كيفية إدارة قائمة الضيوف

تُعد علامة التبويب «الضيوف» في لوحة تحكم RSVP المكان الذي يمكنك فيه إضافة جميع الحاضرين لحدثك وإدارتهم وتتبعهم. سواء كنت تضيف الضيوف واحدًا تلو الآخر أو تستورد مئات الأسماء من جدول بيانات، يجعل Fotify تنظيم قائمة ضيوفك أمرًا سهلًا.

الوصول إلى قائمة الضيوف

1. انتقل إلى لوحة تحكم الحدث على dashboard.fotify.app
2. اختر حدثك وانقر "RSVP" في الشريط الجانبي
3. انقر علامة التبويب "Guests"

إذا لم تكن قد أنشأت دعوة RSVP بعد، فاطّلع أولًا على كيفية إنشاء دعوة RSVP.

سترى قائمة ضيوفك الكاملة مع حالات الرد وأزرار الإجراءات.

فهم قائمة الضيوف

عوامل تصفية الحالة

يمكنك تصفية الضيوف حسب حالة الرد باستخدام علامات التبويب في الأعلى:

عامل التصفية	الوصف
الكل	جميع الضيوف في قائمتك
تم القبول	الضيوف الذين أكدوا حضورهم
تم الرفض	الضيوف الذين لا يمكنهم الحضور
لم تتم الإجابة	الضيوف الذين لم يردّوا بعد
تم الحضور	الضيوف الذين قاموا بتسجيل الدخول في الحدث (عند تفعيل حضور QR)

أعمدة معلومات الضيف

يعرض الجدول معلومات أساسية لكل ضيف:

• الاسم - الاسم الكامل للضيف
• البريد الإلكتروني - عنوان البريد الإلكتروني (إن تم توفيره)
• رقم الجوال - رقم الهاتف للرسائل النصية/WhatsApp
• الضيوف - عدد الأشخاص في مجموعته (بما في ذلك المرافقون)
• المؤكَّد - عدد الأشخاص الذين أكدوا حضورهم
• الحالة - رد RSVP (تم القبول، تم الرفض، لم تتم الإجابة)
• الوسوم - شرائح ملوّنة تُظهر وسوم الضيوف المطبّقة على هذا الضيف. انقر زر + Add tag في الصف لإضافة الوسوم أو إزالتها مباشرة
• تم التسجيل - وقت إضافة الضيف أو تسجيله الذاتي
• الإجراءات - أزرار إجراءات سريعة

الفرز والبحث

• بحث - استخدم شريط البحث للعثور على الضيوف بالاسم أو البريد الإلكتروني
• فرز - انقر أي عنوان عمود لفرز القائمة (مثلًا حسب الاسم أو الحالة)

تصفية الضيوف وإضافة الوسوم

يتيح لك نظام الوسوم في Fotify تصنيف الضيوف (مثلًا "العائلة"، "VIP"، "العمل") والتصفية بناءً عليها. ستجد التفاصيل الكاملة في مقالة وسوم الضيوف؛ وإليك كيفية ظهور الوسوم في قائمة الضيوف.

صف تصفية الوسوم

فوق عوامل تصفية الحالة، سترى صفًا بعنوان "Filter by tags". وهو يتضمن:

• شريحة لكل وسم قمت بإنشائه (انقر لتفعيلها/إيقافها كعامل تصفية)
• شريحة "+ New tag" متقطعة تفتح مدير الوسوم لتتمكن من إنشاء وسم مباشرة
• زر "Manage tags" على اليمين (لإعادة تسمية الألوان أو تعديل الوسوم الحالية أو حذفها)
• عند تفعيل شريحتين أو أكثر من الوسوم، يتحكم مفتاح Any / All في ما إذا كان عامل التصفية يطابق الضيوف الذين لديهم أي من الوسوم المحددة أو كلها

عند تفعيل عامل تصفية للوسوم، ستعرض قائمة الضيوف الضيوف المطابقين فقط. انقر الشريحة نفسها مرة أخرى لإزالة عامل التصفية، أو استخدم "Clear tag filter" لمسح جميع عوامل تصفية الوسوم دفعة واحدة.

