Jak spravovat seznam hostů

Karta Hosté ve vašem RSVP dashboardu je místo, kde přidáváte, spravujete a sledujete všechny účastníky akce. Ať už přidáváte hosty jednoho po druhém, nebo importujete stovky ze spreadsheetu, Fotify vám usnadní udržet seznam hostů přehledný a zorganizovaný.

Přístup k seznamu hostů

1. Přejděte na dashboard své akce na dashboard.fotify.app
2. Vyberte svou akci a v postranním panelu klikněte na "RSVP"
3. Klikněte na kartu "Guests"

Pokud jste ještě nevytvořili RSVP pozvánku, nejdříve si přečtěte Jak vytvořit RSVP pozvánku.

Uvidíte kompletní seznam hostů se stavy odpovědí a tlačítky akcí.

Jak funguje seznam hostů

Filtrování hostů

All filtering lives in one filter bar at the top of the Guests tab. Every filter combines (AND), so you can stack them to answer precise questions like "VIPs who haven't answered and have a phone number."

Status is a set of chips, and it's multi-select — click as many as you like:

Chip	Shows
All	Every guest on your list (clears the status filter)
Accepted	Guests who confirmed they're attending
Declined	Guests who can't attend
Not Answered	Guests who haven't responded yet
Attended	Guests who checked in at the event (when QR attendance is enabled)

Because status is multi-select, you can show Accepted + Attended together (everyone who's coming) or Not Answered + Declined together (everyone still to chase). Each chip shows a live count.

More filters (the slider button) opens extra dimensions:

• Source — Added by me (you added them) vs Self-registered (they signed up through a registration link)
• Party size — Solo (just the one person) vs Group (2+ people with plus-ones)
• Has email / Has phone — only guests you can actually email or message, handy right before a send

Every active filter shows as a removable chip on a summary row, with a Clear all button and a live "X of Y matching" count, so you always know exactly what slice you're looking at.

Sloupce s informacemi o hostech

The table displays key information for each guest:

• Name - Guest's full name
• Email - Email address (if provided)
• Cellphone - Phone number for SMS/WhatsApp
• Guests - Number of people in their party (including plus-ones)
• Confirmed - How many people they confirmed are attending
• Status - Their RSVP response (Accepted, Declined, Not Answered)
• Tags - Colored chips showing the guest tags applied to this guest. Click the + Add tag button on the row to attach or remove tags inline
• Registered - When the guest was added or self-registered
• Actions - Quick action buttons

Řazení a vyhledávání

• Search - Use the search bar to find guests by name, email, phone, or — when Collect Guest Names is on — a plus-one's name. If a plus-one matches, that invitation auto-expands and the matched name is highlighted
• Sort - Click any column header to sort the list (e.g., by name, status)

Zobrazení jmen doprovodu (když je zapnuto Collect Guest Names)

When you've enabled Collect Guest Names (or Table Management, which includes it), parties of 2 or more show a chevron next to the main name. Click it to expand the row and reveal each plus-one as an indented sub-row beneath the main invitation:

• Every named guest shows with a "+1" badge (or "Main guest" for the primary)
• A pencil icon on each sub-row jumps straight to editing that specific name
• If a party has fewer names than its declared size, you'll see a "N names not provided yet" placeholder with an Add names link
• During search, rows containing a matching plus-one auto-expand so the match is visible at a glance — you can still collapse manually and your choice is remembered until you clear the search

Filtrování a štítkování hostů

Fotify's tag system lets you label guests (e.g., "Family", "VIP", "Work") and filter on them. Full details live in the Guest Tags article; here's how tags show up in the guest list.

