Jak spravovat seznam hostů

Karta Hosté ve vašem RSVP dashboardu je místo, kde přidáváte, spravujete a sledujete všechny účastníky akce. Ať už přidáváte hosty jednoho po druhém, nebo importujete stovky ze spreadsheetu, Fotify vám usnadní udržet seznam hostů přehledný a zorganizovaný.

Přístup k seznamu hostů

1. Přejděte na dashboard své akce na dashboard.fotify.app
2. Vyberte svou akci a v postranním panelu klikněte na "RSVP"
3. Klikněte na kartu "Guests"

Pokud jste ještě nevytvořili RSVP pozvánku, nejdříve si přečtěte Jak vytvořit RSVP pozvánku.

Uvidíte kompletní seznam hostů se stavy odpovědí a tlačítky akcí.

Porozumění seznamu hostů

Filtry podle stavu

Hosty můžete filtrovat podle stavu odpovědi pomocí karet nahoře:

Filtr	Popis
All	Všichni hosté na vašem seznamu
Accepted	Hosté, kteří potvrdili účast
Declined	Hosté, kteří se nemohou zúčastnit
Not Answered	Hosté, kteří ještě neodpověděli
Attended	Hosté, kteří se na akci checknuli (když je zapnutá QR docházka)

Sloupce s informacemi o hostovi

Tabulka zobrazuje pro každého hosta klíčové informace:

• Name – Křestní jméno hosta
• Email – E-mailová adresa (pokud je uvedena)
• Cellphone – Telefonní číslo pro SMS/WhatsApp
• Guests – Počet osob ve skupině (včetně doprovodu)
• Confirmed – Kolik osob potvrdili, že dorazí
• Status – RSVP odpověď (Accepted, Declined, Not Answered)
• Tags – Barevné štítky se štítky hostů přiřazenými tomuto hostovi. Kliknutím na tlačítko + Add tag v řádku můžete štítky přímo přidat nebo odebrat
• Registered – Kdy byl host přidán nebo se sám zaregistroval
• Actions – Tlačítka rychlých akcí

Řazení a vyhledávání

• Search – Pomocí vyhledávacího pole najdete hosty podle jména, e-mailu, telefonu nebo — když je zapnuté Collect Guest Names — podle jména doprovodu. Pokud se shoduje doprovod, pozvánka se automaticky rozbalí a nalezené jméno se zvýrazní
• Sort – Kliknutím na záhlaví libovolného sloupce seznam seřadíte (např. podle jména nebo stavu)

Zobrazení jmen doprovodu (když je zapnuté Guest Names)

Když zapnete Collect Guest Names (nebo Table Management, který tuto funkci obsahuje), skupiny o 2 a více osobách zobrazí vedle hlavního jména šipku. Kliknutím řádek rozbalíte a zobrazíte každého člena doprovodu jako odsazený podřádek pod hlavní pozvánkou:

• Každý pojmenovaný host se zobrazuje se štítkem "+1" (nebo "Main guest" u hlavního hosta)
• Ikona tužky u každého podřádku vás přenese rovnou na úpravu konkrétního jména
• Pokud má skupina méně jmen, než je uvedená velikost skupiny, uvidíte zástupný text "N names not provided yet" s odkazem Add names
• Při vyhledávání se řádky obsahující odpovídajícího člena doprovodu automaticky rozbalí, aby byla shoda hned vidět — stále je můžete ručně sbalit a vaše volba se pamatuje, dokud nevymažete vyhledávání

Filtrování a štítkování hostů

Systém štítků ve Fotify vám umožní hosty označovat (např. „Family“, „VIP“, „Work“) a podle těchto štítků filtrovat. Kompletní informace najdete v článku Guest Tags; tady je přehled, jak se štítky zobrazují v seznamu hostů.

