كيفية إدارة قائمة الضيوف

تُعد صفحة Guests في لوحة التحكم لديك المكان الذي تضيف فيه جميع الحاضرين لحدثك وتديرهم وتتبعهم. سواء كنت تضيف الضيوف واحدًا تلو الآخر أو تستورد المئات من جدول بيانات، يجعل Fotify تنظيم قائمة ضيوفك أمرًا سهلًا.

لا تحتاج إلى دعوة RSVP لإنشاء قائمة ضيوفك — تعمل الصفحة بشكل مستقل، ويتصل كل شيء تلقائيًا إذا أنشأت دعوة لاحقًا.

الوصول إلى قائمة الضيوف

1. انتقل إلى لوحة تحكم الحدث على dashboard.fotify.app
2. اختر حدثك وانقر "Guests" في الشريط الجانبي

سترى قائمة ضيوفك الكاملة مع حالات الرد وأزرار الإجراءات.

ملاحظة: تظهر إجراءات المشاركة الخاصة بكل ضيف (نسخ الدعوة، نسخ رابط الدعوة، الإرسال من بريدي الإلكتروني، WhatsApp) بمجرد إعداد دعوتك وتفعيل RSVP — قبل ذلك لا يوجد بعد ما تشاركه. يوجد شريط في الصفحة ينقلك إلى الإعداد عندما تكون جاهزًا.

فهم قائمة الضيوف

تصفية الضيوف

تعيش كل عوامل التصفية في شريط تصفية واحد أعلى علامة تبويب الضيوف. يتم دمج كل عامل تصفية معًا (AND)، بحيث يمكنك تكديسها للإجابة عن أسئلة دقيقة مثل "كبار الشخصيات الذين لم يردّوا بعد ولديهم رقم هاتف."

Status عبارة عن مجموعة من الشرائح، وهي متعددة الاختيار — انقر على أي عدد تريده:

الشريحة	تعرض
All	كل ضيف في قائمتك (يمسح عامل تصفية الحالة)
Accepted	الضيوف الذين أكّدوا حضورهم
Declined	الضيوف الذين لا يستطيعون الحضور
Not Answered	الضيوف الذين لم يردّوا بعد
Attended	الضيوف الذين سجّلوا حضورهم في الحدث (عند تفعيل حضور QR)

لأن الحالة متعددة الاختيار، يمكنك عرض Accepted + Attended معًا (كل من سيحضر) أو Not Answered + Declined معًا (كل من ما زال يتطلب متابعة). تعرض كل شريحة عددًا مباشرًا.

More filters (زر شريط التمرير) يفتح أبعادًا إضافية:

• Source — Added by me (أضفتهم أنت) مقابل Self-registered (سجّلوا أنفسهم عبر رابط تسجيل)
• Party size — Solo (شخص واحد فقط) مقابل Group (شخصان أو أكثر مع مرافقين)
• Has email / Has phone — فقط الضيوف الذين يمكنك فعليًا مراسلتهم عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل، مفيد قبل الإرسال مباشرة

يظهر كل عامل تصفية نشط كشريحة قابلة للإزالة في صف ملخص، مع زر Clear all وعداد مباشر "X من Y مطابق"، حتى تعرف دائمًا بالضبط الشريحة التي تنظر إليها.

أعمدة معلومات الضيف

يعرض الجدول المعلومات الأساسية لكل ضيف:

• Name - الاسم الكامل للضيف
• Email - عنوان البريد الإلكتروني (إن توفّر)
• Cellphone - رقم الهاتف لرسائل SMS/WhatsApp
• Guests - عدد الأشخاص في مجموعتهم (بما في ذلك المرافقين)
• Confirmed - عدد الأشخاص الذين أكّدوا حضورهم
• Status - ردّهم على RSVP (Accepted، Declined، Not Answered)
• Tags - شرائح ملوّنة تعرض وسوم الضيف المطبّقة على هذا الضيف. انقر زر + Add tag على الصف لإضافة الوسوم أو إزالتها مباشرة
• Registered - وقت إضافة الضيف أو تسجيله ذاتيًا
• Actions - أزرار إجراءات سريعة

الفرز والبحث

• Search - استخدم شريط البحث للعثور على الضيوف بالاسم أو البريد الإلكتروني أو الهاتف، أو — عند تفعيل جمع أسماء الضيوف — باسم أحد المرافقين. إذا تطابق اسم مرافق، تتوسّع تلك الدعوة تلقائيًا ويُميَّز الاسم المطابق
• Sort - انقر أي رأس عمود لفرز القائمة (مثلًا حسب الاسم أو الحالة)

عرض أسماء المرافقين +1 (عند تفعيل أسماء الضيوف)

عند تفعيل جمع أسماء الضيوف (أو تستخدم الجلوس، الذي يتضمّنها)، تعرض المجموعات المكوّنة من شخصين أو أكثر سهمًا صغيرًا بجانب الاسم الرئيسي. انقر عليه لتوسيع الصف وكشف كل مرافق كصف فرعي بمسافة بادئة أسفل الدعوة الرئيسية:

