Alt Etkinlikler & Özel Ayrıcalıklar: Gerçek Dünya Etkinlikleri için Çok İzli RSVP’ler

Çoğu gerçek dünya etkinliği tek bir andan ibaret değildir. Bir düğün; tören ve resepsiyondur, çoğu zaman bir gece önce karşılama yemeği ve ertesi sabah brunch ile birlikte olur. Bir konferans; ana program, bir VIP ağ yemeği ve yalnızca bazı katılımcıların erişebildiği bir atölye akışıdır. Bir dönüm noktası doğum günü; aile buluşması ve gece yarısı herkese açık after-party’dir.

Yıllardır düzenleyiciler tek RSVP’li davetiyeleri buna yettirmeye çalıştı — hantal “brunch’a da geliyor musunuz?” radyo düğmeleri, after-party için ayrı Google Form’lar, WhatsApp’tan gönderilen otel blok kodu ekran görüntüleri. Hiçbiri ölçeklenmez ve veriler beş ayrı yerde yaşar.

Bugün Fotify’nin davetiye sistemine iki yeni yapı taşı gönderiyoruz: alt etkinlikler ve özel ayrıcalıklar. Birlikte, etkinlikleri gerçekte oldukları gibi modellemenizi sağlıyorlar — birden çok parça, konuk başına farklı erişim kuralları, yolculuk yapanlara gerçek ayrıcalıklar.

Zaten Fotify’ı düğün fotoğrafı paylaşımı veya RSVP’li dijital davetiyeler için kullanıyorsanız, yeni özellik aynı davetiyenin içinde yaşıyor. Öğrenilecek yeni bir araç yok, ayrı bir konuk listesi yok.

Beta: Bu özellik ücretli ve abonelikli etkinliklerde beta olarak yayına alınıyor. Düzenleyici geri bildirimlerine göre hızla yineliyoruz — sırada ne görmek istediğinizi bize yazın.

Alt etkinliklerin çözdükleri

Alt etkinlik, ana etkinliğinizin içinde bir alt deneyimdir. Her birinin kendine ait:

• Ad, açıklama, fotoğraf, kıyafet kodu, vurgu rengi
• Tarih, saat, harita bağlantılı konum
• RSVP son tarihi, artı bir kuralları, kapasite, bekleme listesi
• Erişim kuralları: herkese açık, konuk etiketleriyle sınırlı veya tamamen açıkça tanımlı
• “Gizli” alt etkinlikler için isteğe bağlı erişim kodu
• Başka bir alt etkinliğe isteğe bağlı bağımlılık (ör. “önce töreni kabul etmesi gerekir”)

Büyük fark kapasite takibi veya kıyafet kodu değil — bunlar başka araçlarda da var. Kilidi açan şey, konuk listenize bağlı erişim kuralları. Yalnızca şehir dışından aile için bir karşılama yemeği düzenleyebilirsiniz. Herkese açık bir resepsiyon yapabilirsiniz. Yalnızca düğün ekibi ve çekirdek aileye özel bir pazar brunch’ı planlayabilirsiniz. Her konuk yalnızca kendisine uygun alt etkinlikleri görür — “bu bana mı?” kafa karışıklığı yok, gelmemenizi rica ederiz türü mahcup takipler yok.

Özel ayrıcalıkların çözdükleri

Özel ayrıcalık, bazı ya da tüm konuklar için ayarladığınız bir avantajdır. Ayrıcalık motoru, basit tanıma rozetlerinden benzersiz kullanım kodlu ilk gelen alır tahsislerine kadar on farklı türü destekler:

• Otel blok indirimi — Marriott Downtown, %20 indirim, grup kodu WEDDING2026
• Konuk başına benzersiz kod — $40 Uber kredisi; her konuk tek kullanımlık kendi kodunu alır
• Dahil hizmet — “Karşılama yemeği dahil, ayrı RSVP gerekmez”
• Ulaşım detayları — Cumartesi 17:00’te otelden servis kalkışı
• VIP geçiş / bilet — düğün ekibi için sahne arkası erişimi
• Hediye — otelde karşılayacağınız fiziksel hoş geldin çantası
• Sınırlı adet ayrıcalıklar — ilk 20 konuk spa pass’i alır, FCFS

Ayrıcalıklar her konuğun davetiyesinde özel olarak, “Nerede kalınır”, “Ulaşım”, “Deneyimler” ve “Hediyeler” gibi kategoriler altında gruplanmış şekilde görünür. Bir konuk yalnızca kendisine atanan ayrıcalıkları görür. Bir ayrıcalık benzersiz kod kullanıyorsa, talep eden her konuk havuzunuzdan atomik olarak bir kod çeker — çift atama yok, manuel kod dağıtımı yok.