Řádek filtru štítků

The filter bar includes a Tags row. It contains:

• A chip for every tag you've created (click to toggle it on/off as a filter)
• A dashed "+ New tag" chip that opens the tag manager so you can create one inline
• A "Manage tags" button on the right (rename colors, edit, or delete existing tags)
• When two or more tag chips are active, an Any / All segmented toggle controls whether the filter matches guests with any of the selected tags or all of them

When a tag filter is active, the guest list only shows matching guests. Click the same chip again to remove that one tag, or use Clear all to reset every filter at once. Tag filters stack with the status chips, search, and the More filters dimensions.

Štítkování hostů přímo v seznamu

On any guest row (desktop table or mobile card), click the + Add tag button in the Tags column. A dropdown appears with every tag for the event; click to toggle, then Save. Existing tags on the guest show as colored chips next to the button.

Hromadné štítkování vybraných hostů

To tag (or untag) many guests at once:

1. Select guests using the checkboxes on the left of each row
2. In the selection toolbar that appears, click "Apply tags"
3. Pick a mode — Add, Remove, or Replace
4. Tick the tags you want, then click the green Save button

• Add attaches the selected tags to every guest, on top of their existing ones
• Remove strips the selected tags from every guest
• Replace wipes their current tags and sets exactly the selected list

Přidávání hostů jednotlivě

Chcete-li přidat jednoho hosta:

1. Klikněte na tlačítko "Add Guest"
2. Vyplňte údaje o hostovi:
   • Name – Křestní jméno hosta (povinné)
   • Last Name – Příjmení hosta
   • Email – E-mailová adresa pro digitální pozvánky
   • Cellphone – Telefonní číslo v mezinárodním formátu se znakem + (např. +14155551234)
   • Number of Guests – Kolik osob je ve skupině (výchozí: 1)
   • SMS Language – Přepsání výchozího jazyka pro SMS zprávy tohoto hosta
3. Klikněte na "Add Guest"

Formát telefonního čísla

Aby fungovaly funkce SMS a WhatsApp, telefonní čísla musí být v mezinárodním formátu E.164:

• Začněte znakem + následovaným předvolbou země
• Bez mezer, pomlček nebo závorek
• Příklady: +14155551234 (USA), +34612345678 (Španělsko), +4915112345678 (Německo)

Import více hostů (nahrání CSV)

Pro velké seznamy hostů je můžete importovat najednou pomocí CSV souboru.

Jak importovat

1. Klikněte na "Upload Guest List"
2. Připravte CSV soubor v požadovaném formátu (viz níže)
3. Soubor přetáhněte, nebo klikněte a vyberte jej
4. Klikněte na "Upload Guest List"

Formát CSV

CSV soubor musí obsahovat tyto sloupce:

Column	Required	Description
Name	Yes	Křestní jméno hosta
LastName	No	Příjmení hosta (může být prázdné)
Email	No	E-mailová adresa (může být prázdná)
Phone	No	Telefon v E.164 formátu se znakem + a předvolbou země
Guests	No	Počet hostů ve skupině (výchozí: 1)
Locale	No	Kód jazyka pro SMS a e-mail (en, es, fr, de, it, pt, atd.). SmsLocale a MessagingLocale jsou stále podporované kvůli zpětné kompatibilitě
Tags	No	Názvy štítků, které se mají hostovi přiřadit, oddělené | (svislítko). Chybějící štítky se automaticky vytvoří
DisplayAlias	No	Zobrazované jméno používané ve zprávách místo Name + LastName (např. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Užitečné pro páry, rodiny a skupiny
IsPlural	No	Nastavte na true (nebo yes / 1), když je pozvánka pro více osob, aby se ve podporovaných jazycích používal množný tvar (švédština, španělština, francouzština, italština, portugalština, nizozemština, polština, arabština, hebrejština, dánština). Výchozí je false
Status	No	Odpověď RSVP, kterou už pro tohoto hosta máte: Accepted, Declined, Attended nebo Not Answered. Výchozí hodnota je Not Answered
Confirmed Guests	No	Kolik osob ze skupiny je potvrzeno. Používá se pouze, pokud je Status Accepted nebo Attended; výchozí hodnota je celková velikost skupiny