إضافة وسوم للضيوف مباشرة

في أي صف ضيف (جدول سطح المكتب أو بطاقة الهاتف)، انقر زر + Add tag في عمود الوسوم. ستظهر قائمة منسدلة بجميع وسوم الحدث؛ انقر للتبديل، ثم Save. تظهر الوسوم الحالية على الضيف كشرائح ملوّنة بجانب الزر.

إضافة وسوم جماعيًا للضيوف المحددين

لوضع وسوم (أو إزالة وسوم) لعدد كبير من الضيوف دفعة واحدة:

1. حدّد الضيوف باستخدام مربعات الاختيار على يسار كل صف
2. في شريط أدوات التحديد الذي يظهر، انقر "Apply tags"
3. اختر وضعًا — Add أو Remove أو Replace
4. ضع علامة على الوسوم التي تريدها، ثم انقر زر Save الأخضر

• Add يضيف الوسوم المحددة إلى كل ضيف بالإضافة إلى وسومه الحالية
• Remove يزيل الوسوم المحددة من كل ضيف
• Replace يمسح الوسوم الحالية ويضبطها لتكون تمامًا القائمة المحددة

إضافة الضيوف بشكل فردي

لإضافة ضيف واحد:

1. انقر زر "Add Guest"
2. أدخل تفاصيل الضيف:
   • Name - الاسم الأول للضيف (مطلوب)
   • Last Name - اسم عائلة الضيف
   • Email - البريد الإلكتروني للدعوات الرقمية
   • Cellphone - رقم الهاتف بصيغة دولية مع + (مثلًا: +14155551234)
   • Number of Guests - عدد الأشخاص في مجموعته (الافتراضي: 1)
   • SMS Language - تجاوز اللغة الافتراضية لرسائل SMS لهذا الضيف
3. انقر "Add Guest"

تنسيق رقم الهاتف

لكي تعمل ميزات SMS وWhatsApp، يجب أن تكون أرقام الهاتف بصيغة E.164 الدولية:

• ابدأ بـ + متبوعة برمز الدولة
• بدون مسافات أو شرطات أو أقواس
• أمثلة: +14155551234 (الولايات المتحدة)، +34612345678 (إسبانيا)، +4915112345678 (ألمانيا)

استيراد عدة ضيوف (رفع ملف CSV)

بالنسبة لقوائم الضيوف الكبيرة، يمكنك استيرادها جميعًا دفعة واحدة باستخدام ملف CSV.

كيفية الاستيراد

1. انقر "Upload Guest List"
2. جهّز ملف CSV بالتنسيق المطلوب (انظر أدناه)
3. اسحب ملفك وأفلته، أو انقر لتحديده
4. انقر "Upload Guest List"

تنسيق CSV

يجب أن يتضمن ملف CSV هذه الأعمدة:

Column	Required	Description
Name	Yes	الاسم الأول للضيف
LastName	No	اسم العائلة للضيف (يمكن تركه فارغًا)
Email	No	عنوان البريد الإلكتروني (يمكن تركه فارغًا)
Phone	No	رقم الهاتف بتنسيق E.164 مع علامة + ورمز الدولة
Guests	No	عدد الضيوف في المجموعة (الافتراضي: 1)
Locale	No	رمز اللغة للرسائل النصية القصيرة والبريد الإلكتروني (en, es, fr, de, it, pt, إلخ). ما زال يتم قبول SmsLocale وMessagingLocale للتوافق مع الإصدارات السابقة
Tags	No	أسماء الوسوم لتطبيقها على هذا الضيف، مفصولة بـ | (pipe). يتم إنشاء الوسوم غير الموجودة تلقائيًا
DisplayAlias	No	اسم العرض المستخدم في الرسائل بدلًا من Name + LastName (مثل "Adam & Susan"، "The Smith Family"). مفيد للأزواج والعائلات والمجموعات
IsPlural	No	اضبطه على true (أو yes / 1) عندما تكون الدعوة موجهة لأكثر من شخص بحيث تستخدم الرسائل صيغة الجمع في اللغات المدعومة (السويدية، الإسبانية، الفرنسية، الإيطالية، البرتغالية، الهولندية، البولندية، العربية، العبرية، الدنماركية). القيمة الافتراضية false

