كيفية إدارة قائمة الضيوف

تُعد علامة التبويب «الضيوف» في لوحة تحكم RSVP المكان الذي يمكنك فيه إضافة جميع الحاضرين لحدثك وإدارتهم وتتبعهم. سواء كنت تضيف الضيوف واحدًا تلو الآخر أو تستورد مئات الأسماء من جدول بيانات، يجعل Fotify تنظيم قائمة ضيوفك أمرًا سهلًا.

الوصول إلى قائمة الضيوف

1. انتقل إلى لوحة تحكم الحدث على dashboard.fotify.app
2. اختر حدثك وانقر "RSVP" في الشريط الجانبي
3. انقر علامة التبويب "Guests"

إذا لم تكن قد أنشأت دعوة RSVP بعد، فاطّلع أولًا على كيفية إنشاء دعوة RSVP.

سترى قائمة ضيوفك الكاملة مع حالات الرد وأزرار الإجراءات.

Understanding the Guest List

Filtering Guests

All filtering lives in one filter bar at the top of the Guests tab. Every filter combines (AND), so you can stack them to answer precise questions like "VIPs who haven't answered and have a phone number."

Status is a set of chips, and it's multi-select — click as many as you like:

Chip	Shows
All	Every guest on your list (clears the status filter)
Accepted	Guests who confirmed they're attending
Declined	Guests who can't attend
Not Answered	Guests who haven't responded yet
Attended	Guests who checked in at the event (when QR attendance is enabled)

Because status is multi-select, you can show Accepted + Attended together (everyone who's coming) or Not Answered + Declined together (everyone still to chase). Each chip shows a live count.

More filters (the slider button) opens extra dimensions:

• Source — Added by me (you added them) vs Self-registered (they signed up through a registration link)
• Party size — Solo (just the one person) vs Group (2+ people with plus-ones)
• Has email / Has phone — only guests you can actually email or message, handy right before a send

Every active filter shows as a removable chip on a summary row, with a Clear all button and a live "X of Y matching" count, so you always know exactly what slice you're looking at.

Guest Information Columns

The table displays key information for each guest:

• Name - Guest's full name
• Email - Email address (if provided)
• Cellphone - Phone number for SMS/WhatsApp
• Guests - Number of people in their party (including plus-ones)
• Confirmed - How many people they confirmed are attending
• Status - Their RSVP response (Accepted, Declined, Not Answered)
• Tags - Colored chips showing the guest tags applied to this guest. Click the + Add tag button on the row to attach or remove tags inline
• Registered - When the guest was added or self-registered
• Actions - Quick action buttons

Sorting and Searching

• Search - Use the search bar to find guests by name, email, phone, or — when Collect Guest Names is on — a plus-one's name. If a plus-one matches, that invitation auto-expands and the matched name is highlighted
• Sort - Click any column header to sort the list (e.g., by name, status)

Viewing Plus-One Names (when Guest Names is on)

When you've enabled Collect Guest Names (or Table Management, which includes it), parties of 2 or more show a chevron next to the main name. Click it to expand the row and reveal each plus-one as an indented sub-row beneath the main invitation:

• Every named guest shows with a "+1" badge (or "Main guest" for the primary)
• A pencil icon on each sub-row jumps straight to editing that specific name
• If a party has fewer names than its declared size, you'll see a "N names not provided yet" placeholder with an Add names link
• During search, rows containing a matching plus-one auto-expand so the match is visible at a glance — you can still collapse manually and your choice is remembered until you clear the search

Filtering & Tagging Guests

Fotify's tag system lets you label guests (e.g., "Family", "VIP", "Work") and filter on them. Full details live in the Guest Tags article; here's how tags show up in the guest list.

The tag filter row

The filter bar includes a Tags row. It contains:

• A chip for every tag you've created (click to toggle it on/off as a filter)
• A dashed "+ New tag" chip that opens the tag manager so you can create one inline
• A "Manage tags" button on the right (rename colors, edit, or delete existing tags)
• When two or more tag chips are active, an Any / All segmented toggle controls whether the filter matches guests with any of the selected tags or all of them

When a tag filter is active, the guest list only shows matching guests. Click the same chip again to remove that one tag, or use Clear all to reset every filter at once. Tag filters stack with the status chips, search, and the More filters dimensions.

Tagging guests inline

On any guest row (desktop table or mobile card), click the + Add tag button in the Tags column. A dropdown appears with every tag for the event; click to toggle, then Save. Existing tags on the guest show as colored chips next to the button.