Ukázkové CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,

Tipy pro import CSV

• Klikněte na "Download Example" a stáhněte si šablonu
• E-mail i telefon jsou volitelné — pokud nejsou k dispozici, nechte je prázdné
• Podporované jazyky zpráv: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• Pokud je Locale prázdné, host dostane SMS i e-mail ve výchozím jazyce vaší akce
• Tags column: více štítků oddělte znakem | (např. Family|VIP). Každý název štítku, který pro akci ještě neexistuje, se automaticky vytvoří s výchozí barvou — barvu můžete později změnit v Manage tags
• DisplayAlias: pokud je vyplněné, toto jméno se použije v SMS, e-mailech i na RSVP stránce (také nahradí {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} a {{FULLNAME}} ve vlastních šablonách zpráv). Ponechte prázdné, chcete-li použít standardní Name + LastName
• Status: použijte ji k importu seznamu, který jste již shromáždili jinde, nebo k přesunu seznamu hostů mezi akcemi. Exportované seznamy hostů už tento sloupec obsahují, takže export lze znovu importovat se stejnými odpověďmi. Sloupec vynechte (nebo nechte prázdný) a všichni budou importováni se stavem Not Answered
• IsPlural: má význam pouze v jazycích, které rozlišují jednotné/množné oslovení ve 2. osobě — například ve švédštině „du är inbjuden“ (jednotné) se změní na „ni är inbjudna“ (množné). V angličtině, němčině, ruštině a dalších jazycích bez tohoto rozlišení se pole ignoruje

Akční tlačítka u hostů

Each guest row has action buttons for quick management:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Modify guest details (name, email, phone, guests, status)
Eye	View	See all guest information without making changes
Copy	Copy Message	Copy the personalized invitation message (guest's name + unique RSVP link, from your template)
Link	Copy Invite Link	Copy just the guest's RSVP link — no message text — ready to paste anywhere
Envelope	Email	Open email client with pre-filled invitation (if email provided)
WhatsApp	WhatsApp	Open WhatsApp Web with pre-filled message (if phone provided)
People	Manage Names	Add or edit plus-one names (shown when Guest Names or Table Management is on)
Trash	Delete	Remove guest from list (requires confirmation)

Copy Message vs. Copy Invite Link: Copy gives you the full personalized message (greeting + link + any template text), ideal for pasting into a chat. The Link icon copies only the bare URL, perfect for a calendar invite, an Instagram story, or anywhere a full message would be too much.

Mobilní zobrazení

On mobile devices, action buttons are accessible through a menu (three dots) at the bottom right of each guest card.

Odesílání pozvánek hostům

After adding guests, you need to send them their personalized RSVP links.

Možnost 1: Kopírovat a vložit

1. Click the Copy icon for a guest
2. The personalized message (with their name and unique link) is copied
3. Paste into email, text message, or messaging app of your choice

Možnost 1b: Zkopírovat pouze odkaz

1. Click the Link icon for a guest
2. Only the bare RSVP link is copied — no message text
3. Paste it into a calendar invite, an Instagram story, a group chat, or anywhere a full message would be overkill

Možnost 2: Přímo přes WhatsApp

1. Click the WhatsApp icon (only visible for guests with phone numbers)
2. WhatsApp Web opens with a pre-filled invitation message
3. Send the message directly

Sledování WhatsApp

• Guests you've messaged on WhatsApp will have a subtle green background
• This helps you track who has received their invitation
• Use "Reset All Sent" to clear this tracking history and start fresh

Exportování seznamu hostů

Klikněte na "Download" v panelu nástrojů karty Guests a vyberte formát: Excel (.xlsx) pro řazení a úpravy, CSV (.csv) pro import do jiných nástrojů, nebo PDF (.pdf) pro dokument připravený k tisku.

