Evenementplanning-app

Plan het evenement samen, van de eerste offerte tot de laatste betaling

Een gedeelde planningshub voor iedereen die een evenement organiseert: één budget met wie wat betaalt, e-mailherinneringen voor elke aanbetaling, leveranciers en contracten op één plek, een beslissingenbord voor de grote keuzes en een checklist met datums. Het staat naast je uitnodiging, je RSVP's en je fotogalerij, dus de cijfers blijven kloppen.

  • Kosten per gast volgen je bevestigde RSVP's
  • Herinneringen een week en een dag voor elke vervaldatum
  • Iedereen die meeplant ziet en bewerkt hetzelfde plan
Open de planningshubBekijk hoe het werkt

Inbegrepen in de hogere evenementpakketten en in elk evenementabonnement. Bekijk het met voorbeeldgegevens in elk pakket.

A couple leaning over printed vendor quotes and a laptop, planning their event budget together
Het overzicht van de planningshub met verwacht totaal, betaald, nog te betalen, volgende betalingen en wie wat betaalt

Wat je krijgt

Alles wat de organisatoren nodig hebben, in één hub

Zes tabbladen die dezelfde cijfers, dezelfde leveranciers en dezelfde takenlijst delen.

Een gedeeld budget dat de waarheid vertelt

Categorieën uit een sjabloon, schattingen die plaatsmaken voor contractprijzen, en een betalingsschema onder elke regel: aanbetaling, termijnen, restbedrag. Vink een betaling af als betaald en alle totalen bewegen meteen mee.

  • Geschat, contractprijs, verwacht, betaald en openstaand per regel en per categorie
  • Aanbetalingen en restbedragen met vervaldatums, met herinnering een week en een dag vooraf
  • Budget-CSV, betalingen-CSV en een printbare PDF-samenvatting
Het tabblad Budget met een locatieregel, de contractprijs en drie geplande betalingen

Wie wat betaalt, en kosten per gast die je RSVP's volgen

Wijs aan elke regel en elke betaling een betaler toe: Partner 1, Partner 2, gedeeld, de families, het bedrijf. Catering, bar en huur voer je per persoon in en worden vermenigvuldigd met de gasten die daadwerkelijk hebben bevestigd.

  • Tot acht betalers, elk met betaalde en openstaande totalen
  • Aantal gasten uit de geaccepteerde RSVP's, of je verwachte gasten zolang die er nog niet zijn
  • Een budgetdoel met voortgang die je in één oogopslag leest
Het overzicht van de planningshub met verwacht totaal, betaald, nog te betalen, volgende betalingen en wie wat betaalt

Elke leverancier, hun status en hun aankomsttijd

Locatie, cateraar, fotograaf, band: elk met een contactpersoon, telefoon, e-mail en website, een status van aangevraagd tot betaald, en het tijdstip waarop ze op locatie worden verwacht. Gekoppeld aan de budgetregels en documenten waar ze bij horen.

  • Aangevraagd, offerte, geboekt of betaald, met één klik te filteren
  • Gekoppeld aan budgetregels, beslissingsopties en documenten
  • Draaiboek-PDF met je programma en de aankomsttijd van elke leverancier
Het leveranciersoverzicht met statuslabels, contactgegevens en aankomsttijden op de dag zelf

Beslis samen op een beslissingenbord

Welke locatie, band of dj, buffet of uitgeserveerd. Zet de opties naast elkaar met een prijs, voors en tegens, stem, bespreek het in de discussie en kies. De winnaar wordt een budgetregel met contractprijs en de leverancier is in dezelfde klik geboekt.

  • Tot tien opties met prijs, voordelen, nadelen, link en leverancier
  • Eén stem per persoon en een discussie onder elke beslissing
  • Kiezen maakt de budgetregel aan en boekt de leverancier
Een beslissing 'Band of dj?' met twee opties met prijs, stemmen en een discussie

Contracten, offertes en inspiratie naast de budgetregel

Zet het getekende contract, de offerte en de factuur op het tabblad Documenten en koppel ze aan hun leverancier en budgetregel. Als een leverancier zegt "zoals afgesproken", is de afspraak twee klikken weg.

  • PDF, afbeeldingen, Word, Excel en tekst, tot 25 MB per bestand
  • Getypeerd als contract, offerte, factuur of inspiratie, en filterbaar
  • Privé voor de organisatoren, met kortlopende downloadlinks
Het tabblad Documenten met een contract, een offerte en een inspiratieafbeelding, gekoppeld aan leveranciers en budgetregels

Een checklist met datums vanaf je evenementdag

Sjablonen voor bruiloften, feesten en zakelijke evenementen zetten de taken klaar en dateren ze terug vanaf de dag zelf: de locatie elf maanden vooraf boeken, aankomsttijden drie dagen ervoor bevestigen. Wijs elke taak aan iemand toe en vink ze samen af.

  • Achterstallig, deze week en later, met voortgang die iedereen ziet
  • Toegewezen personen krijgen een e-mail de dag voor de vervaldatum
  • Voeg je eigen taken toe naast die uit het sjabloon
De checklist met datums, gegroepeerd in achterstallig, deze week, later en zonder datum

Gemaakt voor

Gemaakt voor de mensen die samen plannen

Overal waar meer dan één persoon het budget beheert, houdt de hub iedereen op dezelfde lijn.

