Jak spravovat seznam hostů

Stránka Guests ve vašem dashboardu je místo, kde přidáváte, spravujete a sledujete všechny účastníky akce. Ať už přidáváte hosty jednoho po druhém, nebo importujete stovky ze spreadsheetu, Fotify vám usnadní udržet seznam hostů přehledný a zorganizovaný.

Seznam hostů nepotřebuje RSVP pozvánku — stránka funguje samostatně a jakmile později vytvoříte pozvánku, vše se automaticky propojí.

Přístup k seznamu hostů

Přejděte na dashboard své akce na dashboard.fotify.app
Vyberte svou akci a v postranním panelu klikněte na "Guests"

Uvidíte kompletní seznam hostů se stavy odpovědí a tlačítky akcí.

Poznámka: Akční tlačítka pro sdílení u jednotlivých hostů (kopírovat pozvánku, kopírovat odkaz na pozvánku, odeslat z mého e-mailu, WhatsApp) se zobrazí až poté, co si nastavíte pozvánku a povolíte RSVP — do té doby není co sdílet. Banner na stránce vás v případě potřeby zavede přímo k tomuto nastavení.

Jak funguje seznam hostů

Filtrování hostů

Veškeré filtrování se nachází v jednom panelu filtrů v horní části stránky Guests. Všechny filtry se kombinují (logické A), takže je můžete vrstvit a odpovídat si na přesné otázky jako „VIP hosté, kteří ještě neodpověděli a mají telefonní číslo."

Stav je sada čipů a funguje jako vícenásobný výběr — klikněte na libovolný počet z nich:

Čip	Zobrazuje
All	Všechny hosty na vašem seznamu (zruší filtr stavu)
Accepted	Hosty, kteří potvrdili účast
Declined	Hosty, kteří se nemohou zúčastnit
Not Answered	Hosty, kteří zatím neodpověděli
Attended	Hosty, kteří se odbavili na akci (když je zapnuta QR docházka)

Díky vícenásobnému výběru můžete zobrazit Accepted + Attended dohromady (všichni, kdo přijdou) nebo Not Answered + Declined dohromady (všichni, které je ještě třeba urgovat). Každý čip zobrazuje aktuální počet.

More filters (tlačítko s posuvníky) otevírá další dimenze:

Zdroj — Added by me (přidali jste je vy) vs. Self-registered (zaregistrovali se sami přes registrační odkaz)
Velikost skupiny — Solo (jen jedna osoba) vs. Group (2+ osob s doprovodem)
Has email / Has phone — jen hosté, kterým skutečně můžete napsat e-mail nebo zprávu; hodí se těsně před rozesílkou

Každý aktivní filtr se zobrazuje jako odstranitelný čip na souhrnném řádku, spolu s tlačítkem Clear all a živým počítadlem „X z Y odpovídá", takže vždy přesně víte, na jaký výřez seznamu se díváte.

Sloupce s informacemi o hostech

Tabulka zobrazuje klíčové informace o každém hostovi:

Name – celé jméno hosta
Email – e-mailová adresa (pokud byla uvedena)
Cellphone – telefonní číslo pro SMS/WhatsApp
Guests – počet osob v jeho skupině (včetně doprovodu)
Confirmed – kolik osob potvrdil, že dorazí
Status – jeho RSVP odpověď (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags – barevné čipy zobrazující štítky hostů přiřazené tomuto hostovi. Kliknutím na tlačítko + Add tag na řádku štítky přímo přidáte nebo odeberete
Registered – kdy byl host přidán nebo se sám zaregistroval
Actions – tlačítka rychlých akcí

Řazení a vyhledávání

Vyhledávání – pomocí vyhledávacího pole najdete hosty podle jména, e-mailu, telefonu, nebo — když je zapnuto Collect Guest Names — podle jména doprovodu. Pokud odpovídá jméno doprovodu, daná pozvánka se automaticky rozbalí a nalezené jméno se zvýrazní
Řazení – kliknutím na záhlaví libovolného sloupce seznam seřadíte (např. podle jména či stavu)

Zobrazení jmen doprovodu (když je zapnuto Collect Guest Names)

Když máte zapnuto Collect Guest Names (nebo používáte sezení, které tuto funkci zahrnuje), skupiny o 2 a více osobách zobrazují vedle hlavního jména šipku. Kliknutím na ni řádek rozbalíte a každý doprovod se ukáže jako odsazený podřádek pod hlavní pozvánkou:

Každý pojmenovaný host se zobrazuje s odznakem „+1" (nebo „Main guest" u hlavního hosta)
Ikona tužky na každém podřádku vede rovnou k úpravě daného jména
Pokud má skupina méně jmen, než je její deklarovaná velikost, uvidíte zástupný text „N jmen zatím nevyplněno" s odkazem Add names
Při vyhledávání se řádky obsahující odpovídající doprovod automaticky rozbalí, aby byla shoda hned vidět — ručně je můžete opět sbalit a vaše volba se pamatuje, dokud vyhledávání nevymažete

Jména, která upravíte zde, a jména, která upravíte na stránce Seating, jsou stejná jména — opravte překlep na kterémkoli místě a aktualizuje se obojí. Host, který později znovu odešle RSVP, už nemůže přepsat jméno, které jste opravili.

Filtrování a štítkování hostů

Systém štítků ve Fotify vám umožňuje hosty označovat (např. „Rodina", „VIP", „Práce") a filtrovat podle nich. Veškeré podrobnosti najdete v článku o štítcích hostů; zde je popsáno, jak se štítky projevují v seznamu hostů.

Řádek filtru štítků

Panel filtrů obsahuje řádek Tags. Najdete v něm:

Čip pro každý štítek, který jste vytvořili (kliknutím jej zapnete/vypnete jako filtr)
Čárkovaný čip „+ New tag", který otevře správce štítků, abyste mohli vytvořit nový přímo na místě
Tlačítko „Manage tags" vpravo (přejmenování, změna barev, úprava nebo smazání existujících štítků)
Když jsou aktivní dva a více čipů štítků, přepínač Any / All určuje, zda filtr vybírá hosty s libovolným z vybraných štítků, nebo se všemi najednou

Když je filtr štítků aktivní, seznam hostů zobrazuje pouze odpovídající hosty. Opětovným kliknutím na stejný čip daný štítek odeberete, nebo pomocí Clear all zresetujete všechny filtry najednou. Filtry štítků se kombinují s čipy stavu, vyhledáváním i dimenzemi z More filters.

Štítkování hostů přímo v seznamu

Na libovolném řádku hosta (v tabulce na počítači i na kartě v mobilu) klikněte na tlačítko + Add tag ve sloupci Tags. Zobrazí se rozbalovací nabídka se všemi štítky akce; kliknutím je zapnete/vypnete a poté potvrdíte tlačítkem Save. Stávající štítky hosta se zobrazují jako barevné čipy vedle tlačítka.

Hromadné štítkování vybraných hostů

Chcete-li oštítkovat (nebo štítky odebrat) mnoha hostům najednou:

Vyberte hosty pomocí zaškrtávacích políček vlevo na každém řádku
V panelu výběru, který se objeví, klikněte na „Apply tags"
Zvolte režim — Add, Remove nebo Replace
Zaškrtněte požadované štítky a klikněte na zelené tlačítko Save

Add přidá vybrané štítky každému hostovi navíc k těm stávajícím
Remove odebere vybrané štítky všem hostům
Replace smaže jejich aktuální štítky a nastaví přesně vybraný seznam

Přidávání hostů jednotlivě

Chcete-li přidat jednoho hosta:

Klikněte na tlačítko "Add Guest"
Vyplňte údaje o hostovi:
- Name – Křestní jméno hosta (povinné)
- Last Name – Příjmení hosta
- Email – E-mailová adresa pro digitální pozvánky
- Cellphone – Telefonní číslo v mezinárodním formátu se znakem + (např. +14155551234)
- Number of Guests – Kolik osob je ve skupině (výchozí: 1)
- SMS Language – Přepsání výchozího jazyka pro SMS zprávy tohoto hosta
Klikněte na "Add Guest"

Formát telefonního čísla

Aby fungovaly funkce SMS a WhatsApp, telefonní čísla musí být v mezinárodním formátu E.164:

Začněte znakem + následovaným předvolbou země
Bez mezer, pomlček nebo závorek
Příklady: +14155551234 (USA), +34612345678 (Španělsko), +4915112345678 (Německo)

Import více hostů (CSV, Excel nebo vložení)

U velkých seznamů hostů je můžete naimportovat najednou ze souboru nebo přímo z tabulky.