مثال على ملف CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

نصائح لاستيراد CSV

• انقر "Download Example" للحصول على ملف قالب
• البريد الإلكتروني ورقم الهاتف اختياريان — اتركهما فارغين إذا لم يكونا متوفرين
• لغات المراسلة المدعومة: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• إذا كان حقل Locale فارغًا، فسيتلقى الضيف الرسائل النصية القصيرة والبريد الإلكتروني بلغة الحدث الافتراضية لديك
• عمود Tags: افصل بين عدة وسوم باستخدام | (مثلًا: Family|VIP). يتم إنشاء أي اسم وسم غير موجود مسبقًا للحدث تلقائيًا بلون افتراضي — يمكنك تغيير اللون لاحقًا في Manage tags
• DisplayAlias: عند تعيينه، يتم استخدام هذا الاسم في الرسائل النصية القصيرة ورسائل البريد الإلكتروني وعلى صفحة RSVP (كما يستبدل أيضًا {{FIRSTNAME}} و{{LASTNAME}} و{{FULLNAME}} في قوالب الرسائل المخصصة). اتركه فارغًا لاستخدام Name + LastName العادي
• IsPlural: يهم فقط في اللغات التي تميّز بين صيغة المفرد والجمع في مخاطبة الشخص الثاني — على سبيل المثال في السويدية "du är inbjuden" (مفرد) تصبح "ni är inbjudna" (جمع). أما في الإنجليزية والألمانية والروسية وغيرها من اللغات التي لا يوجد فيها هذا التمييز فيتم تجاهل هذا الحقل

أزرار إجراءات الضيف

يحتوي كل صف ضيف على أزرار إجراءات للإدارة السريعة:

الأيقونة	الإجراء	الوصف
Pencil	تعديل	تعديل تفاصيل الضيف (الاسم، البريد الإلكتروني، الهاتف، الضيوف، الحالة)
Eye	عرض	عرض جميع معلومات الضيف دون إجراء تغييرات
Copy	نسخ الرسالة	نسخ دعوة مخصّصة باسم الضيف ورابط RSVP الفريد
Envelope	بريد إلكتروني	فتح عميل البريد الإلكتروني مع دعوة مُعبّأة مسبقًا (إن تم توفير البريد الإلكتروني)
WhatsApp	WhatsApp	فتح WhatsApp Web مع رسالة مُعبّأة مسبقًا (إن تم توفير الهاتف)
Trash	حذف	إزالة الضيف من القائمة (يتطلب تأكيدًا)

عرض الجوال

على الأجهزة المحمولة، يمكن الوصول إلى أزرار الإجراءات عبر قائمة (ثلاث نقاط) في أسفل يمين بطاقة كل ضيف.

إرسال الدعوات إلى الضيوف

بعد إضافة الضيوف، تحتاج إلى إرسال روابط RSVP المخصّصة لهم.

الخيار 1: النسخ واللصق

1. انقر أيقونة Copy للضيف
2. سيتم نسخ الرسالة المخصّصة (مع اسمه والرابط الفريد)
3. الصقها في البريد الإلكتروني أو رسالة نصية أو تطبيق مراسلة تختاره

الخيار 2: WhatsApp مباشرة

1. انقر أيقونة WhatsApp (تظهر فقط للضيوف الذين لديهم أرقام هاتف)
2. سيتم فتح WhatsApp Web مع رسالة دعوة مُعبّأة مسبقًا
3. أرسل الرسالة مباشرة

تتبع WhatsApp

• الضيوف الذين راسلتهم عبر WhatsApp سيظهر لديهم خلفية خضراء خفيفة
• يساعدك ذلك على تتبع من تلقّى الدعوة
• استخدم "Reset All Sent" لمسح سجل التتبع هذا والبدء من جديد

تصدير قائمة الضيوف

يمكنك تصدير قائمة ضيوفك بالكامل بصيغتين: CSV لملفات الجداول أو PDF كمستند جاهز للطباعة.

