كيفية إنشاء دعوة رقمية مع تأكيد الحضور (RSVP)
يتيح لك نظام Fotify الرقمي لتأكيد الحضور (RSVP) إنشاء دعوات جميلة وتتبع ردود الضيوف في مكان واحد. لا مزيد من الدعوات الورقية أو التتبع اليدوي — يمكن للضيوف الرد فورًا من أي جهاز.
يرشدك هذا الدليل خلال إنشاء أول دعوة RSVP لك.
قبل أن تبدأ
ستحتاج إلى:
- حدث Fotify موجود بالفعل (راجع كيفية إنشاء حدثك الأول إذا لم تكن قد أنشأت واحدًا بعد)
- تاريخ ووقت الحدث
- موقع/مكان الحدث
- موعد نهائي تحتاج فيه إلى استلام الردود
الخطوة 1: الوصول إلى قسم RSVP
- انتقل إلى لوحة تحكم الحدث على dashboard.fotify.app
- اختر حدثك من القائمة
- انقر "RSVP" في الشريط الجانبي الأيسر
إذا لم تكن قد أعددت RSVP بعد، فسترى رسالة: "RSVP Not Set Up" مع تعليمات لإنشاء دعوتك.
الخطوة 2: تعيين تاريخ الحدث
تاريخ الحدث مطلوب لإنشاء دعوتك. املأ ما يلي:
- اليوم - اختر يوم الشهر
- الشهر - اختر الشهر
- السنة - اختر السنة
- وقت الحدث - حدّد وقت بدء الحدث
سيتم عرض هذا التاريخ والوقت بشكل بارز على دعوتك الرقمية حتى يعرف الضيوف بالضبط متى يحضرون.
الخطوة 3: تعيين موقع الحدث
أدخل مكان إقامة الحدث. يمكن أن يكون ذلك:
- اسم مكان/قاعة (مثل: "The Grand Ballroom")
- عنوانًا كاملًا (مثل: "123 Main Street, New York, NY")
- معلمًا معروفًا (مثل: "Central Park, New York")
يظهر الموقع على دعوتك الرقمية ويساعد الضيوف على معرفة المكان المطلوب. يمكنك إضافة إرشادات أكثر تفصيلًا لاحقًا عند تخصيص دعوتك.
الخطوة 4: تعيين الموعد النهائي لتأكيد الحضور (RSVP)
اختر التاريخ الذي يجب على الضيوف الرد بحلوله:
- اليوم - اختر يوم الموعد النهائي
- الشهر - اختر شهر الموعد النهائي
- السنة - اختر سنة الموعد النهائي
نصائح لاختيار موعد نهائي:
- اجعله قبل الحدث بـ 1–2 أسبوع على الأقل
- في حفلات الزفاف، من الشائع أن يكون قبل 4–6 أسابيع
- امنح نفسك وقتًا كافيًا لإنهاء ترتيبات الضيافة وتوزيع المقاعد وغيرها من التفاصيل
بعد انقضاء الموعد النهائي، سيظل بإمكان الضيوف عرض الدعوة، لكن لن يتمكنوا من إرسال ردود جديدة.
الخطوة 5: إنشاء دعوتك
بمجرد تعبئة جميع الحقول المطلوبة:
- راجع تاريخ الحدث والموقع والموعد النهائي لـ RSVP
- انقر زر "Create Invitation"
- أصبحت دعوتك الرقمية جاهزة الآن!
بعد الإنشاء، سيتم نقلك إلى لوحة تحكم RSVP.
لوحة تحكم RSVP الخاصة بك
بعد إنشاء دعوتك، ستظهر لك لوحة تحكم RSVP وبها كل ما تحتاجه لإدارة الردود:
علامات تبويب لوحة التحكم
- Event Details - عرض وتحرير تاريخ الحدث والموعد النهائي وحالة الدعوة
- Invitation - تخصيص تصميم الدعوة ومشاركتها مع الضيوف
- Guests - عرض القائمة الكاملة للضيوف وردودهم
- SMS - إرسال تذكيرات عبر الرسائل النصية إلى الضيوف
إحصاءات الردود
بنظرة سريعة، سترى أربعة مؤشرات رئيسية:
- Confirmed Invitations - عدد الضيوف الذين أكدوا الحضور
- Declined Invitations - عدد الضيوف الذين لا يمكنهم الحضور
- Total Guests - إجمالي عدد الأشخاص المدعوين (بما في ذلك المرافقون)
- Total Confirmed Guests - العدد الفعلي للأشخاص الحاضرين
الإعدادات السريعة
من علامة تبويب Event Details، يمكنك بسرعة:
- Change the RSVP Deadline - تمديد أو تقصير فترة الرد
- Set Invitation Status - التبديل بين Active (يقبل الردود) أو Paused
مدة بقاء دعوتك متاحة
عند إنشاء دعوة، فإنها تقبل ردود RSVP لمدة 18 شهرًا من تلك اللحظة. يظهر تاريخ الانتهاء مباشرةً ضمن علامة تبويب Event Details حتى تعرف دائمًا متى يقترب.