Jak importovat

Klikněte na "Nahrát seznam hostů"
Buď přetáhněte svůj soubor (.csv nebo Excel .xlsx) do oblasti pro nahrání, nebo klikněte na "Nebo vložte řádky z tabulky" a vložte buňky zkopírované z Excelu nebo Tabulek Google — včetně řádku záhlaví
Klikněte na "Nahrát seznam hostů"

Sešity Excelu se čtou z prvního listu, takže můžete nahrát soubor, ve kterém už seznam vedete — není třeba jej nejprve ukládat jako CSV. Starší binární soubory .xls nejsou podporované: otevřete je v Excelu a uložte jako .xlsx.

Formát sloupců

Povinný je pouze sloupec Name. Všechny ostatní sloupce jsou volitelné: můžete je v souboru úplně vynechat, nebo je zahrnout a nechat buňky prázdné. Soubor s jediným sloupcem Name a jedním jménem na řádek je také platným importem.

Názvy sloupců jsou rozpoznávány flexibilně. Na velikosti písmen, mezerách ani interpunkci nezáleží a rozpoznávají se i běžné názvy, které už tabulka používá — například First Name, Surname, E-mail, Mobile, Party Size, ale také Jméno, Příjmení, Telefon a podobné. Nemusíte přejmenovávat svá záhlaví na názvy níže — to jsou jen ty, které používá šablona.

Sloupce, které Fotify nerozpozná, se přeskočí a výsledek importu je vypíše, abyste věděli, že se z nich nic neuložilo.

Column	Required	Description
Name	Yes	Křestní jméno hosta (funguje i celé jméno)
LastName	No	Příjmení hosta
Email	No	E-mailová adresa. Řádky s neplatnou adresou (např. `john@`) se nahlásí a přeskočí — opravte hodnotu, nebo buňku nechte prázdnou
Phone	No	Telefon s + a kódem země (např. `+14155551234`). Mezery, pomlčky, tečky a závorky se odstraní automaticky a úvodní `00` se změní na `+`
Guests	No	Počet hostů ve skupině (výchozí: 1)
Locale	No	Kód jazyka pro SMS a e-mail (en, es, fr, de, it, pt, atd.). `SmsLocale` a `MessagingLocale` jsou stále podporované kvůli zpětné kompatibilitě
Tags	No	Názvy štítků, které se mají hostovi přiřadit, oddělené `\|` (svislítko). Chybějící štítky se automaticky vytvoří
DisplayAlias	No	Zobrazované jméno používané ve zprávách místo `Name + LastName` (např. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Užitečné pro páry, rodiny a skupiny
IsPlural	No	Nastavte na `true` (nebo `yes` / `1`), když je pozvánka pro více osob, aby se v podporovaných jazycích používal množný tvar (švédština, španělština, francouzština, italština, portugalština, nizozemština, polština, arabština, hebrejština, dánština). Výchozí je `false`
Status	No	Odpověď RSVP, kterou už pro tohoto hosta máte: `Accepted`, `Declined`, `Attended` nebo `Not Answered`. Výchozí hodnota je `Not Answered`
Confirmed Guests	No	Kolik osob ze skupiny je potvrzeno. Používá se pouze, pokud je Status `Accepted` nebo `Attended`; výchozí hodnota je celková velikost skupiny

