Jak používat štítky hostů

Štítky hostů jsou barevné popisky, které můžete přidat k libovolnému hostu — představte si například „Rodina“, „VIP“, „Kolegové“, „Doprovod“, „Instagram“. Jakmile má host štítky, můžete podle nich filtrovat seznam hostů, hromadně je přiřazovat více hostům najednou a dokonce je automaticky aplikovat na osoby, které se samy zaregistrují přes konkrétní registrační odkaz.

Štítky využijete pro:

• Segmentaci seznamu hostů (např. zobrazit jen rodinu, jen dodavatele, jen odmítnuté hosty, kteří měli štítek VIP)
• Atribuci — vědět, z jakého registračního odkazu nebo kanálu přišlo každé RSVP
• Přípravu — označit hosty podle skupiny ke stolu, dietních potřeb nebo požadavků na bezbariérovost
• Hromadné akce — posílat připomínky pouze jednomu segmentu, aniž by se prozradily kontaktní údaje ostatních

Vytvoření prvního štítku

1. Přejděte na svůj panel události na dashboard.fotify.app
2. Vyberte svou událost a v postranním panelu klikněte na „RSVP“
3. Klikněte na kartu „Guests“
4. V řádku filtru štítků nad filtry stavů klikněte na „Manage tags“ (nebo na přerušovaný štítek „+ New tag“)
5. Otevře se modální okno. V kartě „Create tag“:
   • Zadejte Name (max. 50 znaků, např. „Family“)
   • Vyberte Color z palety
   • Klikněte na Create tag

Nový štítek se objeví v seznamu níže. Můžete vytvářet další, aniž byste modální okno opustili.

Úprava a mazání štítků

V modálním okně správce má každý existující štítek:

• Ikonu tužky pro přejmenování a změnu barvy přímo na místě
• Červenou ikonu koše pro smazání

Smazání štítku jej okamžitě odebere všem hostům (jejich ostatní štítky zůstanou). Zároveň se vyčistí i každý registrační odkaz, který měl tento štítek v seznamu automatického použití. RSVP zaregistrovaná před smazáním si ponechají ostatní štítky — zmizí pouze ten smazaný.

Štítky jsou vázané na jednu událost. Vytvoření štítku „VIP“ pro jednu svatbu neznamená, že se objeví i u jiné události.

Přiřazení štítků hostům

Štítky můžete přidat čtyřmi způsoby — vyberte ten, který se právě hodí.

1. Přímo v řádku hosta

V libovolném řádku hosta (tabulka na desktopu nebo karta v mobilu) se podívejte do sloupce Tags. Klikněte na tlačítko + Add tag a otevře se malé rozbalovací menu:

1. Zaškrtněte štítky, které chcete přiřadit
2. Klikněte na zelené tlačítko Save

Existující štítky se zobrazují jako barevné štítky (chips) v řádku vedle tlačítka. Opětovným kliknutím na tlačítko je můžete upravit.

2. Hromadné přiřazení více hostům

Když potřebujete označit desítky hostů najednou:

1. Vyberte hosty pomocí checkboxů vlevo u každého řádku
2. V červené liště výběru, která se objeví, klikněte na „Apply tags“
3. Zvolte režim:
   • Add — přidá vybrané štítky k tomu, co už host má
   • Remove — odebere vybrané štítky z každého hosta
   • Replace — smaže všechny štítky hosta a nastaví přesně vybraný seznam
4. Zaškrtněte štítky
5. Klikněte na zelené tlačítko Save

V liště uvidíte, kolika hostů se změna dotkne (Apply to 23 selected).

3. Přes import CSV

Při nahrávání seznamu hostů přidejte sloupec Tags s názvy štítků oddělenými znakem „|“:

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Tags
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,Family|VIP
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,Colleagues

Každý název štítku, který pro vaši událost ještě neexistuje, se automaticky vytvoří s výchozí barvou — barvu si můžete upravit později. Kompletní přehled sloupců najdete v Manage Your Guest List → CSV Format.

4. Automaticky přes registrační odkaz

Nejsilnější postup: dejte každému registračnímu odkazu vlastní štítek. Každý host, který se sám zaregistruje přes danou URL, bude automaticky označen. Tak získáte čistou atribuci podle kanálů bez ruční práce.

Kompletní nastavení najdete v Registration Form → Auto-Applying Tags.

Filtrování seznamu hostů podle štítků

Řádek filtru štítků je v kartě Guests nad filtry stavů (Accepted / Declined / Not Answered / Attended).

1. Klikněte na libovolný štítek (chip) a zapněte filtr — v seznamu se zobrazí pouze hosté s daným štítkem
2. Kliknutím na více štítků filtrujte podle několika štítků
3. Když je aktivní více než jeden štítek, zobrazí se přepínač Any / All:
   • Any — vybere hosty, kteří mají alespoň jeden z vybraných štítků
   • All — vybere hosty, kteří mají všechny vybrané štítky
4. Klikněte na „Clear tag filter“ a odeberte všechny filtry štítků najednou

Filtry štítků se kombinují s filtrem stavu i vyhledávacím polem, takže rychle odpovíte na otázky typu „ukaž mi všechny přijaté VIP, kteří přišli z Instagramu“.

