každá má vlastní:

• Název, popis, foto, dress code, akcentní barvu
• Datum, čas, místo s odkazem na mapu
• Uzávěrku RSVP, pravidla pro plus‑jedničky, kapacitu, čekací listinu
• Pravidla přístupu: pro všechny, omezené podle štítků hostů, nebo plně explicitní
• Volitelný přístupový kód pro „tajné“ sub‑události
• Volitelnou závislost na jiné sub‑události (např. „nejprve je nutné přijmout obřad“)

Zásadní novinka není sledování kapacity ani dress code — to existuje i jinde. Průlomem jsou přístupová pravidla navázaná na váš seznam hostů. Můžete spustit uvítací večeři jen pro rodinu ze zahraničí. Recepce otevřená všem. Nedělní brunch omezený na svatební party a nejbližší rodinu. Každý host vidí jen ty sub‑události, které se ho týkají — žádné „je to i pro mě?“ dilema, žádné trapné dohánění s prosbou, aby někdo nepřicházel.

What special treatments solve

Speciální výhoda je benefit, který jste zařídili pro některé nebo všechny hosty. Náš engine výhod podporuje deset různých typů — od jednoduchých rozlišovacích odznaků až po alokace podle principu „kdo dřív, ten dřív“ s jedinečnými kódy k uplatnění:

• Skupinová sleva na hotel — Marriott Downtown, sleva 20 %, skupinový kód WEDDING2026
• Jedinečný kód pro každého hosta — $40 kredit Uber; každý host obdrží svůj jednorázový kód
• Zahrnutá služba — „Uvítací večeře je zajištěna, samostatné RSVP není potřeba“
• Informace k dopravě — svoz shuttle z hotelu v sobotu v 17:00
• VIP průchod / vstupenka — přístup do zákulisí pro svatební party
• Dárek — fyzická uvítací taška na jejich hotelovém pokoji
• Výhody v omezeném množství — prvních 20 hostů získá vstup do spa, FCFS

Výhody se zobrazují soukromě v pozvánce každého hosta, seskupené do kategorií jako „Kde se ubytovat“, „Jak se dostat“, „Zážitky“ a „Dárky“. Host vždy vidí jen výhody, které má přiřazené. Pokud výhoda používá jedinečné kódy, každý host, který ji uplatní, si atomicky vytáhne jeden kód z vašeho poolu — žádné duplicitní přiřazení, žádné ruční rozesílání kódů.

Obě funkce spravujete na nové kartě Sub-události & VIP v RSVP nástěnce (hledejte odznak Beta). Každá má vlastní postranní panel editoru s plnou sadou voleb.

Five real use cases

1. The full wedding weekend

To je hlavní scénář. Typická sobotní svatba se promění ve víkendový zážitek od pátku do neděle:

• Uvítací večeře (pátek) — přístup omezen štítkem out-of-town-family, kapacita 30, vyžaduje RSVP. Vidí ji jen hosté s tímto štítkem.
• Obřad (sobota odpoledne) — veřejné, žádné plus‑jedničky nad rámec velikosti party, bez samostatné kapacity (kryje ji místo konání).
• Recepce (sobota večer) — veřejná, navazuje na obřad. Proces přijetí hostovi nedovolí RSVP na recepci, dokud nejprve nepřijme obřad.
• Nedělní brunch — omezen štítky wedding-party + immediate-family, kapacita 20.

Spárujte s výhodami:

• Skupinová sazba v Marriottu (sdílený kód) → štítek out-of-town-family
• $40 kredit Uber na hosta (jedinečný kód na hosta) → štítek out-of-town-family
• Uvítací taška na hotelu → štítek wedding-party
• Přístup do VIP salonku (soukromé, ručně přiřazené) → 4 konkrétní hosté

Porovnejte s původním postupem: svatební web, papírový itinerář, e‑mail s hotelovým blokem, promo kód Uber ve zprávě na Slacku a Google Sheet se sledováním, kdo jde na brunch. Nový postup je jedna pozvánka, jeden seznam hostů, jeden export CSV na každou sub‑událost.

Plánujete i foto část? Náš průvodce sběrem svatebních fotek od hostů ukazuje, jak paralelně funguje zachytávání fotek přes QR.

2. Hotel block + transportation for destination weddings

Destinační svatby mají specifickou bolest: dostat hosty na místo je polovina práce. Sub‑události pokryjí harmonogram, ale kouzlo se děje ve výhodách.

Nastavte výhodu „Ubytování“ s názvem hotelu, skupinovým kódem, odkazem na rezervaci, obdobím platnosti a cenou (např. „$249 USD“). Přiřaďte ji ke štítku out-of-town. V pozvánce hosta se zobrazí jako karta v sekci „Kde se ubytovat“ s tlačítkem Kopírovat pro kód a odkazem Rezervovat.