Ukázkové CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,

Tipy pro import CSV

Klikněte na "Stáhnout jednoduchou šablonu (pouze Name)" pro nejmenší platný soubor, nebo na "Stáhnout příklad" pro šablonu se všemi sloupci
E-mail i telefon jsou volitelné – pokud nejsou k dispozici, nechte je prázdné
Podporovány jsou soubory oddělené čárkou i středníkem (Excel ve většině Evropy ukládá CSV se středníky); fungují i soubory oddělené tabulátorem
Jména s diakritikou přežijí bez ohledu na kódování vaší tabulky: UTF-8, Windows/ANSI i Excelový „Unicode Text“ se rozpoznávají automaticky
Soubor (nebo vložený text), který obsahuje jen jeden sloupec jmen bez řádku záhlaví, se naimportuje jako seznam jmen
Podporovány jsou soubory do 5 MB
Řádek s prázdnou buňkou Name se přeskočí a uvede ve výsledku; ostatní řádky se přesto naimportují
Pokud uvidíte "Missing required column: Name", znamená to, že první řádek souboru neobsahuje záhlaví, které by Fotify dokázalo rozpoznat jako jméno hosta. Zpráva vypíše nalezená záhlaví — jedno z nich přejmenujte na Name (nebo First Name, Full Name, …)
Podporované jazyky zpráv: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Pokud je Locale prázdné, host dostane SMS i e-mail ve výchozím jazyce vaší akce
Sloupec Tags: více štítků oddělte znakem | (např. Family|VIP). Každý název štítku, který pro akci ještě neexistuje, se automaticky vytvoří s výchozí barvou — barvu můžete později změnit v Manage tags
DisplayAlias: pokud je vyplněné, toto jméno se použije v SMS, e-mailech i na RSVP stránce (také nahradí {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} a {{FULLNAME}} ve vlastních šablonách zpráv). Ponechte prázdné, chcete-li použít standardní Name + LastName
Status: použijte ji k importu seznamu, který jste již shromáždili jinde, nebo k přesunu seznamu hostů mezi akcemi. Exportované seznamy hostů už tento sloupec obsahují, takže export lze znovu naimportovat se stejnými odpověďmi. Sloupec vynechte (nebo nechte prázdný) a všichni budou naimportováni se stavem Not Answered
IsPlural: má význam pouze v jazycích, které rozlišují jednotné/množné oslovení ve 2. osobě — například švédské „du är inbjuden“ (jednotné) se změní na „ni är inbjudna“ (množné). V angličtině, němčině, ruštině a dalších jazycích bez tohoto rozlišení se pole ignoruje

Akční tlačítka u hostů

Každý řádek hosta má akční tlačítka pro rychlou správu:

Ikona	Akce	Popis
Tužka	Upravit	Úprava údajů hosta (jméno, e-mail, telefon, počet hostů, stav)
Oko	Zobrazit	Zobrazení všech informací o hostovi bez provádění změn
Kopírovat	Kopírovat pozvánku	Zkopíruje pozvánku hosta — navrženou e-mailovou pozvánku pro e-mailového klienta, jinde vaši šablonu zprávy
Odkaz	Kopírovat odkaz na pozvánku	Zkopíruje pouze RSVP odkaz hosta — bez textu zprávy — připravený k vložení kamkoli
Obálka	Odeslat z mého e-mailu	Zkopíruje navrženou pozvánku a otevře vašeho e-mailového klienta adresovaného danému hostovi, abyste ji mohli vložit (pokud je uveden e-mail)
WhatsApp	WhatsApp	Otevře WhatsApp Web s předvyplněnou zprávou (pokud je uveden telefon)
Lidé	Spravovat jména	Přidání nebo úprava jmen doprovodu (zobrazuje se, když je zapnut sběr jmen nebo sezení)
Koš	Smazat	Odebere hosta ze seznamu (vyžaduje potvrzení)

Kopírovat pozvánku vs. Kopírovat odkaz na pozvánku: Kopírovat uloží pozvánku hosta na schránku hned ve dvou podobách a to, co po vložení dostanete, závisí na tom, kam ji vložíte — vložíte-li ji do Outlooku nebo Gmailu, dostanete navrženou pozvánku s titulním obrázkem a tlačítkem RSVP, vložíte-li ji do WhatsAppu nebo poznámek, dostanete personalizovanou textovou zprávu (pozdrav + odkaz + případný text šablony). Ikona Odkaz zkopíruje pouze samotnou URL — perfektní do pozvánky v kalendáři, na Instagram story nebo kamkoli, kde by celá zpráva byla příliš.

Mobilní zobrazení

Na mobilních zařízeních jsou akční tlačítka dostupná přes nabídku (tři tečky) vpravo dole na kartě každého hosta.

Odesílání pozvánek hostům

Po přidání hostů jim potřebujete rozeslat jejich personalizované RSVP odkazy.

Kopírovat a vložit

Klikněte na ikonu Kopírovat u hosta
Počkejte na fajfku — jakmile se zobrazí, pozvánka je na schránce
Vložte ji do e-mailu, SMS nebo libovolné chatovací aplikace

Vložíte-li ji do e-mailového klienta, dostanete navrženou pozvánku; vložíte-li ji kamkoli jinam, dostanete prostou personalizovanou zprávu. Nevybíráte sami — aplikace, do které vkládáte, si vezme tu podobu, kterou umí zobrazit.

