Jak během RSVP sbírat jména hostů

Funkce Sbírat jména hostů vám umožní zaznamenat jméno každé jednotlivé osoby, kterou si pozvaný přivádí — nejen jejich počet. Je ideální, když potřebujete kompletní seznam účastníků (jmenovky na stůl, počty pro catering, visačky, odbavení podle seznamu hostů), ale nepotřebujete kompletní zasedací pořádek.

Pokud se později rozhodnete, že lidi chcete usazovat, stačí otevřít stránku Seating — každé jméno, které jste už nasbírali, se stane nezařazeným hostem připraveným k přetažení ke stolu. Žádné opětovné sbírání, žádná ztráta dat.

Zapnutí sběru jmen hostů

Collect Guest Names je pro nové pozvánky ve výchozím stavu ON. Chcete-li to zkontrolovat nebo změnit:

1. Přejděte na přehled svého eventu na dashboard.fotify.app
2. Vyberte svůj event a v postranním panelu klikněte na "Invitation"
3. Otevřete kartu "Details"
4. V sekci Nastavení eventu najděte "Collect Guest Names"
5. Přepněte jej na ON nebo OFF

Dokud je zapnuté, každý host, který odešle RSVP (přes odkaz v pozvánce nebo veřejný registrační formulář), je vyzván, aby zadal jméno a příjmení každé osoby ve své skupině.

Co hosté uvidí

Po zapnutí se RSVP formulář upraví podle toho, kolik lidí host přivádí:

• Přijímá sám/a — vyplní své jméno jako obvykle
• Bere si doprovod — zobrazí se nová sekce s řádkem pro jméno každého dalšího účastníka
• Odmítá — nezobrazí se žádná pole pro jména

Jméno a příjmení jsou povinné pro každou položku, takže vždy získáte kompletní seznam účastníků.

Pokud jste jména pro skupinu už dříve zadali (na stránce Guests nebo na stránce Seating), formulář je zobrazí předvyplněná. Jména, která host ponechá, patří lidem, kteří přijdou; kohokoli odstraní — nebo vynechá snížením velikosti skupiny — zůstává ve vašem seznamu hostů označen jako nepřijde, takže přiřazené místo se nikdy tiše nepřerozdělí a nic z toho, co jste zadali, se neztratí. Opětovné zvýšení velikosti skupiny tyto lidi vrátí zpět pod jejich jmény.

Kde se nasbíraná jména zobrazí

Všechna zachycená jména jsou dostupná napříč dashboardem:

• Stránka Guests — rozbalitelné podřádky — každá skupina o 2 a více lidech má vedle hlavního jména šipku. Kliknutím řádek rozbalíte a uvidíte jednotlivé doprovody vypsané pod hlavním hostem, u každé osoby se štítkem "+1", a se štítkem "Nepřijde" u každého, koho host ve svém potvrzení vynechal. Malá ikonka tužky u každého podřádku vás přenese rovnou do úprav daného jména
• Stránka Guests — vyhledávání — vyhledávací pole prohledává i jména doprovodu, takže zadáním „Jane“ najdete pozvánku, ke které patří, i když je hlavní host „Sarah Smith“. Odpovídající řádky se automaticky rozbalí a nalezené jméno se zvýrazní
• Export seznamu hostů do Excelu/CSV — když je sběr jmen zapnutý, oba tabulkové exporty získají sloupec Plus Ones, ve kterém jsou všichni ne-hlavní hosté odděleni znakem svislé čáry (např. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Bez problémů se to importuje a zpracovává v tabulkách
• Export seznamu hostů do PDF — každý doprovod se zobrazí jako odsazený podřádek pod hlavní pozvánkou
• Stránka Ověření účasti — když se skupina skenuje u vstupu, ostraha označuje příchod každé osoby zvlášť, včetně časových razítek na úrovni jednotlivců
• Stránka Seating — každá pojmenovaná osoba se zobrazí jako nezařazený „čip“, připravený k usazení

Jména můžete také předvyplnit sami na stránce Guests, pokud už víte, kdo přijde s jednotlivými pozvanými.

Vztah k sezení

Sběr jmen hostů a stránka Seating pracují se stejnými základními daty — jen je používají dvěma různými způsoby.

Nastavení	Jména ON (výchozí)	Jména OFF
Hosté zadávají jména během RSVP	Ano	Ne — pouze velikost jejich skupiny
Zasedací pořádek / přetažení	Každá osoba se zobrazí jménem	Doprovod se zobrazí jako číslovaný zástupný text (např. „Maria G. x2“)
Přejmenování osob na stránce Seating	Kdykoli	Kdykoli — jména můžete doplnit sami

Klíčové chování:

• Collect Guest Names je nezávislé na sezení — je to svobodná volba, ve výchozím stavu zapnutá, a pokud plánujete používat stoly, prostě ji doporučujeme ponechat zapnutou (dashboard zobrazí malé upozornění, když je vypnutá).
• Můžete začít jednoduše jen se sběrem jmen hostů a se sezením začít později — všechna existující jména zůstanou zachována a zobrazí se jako nezařazený „čip“.
• To, zda hosté vidí svůj stůl v pozvánce, je samostatný přepínač — Table Assignments na kartě Details v sekci Invitation.

Kdy použít kterou možnost

Použijte pouze Collect Guest Names, pokud chcete:

• Kompletní seznam účastníků pro catering, visačky nebo odbavení
• Personalizované jmenovky na stůl bez formálního zasedacího pořádkku
• Plánovat usazení neformálně (např. na papíře) pomocí exportovaného seznamu hostů

Použijte stránku Seating (ideálně společně se jmény hostů), pokud chcete:

• Vizuální zasedací pořádek s přetažením
• Kapacity jednotlivých stolů a barevně odlišený stav RSVP
• Aby hosté viděli svůj přiřazený stůl přímo v pozvánce

Často kladené otázky

Q: Zapnul(a) jsem Collect Guest Names až poté, co už někteří hosté odeslali RSVP. Získám jména jejich doprovodu? A: Stávající RSVP si ponechají jména, která byla odeslána (jméno hlavního hosta tam je vždy). Nová RSVP a úpravy RSVP od stávajících hostů už budou od této chvíle zahrnovat i jména doprovodu. Chybějící jména můžete také doplnit ručně na stránce Guests.

Q: Můžu Collect Guest Names po zapnutí vypnout? A: Ano, kdykoli — i když právě používáte sezení. Už nasbíraná jména zůstanou zachována; nová RSVP se na ně jen přestanou ptát. Když jsou jména vypnutá, doprovod se na zasedacím pořádku zobrazí jako číslovaný zástupný text, který si můžete sami přejmenovat.

Q: Smaže skrytí přiřazení ke stolům hostům už nasbíraná jména? A: Ne. Vaše jména hostů i zasedací pořádky zůstávají vždy zachovány. Přepínač Table Assignments ovlivňuje pouze to, co hosté vidí v pozvánce — jména zůstanou připojená k RSVP.

Q: Zobrazují se jména hostů ostatním hostům? A: Ne. Jednotlivá jména jsou viditelná pouze ve vašem organizátorském dashboardu a v pozvánce daného hosta (kde si může svou skupinu upravit).

Q: Nahrazuje Collect Guest Names počítadlo doprovodu? A: Ne, fungují společně. Hosté si stále vyberou, kolik lidí přivedou, a poté jsou požádáni, aby každého pojmenovali.

Q: Funguje to i s veřejným registračním formulářem? A: Ano. Kdykoli je zapnuté Collect Guest Names, veřejný registrační formulář vyžaduje jméno každého doprovodu.