Jak spravovat seznam hostů

Stránka Hosté ve vašem dashboardu je místo, kde přidáváte, spravujete a sledujete všechny účastníky akce. Ať už přidáváte hosty jednoho po druhém, nebo importujete stovky ze spreadsheetu, Fotify vám usnadní udržet seznam hostů přehledný a zorganizovaný.

Seznam hostů nepotřebuje RSVP pozvánku — stránka funguje samostatně a jakmile později vytvoříte pozvánku, vše se automaticky propojí.

Přístup k seznamu hostů

1. Přejděte na dashboard své akce na dashboard.fotify.app
2. Vyberte svou akci a v postranním panelu klikněte na "Hosté"

Uvidíte kompletní seznam hostů se stavy odpovědí a tlačítky akcí.

Poznámka: Akční tlačítka pro sdílení u jednotlivých hostů (kopírovat pozvánku, kopírovat odkaz na pozvánku, odeslat z mého e-mailu, WhatsApp) se zobrazí až poté, co si nastavíte pozvánku a povolíte RSVP — do té doby není co sdílet. Banner na stránce vás v případě potřeby zavede přímo k tomuto nastavení.

Jak funguje seznam hostů

Filtrování hostů

Veškeré filtrování se nachází v jednom panelu filtrů v horní části stránky Hosté. Všechny filtry se kombinují (logické A), takže je můžete vrstvit a odpovídat si na přesné otázky jako „VIP hosté, kteří ještě neodpověděli a mají telefonní číslo."

Stav je sada čipů a funguje jako vícenásobný výběr — klikněte na libovolný počet z nich:

Čip	Zobrazuje
Vše	Všechny hosty na vašem seznamu (zruší filtr stavu)
Přijato	Hosty, kteří potvrdili účast
Odmítnuto	Hosty, kteří se nemohou zúčastnit
Bez odpovědi	Hosty, kteří zatím neodpověděli
Zúčastnil se	Hosty, kteří se odbavili na akci (když je zapnuta QR docházka)

Díky vícenásobnému výběru můžete zobrazit Přijato + Zúčastnil se dohromady (všichni, kdo přijdou) nebo Bez odpovědi + Odmítnuto dohromady (všichni, které je ještě třeba urgovat). Každý čip zobrazuje aktuální počet.

Další filtry (tlačítko s posuvníky) otevírá další dimenze:

• Zdroj — Přidáno mnou (přidali jste je vy) vs. Samostatně zaregistrováno (zaregistrovali se sami přes registrační odkaz)
• Velikost skupiny — Solo (jen jedna osoba) vs. Group (2+ osob s doprovodem)
• Má e-mail / Má telefon — jen hosté, kterým skutečně můžete napsat e-mail nebo zprávu; hodí se těsně před rozesílkou

Každý aktivní filtr se zobrazuje jako odstranitelný čip na souhrnném řádku, spolu s tlačítkem Vymazat vše a živým počítadlem „X z Y odpovídá", takže vždy přesně víte, na jaký výřez seznamu se díváte.

Sloupce s informacemi o hostech

Tabulka zobrazuje klíčové informace o každém hostovi:

• Jméno – celé jméno hosta
• E-mail – e-mailová adresa (pokud byla uvedena)
• Mobilní telefon – telefonní číslo pro SMS/WhatsApp
• Hosté – počet osob v jeho skupině (včetně doprovodu)
• Potvrzeno – kolik osob potvrdil, že dorazí
• Stav – jeho RSVP odpověď (Přijato, Odmítnuto, Bez odpovědi)
• Štítky – barevné čipy zobrazující štítky hostů přiřazené tomuto hostovi. Kliknutím na tlačítko + Přidat štítek na řádku štítky přímo přidáte nebo odeberete
• Registrován – kdy byl host přidán nebo se sám zaregistroval
• Akce – tlačítka rychlých akcí

Řazení a vyhledávání

• Vyhledávání – pomocí vyhledávacího pole najdete hosty podle jména, e-mailu, telefonu, nebo — když je zapnuto Sbírat jména hostů — podle jména doprovodu. Pokud odpovídá jméno doprovodu, daná pozvánka se automaticky rozbalí a nalezené jméno se zvýrazní
• Řazení – kliknutím na záhlaví libovolného sloupce seznam seřadíte (např. podle jména či stavu)

Zobrazení jmen doprovodu (když je zapnuto Sbírat jména hostů)

Když máte zapnuto Sbírat jména hostů (nebo používáte sezení, které tuto funkci zahrnuje), skupiny o 2 a více osobách zobrazují vedle hlavního jména šipku. Kliknutím na ni řádek rozbalíte a každý doprovod se ukáže jako odsazený podřádek pod hlavní pozvánkou:

• Každý pojmenovaný host se zobrazuje s odznakem „+1" (nebo „Hlavní host" u hlavního hosta)
• Ikona tužky na každém podřádku vede rovnou k úpravě daného jména
• Pokud má skupina méně jmen, než je její deklarovaná velikost, uvidíte zástupný text „N jmen zatím nevyplněno" s odkazem Přidat jména
• Při vyhledávání se řádky obsahující odpovídající doprovod automaticky rozbalí, aby byla shoda hned vidět — ručně je můžete opět sbalit a vaše volba se pamatuje, dokud vyhledávání nevymažete

Jména, která upravíte zde, a jména, která upravíte na stránce Zasedací pořádek, jsou stejná jména — opravte překlep na kterémkoli místě a aktualizuje se obojí. Host, který později znovu odešle RSVP, už nemůže přepsat jméno, které jste opravili.