Her iki özellik de RSVP kontrol panelindeki yeni Sub-events & VIP sekmesinden yönetilir (Beta rozetini arayın). Her birinin tam seçenek setini içeren kendi düzenleyici çekmecesi vardır.

Beş gerçek kullanım senaryosu

1. Tam bir düğün hafta sonu

Manşet kullanım senaryosu bu. Tipik bir Cumartesi düğünü, Cuma’dan Pazar’a uzanan bir deneyime dönüşür:

• Karşılama yemeği (Cuma) — out-of-town-family etiketine göre kısıtlı, kapasite 30, RSVP zorunlu. Yalnızca bu etikete sahip konuklar görür.
• Tören (Cumartesi öğleden sonra) — herkese açık, ana grup büyüklüğünün ötesinde artı bir yok, ayrı bir kapasite yok (mekân karşılıyor).
• Resepsiyon (Cumartesi akşam) — herkese açık, törene bağlı. Kabul akışı, bir konuğun töreni kabul etmeden resepsiyona RSVP yapmasına izin vermez.
• Pazar brunch’ı — wedding-party + immediate-family etiketleriyle kısıtlı, kapasite 20.

Ayrıcalıklarla eşleştirin:

• Marriott grup indirimi (paylaşılan kod) → etiket out-of-town-family
• Konuk başına $40 Uber kredisi (konuk başına benzersiz kod) → etiket out-of-town-family
• Otelde hoş geldin çantası → etiket wedding-party
• VIP süit erişimi (özel, manuel atanır) → belirli 4 konuk

Bunu eski iş akışıyla karşılaştırın: bir düğün sitesi, kâğıt bir program kartı, otel blok e-postası, Slack DM’de bir Uber promosyon kodu ve brunch’a kimin geldiğini takip eden bir Google Sheet. Yeni iş akışı: tek bir davetiye, tek bir konuk listesi, alt etkinlik başına tek bir CSV dışa aktarım.

Fotoğraf tarafını da planlıyorsanız, konuklardan düğün fotoğraflarını toplama rehberimiz, QR tabanlı fotoğraf yakalamanın paralelde nasıl çalıştığını adım adım anlatır.

2. Destination düğünleri için otel blok + ulaşım

Destination düğünlerinin özel bir derdi vardır: konukları mekâna ulaştırmak işin yarısıdır. Alt etkinlikler programı yönetir, asıl sihir ayrıcalıklardadır.

Otel adı, grup kodu, rezervasyon URL’si, geçerlilik aralığı ve fiyat (ör. “$249 USD”) ile bir “Konaklama” ayrıcalığı oluşturun. out-of-town etiketine atayın. Konuğun davetiyesinde, “Nerede kalınır” altında kod için bir Kopyala düğmesi ve bir Rezervasyon bağlantısıyla bir kart olarak görünür.

Servis için bir “Ulaşım” ayrıcalığı ekleyin — konuk başına benzersiz kalkış saati abartı olur, ancak “Hyatt’tan 17:00’de servis” ve iletişim numarası paylaşımı mükemmel çalışır. Ya da seyahat ortağınız bir yığın Uber/Lyft promosu verdiyse benzersiz kodları kullanın.

Tüm deneyim, davetiyenin içinde bir konsiyerj devri gibi hissettirir. Konuklar kendilerine sunulanları tam olarak görür, yerinde talep/​kopyala/​kullan yapar ve siz, kontrol panelinde kullanım takibini görürsünüz; gerçekten nelerin kullanıldığını bilirsiniz. Bu, daha geniş etkinlik fotoğrafı paylaşımı iş akışlarına doğal biçimde bağlanır — ilgi gördüğünü hisseden konuklar daha çok paylaşır.

3. Konferans VIP akışı

Kurumsal etkinlikler ve konferanslar için erişim kuralı motoru vurucu özelliktir.

• Ana konferans — herkese açık, RSVP yapan herkes katılabilir.
• VIP ağ yemeği (Perşembe) — yalnızca açıkça yetkilendirilmiş erişim (kapasite 50). Konuklar sekmesinden belirli konuklara manuel erişim verirsiniz. Diğer herkes için gizli.
• Konuşmacı kahvaltısı (Cuma) — speakers etiketine göre kısıtlı.
• Mesai sonrası çatı katı — executive-passes etiketine göre kısıtlı ve “ROOFTOP” erişim kodlu. Yürütme etiketine sahip konuklar bile, davetiyelerinin altındaki “Kodunuz mu var?” alanına kodu yazdıktan sonra kartı görür.

Ayrıcalıklar şöyle katmanlanır:

• “Premium otel blok” (paylaşılan kod) → etiket out-of-town
• “Backstage pass” (sınırlı adet 25) → etiket yok, ilk gelen önce alır. 25 konuk talep ettiğinde geri kalanlar “Tükendi” durumunu görür.

