Jak používat ověření účasti

Stránka Ověření účasti je specializovaný nástroj pro pracovníky ostrahy a uvítací personál, který slouží k ověření hostů u vstupu na akci. Pomocí skenování QR kódů nebo ručního vyhledávání můžete rychle potvrdit totožnost hosta a sledovat, kdo již dorazil.

Tento průvodce je určen pro pracovníky ostrahy a personál akce, kteří používají ověřovací stránku u vstupu na akci.

Nastavení ověření účasti

Před použitím této funkce ji musí organizátor akce povolit v nastavení RSVP. Podrobnosti najdete v části Nastavení účasti v průvodci přizpůsobením.

Pro organizátory akcí

1. Přejděte na svůj panel RSVP a klikněte na kartu Pozvánka
2. Přejděte dolů na Nastavení účasti
3. Povolte "QR Code Access" pro aktivaci ověřování hostů
4. Nastavte přístupové heslo (minimálně 6 znaků)
5. Klikněte na "Copy Link" pod Security Staff Access a získejte URL ověřovací stránky
6. Sdílejte odkaz a heslo se svým bezpečnostním týmem

Přístup na ověřovací stránku

Pro pracovníky ostrahy

1. Otevřete ověřovací odkaz, který vám poskytl organizátor akce
2. Zadejte přístupové heslo, které jste obdrželi
3. Klikněte na "Verify Password"

Po přihlášení uvidíte hlavní ověřovací rozhraní se zeleným indikátorem "Live", který ukazuje, že jste připojeni.

Odhlášení

Klikněte na červené tlačítko "Logout" pro ukončení relace. Pro opětovný přístup na stránku budete muset heslo zadat znovu.

Vysvětlení rozhraní

Ověřovací stránka má dvě hlavní funkce:

Start Scanning QR Code

Kliknutím na toto modré tlačítko aktivujete fotoaparát zařízení a můžete skenovat QR kódy hostů.

Seznam hostů

Klikněte na fialové tlačítko "Guest List" pro zobrazení a vyhledávání všech potvrzených hostů. Číslo v závorkách ukazuje, kolik hostů je na seznamu.

Ověřování hostů pomocí QR kódů

Nejrychlejší způsob ověření hostů je skenování jejich QR kódů.

Jak skenovat

1. Klikněte na "Start Scanning QR Code"
2. Po zobrazení výzvy povolte přístup k fotoaparátu
3. Namiřte fotoaparát zařízení na QR kód hosta
4. Skener kód automaticky rozpozná a načte
5. Na obrazovce se zobrazí informace o hostovi

Po skenování

To, co uvidíte po skenování, závisí na tom, jak organizátor nastavil pozvánku.

Jednoduchý režim (nesbírají se jména hostů) — jedna karta s:

• Jméno hosta (hlavní RSVP)
• Stav (např. "Ready to attend")
• "Confirmed Guests" — počet lidí v jejich skupině
• Tlačítko "Mark as Attended" — zaznamená příchod celé skupiny

Režim se jmény hostů — když organizátor povolil Collect Guest Names nebo Table Management, karta uvádí každou osobu ve skupině zvlášť:

• Každá osoba má vlastní řádek, na který lze klepnout
• Klepnutím na jméno danou osobu zaevidujete — řádek zezelená a zobrazí čas check-inu
• Opětovným klepnutím akci vrátíte zpět (užitečné, když omylem klepnete na špatnou osobu)
• Tlačítko "Check in everyone" označí celou skupinu najednou (pro skupiny, které projdou společně)
• Počítadlo nahoře ukazuje průběh ("3 of 5 checked in")

Zavření skeneru

Klikněte na "Close Camera" pro ukončení skenování a návrat na hlavní obrazovku.

Ruční vyhledávání hostů

Pokud host nemá svůj QR kód, můžete ho vyhledat ručně.

Vyhledávání hostů

1. Klikněte na "Guest List" pro otevření panelu hostů
2. Pomocí vyhledávacího pole najděte hosty podle:
   • Jména
   • E-mailu
   • Telefonního čísla
3. Seznam se při psaní průběžně filtruje

Informace v seznamu hostů

Seznam zobrazuje:

Column	Description
Name	Jméno hosta
Status	Odpověď RSVP (ACCEPTED, DECLINED atd.)
Guests	Počet lidí v jejich skupině

Kliknutím na hosta zobrazíte jeho údaje a můžete zaznamenat účast.

Označení hostů jako přítomných

Když hosta ověříte (pomocí QR skenu nebo ručního vyhledání):

Jednoduchý režim

1. Zkontrolujte informace na zelené potvrzovací kartě
2. Ověřte počet hostů v jejich skupině
3. Klikněte na "Mark as Attended" pro zaznamenání příchodu celé skupiny

Režim se jmény hostů

1. Zkontrolujte seznam jednotlivých jmen
2. Klepejte na jednotlivé osoby, jak procházejí dveřmi — řádek zezelená a zaznamená čas
3. Klepněte na již zaevidované jméno znovu pro opravu chyby
4. Použijte "Check in everyone", když dorazí celá skupina najednou

Skupina se v panelu označí jako přítomná hned, jakmile je zaevidována jakákoli osoba z této skupiny, ale organizátor díky časovým razítkům u jednotlivých osob přesně vidí, kdo dorazil. Statistika "Attended at the Door" na jejich panelu zobrazuje celkový počet zaevidovaných jednotlivců (ne jen skupin).

