Jak vytvořit digitální pozvánku s RSVP

Digitální RSVP systém Fotify vám umožní vytvořit krásné pozvánky a sledovat odpovědi hostů na jednom místě. Už žádné papírové pozvánky ani ruční evidování – hosté mohou odpovědět okamžitě z jakéhokoli zařízení.

Tento průvodce vás provede vytvořením vaší první RSVP pozvánky.

Než začnete

Budete potřebovat:

Existující událost ve Fotify (pokud jste ji ještě nevytvořili, podívejte se na Jak vytvořit svou první událost)
Datum a čas události
Místo/konání události
Termín, do kdy potřebujete získat odpovědi

Krok 1: Přejděte do sekce RSVP

Přejděte na svůj přehled události na dashboard.fotify.app
Ze seznamu vyberte svou událost
V levém postranním panelu klikněte na "RSVP"

Pokud jste RSVP ještě nenastavili, uvidíte zprávu: "RSVP Not Set Up" s pokyny k vytvoření pozvánky.

Krok 2: Nastavte datum události

Datum události je pro vytvoření pozvánky povinné. Vyplňte:

Day – Vyberte den v měsíci
Month – Vyberte měsíc
Year – Vyberte rok
Event Time – Nastavte, kdy vaše událost začíná

Toto datum a čas budou na digitální pozvánce zobrazeny výrazně, aby hosté přesně věděli, kdy mají dorazit.

Krok 3: Nastavte místo události

Zadejte, kde se bude vaše událost konat. Může to být:

Název místa (např. "The Grand Ballroom")
Úplná adresa (např. "123 Main Street, New York, NY")
Orientační bod (např. "Central Park, New York")

Místo se zobrazuje na digitální pozvánce a pomáhá hostům vědět, kam mají jít. Podrobnější pokyny můžete doplnit později při přizpůsobování pozvánky.

Krok 4: Nastavte termín pro RSVP

Vyberte datum, do kterého musí hosté odpovědět:

Day – Vyberte den termínu
Month – Vyberte měsíc termínu
Year – Vyberte rok termínu

Tipy pro výběr termínu:

Nastavte jej alespoň 1–2 týdny před událostí
U svateb je běžné 4–6 týdnů předem
Nechte si dostatek času na finalizaci cateringu, zasedacího pořádku a dalších příprav

Po uplynutí termínu si hosté mohou pozvánku stále prohlédnout, ale nebudou moci odesílat nové odpovědi.

Krok 5: Vytvořte pozvánku

Jakmile vyplníte všechna povinná pole:

Zkontrolujte datum události, místo a termín pro RSVP
Klikněte na tlačítko "Create Invitation"
Vaše digitální pozvánka je nyní připravena!

Po vytvoření budete přesměrováni na přehled RSVP.

Váš RSVP přehled

Jakmile je pozvánka vytvořena, uvidíte RSVP přehled se vším, co potřebujete ke správě odpovědí:

Karty přehledu

Event Details – Zobrazení a úprava data události, termínu a stavu pozvánky
Invitation – Přizpůsobení designu pozvánky a její sdílení s hosty
Guests – Zobrazení kompletního seznamu hostů a jejich odpovědí
SMS – Odesílání SMS připomínek hostům

Statistiky odpovědí

Na první pohled uvidíte čtyři klíčové metriky:

Confirmed Invitations – Počet hostů, kteří potvrdili účast
Declined Invitations – Počet hostů, kteří se nemohou zúčastnit
Total Guests – Celkový počet pozvaných osob (včetně doprovodu)
Total Confirmed Guests – Skutečný počet osob, které se zúčastní

Rychlá nastavení

V kartě Event Details můžete rychle:

Change the RSVP Deadline – Prodloužit nebo zkrátit období pro odpovědi
Set Invitation Status – Přepnout mezi Active (přijímá odpovědi) nebo Paused

Jak dlouho zůstane vaše pozvánka aktivní

Když vytvoříte pozvánku, přijímá RSVP po dobu 18 měsíců od tohoto okamžiku. Datum vypršení se zobrazuje přímo v kartě Event Details, takže vždy víte, kdy se blíží.