Filtrování a štítkování hostů

Systém štítků ve Fotify vám umožňuje hosty označovat (např. „Rodina", „VIP", „Práce") a filtrovat podle nich. Veškeré podrobnosti najdete v článku o štítcích hostů; zde je popsáno, jak se štítky projevují v seznamu hostů.

Řádek filtru štítků

Panel filtrů obsahuje řádek Štítky. Najdete v něm:

• Čip pro každý štítek, který jste vytvořili (kliknutím jej zapnete/vypnete jako filtr)
• Čárkovaný čip „+ Nový štítek", který otevře správce štítků, abyste mohli vytvořit nový přímo na místě
• Tlačítko „Spravovat štítky" vpravo (přejmenování, změna barev, úprava nebo smazání existujících štítků)
• Když jsou aktivní dva a více čipů štítků, přepínač Alespoň jeden / Všechny určuje, zda filtr vybírá hosty s libovolným z vybraných štítků, nebo se všemi najednou

Když je filtr štítků aktivní, seznam hostů zobrazuje pouze odpovídající hosty. Opětovným kliknutím na stejný čip daný štítek odeberete, nebo pomocí Vymazat vše zresetujete všechny filtry najednou. Filtry štítků se kombinují s čipy stavu, vyhledáváním i dimenzemi z Další filtry.

Štítkování hostů přímo v seznamu

Na libovolném řádku hosta (v tabulce na počítači i na kartě v mobilu) klikněte na tlačítko + Přidat štítek ve sloupci Štítky. Zobrazí se rozbalovací nabídka se všemi štítky akce; kliknutím je zapnete/vypnete a poté potvrdíte tlačítkem Uložit. Stávající štítky hosta se zobrazují jako barevné čipy vedle tlačítka.

Hromadné štítkování vybraných hostů

Chcete-li oštítkovat (nebo štítky odebrat) mnoha hostům najednou:

1. Vyberte hosty pomocí zaškrtávacích políček vlevo na každém řádku
2. V panelu výběru, který se objeví, klikněte na „Použít štítky"
3. Zvolte režim — Přidat, Odebrat nebo Nahradit
4. Zaškrtněte požadované štítky a klikněte na zelené tlačítko Uložit

• Přidat přidá vybrané štítky každému hostovi navíc k těm stávajícím
• Odebrat odebere vybrané štítky všem hostům
• Nahradit smaže jejich aktuální štítky a nastaví přesně vybraný seznam

Přidávání hostů jednotlivě

Chcete-li přidat jednoho hosta:

1. Klikněte na tlačítko "Přidat hosta"
2. Vyplňte údaje o hostovi:
   • Jméno – Křestní jméno hosta (povinné)
   • Příjmení – Příjmení hosta
   • E-mail – E-mailová adresa pro digitální pozvánky
   • Mobilní telefon – Telefonní číslo v mezinárodním formátu se znakem + (např. +14155551234)
   • Počet hostů – Kolik osob je ve skupině (výchozí: 1)
   • Jazyk SMS – Přepsání výchozího jazyka pro SMS zprávy tohoto hosta
3. Klikněte na "Přidat hosta"

Formát telefonního čísla

Aby fungovaly funkce SMS a WhatsApp, telefonní čísla musí být v mezinárodním formátu E.164:

• Začněte znakem + následovaným předvolbou země
• Bez mezer, pomlček nebo závorek
• Příklady: +14155551234 (USA), +34612345678 (Španělsko), +4915112345678 (Německo)

Import více hostů (CSV, Excel nebo vložení)

U velkých seznamů hostů je můžete naimportovat najednou ze souboru nebo přímo z tabulky.

Jak importovat

1. Klikněte na "Nahrát seznam hostů"
2. Buď přetáhněte svůj soubor (.csv nebo Excel .xlsx) do oblasti pro nahrání, nebo klikněte na "Nebo vložte řádky z tabulky" a vložte buňky zkopírované z Excelu nebo Tabulek Google — včetně řádku záhlaví
3. Klikněte na "Nahrát seznam hostů"

Sešity Excelu se čtou z prvního listu, takže můžete nahrát soubor, ve kterém už seznam vedete — není třeba jej nejprve ukládat jako CSV. Starší binární soubory .xls nejsou podporované: otevřete je v Excelu a uložte jako .xlsx.

Import více hostů, než umožňuje váš plán

Na plánu s limitem pozvánek (Free zahrnuje až 20 pozvánek a Photo Gallery až 20) se seznam delší, než kolik vám zbývá pozvánek, přesto naimportuje. Řádky, které se vejdou, se přidají v pořadí ze souboru a výsledek importu vypíše zbytek jako řádky nad limit vašeho plánu spolu s odkazem Upgradujte a pozvěte všechny. Po upgradu naimportujte jen ty řádky, které se nevešly — nebo, pokud má váš soubor sloupec Guest ID, nahrajte znovu celý soubor: řádky, které už na vašem seznamu jsou, tyto hosty aktualizují, místo aby je přidaly podruhé, a řádky, které hosta aktualizují, se do vašeho limitu nikdy nezapočítávají.