• يظهر كل ضيف مسمّى مع شارة "+1" (أو "Main guest" للضيف الرئيسي)
• تنقلك أيقونة القلم على كل صف فرعي مباشرة إلى تعديل ذلك الاسم تحديدًا
• إذا كانت أسماء المجموعة أقل من حجمها المُعلن، سترى نصًا نائبًا "N names not provided yet" مع رابط Add names
• أثناء البحث، تتوسّع تلقائيًا الصفوف التي تحتوي على مرافق مطابق حتى تظهر النتيجة بلمحة — يمكنك دائمًا طيّها يدويًا، ويُحفظ اختيارك حتى تمسح البحث

الأسماء التي تعدّلها هنا والأسماء التي تعدّلها في صفحة Seating هي نفس الأسماء — صحّح خطأ إملائيًا في أي من المكانين وسيتحدّث كلاهما. لا يمكن لضيف يعيد إرسال RSVP لاحقًا أن يستبدل اسمًا قمت بتصحيحه.

تصفية الضيوف ووضع العلامات عليهم

يتيح لك نظام العلامات في Fotify تصنيف الضيوف (مثل "العائلة" أو "VIP" أو "العمل") والتصفية بناءً عليها. تجد التفاصيل الكاملة في مقال علامات الضيوف؛ وإليك كيف تظهر العلامات في قائمة الضيوف.

صف تصفية العلامات

يتضمّن شريط التصفية صفًا خاصًا بـ Tags. يحتوي على:

• شريحة لكل وسم أنشأته (انقر لتفعيله أو إلغائه كعامل تصفية)
• شريحة متقطعة "+ New tag" تفتح مدير الوسوم لإنشاء وسم جديد مباشرة
• زر "Manage tags" على اليمين (لإعادة تسمية الألوان أو تعديل الوسوم الحالية أو حذفها)
• عند تفعيل شريحتَي وسم أو أكثر، يتحكّم مفتاح مقسّم Any / All فيما إذا كان عامل التصفية يطابق الضيوف الذين لديهم أي من الوسوم المحددة أو جميعها

عند تفعيل عامل تصفية بالوسوم، تعرض قائمة الضيوف الضيوف المطابقين فقط. انقر على نفس الشريحة مجددًا لإزالة ذلك الوسم، أو استخدم Clear all لإعادة ضبط جميع عوامل التصفية دفعة واحدة. تتكدّس عوامل تصفية الوسوم مع شرائح الحالة والبحث وأبعاد More filters.

وضع العلامات على الضيوف مباشرة

على أي صف ضيف (جدول سطح المكتب أو بطاقة الجوال)، انقر زر + Add tag في عمود Tags. تظهر قائمة منسدلة بكل وسوم الحدث؛ انقر للتفعيل أو الإلغاء، ثم Save. تظهر الوسوم الحالية للضيف كشرائح ملوّنة بجانب الزر.

وضع علامات بالجملة على الضيوف المحددين

لوسم (أو إزالة وسم) عدد كبير من الضيوف دفعة واحدة:

1. حدّد الضيوف باستخدام مربعات الاختيار على يسار كل صف
2. في شريط أدوات التحديد الذي يظهر، انقر "Apply tags"
3. اختر وضعًا (mode) — Add أو Remove أو Replace
4. ضع علامة على الوسوم التي تريدها، ثم انقر زر Save الأخضر

• Add يضيف الوسوم المحددة إلى كل ضيف، فوق وسومه الحالية
• Remove يزيل الوسوم المحددة من كل ضيف
• Replace يمسح وسومهم الحالية ويضبط بالضبط القائمة المحددة

إضافة الضيوف بشكل فردي

لإضافة ضيف واحد:

1. انقر زر "Add Guest"
2. أدخل تفاصيل الضيف:
   • Name - الاسم الأول للضيف (مطلوب)
   • Last Name - اسم عائلة الضيف
   • Email - البريد الإلكتروني للدعوات الرقمية
   • Cellphone - رقم الهاتف بصيغة دولية مع + (مثلًا: +14155551234)
   • Number of Guests - عدد الأشخاص في مجموعته (الافتراضي: 1)
   • SMS Language - تجاوز اللغة الافتراضية لرسائل SMS لهذا الضيف
3. انقر "Add Guest"

تنسيق رقم الهاتف

لكي تعمل ميزات SMS وWhatsApp، يجب أن تكون أرقام الهاتف بصيغة E.164 الدولية:

• ابدأ بـ + متبوعة برمز الدولة
• بدون مسافات أو شرطات أو أقواس
• أمثلة: +14155551234 (الولايات المتحدة)، +34612345678 (إسبانيا)، +4915112345678 (ألمانيا)

استيراد عدة ضيوف (CSV أو Excel أو اللصق)

بالنسبة لقوائم الضيوف الكبيرة، استوردهم جميعًا دفعة واحدة من ملف أو مباشرةً من جدول البيانات الخاص بك.