Zkopírovat pouze odkaz

Klikněte na ikonu Odkaz u hosta
Zkopíruje se pouze samotný RSVP odkaz — bez textu zprávy
Vložte jej do pozvánky v kalendáři, na Instagram story, do skupinového chatu nebo kamkoli, kde by celá zpráva byla zbytečná

Odeslat z vlastního e-mailu

Klikněte na ikonu Obálka (zobrazuje se jen u hostů s e-mailovou adresou)
Zkopíruje se navržená pozvánka a otevře se váš e-mailový klient adresovaný danému hostovi s předvyplněným předmětem
Klikněte do prázdného těla zprávy a vložte ji (Ctrl+V, na Macu Cmd+V), poté odešlete

Tímto odešlete pozvánku z vlastní e-mailové schránky, ne z naší. Sáhněte po této možnosti, když zaměstnavatel hosta filtruje naše e-maily do spamu — kdy k tomu dochází a jak to poznat, najdete v článku Jak posílat e-mailové pozvánky.

Dvě věci, které je dobré vědět. Tělo zprávy se úmyslně otevírá prázdné, takže vložte text ještě před odesláním. A protože odesílání zajišťuje váš e-mailový klient, tyto pozvánky se neobjeví ve statistikách otevření a prokliků Fotify — RSVP se ale sledují normálně.

Outlook na webu: Outlook standardně vkládá text s vlastním formátováním, což odstraní barvy a pozadí pozvánky a zůstane vám prostý černý text. Jde o nastavení Outlooku, ne o problém s pozvánkou. Hned po vložení se vlevo dole ve zprávě objeví malé tlačítko s možnostmi vložení — klikněte na něj a zvolte Keep source formatting (zobrazuje se i jako „Paste as is") a vzhled se vrátí. Jako výchozí volbu si to můžete nastavit v Settings → Mail → Compose and reply.

Starší Outlook pro Windows: Tato verze zprávy skládá přes Word, takže pozvánka dorazí se zachovaným rozvržením, barvami, obrázky i písmy, ale zaoblené rohy se mohou zobrazit hranaté. Vše zůstává čitelné a všechny odkazy fungují. Gmail a Apple Mail zobrazují pozvánku tak, jak byla navržena.

Přímo přes WhatsApp

Klikněte na ikonu WhatsApp (zobrazuje se jen u hostů s telefonním číslem)
Otevře se WhatsApp Web s předvyplněnou zvací zprávou
Zprávu rovnou odešlete

Sledování WhatsApp

Hosté, kterým jste napsali přes WhatsApp, budou mít jemné zelené pozadí
Pomáhá vám to sledovat, kdo už svou pozvánku dostal
Pomocí „Reset All Sent" tuto historii sledování vymažete a začnete znovu

Exportování seznamu hostů

Klikněte na "Download" v panelu nástrojů stránky Guests a vyberte formát: Excel (.xlsx) pro řazení a úpravy, CSV (.csv) pro import do jiných nástrojů, nebo PDF (.pdf) pro dokument připravený k tisku.

Exporty respektují vaše aktivní filtry a řazení. Cokoli tabulka hostů právě zobrazuje, přesně to skončí v souboru — stejné řádky, stejné pořadí — takže si můžete stáhnout jen Přijaté VIP hosty nebo Samostatně zaregistrované hosty bez telefonního čísla. Chcete celý seznam? Nejprve klikněte na Clear all.

Soubory jsou pojmenované podle vaší akce a data exportu (např. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), takže se opakovaná stažení nikdy nepřepíší.

Stažení jako Excel (doporučeno pro tabulkové procesory)

Klikněte na "Download" → Excel (.xlsx)
List Guests obsahuje všechny informace o hostech, odpovědi, každé vlastní pole z vašeho registračního formuláře (např. role, organizace, stravovací požadavky) jako samostatný sloupec a sloupec Tags — se zamknutým záhlavím a již zapnutými filtry sloupců, takže můžete okamžitě řadit a třídit podle libovolného kritéria
Druhý list Summary ukazuje na první pohled statistiky odpovědí: celkový počet pozvánek, přijato, odmítnuto, bez odpovědi, zúčastnilo se a potvrzený počet hostů
Otevře se správně v Excelu, Google Sheets i Numbers bez ohledu na regionální nastavení vašeho počítače

