Evenementmedewerkers: beheer van evenementen delen

Met evenementmedewerkers kun je anderen uitnodigen om te helpen bij een specifiek evenement. Jij kiest hoeveel toegang ze krijgen: het hele evenement als co-organisator, of alleen de foto's, alleen de gasten of allebei, met toegang om te bewerken of alleen om te bekijken. Deze functie is inbegrepen bij het Professional Event-plan en bij elk evenement dat onder een abonnement is aangemaakt.

Perfect voor evenementprofessionals

Als je fotograaf, weddingplanner of organisator bent en evenementen beheert namens klanten, kun je je klanten met medewerkers directe toegang geven tot hun evenement. Voeg hen toe als medewerker zodat ze:

hun foto's in realtime kunnen bekijken en downloaden
foto's kunnen goedkeuren voor de live carrousel
hun gastenlijst en tafelindeling kunnen verzorgen
toegang hebben tot hun evenement zonder eigen plan of abonnement

Zo houd je de controle over het plan of abonnement, terwijl je je klanten precies de toegang geeft die ze nodig hebben: een familielid kan de foto's bekijken zonder de gastenlijst aan te raken, en een planner kan de gastenlijst beheren zonder jouw instellingen te wijzigen.

Toegang voor medewerkers

Wanneer je een medewerker uitnodigt, kies je uit drie toegangsniveaus:

Co-organisator: leidt het hele evenement samen met jou. Bewerkt de evenementdetails en instellingen, de uitnodiging, foto's, gasten, tafelindeling en berichten. Co-organisatoren kunnen ook andere medewerkers uitnodigen.
Kan bewerken: werkt alleen in de onderdelen die je kiest.
Alleen bekijken: ziet de onderdelen die je kiest en kan ze downloaden, maar kan niets wijzigen.

Bij Kan bewerken en Alleen bekijken kies je minstens één onderdeel:

Foto's en video's: de galerij, albums, moderatie, de live carrousel en downloads
Gasten: de gastenlijst en RSVP's, de tafelindeling, het inchecken en e-mails en sms'jes naar gasten

Actie	Co-organisator	Kan bewerken	Alleen bekijken
De onderdelen waartoe ze toegang hebben bekijken en downloaden	Alles	Hun onderdelen	Hun onderdelen
Foto's goedkeuren, verwijderen en ordenen	Ja	Met onderdeel Foto's en video's	Nee
Gasten, tafelindeling en inchecken bewerken	Ja	Met onderdeel Gasten	Nee
E-mails en sms'jes naar gasten sturen	Ja	Met onderdeel Gasten	Nee
De uitnodiging zien zoals gasten die zien	Ja	Met onderdeel Gasten	Met onderdeel Gasten
Evenementinstellingen en de uitnodiging wijzigen	Ja	Nee	Nee
Andere medewerkers uitnodigen	Ja	Nee	Nee

Wil je iemand de foto's laten bekijken zonder de gastenlijst te zien? Nodig die persoon dan uit met Alleen bekijken en vink alleen Foto's en video's aan: de persoon kan de galerij downloaden en de gastenpagina's worden niet getoond.

Geen enkele medewerker kan het evenement verwijderen of de eigenaar van het evenement verwijderen.

Een medewerker toevoegen

Zo voeg je een medewerker toe aan je evenement:

Ga naar je evenement in het Fotify Dashboard
Klik op Medewerkers
Voer het e-mailadres van de persoon in
Kies onder Toegang voor Co-organisator, Kan bewerken of Alleen bekijken, en vink bij de laatste twee Foto's en video's, Gasten of allebei aan
Klik op Uitnodiging versturen

De persoon ontvangt een uitnodiging per e-mail. Die kan de uitnodiging ook accepteren zonder Fotify-account: de aanmeldlink in de e-mail opent het aanmeldformulier van Fotify, met het uitgenodigde adres al ingevuld. De uitnodiging hoort bij dat adres, dus de persoon moet zich met dat adres aanmelden (via een magische link, of met Google of Microsoft als dat hetzelfde e-mailadres is). Zodra de persoon is ingelogd, geldt de toegang die jij hebt gekozen.

Medewerkers beheren

Uitnodigingsstatus

In het paneel Medewerkers zie je de status en de toegang van elke medewerker:

Geaccepteerd: De medewerker heeft de uitnodiging geaccepteerd en heeft de toegang die onder de naam staat
In afwachting: De uitnodiging is verzonden, maar nog niet geaccepteerd

De toegang van een medewerker wijzigen

Ga naar het paneel Medewerkers van je evenement
Klik op het potloodpictogram naast de medewerker
Kies de nieuwe toegang en klik op Opslaan

De wijziging gaat direct in, ook voor uitnodigingen die nog niet zijn geaccepteerd.

Een medewerker verwijderen

Zo verwijder je een medewerker:

Ga naar het paneel Medewerkers van je evenement
Zoek de medewerker die je wilt verwijderen
Klik op het prullenbakpictogram naast de naam

De medewerker verliest direct de toegang tot het evenement.

De eigenaar van het evenement, co-organisatoren en de Eigenaren en Beheerders van het team kunnen medewerkers toevoegen, wijzigen en verwijderen. Iedereen kan een evenement verlaten waaraan hij of zij meewerkt.

Medewerkers vs. teamleden

Medewerkers en teamleden dienen verschillende doelen:

Functie	Medewerkers	Teamleden
Bereik	Eén evenement	Alle teamevenementen
Vereist	Een Professional Event of een abonnementsevenement	Een teamabonnement
Kunnen nieuwe evenementen aanmaken	Nee	Ja
Duur van de toegang	Tot ze worden verwijderd of het evenement eindigt	Tot ze het team verlaten
Het meest geschikt voor	Weddingplanners, fotografen, eenmalige helpers	Bureaus, locaties, doorlopende samenwerkingen

Gebruik medewerkers wanneer je iemand nodig hebt die bij een specifiek evenement helpt, zonder die persoon toegang te geven tot je andere evenementen of je team.

Gebruik teamleden wanneer je samenwerkt met mensen die doorlopend toegang nodig hebben om meerdere evenementen aan te maken en te beheren.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik medewerkers toevoegen aan elk evenement? A: Medewerkers kunnen worden toegevoegd aan evenementen met het Professional Event-plan en aan elk evenement dat onder een abonnement is aangemaakt. Bij evenementen met de plannen Free, Photo Gallery en Premium toont de tegel Medewerkers in plaats daarvan een upgrademelding.

V: Is er een limiet aan het aantal medewerkers dat ik kan toevoegen? A: Nee, je kunt zoveel medewerkers aan een evenement toevoegen als je nodig hebt.

V: Hebben medewerkers een Fotify-account nodig? A: Om de uitnodiging te accepteren moeten ze een gratis Fotify-account aanmaken met het e-mailadres waarmee je ze hebt uitgenodigd, maar ze hebben geen eigen plan of abonnement nodig.

V: Wat gebeurt er met medewerkers wanneer het evenement eindigt? A: Medewerkers houden toegang om het evenement en de foto's te bekijken, volgens de duur van de galerijtoegang, maar ze kunnen geen wijzigingen aanbrengen in afgeronde evenementen.

V: Kan ik medewerker zijn bij het evenement van iemand anders? A: Ja, iedereen met een Fotify-account kan worden uitgenodigd als medewerker, ongeacht of die persoon een eigen plan of abonnement heeft.

Prijzen kunnen variëren afhankelijk van je land en valuta. Bekijk de meest actuele prijzen op de prijspagina.