التنزيل بصيغة CSV

1. انقر "Download CSV" في شريط أدوات تبويب Guests
2. يتضمن الملف جميع معلومات الضيوف، والردود، وقيم الحقول المخصّصة، وعمود Tags (أسماء الوسوم مفصولة بعلامة البايب | — وهو نفس التنسيق المقبول عند الاستيراد، بحيث يمكنك تصدير البيانات ثم إعادة استيرادها دون فقدانها)
3. افتح الملف في Excel أو Google Sheets أو أي تطبيق جداول بيانات

التنزيل بصيغة PDF

1. انقر "Download PDF" في شريط أدوات تبويب Guests
2. يتم إنشاء ملف PDF منسّق يتضمن اسم الحدث، وتاريخه، وملخصًا لإحصاءات الردود
3. يتضمن ملف PDF جميع تفاصيل الضيوف ضمن جدول أنيق وواضح، مع عمود Tags يعرض أسماء وسوم كل ضيف كنص مفصول بفواصل

عند تفعيل خيار Collect Guest Names، يتضمن ملف PDF أيضًا:

• صفوفًا فرعية بمسافة بادئة لكل ضيف مرافق (plus-one) أسفل الدعوة الأساسية، مع إدراج اسمه الفردي

وعند تفعيل Table Management أيضًا، يعرض كل صف فرعي بالإضافة إلى ذلك طاولة هذا الشخص المعيّنة ضمن عمود جديد باسم Table.

هذا يجعل ملف PDF مثاليًا من أجل:

• طباعة قائمة الضيوف للمكان أو لموظفي الاستقبال
• مشاركتها مع المورّدين (شركات التموين، منظّمي الفعاليات) الذين لا يستخدمون الجداول
• الاحتفاظ بنسخة ورقية احتياطية أثناء الحدث
• التحقق من تعيينات الطاولات بسرعة بنظرة واحدة

إدارة ردود الضيوف

تعديل رد

إذا تواصل معك أحد الضيوف لتغيير رد RSVP الخاص به:

1. انقر أيقونة Edit (القلم) لهذا الضيف
2. حدّث حالته (Accepted, Declined)
3. عدّل عدد الضيوف المؤكَّدين إذا لزم الأمر
4. احفظ التغييرات

عرض تفاصيل الرد

انقر أيقونة View (العين) للاطلاع على:

• معلومات الضيف كاملة
• رد RSVP الخاص به
• أي تعليقات أرسلها
• ردود الحقول المخصّصة

حذف الضيوف

لإزالة ضيف:

1. انقر أيقونة Delete (سلة المهملات)
2. أكّد الحذف

لحذف عدة ضيوف:

• حدّد الضيوف باستخدام مربعات الاختيار
• انقر "Delete all (X)" لإزالة الضيوف المحددين

نصائح لإدارة قائمة الضيوف

قبل الحدث

• أضف جميع الضيوف قبل إرسال الدعوات
• تحقّق مرتين من أن أرقام الهواتف بالتنسيق الدولي
• استخدم استيراد CSV للقوائم الكبيرة لتوفير الوقت
• اضبط لغة SMS المناسبة للضيوف الدوليين

تتبع الردود

• راجع عامل تصفية Not Answered بانتظام لإجراء المتابعة
• استخدم تتبع WhatsApp لمعرفة من تلقّى الدعوات
• صدّر القائمة دوريًا لتتبع التقدم

المتابعة

• للضيوف الذين لم يردّوا، استخدم أزرار Copy أو WhatsApp لإرسال تذكيرات
• فكّر في استخدام ميزة SMS للتذكيرات الجماعية

الأسئلة الشائعة

س: هل هناك حد لعدد الضيوف الذين يمكنني إضافتهم؟ ج: تعتمد حدود الضيوف على باقة Fotify الخاصة بك. راجع تفاصيل باقتك لمعرفة الحدود المحددة.

س: هل يمكنني إضافة ضيوف بعد إرسال الدعوات؟ ج: نعم! يمكنك إضافة ضيوف جدد في أي وقت. فقط تذكّر إرسال رابط الدعوة إليهم.

س: ماذا يحدث إذا حذفت ضيفًا كان قد رد بالفعل؟ ج: تتم إزالة رده نهائيًا. وإذا حاول استخدام رابط RSVP القديم، فلن يعمل بعد الآن.

س: هل يمكنني تغيير حالة RSVP للضيف يدويًا؟ ج: نعم، استخدم زر Edit لتحديث حالة أي ضيف يدويًا، مثلًا عندما يتصل للتأكيد بدلًا من استخدام النموذج عبر الإنترنت.