Řádek filtru štítků

Nad filtry podle stavu uvidíte řádek s názvem "Filter by tags". Obsahuje:

• Chip pro každý štítek, který jste vytvořili (kliknutím jej zapnete/vypnete jako filtr)
• Přerušovaný chip "+ New tag", který otevře správu štítků, abyste si mohli štítek vytvořit přímo na místě
• Tlačítko "Manage tags" vpravo (přejmenování barev, úprava nebo odstranění existujících štítků)
• Když jsou aktivní dva nebo více štítků, přepínač Any / All určuje, zda filtr vyhledá hosty s jakýmkoli z vybraných štítků, nebo se všemi vybranými štítky

Když je filtr štítků aktivní, seznam hostů zobrazuje pouze odpovídající hosty. Kliknutím na stejný chip filtr zrušíte, nebo použijte "Clear tag filter" pro vymazání všech štítkových filtrů najednou.

Přidávání štítků přímo v seznamu

V libovolném řádku hosta (tabulka na desktopu nebo karta na mobilu) klikněte ve sloupci Tags na tlačítko + Add tag. Zobrazí se rozbalovací nabídka se všemi štítky pro danou akci; kliknutím je zapnete/vypnete a poté zvolte Save. Stávající štítky hosta se zobrazují jako barevné chipy vedle tlačítka.

Hromadné štítkování vybraných hostů

Chcete-li označit (nebo odznačit) více hostů najednou:

1. Vyberte hosty pomocí checkboxů vlevo u jednotlivých řádků
2. V panelu výběru, který se zobrazí, klikněte na "Apply tags"
3. Zvolte mode — Add, Remove nebo Replace
4. Zaškrtněte štítky, které chcete, a klikněte na zelené tlačítko Save

• Add přidá vybrané štítky všem hostům nad rámec jejich stávajících štítků
• Remove odebere vybrané štítky všem hostům
• Replace odstraní jejich aktuální štítky a nastaví přesně vybraný seznam

Přidávání hostů jednotlivě

Chcete-li přidat jednoho hosta:

1. Klikněte na tlačítko "Add Guest"
2. Vyplňte údaje o hostovi:
   • Name – Křestní jméno hosta (povinné)
   • Last Name – Příjmení hosta
   • Email – E-mailová adresa pro digitální pozvánky
   • Cellphone – Telefonní číslo v mezinárodním formátu se znakem + (např. +14155551234)
   • Number of Guests – Kolik osob je ve skupině (výchozí: 1)
   • SMS Language – Přepsání výchozího jazyka pro SMS zprávy tohoto hosta
3. Klikněte na "Add Guest"

Formát telefonního čísla

Aby fungovaly funkce SMS a WhatsApp, telefonní čísla musí být v mezinárodním formátu E.164:

• Začněte znakem + následovaným předvolbou země
• Bez mezer, pomlček nebo závorek
• Příklady: +14155551234 (USA), +34612345678 (Španělsko), +4915112345678 (Německo)

Import více hostů (nahrání CSV)

Pro velké seznamy hostů je můžete importovat najednou pomocí CSV souboru.

Jak importovat

1. Klikněte na "Upload Guest List"
2. Připravte CSV soubor v požadovaném formátu (viz níže)
3. Soubor přetáhněte, nebo klikněte a vyberte jej
4. Klikněte na "Upload Guest List"

Formát CSV

CSV soubor musí obsahovat tyto sloupce:

Column	Required	Description
Name	Yes	Křestní jméno hosta
LastName	No	Příjmení hosta (může být prázdné)
Email	No	E-mailová adresa (může být prázdná)
Phone	No	Telefon v E.164 formátu se znakem + a předvolbou země
Guests	No	Počet hostů ve skupině (výchozí: 1)
Locale	No	Kód jazyka pro SMS a e-mail (en, es, fr, de, it, pt, atd.). SmsLocale a MessagingLocale jsou stále podporované kvůli zpětné kompatibilitě
Tags	No	Názvy štítků, které se mají hostovi přiřadit, oddělené | (svislítko). Chybějící štítky se automaticky vytvoří
DisplayAlias	No	Zobrazované jméno používané ve zprávách místo Name + LastName (např. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Užitečné pro páry, rodiny a skupiny
IsPlural	No	Nastavte na true (nebo yes / 1), když je pozvánka pro více osob, aby se ve podporovaných jazycích používal množný tvar (švédština, španělština, francouzština, italština, portugalština, nizozemština, polština, arabština, hebrejština, dánština). Výchozí je false