Exporty respektují vaše aktivní filtry a řazení. Cokoli tabulka hostů právě zobrazuje, přesně to skončí v souboru — stejné řádky, stejné pořadí — takže si můžete stáhnout jen Přijaté VIP hosty nebo Samostatně zaregistrované hosty bez telefonního čísla. Chcete celý seznam? Nejprve klikněte na Clear all.

Soubory jsou pojmenované podle vaší akce a data exportu (např. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), takže se opakovaná stažení nikdy nepřepíší.

Stažení jako Excel (doporučeno pro tabulkové procesory)

1. Klikněte na "Download" → Excel (.xlsx)
2. List Guests obsahuje všechny informace o hostech, odpovědi, každé vlastní pole z vašeho registračního formuláře (např. role, organizace, stravovací požadavky) jako samostatný sloupec a sloupec Tags — se zamknutým záhlavím a již zapnutými filtry sloupců, takže můžete okamžitě řadit a třídit podle libovolného kritéria
3. Druhý list Summary ukazuje na první pohled statistiky odpovědí: celkový počet pozvánek, přijato, odmítnuto, bez odpovědi, zúčastnilo se a potvrzený počet hostů
4. Otevře se správně v Excelu, Google Sheets i Numbers bez ohledu na regionální nastavení vašeho počítače

Stažení jako CSV

1. Klikněte na "Download" → CSV (.csv)
2. Soubor obsahuje všechny informace o hostech, odpovědi, hodnoty vlastních polí a sloupec Tags (názvy štítků oddělené svislítkem — stejný formát je přijímán i při importu, takže data můžete obousměrně přenášet)
3. Když je zapnuto Collect Guest Names, CSV navíc obsahuje sloupec Plus Ones hned za sloupcem Guests — každý doprovodný host oddělený svislítkem (např. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Sloupec se vynechá, pokud je sběr jmen vypnutý, takže struktura CSV zůstává předvídatelná i pro akce, které tuto funkci nepoužívají. Stejný sloupec se objeví i v exportu do Excelu
4. Pokud se CSV v Excelu otevře se vším v jednom sloupci, použijte místo toho formát Excel (.xlsx) — ten není ovlivněn regionálním nastavením oddělovače seznamu

Stažení jako PDF

1. Klikněte na "Download" → PDF (.pdf)
2. Vygeneruje se naformátované PDF s názvem vaší akce, datem a souhrnem statistik odpovědí
3. PDF obsahuje všechny údaje o hostech v přehledné tabulce, se sloupcem Tags zobrazujícím názvy štítků jednotlivých hostů jako text oddělený čárkami

Poznámka: vlastní registrační pole (např. role, organizace) nejsou zahrnuta do pevného rozvržení PDF — pokud tyto sloupce potřebujete, stáhněte formát Excel nebo CSV.

Když je zapnuto Collect Guest Names, PDF navíc obsahuje:

• Odsazené podřádky pro každého doprovodného hosta pod hlavní pozvánkou, uvádějící jeho jednotlivé jméno

Když je navíc zapnuto Table Management, každý podřádek dodatečně zobrazuje přiřazený stůl dané osoby v novém sloupci Table.

Díky tomu je PDF ideální pro:

• Tisk seznamu hostů pro místo konání nebo personál u dveří
• Sdílení s dodavateli (cateringem, event plannery), kteří nepoužívají tabulkové procesory
• Fyzickou zálohu na místě akce
• Rychlou kontrolu přiřazení stolů

Správa odpovědí hostů

Úprava odpovědi

If a guest contacts you to change their RSVP:

1. Click the Edit (pencil) icon for that guest
2. Update their status (Accepted, Declined)
3. Adjust the number of confirmed guests if needed
4. Save changes

Zobrazení podrobností odpovědi

Click the View (eye) icon to see:

• Full guest information
• Their RSVP response
• Any comments they submitted
• Custom field responses

Mazání hostů

To remove a guest:

1. Click the Delete (trash) icon
2. Confirm the deletion

To delete multiple guests:

• Select guests using the checkboxes
• Click "Delete all (X)" to remove selected guests

Acting on a filtered list across pages? When more guests match your filters than fit on the current page, the selection toolbar shows a "Select all N matching" button. It selects every matching guest across all pages, so bulk Apply tags or delete acts on the whole filtered set, not just the page you can see.