Formát sloupců

Povinný je pouze sloupec Name (soubor se sloupcem Guest ID, který jen aktualizuje hosty, kteří už na vašem seznamu jsou, ho může vynechat). Všechny ostatní sloupce jsou volitelné: můžete je v souboru úplně vynechat, nebo je zahrnout a nechat buňky prázdné. Soubor s jediným sloupcem Name a jedním jménem na řádek je také platným importem.

Názvy sloupců jsou rozpoznávány flexibilně. Na velikosti písmen, mezerách ani interpunkci nezáleží a rozpoznávají se i běžné názvy, které už tabulka používá — například First Name, Surname, E-mail, Mobile, Party Size, ale také Jméno, Příjmení, Telefon a podobné. Nemusíte přejmenovávat svá záhlaví na názvy níže — to jsou jen ty, které používá šablona.

Sloupce, které Fotify nerozpozná, se přeskočí a výsledek importu je vypíše, abyste věděli, že se z nich nic neuložilo.

Sloupec	Povinné	Popis
Name	Yes	Křestní jméno hosta (funguje i celé jméno)
LastName	No	Příjmení hosta
Email	No	E-mailová adresa. Řádky s neplatnou adresou (např. john@) se nahlásí a přeskočí — opravte hodnotu, nebo buňku nechte prázdnou
Phone	No	Telefon s + a kódem země (např. +14155551234). Mezery, pomlčky, tečky a závorky se odstraní automaticky a úvodní 00 se změní na +
Guests	No	Počet hostů ve skupině (výchozí: 1)
Locale	No	Kód jazyka pro SMS a e-mail (en, es, fr, de, it, pt, atd.). SmsLocale a MessagingLocale jsou stále podporované kvůli zpětné kompatibilitě
Tags	No	Názvy štítků, které se mají hostovi přiřadit, oddělené | (svislítko). Chybějící štítky se automaticky vytvoří
DisplayAlias	No	Zobrazované jméno používané ve zprávách místo Name + LastName (např. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Užitečné pro páry, rodiny a skupiny
IsPlural	No	Nastavte na true (nebo yes / 1), když je pozvánka pro více osob, aby se v podporovaných jazycích používal množný tvar (švédština, španělština, francouzština, italština, portugalština, nizozemština, polština, arabština, hebrejština, dánština). Výchozí je false
Status	No	Odpověď RSVP, kterou už pro tohoto hosta máte: Accepted, Declined, Attended nebo Not Answered. Výchozí hodnota je Not Answered
Confirmed Guests	No	Kolik osob ze skupiny je potvrzeno. Používá se pouze, pokud je Status Accepted nebo Attended; výchozí hodnota je celková velikost skupiny
Guest ID	No	Vaše vlastní ID hosta, například ID z RSVP aplikace nebo tabulky, ze které seznam pochází. Řádek, jehož Guest ID už na vašem seznamu je, aktualizuje tohoto hosta místo přidání duplikátu. Rozpoznávají se také záhlaví ID a External ID

Ukázkové CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests,Guest ID
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,,G-001
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2,G-002
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2,G-003
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,,G-004
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,,G-006

Aktualizace již naimportovaných hostů

Přidejte sloupec Guest ID a import se stane aktualizací každého hosta, kterého už zná:

• Vaše vlastní ID: do sloupce Guest ID zadejte ID, které má každý host ve vaší jiné RSVP aplikaci nebo tabulce (funguje i záhlaví ID). První nahrání hosty přidá a zapamatuje si jejich ID; každé další nahrání stejné tabulky tyto hosty aktualizuje a přidá jen nové řádky.
• Seznamy exportované z Fotify: každý export do Excelu i CSV začíná sloupcem Guest ID. Upravte soubor — změňte stavy, opravte jména, doplňte telefonní čísla — a nahrajte ho znovu, čímž všechny hosty aktualizujete přímo v seznamu.
• Prázdné buňky ponechají to, co host už má. Soubor jen se sloupci Guest ID a Status změní stavy a nic jiného. Štítky ze souboru se přidají k existujícím štítkům hosta.
• Pro aktualizované hosty platí stejná pravidla jako při ruční úpravě: označení hosta jako Přijato započítá celou jeho skupinu a snížení hodnoty Guests pod počet osob, které už jsou v pozvánce jmenovitě uvedeny, se u daného řádku odmítne.
• Každé Guest ID se může v souboru objevit jen jednou a párují se pouze hosté ze seznamu této akce. Řádek s ID, které na vašem seznamu není, se přidá jako nový host (potřebuje vyplněné Name).

Výsledek importu ukáže, kolik hostů bylo přidáno, kolik stávajících hostů bylo aktualizováno a kolik už jich bylo aktuálních.