Stažení jako CSV

Klikněte na "Download" → CSV (.csv)
Soubor obsahuje všechny informace o hostech, odpovědi, hodnoty vlastních polí a sloupec Tags (názvy štítků oddělené svislítkem — stejný formát je přijímán i při importu, takže data můžete obousměrně přenášet)
Když je zapnuto Collect Guest Names, CSV navíc obsahuje sloupec Plus Ones hned za sloupcem Guests — každý doprovodný host oddělený svislítkem (např. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Sloupec se vynechá, pokud je sběr jmen vypnutý, takže struktura CSV zůstává předvídatelná i pro akce, které tuto funkci nepoužívají. Stejný sloupec se objeví i v exportu do Excelu
Pokud se CSV v Excelu otevře se vším v jednom sloupci, použijte místo toho formát Excel (.xlsx) — ten není ovlivněn regionálním nastavením oddělovače seznamu

Stažení jako PDF

Klikněte na "Download" → PDF (.pdf)
Vygeneruje se naformátované PDF s názvem vaší akce, datem a souhrnem statistik odpovědí
PDF obsahuje všechny údaje o hostech v přehledné tabulce, se sloupcem Tags zobrazujícím názvy štítků jednotlivých hostů jako text oddělený čárkami

Poznámka: vlastní registrační pole (např. role, organizace) nejsou zahrnuta do pevného rozvržení PDF — pokud tyto sloupce potřebujete, stáhněte formát Excel nebo CSV.

Když je zapnuto Collect Guest Names, PDF navíc obsahuje:

Odsazené podřádky pro každého doprovodného hosta pod hlavní pozvánkou, uvádějící jeho jednotlivé jméno

Když se navíc používá sezení, každý podřádek dodatečně zobrazuje přiřazený stůl dané osoby v novém sloupci Table.

Díky tomu je PDF ideální pro:

Tisk seznamu hostů pro místo konání nebo personál u dveří
Sdílení s dodavateli (cateringem, event plannery), kteří nepoužívají tabulkové procesory
Fyzickou zálohu na místě akce
Rychlou kontrolu přiřazení stolů

Správa odpovědí hostů

Úprava odpovědi

Pokud vás host kontaktuje, že chce změnit svou RSVP odpověď:

Klikněte u daného hosta na ikonu Upravit (tužka)
Aktualizujte jeho stav (Accepted, Declined)
V případě potřeby upravte počet potvrzených hostů
Uložte změny

Zobrazení podrobností odpovědi

Kliknutím na ikonu Zobrazit (oko) uvidíte:

Kompletní informace o hostovi
Jeho RSVP odpověď
Případné komentáře, které zanechal
Odpovědi na vlastní pole

Mazání hostů

Chcete-li hosta odebrat:

Klikněte na ikonu Smazat (koš)
Potvrďte smazání

Chcete-li smazat více hostů najednou:

Vyberte hosty pomocí zaškrtávacích políček
Kliknutím na „Delete all (X)" vybrané hosty odeberete

Pracujete s filtrovaným seznamem přes více stránek? Když filtrům odpovídá více hostů, než se vejde na aktuální stránku, panel výběru zobrazí tlačítko „Select all N matching". To vybere všechny odpovídající hosty napříč všemi stránkami, takže hromadné Apply tags nebo mazání se provede na celé filtrované množině, ne jen na stránce, kterou právě vidíte.

Tipy pro správu seznamu hostů

Před akcí

Přidejte všechny hosty před odesláním pozvánek
Zkontrolujte, že telefonní čísla jsou v mezinárodním formátu
Pro velké seznamy použijte import CSV, ušetříte čas
Pro zahraniční hosty nastavte vhodný jazyk SMS

Sledování odpovědí

Pravidelně kontrolujte filtr Not Answered a připomeňte se
Použijte sledování WhatsApp, abyste viděli, kdo pozvánky obdržel
Pravidelně seznam exportujte a sledujte postup

Připomínky

Hostům, kteří ještě neodpověděli, pošlete připomínku přes tlačítka Copy, Envelope nebo WhatsApp
Zvažte použití funkce SMS pro hromadné připomínky

Často kladené otázky

Q: Existuje limit, kolik hostů mohu přidat? A: Limity počtu hostů závisí na vašem plánu Fotify. Konkrétní limity zjistíte v podrobnostech svého plánu.

Q: Mohu přidávat hosty i po odeslání pozvánek? A: Ano! Nové hosty můžete přidávat kdykoli. Nezapomeňte jim ale poslat odkaz na pozvánku.