كيفية الاستيراد

1. انقر "تحميل قائمة الضيوف"
2. إما أن تسحب ملفك (.csv أو إكسل .xlsx) وتُفلته في منطقة التحميل، أو تنقر "أو الصق صفوفًا من جدول بيانات" وتلصق الخلايا التي نسختها من إكسل أو Google Sheets — بما في ذلك صف العناوين
3. انقر "تحميل قائمة الضيوف"

تتم قراءة ملفات إكسل من ورقة العمل الأولى فيها، لذا يمكنك تحميل الملف الذي تحتفظ فيه بقائمتك بالفعل — بلا حاجة لحفظه كـ CSV أولاً. ملفات .xls الثنائية القديمة غير مقبولة: افتحها في إكسل واحفظها بصيغة .xlsx.

تنسيق الأعمدة

عمود Name هو الوحيد المطلوب. جميع الأعمدة الأخرى اختيارية: يمكنك حذفها من الملف تمامًا، أو تضمينها وترك الخلايا فارغة. ملف بعمود Name وحيد واسم واحد في كل سطر يُعد استيرادًا صالحًا.

تتم مطابقة أسماء الأعمدة بمرونة. حالة الأحرف والمسافات وعلامات الترقيم لا تهم، والأسماء الشائعة التي يستخدمها جدول البيانات بالفعل معروفة — مثل First Name، Surname، E-mail، Mobile، Party Size، وكذلك Nombre، Apellidos، Vorname، Nachname، Prénom، Nom، Telefono وما شابهها. لست مضطرًا لإعادة تسمية عناوينك لتطابق ما يلي؛ هذه ببساطة العناوين التي يستخدمها القالب.

الأعمدة التي لا يتعرف عليها Fotify يتم تخطيها، وتُدرَج في نتيجة الاستيراد حتى تعرف أنه لم يُحفظ منها شيء.

Column	Required	Description
Name	Yes	الاسم الأول للضيف (يعمل الاسم الكامل أيضًا)
LastName	No	اسم عائلة الضيف
Email	No	عنوان البريد الإلكتروني. الصفوف ذات العنوان غير الصحيح (مثل john@) يتم الإبلاغ عنها وتخطّيها — صحّح القيمة أو اترك الخلية فارغة
Phone	No	رقم الهاتف بعلامة + ورمز الدولة (مثال: +14155551234). تتم إزالة المسافات والشرطات والنقاط والأقواس تلقائيًا، ويتحول الصفر المزدوج 00 في البداية إلى +
Guests	No	عدد الضيوف في المجموعة (الافتراضي: 1)
Locale	No	رمز اللغة للرسائل النصية القصيرة والبريد الإلكتروني (en, es, fr, de, it, pt، وغيرها). ما زال يتم قبول SmsLocale وMessagingLocale للتوافق مع الإصدارات السابقة
Tags	No	أسماء الوسوم لتطبيقها على هذا الضيف، مفصولة بـ | (pipe). يتم إنشاء الوسوم غير الموجودة تلقائيًا
DisplayAlias	No	اسم العرض المستخدم في الرسائل بدلًا من Name + LastName (مثل "Adam & Susan"، "The Smith Family"). مفيد للأزواج والعائلات والمجموعات
IsPlural	No	اضبطه على true (أو yes / 1) عندما تكون الدعوة موجهة لأكثر من شخص بحيث تستخدم الرسائل صيغة الجمع في اللغات المدعومة (السويدية، الإسبانية، الفرنسية، الإيطالية، البرتغالية، الهولندية، البولندية، العربية، العبرية، الدنماركية). القيمة الافتراضية false
Status	No	حالة الرد التي تعرفها مسبقًا لهذا الضيف: Accepted، Declined، Attended أو Not Answered. القيمة الافتراضية Not Answered
Confirmed Guests	No	عدد الأشخاص المؤكَّدين من هذه المجموعة. يُستخدم فقط عندما تكون Status هي Accepted أو Attended؛ والقيمة الافتراضية هي حجم المجموعة الكامل