Ukázkové CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Tipy pro import CSV

• Klikněte na "Download Example" a stáhněte si šablonu
• E-mail i telefon jsou volitelné — pokud nejsou k dispozici, nechte je prázdné
• Podporované jazyky zpráv: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• Pokud je Locale prázdné, host dostane SMS i e-mail ve výchozím jazyce vaší akce
• Tags column: více štítků oddělte znakem | (např. Family|VIP). Každý název štítku, který pro akci ještě neexistuje, se automaticky vytvoří s výchozí barvou — barvu můžete později změnit v Manage tags
• DisplayAlias: pokud je vyplněné, toto jméno se použije v SMS, e-mailech i na RSVP stránce (také nahradí {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} a {{FULLNAME}} ve vlastních šablonách zpráv). Ponechte prázdné, chcete-li použít standardní Name + LastName
• IsPlural: má význam pouze v jazycích, které rozlišují jednotné/množné oslovení ve 2. osobě — například ve švédštině „du är inbjuden“ (jednotné) se změní na „ni är inbjudna“ (množné). V angličtině, němčině, ruštině a dalších jazycích bez tohoto rozlišení se pole ignoruje

Tlačítka akcí u hostů

Každý řádek hosta má tlačítka akcí pro rychlou správu:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Úprava údajů hosta (jméno, e-mail, telefon, počet hostů, stav)
Eye	View	Zobrazení všech informací o hostovi bez provedení změn
Copy	Copy Message	Zkopírování personalizované pozvánky se jménem hosta a unikátním RSVP odkazem
Envelope	Email	Otevření e-mailového klienta s předvyplněnou pozvánkou (pokud je uveden e-mail)
WhatsApp	WhatsApp	Otevření WhatsApp Web s předvyplněnou zprávou (pokud je uveden telefon)
Trash	Delete	Odstranění hosta ze seznamu (vyžaduje potvrzení)

Mobilní zobrazení

Na mobilních zařízeních jsou tlačítka akcí dostupná přes menu (tři tečky) vpravo dole na kartě hosta.

Odesílání pozvánek hostům

Po přidání hostů jim musíte poslat jejich personalizované RSVP odkazy.

Možnost 1: Kopírovat a vložit

1. Klikněte u hosta na ikonu Copy
2. Zkopíruje se personalizovaná zpráva (se jménem a unikátním odkazem)
3. Vložte ji do e-mailu, SMS nebo aplikace pro zprávy podle vašeho výběru

Možnost 2: WhatsApp přímo

1. Klikněte na ikonu WhatsApp (zobrazí se jen u hostů s telefonním číslem)
2. Otevře se WhatsApp Web s předvyplněnou pozvánkou
3. Zprávu odešlete přímo

Sledování WhatsApp

• Hosté, kterým jste poslali zprávu přes WhatsApp, budou mít jemné zelené pozadí
• To vám pomůže sledovat, kdo už pozvánku obdržel
• Použijte "Reset All Sent" pro vymazání historie tohoto sledování a nový start

Export seznamu hostů

Kompletní seznam hostů můžete exportovat ve dvou formátech: CSV pro tabulky nebo PDF jako dokument připravený k tisku.