Kontrol paneli canlı sayımları gösterir: kaç VIP akşam yemeği koltuğu doldu, kaç backstage pass kaldı, her birini kim aldı. İkram kişi sayıları için alt etkinlik başına CSV dışa aktarım, ayrıcalık bazında kullanım takibi için CSV dışa aktarım.

Konferansta doğru kişileri bir araya getirmek için etkinlik ağ kurma ve eşleştirme özelliğimiz doğal tamamlayıcıdır — alt etkinlikler kimin davetli olduğunu yönetir, eşleştirme ise geldiklerinde kimin kiminle buluşacağını.

4. Erişim kodlu sürpriz etkinlik

Belki gelinin en yakın arkadaşları düğün hafta sonundan bir gece önce gizli bir bekârlığa veda planlıyor. Ya da şirket, gala sonrası gece yarısında sürpriz kurucu kadeh kaldırışı yapıyor. Küçük bir grubu, sürprizi geri kalan listeye sızdırmadan davet etmek istiyorsunuz.

Alt etkinliği hem etiket kısıtlı hem de erişim kodlu yapılandırın. Eşleşen konuklar davetiyelerinde “Kodunuz mu var?” diyen bir kart görür — kodu yazarlar, sürpriz açılır, RSVP yapabilirler. Diğer herkes varlığından habersiz kalır. Kontrol paneli, gelenleri takip eder; böylece ikramı, ulaşımı ve diğerlerini planlayabilirsiniz. Sürpriz açıklandıktan sonra isterseniz erişim kodunu kaldırabilirsiniz; kart kilitsiz kalır.

5. Sınırlı adet ayrıcalıklar (ilk 20 kişi spa pass alır)

İyilik hâli odaklı düğünler veya inzivalar için, gerçekten sınırlı bir ayrıcalık sunmak isteyebilirsiniz — örneğin mekânın spasında 20 slot vardır ve FCFS ile tahsis edilir.

quantityTotal: 20 ile bir ayrıcalık oluşturun. Konuklar davetiyelerinde “Spa pass — ilk 20 talep eder” kartını, yanında bir Talep Et düğmesiyle görür. İlk talep eden 20 kişi, slotlarını atomik olarak kilitler. Sonrasında düğme “Tükendi” durumuna geçer. Bunu, konuk başına benzersiz kodla (20 kişinin her birine ayrı bir rezervasyon kodu) veya paylaşılan rezervasyon talimatlarıyla eşleştirebilirsiniz.

Yarış koşulları, sunucu tarafında, ayrıcalık satırında işlemsel bir kilitle ele alınır; böylece yüz konuk aynı anda Talep Et’e bassa bile tam olarak 20 kazanan çıkar — fazla rezervasyon yok, manuel mutabakat yok.

Konuklar için nasıl sade kalır

Deneyimi odakta tutan üç tasarım kararı:

1. Ana RSVP kabul edilene kadar alt etkinlikler ve ayrıcalıklar gizlenir. İlk izlenim başlık etkinliğidir. Konuk Kabul’e dokunduğunda, yeni bölüm nazik bir bildirimle açılır: “Sizin için 2 ek alt etkinliğin ve 1 özel ayrıcalığın kilidini de açtık — keşfetmek için aşağı kaydırın.” Ek ataması olmayan konuklar bildirimi hiç görmez.

2. Grup büyüklüğü sınırı, gerçekten onaylananı dikkate alır. Ana RSVP 3 kişiyi davet ettiyse ama konuk yalnızca 2 kişiyi onayladıysa, alt etkinlikler de 2 ile sınırlandırılır. Düğüne getirmediğiniz bir hayali artı biri after-party’ye getiremezsiniz. Aynı mantık ayrıcalıklar için de geçerlidir — 4 aile üyesinden 2’sine VIP lounge erişimi beklediğiniz gibi çalışır.

3. İsimler toplanır ve dışa aktarılabilir. Bir konuk bir alt etkinliği kabul ettiğinde, her katılımcının isimleri istenir. Ana RSVP’de konuk isimlerini topla seçeneğini açtıysanız, bu isimler önceden doldurulur ve düzenlenebilir. Ayrıcalık taleplerinde “Şunlara uygulanır: ☑ Alice ☑ Bob ☐ Carol” seçici bulunur; böylece konuğunuz ayrıcalığın hangi aile üyelerini kapsadığını belirtebilir. Her şey, alt etkinlik ya da ayrıcalık bazında benzersiz kodlar, kullanım durumu ve katılımcı isimleri dâhil olmak üzere, Excel’e hazır noktalı virgülle ayrılmış CSV olarak dışa aktarılır.