Export a zálohování štítků

Štítky jsou součástí obou formátů exportu:

• Export CSV — seznam oddělený znakem „|“ ve sloupci Tags (např. Family|VIP). CSV můžete znovu importovat a obnovit štítky u jiné události, nebo ve spreadsheetu upravit sloupec Tags a soubor znovu nahrát
• Export PDF — seznam oddělený čárkami ve vyhrazeném sloupci Tags v tištěném seznamu hostů, praktické jako kontrolní seznam u vstupu na akci

Doporučené postupy

Udržujte seznam štítků krátký

Pár dobře zvolených štítků je lepší než desítky překrývajících se. Dobré startovní sady:

• Podle vztahu — Rodina, Přátelé, Kolegové, Doprovod
• Podle kanálu — Web, Instagram, Rodinný seznam, Pracovní seznam (spárujte se štítky pro registraci podle odkazu)
• Podle logistiky — VIP, Dodavatel, Děti, Bezbariérovost
• Podle cestování — Místní, Přiletí, Ubytování v hotelu

Vytvořte štítky před sdílením registračních odkazů

Pokud plánujete automaticky aplikovat štítky na registrační odkaz, vytvořte štítky nejdřív — jinak editor registračního odkazu zobrazí prázdný výběr a budete se muset vrátit a odkaz upravit až po vytvoření štítku.

Kombinujte s filtry pro cílenou komunikaci

Vyfiltrujte seznam na jeden štítek + jeden stav (např. „Rodina + Not Answered“) a pak použijte tlačítka Copy nebo WhatsApp u každého řádku hosta pro odeslání cílených připomínek. Pracujete vždy s tím, co je právě vyfiltrované.

Než štítek smažete, dobře si to rozmyslete

Smazání je okamžité a nevratné. Pokud jen upravujete názvosloví (např. „vip“ → „VIP“), použijte ikonu úprav a přejmenujte štítek na místě — tím zachováte přiřazení u všech hostů.

Nejčastější dotazy

Q: Kolik štítků mohu vytvořit pro jednu událost? A: Až 50 na událost.

Q: Existuje limit pro počet znaků v názvu štítku? A: Ano — 50 znaků. Krátké názvy vypadají jako štítky (chips) lépe a udržují řádek filtrů přehledný.

Q: Mohou mít dva štítky stejný název? A: Ne, názvy jsou v rámci události jedinečné. Pokus o vytvoření druhého štítku s existujícím názvem zobrazí chybu, abyste omylem nevytvořili duplicitu.

Q: Co se stane, když štítek smažu? A: Odebere se všem hostům, kteří jej měli, odstraní se z auto-apply seznamu u všech registračních odkazů a trvale zmizí. Ostatní štítky těchto hostů zůstanou nedotčené. Neexistuje možnost vrácení zpět.

Q: Dostanou se štítky automaticky i k hostům, kteří se zaregistrují sami? A: Ano, pokud má registrační odkaz, který použili, nastavené štítky. Viz Registration Form → Auto-Applying Tags.

Q: Může mít host více než jeden štítek? A: Ano, host může mít libovolný počet štítků. Všechny se zobrazí jako štítky (chips) v řádku.

Q: Mohu štítek přejmenovat, aniž bych přišel/přišla o jeho přiřazení? A: Ano. Klikněte na ikonu tužky v modálním okně Manage tags, změňte název a uložte. Všichni hosté si štítek ponechají a barva zůstane konzistentní.

Q: Znamenají barvy štítků něco konkrétního? A: Ne — barvy jsou čistě vizuální. Zvolte takové, které vám pomohou nejrychleji se v seznamu orientovat. Doporučujeme kontrastní barvy (růžová, zlatá, zelená) pro štítky, podle kterých budete často filtrovat.

Q: Mohu používat stejný štítek ve více událostech? A: Ne, štítky jsou vždy pro konkrétní událost. Tím se zajistí, že úklid v jedné události neovlivní jinou, a zároveň můžete štítkovat podle věcí specifických pro danou akci, jako „Welcome dinner“ nebo „After-party“.

Q: Vytvoří import CSV štítky, pokud neexistují? A: Ano. Každý název štítku ve sloupci Tags, který na události ještě není, se vytvoří s výchozí šedou barvou. Později jej můžete přejmenovat nebo přebarvit ve správci.

Q: Jsou štítky viditelné pro hosty? A: Ne. Štítky jsou pouze pro organizátory. Hosté nikdy neuvidí štítky, které k nim máte přiřazené, na pozvánkách, registračních stránkách ani v potvrzovacích e-mailech.

Q: Mohu filtrovat hosty podle „nemá štítek X“? A: Ne přímo, ale dá se to přibližně obejít: zapněte všechny OSTATNÍ štítky v režimu All — ne, počkat, to je pak nepřehledné. Nejjednodušší cesta dnes je exportovat CSV a filtrovat ve spreadsheetu.

Q: Jaký je rozdíl mezi štítkem a stavem RSVP? A: Stav je pevně daná sada (Accepted / Declined / Not Answered / Attended), která odráží odpověď hosta. Štítky jsou volné popisky, které si vymyslíte — od „Rodina“ až po „Potřebuje bezbariérový přístup“. Můžete filtrovat podle obojího zároveň.