Tipy pro import CSV

• Klikněte na "Stáhnout jednoduchou šablonu (pouze Name)" pro nejmenší platný soubor, nebo na "Stáhnout příklad" pro šablonu se všemi sloupci
• E-mail i telefon jsou volitelné – pokud nejsou k dispozici, nechte je prázdné
• Podporovány jsou soubory oddělené čárkou i středníkem (Excel ve většině Evropy ukládá CSV se středníky); fungují i soubory oddělené tabulátorem
• Jména s diakritikou přežijí bez ohledu na kódování vaší tabulky: UTF-8, Windows/ANSI i Excelový „Unicode Text“ se rozpoznávají automaticky
• Soubor (nebo vložený text), který obsahuje jen jeden sloupec jmen bez řádku záhlaví, se naimportuje jako seznam jmen
• Podporovány jsou soubory do 5 MB
• Řádek s prázdnou buňkou Name se přeskočí a uvede ve výsledku; ostatní řádky se přesto naimportují
• Pokud uvidíte "Missing required column: Name", znamená to, že první řádek souboru neobsahuje záhlaví, které by Fotify dokázalo rozpoznat jako jméno hosta. Zpráva vypíše nalezená záhlaví — jedno z nich přejmenujte na Name (nebo First Name, Full Name, …)
• Podporované jazyky zpráv: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• Pokud je Locale prázdné, host dostane SMS i e-mail ve výchozím jazyce vaší akce
• Sloupec Tags: více štítků oddělte znakem | (např. Family|VIP). Každý název štítku, který pro akci ještě neexistuje, se automaticky vytvoří s výchozí barvou — barvu můžete později změnit v Spravovat štítky
• DisplayAlias: pokud je vyplněné, toto jméno se použije v SMS, e-mailech i na RSVP stránce (také nahradí {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} a {{FULLNAME}} ve vlastních šablonách zpráv). Ponechte prázdné, chcete-li použít standardní Name + LastName
• Status: použijte ji k importu seznamu, který jste již shromáždili jinde, nebo k přesunu seznamu hostů mezi akcemi. Exportované seznamy hostů už tento sloupec obsahují, takže export lze znovu naimportovat se stejnými odpověďmi — a protože exporty obsahují i Guest ID, opětovné nahrání exportu do stejné akce hosty aktualizuje, místo aby přidalo jejich kopie. Sloupec vynechte (nebo nechte prázdný) a všichni budou naimportováni se stavem Not Answered
• IsPlural: má význam pouze v jazycích, které rozlišují jednotné/množné oslovení ve 2. osobě — například švédské „du är inbjuden“ (jednotné) se změní na „ni är inbjudna“ (množné). V angličtině, němčině, ruštině a dalších jazycích bez tohoto rozlišení se pole ignoruje

Akční tlačítka u hostů

Každý řádek hosta má akční tlačítka pro rychlou správu:

Ikona	Akce	Popis
Tužka	Upravit	Úprava údajů hosta (jméno, e-mail, telefon, počet hostů, stav)
Oko	Zobrazit	Zobrazení všech informací o hostovi bez provádění změn
Kopírovat	Kopírovat pozvánku	Zkopíruje pozvánku hosta — navrženou e-mailovou pozvánku pro e-mailového klienta, jinde vaši šablonu zprávy
Odkaz	Kopírovat odkaz na pozvánku	Zkopíruje pouze RSVP odkaz hosta — bez textu zprávy — připravený k vložení kamkoli
Obálka	Odeslat z mého e-mailu	Zkopíruje navrženou pozvánku a otevře vašeho e-mailového klienta adresovaného danému hostovi, abyste ji mohli vložit (pokud je uveden e-mail)
WhatsApp	WhatsApp	Otevře WhatsApp Web s předvyplněnou zprávou (pokud je uveden telefon)
Lidé	Spravovat jména	Přidání nebo úprava jmen doprovodu (zobrazuje se, když je zapnut sběr jmen nebo sezení)
Koš	Smazat	Odebere hosta ze seznamu (vyžaduje potvrzení)

Kopírovat pozvánku vs. Kopírovat odkaz na pozvánku: Kopírovat uloží pozvánku hosta na schránku hned ve dvou podobách a to, co po vložení dostanete, závisí na tom, kam ji vložíte — vložíte-li ji do Outlooku nebo Gmailu, dostanete navrženou pozvánku s titulním obrázkem a tlačítkem RSVP, vložíte-li ji do WhatsAppu nebo poznámek, dostanete personalizovanou textovou zprávu (pozdrav + odkaz + případný text šablony). Ikona Odkaz zkopíruje pouze samotnou URL — perfektní do pozvánky v kalendáři, na Instagram story nebo kamkoli, kde by celá zpráva byla příliš.

Mobilní zobrazení

Na mobilních zařízeních jsou akční tlačítka dostupná přes nabídku (tři tečky) vpravo dole na kartě každého hosta.

Odesílání pozvánek hostům

Po přidání hostů jim potřebujete rozeslat jejich personalizované RSVP odkazy.

Kopírovat a vložit

1. Klikněte na ikonu Kopírovat u hosta
2. Počkejte na fajfku — jakmile se zobrazí, pozvánka je na schránce
3. Vložte ji do e-mailu, SMS nebo libovolné chatovací aplikace

Vložíte-li ji do e-mailového klienta, dostanete navrženou pozvánku; vložíte-li ji kamkoli jinam, dostanete prostou personalizovanou zprávu. Nevybíráte sami — aplikace, do které vkládáte, si vezme tu podobu, kterou umí zobrazit.

Zkopírovat pouze odkaz

1. Klikněte na ikonu Odkaz u hosta
2. Zkopíruje se pouze samotný RSVP odkaz — bez textu zprávy
3. Vložte jej do pozvánky v kalendáři, na Instagram story, do skupinového chatu nebo kamkoli, kde by celá zpráva byla zbytečná

Potřebujete odkazy všech hostů najednou? Stáhněte si seznam jako Excel nebo CSV — ve sloupci RSVP Link najdete osobní odkaz každého hosta.