Kontrol paneli deneyimi

Kontrol panelinde yeni sekme, Tables ile SMS’in tam arasında yer alır. Arayüz iki yığılmış panelden oluşur:

• Alt etkinlikler — fotoğraf küçük görseli, durum rozeti ve canlı kapasite ilerleme çubuğu olan bir kart ızgarası. Herhangi bir karta tıklayın; düzenleyici çekmecesi açılır.
• Özel ayrıcalıklar — kategoriye göre gruplandırılır, aynı çekmece düzenini kullanır. Siz türü seçtikçe düzenleyici alanları değişir — Konaklama, “Sağlayıcı”, “Grup kodu”, “Rezervasyon URL’si” alanlarını öne çıkarır; Harcırah, “Tutar”, “Para birimi”, “Kullanım URL’si” alanlarını yüzeye çıkarır; vb.

Benzersiz kodlu ayrıcalıklar için çekmecede yerleşik bir kod havuzu yöneticisi vardır — bir CSV yapıştırın, bir dosyayı sürükleyip bırakın ya da Fotify’ın sizin için üretmesi adına “25 kod oluştur”a tıklayın. Bir konuk talep ettiğinde, havuzdan atomik olarak bir kod çekilir.

Her düzenleyici içinde canlı yanıt sayıları görünür; böylece bir bakışta bir alt etkinlikte kaç kişinin kabul ettiğini, reddettiğini ya da bekleme listesinde olduğunu — ve kaç ayrıcalık talebinin kullanıldığını görebilirsiniz. Her panelde, bu sayaçların hemen yanında bir “CSV’yi dışa aktar” düğmesi bulunur.

Premium özellik, üretime hazır

Alt etkinlikler ve özel ayrıcalıklar, Fotify’nın premium özellik setinin parçasıdır. Şuralarda kullanılabilir:

• Ücretli etkinlikler (kredilerle satın alınan herhangi bir etkinlik)
• Aktif bir düzenleyici veya ekip aboneliğiyle kapsanan abonelikli etkinlikler

Etkinliğiniz henüz hak kazanmadıysa, sekme bir yükseltme kartı gösterir ve tek dokunuşla etkinleştirme yolu sunar. Güncel kademeler için fiyatlandırma sayfamıza bakın — premium davetiye şablonlarını (Atelier, Cinematic, Marigold, Vesper, Linen) açan plan, alt etkinlikleri de kapsar.

Beş premium şablon, yeni bölümler için kutudan çıktığı gibi marka ile uyumlu stillerle gelir — Atelier’de folyo konturlu ayrıcalıklar, Cinematic’te bilet kuponu görünümü, Marigold ve Vesper’de oval haplar, Linen’da ince çizgili dikdörtgenler — böylece varsayılan kiti de kullansanız ücretli bir tasarım da kullansanız deneyim bütünlüklü kalır.

Başlarken

Zaten RSVP’li bir Fotify etkinliği yürütüyorsanız:

1. Etkinliğinizi dashboard.fotify.app adresinde açın
2. Kenar çubuğunda RSVP’ye tıklayın
3. Sub-events & VIP sekmesini açın (Beta rozetli olan)
4. İlk alt etkinliğinizi ekleyin — ad, tarih, konum ve erişim kuralı verin
5. Ayarladığınız ayrıcalıklar için isteğe bağlı olarak ayrıcalıklar ekleyin

Adım adım yardım makalemiz her alanı anlatır. Henüz bir etkinliğiniz yoksa, birkaç dakikada oluşturun — ücretsiz katman temel ihtiyaçları karşılar, premium katman ise yukarıda açıklanan çok izli akışı açar.

Bir düğün planlıyor ve tam resmi görmek istiyorsanız, fotoğraf ve RSVP taraflarının nasıl birlikte çalıştığını görmek için 2026 için en iyi 10 düğün fotoğrafı paylaşım uygulaması ile başlayın. Partiler, konferanslar ve kurumsal etkinlikler için daha geniş özellik haritası adına etkinlik fotoğrafı paylaşımı sayfasına bakın.

Sırada ne var

Hızlı iterasyon yapabilmek için betada gönderiyoruz. Hemen gündemde olanlar:

• Mevcut e-posta/SMS zamanlamasına bağlı alt etkinlik başına hatırlatmalar
• Alt etkinlik başına QR check-in — kapı görevlisi, alt etkinlik özel yoklama için aynı QR’ı tarar
• Konuklar sekmesinden toplu ayrıcalık atama arayüzü (API zaten destekliyor)
• Pazar yeri entegrasyonları — otel/ulaşım ortaklarıyla önceden oluşturulmuş ayrıcalık şablonları

Alt etkinliklere veya ayrıcalıklara ihtiyaç duyan yaklaşan bir etkinliğiniz mi var? Nasıl kullanacağınızı duymak isteriz. Kontrol panelindeki sohbet bileşeni üzerinden ulaşın ya da doğrudan inşa etmeye başlayın — beta geri bildirimlerinin her birini okuyoruz.