مثال على ملف CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,

نصائح لاستيراد CSV

• انقر "تحميل قالب بسيط (Name فقط)" للحصول على أصغر ملف صالح، أو "تحميل مثال" للحصول على قالب يحتوي على كل الأعمدة
• البريد الإلكتروني ورقم الهاتف اختياريان — اتركهما فارغين إذا لم يكونا متوفرين
• يتم قبول الملفات المفصولة بالفاصلة والفاصلة المنقوطة على حد سواء (يحفظ إكسل في معظم أنحاء أوروبا ملفات CSV بالفاصلة المنقوطة)؛ كما تعمل الملفات المفصولة بعلامة الجدولة (tab)
• الأسماء التي تحتوي على أحرف مُشكَّلة تنجو بغض النظر عن الترميز الذي استخدمه جدول بياناتك: UTF-8 وWindows/ANSI و"Unicode Text" الخاص بإكسل يتم اكتشافها جميعًا تلقائيًا
• الملف (أو النص الملصق) الذي يحتوي فقط على عمود أسماء واحد بلا صف عناوين يُستورد كقائمة أسماء
• يتم قبول الملفات حتى 5 ميجابايت
• الصف الذي تكون خلية Name فيه فارغة يتم تخطيه وإدراجه في النتيجة؛ بقية الصفوف يتم استيرادها كالمعتاد
• إذا رأيت "Missing required column: Name"، فهذا يعني أن السطر الأول من ملفك لا يحتوي على عنوان يمكن لـ Fotify قراءته كاسم الضيف. تُدرج الرسالة العناوين التي وجدتها — أعد تسمية أحدها إلى Name (أو First Name، Full Name، ...)
• لغات المراسلة المدعومة: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• إذا كان حقل Locale فارغًا، فسيتلقى الضيف الرسائل النصية القصيرة والبريد الإلكتروني بلغة الحدث الافتراضية لديك
• عمود Tags: افصل بين عدة وسوم باستخدام | (مثلًا: Family|VIP). يتم إنشاء أي اسم وسم غير موجود مسبقًا للحدث تلقائيًا بلون افتراضي — يمكنك تغيير اللون لاحقًا في Manage tags
• DisplayAlias: عند تعيينه، يتم استخدام هذا الاسم في الرسائل النصية القصيرة ورسائل البريد الإلكتروني وعلى صفحة RSVP (كما يستبدل أيضًا {{FIRSTNAME}} و{{LASTNAME}} و{{FULLNAME}} في قوالب الرسائل المخصصة). اتركه فارغًا لاستخدام Name + LastName العادي
• Status: استخدمه لاستيراد قائمة جمعتها بالفعل من مكان آخر، أو لنقل قائمة الضيوف بين الفعاليات. قوائم الضيوف المُصدَّرة تحتوي بالفعل على هذا العمود، لذا فإن إعادة استيراد ملف مُصدَّر يحافظ على نفس الردود. اترك العمود فارغًا (أو احذفه) وسيتم استيراد الجميع كـ Not Answered
• IsPlural: يهم فقط في اللغات التي تميّز بين صيغة المفرد والجمع في مخاطبة الشخص الثاني — على سبيل المثال في السويدية "du är inbjuden" (مفرد) تصبح "ni är inbjudna" (جمع). أما في الإنجليزية والألمانية والروسية وغيرها من اللغات التي لا يوجد فيها هذا التمييز فيتم تجاهل هذا الحقل

أزرار إجراءات الضيف

يحتوي كل صف ضيف على أزرار إجراءات للإدارة السريعة:

الأيقونة	الإجراء	الوصف
قلم الرصاص	Edit	تعديل تفاصيل الضيف (الاسم، البريد الإلكتروني، الهاتف، عدد الضيوف، الحالة)
العين	View	عرض كل معلومات الضيف دون إجراء تغييرات
النسخ	Copy Invitation	نسخ دعوة الضيف — البريد الإلكتروني المصمَّم لبرنامج البريد الإلكتروني، وقالب رسالتك في أي مكان آخر
الرابط	Copy Invite Link	نسخ رابط RSVP الخاص بالضيف فقط — بدون نص الرسالة — جاهز للصق في أي مكان
المغلف	Send from my email	نسخ الدعوة المصمَّمة وفتح برنامج البريد الإلكتروني لديك موجّهًا إلى ذلك الضيف لتلصقها فيه (إذا توفّر بريد إلكتروني)
WhatsApp	WhatsApp	فتح WhatsApp Web مع رسالة مُعبّأة مسبقًا (إذا توفّر رقم هاتف)
الأشخاص	Manage Names	إضافة أو تعديل أسماء المرافقين (يظهر عند تفعيل Guest Names أو الجلوس)
سلة المهملات	Delete	إزالة الضيف من القائمة (يتطلب تأكيدًا)

Copy Invitation مقابل Copy Invite Link: يضع Copy دعوة الضيف على حافظتك بصيغتين في آنٍ واحد، ويختار البرنامج الذي تلصق فيه الصيغة التي يفهمها — الصق في Outlook أو Gmail فتحصل على الدعوة المصمَّمة بصورة الغلاف وزر RSVP، والصق في WhatsApp أو تطبيق ملاحظات فتحصل على الرسالة النصية المخصصة (التحية + الرابط + أي نص من القالب). تنسخ أيقونة Link الرابط المجرد فقط، وهي مثالية لدعوة تقويم أو قصة إنستغرام أو أي مكان تكون فيه الرسالة الكاملة مبالغًا فيها.

عرض الجوال

على الأجهزة المحمولة، يمكن الوصول إلى أزرار الإجراءات عبر قائمة (ثلاث نقاط) أسفل يمين كل بطاقة ضيف.

إرسال الدعوات إلى الضيوف

بعد إضافة الضيوف، عليك إرسال روابط RSVP المخصصة لهم.

النسخ واللصق

1. انقر أيقونة Copy لضيف معيّن
2. انتظر ظهور علامة الصح — تكون الدعوة على حافظتك بمجرد ظهورها
3. الصقها في بريد إلكتروني أو رسالة نصية أو تطبيق مراسلة من اختيارك

الصقها في برنامج بريد إلكتروني فتحصل على الدعوة المصمَّمة؛ والصقها في أي مكان آخر فتحصل على الرسالة المخصصة النصية البسيطة. أنت لا تختار — فالتطبيق الذي تلصق فيه يأخذ الصيغة التي يستطيع عرضها.