Tento časový rámec snadno pokrývá i nejdelší plánovací období, která vídáme — většina událostí se plánuje 3 až 12 měsíců dopředu a i svatby plánované 12+ měsíců předem se pohodlně vejdou do 18měsíčního okna.

Po 18 měsících je pozvánka automaticky označena jako Finished a přestane přijímat nová RSVP. Existující data RSVP, seznamy hostů, fotografie i samotná stránka pozvánky zůstávají přístupné — blokují se pouze nové odeslané odpovědi.

Pokud potřebujete, aby pozvánka zůstala aktivní déle než 18 měsíců, jednoduše kontaktujte podporu a my vám ji prodloužíme.

Co dál?

Po vytvoření základní pozvánky můžete:

Přizpůsobit pozvánku – Přidat obrázky, barvy, hudbu, harmonogram, seznam darů a mnoho dalšího
Přidat informace pro hosty – Uvést dress code, ubytování, dopravu a časté dotazy
Sdílet s hosty – Odeslat odkazem, e-mailem, SMS nebo pomocí QR kódu
Sledovat odpovědi – Monitorovat, kdo přijde, kdo nemůže, a kdo ještě neodpověděl

Pro všechny možnosti přizpůsobení si přečtěte kompletního průvodce Jak přizpůsobit vaši RSVP pozvánku.

Často kladené otázky

Q: Mohu po vytvoření pozvánky upravit datum, místo nebo termín? A: Ano! Tyto údaje můžete kdykoli aktualizovat v nastavení RSVP. Hosté, kteří už odpověděli, uvidí aktualizované informace.

Q: Jak dlouho zůstane moje pozvánka aktivní? A: 18 měsíců od okamžiku jejího vytvoření. Poté je automaticky označena jako Finished a přestane přijímat RSVP. Datum vypršení je zobrazené v přehledu. Potřebujete více času? Kontaktujte podporu a prodloužíme vám to.

Q: Musím nastavit RSVP před používáním sdílení fotografií? A: Ne, RSVP a sdílení fotografií jsou nezávislé funkce. Můžete používat jednu, druhou nebo obě podle potřeb vaší události.

Q: Co se stane, když se host pokusí odpovědět po termínu? A: Po termínu si hosté mohou pozvánku stále prohlédnout, ale formulář pro odpověď bude deaktivovaný. V případě potřeby můžete termín prodloužit.

Q: Mohu mít různé termíny RSVP pro různé skupiny hostů? A: V současnosti je pro jednu událost k dispozici jeden termín RSVP. U složitějších událostí zvažte vytvoření samostatných událostí pro různé skupiny hostů.

Q: Je digitální pozvánka přizpůsobená pro mobilní zařízení? A: Ano! Pozvánka vypadá skvěle na telefonech, tabletech i počítačích. Hosté mohou odpovědět z jakéhokoli zařízení.

Q: Musí si hosté vytvořit účet, aby mohli odpovědět? A: Účet není potřeba. Hosté jednoduše zadají své jméno a odpověď – je to rychlé a snadné.

Q: Mohu vidět, kdo si pozvánku prohlédl vs. kdo odpověděl? A: RSVP přehled zobrazuje statistiky odpovědí včetně celkového počtu odpovědí, účastníků, neúčastníků a nevyřízených odpovědí.

Q: Co když ještě neznám přesný čas události? A: Můžete zadat přibližný čas a později jej aktualizovat, jakmile bude potvrzen. Pozvánka automaticky zobrazí aktualizovaný čas.

Q: Mohu vytvořit pozvánku bez fyzického místa konání? A: Ano, pole pro místo je flexibilní. U online událostí můžete zadat "Online Event" nebo "Virtual" a později doplnit odkazy na schůzku v detailech pozvánky.

Q: Jak pošlu pozvánku svým hostům? A: Po vytvoření pozvánky získáte sdílitelný odkaz. Pošlete jej přes SMS, e-mail, sociální sítě nebo přidejte QR kód na tištěné materiály.

Ceny se mohou lišit v závislosti na vaší zemi a měně. Aktuální ceny najdete na stránce s cenami.