Q: Co se stane, když smažu hosta, který už odpověděl? A: Jeho odpověď se trvale odstraní. Pokud se pokusí použít svůj starý odkaz na RSVP, už nebude fungovat.

Q: Mohu ručně změnit stav RSVP hosta? A: Ano, pomocí tlačítka Edit můžete ručně aktualizovat stav kteréhokoli hosta — třeba když vám účast potvrdí telefonicky místo přes online formulář.

Q: Proč u některých hostů nevidím tlačítko WhatsApp? A: Tlačítko WhatsApp se zobrazí jen u hostů, kteří mají uložené telefonní číslo. Přidejte jim telefonní číslo, abyste tuto funkci povolili.

Q: Jaký je rozdíl mezi sloupci „Guests“ a „Confirmed“? A: „Guests“ je počet lidí, které jste pozvali v dané skupině. „Confirmed“ je počet lidí, o kterých host při odpovědi uvedl, že se skutečně zúčastní.

Q: Snížil/a jsem počet hostů u pozvánky a nic se nezměnilo. Proč? A: Zkontrolujte, co jste očekávali, že se změní. Samotná pozvánka nikdy nezmizí — snížení počtu hostů mění, kolik lidí daná pozvánka zahrnuje, ne kolik pozvánek máte, takže počet řádků i celkový počet pozvánek zůstávají stejné. Změnit se měl sloupec Guests u daného řádku.

Sloupec Confirmed se vyplní až poté, co host odpoví, takže skupina, která ještě neodpověděla, tam zobrazuje pomlčku bez ohledu na to, kolik hostů jí přiřadíte.

Q: Nejde mi snížit počet hostů. Proč? A: Protože ta pozvánka stále uvádí lidi jménem. Počet hostů a lidé musí odpovídat, a my nesmažeme hosta, kterého jste pojmenovali — nebo kterého jste už usadili — jen aby číslo sedělo, takže odebrání musí být vaše rozhodnutí. Zpráva uvede, kdo tomu brání.

Nejprve tuto osobu odeberte pomocí tlačítka Lidé v daném řádku (Spravovat jména) a poté snižte počet hostů. Pokud už tato osoba má stůl na stránce Seating, odebrání si vyžádá potvrzení, protože se tím uvolní i místo dané osoby. Prázdné nepojmenované zástupné symboly nic neblokují — ty se odstraňují automaticky.

Q: Mohu importovat hosty z Google Contacts nebo jiné aplikace? A: Exportujte kontakty ze své kontaktní aplikace jako CSV soubor, upravte jeho formát podle požadavků Fotify na CSV a poté jej naimportujte.

Q: Jaký je rozdíl mezi exportem CSV a PDF? A: CSV je nejlepší pro práci v tabulkovém procesoru — úpravy, filtrování a import do jiných nástrojů. PDF je naformátovaný, tisknutelný dokument s hlavičkou vaší akce a souhrnnými statistikami, ideální pro sdílení s dodavateli nebo tisk pro personál u dveří na akci.

Q: Obsahuje PDF přiřazení stolů a jména doprovodu? A: Jména doprovodu se zobrazují jako odsazené podřádky pod hlavní pozvánkou, kdykoli je zapnuto Collect Guest Names. Když se navíc používá sezení, PDF přidá sloupec Table s individuálním přiřazením místa každé osoby.

Q: Mohu vyhledávat podle jména doprovodu? A: Ano — když je zapnuto Collect Guest Names, vyhledávací pole hledá i mezi jmény doprovodu. Odpovídající pozvánka se automaticky rozbalí, takže vidíte, který člen skupiny odpovídal hledání, se zvýrazněným jménem. To se hodí, když se vám host ozve a vy si pamatujete jen jméno toho, kdo s ním jde, ne hlavního hosta.

Q: Obsahuje export CSV jména doprovodu? A: Když je zapnuto Collect Guest Names, CSV přidá sloupec Plus Ones hned za sloupec Guests, ve kterém jsou jednotliví doprovodní hosté oddělení svislítkem. Když je sběr jmen vypnutý, sloupec se vynechá, aby struktura CSV zůstala konzistentní.

