Sådan indsamler du gæstenavne under RSVP

Med Indsaml gæstenavne kan du indhente det individuelle navn på hver person, som hver inviteret tager med — ikke kun antallet. Det er perfekt, når du har brug for en fuld deltagerliste (bordkort, catering-optællinger, badges, check-in på gæstelisten), men ikke har brug for en fuld bordplan.

Hvis du senere beslutter, at du alligevel vil placere folk ved borde, skal du blot slå Table Management til — hvert navn, du allerede har indsamlet, bliver til en ikke-tildelt gæst, der er klar til at blive trukket over på et bord. Ingen genindsamling, intet datatab.

Aktivering af indsamling af gæstenavne

1. Gå til dit event-dashboard på dashboard.fotify.app
2. Vælg dit event, og klik på "RSVP" i sidebjælken
3. Åbn fanen "Details"
4. Find "Collect Guest Names" i afsnittet Event Settings
5. Slå den TIL

Det er det. Næste gang en gæst RSVP’er (via deres invitationslink eller den offentlige tilmeldingsformular), bliver de bedt om at indtaste fornavn og efternavn på hver person i deres selskab.

Hvad gæsterne ser

Når det er aktiveret, tilpasser RSVP-formularen sig efter, hvor mange personer gæsten tager med:

• Accepterer alene — de udfylder deres eget navn som normalt
• Tager plus-ones med — der vises en ny sektion med en navnerække for hver ekstra deltager
• Afslår — der vises ingen navnefelter

Fornavn og efternavn er påkrævet for hver indtastning, så du altid ender med en komplet deltagerliste.

Hvor de indsamlede navne vises

Alle indsamlede navne er tilgængelige i hele dashboardet:

• Guests-fanen — klik på Users-ikonet ved siden af en RSVP for at se eller redigere alle i det selskab
• PDF-eksport af gæsteliste — hver plus-one vises som en indrykket underrække under hovedinvitationen
• Attendance verification-siden — når et selskab scannes ved indgangen, trykker sikkerhedspersonalet på hver person enkeltvis, når de ankommer, med tidsstempler pr. person
• Tables-fanen (hvis du senere aktiverer Table Management) — hver navngiven person vises som en ikke-tildelt chip, klar til at blive placeret

Du kan også selv forhåndsudfylde navne fra Guests-fanen, hvis du allerede ved, hvem der kommer med hver inviteret.

Forholdet til Table Management

Indsaml gæstenavne og Table Management bruger de samme underliggende data — det er blot to forskellige måder at anvende dem på.

Indstilling	Tables Off	Tables On
Collect Guest Names-kontakt	Valgfri	Påkrævet — automatisk TIL og låst
Gæster indtaster navne under RSVP	Ja, hvis kontakten er slået til	Altid ja
Dashboard viser Tables-fanen	Nej	Ja
Bordplan / træk-og-slip	Nej	Ja

Vigtig adfærd:

• Hvis du slår Table Management TIL, slås Collect Guest Names TIL automatisk og låses (borde kræver navne pr. person for at fungere).
• Hvis du slår Table Management FRA, forbliver gæstenavne-kontakten i den tilstand, du har sat den. Du kan fortsætte med at indsamle navne uden borde eller deaktivere begge dele.
• Du kan starte enkelt med kun Indsaml gæstenavne og slå borde til senere — alle eksisterende navne bevares.

Hvornår du skal bruge hver mulighed

Brug kun Collect Guest Names hvis du ønsker:

• En fuld deltagerliste til catering, badges eller check-in
• Personlige bordkort uden en formel bordplan
• At planlægge bordplacering uformelt (f.eks. på papir) ved hjælp af den eksporterede gæsteliste

Brug Table Management (som inkluderer gæstenavne) hvis du ønsker:

• En visuel bordplan med træk-og-slip
• Kapacitet pr. bord og farvekodet RSVP-status
• At gæster kan se deres tildelte bord inde i invitationen

Ofte stillede spørgsmål

Q: Jeg slog Collect Guest Names til, efter nogle gæster allerede havde RSVPed. Får jeg deres plus-ones’ navne? A: Eksisterende RSVP’er beholder de navne, de indsendte (hovedgæstens navn er altid med). Nye RSVP’er og RSVP-redigeringer fra eksisterende gæster vil fremover inkludere plus-one-navnene. Du kan også selv forhåndsudfylde manglende navne fra Guests-fanen.

Q: Kan jeg deaktivere Collect Guest Names efter at have slået det til? A: Ja — så længe Table Management er slået fra. Når Table Management er aktiveret, er Collect Guest Names påkrævet, og kontakten er deaktiveret. Slå først borde fra, hvis du vil stoppe med at indsamle navne.

Q: Vil det at slå Table Management fra slette de indsamlede navne? A: Nej. Dine gæstenavne bevares uanset Tables-kontakten. Når du slår borde fra, skjules blot seating-UI’et — navnene forbliver knyttet til RSVP’en.

Q: Bliver gæstenavne vist til andre gæster? A: Nej. Individuelle navne er kun synlige i dit arrangør-dashboard og i gæstens egen invitation (hvor de kan redigere deres eget selskab).

Q: Erstatter Collect Guest Names plus-one-tælleren? A: Nej, de fungerer sammen. Gæster vælger stadig, hvor mange personer de tager med, og derefter bliver de bedt om at navngive hver enkelt.

Q: Virker dette med den offentlige tilmeldingsformular? A: Ja. Når Collect Guest Names (eller Table Management) er slået til, beder den offentlige tilmeldingsformular om navn på hver plus-one.