Jak během RSVP sbírat jména hostů
Funkce Sbírat jména hostů vám umožní zaznamenat jméno každé jednotlivé osoby, kterou si pozvaný přivádí — nejen jejich počet. Je ideální, když potřebujete kompletní seznam účastníků (jmenovky na stůl, počty pro catering, visačky, odbavení podle seznamu hostů), ale nepotřebujete kompletní zasedací pořádek.
Pokud se později rozhodnete, že lidi chcete usazovat, stačí zapnout Správu stolů — každé jméno, které jste už nasbírali, se stane nezařazeným hostem připraveným k přetažení ke stolu. Žádné opětovné sbírání, žádná ztráta dat.
Zapnutí sběru jmen hostů
- Přejděte na přehled svého eventu na dashboard.fotify.app
- Vyberte svůj event a v postranním panelu klikněte na "RSVP"
- Otevřete kartu "Details"
- V sekci Nastavení eventu najděte "Collect Guest Names"
- Přepněte jej na ON
To je vše. Při příštím RSVP (přes odkaz v pozvánce nebo veřejný registrační formulář) budou hosté vyzváni, aby zadali jméno a příjmení každé osoby ve své skupině.
Co hosté uvidí
Po zapnutí se RSVP formulář upraví podle toho, kolik lidí host přivádí:
- Přijímá sám/a — vyplní své jméno jako obvykle
- Bere si doprovod — zobrazí se nová sekce s řádkem pro jméno každého dalšího účastníka
- Odmítá — nezobrazí se žádná pole pro jména
Jméno a příjmení jsou povinné pro každou položku, takže vždy získáte kompletní seznam účastníků.
Kde se nasbíraná jména zobrazí
Všechna zachycená jména jsou dostupná napříč dashboardem:
- Karta Hosts — rozbalitelné podřádky — každá skupina o 2 a více lidech má vedle hlavního jména šipku. Kliknutím řádek rozbalíte a uvidíte jednotlivé doprovody vypsané pod hlavním hostem, u každé osoby se štítkem "+1". Malá ikonka tužky u každého podřádku vás přenese rovnou do úprav daného jména
- Karta Hosts — vyhledávání — vyhledávací pole prohledává i jména doprovodu, takže zadáním „Jane“ najdete pozvánku, ke které patří, i když je hlavní host „Sarah Smith“. Odpovídající řádky se automaticky rozbalí a nalezené jméno se zvýrazní
- Export seznamu hostů do CSV — když je sběr jmen zapnutý, CSV získá sloupec Plus Ones, ve kterém jsou všichni ne-hlavní hosté odděleni znakem svislé čáry (např.
John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Bez problémů se to importuje a zpracovává v tabulkách - Export seznamu hostů do PDF — každý doprovod se zobrazí jako odsazený podřádek pod hlavní pozvánkou
- Stránka Ověření účasti — když se skupina skenuje u vstupu, ostraha označuje příchod každé osoby zvlášť, včetně časových razítek na úrovni jednotlivců
- Karta Tables (pokud později zapnete Správu stolů) — každá pojmenovaná osoba se zobrazí jako nezařazený „čip“, připravený k usazení
Jména můžete také předvyplnit sami v kartě Hosts, pokud už víte, kdo přijde s jednotlivými pozvanými.
Vztah ke Správě stolů
Sběr jmen hostů a Správa stolů pracují se stejnými základními daty — jen je používají dvěma různými způsoby.
| Nastavení | Tables Off | Tables On |
|---|---|---|
| Přepínač Sbírat jména hostů | Volitelné | Povinné — automaticky ON a uzamčeno |
| Hosté zadávají jména během RSVP | Ano, pokud je přepínač zapnutý | Vždy ano |
| Dashboard zobrazuje kartu Tables | Ne | Ano |
| Zasedací pořádek / přetažení | Ne | Ano |
Klíčové chování:
- Zapnutí Table Management automaticky zapne i Collect Guest Names a uzamkne jej (stoly vyžadují jména jednotlivých osob, aby fungovaly).
- Vypnutí Table Management ponechá přepínač sběru jmen v tom stavu, který jste nastavili. Můžete dál sbírat jména bez stolů, nebo vypnout obojí.
- Můžete začít jednoduše jen se sběrem jmen hostů a stoly zapnout později — všechna existující jména zůstanou zachována.
Kdy použít kterou možnost
Použijte pouze Collect Guest Names, pokud chcete:
- Kompletní seznam účastníků pro catering, visačky nebo odbavení
- Personalizované jmenovky na stůl bez formálního zasedacího pořádkku
- Plánovat usazení neformálně (např. na papíře) pomocí exportovaného seznamu hostů
Použijte Table Management (která zahrnuje i jména hostů), pokud chcete:
- Vizuální zasedací pořádek s přetažením
- Kapacity jednotlivých stolů a barevně odlišený stav RSVP
- Aby hosté viděli svůj přiřazený stůl přímo v pozvánce
Často kladené otázky
Q: Zapnul(a) jsem Collect Guest Names až poté, co už někteří hosté odeslali RSVP. Získám jména jejich doprovodu? A: Stávající RSVP si ponechají jména, která byla odeslána (jméno hlavního hosta tam je vždy). Nová RSVP a úpravy RSVP od stávajících hostů už budou od této chvíle zahrnovat i jména doprovodu. Chybějící jména můžete také doplnit ručně v kartě Hosts.
Q: Můžu Collect Guest Names po zapnutí vypnout? A: Ano — pokud je Správa stolů vypnutá. Když je Správa stolů zapnutá, sběr jmen je povinný a přepínač je nedostupný. Pokud chcete sběr jmen zastavit, nejprve vypněte stoly.
Q: Smaže vypnutí Správy stolů už nasbíraná jména? A: Ne. Jména hostů zůstávají zachována bez ohledu na přepínač Tables. Vypnutí stolů jen skryje rozhraní pro usazení — jména zůstanou připojená k RSVP.
Q: Zobrazují se jména hostů ostatním hostům? A: Ne. Jednotlivá jména jsou viditelná pouze ve vašem organizátorském dashboardu a v pozvánce daného hosta (kde si může svou skupinu upravit).
Q: Nahrazuje Collect Guest Names počítadlo doprovodu? A: Ne, fungují společně. Hosté si stále vyberou, kolik lidí přivedou, a poté jsou požádáni, aby každého pojmenovali.
Q: Funguje to i s veřejným registračním formulářem? A: Ano. Kdykoli je zapnuté Collect Guest Names (nebo Správa stolů), veřejný registrační formulář vyžaduje jméno každého doprovodu.
Byl tento článek užitečný?