Tipy pro správu seznamu hostů

Před akcí

• Přidejte všechny hosty před odesláním pozvánek
• Zkontrolujte, že telefonní čísla jsou v mezinárodním formátu
• Pro velké seznamy použijte import CSV, ušetříte čas
• Pro zahraniční hosty nastavte vhodný jazyk SMS

Sledování odpovědí

• Pravidelně kontrolujte filtr Not Answered a připomeňte se
• Použijte sledování WhatsApp, abyste viděli, kdo pozvánky obdržel
• Pravidelně seznam exportujte a sledujte postup

Připomínky

• Hostům, kteří ještě neodpověděli, pošlete připomínku přes tlačítka Copy nebo WhatsApp
• Zvažte použití funkce SMS pro hromadné připomínky

Často kladené otázky

Q: Existuje limit, kolik hostů mohu přidat? A: Limity počtu hostů závisí na vašem plánu Fotify. Konkrétní limity zjistíte v podrobnostech svého plánu.

Q: Mohu přidávat hosty i po odeslání pozvánek? A: Ano! Nové hosty můžete přidávat kdykoli. Nezapomeňte jim ale poslat odkaz na pozvánku.

Q: Co se stane, když smažu hosta, který už odpověděl? A: Jeho odpověď se trvale odstraní. Pokud se pokusí použít svůj starý odkaz na RSVP, už nebude fungovat.

Q: Mohu ručně změnit stav RSVP hosta? A: Ano, pomocí tlačítka Edit můžete ručně aktualizovat stav kteréhokoli hosta — třeba když vám účast potvrdí telefonicky místo přes online formulář.

Q: Proč u některých hostů nevidím tlačítko WhatsApp? A: Tlačítko WhatsApp se zobrazí jen u hostů, kteří mají uložené telefonní číslo. Přidejte jim telefonní číslo, abyste tuto funkci povolili.

Q: Jaký je rozdíl mezi sloupci „Guests“ a „Confirmed“? A: „Guests“ je počet lidí, které jste pozvali v dané skupině. „Confirmed“ je počet lidí, o kterých host při odpovědi uvedl, že se skutečně zúčastní.

Q: Mohu importovat hosty z Google Contacts nebo jiné aplikace? A: Exportujte kontakty ze své kontaktní aplikace jako CSV soubor, upravte jeho formát podle požadavků Fotify na CSV a poté jej naimportujte.

Q: Jaký je rozdíl mezi exportem CSV a PDF? A: CSV je nejlepší pro práci v tabulkovém procesoru — úpravy, filtrování a import do jiných nástrojů. PDF je naformátovaný, tisknutelný dokument s hlavičkou vaší akce a souhrnnými statistikami, ideální pro sdílení s dodavateli nebo tisk pro personál u dveří na akci.

Q: Obsahuje PDF přiřazení stolů a jména doprovodu? A: Jména doprovodu se zobrazují jako odsazené podřádky pod hlavní pozvánkou, kdykoli je zapnuto Collect Guest Names. Když je navíc zapnutá Správa stolů, PDF přidá sloupec Table s individuálním přiřazením místa každé osoby.

Q: Mohu vyhledávat podle jména doprovodu? A: Ano — když je zapnuto Collect Guest Names, vyhledávací pole hledá i mezi jmény doprovodu. Odpovídající pozvánka se automaticky rozbalí, takže vidíte, který člen skupiny odpovídal hledání, se zvýrazněným jménem. To se hodí, když se vám host ozve a vy si pamatujete jen jméno toho, kdo s ním jde, ne hlavního hosta.