Odeslat z vlastního e-mailu

1. Klikněte na ikonu Obálka (zobrazuje se jen u hostů s e-mailovou adresou)
2. Zkopíruje se navržená pozvánka a otevře se váš e-mailový klient adresovaný danému hostovi s předvyplněným předmětem
3. Klikněte do prázdného těla zprávy a vložte ji (Ctrl+V, na Macu Cmd+V), poté odešlete

Tímto odešlete pozvánku z vlastní e-mailové schránky, ne z naší. Sáhněte po této možnosti, když zaměstnavatel hosta filtruje naše e-maily do spamu — kdy k tomu dochází a jak to poznat, najdete v článku Jak posílat e-mailové pozvánky.

Dvě věci, které je dobré vědět. Tělo zprávy se úmyslně otevírá prázdné, takže vložte text ještě před odesláním. A protože odesílání zajišťuje váš e-mailový klient, tyto pozvánky se neobjeví ve statistikách otevření a prokliků Fotify — RSVP se ale sledují normálně.

Outlook na webu: Outlook standardně vkládá text s vlastním formátováním, což odstraní barvy a pozadí pozvánky a zůstane vám prostý černý text. Jde o nastavení Outlooku, ne o problém s pozvánkou. Hned po vložení se vlevo dole ve zprávě objeví malé tlačítko s možnostmi vložení — klikněte na něj a zvolte Keep source formatting (zobrazuje se i jako „Paste as is") a vzhled se vrátí. Jako výchozí volbu si to můžete nastavit v Settings → Mail → Compose and reply.

Starší Outlook pro Windows: Tato verze zprávy skládá přes Word, takže pozvánka dorazí se zachovaným rozvržením, barvami, obrázky i písmy, ale zaoblené rohy se mohou zobrazit hranaté. Vše zůstává čitelné a všechny odkazy fungují. Gmail a Apple Mail zobrazují pozvánku tak, jak byla navržena.

Přímo přes WhatsApp

1. Klikněte na ikonu WhatsApp (zobrazuje se jen u hostů s telefonním číslem)
2. Otevře se WhatsApp Web s předvyplněnou zvací zprávou
3. Zprávu rovnou odešlete

Sledování WhatsApp

• Hosté, kterým jste napsali přes WhatsApp, budou mít jemné zelené pozadí
• Pomáhá vám to sledovat, kdo už svou pozvánku dostal
• Pomocí „Resetovat vše odesláno" tuto historii sledování vymažete a začnete znovu

Exportování seznamu hostů

Klikněte na "Stáhnout" v panelu nástrojů stránky Hosté a vyberte formát: Excel (.xlsx) pro řazení a úpravy, CSV (.csv) pro import do jiných nástrojů, nebo PDF (.pdf) pro dokument připravený k tisku.

Exporty respektují vaše aktivní filtry a řazení. Cokoli tabulka hostů právě zobrazuje, přesně to skončí v souboru — stejné řádky, stejné pořadí — takže si můžete stáhnout jen Přijaté VIP hosty nebo Samostatně zaregistrované hosty bez telefonního čísla. Chcete celý seznam? Nejprve klikněte na Vymazat vše.

Soubory jsou pojmenované podle vaší akce a data exportu (např. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), takže se opakovaná stažení nikdy nepřepíší.

Součástí je osobní RSVP odkaz každého hosta. Stažené soubory Excel a CSV obsahují sloupec RSVP Link s vlastním odkazem každého hosta — tím samým, který kopíruje ikona Odkaz a který používají vaše e-mailové pozvánky, a to na vaší vlastní doméně, pokud ji máte. Využijte ho pro hromadnou korespondenci z Gmailu nebo Outlooku nebo k hromadnému rozeslání z jiného nástroje pro posílání zpráv. Při importu souboru se tento sloupec přeskakuje, takže každý importovaný host dostane svůj vlastní nový odkaz.

Exporty začínají sloupcem Guest ID. Obsahuje vaše vlastní ID hosta, pokud jste nějaké naimportovali, jinak ID přidělené Fotify. Upravte soubor a nahrajte ho znovu do této akce — tito hosté se aktualizují přímo v seznamu, místo aby byli přidáni podruhé.

Stažení jako Excel (doporučeno pro tabulkové procesory)

1. Klikněte na "Stáhnout" → Excel (.xlsx)
2. List Guests obsahuje všechny informace o hostech, odpovědi, každé vlastní pole z vašeho registračního formuláře (např. role, organizace, stravovací požadavky) jako samostatný sloupec, sloupec Tags a sloupec RSVP Link s klikacím osobním odkazem na pozvánku pro každého hosta — se zamknutým záhlavím a již zapnutými filtry sloupců, takže můžete okamžitě řadit a třídit podle libovolného kritéria
3. Druhý list Summary ukazuje na první pohled statistiky odpovědí: celkový počet pozvánek, přijato, odmítnuto, bez odpovědi, zúčastnilo se a potvrzený počet hostů
4. Otevře se správně v Excelu, Google Sheets i Numbers bez ohledu na regionální nastavení vašeho počítače

