Sådan indsamler du gæstenavne under RSVP

Med Indsaml gæstenavne kan du indhente det individuelle navn på hver person, som hver inviteret tager med — ikke kun antallet. Det er perfekt, når du har brug for en fuld deltagerliste (bordkort, catering-optællinger, badges, check-in på gæstelisten), men ikke har brug for en fuld bordplan.

Hvis du senere beslutter, at du alligevel vil placere folk ved borde, skal du blot åbne Seating-siden — hvert navn, du allerede har indsamlet, bliver til en ikke-tildelt gæst, der er klar til at blive trukket over på et bord. Ingen genindsamling, intet datatab.

Aktivering af indsamling af gæstenavne

Collect Guest Names er TIL som standard for nye invitationer. Sådan tjekker eller ændrer du det:

1. Gå til dit event-dashboard på dashboard.fotify.app
2. Vælg dit event, og klik på "Invitation" i sidebjælken
3. Åbn fanen "Details"
4. Find "Collect Guest Names" i afsnittet Event Settings
5. Slå den TIL eller FRA

Mens den er slået til, bliver alle gæster, der RSVP’er (via deres invitationslink eller den offentlige tilmeldingsformular), bedt om at indtaste fornavn og efternavn på hver person i deres selskab.

Hvad gæsterne ser

Når det er aktiveret, tilpasser RSVP-formularen sig efter, hvor mange personer gæsten tager med:

• Accepterer alene — de udfylder deres eget navn som normalt
• Tager plus-ones med — der vises en ny sektion med en navnerække for hver ekstra deltager
• Afslår — der vises ingen navnefelter

Fornavn og efternavn er påkrævet for hver indtastning, så du altid ender med en komplet deltagerliste.

Hvis du allerede har udfyldt navne for selskabet (fra siden Gæster eller Seating-siden), viser formularen dem forudfyldt. De navne, gæsten beholder, er de personer, der kommer; alle dem, de fjerner — eller udelader ved at sænke selskabets antal — bliver stående i din gæsteliste markeret som kommer ikke, så en plads, du har tildelt, aldrig bliver omfordelt i det stille, og intet af det, du har indtastet, går tabt. Hæver gæsten selskabets antal igen, kommer de pågældende personer tilbage ved navn.

Hvor de indsamlede navne vises

Alle indsamlede navne er tilgængelige i hele dashboardet:

• Siden Gæster — udvidelige underrækker — hver gruppe på 2 eller flere får en chevron ved siden af hovednavnet. Klik på den for at udvide rækken og se hver ledsager (+1) listet nedenunder, med et "+1"-badge pr. person, og et "Kommer ikke"-badge for alle, gæsten ikke tog med i sin bekræftelse. En lille blyant på hver underrække tager dig direkte til redigering af det pågældende navn
• Siden Gæster — søgning — søgefeltet matcher også ledsagernavne (+1), så hvis du skriver "Jane", finder du den invitation, hun er tilknyttet, selv hvis hovedgæsten er "Sarah Smith". Matchende rækker udvides automatisk, og det matchende navn fremhæves
• Excel-/CSV-eksport af gæsteliste — når navneindsamling er slået til, får begge regnearkseksporter en kolonne med navnet Plus Ones, hvor alle ikke-hovedgæster er adskilt med lodrette streger (f.eks. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Det kan importeres/eksporteres problemfrit i regneark
• PDF-eksport af gæsteliste — hver ledsager (+1) vises som en indrykket underrække under hovedinvitationen
• Siden Kontrol af fremmøde — når en gruppe scannes ved indgangen, trykker sikkerhedspersonalet på hver person individuelt, når de ankommer, med tidsstempel pr. person
• Seating-siden — hver navngiven person vises som en ikke-tildelt chip, klar til at blive placeret

Du kan også selv forududfylde navne fra siden Gæster, hvis du allerede ved, hvem der kommer med hver inviteret.

Forholdet til Seating

Indsaml gæstenavne og Seating-siden bruger de samme underliggende data — det er blot to forskellige måder at anvende dem på.

Indstilling	Navne TIL (standard)	Navne FRA
Gæster indtaster navne under RSVP	Ja	Nej — kun deres gruppestørrelse
Bordplan / træk-og-slip	Alle personer vises med navn	Plus-ones vises som nummererede pladsholdere (f.eks. "Maria G. x2")
Omdøbning af personer på Seating-siden	Når som helst	Når som helst — du kan selv udfylde navne

Vigtig adfærd:

• Collect Guest Names er uafhængig af seating — det er et frit valg, som er slået til som standard, og vi anbefaler blot at beholde den til, hvis du planlægger at bruge borde (dashboardet viser en lille påmindelse, når den er slået fra).
• Du kan starte enkelt med kun Indsaml gæstenavne og begynde at bruge seating senere — alle eksisterende navne bevares og vises som en ikke-tildelt chip.
• Om gæster ser deres bord på invitationen, er en separat kontakt — Table Assignments i Invitation-sektionens Details-fane.

Hvornår du skal bruge hver mulighed

Brug kun Collect Guest Names hvis du ønsker:

• En fuld deltagerliste til catering, badges eller check-in
• Personlige bordkort uden en formel bordplan
• At planlægge bordplacering uformelt (f.eks. på papir) ved hjælp af den eksporterede gæsteliste

Brug Seating-siden (helst sammen med gæstenavne) hvis du ønsker:

• En visuel bordplan med træk-og-slip
• Kapacitet pr. bord og farvekodet RSVP-status
• At gæster kan se deres tildelte bord inde i invitationen

Ofte stillede spørgsmål

Q: Jeg slog Collect Guest Names til, efter nogle gæster allerede havde RSVPed. Får jeg deres plus-ones’ navne? A: Eksisterende RSVP’er beholder de navne, de indsendte (hovedgæstens navn er altid med). Nye RSVP’er og RSVP-redigeringer fra eksisterende gæster vil fremover inkludere plus-one-navnene. Du kan også selv forhåndsudfylde manglende navne fra siden Gæster.

Q: Kan jeg deaktivere Collect Guest Names efter at have slået det til? A: Ja, når som helst — selv mens du bruger seating. Allerede indsamlede navne bevares; nye RSVP’er stopper blot med at spørge efter dem. Med navne slået fra vises plus-ones på bordplanen som nummererede pladsholdere, som du selv kan omdøbe.

Q: Vil det at skjule bordplaceringer for gæster slette de indsamlede navne? A: Nej. Dine gæstenavne og bordplaner bevares altid. Kontakten Table Assignments styrer kun, hvad gæster ser på invitationen — navnene forbliver knyttet til RSVP'en.

Q: Bliver gæstenavne vist til andre gæster? A: Nej. Individuelle navne er kun synlige i dit arrangør-dashboard og i gæstens egen invitation (hvor de kan redigere deres eget selskab).

Q: Erstatter Collect Guest Names plus-one-tælleren? A: Nej, de fungerer sammen. Gæster vælger stadig, hvor mange personer de tager med, og derefter bliver de bedt om at navngive hver enkelt.

Q: Virker dette med den offentlige tilmeldingsformular? A: Ja. Når Collect Guest Names er slået til, beder den offentlige tilmeldingsformular om navn på hver plus-one.