نسخ الرابط فقط

1. انقر أيقونة Link لضيف معيّن
2. يُنسخ رابط RSVP المجرد فقط — بدون نص الرسالة
3. الصقه في دعوة تقويم أو قصة إنستغرام أو محادثة جماعية أو أي مكان تكون فيه الرسالة الكاملة مبالغًا فيها

الإرسال من بريدك الإلكتروني الخاص

1. انقر أيقونة Envelope (تظهر فقط للضيوف الذين لديهم عناوين بريد إلكتروني)
2. تُنسخ الدعوة المصمَّمة ويفتح برنامج البريد الإلكتروني لديك، موجّهًا إلى ذلك الضيف مع تعبئة سطر الموضوع
3. انقر داخل نص الرسالة الفارغ والصق (Ctrl+V، أو Cmd+V على جهاز Mac)، ثم أرسل

يرسل هذا الدعوة من صندوق بريدك الخاص بدلًا من صندوقنا. وهو الحل المناسب عندما تُصفّي شركة الضيف رسائلنا إلى البريد المزعج — راجع كيفية إرسال دعوات عبر البريد الإلكتروني لمعرفة متى يحدث ذلك وكيفية اكتشافه.

أمران يجب معرفتهما. يُفتح نص الرسالة فارغًا عن قصد، لذا الصق قبل الإرسال. ولأن برنامج البريد الإلكتروني لديك هو من يقوم بالإرسال، لا تظهر هذه الدعوات ضمن إحصاءات الفتح والنقر الخاصة بـ Fotify — لكن ردود RSVP تُتَبَّع بشكل طبيعي.

Outlook على الويب: يلصق Outlook بتنسيقه الخاص افتراضيًا، مما يزيل ألوان الدعوة وخلفياتها ويترك لك نصًا أسود بسيطًا. هذا إعداد في Outlook وليس مشكلة في الدعوة. بعد اللصق مباشرة، يظهر زر صغير لخيارات اللصق أسفل يسار الرسالة — انقره واختر Keep source formatting (تظهر أيضًا باسم "Paste as is") ليعود التصميم. يمكنك جعله الخيار الافتراضي من Settings → Mail → Compose and reply.

الإصدار الأقدم من Outlook لنظام Windows: يُنشئ هذا الإصدار الرسائل عبر Word، لذا تصل الدعوة بتخطيطها وألوانها وصورها وخطوطها، لكن الزوايا المستديرة قد تظهر مربعة. يبقى كل شيء قابلاً للقراءة وتعمل جميع الروابط. أما Gmail وApple Mail فتعرضان الدعوة كما صُمِّمت.

WhatsApp مباشرة

1. انقر أيقونة WhatsApp (تظهر فقط للضيوف الذين لديهم أرقام هواتف)
2. يفتح WhatsApp Web مع رسالة دعوة مُعبّأة مسبقًا
3. أرسل الرسالة مباشرة

تتبع WhatsApp

• يظهر الضيوف الذين راسلتهم عبر WhatsApp بخلفية خضراء خفيفة
• يساعدك هذا على تتبع من استلم دعوته
• استخدم "Reset All Sent" لمسح سجل التتبع هذا والبدء من جديد

تصدير قائمة الضيوف

انقر "Download" في شريط أدوات علامة تبويب الضيوف واختر صيغة: Excel (.xlsx) للفرز والتعديل، أو CSV (.csv) للاستيراد إلى أدوات أخرى، أو PDF (.pdf) للحصول على مستند جاهز للطباعة.

يحترم التصدير عوامل التصفية والترتيب الفعّالة لديك. كل ما يعرضه جدول الضيوف حاليًا هو بالضبط ما ينتقل إلى الملف — نفس الصفوف، بنفس الترتيب — لذا يمكنك تنزيل كبار الشخصيات المقبولين فقط أو الضيوف المسجّلين ذاتيًا بدون رقم هاتف. تريد القائمة كاملة؟ انقر Clear all أولًا.

تُسمّى الملفات باسم حدثك وتاريخ التصدير (مثل my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx)، لذا لا تتداخل التنزيلات المتعددة مع بعضها أبدًا.

التنزيل بصيغة Excel (مُوصى به لجداول البيانات)

1. انقر "Download" ← Excel (.xlsx)
2. تتضمن ورقة Guests جميع معلومات الضيوف والردود، وكل حقل مخصص من نموذج التسجيل الخاص بك (مثل الدور، المؤسسة، الاحتياجات الغذائية) كعمود مستقل، وعمود Tags — مع تثبيت صف الرأس وتفعيل عوامل تصفية الأعمدة مسبقًا، لتتمكن من الفرز والتحليل فورًا حسب أي معيار
3. تعرض ورقة ثانية باسم Summary إحصاءات الردود دفعة واحدة: إجمالي الدعوات، المقبولون، المرفوضون، غير المجيبين، الحاضرون، وعدد الضيوف المؤكَّدين
4. يُفتح بشكل صحيح في Excel وGoogle Sheets وNumbers بغض النظر عن الإعدادات الإقليمية لجهازك

