Jak používat ověření účasti

Stránka Ověření účasti je specializovaný nástroj pro pracovníky ostrahy a uvítací personál, který slouží k ověření hostů u vstupu na akci. Pomocí skenování QR kódů nebo ručního vyhledávání můžete rychle potvrdit totožnost hosta a sledovat, kdo již dorazil.

Tento průvodce je určen pro pracovníky ostrahy a personál akce, kteří používají ověřovací stránku u vstupu na akci.

Nastavení ověření účasti

Než tuto funkci začnete používat, musí ji organizátor akce nejprve zapnout na kartě Check-in v ovládacím panelu akce. Podrobnosti najdete v části Check-in u vstupu v průvodci přizpůsobením.

Pro organizátory akcí

1. V postranním panelu klikněte na Invitation a otevřete kartu Check-in
2. U položky Heslo pro personál klikněte na "Nastavit heslo" — zadejte vlastní heslo, nebo klikněte na "Vygenerovat" pro hotové (minimálně 6 znaků)
3. Zapněte přepínač Check-in u vstupu
4. U položky Stránka check-inu pro personál u vstupu klikněte na "Kopírovat odkaz" (nebo nechte personál naskenovat malý QR kód a otevřít stránku na telefonu)
5. Sdílejte odkaz a heslo se svým bezpečnostním týmem

Jakmile je check-in zapnutý, stejná karta živě zobrazuje Příchody: kolik skupin a hostů je uvnitř oproti očekávanému počtu, a nejnovější check-iny v okamžiku, kdy nastanou. Pozdější změna hesla odhlásí všechna zařízení, která jsou aktuálně přihlášena ke stránce check-inu.

Odbavování u dveří přímo z panelu

Stránku pro personál nemusíte používat sami. Když je check-in zapnutý, blok Přihlásit hosty v horní části karty vám umožní vyhledávat v seznamu potvrzených hostů (podle jména, e-mailu, telefonu nebo krátkého kódu na pozvánce hosta), filtrovat na Nedorazili / Přihlášení a klepnutím na Přihlásit odbavit celou skupinu — nebo otevřít Osoby a odškrtat každého jmenovaného hosta zvlášť. Zpět vrátí omylem provedený check-in. Skenovat kód otevře kameru vašeho zařízení a umožní přímo načíst vstupní QR kód hosta.

Otevření check-in stránky

Pro personál u vchodu

1. Otevřete check-in odkaz, který vám dal organizátor (nebo naskenujte malý QR kód na jeho kartě Check-in)
2. Zadejte heslo personálu — ikona oka ukáže, co jste napsali, což se hodí u dlouhých vygenerovaných hesel
3. Klepněte na "Otevřít check-in"

Stránka si vás na tomto telefonu pamatuje 24 hodin, takže obnovení stránky nebo náhodné zavření karty vás vrátí rovnou zpět na seznam. Zelený štítek "Živě" v záhlaví znamená, že stránka přijímá příchody ze všech ostatních vchodů v reálném čase; během obnovování spojení se zobrazuje "Připojování" a vy můžete klidně pokračovat v práci.

Odhlášení

Klepněte na nabídku ⋮ v pravém horním rohu a zvolte "Odhlásit se". Stejná nabídka obsahuje i "Obnovit seznam", když chcete vynutit nové načtení seznamu hostů.

Vysvětlení obrazovky

Vše, co potřebujete, je na jedné obrazovce — není potřeba nic otevírat ani přepínat:

Počítadlo příchodů

Nahoře ukazuje text jako "25 z 90 hostů přihlášeno" a ukazatel průběhu, kolik lidí dorazilo oproti očekávanému počtu, a vedle něj počet skupin. Počítadlo se aktualizuje živě, jakmile kterékoli zařízení někoho přihlásí.

Nedávné příchody

Když jiný vchod (nebo organizátor z panelu) někoho přihlásí, pod počítadlem se zezdola vysune malý zelený štítek se jménem a časem. Je to tichý záznam, ne vyskakovací okno — nic neruší vaši práci.