Bulk-tagging selected guests

To tag (or untag) many guests at once:

1. Select guests using the checkboxes on the left of each row
2. In the selection toolbar that appears, click "Apply tags"
3. Pick a mode — Add, Remove, or Replace
4. Tick the tags you want, then click the green Save button

• Add attaches the selected tags to every guest, on top of their existing ones
• Remove strips the selected tags from every guest
• Replace wipes their current tags and sets exactly the selected list

إضافة الضيوف بشكل فردي

لإضافة ضيف واحد:

1. انقر زر "Add Guest"
2. أدخل تفاصيل الضيف:
   • Name - الاسم الأول للضيف (مطلوب)
   • Last Name - اسم عائلة الضيف
   • Email - البريد الإلكتروني للدعوات الرقمية
   • Cellphone - رقم الهاتف بصيغة دولية مع + (مثلًا: +14155551234)
   • Number of Guests - عدد الأشخاص في مجموعته (الافتراضي: 1)
   • SMS Language - تجاوز اللغة الافتراضية لرسائل SMS لهذا الضيف
3. انقر "Add Guest"

تنسيق رقم الهاتف

لكي تعمل ميزات SMS وWhatsApp، يجب أن تكون أرقام الهاتف بصيغة E.164 الدولية:

• ابدأ بـ + متبوعة برمز الدولة
• بدون مسافات أو شرطات أو أقواس
• أمثلة: +14155551234 (الولايات المتحدة)، +34612345678 (إسبانيا)، +4915112345678 (ألمانيا)

استيراد عدة ضيوف (رفع ملف CSV)

بالنسبة لقوائم الضيوف الكبيرة، يمكنك استيرادها جميعًا دفعة واحدة باستخدام ملف CSV.

كيفية الاستيراد

1. انقر "Upload Guest List"
2. جهّز ملف CSV بالتنسيق المطلوب (انظر أدناه)
3. اسحب ملفك وأفلته، أو انقر لتحديده
4. انقر "Upload Guest List"

تنسيق CSV

يجب أن يتضمن ملف CSV هذه الأعمدة:

Column	Required	Description
Name	Yes	الاسم الأول للضيف
LastName	No	اسم العائلة للضيف (يمكن تركه فارغًا)
Email	No	عنوان البريد الإلكتروني (يمكن تركه فارغًا)
Phone	No	رقم الهاتف بتنسيق E.164 مع علامة + ورمز الدولة
Guests	No	عدد الضيوف في المجموعة (الافتراضي: 1)
Locale	No	رمز اللغة للرسائل النصية القصيرة والبريد الإلكتروني (en, es, fr, de, it, pt, إلخ). ما زال يتم قبول SmsLocale وMessagingLocale للتوافق مع الإصدارات السابقة
Tags	No	أسماء الوسوم لتطبيقها على هذا الضيف، مفصولة بـ | (pipe). يتم إنشاء الوسوم غير الموجودة تلقائيًا
DisplayAlias	No	اسم العرض المستخدم في الرسائل بدلًا من Name + LastName (مثل "Adam & Susan"، "The Smith Family"). مفيد للأزواج والعائلات والمجموعات
IsPlural	No	اضبطه على true (أو yes / 1) عندما تكون الدعوة موجهة لأكثر من شخص بحيث تستخدم الرسائل صيغة الجمع في اللغات المدعومة (السويدية، الإسبانية، الفرنسية، الإيطالية، البرتغالية، الهولندية، البولندية، العربية، العبرية، الدنماركية). القيمة الافتراضية false