Stažení jako CSV

1. Klikněte na "Stáhnout" → CSV (.csv)
2. Soubor obsahuje všechny informace o hostech, odpovědi, hodnoty vlastních polí, sloupec Tags (názvy štítků oddělené svislítkem — stejný formát je přijímán i při importu, takže data můžete obousměrně přenášet) a sloupec RSVP Link s osobním odkazem na pozvánku pro každého hosta
3. Když je zapnuto Sbírat jména hostů, CSV navíc obsahuje sloupec Plus Ones hned za sloupcem Guests — každý doprovodný host oddělený svislítkem (např. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Sloupec se vynechá, pokud je sběr jmen vypnutý, takže struktura CSV zůstává předvídatelná i pro akce, které tuto funkci nepoužívají. Stejný sloupec se objeví i v exportu do Excelu
4. Pokud se CSV v Excelu otevře se vším v jednom sloupci, použijte místo toho formát Excel (.xlsx) — ten není ovlivněn regionálním nastavením oddělovače seznamu

Stažení jako PDF

1. Klikněte na "Stáhnout" → PDF (.pdf)
2. Vygeneruje se naformátované PDF s názvem vaší akce, datem a souhrnem statistik odpovědí
3. PDF obsahuje všechny údaje o hostech v přehledné tabulce, se sloupcem Tags zobrazujícím názvy štítků jednotlivých hostů jako text oddělený čárkami

Poznámka: vlastní registrační pole (např. role, organizace) nejsou zahrnuta do pevného rozvržení PDF — pokud tyto sloupce potřebujete, stáhněte formát Excel nebo CSV.

Když je zapnuto Sbírat jména hostů, PDF navíc obsahuje:

• Odsazené podřádky pro každého doprovodného hosta pod hlavní pozvánkou, uvádějící jeho jednotlivé jméno

Když se navíc používá sezení, každý podřádek dodatečně zobrazuje přiřazený stůl dané osoby v novém sloupci Table.

Díky tomu je PDF ideální pro:

• Tisk seznamu hostů pro místo konání nebo personál u dveří
• Sdílení s dodavateli (cateringem, event plannery), kteří nepoužívají tabulkové procesory
• Fyzickou zálohu na místě akce
• Rychlou kontrolu přiřazení stolů

Správa odpovědí hostů

Úprava odpovědi

Pokud vás host kontaktuje, že chce změnit svou RSVP odpověď:

1. Klikněte u daného hosta na ikonu Upravit (tužka)
2. Aktualizujte jeho stav (Přijato, Odmítnuto)
3. V případě potřeby upravte počet potvrzených hostů
4. Uložte změny

Nastavení stavu více hostů najednou

Máte odpovědi shromážděné jinde — v jiné RSVP aplikaci, na papírovém seznamu, z telefonátů? Nastavte je najednou, místo abyste upravovali každého hosta zvlášť:

1. Vyberte hosty pomocí zaškrtávacích políček (pomocí „Vybrat všech N odpovídajících položek“ zahrnete všechny stránky, například po vyfiltrování podle Bez odpovědi)
2. V panelu výběru klikněte na „Nastavit stav“
3. Zvolte Přijato, Odmítnuto, Bez odpovědi nebo Zúčastnil se
4. Kliknutím na „Nastavit pro N hostů“ změnu použijte

Každý host se aktualizuje přesně tak, jako byste ho upravili ručně: Přijato započítá celou jeho skupinu (host se 3 místy se počítá jako 3), Odmítnuto a Bez odpovědi ho vyřadí z počtu hostů a Zúčastnil se ho označí jako odbaveného. Hosté, kteří už daný stav měli, zůstanou beze změny. Nový stav nahradí cokoli, co host odpověděl sám, takže si nejdřív výběr pečlivě zkontrolujte.

Zobrazení podrobností odpovědi

Kliknutím na ikonu Zobrazit (oko) uvidíte:

• Kompletní informace o hostovi
• Jeho RSVP odpověď
• Případné komentáře, které zanechal
• Odpovědi na vlastní pole

Mazání hostů

Chcete-li hosta odebrat:

1. Klikněte na ikonu Smazat (koš)
2. Potvrďte smazání

Chcete-li smazat více hostů najednou:

• Vyberte hosty pomocí zaškrtávacích políček
• Kliknutím na „Smazat vše (X)" vybrané hosty odeberete

Pracujete s filtrovaným seznamem přes více stránek? Když filtrům odpovídá více hostů, než se vejde na aktuální stránku, panel výběru zobrazí tlačítko „Vybrat všech N odpovídajících položek“. To vybere všechny odpovídající hosty napříč všemi stránkami, takže hromadné Použít štítky, Nastavit stav nebo mazání se provede na celé filtrované množině, ne jen na stránce, kterou právě vidíte.