Hledání a filtry

Vyhledávací pole je vždy viditelné. Pod ním štítky Vše / Nedorazili / Přihlášení ukazují aktuální počty, takže na první pohled vidíte, kolik skupin ještě čekáte.

Seznam hostů

Každá potvrzená skupina je jeden řádek: jméno, velikost skupiny (nebo "2 ze 4 přihlášeno" u skupin se jmény hostů) a — jakmile jsou uvnitř — čas příchodu. Řádky, které jsou uvnitř, jsou zelené se zatržítkem; napůl vyplněný kroužek znamená, že dorazila jen část pojmenované skupiny.

Skenovat kód

Velké tlačítko "Skenovat kód" dole na obrazovce otevře fotoaparát na celou obrazovku.

Ověřování hostů pomocí QR kódů

Nejrychlejší způsob, jak hosty přihlásit, je naskenovat jejich vstupní kód.

Jak skenovat

1. Klepněte na "Skenovat kód"
2. Po zobrazení výzvy povolte přístup k fotoaparátu (jednou na telefon)
3. Namiřte fotoaparát na QR kód hosta — pro tmavé vchody je tu tlačítko baterky
4. Kód se načte automaticky a skupina se zezdola vysune na obrazovku

Kódy, které nejsou vstupními kódy Fotify nebo patří k jiné akci, zobrazí krátké upozornění dole ve výřezu kamery a skener běží dál.

Po skenování

To, co uvidíte, závisí na tom, jak organizátor nastavil pozvánku.

Jednoduchý režim (jména hostů se nesbírají) — karta skupiny zobrazuje:

• Stavový pruh: "2 hosté potvrzeni" u skupiny, která ještě nedorazila, nebo "Již uvnitř od 21:14", pokud už je uvnitř
• Název skupiny
• Jedno velké tlačítko "Přihlásit 2 hosty" — klepněte na něj a pruh zezelená: "Vše připraveno – pusťte je dál"

Režim se jmény hostů — když organizátor povolil sběr jmen hostů nebo používá zasedací pořádek, karta uvádí každou osobu ve skupině zvlášť:

• Každá osoba má vlastní řádek, na který lze klepnout
• Klepnutím na jméno danou osobu přihlásíte — řádek zezelená a zobrazí čas check-inu
• Opětovným klepnutím akci vrátíte zpět (užitečné, když omylem klepnete na špatnou osobu)
• "Přihlásit všechny (3)" označí celou skupinu najednou — pro skupiny, které projdou společně
• Pruh nahoře ukazuje průběh ("2 ze 3 přihlášeno")
• Kdokoli, o kom skupina uvedla, že nepřijde (pozvánka pro tři osoby potvrzená jako jedna), je uveden se štítkem "Nepřijde" a nelze ho přihlásit — vstup respektuje to, co říká RSVP, stejně jako u odmítnuté skupiny nelze přihlásit nikoho. Pokud taková osoba přesto dorazí, organizátor aktualizuje RSVP skupiny na stránce Hosté (zvýší počet nebo osobu znovu přidá) a poté už ji lze přihlásit

Další host

Klepněte na "Skenovat další", čímž se rovnou vrátíte k fotoaparátu pro dalšího člověka ve frontě, nebo na "Hotovo", čímž skener zavřete a vrátíte se na seznam. Telefon při každém úspěšném přihlášení krátce zavibruje, takže můžete sledovat frontu, aniž byste museli koukat na obrazovku.

Ruční vyhledávání hostů

Pokud host nemá svůj QR kód, vyhledejte ho podle jména — seznam už je na obrazovce.