مثال على ملف CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

نصائح لاستيراد CSV

• انقر "Download Example" للحصول على ملف قالب
• البريد الإلكتروني ورقم الهاتف اختياريان — اتركهما فارغين إذا لم يكونا متوفرين
• لغات المراسلة المدعومة: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• إذا كان حقل Locale فارغًا، فسيتلقى الضيف الرسائل النصية القصيرة والبريد الإلكتروني بلغة الحدث الافتراضية لديك
• عمود Tags: افصل بين عدة وسوم باستخدام | (مثلًا: Family|VIP). يتم إنشاء أي اسم وسم غير موجود مسبقًا للحدث تلقائيًا بلون افتراضي — يمكنك تغيير اللون لاحقًا في Manage tags
• DisplayAlias: عند تعيينه، يتم استخدام هذا الاسم في الرسائل النصية القصيرة ورسائل البريد الإلكتروني وعلى صفحة RSVP (كما يستبدل أيضًا {{FIRSTNAME}} و{{LASTNAME}} و{{FULLNAME}} في قوالب الرسائل المخصصة). اتركه فارغًا لاستخدام Name + LastName العادي
• IsPlural: يهم فقط في اللغات التي تميّز بين صيغة المفرد والجمع في مخاطبة الشخص الثاني — على سبيل المثال في السويدية "du är inbjuden" (مفرد) تصبح "ni är inbjudna" (جمع). أما في الإنجليزية والألمانية والروسية وغيرها من اللغات التي لا يوجد فيها هذا التمييز فيتم تجاهل هذا الحقل

Guest Action Buttons

Each guest row has action buttons for quick management:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Modify guest details (name, email, phone, guests, status)
Eye	View	See all guest information without making changes
Copy	Copy Message	Copy the personalized invitation message (guest's name + unique RSVP link, from your template)
Link	Copy Invite Link	Copy just the guest's RSVP link — no message text — ready to paste anywhere
Envelope	Email	Open email client with pre-filled invitation (if email provided)
WhatsApp	WhatsApp	Open WhatsApp Web with pre-filled message (if phone provided)
People	Manage Names	Add or edit plus-one names (shown when Guest Names or Table Management is on)
Trash	Delete	Remove guest from list (requires confirmation)

Copy Message vs. Copy Invite Link: Copy gives you the full personalized message (greeting + link + any template text), ideal for pasting into a chat. The Link icon copies only the bare URL, perfect for a calendar invite, an Instagram story, or anywhere a full message would be too much.

Mobile View

On mobile devices, action buttons are accessible through a menu (three dots) at the bottom right of each guest card.

Sending Invitations to Guests

After adding guests, you need to send them their personalized RSVP links.

Option 1: Copy and Paste

1. Click the Copy icon for a guest
2. The personalized message (with their name and unique link) is copied
3. Paste into email, text message, or messaging app of your choice

Option 1b: Copy Just the Link

1. Click the Link icon for a guest
2. Only the bare RSVP link is copied — no message text
3. Paste it into a calendar invite, an Instagram story, a group chat, or anywhere a full message would be overkill

Option 2: WhatsApp Direct

1. Click the WhatsApp icon (only visible for guests with phone numbers)
2. WhatsApp Web opens with a pre-filled invitation message
3. Send the message directly

WhatsApp Tracking

• Guests you've messaged on WhatsApp will have a subtle green background
• This helps you track who has received their invitation
• Use "Reset All Sent" to clear this tracking history and start fresh

تصدير قائمة الضيوف

انقر "Download" في شريط أدوات علامة تبويب الضيوف واختر صيغة: Excel (.xlsx) للفرز والتعديل، أو CSV (.csv) للاستيراد إلى أدوات أخرى، أو PDF (.pdf) للحصول على مستند جاهز للطباعة.

يحترم التصدير عوامل التصفية والترتيب الفعّالة لديك. كل ما يعرضه جدول الضيوف حاليًا هو بالضبط ما ينتقل إلى الملف — نفس الصفوف، بنفس الترتيب — لذا يمكنك تنزيل كبار الشخصيات المقبولين فقط أو الضيوف المسجّلين ذاتيًا بدون رقم هاتف. تريد القائمة كاملة؟ انقر Clear all أولًا.

تُسمّى الملفات باسم حدثك وتاريخ التصدير (مثل my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx)، لذا لا تتداخل التنزيلات المتعددة مع بعضها أبدًا.

التنزيل بصيغة Excel (مُوصى به لجداول البيانات)

1. انقر "Download" ← Excel (.xlsx)
2. تتضمن ورقة Guests جميع معلومات الضيوف والردود، وكل حقل مخصص من نموذج التسجيل الخاص بك (مثل الدور، المؤسسة، الاحتياجات الغذائية) كعمود مستقل، وعمود Tags — مع تثبيت صف الرأس وتفعيل عوامل تصفية الأعمدة مسبقًا، لتتمكن من الفرز والتحليل فورًا حسب أي معيار
3. تعرض ورقة ثانية باسم Summary إحصاءات الردود دفعة واحدة: إجمالي الدعوات، المقبولون، المرفوضون، غير المجيبين، الحاضرون، وعدد الضيوف المؤكَّدين
4. يُفتح بشكل صحيح في Excel وGoogle Sheets وNumbers بغض النظر عن الإعدادات الإقليمية لجهازك