Přidejte výhodu „Doprava“ pro shuttle — jedinečný čas vyzvednutí pro každého hosta by byl zbytečný, ale sdílené „Shuttle z Hyattu v 17:00“ s kontaktním číslem funguje skvěle. Nebo použijte jedinečné kódy, pokud vám dopravní partner dal balík promo kódů Uber/Lyft.

Celé to působí jako předání od concierge přímo v pozvánce. Hosté přesně vidí, co je pro ně k dispozici, mohou si to získat/kopírovat/uplatnit přímo inline a vy v nástěnce vidíte statistiky uplatnění, takže víte, co se skutečně používá. Přirozeně to navazuje na širší sdílení fotek z akcí — hosté, o které je dobře postaráno, sdílí víc.

3. Conference VIP track

U firemních akcí a konferencí jsou přístupová pravidla zabijácká funkce.

• Hlavní konference — veřejná, může se zúčastnit každý s RSVP.
• VIP networkingová večeře (čtvrtek) — pouze explicitní přístup (kapacita 50). Přístup ručně udělíte konkrétním hostům na kartě Hosté. Pro ostatní je skrytá.
• Snídaně speakerů (pátek) — omezeno štítkem speakers.
• After‑hours rooftop — omezeno štítkem executive-passes s přístupovým kódem „ROOFTOP“. I hosté s tímto štítkem kartu uvidí až poté, co zadají kód do pole „Máte kód?“ ve spodní části své pozvánky.

Výhody navíc:

• „Prémiový hotelový blok“ (sdílený kód) → štítek out-of-town
• „Backstage pass“ (omezené množství 25) → bez štítku, kdo dřív, ten dřív. Jakmile si to uplatní 25 hostů, ostatní uvidí stav „Vyčerpáno“.

Nástěnka ukazuje živé počty: kolik míst na VIP večeři je zabraných, kolik backstage pasů zbývá, kdo si co nárokoval. Export CSV pro každou sub‑událost kvůli počtům na catering, a pro každou výhodu kvůli sledování uplatnění.

Pro propojování správných lidí přímo na konferenci je přirozeným protipólem naše funkce networkingu a matchování na akcích — sub‑události řeší, kdo je pozvaný, matchmaking řeší, kdo se propojí na místě.

4. The surprise event with an access code

Možná nejlepší kamarádky nevěsty chystají tajný rozlučkový večer den před svatebním víkendem. Nebo firma plánuje překvapivý přípitek zakladatelů o půlnoci po galavečeru. Chcete pozvat malou skupinu, aniž by se překvapení prozradilo zbytku hostů.

Nastavte sub‑událost jako omezenou štítkem A zároveň s přístupovým kódem. Příslušní hosté uvidí ve své pozvánce kartu s textem „Máte kód?“ — zadají kód, překvapení se odemkne a mohou dát RSVP. Ostatní netuší, že existuje. Nástěnka sleduje, kdo přijde, abyste mohli plánovat catering, dopravu a další. Jakmile je překvapení odhaleno, můžete kód podle potřeby zrušit a karta zůstane odemčená.

5. Limited-quantity perks (first 20 get a spa pass)

U svateb či retreatů s wellness složkou často chcete nabídnout výhodu, která je skutečně omezená — třeba má hotelové spa jen 20 slotů a ty se rozdělují podle principu kdo dřív, ten dřív.

Vytvořte výhodu s quantityTotal: 20. Hosté ve své pozvánce uvidí „Spa pass — prvních 20 získá“ s tlačítkem Získat. Prvních 20, kteří klepnou na Získat, si svůj slot atomicky zamkne. Poté se tlačítko přepne na „Vyčerpáno“. Můžete to spárovat s jedinečným kódem na hosta (každý z 20 dostane odlišný rezervační kód) nebo se sdílenými instrukcemi k rezervaci.

Souboje o zdroje řešíme na serveru transakčním zámkem na řádku dané výhody, takže i když stovka hostů klikne na Získat současně, dostanete přesně 20 výherců — bez overbookingu, bez ručního slaďování.

How it stays clean for guests

Tři návrhová rozhodnutí udržují zážitek čistý:

1. Sub‑události a výhody jsou skryté, dokud host nepřijme hlavní RSVP. První dojem tvoří hlavní akce. Jakmile host klepne na Přijmout, nová sekce se odhalí s jemným upozorněním: „Odemkli jsme vám 2 další sub‑události a 1 speciální výhodu — sjeďte níže a prozkoumejte.“ Hosté bez přiřazených extra položek upozornění neuvidí.