Q: Jak zjistím, kterým hostům jsem už poslal(a) pozvánky? A: Hosté kontaktovaní přes WhatsApp mají zelené pozadí a hosté, kterým jste poslali pozvánku z vlastního e-mailového klienta, mají jantarovou obálku. Obojí se sleduje v prohlížeči, který jste použili, takže vás to nebude následovat na jiné zařízení. U pozvánek odeslaných Fotify jsou spolehlivým záznamem statistiky e-mailů.

Q: Moji hosté tvrdí, že pozvánku nikdy nedostali. Co mám dělat? A: Nejprve zkontrolujte statistiky e-mailů, zda byla pozvánka doručena — některé firemní e-mailové systémy e-mail přijmou a poté jej přesunou do spamu, což se ve statistikách zobrazí jako doručeno, ale nikdy neotevřeno. Pokud takto filtruje celá firma, použijte místo toho ikonu Obálka a odešlete danému hostovi pozvánku z vlastní e-mailové schránky. Jak číst statistiky, najdete v článku Jak posílat e-mailové pozvánky.

Q: Mohou hosté potvrdit účast, aniž by byli nejprve přidáni do seznamu? A: U personalizovaných pozvánek musí být hosté nejprve přidáni do vašeho seznamu, aby dostali svůj jedinečný odkaz na RSVP. Pokud ale zapnete funkci registračního formuláře, hosté se mohou zaregistrovat sami pomocí veřejného odkazu — po vyplnění formuláře se automaticky přidají do vašeho seznamu hostů.

Q: Co se stane, když nahraji CSV s duplicitními hosty? A: Každý řádek v souboru se stane novým hostem — import nekontroluje, jestli host už existuje, takže nahrání stejného souboru dvakrát vytvoří každého hosta dvakrát. Pokud se to stane, seznam přefiltrujte (například podle štítku, který jste použili při importu) a pomocí hromadného mazání odstraňte přebytečné kopie, poté nahrajte jen nové řádky.

Q: Mohu importovat hosty s již přiřazenými štítky? A: Ano. Do CSV přidejte sloupec Tags s názvy štítků oddělenými svislítkem (např. Family|VIP). Jakýkoli štítek, který pro danou akci ještě neexistuje, se automaticky vytvoří s výchozí barvou. Kompletní postup najdete v článku o štítcích hostů.

Q: Jsou štítky zahrnuty při exportu hostů? A: Ano — jak export CSV (názvy oddělené svislítkem), tak export PDF (seznam oddělený čárkami ve sloupci Tags) obsahují všechny štítky přiřazené hostovi. CSV můžete znovu naimportovat a štítky obnovit.

Q: Jak oštítkuji více hostů najednou? A: Pomocí zaškrtávacích políček vyberte hosty, které chcete, a poté v panelu nástrojů výběru klikněte na "Apply tags". Jedním kliknutím můžete štítky u všech vybraných hostů přidat, odebrat nebo nahradit.

Q: Mohu filtrovat podle více stavů najednou? A: Ano. Filtr stavu umožňuje vícenásobný výběr — klikněte na tolik štítků, kolik chcete. Například vyberte Accepted + Attended, abyste viděli všechny, kdo přijdou, nebo Not Answered + Declined, abyste viděli všechny, koho ještě musíte oslovit. Stav se kombinuje se štítky, vyhledáváním a dimenzemi More filters.

Q: Jak zkopíruji jen odkaz hosta bez celé zprávy? A: Klikněte na ikonu Link ve sloupci Actions. Zkopíruje se pouze holá URL adresa RSVP — bez pozdravu nebo textu šablony — takže ji můžete vložit do pozvánky do kalendáře, story nebo chatu. Běžná ikona Copy stále kopíruje celou personalizovanou zprávu.

Q: Mohu filtrovat podle toho, zda má host e-mail nebo telefon? A: Ano. Otevřete More filters a přepněte Has email nebo Has phone. Hodí se to těsně před odesláním e-mailu nebo WhatsApp zprávy, abyste viděli jen hosty, které skutečně můžete oslovit.

Q: Poznám samostatně zaregistrované hosty od těch, které jsem přidal(a) já? A: Ano. V More filters nastavte Source na Self-registered (zaregistrovali se přes registrační odkaz) nebo Added by me.

Q: Obsahuje export CSV/PDF jen hosty, na které mám nastavený filtr? A: Ano — exporty respektují vaše aktivní filtry, takže soubor obsahuje přesně to, co seznam právě zobrazuje. Pokud chcete exportovat všechny, klikněte nejprve na Clear all.