Stellen en hun families

Verdeel het trouwbudget tussen partners en ouders, en houd elke aanbetalingsdatum op één plek in plaats van in twee mailboxen.

Gastheren en medegastheren

Verjaardagen, jubilea en feesten die vrienden samen plannen: gedeelde kosten, gedeelde leveranciers, één checklist.

Teams en commissies

Conferenties en bedrijfsevenementen met regels voor AV, sprekers, catering en reizen, met contracten erbij en een draaiboek voor de dag.

Planners met meerdere evenementen

Een hub per evenement, met de klant als medewerker bij het budget en de beslissingen, en de leveranciers en documenten precies waar je ze liet liggen.

Inside Fotify

Hoe het werkt

In een minuut ingesteld, daarna plan je in je eigen tempo.

  1. Kies een sjabloon

    Open Planning in je evenement en kies Bruiloft, Feest, Zakelijk of Ander evenement. Dat zet je budgetcategorieën, de betalers en een checklist met datums klaar. Stel de valuta, je verwachte gasten en een doel in.

  2. Voer schattingen in, daarna offertes

    Voeg per kostenpost een regel toe met een schatting, een betaler en een leverancier. Zodra een offerte getekend is, vul je de contractprijs en het betalingsschema in; regels per gast volgen je aantal gasten.

  3. Nodig je mede-organisatoren uit

    Voeg je partner, familie of team toe als evenementmedewerkers. Zij zien en bewerken dezelfde hub, stemmen over beslissingen en krijgen de herinneringen.

  4. Laat de herinneringen het werk doen

    Een week en een dag voor elke betaling, en de dag voor elke taak, krijgt iedereen die meeplant een e-mail met een link terug naar de hub. Vink af wat gebeurd is.

Inside Fotify

Verbonden met de rest van je evenement

De planningshub is geen aparte app. Hij leest uit hetzelfde evenement als je uitnodiging, je gastenlijst en je galerij.

Evenementmedewerkers

Nodig de mensen uit die met je meeplannen. Medewerkers die de uitnodiging accepteren krijgen dezelfde toegang tot de hub als de organisator.

Hoe medewerkers werken

Uitnodigingen en RSVP voeden het aantal gasten

Elke geaccepteerde RSVP werkt de regels per gast bij, zodat de cateringregel en het verwachte totaal nooit een week achterlopen.

Digitale uitnodigingen met RSVP

Werkt met je AI-assistent

Koppel Claude, ChatGPT of Gemini en vraag om een aanbetaling toe te voegen, op te sommen wat deze maand vervalt of de hub voor je in te richten.

Koppel een AI-assistent

Vragen

Vragen over de planningshub

Wie kan de planningshub zien en bewerken?

De organisator van het evenement en elke medewerker die de uitnodiging heeft geaccepteerd. Gasten zien hem nooit; niets in de hub is gekoppeld aan de uitnodiging of het fotoalbum.

In welke pakketten zit hij?

De planningshub zit in de hogere losse evenementpakketten en bij elk evenement dat onder een evenementabonnement wordt aangemaakt. In de andere pakketten kun je hem openen en elk tabblad met voorbeeldgegevens bekijken. Op de prijzenpagina zie je de huidige pakketten.

Kunnen we de kosten verdelen tussen partners en ouders?

Ja. Elk evenement heeft een lijst met betalers (maximaal acht). Wijs er één toe aan elke budgetregel, en zo nodig een andere aan een losse betaling. Het overzicht toont verwachte, betaalde en openstaande totalen per betaler.

Hoe werken kosten per gast?

Vink op een regel 'Dit zijn kosten per gast' aan en vul de prijs per persoon in. Die wordt vermenigvuldigd met de gasten die via je RSVP's hebben bevestigd, of met je verwachte gasten zolang die er nog niet zijn, zodat het verwachte totaal meebeweegt met de antwoorden.

Wanneer worden herinneringen verstuurd, en naar wie?

Een week en een dag voor de vervaldatum van een onbetaalde betaling, en de dag voor de vervaldatum van een taak. Ze gaan per e-mail naar de organisator en elke geaccepteerde medewerker, in hun eigen taal.

Kan ik de valuta later nog wijzigen?

Ja, via de budgetinstellingen. Bedragen krijgen een ander label, ze worden niet omgerekend, dus kies de valuta het liefst voordat je offertes invoert.

Kan ik het budget naar een spreadsheet exporteren?

Ja. Het tabblad Budget exporteert een CSV met alle regels en een aparte CSV met alle betalingen, plus een PDF-samenvatting. Het tabblad Leveranciers exporteert een draaiboek-PDF met je programma en de aankomsttijd van elke leverancier.

Voer het gesprek over wie wat betaalt deze week

Maak je evenement aan, open Planning, kies een sjabloon en deel het met de mensen die met je meeplannen.

Open de planningshubBekijk de prijzen

Gratis te starten. Bekijk de planningshub met voorbeeldgegevens in elk pakket.

Ontdek meer van Fotify

Handleiding planningshub

Stap voor stap hulp bij het budget, de betalingen, leveranciers, beslissingen, documenten en de checklist.

Digitale uitnodigingen

Vormgegeven uitnodigingen met ingebouwde RSVP-tracking.

Bruiloften

Uitnodigingen, RSVP's en gastenfoto's voor de hele dag.

Prijzen

Eenmalig betalen per evenement. Gebruik je plan wanneer je wilt.

Alle functies

Alle tools op één plek, met echte screenshots.