التنزيل بصيغة CSV

1. انقر "Download" ← CSV (.csv)
2. يتضمن الملف جميع معلومات الضيوف والردود وقيم الحقول المخصصة وعمود Tags (أسماء الوسوم مفصولة بعلامة الأنبوب (pipe) — نفس الصيغة المقبولة عند الاستيراد، حتى تتمكن من نقل البيانات ذهابًا وإيابًا)
3. عند تفعيل جمع أسماء الضيوف، يتضمن ملف CSV أيضًا عمود Plus Ones مباشرة بعد عمود Guests — يحتوي كل ضيف غير رئيسي مفصولًا بعلامة الأنبوب (مثل: John Doe | Jane Doe | Kid Smith). يُحذف هذا العمود عندما يكون التقاط الأسماء متوقفًا، بحيث يبقى شكل ملف CSV متوقعًا للفعاليات التي لا تستخدم هذه الميزة. ويظهر العمود ذاته في تصدير Excel أيضًا
4. إذا ظهر ملف CSV بكل بياناته في عمود واحد عند فتحه في Excel، استخدم صيغة Excel (.xlsx) بدلًا من ذلك — فهي غير متأثرة بإعدادات فاصل القوائم الإقليمية

التنزيل بصيغة PDF

1. انقر "Download" ← PDF (.pdf)
2. يُنشأ ملف PDF منسّق يتضمن اسم حدثك وتاريخه وملخصًا لإحصاءات الردود
3. يتضمن ملف PDF جميع تفاصيل الضيوف في تخطيط جدول أنيق، مع عمود Tags يعرض أسماء وسوم كل ضيف كنص مفصول بفواصل

ملاحظة: الحقول المخصصة في التسجيل (مثل الدور، المؤسسة) غير مُدرجة في تخطيط PDF الثابت — نزّل صيغة Excel أو CSV عندما تحتاج تلك الأعمدة.

عند تفعيل جمع أسماء الضيوف، يتضمن ملف PDF أيضًا:

• صفوفًا فرعية بمسافة بادئة لكل مرافق (plus-one) أسفل الدعوة الرئيسية، تُدرج اسمه الفردي

عند تفعيل إدارة الطاولات أيضًا، يعرض كل صف فرعي بالإضافة إلى ذلك الطاولة المخصصة لذلك الشخص ضمن عمود Table جديد.

هذا يجعل ملف PDF مثاليًا لِـ:

• طباعة قائمة ضيوف للمكان أو لفريق الاستقبال
• المشاركة مع المورّدين (شركات التموين، منظّمي الفعاليات) الذين لا يستخدمون جداول البيانات
• الاحتفاظ بنسخة احتياطية ورقية في الحدث
• مراجعة تخصيصات الطاولات بسرعة

Managing Guest Responses

Editing a Response

If a guest contacts you to change their RSVP:

1. Click the Edit (pencil) icon for that guest
2. Update their status (Accepted, Declined)
3. Adjust the number of confirmed guests if needed
4. Save changes

Viewing Response Details

Click the View (eye) icon to see:

• Full guest information
• Their RSVP response
• Any comments they submitted
• Custom field responses

Deleting Guests

To remove a guest:

1. Click the Delete (trash) icon
2. Confirm the deletion

To delete multiple guests:

• Select guests using the checkboxes
• Click "Delete all (X)" to remove selected guests

Acting on a filtered list across pages? When more guests match your filters than fit on the current page, the selection toolbar shows a "Select all N matching" button. It selects every matching guest across all pages, so bulk Apply tags or delete acts on the whole filtered set, not just the page you can see.

نصائح لإدارة قائمة الضيوف

قبل الحدث

• أضف جميع الضيوف قبل إرسال الدعوات
• تحقّق مرتين من أن أرقام الهواتف بالتنسيق الدولي
• استخدم استيراد CSV للقوائم الكبيرة لتوفير الوقت
• اضبط لغة SMS المناسبة للضيوف الدوليين

تتبع الردود

• راجع عامل تصفية Not Answered بانتظام لإجراء المتابعة
• استخدم تتبع WhatsApp لمعرفة من تلقّى الدعوات
• صدّر القائمة دوريًا لتتبع التقدم

المتابعة

• للضيوف الذين لم يردّوا، استخدم أزرار Copy أو WhatsApp لإرسال تذكيرات
• فكّر في استخدام ميزة SMS للتذكيرات الجماعية

Frequently Asked Questions

Q: Is there a limit to how many guests I can add? A: Guest limits depend on your Fotify plan. Check your plan details for specific limits.