س: لماذا لا أرى زر WhatsApp لبعض الضيوف؟ ج: يظهر زر WhatsApp فقط للضيوف الذين تم حفظ رقم هاتف لهم. أضف رقم هاتفهم لتفعيل هذه الميزة.

س: ما الفرق بين عمودي "Guests" و"Confirmed"؟ ج: يشير "Guests" إلى عدد الأشخاص الذين دعوتهم ضمن تلك المجموعة. أما "Confirmed" فيشير إلى عدد الأشخاص الذين أكد الضيف حضورهم فعليًا عند الرد.

س: هل يمكنني استيراد الضيوف من Google Contacts أو تطبيق آخر؟ ج: صدّر جهات اتصالك كملف CSV من تطبيق جهات الاتصال لديك، ثم نسّق الملف ليتطابق مع متطلبات CSV في Fotify واستورده.

س: ما الفرق بين تصدير CSV وتصدير PDF؟ ج: يعد CSV الأفضل للعمل على الجداول — مثل التعديل والفلترة والاستيراد إلى أدوات أخرى. أما PDF فهو مستند منسّق وقابل للطباعة مع ترويسة الحدث وملخص الإحصاءات، وهو مثالي للمشاركة مع المورّدين أو طباعته لموظفي الاستقبال في الحدث.

س: هل يتضمن PDF تعيينات الطاولات وأسماء المرافقين (plus-one)؟ ج: تظهر أسماء المرافقين كصفوف فرعية بمسافة بادئة أسفل الدعوة الأساسية كلما كان خيار Collect Guest Names مفعّلًا. وعند تفعيل إدارة الطاولات أيضًا، يضيف ملف PDF عمود Table يوضح تعيين مقعد كل شخص بشكل فردي.

س: كيف أعرف الضيوف الذين أرسلت لهم الدعوات بالفعل؟ ج: يظهر للضيوف الذين تم التواصل معهم عبر WhatsApp خلفية خضراء. وبالنسبة للطرق الأخرى، فكّر في استخدام SMS Language أو نظام ملاحظات للتتبع.

س: هل يمكن للضيوف تأكيد الحضور (RSVP) دون إضافتهم إلى القائمة أولًا؟ ج: بالنسبة للدعوات المخصّصة، يجب إضافة الضيوف إلى قائمتك أولًا كي يحصلوا على رابط RSVP الفريد الخاص بهم. ومع ذلك، إذا فعّلت ميزة Registration Form feature، يمكن للضيوف التسجيل ذاتيًا عبر رابط عام - وسيتم إضافتهم تلقائيًا إلى قائمة ضيوفك عند إكمال النموذج.

س: ماذا يحدث إذا رفعت ملف CSV يحتوي على ضيوف مكررين؟ ج: سيقوم النظام بإشعارك بالعناصر المكررة. يمكنك اختيار تخطيها أو تحديث الإدخالات الموجودة.

س: هل يمكنني استيراد ضيوف مع تطبيق الوسوم عليهم مسبقًا؟ ج: نعم. أضف عمود Tags إلى ملف CSV لديك مع أسماء وسوم مفصولة بعلامة البايب | (مثلًا: Family|VIP). يتم إنشاء أي وسم غير موجود بالفعل للحدث تلقائيًا بلون افتراضي. سير العمل الكامل: راجع Guest Tags article.

س: هل يتم تضمين الوسوم عند تصدير الضيوف؟ ج: نعم — يتضمن كل من تصدير CSV (أسماء مفصولة بعلامة البايب |) وتصدير PDF (قائمة مفصولة بفواصل ضمن عمود Tags) جميع الوسوم المطبّقة على الضيف. يمكنك إعادة استيراد CSV لاستعادة الوسوم.

س: كيف أضع وسومًا لعدد كبير من الضيوف دفعة واحدة؟ ج: استخدم مربعات الاختيار لتحديد الضيوف الذين تريدهم، ثم انقر "Apply tags" في شريط أدوات التحديد. يمكنك إضافة الوسوم أو إزالتها أو استبدالها عبر جميع الضيوف المحددين بنقرة واحدة.