Vyhledávání hostů

1. Klepněte na vyhledávací pole nahoře a začněte psát:
   • Jméno (včetně jmen doprovodu)
   • E-mail
   • Telefonní číslo
   • Krátký kód vytištěný pod QR kódem na pozvánce
2. Seznam se při psaní průběžně zužuje. Na diakritice nezáleží — "jose" najde i "José"
3. Pomocí štítků Vše / Nedorazili / Přihlášení seznam zúžíte — hodí se to hlavně ke konci večera, když chcete zjistit, kdo ještě chybí
4. Pokud odpovídá jen jedna skupina, otevře ji rovnou stisk klávesy Enter

Přihlášení ze seznamu

• Skupina bez jmen hostů má tlačítko "Přihlásit" přímo na svém řádku — jedno klepnutí a je uvnitř, žádná další obrazovka
• Skupina se jmény hostů zobrazuje "0 ze 3 přihlášeno"; klepnutím na řádek otevřete kartu a odškrtáte osoby jednotlivě
• Skupina, která je už uvnitř, zobrazuje na svém řádku čas příchodu; klepněte na ni, pokud potřebujete check-in vrátit zpět

Označování hostů jako přítomných

Ať skupina přišla ze skenování, nebo ze seznamu, karta funguje stejně:

Jednoduchý režim

1. Porovnejte počet hostů na pruhu ("2 hosté potvrzeni") s tím, kdo před vámi skutečně stojí
2. Klepněte na "Přihlásit 2 hosty" — pruh zezelená
3. Označili jste omylem špatnou skupinu? Otevřete ji znovu a klepněte pod jejím jménem na "Zrušit check-in"

Režim se jmény hostů

1. Zkontrolujte seznam jednotlivých jmen
2. Klepejte na jednotlivé osoby, jak procházejí dveřmi — řádek zezelená a zaznamená čas
3. Klepněte na již přihlášené jméno znovu, pokud chcete opravit chybu
4. Použijte "Přihlásit všechny", když dorazí celá skupina najednou

Skupina se v panelu označí jako přítomná, jakmile je přihlášena jakákoli osoba z ní, ale organizátor díky časovým razítkům u jednotlivých osob přesně vidí, kdo dorazil. Statistika "Přítomných u vchodu" na jeho panelu zobrazuje celkový počet přihlášených jednotlivců, nejen skupin.

Už přihlášeno

Naskenování kódu (nebo otevření skupiny), která je už uvnitř, zobrazí místo dalšího tlačítka jantarový pruh s časem příchodu — "Již uvnitř od 21:14". To je signál, že kód už byl jednou použit: buď host odešel a vrátil se, nebo jeho kód drží někdo jiný. Stejnou skupinu omylem přihlásit dvakrát nejde.

Nedávné příchody

Pod počítadlem příchodů řádek zelených štítků zobrazuje posledních pár lidí přihlášených z jakéhokoli zařízení, každého s časem. Aktualizuje se ve chvíli, kdy kolega u jiného vchodu (nebo organizátor z panelu) někoho přihlásí, a zrušení check-inu štítek zase odstraní.

Použijte to k ověření, že se check-in provedl, nebo abyste si všimli skupiny, která byla právě vpuštěna u jiného vchodu, když dorazí k vám.

Tipy pro den akce

Před akcí

• Otestujte check-in stránku a fotoaparát svého zařízení
• Zajistěte dobré osvětlení u vstupu pro skenování QR kódů
• Mějte heslo uložené a připravené
• Plně nabijte zařízení

Během akce

• Nechte stránku otevřenou – štítek "Živě" ukazuje, že jste připojeni, a stránka během práce nedovolí obrazovce zhasnout
• Kdykoli je to možné, používejte pro rychlost skenování QR kódů
• Když hosté nemohou najít svůj QR kód, použijte vyhledávání – seznam je vždy na obrazovce
• Než klepnete na přihlásit, porovnejte počet hostů na pruhu s lidmi, kteří před vámi skutečně stojí

Řešení problémů

• Host nenalezen: Požádejte ho, aby vyhláskoval své jméno, nebo ať poskytne svůj e-mail
• QR kód nejde naskenovat: Zkuste místo toho ruční vyhledávání
• Nesprávný počet hostů: Před označením účasti to s hostem ověřte
• Ztráta připojení: V záhlaví se zobrazí "Připojování"; stránka sama naváže spojení a znovu načte seznam. Pokud si chcete být jistí, použijte ⋮ → Obnovit seznam
• Znovu vyžádáno heslo: Organizátor změnil heslo pro personál nebo check-in vypnul – vyžádejte si od něj aktuální heslo a přihlaste se znovu

Často kladené otázky

Q: Kde hosté získají své QR kódy? A: Jakmile host přijme pozvání, na jeho pozvánce (jeho RSVP odkazu) se objeví sekce Vstup s jeho osobním QR kódem, který si může uložit do telefonu. Tři dny před akcí ho obsahuje i automatické Připomenutí před událostí e-mailem, včetně jeho krátkého náhradního kódu, pokud to organizátor v nastavení připomínky nevypnul.