Q: Can I add guests after sending invitations? A: Yes! You can add new guests at any time. Just remember to send them their invitation link.

Q: What happens if I delete a guest who already responded? A: Their response is permanently removed. If they try to use their old RSVP link, it will no longer work.

Q: Can I change a guest's RSVP status manually? A: Yes, use the Edit button to manually update any guest's status, such as when they call to confirm instead of using the online form.

Q: Why can't I see the WhatsApp button for some guests? A: The WhatsApp button only appears for guests who have a phone number saved. Add their phone number to enable this feature.

Q: What's the difference between "Guests" and "Confirmed" columns? A: "Guests" is how many people you invited in that party. "Confirmed" is how many the guest said are actually attending when they responded.

Q: Can I import guests from Google Contacts or another app? A: Export your contacts as a CSV file from your contact app, then format it to match Fotify's CSV requirements and import it.

Q: What's the difference between the CSV and PDF export? A: CSV is best for spreadsheet work — editing, filtering, and importing into other tools. PDF is a formatted, printable document with your event header and summary stats, ideal for sharing with vendors or printing for door staff at the event.

Q: Does the PDF include table assignments and plus-one names? A: Plus-one names appear as indented sub-rows beneath the main invitation whenever Collect Guest Names is enabled. When Table Management is also on, the PDF adds a Table column showing each person's individual seat assignment.

Q: Can I search by a plus-one's name? A: Yes — when Collect Guest Names is on, the search bar matches plus-one names too. The matching invitation auto-expands so you can see which party member matched, with that name highlighted. This is handy when a guest contacts you and you only remember the name of who's coming with them, not the main invitee.

Q: Does the CSV export include plus-one names? A: When Collect Guest Names is enabled, the CSV adds a Plus Ones column right after Guests, listing each non-main party member pipe-separated. When name capture is off, the column is omitted so the CSV shape stays consistent.

Q: How do I know which guests I've already sent invitations to? A: Guests contacted via WhatsApp show a green background. For other methods, consider using the SMS Language or a notes system to track.

Q: Can guests RSVP without being added to the list first? A: For personalized invitations, guests must be added to your list first to receive their unique RSVP link. However, if you enable the Registration Form feature, guests can self-register using a public link - they'll be automatically added to your guest list when they complete the form.

Q: What happens if I upload a CSV with duplicate guests? A: The system will notify you of duplicates. You can choose to skip them or update existing entries.

Q: Can I import guests with tags already applied? A: Yes. Add a Tags column to your CSV with pipe-separated tag names (e.g., Family|VIP). Any tag that doesn't already exist for the event is created automatically with a default color. Full workflow: see the Guest Tags article.

Q: Are tags included when I export guests? A: Yes — both the CSV export (pipe-separated names) and the PDF export (comma-separated list in a Tags column) include every tag applied to the guest. You can re-import the CSV to restore tags.

Q: How do I tag many guests at once? A: Use the checkboxes to select the guests you want, then click "Apply tags" in the selection toolbar. You can Add, Remove, or Replace tags across all selected guests in one click.

Q: Can I filter by more than one status at once? A: Yes. The status filter is multi-select — click as many chips as you want. For example, select Accepted + Attended to see everyone who's coming, or Not Answered + Declined to see everyone still to chase. Status combines with tags, search, and the More filters dimensions.

Q: How do I copy just a guest's link without the whole message? A: Click the Link icon in the Actions column. It copies only the bare RSVP URL — no greeting or template text — so you can paste it into a calendar invite, story, or chat. The regular Copy icon still copies the full personalized message.

Q: Can I filter by whether a guest has an email or phone? A: Yes. Open More filters and toggle Has email or Has phone. This is handy right before an email or WhatsApp send, so you only look at guests you can actually reach.

Q: Can I tell self-registered guests apart from ones I added? A: Yes. In More filters, set Source to Self-registered (signed up through a registration link) or Added by me.

Q: Does the CSV/PDF export only include the guests I've filtered to? A: Yes — exports respect your active filters, so the file contains exactly what the list is showing. Click Clear all first if you want to export everyone.