Skenování dalších hostů

Po zaevidování hostů klikněte na "Scan Another" pro rychlé zpracování dalšího QR kódu ve frontě.

Nedávná aktivita

Ve spodní části obrazovky uvidíte protokol Recent Activity, který zobrazuje:

• Jméno hosta
• Stav ověření
• Časové razítko

To vám pomůže sledovat nedávné check-iny a ověřit, že jste hosty zpracovali správně.

Tipy pro den akce

Před akcí

• Otestujte ověřovací stránku a fotoaparát svého zařízení
• Zajistěte dobré osvětlení u vstupu pro skenování QR kódů
• Mějte heslo uložené a připravené
• Plně nabijte zařízení

Během akce

• Nechte stránku otevřenou – indikátor "Live" ukazuje, že jste připojeni
• Kdykoli je to možné, používejte pro rychlost skenování QR kódů
• Když hosté nemohou najít svůj QR kód, použijte ruční vyhledávání
• Zkontrolujte počet hostů ve skupině, abyste ověřili velikost party

Řešení problémů

• Host nenalezen: Požádejte ho, aby vyhláskoval své jméno, nebo ať poskytne svůj e-mail
• QR kód nejde naskenovat: Zkuste místo toho ruční vyhledávání
• Nesprávný počet hostů: Před označením účasti to s hostem ověřte
• Ztráta připojení: Obnovte stránku a znovu se přihlaste

Často kladené otázky

Q: Kde hosté získají své QR kódy? A: Hosté obdrží jedinečný QR kód při RSVP. Je součástí jejich potvrzení a je dostupný z jejich RSVP odkazu.

Q: Co když se objeví host, který není na seznamu? A: Je možné, že neodeslal RSVP nebo je to doprovod. Ověřte to s organizátorem akce, případně hosta požádejte, aby RSVP vyplnil na místě, pokud je to možné.

Q: Může ověřovací stránku používat současně více členů personálu? A: Ano, více zařízení může být přihlášeno se stejným heslem. To je užitečné u akcí s více vstupy.

Q: Funguje to i offline? A: Ne, pro ověření hostů a záznam účasti je vyžadováno internetové připojení. Indikátor "Live" potvrzuje, že jste připojeni.

Q: Co se stane, když omylem označím špatného hosta jako přítomného? A: V režimu se jmény hostů stačí klepnout na stejný řádek znovu a check-in se vrátí zpět. V jednoduchém režimu kontaktujte organizátora akce — může si záznamy o účasti prohlédnout a spravovat na svém panelu.

Q: Dorazí skupina 4 osob, ale ve skutečnosti přišli jen 2 lidé. Co mám dělat? A: Pokud organizátor povolil Collect Guest Names, klepněte pouze na dvě osoby, které skutečně dorazily. Stav skupiny se přepne na "Attended", ale panel zaznamená přesně 2 jednotlivce u vstupu, ne 4. V jednoduchém režimu (bez jmen hostů) lze označit jako přítomnou pouze celou skupinu — pokud jsou přesné počty podle osob důležité, proberte to s organizátorem.

Q: Můžu vidět, kdo už dorazil? A: Organizátor vidí stav účasti na svém panelu. Ověřovací stránka zobrazuje váš protokol nedávné aktivity.

Q: Potřebuji speciální aplikaci? A: Ne, ověřovací stránka funguje v jakémkoli mobilním prohlížeči. Není potřeba instalovat žádnou aplikaci.

Q: Co když se fotoaparát neotevře? A: Zkontrolujte, že jste ve svém prohlížeči povolili oprávnění pro kameru. Zkuste stránku obnovit nebo použít jiný prohlížeč.

Q: Lze hosty zaevidovat více než jednou? A: Systém sleduje účast, takže opětovné naskenování skupiny zobrazí aktuální stav. V jednoduchém režimu se skupina zobrazí jako "already checked in". V režimu se jmény hostů seznam přesně ukazuje, kdo dorazil (zelené řádky s časovými razítky), takže můžete dozaevidovat ty, kteří ještě nepřišli.

Q: Co znamená číslo "Confirmed Guests"? A: Ukazuje, kolik lidí host uvedl, že dorazí (včetně něj samotného a případných doprovodů).

Q: Jaký je rozdíl mezi jednoduchým režimem a režimem se jmény hostů? A: Záleží na tom, co organizátor zapnul:

• Jednoduchý režim — organizátor nepovolil Collect Guest Names. Zaevidujete celou skupinu jedním klepnutím. Vhodné pro neformální akce.
• Režim se jmény hostů — organizátor během RSVP shromáždil jméno každého účastníka. Každou osobu odškrtáváte jednotlivě při příchodu a organizátor vidí přesné časy příchodu pro každou osobu. Vhodné pro svatby, firemní akce nebo všude tam, kde záleží na tom, kdo přesně přišel.