التنزيل بصيغة CSV

1. انقر "Download" ← CSV (.csv)
2. يتضمن الملف جميع معلومات الضيوف والردود وقيم الحقول المخصصة وعمود Tags (أسماء الوسوم مفصولة بعلامة الأنبوب (pipe) — نفس الصيغة المقبولة عند الاستيراد، حتى تتمكن من نقل البيانات ذهابًا وإيابًا)
3. عند تفعيل جمع أسماء الضيوف، يتضمن ملف CSV أيضًا عمود Plus Ones مباشرة بعد عمود Guests — يحتوي كل ضيف غير رئيسي مفصولًا بعلامة الأنبوب (مثل: John Doe | Jane Doe | Kid Smith). يُحذف هذا العمود عندما يكون التقاط الأسماء متوقفًا، بحيث يبقى شكل ملف CSV متوقعًا للفعاليات التي لا تستخدم هذه الميزة. ويظهر العمود ذاته في تصدير Excel أيضًا
4. إذا ظهر ملف CSV بكل بياناته في عمود واحد عند فتحه في Excel، استخدم صيغة Excel (.xlsx) بدلًا من ذلك — فهي غير متأثرة بإعدادات فاصل القوائم الإقليمية

التنزيل بصيغة PDF

1. انقر "Download" ← PDF (.pdf)
2. يُنشأ ملف PDF منسّق يتضمن اسم حدثك وتاريخه وملخصًا لإحصاءات الردود
3. يتضمن ملف PDF جميع تفاصيل الضيوف في تخطيط جدول أنيق، مع عمود Tags يعرض أسماء وسوم كل ضيف كنص مفصول بفواصل

ملاحظة: الحقول المخصصة في التسجيل (مثل الدور، المؤسسة) غير مُدرجة في تخطيط PDF الثابت — نزّل صيغة Excel أو CSV عندما تحتاج تلك الأعمدة.

عند تفعيل جمع أسماء الضيوف، يتضمن ملف PDF أيضًا:

• صفوفًا فرعية بمسافة بادئة لكل مرافق (plus-one) أسفل الدعوة الرئيسية، تُدرج اسمه الفردي

عند استخدام الجلوس أيضًا، يعرض كل صف فرعي بالإضافة إلى ذلك الطاولة المخصصة لذلك الشخص ضمن عمود Table جديد.

هذا يجعل ملف PDF مثاليًا لِـ:

• طباعة قائمة ضيوف للمكان أو لفريق الاستقبال
• المشاركة مع المورّدين (شركات التموين، منظّمي الفعاليات) الذين لا يستخدمون جداول البيانات
• الاحتفاظ بنسخة احتياطية ورقية في الحدث
• مراجعة تخصيصات الطاولات بسرعة

إدارة ردود الضيوف

تعديل الرد

إذا تواصل معك ضيف لتغيير ردّه على RSVP:

1. انقر أيقونة Edit (القلم) لذلك الضيف
2. حدّث حالته (Accepted، Declined)
3. عدّل عدد الضيوف المؤكَّدين إذا لزم الأمر
4. احفظ التغييرات

عرض تفاصيل الرد

انقر أيقونة View (العين) لعرض:

• معلومات الضيف الكاملة
• ردّه على RSVP
• أي تعليقات أرسلها
• ردود الحقول المخصصة

حذف الضيوف

لإزالة ضيف:

1. انقر أيقونة Delete (سلة المهملات)
2. أكّد الحذف

لحذف عدة ضيوف:

• حدّد الضيوف باستخدام مربعات الاختيار
• انقر "Delete all (X)" لإزالة الضيوف المحددين

هل تعمل على قائمة مُصفّاة عبر عدة صفحات؟ عندما يتجاوز عدد الضيوف المطابقين لعوامل التصفية ما تسعه الصفحة الحالية، يعرض شريط أدوات التحديد زر "Select all N matching". يحدّد هذا الزر كل ضيف مطابق عبر كل الصفحات، بحيث تعمل عمليات Apply tags أو الحذف الجماعي على المجموعة المُصفّاة بأكملها، وليس فقط على الصفحة التي تراها.

نصائح لإدارة قائمة الضيوف

قبل الحدث

• أضف جميع الضيوف قبل إرسال الدعوات
• تحقّق مرتين من أن أرقام الهواتف بالتنسيق الدولي
• استخدم استيراد CSV للقوائم الكبيرة لتوفير الوقت
• اضبط لغة SMS المناسبة للضيوف الدوليين

تتبع الردود

• راجع عامل تصفية Not Answered بانتظام لإجراء المتابعة
• استخدم تتبع WhatsApp لمعرفة من تلقّى الدعوات
• صدّر القائمة دوريًا لتتبع التقدم

المتابعة

• للضيوف الذين لم يردّوا، استخدم أزرار Copy أو Envelope أو WhatsApp لإرسال تذكيرات
• فكّر في استخدام ميزة SMS للتذكيرات الجماعية

الأسئلة الشائعة

س: هل هناك حد لعدد الضيوف الذين يمكنني إضافتهم؟ ج: تعتمد حدود الضيوف على خطة Fotify الخاصة بك. راجع تفاصيل خطتك لمعرفة الحدود الدقيقة.

س: هل يمكنني إضافة ضيوف بعد إرسال الدعوات؟ ج: نعم! يمكنك إضافة ضيوف جدد في أي وقت. فقط تذكّر إرسال رابط الدعوة لهم.