Tipy pro správu seznamu hostů

Před akcí

• Přidejte všechny hosty před odesláním pozvánek
• Zkontrolujte, že telefonní čísla jsou v mezinárodním formátu
• Pro velké seznamy použijte import CSV, ušetříte čas
• Pro zahraniční hosty nastavte vhodný jazyk SMS

Sledování odpovědí

• Pravidelně kontrolujte filtr Bez odpovědi a připomeňte se
• Použijte sledování WhatsApp, abyste viděli, kdo pozvánky obdržel
• Pravidelně seznam exportujte a sledujte postup

Připomínky

• Hostům, kteří ještě neodpověděli, pošlete připomínku přes tlačítka Kopírovat, Obálka nebo WhatsApp
• Zvažte použití funkce SMS pro hromadné připomínky

Často kladené otázky

Q: Existuje limit, kolik hostů mohu přidat? A: Záleží na vašem plánu. Události na plánu Free zahrnují až 20 pozvánek a na plánu Photo Gallery až 20, oba s digitálními pozvánkami a RSVP. Od plánu Premium výš a na událostech v rámci předplatného je seznam hostů neomezený. Limit se počítá na pozvánky, ne na osoby: čtyřčlenná skupina na jedné pozvánce spotřebuje jednu. Na plánu s limitem ukazuje stránka Hosté, kolik pozvánek jste už využili, a pokud váš registrační odkaz musel hosty odmítnout, protože byl seznam plný, i to, kolik hostů se pokusilo potvrdit účast po jeho zaplnění — vedle tlačítka pro upgrade. Import seznamu hostů delšího, než kolik vám zbývá pozvánek, přidá řádky, které se vejdou, a zbytek vypíše (viz Import více hostů, než umožňuje váš plán).

Q: Mohu přidávat hosty i po odeslání pozvánek? A: Ano! Nové hosty můžete přidávat kdykoli. Nezapomeňte jim ale poslat odkaz na pozvánku.

Q: Co se stane, když smažu hosta, který už odpověděl? A: Jeho odpověď se trvale odstraní. Pokud se pokusí použít svůj starý odkaz na RSVP, už nebude fungovat.

Q: Mohu ručně změnit stav RSVP hosta? A: Ano, pomocí tlačítka Upravit můžete ručně aktualizovat stav kteréhokoli hosta — třeba když vám účast potvrdí telefonicky místo přes online formulář.

Q: Mohu označit více hostů jako přijaté najednou? A: Ano. Vyberte je pomocí zaškrtávacích políček (nebo „Vybrat všech N odpovídajících položek“), v panelu výběru klikněte na „Nastavit stav“, zvolte Přijato a změnu použijte. Je to nejrychlejší způsob, jak převzít odpovědi shromážděné v jiné RSVP aplikaci, aniž byste seznam znovu importovali.

Q: Proč u některých hostů nevidím tlačítko WhatsApp? A: Tlačítko WhatsApp se zobrazí jen u hostů, kteří mají uložené telefonní číslo. Přidejte jim telefonní číslo, abyste tuto funkci povolili.

Q: Jaký je rozdíl mezi sloupci „Hosté“ a „Potvrzeno“? A: „Hosté“ je počet lidí, které jste pozvali v dané skupině. „Potvrzeno“ je počet lidí, o kterých host při odpovědi uvedl, že se skutečně zúčastní.

Q: Snížil/a jsem počet hostů u pozvánky a nic se nezměnilo. Proč? A: Zkontrolujte, co jste očekávali, že se změní. Samotná pozvánka nikdy nezmizí — snížení počtu hostů mění, kolik lidí daná pozvánka zahrnuje, ne kolik pozvánek máte, takže počet řádků i celkový počet pozvánek zůstávají stejné. Změnit se měl sloupec Hosté u daného řádku.

Sloupec Potvrzeno se vyplní až poté, co host odpoví, takže skupina, která ještě neodpověděla, tam zobrazuje pomlčku bez ohledu na to, kolik hostů jí přiřadíte.

Q: Nejde mi snížit počet hostů. Proč? A: Protože ta pozvánka stále uvádí lidi jménem. Počet hostů a lidé musí odpovídat, a my nesmažeme hosta, kterého jste pojmenovali — nebo kterého jste už usadili — jen aby číslo sedělo, takže odebrání musí být vaše rozhodnutí. Zpráva uvede, kdo tomu brání.

Nejprve tuto osobu odeberte pomocí tlačítka Lidé v daném řádku (Spravovat jména) a poté snižte počet hostů. Pokud už tato osoba má stůl na stránce Zasedací pořádek, odebrání si vyžádá potvrzení, protože se tím uvolní i místo dané osoby. Prázdné nepojmenované zástupné symboly nic neblokují — ty se odstraňují automaticky.

Q: Mohu importovat hosty z Google Contacts nebo jiné aplikace? A: Exportujte kontakty ze své kontaktní aplikace jako CSV soubor, upravte jeho formát podle požadavků Fotify na CSV a poté jej naimportujte.

Q: Jaký je rozdíl mezi exportem CSV a PDF? A: CSV je nejlepší pro práci v tabulkovém procesoru — úpravy, filtrování a import do jiných nástrojů. PDF je naformátovaný, tisknutelný dokument s hlavičkou vaší akce a souhrnnými statistikami, ideální pro sdílení s dodavateli nebo tisk pro personál u dveří na akci.

Q: Obsahuje PDF přiřazení stolů a jména doprovodu? A: Jména doprovodu se zobrazují jako odsazené podřádky pod hlavní pozvánkou, kdykoli je zapnuto Sbírat jména hostů. Když se navíc používá sezení, PDF přidá sloupec Table s individuálním přiřazením místa každé osoby.

Q: Mohu vyhledávat podle jména doprovodu? A: Ano — když je zapnuto Sbírat jména hostů, vyhledávací pole hledá i mezi jmény doprovodu. Odpovídající pozvánka se automaticky rozbalí, takže vidíte, který člen skupiny odpovídal hledání, se zvýrazněným jménem. To se hodí, když se vám host ozve a vy si pamatujete jen jméno toho, kdo s ním jde, ne hlavního hosta.