Q: Co když se objeví host, který není na seznamu? A: Je možné, že neodeslal RSVP nebo je to doprovod. Ověřte to s organizátorem akce, případně hosta požádejte, aby RSVP vyplnil na místě, pokud je to možné.

Q: Může ověřovací stránku používat současně více členů personálu? A: Ano, více zařízení může být přihlášeno se stejným heslem. To je užitečné u akcí s více vstupy.

Q: Funguje to i offline? A: Ne, pro ověření hostů a záznam účasti je vyžadováno internetové připojení. Indikátor "Živě" potvrzuje, že jste připojeni.

Q: Co se stane, když omylem označím špatného hosta jako přítomného? A: V režimu se jmény hostů stačí klepnout na stejný řádek znovu a check-in se vrátí zpět. V jednoduchém režimu skupinu znovu otevřete (klepněte na její řádek nebo ji znovu naskenujte) a klepněte na Zrušit check-in. Organizátor může kterýkoli check-in vrátit zpět i z karty Check-in ve svém ovládacím panelu.

Q: Dorazí skupina 4 osob, ale ve skutečnosti přišli jen 2 lidé. Co mám dělat? A: Pokud organizátor povolil sběr jmen hostů, klepněte pouze na ty dvě osoby, které skutečně dorazily. Stav skupiny se přepne na "Zúčastnil se", ale panel zaznamená přesně 2 jednotlivce u vstupu, ne 4. V jednoduchém režimu (bez jmen hostů) lze označit jako přítomnou pouze celou skupinu — pokud jsou přesné počty podle jednotlivých osob důležité, proberte to s organizátorem.

Q: Můžu vidět, kdo už dorazil? A: Ano – počítadlo nahoře ukazuje, kolik skupin a hostů je uvnitř, štítky Přihlášení / Nedorazili filtrují seznam a pod počítadlem se objevují nedávné příchody ze všech vchodů. Organizátor vidí stejné příchody živě na kartě Check-in ve svém ovládacím panelu.

Q: Potřebuji speciální aplikaci? A: Ne, ověřovací stránka funguje v jakémkoli mobilním prohlížeči. Není potřeba instalovat žádnou aplikaci.

Q: Co když se fotoaparát neotevře? A: Zkontrolujte, že jste ve svém prohlížeči povolili oprávnění pro kameru. Zkuste stránku obnovit nebo použít jiný prohlížeč.

Q: Lze hosty zaevidovat více než jednou? A: Ne. Opětovné naskenování skupiny zobrazí její aktuální stav: v jednoduchém režimu jantarový pruh "Již uvnitř od …" s časem příchodu, v režimu se jmény hostů pak seznam přesně ukazující, kdo dorazil (zelené řádky s časovými razítky), takže můžete dokončit přihlašování těch, kteří ještě nepřišli.

Q: Co znamená nápis "2 hosté potvrzeni"? A: Kolik lidí host uvedl, že dorazí (včetně něj samotného a případných doprovodů). Tlačítko pro check-in toto číslo opakuje, takže si ho můžete porovnat s tím, kdo skutečně přišel.

Q: Jaký je rozdíl mezi jednoduchým režimem a režimem se jmény hostů? A: Záleží na tom, co organizátor zapnul:

• Jednoduchý režim — organizátor nepovolil Collect Guest Names. Zaevidujete celou skupinu jedním klepnutím. Vhodné pro neformální akce.
• Režim se jmény hostů — organizátor během RSVP shromáždil jméno každého účastníka. Každou osobu odškrtáváte jednotlivě při příchodu a organizátor vidí přesné časy příchodu pro každou osobu. Vhodné pro svatby, firemní akce nebo všude tam, kde záleží na tom, kdo přesně přišel.