2. Limit velikosti party respektuje to, co skutečně potvrdili. Pokud hlavní RSVP pozvalo 3 osoby, ale host potvrdil jen 2, sub‑události se omezí také na 2. Na afterparty nemůžete přivést „fantomového plus‑jednoho“, kterého jste na svatbu nepřivedli. Stejná logika platí i pro výhody — přístup do VIP lounge pro 2 ze 4 členů rodiny funguje podle očekávání.

3. Zachytáváme jména a lze je exportovat. Když host přijme sub‑událost, vyzveme ho k zadání jmen všech účastníků. Pokud jste na hlavním RSVP zapnuli sběr jmen hostů, jména jsou předvyplněna a upravitelná. U výhod je volba „Platí pro: ☑ Alice ☑ Bob ☐ Carol“, aby host určil, na které členy party se benefit vztahuje. Vše se exportuje jako středníkem oddělené CSV připravené pro Excel — včetně jedinečných kódů, stavu uplatnění a jmen účastníků pro každou sub‑událost či výhodu.

The dashboard experience

V nástěnce sedí nová karta mezi Tabulkami a SMS. Rozhraní tvoří dva nad sebou umístěné panely:

• Sub‑události — mřížka karet s náhledem fotky, štítkem stavu a živým ukazatelem zaplnění kapacity. Klikněte na libovolnou kartu a otevře se postranní panel editoru.
• Speciální výhody — seskupené podle kategorií se stejným panelem. Editor mění pole podle zvoleného typu — Ubytování nabízí „Provider“, „Group code“, „Booking URL“; Příspěvek nabízí „Monetary value“, „Currency“, „Redemption URL“; atd.

U výhod s jedinečnými kódy má panel integrovaného správce poolu kódů — vložte CSV, přetáhněte soubor, nebo klikněte na „Generate 25 codes“ a Fotify je vytvoří za vás. Jakmile host výhodu uplatní, jeden kód se atomicky vytáhne z poolu.

Živé počty odpovědí se zobrazují přímo v každém editoru, takže na první pohled vidíte, kolik lidí sub‑událost přijalo, odmítlo nebo je na čekací listině — a kolik uplatnění mají výhody. Každý panel má vedle čítačů tlačítko „Export CSV“.

Premium feature, ready for production

Sub‑události a speciální výhody patří do prémiové sady funkcí Fotify. Jsou dostupné pro:

• Placené akce (jakákoliv akce pořízená za kredity)
• Předplacené akce v rámci aktivního předplatného pořadatele nebo týmu

Pokud vaše akce zatím nemá nárok, karta zobrazí upgradovací dlaždici s možností povolit funkci jedním klepnutím. Aktuální úrovně najdete na stránce s cenami — stejný plán, který odemyká prémiové šablony pozvánek (Atelier, Cinematic, Marigold, Vesper, Linen), pokrývá i sub‑události.

Pět prémiových šablon už obsahuje na míru laděné styly pro nové sekce — výhody s fóliovým orámováním v Atelieru, odtržky vstupenek v Cinematic, zaoblené „pills“ v Marigold a Vesper, jemné rámečky v Linen — takže zážitek zůstává soudržný, ať už používáte výchozí sadu, nebo placený design.

Getting started

Pokud už běží vaše akce ve Fotify s RSVP:

1. Otevřete svou akci na dashboard.fotify.app
2. Klikněte na RSVP v postranním panelu
3. Otevřete kartu Sub-události & VIP (tu s odznakem Beta)
4. Přidejte svou první sub‑událost — dejte jí název, datum, místo a pravidlo přístupu
5. Volitelně přidejte výhody, které jste pro hosty zajistili

Náš podrobný návod vás provede každým polem. Pokud ještě akci nemáte, vytvořte ji za pár minut — bezplatná úroveň pokrývá základy a prémiová odemkne vícestopý tok popsaný výše.

Plánujete svatbu a chcete kompletní obrázek? Začněte článkem 10 nejlepších aplikací na sdílení svatebních fotek pro rok 2026 a uvidíte, jak spolu fotky a RSVP fungují. Pro večírky, konference a firemní akce mrkněte na sdílení fotek z akcí pro širší mapu funkcí.

What's next

Vydáváme v betě, abychom mohli rychle iterovat. Na nejbližší roadmapě:

• Připomínky pro jednotlivé sub‑události napojené na stávající plánování e‑mailů/SMS
• QR check‑in pro jednotlivé sub‑události — personál u vstupu skenuje stejný QR pro docházku specifickou k sub‑události
• Hromadné přiřazování výhod v UI z karty Hosté (API to už podporuje)
• Integrace marketplace — předpřipravené šablony výhod s hotelovými/dopravními partnery

Chystáte akci, která potřebuje sub‑události nebo výhody? Rádi si poslechneme, jak byste je využili. Ozvěte se přes chatový widget v nástěnce, nebo prostě začněte stavět — každou zpětnou vazbu z bety čteme.