س: ماذا يحدث إذا حذفت ضيفًا ردّ بالفعل؟ ج: تتم إزالة ردّه نهائيًا. إذا حاول استخدام رابط RSVP القديم، فلن يعمل بعد الآن.

س: هل يمكنني تغيير حالة RSVP لضيف يدويًا؟ ج: نعم، استخدم زر Edit لتحديث حالة أي ضيف يدويًا، مثلًا عندما يتصل للتأكيد بدلًا من استخدام النموذج عبر الإنترنت.

س: لماذا لا أرى زر WhatsApp لبعض الضيوف؟ ج: يظهر زر WhatsApp فقط للضيوف الذين لديهم رقم هاتف محفوظ. أضف رقم هاتفهم لتفعيل هذه الميزة.

س: ما الفرق بين عمودَي "Guests" و"Confirmed"؟ ج: يمثّل "Guests" عدد الأشخاص الذين دعوتهم في تلك المجموعة. أما "Confirmed" فهو عدد من قال الضيف إنهم سيحضرون فعليًا عند الرد.

س: خفّضت حجم المجموعة لأحد الضيوف ولم يتغيّر شيء. لماذا؟ ج: تحقق مما كنت تتوقع أن يتغيّر. الدعوة نفسها لا تختفي أبدًا — خفض حجم المجموعة يغيّر عدد الأشخاص الذين تشملهم تلك الدعوة الواحدة، وليس عدد الدعوات التي لديك، لذا يبقى عدد الصفوف وإجمالي "الدعوات" كما هو. عمود Guests في ذلك الصف هو ما كان يجب أن يتغيّر.

يُملأ عمود Confirmed فقط بعد أن يجيب الضيف، لذا فإن مجموعة لم تردّ بعد تُظهر شرطة هناك مهما كان حجم المجموعة الذي تمنحه لها.

س: لن يسمح لي بخفض حجم المجموعة. لماذا؟ ج: لأن تلك الدعوة لا تزال تُدرج أشخاصًا بالاسم. يجب أن يتطابق حجم المجموعة مع الأشخاص، ولن نحذف ضيفًا قمت بتسميته — أو أجلسته بالفعل — لمجرد أن يتطابق العدد، لذا يجب أن تكون الإزالة قرارًا تتخذه أنت. تحدد الرسالة من يقف في الطريق.

أزله أولاً باستخدام زر الأشخاص في ذلك الصف (Manage Names)، ثم اخفض حجم المجموعة. إذا كان لدى ذلك الشخص بالفعل طاولة في صفحة Seating، فإن إزالته تطلب منك التأكيد، لأنها تُحرر مقعده أيضًا. العناصر النائبة الفارغة بلا اسم لا تُعيق شيئًا — يتم إخلاؤها تلقائيًا لك.

س: هل يمكنني استيراد ضيوف من Google Contacts أو تطبيق آخر؟ ج: صدّر جهات اتصالك كملف CSV من تطبيق جهات الاتصال، ثم نسّقه ليطابق متطلبات CSV الخاصة بـ Fotify واستورده.

س: ما الفرق بين تصدير CSV وتصدير PDF؟ ج: يُعد CSV الأفضل للعمل بجداول البيانات — التعديل والتصفية والاستيراد إلى أدوات أخرى. أما PDF فهو مستند منسّق وجاهز للطباعة يتضمّن ترويسة حدثك وإحصاءات ملخّصة، وهو مثالي للمشاركة مع المورّدين أو الطباعة لفريق الاستقبال في الحدث.

س: هل يتضمّن PDF تخصيصات الطاولات وأسماء المرافقين؟ ج: تظهر أسماء المرافقين كصفوف فرعية بمسافة بادئة أسفل الدعوة الرئيسية عند تفعيل جمع أسماء الضيوف. وعند استخدام الجلوس أيضًا، يضيف PDF عمود Table يعرض تخصيص المقعد الفردي لكل شخص.

س: هل يمكنني البحث باسم أحد المرافقين؟ ج: نعم — عند تفعيل جمع أسماء الضيوف، يطابق شريط البحث أسماء المرافقين أيضًا. تتوسّع الدعوة المطابقة تلقائيًا لترى أي عضو من المجموعة تطابق، مع تمييز ذلك الاسم. هذا مفيد عندما يتواصل معك ضيف وتتذكّر فقط اسم من سيأتي معه، لا اسم الضيف الرئيسي.

س: هل يتضمّن تصدير CSV أسماء المرافقين؟ ج: عند تفعيل جمع أسماء الضيوف، يضيف CSV عمود Plus Ones مباشرة بعد Guests، ويسرد كل عضو غير رئيسي في المجموعة مفصولًا بعلامة الأنبوب. وعند إيقاف التقاط الأسماء، يُحذف العمود بحيث يبقى شكل CSV ثابتًا.

س: كيف أعرف الضيوف الذين أرسلت لهم الدعوات بالفعل؟ ج: يظهر الضيوف الذين تم التواصل معهم عبر WhatsApp بخلفية خضراء، ويظهر الضيوف الذين أرسلت إليهم من برنامج بريدك الإلكتروني الخاص بمغلف كهرماني اللون. يُتتبَّع كلاهما في المتصفح الذي استخدمته، لذا لن يرافقاك إلى جهاز آخر. أما الدعوات التي أرسلها Fotify، فإن إحصاءات البريد الإلكتروني هي السجل الموثوق لها.