يغطي هذا الإطار الزمني بسهولة أطول فترات التخطيط التي نراها — فمعظم الأحداث يتم حجزها قبل 3 إلى 12 شهرًا، وحتى حفلات الزفاف المُخطط لها قبل 12 شهرًا أو أكثر تقع بشكل مريح ضمن نافذة الـ 18 شهرًا.
بعد 18 شهرًا، يتم وضع علامة Finished تلقائيًا على الدعوة وتتوقف عن قبول ردود RSVP الجديدة. تظل بيانات RSVP الحالية وقوائم الضيوف والصور وصفحة الدعوة نفسها متاحة — الذي يتم حجبه فقط هو الإرسالات الجديدة.
إذا كنت بحاجة إلى إبقاء الدعوة متاحة لأكثر من 18 شهرًا، فما عليك سوى contact support وسنقوم بتمديدها لك.
ما الخطوة التالية؟
بعد إنشاء دعوتك الأساسية، يمكنك:
- تخصيص دعوتك - إضافة صور وألوان وموسيقى وجدول فعاليات وسجل هدايا وغير ذلك الكثير
- إضافة معلومات للضيوف - تضمين قواعد اللباس والإقامة والمواصلات والأسئلة الشائعة
- مشاركتها مع الضيوف - الإرسال عبر رابط أو بريد إلكتروني أو SMS أو رمز QR
- تتبع الردود - متابعة من سيحضر، ومن لا يستطيع الحضور، ومن لم يرد بعد
اطّلع على دليلنا الكامل بعنوان كيفية تخصيص دعوة RSVP الخاصة بك لجميع خيارات التخصيص.
الأسئلة الشائعة
س: هل يمكنني تعديل التاريخ أو الموقع أو الموعد النهائي بعد إنشاء الدعوة؟ ج: نعم! يمكنك تحديث هذه التفاصيل في أي وقت من إعدادات RSVP. وسيشاهد الضيوف الذين ردّوا بالفعل المعلومات المحدّثة.
س: كم من الوقت تبقى دعوتي متاحة؟ ج: 18 شهرًا من لحظة إنشائها. بعد ذلك يتم تمييزها تلقائيًا كـ Finished وتتوقف عن قبول ردود RSVP. يظهر تاريخ الانتهاء في لوحة التحكم. هل تحتاج إلى وقت إضافي؟ تواصل مع الدعم وسنقوم بتمديدها.
س: هل أحتاج إلى إعداد RSVP قبل استخدام مشاركة الصور؟ ج: لا، RSVP ومشاركة الصور ميزتان مستقلتان. يمكنك استخدام واحدة منهما أو الأخرى أو كليهما بحسب احتياجات حدثك.
س: ماذا يحدث إذا حاول أحد الضيوف تأكيد الحضور بعد الموعد النهائي؟ ج: بعد الموعد النهائي، سيظل بإمكان الضيوف عرض الدعوة، لكن نموذج الرد سيكون معطّلًا. يمكنك تمديد الموعد النهائي إذا لزم الأمر.
س: هل يمكنني تعيين مواعيد نهائية مختلفة لـ RSVP لمجموعات مختلفة من الضيوف؟ ج: حاليًا، يوجد موعد نهائي واحد لـ RSVP لكل حدث. بالنسبة للأحداث المعقدة، فكّر في إنشاء أحداث منفصلة لمجموعات ضيوف مختلفة.
س: هل الدعوة الرقمية ملائمة للهواتف؟ ج: نعم! تبدو الدعوة رائعة على الهواتف والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر. ويمكن للضيوف الرد من أي جهاز.
س: هل يحتاج الضيوف إلى إنشاء حساب لتأكيد الحضور؟ ج: لا يلزم إنشاء حساب. يدخل الضيوف اسمهم وردّهم ببساطة — الأمر سريع وسهل.
س: هل يمكنني معرفة من شاهد الدعوة مقارنة بمن قام بالرد؟ ج: تعرض لوحة تحكم RSVP إحصاءات الردود بما في ذلك إجمالي الردود، والحضور، وعدم الحضور، والردود المعلّقة.
س: ماذا لو لم أعرف وقت الحدث بدقة بعد؟ ج: يمكنك إدخال وقت تقريبي وتحديثه لاحقًا بعد تثبيته. ستعرض الدعوة تلقائيًا الوقت المحدّث.
س: هل يمكنني إنشاء دعوة بدون موقع فعلي؟ ج: نعم، حقل الموقع مرن. للأحداث الافتراضية، يمكنك إدخال "Online Event" أو "Virtual" وإضافة روابط الاجتماع ضمن تفاصيل الدعوة لاحقًا.
س: كيف أرسل الدعوة إلى ضيوفي؟ ج: بعد إنشاء الدعوة، ستحصل على رابط قابل للمشاركة. أرسله عبر رسالة نصية أو بريد إلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي، أو أدرج رمز QR على المواد المطبوعة.
قد تختلف الأسعار حسب بلدك وعملتك. اطّلع على أحدث الأسعار في صفحة الأسعار.
هل كانت هذه المقالة مفيدة؟