Q: Obsahuje export CSV jména doprovodu? A: Když je zapnuto Sbírat jména hostů, CSV přidá sloupec Plus Ones hned za sloupec Guests, ve kterém jsou jednotliví doprovodní hosté oddělení svislítkem. Když je sběr jmen vypnutý, sloupec se vynechá, aby struktura CSV zůstala konzistentní.

Q: Jak zjistím, kterým hostům jsem už poslal(a) pozvánky? A: Hosté kontaktovaní přes WhatsApp mají zelené pozadí a hosté, kterým jste poslali pozvánku z vlastního e-mailového klienta, mají jantarovou obálku. Obojí se sleduje v prohlížeči, který jste použili, takže vás to nebude následovat na jiné zařízení. U pozvánek odeslaných Fotify jsou spolehlivým záznamem statistiky e-mailů.

Q: Moji hosté tvrdí, že pozvánku nikdy nedostali. Co mám dělat? A: Nejprve zkontrolujte statistiky e-mailů, zda byla pozvánka doručena — některé firemní e-mailové systémy e-mail přijmou a poté jej přesunou do spamu, což se ve statistikách zobrazí jako doručeno, ale nikdy neotevřeno. Pokud takto filtruje celá firma, použijte místo toho ikonu Obálka a odešlete danému hostovi pozvánku z vlastní e-mailové schránky. Jak číst statistiky, najdete v článku Jak posílat e-mailové pozvánky.

Q: Mohou hosté potvrdit účast, aniž by byli nejprve přidáni do seznamu? A: U personalizovaných pozvánek musí být hosté nejprve přidáni do vašeho seznamu, aby dostali svůj jedinečný odkaz na RSVP. Pokud ale zapnete funkci registračního formuláře, hosté se mohou zaregistrovat sami pomocí veřejného odkazu — po vyplnění formuláře se automaticky přidají do vašeho seznamu hostů.

Q: Co se stane, když nahraji CSV s duplicitními hosty? A: Bez sloupce Guest ID se každý řádek v souboru stane novým hostem, takže nahrání stejného souboru dvakrát vytvoří každého hosta dvakrát. Přidejte sloupec Guest ID (nebo znovu nahrajte seznam exportovaný z Fotify, který ho už obsahuje) a řádky odpovídající hostovi na vašem seznamu tohoto hosta místo toho aktualizují. Pokud už duplicity máte, seznam přefiltrujte (například podle štítku, který jste použili při importu) a pomocí hromadného mazání odstraňte přebytečné kopie.

Q: Mohu importovat hosty s již přiřazenými štítky? A: Ano. Do CSV přidejte sloupec Tags s názvy štítků oddělenými svislítkem (např. Family|VIP). Jakýkoli štítek, který pro danou akci ještě neexistuje, se automaticky vytvoří s výchozí barvou. Kompletní postup najdete v článku o štítcích hostů.

Q: Jsou štítky zahrnuty při exportu hostů? A: Ano — jak export CSV (názvy oddělené svislítkem), tak export PDF (seznam oddělený čárkami ve sloupci Tags) obsahují všechny štítky přiřazené hostovi. CSV můžete znovu naimportovat a štítky obnovit.

Q: Jak oštítkuji více hostů najednou? A: Pomocí zaškrtávacích políček vyberte hosty, které chcete, a poté v panelu nástrojů výběru klikněte na "Použít štítky". Jedním kliknutím můžete štítky u všech vybraných hostů přidat, odebrat nebo nahradit.

Q: Mohu filtrovat podle více stavů najednou? A: Ano. Filtr stavu umožňuje vícenásobný výběr — klikněte na tolik štítků, kolik chcete. Například vyberte Přijato + Zúčastnil se, abyste viděli všechny, kdo přijdou, nebo Bez odpovědi + Odmítnuto, abyste viděli všechny, koho ještě musíte oslovit. Stav se kombinuje se štítky, vyhledáváním a dimenzemi Další filtry.

Q: Jak zkopíruji jen odkaz hosta bez celé zprávy? A: Klikněte na ikonu Odkaz ve sloupci Akce. Zkopíruje se pouze holá URL adresa RSVP — bez pozdravu nebo textu šablony — takže ji můžete vložit do pozvánky do kalendáře, story nebo chatu. Běžná ikona Kopírovat stále kopíruje celou personalizovanou zprávu.

Q: Mohu filtrovat podle toho, zda má host e-mail nebo telefon? A: Ano. Otevřete Další filtry a přepněte Má e-mail nebo Má telefon. Hodí se to těsně před odesláním e-mailu nebo WhatsApp zprávy, abyste viděli jen hosty, které skutečně můžete oslovit.

Q: Poznám samostatně zaregistrované hosty od těch, které jsem přidal(a) já? A: Ano. V Další filtry nastavte Zdroj na Samostatně zaregistrováno (zaregistrovali se přes registrační odkaz) nebo Přidáno mnou.

Q: Obsahuje export CSV/PDF jen hosty, na které mám nastavený filtr? A: Ano — exporty respektují vaše aktivní filtry, takže soubor obsahuje přesně to, co seznam právě zobrazuje. Pokud chcete exportovat všechny, klikněte nejprve na Vymazat vše.