س: يقول ضيوفي إنهم لم يستلموا الدعوة أبدًا. ماذا يمكنني أن أفعل؟ ج: تحقّق أولًا من إحصاءات البريد الإلكتروني لمعرفة ما إذا تم تسليمها — فبعض أنظمة بريد الشركات تقبل الرسالة ثم تُصنّفها ضمن البريد المزعج، وهو ما يظهر كـ«تم التسليم» رغم عدم فتحها أبدًا. عندما تُصفّي شركة كاملة هذه الرسائل، استخدم أيقونة Envelope لإرسال دعوة ذلك الضيف من صندوق بريدك الخاص بدلًا من ذلك. راجع كيفية إرسال دعوات عبر البريد الإلكتروني لمعرفة كيفية قراءة الإحصاءات.

س: هل يمكن للضيوف الرد على RSVP دون إضافتهم إلى القائمة أولًا؟ ج: بالنسبة للدعوات المخصصة، يجب إضافة الضيوف إلى قائمتك أولًا ليحصلوا على رابط RSVP الفريد الخاص بهم. أما إذا فعّلت ميزة نموذج التسجيل، فيمكن للضيوف التسجيل الذاتي باستخدام رابط عام - وستتم إضافتهم تلقائيًا إلى قائمة ضيوفك عند إكمال النموذج.

س: ماذا يحدث إذا رفعت ملف CSV يحتوي على ضيوف مكرّرين؟ ج: يصبح كل صف في الملف ضيفًا جديدًا — لا يتحقق الاستيراد من الضيوف الموجودين مسبقًا، لذا فإن رفع الملف نفسه مرتين ينشئ كل ضيف مرتين. إذا حدث ذلك، صفِّ القائمة (على سبيل المثال حسب الوسم الذي استوردت به) واستخدم الحذف بالجملة لإزالة النسخ الزائدة، ثم ارفع الصفوف الجديدة فقط.

س: هل يمكنني استيراد ضيوف بوسوم مطبّقة مسبقًا؟ ج: نعم. أضف عمود Tags إلى ملف CSV بأسماء وسوم مفصولة بعلامة الأنبوب (مثلًا: Family|VIP). يُنشأ تلقائيًا أي وسم غير موجود للحدث بلون افتراضي. لمعرفة سير العمل الكامل، راجع مقالة وسوم الضيوف.

س: هل تُدرج الوسوم عند تصدير الضيوف؟ ج: نعم — يتضمّن كل من تصدير CSV (أسماء مفصولة بعلامة الأنبوب) وتصدير PDF (قائمة مفصولة بفواصل في عمود Tags) كل وسم مطبّق على الضيف. يمكنك إعادة استيراد CSV لاستعادة الوسوم.

س: كيف أضع وسمًا على عدد كبير من الضيوف دفعة واحدة؟ ج: استخدم مربعات الاختيار لتحديد الضيوف الذين تريدهم، ثم انقر "Apply tags" في شريط أدوات التحديد. يمكنك إضافة الوسوم أو إزالتها أو استبدالها لجميع الضيوف المحددين بنقرة واحدة.

س: هل يمكنني التصفية حسب أكثر من حالة في آن واحد؟ ج: نعم. عامل تصفية الحالة متعدد الاختيار — انقر على أي عدد من الشرائح تريده. على سبيل المثال، حدّد Accepted + Attended لرؤية كل من سيحضر، أو Not Answered + Declined لرؤية كل من ما زال يتطلب متابعة. تتكدّس الحالة مع الوسوم والبحث وأبعاد More filters.

س: كيف أنسخ رابط الضيف فقط دون الرسالة الكاملة؟ ج: انقر أيقونة Link في عمود Actions. تنسخ فقط رابط RSVP المجرد — بدون تحية أو نص من القالب — بحيث يمكنك لصقه في دعوة تقويم أو قصة أو محادثة. لا تزال أيقونة Copy العادية تنسخ الرسالة المخصصة الكاملة.

س: هل يمكنني التصفية حسب امتلاك الضيف بريدًا إلكترونيًا أو هاتفًا؟ ج: نعم. افتح More filters وفعّل Has email أو Has phone. هذا مفيد قبل إرسال بريد إلكتروني أو WhatsApp مباشرة، حتى تنظر فقط إلى الضيوف الذين يمكنك التواصل معهم فعليًا.

س: هل يمكنني التمييز بين الضيوف المسجَّلين ذاتيًا والذين أضفتهم أنا؟ ج: نعم. في More filters، اضبط Source على Self-registered (سجّلوا أنفسهم عبر رابط تسجيل) أو Added by me.

س: هل يتضمّن تصدير CSV/PDF فقط الضيوف الذين صفّيتهم؟ ج: نعم — تحترم عمليات التصدير عوامل التصفية الفعّالة لديك، بحيث يحتوي الملف بالضبط على ما تعرضه القائمة. انقر Clear all أولًا إذا أردت تصدير الجميع.