Stažení jako CSV

1. V panelu nástrojů na kartě Hosté klikněte na "Download CSV"
2. Soubor obsahuje všechny informace o hostech, odpovědi, hodnoty vlastních polí a sloupec Tags (názvy štítků oddělené svislítkem — stejný formát je podporovaný i při importu, takže data můžete snadno exportovat a znovu importovat)
3. Když je zapnuté Collect Guest Names, CSV také obsahuje sloupec Plus Ones hned za Guests — každý host mimo hlavního je oddělen svislítkem (např. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Když je sběr jmen vypnutý, sloupec se neexportuje, aby tvar CSV zůstal předvídatelný pro akce, které tuto funkci nepoužívají
4. Otevřete v Excelu, Google Sheets nebo libovolné tabulkové aplikaci

Stažení jako PDF

1. V panelu nástrojů na kartě Hosté klikněte na "Download PDF"
2. Vygeneruje se formátované PDF s názvem akce, datem a souhrnem statistik odpovědí
3. PDF obsahuje všechny údaje o hostech v přehledné tabulce, se sloupcem Tags, který zobrazuje názvy štítků hosta jako text oddělený čárkami

Když je zapnuté Collect Guest Names, PDF navíc obsahuje:

• Odsazené podřádky pro každého hosta v doprovodu pod hlavní pozvánkou, kde je uvedeno jeho jméno

Když je zároveň zapnuté Table Management, každý podřádek navíc zobrazuje přiřazený stůl dané osoby v novém sloupci Table.

Díky tomu je PDF ideální pro:

• Vytištění seznamu hostů pro místo konání nebo personál u vstupu
• Sdílení s dodavateli (catering, event plánovači), kteří nepoužívají tabulky
• Vytvoření fyzické zálohy na akci
• Rychlou kontrolu přiřazení ke stolům

Správa odpovědí hostů

Úprava odpovědi

Pokud vás host kontaktuje, že chce změnit své RSVP:

1. Klikněte u hosta na ikonu Edit (tužka)
2. Aktualizujte stav (Accepted, Declined)
3. Pokud je potřeba, upravte počet potvrzených hostů
4. Uložte změny

Zobrazení detailů odpovědi

Kliknutím na ikonu View (oko) zobrazíte:

• Kompletní informace o hostovi
• Jeho RSVP odpověď
• Jakékoli komentáře, které odeslal
• Odpovědi ve vlastních polích

Odstranění hostů

Chcete-li hosta odebrat:

1. Klikněte na ikonu Delete (koš)
2. Potvrďte odstranění

Chcete-li odstranit více hostů:

• Vyberte hosty pomocí checkboxů
• Klikněte na "Delete all (X)" pro odstranění vybraných hostů

Tipy pro správu seznamu hostů

Před akcí

• Přidejte všechny hosty před odesláním pozvánek
• Zkontrolujte, že telefonní čísla jsou v mezinárodním formátu
• Pro velké seznamy použijte import CSV, ušetříte čas
• Pro zahraniční hosty nastavte vhodný jazyk SMS

Sledování odpovědí

• Pravidelně kontrolujte filtr Not Answered a připomeňte se
• Použijte sledování WhatsApp, abyste viděli, kdo pozvánky obdržel
• Pravidelně seznam exportujte a sledujte postup

Připomínky

• Hostům, kteří ještě neodpověděli, pošlete připomínku přes tlačítka Copy nebo WhatsApp
• Zvažte použití funkce SMS pro hromadné připomínky

Často kladené otázky

Q: Existuje limit, kolik hostů mohu přidat? A: Limity hostů závisí na vašem tarifu Fotify. Konkrétní limity najdete v podrobnostech svého tarifu.

Q: Mohu přidat hosty i po odeslání pozvánek? A: Ano. Nové hosty můžete přidat kdykoli. Jen nezapomeňte jim poslat odkaz na pozvánku.

Q: Co se stane, když smažu hosta, který už odpověděl? A: Jeho odpověď bude trvale odstraněna. Pokud se pokusí použít svůj starý RSVP odkaz, už nebude fungovat.

Q: Mohu ručně změnit RSVP stav hosta? A: Ano, použijte tlačítko Edit a ručně aktualizujte stav libovolného hosta, například když vám účast potvrdí telefonicky místo vyplnění online formuláře.

Q: Proč u některých hostů nevidím tlačítko WhatsApp? A: Tlačítko WhatsApp se zobrazuje pouze u hostů, kteří mají uložené telefonní číslo. Přidejte jejich číslo a funkci tím zpřístupníte.