Q: Obsahuje export CSV jména doprovodu? A: Když je zapnuto Collect Guest Names, CSV přidá sloupec Plus Ones hned za sloupec Guests, ve kterém jsou jednotliví doprovodní hosté oddělení svislítkem. Když je sběr jmen vypnutý, sloupec se vynechá, aby struktura CSV zůstala konzistentní.

Q: Jak zjistím, kterým hostům jsem už poslal(a) pozvánky? A: Hosté kontaktovaní přes WhatsApp mají zelené pozadí. U ostatních způsobů zvažte použití SMS Language nebo vlastního systému poznámek ke sledování.

Q: Mohou hosté potvrdit účast, aniž by byli nejprve přidáni do seznamu? A: U personalizovaných pozvánek musí být hosté nejprve přidáni do vašeho seznamu, aby dostali svůj jedinečný odkaz na RSVP. Pokud ale zapnete funkci registračního formuláře, hosté se mohou zaregistrovat sami pomocí veřejného odkazu — po vyplnění formuláře se automaticky přidají do vašeho seznamu hostů.

Q: Co se stane, když nahraji CSV s duplicitními hosty? A: Systém vás na duplicity upozorní. Můžete si vybrat, zda je přeskočit, nebo aktualizovat existující záznamy.

Q: Mohu importovat hosty s již přiřazenými štítky? A: Ano. Do CSV přidejte sloupec Tags s názvy štítků oddělenými svislítkem (např. Family|VIP). Jakýkoli štítek, který pro danou akci ještě neexistuje, se automaticky vytvoří s výchozí barvou. Kompletní postup najdete v článku o štítcích hostů.

Q: Jsou štítky zahrnuty při exportu hostů? A: Ano — jak export CSV (názvy oddělené svislítkem), tak export PDF (seznam oddělený čárkami ve sloupci Tags) obsahují všechny štítky přiřazené hostovi. CSV můžete znovu naimportovat a štítky obnovit.

Q: Jak oštítkuji více hostů najednou? A: Pomocí zaškrtávacích políček vyberte hosty, které chcete, a poté v panelu nástrojů výběru klikněte na "Apply tags". Jedním kliknutím můžete štítky u všech vybraných hostů přidat, odebrat nebo nahradit.

Q: Mohu filtrovat podle více stavů najednou? A: Ano. Filtr stavu umožňuje vícenásobný výběr — klikněte na tolik štítků, kolik chcete. Například vyberte Accepted + Attended, abyste viděli všechny, kdo přijdou, nebo Not Answered + Declined, abyste viděli všechny, koho ještě musíte oslovit. Stav se kombinuje se štítky, vyhledáváním a dimenzemi More filters.

Q: Jak zkopíruji jen odkaz hosta bez celé zprávy? A: Klikněte na ikonu Link ve sloupci Actions. Zkopíruje se pouze holá URL adresa RSVP — bez pozdravu nebo textu šablony — takže ji můžete vložit do pozvánky do kalendáře, story nebo chatu. Běžná ikona Copy stále kopíruje celou personalizovanou zprávu.

Q: Mohu filtrovat podle toho, zda má host e-mail nebo telefon? A: Ano. Otevřete More filters a přepněte Has email nebo Has phone. Hodí se to těsně před odesláním e-mailu nebo WhatsApp zprávy, abyste viděli jen hosty, které skutečně můžete oslovit.

Q: Poznám samostatně zaregistrované hosty od těch, které jsem přidal(a) já? A: Ano. V More filters nastavte Source na Self-registered (zaregistrovali se přes registrační odkaz) nebo Added by me.

Q: Obsahuje export CSV/PDF jen hosty, na které mám nastavený filtr? A: Ano — exporty respektují vaše aktivní filtry, takže soubor obsahuje přesně to, co seznam právě zobrazuje. Pokud chcete exportovat všechny, klikněte nejprve na Clear all.