Q: Jaký je rozdíl mezi sloupci "Guests" a "Confirmed"? A: "Guests" je počet osob, které jste v dané pozvánce pozvali. "Confirmed" je počet osob, které host při odpovědi uvedl jako skutečně účastnící se.

Q: Mohu importovat hosty z Kontaktů Google nebo jiné aplikace? A: Exportujte své kontakty jako CSV soubor z vaší aplikace pro kontakty, poté jej upravte tak, aby odpovídal požadavkům Fotify na CSV, a importujte.

Q: Jaký je rozdíl mezi exportem CSV a PDF? A: CSV je nejlepší pro práci v tabulkách — úpravy, filtrování a import do dalších nástrojů. PDF je formátovaný dokument připravený k tisku s hlavičkou akce a souhrnnými statistikami, ideální pro sdílení s dodavateli nebo tisk pro personál u vstupu na akci.

Q: Obsahuje PDF přiřazení ke stolům a jména doprovodu? A: Jména doprovodu se zobrazí jako odsazené podřádky pod hlavní pozvánkou vždy, když je zapnuté Collect Guest Names. Pokud je zapnuté i Table Management, PDF přidá sloupec Table se zobrazením individuálního přiřazení místa každé osoby.

Q: Mohu vyhledávat podle jména doprovodu? A: Ano — když je zapnuté Collect Guest Names, vyhledávání zahrnuje i jména doprovodu. Odpovídající pozvánka se automaticky rozbalí, abyste hned viděli, který člen skupiny se shoduje, a dané jméno se zvýrazní. To se hodí, když vás host kontaktuje a pamatujete si jen jméno toho, kdo jde s ním, ne hlavního pozvaného.

Q: Obsahuje export CSV jména doprovodu? A: Když je zapnuté Collect Guest Names, CSV přidá sloupec Plus Ones hned za Guests, kde jsou jednotliví členové skupiny mimo hlavního oddělení svislítkem. Když je sběr jmen vypnutý, sloupec se vynechá, aby tvar CSV zůstal konzistentní.

Q: Jak poznám, kterým hostům už jsem poslal pozvánky? A: Hosté kontaktovaní přes WhatsApp se zobrazí se zeleným pozadím. U jiných metod zvažte využití SMS Language nebo poznámkového systému pro evidenci.

Q: Mohou hosté potvrdit účast (RSVP), aniž by byli nejprve přidáni do seznamu? A: Pro personalizované pozvánky musí být hosté nejprve přidáni do vašeho seznamu, aby dostali svůj unikátní RSVP odkaz. Pokud ale zapnete funkci Registration Form, hosté se mohou zaregistrovat sami přes veřejný odkaz — po odeslání formuláře budou automaticky přidáni do vašeho seznamu hostů.

Q: Co se stane, když nahraju CSV s duplicitními hosty? A: Systém vás na duplicity upozorní. Můžete se rozhodnout je přeskočit, nebo aktualizovat stávající záznamy.

Q: Mohu importovat hosty s už přiřazenými štítky? A: Ano. Přidejte do CSV sloupec Tags s názvy štítků oddělenými svislítkem (např. Family|VIP). Jakýkoli štítek, který pro danou akci ještě neexistuje, se automaticky vytvoří s výchozí barvou. Kompletní postup najdete v článku Guest Tags.

Q: Zahrnují se štítky i při exportu hostů? A: Ano — jak export CSV (názvy oddělené svislítkem), tak export PDF (seznam oddělený čárkami ve sloupci Tags) zahrnují všechny štítky přiřazené hostovi. CSV můžete znovu importovat a štítky tím obnovit.

Q: Jak označím štítky mnoho hostů najednou? A: Pomocí checkboxů vyberte hosty, které chcete, a poté v panelu výběru klikněte na "Apply tags". Můžete štítky Add, Remove nebo Replace u všech vybraných hostů jedním kliknutím.